ESSE3: Verbalizzazione On Line. Dematerializzazione dei procedimenti di gestione della carriera studenti

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1 Dematerializzazione dei procedimenti di gestione della carriera studenti

2 PRO3 DEMATERIALIZZAZIONE: PROGETTO ESSE3 Attività Progetto ESSE3 Obiettivi 2014 Obiettivi 2015 Conferme titoli accademici 0% delle istanze 100% delle istanze Verbalizzazione esami 0% delle istanze 100% degli istanze degli studenti della coorte 13/14 Laurea - Domanda 100% delle istanze 100% delle istanze Esami di stato - domanda 100% delle istanze 100% delle istanze Scuole di specializzazione - ammissione 100% delle istanze 100% delle istanze Scuole di specializzazione - immatricolazione 100% delle istanze 100% delle istanze Dottorati - ammissione 100% delle istanze 100% delle istanze Dottorati - immatricolazione 100% delle istanze 100% delle istanze 100% degli studenti della coorte di 100% degli studenti a partire delle coorti Piani di studio immatricolazione 13/14 di immatricolazione 13/14 e 14/15 Stages e Tirocini 0% dei CdS 10% dei CdS 100% dei fascicoli degli studenti 100% dei fascicoli degli studenti delle Fascicolo dello studente della coorte di immatricolazione coorti di immatricolazione 13/14 e 14/15 13/14 Somministrazione dei questionari di opinione studente 100% dei questionari relativi a insegnamenti e studenti della coorte di immatricolazione 13/14 100% dei questionari relativi a insegnamenti e studenti delle coorti di immatricolazione 13/14 e 14/15 Accesso multicanale 0% dei CdS 10% dei CdS

3 IL PROCESSO GESTIONE ESAMI IN ESSE3 Iscrizione anno di corso Presentazione Piano di Studio Compilazione Questionario Iscrizione all Esame Verbalizzazione Digitale Esito Offerta erogata Regole di piano ESSE3 Configurazione Questionari Inserimento Date Abilitazione Docenti Firma Digitale UGOV Inserimento Commissioni Approvazione Regolamento Didattico Consiglio Dipartimento Esami Comuni

4 I verbali d esame sono documenti digitali VERBALIZZAZIONE ON LINE (VOL) Sono firmati con firma digitale dal solo Presidente della Commissione La firma dello studente non è prevista (non necessaria) La verbalizzazione è telematica e il voto è immediatamente registrato in carriera La firma avviene a lotti: ogni lotto contiene fino a 200 verbali I verbali elettronici sono conservati digitalmente (UGOV-Conserva)

5 VOL: VANTAGGI Eliminazione stampa del verbale cartaceo e etichette Eliminazione consegna verbali in segreteria Eliminazione lettura ottica dei verbali Riduzione tempi di verbalizzazione: La verbalizzazione può avvenire in qualsiasi momento da qualsiasi PC connesso ad Internet. Convocazione degli studenti non più necessaria per esami scritti Riduzione tempi di registrazione voto in carriera

6 COS E UNA FIRMA DIGITALE E l equivalente informatico di una firma autografa (CAD Codice dell Amministrazione Digitale: D.Lgs. 235/2010): Integrità del documento Autenticità (identità del firmatario) Non ripudio (validità legale) Confidenzialità

7 TIPI DI FIRME DIGITALI Basate su dispositivi hw (chiavette USB, smart card) La chiave privata e il certificato sono sul dispositivo hw REMOTE: La chiave privata e il certificato di firma sono custoditi in remoto e in maniera sicura sui server di un ente certificatore accreditato Per accedervi serve un PIN e un codice OTP (One Time Password) Vantaggi principali: Rapidità e semplicità Nessun problema di incompatibilità con l hardware e il software dei PC utilizzati

8 Ente emittente: INFOCERT FIRMA DIGITALE REMOTA PER VOL Per usare la firma remota serve un telefono cellulare abilitato alla ricezione di SMS Per firmare i verbali occorre fornire le seguenti informazioni: PIN: codice segreto numerico (8 cifre) OTP: codice numerico ricevuto via SMS sul cellulare Alternativa al cellulare: dispositivo OTP più costoso meno sicuro (smarrimento)

9 FIRMA DIGITALE REMOTA PER VOL Limitata alla sola firma dei verbali dell Ateneo di Parma Va rinnovata ogni 3 anni Deve essere revocata allo smarrimento del PIN Verrà distribuita ai titolari di corso Formazione per tutti i docenti: Sulla gestione della firma Sul processo di verbalizzazione in ESSE3

10 TIPOLOGIE PROVE IN ESSE3 PROVE PARZIALI = prove non verbalizzanti APPELLI = prove verbalizzanti ESEMPI PROVE PARZIALI prove in itinere prove moduli integrati scritti di esami S+O ESEMPI APPELLI: esami solo scritti esami solo orali prove orali di esami S+O prove finali di esami integrati

11 TIPOLOGIE PROVE IN ESSE3 Ogni esame è sempre costituito da 1 sola prova di tipo APPELLO ed eventualmente da una o più prove parziali Per verbalizzare DIGITALMENTE bisogna sempre raccogliere le iscrizioni con ESSE3 ad una prova di tipo APPELLO, il cui esito sarà verbalizzato.

12 TIPOLOGIE DI VOL Appelli con Esito Non Immediato La verbalizzazione preceduta dalla pubblicazione del voto con possibilità di rifiuto da parte dello studente Usato per esami solo scritti Appelli con Esito Immediato Verbalizzazione è immediata (senza pubblicazione) Usato per esami orali, oppure per registrazione di voti finali come risultato di prove multiple In ogni caso i voti insufficienti non sono verbalizzati, ma rimangono nel sistema.

13 PROCESSO VERBALIZZAZIONE Appelli con Esito Non Immediato (Appello Firma Digitale con Pubblicazione Senza Negativi) DOCENTE Corregge l'elaborato Inserisce e pubblica gli esiti Verbalizza l'esito STUDENTE Si iscrive all'esame Svolge l'esame Visiona (possibilità rifiuto) Visiona voto nel libretto 7 giorni

14 PROCESSO VERBALIZZAZIONE Appello Firma Digitale con Pubblicazione Senza Negativi: Dopo l esame: Il docente corregge gli elaborati Il docente inserisce gli esiti su Esse3 e li pubblica Lo studente ha 7 giorni di tempo per rifiutare il voto Dopo 7 giorni il Presidente verbalizza gli esiti La verbalizzazione è notificata allo studente e ai membri della commissione

15 PROCESSO VERBALIZZAZIONE Appelli con Esito Immediato (Appello Firma Digitale Senza Negativi) Alla chiusura dell appello DOCENTE Stampa Lista Iscritti PDF Determina il voto Annota Voto su Lista Iscritti Inserisce Esiti Verbalizza STUDENTE Si iscrive all'esame Svolge l'esame Firma Lista per presa visione Visiona voto nel libretto

16 PROCESSO VERBALIZZAZIONE Appello Firma Digitale semplificato Senza Negativi Prima dell esame: Il docente stampa la lista iscritti in formato PDF Durante l esame: Per ogni studente: Può scrivere il voto sulla stampa della lista iscritti PDF Può farlo siglare allo studente per accettazione Alla chiusura dell appello: Inserisce i voti in Esse3 Il Presidente verbalizza gli esiti Esse3 notifica la verbalizzazione degli esiti allo studente e ai membri della commissione

17 ECCEZIONI Verbali cartacei: Studenti Erasmus Per alcuni studenti fuori corso: Potrebbero avere difficoltà ad iscriversi agli esami quando: Il piano di studi/libretto non è a posto (solo per esami a scelta) Se l insegnamento è disattivato e manca l esame comune O si sistema il piano e/o gli esami comuni oppure lo studente non si iscrive con ESSE3 e si fa il verbale cartaceo

18 RACCOMANDAZIONI Nei casi particolari, verificare con SSD la scelta: tra prove parziali/appelli tra i 2 possibili flussi di VOL (con e senza pubblicazione) Informare i propri studenti (in particolare coloro che provengono da CdS con verbalizzazione cartacea) su: le modalità di iscrizione le modalità di verbalizzazione digitale

19 GESTIONE ISCRIZIONI STUDENTE PROVA PARZIALE APPELLO Tasse W W Propedeuticità W B Frequenza W B Questionario W B Iscrizione a.a. corrente W B DOCENTE PROVA PARZIALE APPELLO Tasse W W Propedeuticità W W Frequenza W B Questionario W W Iscrizione a.a. corrente W B W = Iscrizione consentita con Warning B = Iscrizione NON consentita

20 TEMPISTICHE Date Gio 27 novembre Lun 1 dicembre Mar 2, mer 3 o giov 4 dicembre Dal 9 dic al 23 dicembre Settimana dell 9 dicembre Attività Formazione SSD e Segreteria Studenti Formazione TeleIR Formazione Docenti Distribuzione Firme ai Docenti Comunicazione agli Studenti 15, 17 e 18 dicembre (ore 16,30) Incontro con Studenti 7 gennaio 2015/12 gennaio 2015 Avvio Verbalizzazione

21 DOCUMENTAZIONE Documentazione ESSE3: Corso «Esse3 - Docenti»

22 GRAZIE PER L ATTENZIONE DICA ESSE3!!!