La domanda pubblica come strumento di supporto all innovazione della piccola e media impresa: il caso della Centrale Acquisti della Regione Lombardia

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1 La domanda pubblica come strumento di supporto all innovazione della piccola e media impresa: il caso della Centrale Acquisti della Regione Lombardia Milano, 23 aprile 2009 Andrea Martino, Direttore Centrale Regionale Acquisti Lombardia Informatica S.p.A

2 Contenuti del documento La Centrale Regionale Acquisti e l ambito di attività La Centrale di committenza metodologia e approccio per le imprese La piattaforma di e-procurement Sintel I principali risultati Cosa faremo: le iniziative previste Conclusioni

3 Il contesto normativo della Centrale Acquisti 1 FINANZIARIA DECRETO REGIONALE E AVVIO OPERATIVITÀ 3 LEGGE REGIONALE ISTITUTIVA Dicembre 2006 Le Regionipossono costituirecentrali di acquisto[ ] a favore di amministrazioni, enti regionali, locali, sanitari e delle altre pubbliche ammini-strazioni aventi sede nel medesimo territorio Aprile Giugno 2007 Avviosperimentale(tre anni) della Centrale Regionale Acquisti per la gestione di gare pubbliche centralizzatee lo sviluppo di strumenti telematici Dicembre 2007 Le funzioni di centrale di committenzasono svolte da Lombardia Informatica Spa La Centrale si avvale della piattaforma telematica Sintel [ ] curandone sviluppoe promozionee diventa una realtà stabile La Centrale Acquisti: da progetto a realtà stabile

4 Perimetro di operatività A GARE AGGREGATE B PIATTAFORMA E- PROCUREMENT DESTINATARI La Centrale svolge e gestisce direttamente gare aggregateper gli acquisti di beni e servizi Gli Enti di riferimento sono oltre 1.600: Regione ed Enti Regionali Enti Sanitari Enti Locali ed altre PA Lombarde La piattaforma regionale consente agli Enti lo svolgimentodi garedi appalto in completa autonomiaed in forma interamente telematica

5 Obiettivi e benefici perseguiti per Enti e Imprese Ampio accesso agli appalti pubblici per tutte le imprese OBIETTIVI Ottimizzazione acquisti Innovazione di prodotto/ processo (es. green procurement) Procedure di gara e criteri di aggiudicazione oggettivi e trasparenti Minore impegno di risorse interne e di tempo

6 Obiettivi e benefici perseguiti per le Imprese Ampio accessoagli appalti pubblici per tutte le imprese Innovazione di prodotto/ processo (es. green procurement) OBIETTIVI Procedure di gara e criteri di aggiudicazione oggettivi e trasparenti Minore impegno di risorse in termini di tempo di ricerca nuove opportunità e partecipazione gare

7 Contenuti del documento La Centrale Regionale Acquisti e l ambito di attività La Centrale di committenza metodologia e approccio per le imprese La piattaforma di e-procurement Sintel I principali risultati Cosa faremo: le iniziative previste Conclusioni

8 La Centrale di committenza e le gare aggregate Ente Centrale Regionale Acquisti Fornitore 1 La Centrale individua le opportunitàsul mercato, seleziona i fornitori, incrocia domanda/offerta, attiva le convenzionie monitora la qualità delle forniture 2 L Ente effettua in autonomiaordinie pagamenti, verificando il rispetto delle condizioni contrattualie comunicacon la Centrale attraverso canali dedicati(es. Contact Center e Portale Web)

9 Il processo di gara gestito come centrale di committenza PROCESSO ANALISI DELLA DOMANDA ANALISI DELL OFFERTA E DEFINIZIONE STRATEGIA SVOLGIMENTO DELLA GARA GESTIONE E MONITORAGGIO DEI CONTRATTI 5 FATTURAZIONE ELETTRONICA STRUMENTI Raccolta fabbisogni web Questionario mercato web Sintel (piattaforma telematica) Negozio Elettronico e-invoicing Portale Verifiche Ispettive Fax-server Piattaforma CRM / Contact Center Completa dematerializzazione del processo di acquisto

10 L approccio nell impostazione delle gare centralizzate 1 OPPORTUNITA Conoscenza della domanda CARATTERISTICHE E FINALITA L utilizzo dei servizi della Centrale consente alle Impresedi qualificare e quantificare con significativa attendibilitàle caratteristiche della fornitura (es. volumi attesi di ordinato e relativa localizzazione geografica) 2 3 Conoscenza dell offerta Strategia di gara Tramite la pubblicazione sul portaledi un documento di consultazione del mercatoviene data la possibilità a tutte le imprese, nel rispetto della par condicio, di contribuire alla diffusione delle caratteristiche specifiche del mercato di riferimento ed a minimizzare le barriere alla partecipazione La strategia di gara viene quindi costruita attraverso l incrocio tra domanda ed offerta cercando di rappresentare la migliore sintesi tra le esigenze degli enti e la massima partecipazione del mercato, favorendo l innovazione di prodotto/processo

11 Analisi della domanda: raccolta dei fabbisogni ENTE 1 ENTE 2 (Provveditori, Economi, Farmacisti, Resp. Uffici Tecnici, Ingegneri clinici ) CENTRALE ACQUISTI ENTE RACCOLTA FABBISOGNI ONLINE Applicativo finalizzato alla raccolta dei fabbisogni degli enti mediante un interfaccia web Consente agli enti di indicare le caratteristiche di prodotto/ servizio Consente alla Centrale Acquisti di aggregare la domanda in modo strutturato

12 Analisi dell offerta: questionari di consultazione del mercato AREA TEMATICA BARRIERE ALL INGRESSO E VINCOLI ESEMPI Quali elementi ritiene possano costituire un limite alla partecipazione delle società all iniziativa? Nel caso di prodotti importati, quali modalità sono seguite per l esecuzione dei controlli di qualità? COMPRENSIONE DEL MERCATO SPECIFICHE TECNICHE Quali sono le principali variabiliche influenzano il costodella fornitura? Quali sono i fattorisu cui si gioca la competizione(livelli di servizio, prezzo, ecc.)? Quali sono le principali caratteristiche del prodotto/servizio offerto? Quali innovazioni proporrà la sua azienda nell immediato futuro relativamente al prodotto/servizio?

13 Criteri di ammissione: focus sull incentivazione ai RTI R.T.I. VERTICALE Raggruppamento di concorrenti in cui il mandatarioesegue le prestazioni di servizi o di forniture indicate come principali anche in termini economici, i mandanti quelle indicate come accessorie R.T.I. ORIZZONTALE Raggruppamento di concorrenti in cui gli operatori economici eseguono il medesimo tipo di prestazione In alcuni mercati potrebbe risultare utile limitare la partecipazione in RTI ad imprese che sono in grado di partecipare singolarmente, al fine di promuovere la massima partecipazione e competizione in gara

14 Criteri di valutazione: un esempio OFFERTA OFFERTA ECONOMICA (70 punti) ALCUNI CRITERI DI VALUTAZIONE Miglior prezzo risultante dai valori proposti di costo canoni di servizio (di base e opzionale) costi per copia(volumi base e addizionali) Green Procurement OFFERTA TECNICA (30 punti) Livelli di servizio Caratteristiche tecniche Punti Assorbimento energetico 0,75-1,5 Certificazione Blauer Engel(o equiv.) 0,5 Utilizzo di carta riciclata 0,25 Velocità di copiatura 0,75-1,5 Livelli di Servizio Riduzione tempi cons. mat. consumo 1 Riduzione tempi intervento assistenza 2 Focus su innovazione di prodotto/processo, non su prezzo più basso Criteri di aggiudicazione tabellari, dunque oggettivi e misurabili

15 Lotti : i razionali per la scelta Anche l identificazione del numero dei lotti e la loro tipologia (geografici, merceologici) è una delle scelte strategiche nel disegno di una gara d appalto. LOTTO UNICO PRO All aumentare del valore della gara aumenta la sua Appetibilità(sconti potenziali più alti sulla base d asta) Stessi Prezzi per le amministrazioni che aderiscono Massimizzazione economie di scala, con effetti positivi sugli sconti Riduzione rischio di collusione per spartizione della fornitura CONS. Aumento del rischio di esclusione piccoli fornitori locali Costi di trasporto. In mercati dove la logistica incide sul prezzo praticato, la dispersione geografica delle PA può ridurre i prezzi offerti in gara. PIÙ LOTTI Aumenta probabilità di partecipazione piccoli fornituristi Più aggiudicatari(messaggio al mercato) Se specializzazioni merceologiche, maggiori sconti. Benchmark differentiper amministrazioni della stessa area geografica Riduzione economie di scala Aumento del rischio di collusione tra i fornitori La scelta del numero ottimale di lotti deve essere funzionale sia all analisi della domanda (preferenze dei clienti interni), sia all analisi dell offerta (numerosità e concentrazione delle imprese sul mercato, economie di scala, economie di trasporto, fasce differenti del prodotto offerto)

16 Focus sull innovazione di prodotto: gli acquisti verdi (1/2) Creazione di meccanismi di influenza della domanda Diffusione di una cultura green e supporto alla gestione del cambiamento Attraverso performing contract con cui il fornitore, anche per garantirsi un beneficio economico, intraprende o garantisce all Ente interventi di ottimizzazione dei consumi Es. Servizi a corpo remunerati tramite il pagamento di un canone mensile inclusivo di: fornitura di energia o gas (centro stampa gestito in house),e smaltimento dei toner (noleggio fotocopiatori) Attraverso la formazione del personale supportando la diffusione di una cultura verde e la gestione del cambiamento Es. Collaborazione in corso con la DG Ambiente della Regione: rilascio di un attestazionepubblicizzabile agli Enti virtuosi che utilizzano una percentuale consistente di prodotti riciclati produzione di opuscoli informativicontenenti le linee guida sulle modalità di risparmio energeticoche influenzino il comportamento degli utilizzatori

17 Focus sull innovazione di prodotto: gli acquisti verdi (2/2) APPROCCIO INIZIATIVE ASPETTI RILEVANTI stretta collaborazione e coordinamento con gli organi regionalicon maggiore competenza in materia (DG Qualità dell Ambiente e ARPA) Noleggio fotocopiatori valori di assorbimento (in kw) inferiori rispetto ai consumi standard certificazione Blauer Engel certificazione Energy Star (requisito minimo) introduzione di elementi verdi nelle gare come: requisiti minimidi accesso punti tecnici premianti Carta in risme certificazioni ambientali FSC e/o Ecolabel carta di tipo ECF (elemental chlorine free) modalità di consegna del prodotto con veicoli a basso impatto ambientale

18 Contenuti del documento La Centrale Regionale Acquisti e l ambito di attività La Centrale di committenza metodologia e approccio per le imprese La piattaforma di e-procurement Sintel I principali risultati Cosa faremo: le iniziative previste Conclusioni

19 La piattaforma telematica Sintel Sintel consente agli Enti, in forma gratuitae in completa autonomia, di realizzare gare online, usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo FUNZIONALITA DI BASE Esperimento di gare sopra e sotto soglia tramite tutte le procedure previste dalla normativa vigente: aperta ristretta negoziata(incluso cottimo fiduciario ) SERVIZI DI SUPPORTO Portale web informativo Help Desk attivo 11 ore al giorno dal lunedì al venerdì tramite numero verde Raccolta fabbisogni online (per le gare della Centrale) Formazione e manuali costantemente aggiornati

20 Il Portale Web Il portale rappresenta il punto di accessoper essere sempre aggiornati sulle attività della centrale, per accedere e utilizzare gli strumenti di acquisto e per effettuare gare attraverso la piattaforma SinTel ALCUNI SERVIZI DEL PORTALE News e informazioni istituzionali gestione procedura di registrazione accesso alle documentazioni di gara acquisto online tramite Negozio Elettronico (es. cancelleria ad uso ufficio)

21 L albo fornitori telematico REGISTRAZIONE ABILITAZIONE QUALIFICAZIONE Compilazione del form online disponibile sul portale Ricezione con username e password Selezione delle categorie merceologiche di interesse Scelta degli Enti che s intende fornire/servire Il processo di abilitazione si conclude mediamente in meno di una settimana Dati anagrafici Partita iva Iscrizione camera commercio Firma digitale È già possibile partecipare a procedure aperte e negoziate con bando Il fornitore qualificato può partecipare ad ogni tipo di gara

22 Contenuti del documento La Centrale Regionale Acquisti e l ambito di attività La Centrale di committenza metodologia e approccio per le imprese La piattaforma di e-procurement Sintel I principali risultati Cosa faremo: le iniziative previste Conclusioni

23 Gare aggregate della Centrale Acquisti VALORE GARE BANDITE Mln. 200 Cancelleria, fotocopiatori, carta in risme.. 150Mln. massimale, 150 ~ 52 mln gare banditein 22 mesi ~98 mln % ~ 20% di risparmio medio ponderato su gare aggiudicate % Vaccini, App. elettromedi cali, opacimetri... ~ 80 Enti mediamente coinvolti in ogni iniziativa 0 Spesa SPECIFICA Spesa COMUNE Totale

24 Gare telematiche svolte da Marzo 2008 * Trend Gare lanciate e aggiudicate mar 1-mag 1-giu 7-lug 22-lug 29-ago 1-set 15-set 6-ott 3-nov 14-nov 25-nov 17-dic 9-gen 26-gen 20-apr Gare Lanciate Gare Aggiudicate Mediamente 20 nuove gare lanciate ogni mese che dimostrano interesse e partecipazione crescenti da parte degli Enti * Dati aggiornati al 20/04/09

25 Fornitori per area geografica e per categoria merceologica * Fornitori registrati a Sintel Fornitori per area geografica % 61% lombardi non lombardi Fornitori per categoria merceologica % 18% 22% % 6% 23% gen-08 feb-08 mar-08 apr-08 mag-08 giu-08 lug-08 ago-08 set-08 ott-08 nov-08 dic-08 gen-09 feb-09 mar-09 apr-09 Beni non sanitari Beni sanitari Immobilizzazioni immateriali Immobilizzazioni materiali * Dati aggiornati al 20/04/09 Servizi non sanitari Noleggi

26 Alcuni risultati ottenuti COMPETITIVITÀ Opportunità per imprese innovative su prodotto / processo, in quanto vi è una maggiore attenzione delle stazioni appaltanti ai requisiti tecnici; Aumento del numero dei fornitori invitati, che mediamente quasi raddoppiano nelle gare telematiche (9 fornitori in una gara telematica vs 5 per una tradizionale)* Aumento delle procedure che prevedono la fase di ribasso/asta elettronica (in media circa il 70% delle gare telematiche contro il 24% delle gare tradizionali)* Sviluppo PMI TRASPARENZA Criteri certi, trasparenti ed oggettivi di valutazione delle offerte (valutazione in modalità tabellare) Disponibilità on line di tutte le documentazioni di gara per il 100% delle procedure svolte Compliance normativa, reputation * Fonte; gare lanciate su Sintel

27 Contenuti del documento La Centrale Regionale Acquisti e l ambito di attività La Centrale di committenza metodologia e approccio per le imprese La piattaforma di e-procurement Sintel I principali risultati Cosa faremo: le iniziative previste Conclusioni

28 Le iniziative previste nel 2009 le gare aggregate Tipologia di spesa Convenzione SPESA COMUNE Agenzia Viaggi Energia elettrica Telefonia fissa e mobile Cancelleria (edizione 2) SPESA SPECIFICA Vestiario Polizia locale Vaccini Antisettici e Disinfettanti Farmaci Altri beni e servizi sanitari

29 Conclusioni Centrale Regionale Acquisti

30 Riferimenti utili Centrale Regionale Acquisti Lombardia Informatica S.p.A. Via Don Giovanni Minzoni, Milano Rosario Calandruccio Strategie d acquisto Claudia De Roma Relazioni utenti e customer service

31 Grazie per l attenzione Lombardia Informatica S.p.A.

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