Da esse si distinguono le scritture contabili informatizzate, soggette a regole diverse ed alle quali sarà dedicata una prossima massima.

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1 Consiglio Nazionale MASSIME DI DIRITTO DELL INFORMATICA (*) Nota redazionale: la presente massima ha per oggetto le scritture contabili meccanizzate, tra le quali può essere classificata la stragrande maggioranza dei libri contabili. Da esse si distinguono le scritture contabili informatizzate, soggette a regole diverse ed alle quali sarà dedicata una prossima massima. Massima DI n. 4 1 / 5

2 ESTRATTI DA SCRITTURE CONTABILI "MECCANIZZATE" 1. Affinché si possa produrre un estratto autentico (1) ex art. 634 c.p.c. delle scritture contabili meccanizzate, previste dall art. 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994 (convertito con la Legge n. 489/1994), è necessario che esse siano state stampate o su libro previamente vidimato, oppure su libro non vidimato ma numerato progressivamente da colui che le conserva, nei casi previsti dall art. 2215, secondo comma, c.c., dall art. 22 del D.P.R. n. 600/1973, nonché, per i registri IVA, dall'art. 39 del D.P.R. n. 633/1972 (2). 2. Andranno in ogni caso verificati i requisiti formali estrinseci della regolare tenuta della contabilità ex art c.c. secondo le regole ordinarie (3). La disposizione dell art. 7 citato, secondo cui la tenuta delle scritture contabili con sistemi meccanizzati è ritenuta regolare (testualmente: a tutti gli effetti di legge ) anche quando i dati sono aggiornati entro 60 giorni dalla loro manifestazione solo su supporto magnetico, senza la relativa trascrizione su carta, a condizione che la mancata trascrizione riguardi esclusivamente l esercizio per il quale non siano ancora scaduti i termini per le relative dichiarazioni annuali e sia possibile in qualsiasi momento trascrivere su carta i dati memorizzati nel sistema informatico, non consente di ritenere che si possano produrreestratti con lo stesso valore probatorio di quelli tradizionali prescindendo dalla previa stampa. Infatti, così facendo si dimenticherebbe che l'estratto di cui all'articolo 634 c.p.c. gode di un suo peculiare status giuridico in quanto ricavato da scritture che presentano determinate garanzie di provenienza ed immodificabilità, qualità che difettano del tutto in una semplice registrazione su supporto informatico non firmata digitalmente. Non è un caso che sia il vecchio DM 23 gennaio 2004 relativo alla conservazione informatica delle scritture contabili ai fini della loro rilevanza fiscale, che il nuovo DM 17 giugno 2014, che lo sostituisce in materia, prevedano l'apposizione della firma digitale e della marcatura temporale. L'obiettivo evidente è quello di impedire manipolazioni successive e di ricreare, anche in campo informatico, una delle caratteristiche 2 / 5

3 proprie del libro vidimato e che il file informatico, di per se, non possiede (4). È possibile, invece, ricavare da tali scritture non ancora stampate ed aggiornate solo nel sistema informatico copie parziali od integrali, alla stregua di qualsiasi altro documento esibito al Notaio. Infatti, se la normativa codicistica in materia di copie (artt e ss. c.c.) fa riferimento ad un soggetto depositario pubblico e l efficacia probatoria di tali copie deriva, nel sistema delineato dal codice civile, dal deposito dell originale presso il medesimo, l'evoluzione in materia ha fatto sì che, in forza di legge speciale, l efficacia probatoria di una copia possa essere determinata in modo diverso, prescindendo dal deposito: il principale punto riferimento è l art. 1 del R.D.L. n. 1666/1937 ed ora l'art 73 della Legge Notarile, che concede al Notaio la facoltà di rilasciare copie ed estratti di documenti a lui esibiti, e non necessariamente depositati. Elemento qualificante in questo caso è l esibizione al pubblico ufficiale del documento originale da riprodurre integralmente o parzialmente; senza tale presupposto, infatti, per il notaio sarà impossibile qualsiasi tipo di comparazione. Anche in questo caso è necessario tenere ben distinto il valore probatorio della dichiarazione notarile, che avrà comunque valore di atto pubblico, da quello dell atto parzialmente riprodotto, che sarà quello del documento esibito al Notaio. Ne discende, sul piano operativo, che nel suo intervento il Notaio dovrà sempre adottare modalità tali da rendere palesi al Giudice (od altro destinatario del documento notarile) la natura e le caratteristiche della documentazione da cui la copia è ricavata. Sarebbe sicuramente fuorviante che la produzione di una copia conforme notarile induca il fruitore ad attribuire erroneamente alle informazioni contenute nella copia uno status poziore rispetto a quello proprio della documentazione originale. Andrà pertanto chiarito che la riproduzione in copia si riferisce a scritture contabili aggiornate solo su supporto informatico e non ancora trasposte su carta. *) Le massime sono elaborate sulla base delle risposte a quesito e degli approfondimenti prodotti dal Settore Studi di Diritto dell'informatica del CNN ed approvate dai componenti 3 / 5

4 dell'area Informatica. Le massime precedenti sono pubblicate sulla R.U.N. Area Istituzioni Consiglio Nazionale settore Informatico ore-informatico/pagina_massime_informatica.html 1. In generale sulla possibilità di eseguire estratti dalle scritture contabili tenute informaticamente si veda lo Studio CNN n /IG - Estratti notarili da libri contabili tenuti con mezzi informatici e Copie estratti e certificati, le allegazioni all'atto notarile e la certificazione di conformità all'originale delle copie dopo il D.lgs. 110/2010, in atti dei Convegni di Studio "Introduzione all'atto notarile informatico: profili sostanziali e aspetti operativi" (Milano, 28 maggio 2010) e L'atto notarile informatico: prime riflessioni sul D.lgs. 110/2010 ( Firenze, 29 ottobre 2010), I quaderni della Fondazione Italiana per il Notariato, Il sole 24 ore, L art. 22 del D.P.R. n. 600/1973 prevede la numerazione progressiva di tutte le scritture contabili (ad eccezione di quelle di magazzino) per ciascun anno, con l indicazione pagina per pagina dell anno di riferimento, non di quello su cui si effettua la stampa. Tale numerazione, in seguito alle varie normative di semplificazione, deve essere effettuata direttamente dal contribuente. Nel caso di tenuta di registri multiaziendali in base alla Circolare Ministeriale 30 luglio 2002, n. 60/E, i soggetti incaricati dell'elaborazione delle scritture contabili obbligatorie possono utilizzare dei registri a striscia continua a condizione che vengano rispettati i seguenti requisiti: 1) attribuzione di un numero progressivo ai vari fogli utilizzati per i registri ed i libri di ciascun utente, distintamente per periodo di imposta; 2) consegna a ciascun utente entro il termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali dei fogli relativi alle registrazioni eseguite nel periodo di imposta che costituiscono i libri o i registri da conservare secondo le regole ordinarie. In sostanza in questi casi il soggetto incaricato intesta i libri o i registri direttamente ai soggetti obbligati suoi clienti, ma numerandoli progressivamente soltanto al momento della stampa. 4 / 5

5 3. Art c.c.: Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili. Si rammenta che persiste un difetto di coordinamento tra l'art c.c., comma 2, che non prevede più alcuna forma di vidimazione per il libro giornale ed il libro degli inventari e l'art. 634 c.p.c. che fa ancora riferimento, quale prova idonea per l'ottenimento del decreto ingiuntivo, alle scritture contabili di cui all'art "purché bollate e vidimate". 4. Si tenga presente che, anche qualora si ritenesse non necessaria la trasposizione cartacea del libro contabile informatico ai fini dell'esibizione al Notaio (limitando, pertanto, la necessità di questa operazione solo in sede di controllo ed ispezione da parte degli organi competenti), tale libro dovrà essere pur sempre creato in un formato informatico che, oltre a consentirne ovviamente la leggibilità, integri i requisiti di cui all'art. 20, 1-bis, CAD. 5 / 5

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