Documento di validazione della Relazione sulla performance

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1 Allegato B Documento di validazione Al Presidente dell Istituto E p.c. alla CiVIT - Commissione Indipendente per la Valutazione, la Trasparenza e l'integrità delle amministrazioni pubbliche Piazza Augusto Imperatore, Roma (Rm) Documento di validazione della Relazione sulla performance A. L Organismo Indipendente di Valutazione dell Istituto Superiore di Sanità, ai sensi dell art. 14, comma 4, lettera c), del D. Lgs. n. 150/2009 e delle successive delibere n 4/2012, n. 5/2012, ha preso in esame la Relazione sulla performance approvata dall Amministrazione in data 10 dicembre 2012 ed inviata all Organismo Indipendente di Valutazione in data 11 dicembre B. L OIV ha svolto il proprio lavoro di validazione sulla base degli accertamenti che ha ritenuto opportuno nella fattispecie, tenendo conto dei risultati e degli elementi emersi da: 1. il monitoraggio della CiVIT sul Piano della Performance e sul Programma triennale per la trasparenza e l integrità; 2. la Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni; C. La documentazione del processo di validazione e le motivate conclusioni raggiunte su ciascuno dei punti esaminati nel processo contenute in apposite sezioni delle carte di lavoro conservate presso l OIV. D. Tutto ciò premesso l OIV valida la Relazione sulla performance. Una sintesi delle motivazioni e del processo alla base della decisione è riportata nell allegato che è parte integrante del presente documento. Roma, 20 dicembre 2012 L Organismo indipendente di Valutazione (OIV) f.to prof.ssa Elda Turco Bulgherini f.to Dott. Ernesto Nicolai f.to Dott. Daniele Peroni

2 ALLEGATO Con Decreto del Presidente dell Istituto del 5 luglio 2012, previa deliberazione del Consiglio di Amministrazione (n. 5, allegata al Verbale n. 109 del 4/7/2012) è stata approvata la Relazione sulla performance dell Istituto Superiore di Sanità (ISS) per l anno La Relazione è stata inviata a questo Organismo indipendente di Valutazione (OIV) per mail in data 20 luglio 2012 ed è stata pubblicata nella sezione Trasparenza, Valutazione e merito dell Istituto ( A seguito di attenta ed approfondita analisi della Relazione, ai fini della relativa validazione ai sensi dell art 14, comma 4, lettera c), del D. Lgs. n. 150/2009 e delle successive delibere CIVIT n. 4/2012 e n. 5/2012, posta in discussione in una riunione convocata per il giorno 24 settembre 2012, si è ritenuto opportuno fornire all amministrazione via mail, in data 17 settembre, le richieste di necessaria integrazione che si riportano di seguito, auspicando che la Relazione venisse integrata secondo le linee guida CIVIT e le conseguenti indicazioni sotto riportate, onde consentirne la relativa validazione: 1) l'indice va riscritto secondo l'articolazione pedissequa nominativa e numerica in paragrafi e sotto-paragrafi di cui a pag. 5 della Delibera CIVIT 5/2012; vanno inoltre inseriti i numeri di pagina; 2) la Sezione 2 va completamente riscritta secondo le precise indicazioni di pp. 5-6 della Delib. 5/2012; 3) nella sez. 3.1 "Albero della performance" va inserito un grafico ai fini della rappresentazione visuale sintetica e complessiva della performance dell'amministrazione (si veda il grafico di cui alla Tavola 3 della Delib. 112/2010 da integrare con l'indicazione dei risultati raggiunti per ciascun obiettivo); 4) riguardo alle sezioni va detto in generale che "La Relazione sulla performance... costituisce lo strumento mediante il quale l'amministrazione illustra ai cittadini e a tutti gli altri stakeholder, interni ed esterni, i risultati ottenuti nel corso del'anno precedente, concludendo in tal modo il ciclo di gestione della performance... Più in dettaglio, la Relazione deve evidenziare a consuntivo i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati e alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti registrati

3 nel corso dell'anno, indicandone le cause e le misure correttive da adottare"; in particolare, nella sez. 3.2 "Obiettivi strategici", per ogni obiettivo strategico presentato nel Piano, occorre riportare i risultati ottenuti, integrando le informazioni di cui ai punti i) - v) già presenti nel Piano, con le indicazioni di cui ai punti vi) - xi) di pag. 7 della Delib. 5/2012; va in particolare compilato in dettaglio l'allegato 2 "che dovrà essere compilato e inviato dall'amministrazione, congiuntamente alla Relazione, all'indirizzo di posta elettronica segreteria.commissione@pec-civit.it utilizzando il modello di foglio di calcolo allegato" (p. 8 Delib. 5/2012); 5) anche nella sez. 3.3 "Obiettivi e piani operativi" vanno esplicitati i risultati ottenuti, articolando il paragrafo a livello di dipartimento, direzione centrale, ufficio; in Allegato alla Relazione vanno riportate tutte le Schede Obiettivi Excel allegate nel Piano con la completa compilazione delle colonne e righe relative ai Risultati ottenuti a consuntivo; vanno altresì riportati i risultati in materia di trasparenza e quelli relativi agli standard di qualità; 6) per la sez. 3.4 "Obiettivi individuali" seguire le indicazioni precise di pag. 9 della Delib. 5/2012, aggregando le relative informazioni come ivi specificato; leggendo la Relazione ISS nella sezione "Metodologia" (il cui titolo va cancellato) sembrerebbe essersi già concluso il processo di attribuzione delle indennità di risultato; si ricorda ad ogni buon conto che, ai sensi dell'art. 14 comma 6 del D. Lgs. 150/2009 "La validazione della Relazione sulla performance è condizione inderogabile per l'accesso agli strumenti per premiare il merito di cui al Titolo III"; 7) la sez. 4 "Risorse, efficienza ed economicità" va riscritta tenendo conto delle specifiche indicazioni di pag. 9 della Delib 5/2012; devono in particolare essere esplicitati i principali valori di bilancio e i risultati, prevalentemente in termini di efficienza ed economicità. Il principale documento di riferimento per questa sezione è dunque il Bilancio consuntivo 2011 ed il relativo "Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio"; si ricorda inoltre che ai sensi dell'art. 27 D.Lgs. 150/2009 "Le risorse di cui al comma 1 possono essere utilizzate solo se i risparmi sono stati documentati nella Relazione di performance, validati dall'organismo di valutazione di cui all'articolo 14 e verificati dal Ministero dell'economia e delle

4 finanze"; si chiede pertanto di esplicitare in questa sezione tali eventuali "risparmi sui costi di funzionamento derivanti da processi di ristrutturazione, riorganizzazione e innovazione"; 8) la sez. 5 "Pari opportunità e bilancio di genere" va completata utilizzando lo Schema di cui all'allegato 1 della Delib. 5/2012; riferimento per tale sezione è altresì la Delibera CIVIT 22/2011; 9) suddividere la sez. 6 "Il processo di redazione della Relazione sulla performance" nei due sotto-paragrafi 6.1 e 6.2 sviluppando nel dettaglio quanto richiesto a pag. 10 della Delib. 5/2012; va altresì compilato l'allegato 3, "da inviare anche alla Commissione congiuntamente e con le stesse modalità previste per l'allegato 2". Precedentemente alla riunione, l amministrazione, con mail del 20 settembre, ha precisato a questo OIV che relativamente alla concordanza fra Relazione, Piano della performance e contesto ISS, in assenza del Sistema di misurazione e valutazione delle performance, sia il Piano della performance 2012 che, in particolare, la Relazione sulla performance 2011, partono dalla premessa che l Istituto, quale ente di ricerca, si articola in strutture tecnico-scientifiche ed amministrative e che il Piano adottato, pur delineando il quadro organizzativo a livello generale, pone in evidenza le sole attività tecnico-gestionali e amministrative dell Ente e più in particolare le attività dei dirigenti amministrativi, analizzandole sotto il profilo degli obiettivi assegnati e raggiunti. Infatti, con riguardo all applicazione del sistema di valutazione ai ricercatori e ai tecnologi degli enti di ricerca, l amministrazione fa presente che è ancora in attesa della definizione di limiti e modalità da parte dell ANVUR, in applicazione di quanto previsto dal D.P.C.M. di cui all art. 74 del D.Lgs. 150/2009. E per tali motivazioni, unitamente ai probabili mutamenti organizzativi dovuti all imminente riordino dell ente, che l ISS non ha ancora adottato il Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance, né ha avviato il processo di valutazione individuale riferito a tutto il personale, mentre ha posto in essere, già da diversi anni, la valutazione dei dirigenti amministrativi. L amministrazione spiega pertanto che la Relazione sulla performance 2011 è stata redatta, adottando una metodologia descrittiva degli obiettivi e dei risultati, con la consapevolezza che, nel contesto descritto, la missione della struttura amministrativo-gestionale dell ISS, con le relative aree strategiche, si identifica con l obiettivo istituzionale, sempre perseguito, della ottimizzazione delle risorse umane, finanziarie e strumentali. La stessa struttura amministrativa è da interpretare

5 per altro - quale strumento di supporto a sostegno della missione primaria, cioè la ricerca e la sperimentazione, il controllo, la consulenza e la formazione, e non al servizio diretto del cittadino. L amministrazione precisa altresì che, per la quasi totalità, i servizi resi dall ISS - di natura tecnico scientifica - non sono rivolti al cittadino ma alle istituzioni pubbliche ed alle aziende private nonché indirettamente a tutta la comunità scientifica. Inoltre l ISS, ogni anno, redige, approva e pubblica un documento ufficiale, denominato Relazione Annuale, relativo alle attività svolte nell anno precedente, contenente la descrizione di tutti gli obiettivi scientifici e organizzativi e dei risultati raggiunti. Il documento medesimo è presente come rapporto ISTISAN nel sito e linkabile anche nella pagina della trasparenza, nella sezione dedicata. Ciò premesso, nella riunione del 24 settembre, l amministrazione ha convenuto con questo OIV sulla necessità di integrare, ai fini della relativa validazione, la Relazione approvata con D.P. del 5 luglio 2012 secondo le indicazioni fornite di cui sopra. La Relazione, debitamente integrata, è stata approvata con deliberazione del Consiglio di Amministrazione (n. 7, allegata al Verbale n. 111 del 10/12/2012) ed è stata inviata a questo OIV via mail in data 11/12/2012. Questo OIV, dopo attento esame, verificato il notevole miglioramento della presente stesura rispetto a quella del 5 luglio, considerato che la Relazione è coerente con il Piano della performance e che entrambi i documenti sono parte del primo ciclo di gestione della performance, quindi necessariamente sono da leggersi quali prima fase di un complessivo processo da inserire in una prospettiva di affinamento e miglioramento continuo, valida la Relazione sulla performance, fornendo, proprio nell ottica del miglioramento continuo, le seguenti indicazioni, auspicando che possano risultare utili per i prossimi cicli di programmazione: 1) nella sez. 2.1 Il contesto esterno di riferimento andrebbero meglio descritte le principali caratteristiche del contesto esterno (ad es. situazione generale del Sistema Paese, più in particolare del Servizio Sanitario Nazionale, del comparto Ricerca, del comparto Pubblica Amministrazione, gli interventi normativi intervenuti nell anno, ecc. ecc.) nel quale si è svolta l azione dell Istituto e come esse ne hanno influenzato le attività; 2) nella sez. 2.2 L amministrazione andrebbe aggiunta una sintetica descrizione dei servizi resi (suddivisi tra le aree strategiche dell Istituto: ricerca,

6 sperimentazione, controllo, consulenza, formazione, gestionale-amministrativa e tecnica), del numero di utenti serviti; si dà atto che una discussione in merito ai servizi dell Istituto è comunque contenuta nella Sezione 2.4; 3) nella sez. 3.1 "Albero della performance" il grafico andrebbe integrato con l'indicazione dei risultati raggiunti per ciascun obiettivo; 4) nella sez. 3.2 "Obiettivi strategici", per ogni obiettivo strategico presentato nel Piano, andrebbero riportati i risultati ottenuti, integrando le informazioni di cui ai punti i) - v), che avrebbero dovuto essere già presenti nel Piano, con le indicazioni di cui ai punti vi) - xi) di pag. 7 della Delib. 5/2012; si dà comunque atto che è stato compilato, sebbene non al massimo della sua analiticità (auspicabile per i prossimi cicli di programmazione), l'allegato 2; 5) con riferimento alla sez. 3.3 "Obiettivi e piani operativi", in cui si rimanda alle allegate Schede Obiettivi Excel presenti nel Piano ed ora completate con la compilazione delle colonne e righe relative ai Risultati ottenuti a consuntivo, andrebbe sollecitato, per i prossimi cicli della performance, il maggior utilizzo delle sezioni Criticità, Proposte di miglioramento, Eventuali altre osservazioni ; andrebbero altresì riportati i risultati in materia di trasparenza e quelli relativi agli standard di qualità (informazioni di cui ai punti i) iii) e i) v) a p. 8 della Delib. 5/2012); 6) nella sez. 3.4 "Obiettivi individuali" (3.5 per l ISS) andrebbero riportate informazioni sintetiche sul grado di raggiungimento degli obiettivi individuali nonché sul grado di differenziazione dei giudizi; le informazioni riportate dall Istituto in detta sez. 3.5 sono invece più propriamente riferibili alla sez. 3.3; 7) la sez. 5 "Pari opportunità e bilancio di genere" andrebbe completata utilizzando meglio lo Schema di cui all'allegato 1 della Delib. 5/2012; riferimento per tale sezione è altresì la Delibera CIVIT 22/2011; 8) nella sez. 6.1 le "Fasi, soggetti, tempi e responsabilità" andrebbero specificate con maggior dettaglio; 9) nella sez. 6.2 andrebbero maggiormente discussi i "Punti di forza e debolezza del ciclo di gestione della performance".