Travel Policy Bocconi

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1 travelimpa :quartino.100x210.a.qxd 14/11/ Pagina 1 Agenzia viaggi convenzionata Seneca Spa unibocconi@senecabtc.com convegni.unibocconi@senecabtc.com gruppi.unibocconi@senecabtc.com telefono fax Orari servizio dedicato: da lunedì a venerdì: 8-20 sabato, domenica e festività nazionali: 9-13 servizio out of hour solo per le emergenze, al di fuori degli orari di ufficio sopra indicati, attivo 365 giorni all anno telefono Rimborsi spese Funzione Amministrazione e Finanza Ufficio Rimborsi spese rimborsispese@unibocconi.it telefono / 5295 / 2433 Assicurazioni Funzione Amministrazione e Finanza Ufficio Assicurazioni assicurazione@unibocconi.it telefono Università Bocconi novembre 2013 Informazioni e supporto per l organizzazione del viaggio Servizio Logistica Infrastrutture e Acquisti Ufficio Travel Center travelcenter@unibocconi.it telefono Università Commerciale Luigi Bocconi Riferimenti e contatti Travel Policy Bocconi

2 La Travel Policy Bocconi Questo documento è stato pensato come guida di riferimento per tutti coloro che viaggiano per conto dell Università Bocconi con il fine di assicurare un corretto utilizzo delle risorse dell Università. La Travel Policy vuole incoraggiare un approccio moderato nelle spese di viaggio per conto dell Ateneo, pur garantendo un adeguato standard di trattamento, posizionato sui livelli alti nel confronto con le migliori università internazionali, nel rispetto dei valori di riferimento dell Università e delle disposizioni della legge fiscale italiana. I rimborsi effettuati in coerenza con le disposizioni della presente guida rientrano fra quelli fiscalmente accettati. La Bocconi apprezza gli sforzi di tutti coloro che viaggiano per conto dell Università e vuole assicurare che tutte le persone ottengano il giusto rimborso delle spese sostenute durante i viaggi di lavoro, senza guadagni né perdite. L Università si aspetta che chi viaggia spenda i fondi Bocconi con prudenza, segua le regole della Travel Policy e ottenga il rimborso di tutte le spese sostenute entro un tempo ragionevole. Le spese di viaggio saranno integralmente rimborsate dalla Bocconi se ragionevoli, necessarie e coerenti con la presente Policy. Il Consigliere Delegato Bruno Pavesi Il Rettore Andrea Sironi 2 3

3 Indice 4 Linee guida generali...6 Destinatari...6 Definizioni...6 Motivo della trasferta...6 Trasferte: partenza dalla sede di lavoro e/o da altre sedi...7 Durata della trasferta...7 Rimborsi spese...8 Termini di pagamento dei rimborsi spese...8 Prenotazione dei viaggi...9 Agenzia convenzionata...9 Prima del viaggio...9 Viaggi con familiari e altri accompagnatori...9 Incontri istituzionali...10 Esterni in viaggio a carico dell Università...10 Trasporti aerei...10 Penali su trasporti aerei...11 Biglietti non utilizzati...11 Costi aggiuntivi su trasporti aerei...12 Classi di servizio su trasporti aerei...12 Tessere frequent flyer...12 Tessere Airlines club e private lounge...13 Alloggi...13 Spese sostenute in albergo...13 Spese considerate personali...13 Alloggio per periodi superiori a 15 giorni...14 Alloggio con accompagnatori...14 Cancellazioni...14 Trasporti via terra...14 Treno...15 Auto propria...15 Auto a noleggio...16 Noleggio auto con conducente...16 Taxi...16 Autobus, metro e assimilabili...17 Moto, motocicli e biciclette...17 Pranzi e cene di lavoro...17 Pranzi e cene individuali...17 Pranzi e cene di lavoro con ospiti...17 Pasti di lavoro con accompagnatori...18 Mance...18 Spese di vitto in viaggi superiori a 15 giorni...18 Costi vari (passaporto, visto ecc.)...18 Richiesta del passaporto...18 Bollo per il passaporto...18 Richiesta di visto...18 Spese per vaccinazioni...18 Adattatori...19 Convegni...19 Spese per trasferta durante il periodo sabbatico a carico di fondi di ricerca...19 Coperture assicurative...20 Assicurazione per infortuni in trasferta di lavoro...20 Assistenza durante il viaggio...20 Integrazioni assicurative per viaggi in paesi sprovvisti di sistema sanitario nazionale (es. USA)...21 Assicurazione per infortuni a studenti...21 Assicurazione per viaggi in paesi a rischio per malattie tropicali...21 Che cosa fare in caso di infortunio...21 Necessità di rientro con urgenza da una trasferta di lavoro..21 Metodi di pagamento...22 Documentazione e rimborso delle spese...22 Documenti da presentare per la rendicontazione delle spese...22 Intestazione documenti spese di trasferta...22 Firma della nota spese...23 Definizione del cambio da utilizzare per spese sostenute all estero...23 Spese non documentate...23 Spese viaggio a carico di contratti esterni...23 Imprevisti in trasferta...24 Necessità di acquisto di beni...24 Omaggi...24 Riferimenti e contatti...25 Risposte

4 6 Linee guida generali Destinatari La Travel Policy si applica al personale docente e tecnicoamministrativo di qualsiasi categoria, agli studenti Bocconi, al personale esterno all Università in viaggio per conto della Bocconi e a carico dei fondi dell Ateneo. Per alcune attività, quali ad esempio i fondi della Commissione europea o di enti di ricerca, possono essere previste regole più stringenti rispetto a quelle indicate. Nota bene. Eventuali trattamenti di categoria o di classe superiore a quelle previste da questo documento, o necessità di carattere personale, saranno sempre ammesse, su richiesta dell interessato, inderogabilmente insieme al contestuale pagamento a suo carico della differenza di costo. Definizioni Best buy: voli acquistati in classe economy, alla tariffa più bassa disponibile; tali acquisti possono prevedere restrizioni per eventuali variazioni e annullamenti (solitamente, ad esclusione di tariffe promozionali molto vantaggiose, permettono cambi con penale da verificare e rimborsi parziali o solo per una parte delle tasse aeroportuali). Per i vettori low cost, nella maggior parte dei casi non sono rimborsabili né modificabili una volta effettuato l acquisto. La tariffa best buy prevede flessibilità di orario da parte del viaggiatore. Trasferta: attività lavorativa, nell ambito delle finalità e per conto dell Università, da svolgersi al di fuori della propria sede di lavoro sia in Italia sia all estero. Gli scopi della trasferta devono essere coerenti con i fini istituzionali dell Ateneo. Giustificativi: ricevute e scontrini in originale a giustificazione della spesa di cui si chiede il rimborso. Infortunio/malattia: la polizza assicurativa definisce come infortunio ogni evento dovuto a causa fortuita, violenta ed esterna, che produca lesioni corporali obiettivamente constatabili, e come malattia una alterazione dello stato di salute. Motivo della trasferta Il motivo del viaggio deve essere chiaramente indicato nella richiesta, allegando idonea documentazione di supporto. A titolo di esempio, a una richiesta di viaggio o a un rimborso spese per la partecipazione a una conferenza deve essere allegata la brochure della conferenza, con luoghi e date di svolgimento dell evento. I motivi della trasferta devono essere sempre inerenti l attività dell Università. Se chiamati a una testimonianza o a un intervento in un evento, convegno o conferenza, la spesa sarà considerata inerente solo se il personale Bocconi interverrà su incarico dell Università e solo se l intervento non è remunerato o rimborsato totalmente da terzi. A titolo di esempio si consideri il caso di un docente che si reca all estero per incontrare il suo coautore e, cogliendo l occasione, partecipa come speaker a una conferenza: l Università Bocconi acquisterà il volo e l alloggio e rimborserà il vitto per l intera durata del soggiorno solo a fronte di una dichiarazione dell interessato di non ricevere alcun compenso o rimborso dall ente, università o istituzione che lo ha invitato. Non saranno in ogni caso rimborsabili spese per testimonianze rese in nome e per conto di altre organizzazioni o istituzioni, anche se da queste non rimborsate e/o remunerate. Trasferte: partenza dalla sede di lavoro e/o da altre sedi Le trasferte hanno normalmente come sede di partenza e arrivo la propria sede di lavoro, determinata come segue: per i professionisti, i collaboratori occasionali e coloro che fatturano tramite società, la sede di lavoro è il domicilio fiscale; per gli ospiti esterni la sede di lavoro è quella in cui svolgono prevalentemente la loro attività lavorativa; per tutti gli altri, la sede di lavoro è quella indicata nel contratto di assunzione/collaborazione o nella lettera d incarico; di solito è Milano, Via Sarfatti 25. Nota bene. Eventuali necessità personali di partenza o di arrivo da luoghi diversi da quelli previsti come sede di lavoro saranno possibili, su richiesta dell interessato al Travel Center; eventuali differenze di costo rispetto alla best buy o, per il treno, alla tariffa base, (risultanti da preventivo comparativo appositamente richiesto all agenzia convenzionata, con luogo di partenza e di arrivo corrispondenti alla sede di lavoro) saranno inderogabilmente a carico del richiedente, al quale l agenzia chiederà il pagamento della differenza al momento della prenotazione. Durata della trasferta La legge fiscale italiana definisce durata della trasferta il periodo di tempo strettamente necessario per svolgere l incarico. L arco di tempo valido al fine della copertura assicurativa, del rimborso delle spese di vitto e di pernottamento è quello compreso tra l ora di partenza dalla sede e l ora di rientro nella stessa sede. Nota bene. Eventuali necessità personali di partenza anticipata o rientro posticipato rispetto all evento oggetto della trasferta, e per le richieste di tratte aggiuntive saranno possibili, su richiesta dell interessato al Travel Center: l eventuale differenza di costo rispetto alla best buy o, per il treno, alla tariffa base, (risultante da preventivo comparativo appositamente richiesto all agenzia convenzionata, con viaggio di andata e ritorno nelle date strettamente connesse alle attività di lavoro e senza stopover e con orari compatibili con quelli richiesti anche se non necessariamente uguali) sarà a carico del richiedente e da lui direttamente pagata al momento della prenotazione. Tutti i costi di viaggio non inerenti alla trasferta, quali ad esempio le spese 7

5 8 per l hotel, i pasti e i noleggi auto per periodi non riconducibili al viaggio di lavoro, saranno interamente a carico del viaggiatore. Rimborsi spese Ai fini del corretto addebito a terzi di spese di viaggio, e del tempestivo aggiornamento dei dati, la Policy prevede, fra le altre cose, che le spese siano richieste a rimborso entro la settimana successiva a quella di rientro dal viaggio. Spese pervenute all Ufficio Rimborsi oltre la fine del mese successivo a quello di rientro dal viaggio non saranno rimborsate. Ciò significa che vi sono da un minimo di 29 a un massimo di 60 giorni per richiedere il rimborso. Tutte le spese sostenute nel corso della trasferta devono essere documentate da giustificativi fiscalmente validi, come indicato al paragrafo Intestazione documenti spese di trasferta (p. 22). La nota spese deve essere inserita in SAP con tutti gli estremi del viaggio (luogo, motivo e durata) e deve essere firmata anche per dal responsabile del centro di costo e dal richiedente. È opportuno richiedere il rimborso di tutte le spese sostenute per una trasferta in un unico momento, al rientro dal viaggio. In caso di anno sabbatico o soggiorno di studio, è opportuno consuntivare le spese ogni mese e chiederne l immediato rimborso, sia per avere una situazione aggiornata dei propri fondi sia per evitare di accumulare posizioni creditorie nei confronti dell Università. Per quanto disagevole, la legge fiscale italiana ammette la deducibilità dei costi di trasferta entro un massimale giornaliero per persona; è pertanto necessario chiedere il rimborso delle sole spese sostenute per se stessi. Eventuali colleghi devono pagare e presentare a loro volta la propria nota spese. I casi più frequenti riguardano le spese per pasti, ove è necessario chiedere ricevuta separata per ogni commensale, con la sola eccezione dei pasti con ospiti esterni. Termini di pagamento dei rimborsi spese Il pagamento dei rimborsi spese viene effettuato ogni mercoledì dell anno, con la sola esclusione dei periodi di chiusura dell Università e del mese di agosto, nel quale è previsto un solo pagamento. L Ufficio Rimborsi spese processa tutte le note spese immesse in SAP, i cui giustificativi siano stati ricevuti entro il venerdì della settimana precedente; ciò comporta che il viaggiatore possa aspettarsi il rimborso delle spese sostenute entro un massimo di 10 giorni dalla firma/approvazione della richiesta di rimborso. Il rispetto di tale termine è tuttavia possibile solo se le note spese con i relativi giustificativi sono inviate tempestivamente: richieste di rimborsi spese immesse in SAP e approvate, ma non pervenute all Ufficio Rimborsi spese entro i termini previsti, non potranno essere processate. Eventuali rimborsi inseriti per importi errati, o con giustificativi non coerenti con la presente Policy, saranno rettificati d ufficio. Per rettifiche superiori a 10 euro verrà inviata una di informazione al viaggiatore e alla segreteria di riferimento. Eventuali documenti mancanti saranno richiesti via al viaggiatore e alla segreteria di riferimento. Prenotazione dei viaggi Agenzia convenzionata I viaggiatori devono effettuare le prenotazioni attraverso la procedura SAP collegata con l agenzia viaggi convenzionata (Seneca Spa). L agenzia ha definito tariffe in convenzione con l Università per tutte le tipologie di servizi e all occorrenza prenota anche i voli delle compagnie low cost. Qualora in internet si trovino tariffe più convenienti, non bisogna procedere all acquisto diretto ma segnalare l opportunità all agenzia e al Travel Center, che sarà disponibile a fornire supporto, qualora necessario, nella definizione dell acquisto. Ogni transazione effettuata al di fuori del canale prescelto comporta costi indiretti di gestione manuale della pratica per l Università. La procedura di prenotazione e acquisto tramite l agenzia convenzionata consente di: attivare automaticamente l assicurazione volta a coprire i rischi derivanti da viaggi di lavoro; monitorare i costi della trasferta; non far anticipare i costi al viaggiatore; inviare direttamente da SAP le informazioni del viaggio a tutti i Servizi/Funzioni interessati. L Ufficio Travel Center è a disposizione per il supporto necessario in ogni fase di organizzazione del viaggio di lavoro. Prima del viaggio I viaggiatori sono pregati di effettuare la richiesta di prenotazione del viaggio il più presto possibile in modo da ottenere tariffe migliori e sconti. Se un viaggio di lavoro è modificato per motivi personali (diversa durata, diverse tratte ecc.) il viaggiatore sarà tenuto al pagamento del costo incrementale separando e documentando le spese sostenute per l Università da quelle a titolo personale (che non dovranno essere documentate). Restano a carico dell Università eventuali cambiamenti del piano di volo o cancellazioni dovuti a gravi motivi familiari, che dovranno comunque essere circostanziati dal viaggiatore e validati dal responsabile del centro di costo. I viaggiatori dovranno adottare l opportuna attenzione nella selezione dei mezzi di trasporto della trasferta, preferendo, quando l itinerario di viaggio lo consenta, i mezzi più economici, efficienti ed ecologici. Viaggi con familiari e altri accompagnatori L Università non riconosce rimborsi delle spese di viaggio per 9

6 10 familiari o altri accompagnatori; la nota spese dovrà quindi riportare esclusivamente le spese a carico dell Università. La gestione dell organizzazione del viaggio per/con familiari e altri accompagnatori non deve comportare costi diretti e/o indiretti a carico dell Università. Vi sono casi limitati, di solito riguardanti eventi di rappresentanza istituzionale, nei quali è richiesta la presenza di consorti o altri membri della famiglia. In tali casi le richieste di eccezione devono essere presentate al Travel Center con congruo anticipo e approvate singolarmente. Le eccezioni approvate devono essere allegate alle note spese. Incontri istituzionali L Università riconosce che particolari ospiti esterni richiedano livelli di trattamento diversi: per tali personalità sono ammesse deroghe alla presente Policy, previa approvazione delle richieste di eccezione inviate al Travel Center. Le eccezioni approvate devono essere allegate alle note spese. Esterni in viaggio a carico dell Università Le spese sostenute da docenti o dipendenti di altre Università ed esterni, in viaggio per la Bocconi, saranno integralmente rimborsate, coerentemente con le disposizioni fiscali in essere in Italia, se ragionevoli, necessarie e coerenti con la presente Policy. La legge fiscale italiana prevede diversi trattamenti in base al regime di collaborazione. Qualora l ospite necessitasse di un biglietto pluritratta, l Università provvederà al rimborso del costo del viaggio dal luogo di partenza a Milano e ritorno. La differenza di costo rispetto alla best buy sulla tratta indicata dovrà essere sostenuta dall ospite. Trasporti aerei I viaggiatori devono privilegiare la tariffa più bassa disponibile in classe economy (best buy, come specificato nel capitolo Definizioni, p. 6). Il pagamento è effettuato direttamente dall agenzia per conto dell Università. Tanto più in anticipo si prenota tanto maggiori sono le disponibilità di tariffe vantaggiose; l Università si aspetta che il viaggiatore si adoperi per organizzare il prima possibile il proprio viaggio. Si prega di usare i biglietti elettronici ed effettuare il check in online quando possibile. Molte compagnie addebitano costi per il trattamento manuale delle pratiche. Data la complessità delle tariffe aeree, nessuna agenzia può dichiarare di disporre della tariffa più conveniente nel 100% dei casi. L agenzia opera in base a un accordo con l Università, nel quale sono definite le logiche delle tariffe corporate da applicare ai viaggi: qualora in internet si trovino tariffe più convenienti, non bisogna procedere all acquisto diretto ma segnalare l opportunità all agenzia e al Travel Center. La valutazione della convenienza va effettuata anche considerando i costi di spostamento per raggiungere l aeroporto di partenza o l hotel dall aeroporto di arrivo. Ogni transazione effettuata al di fuori del canale prescelto comporta costi indiretti di gestione manuale della pratica per l Università. Solo previa autorizzazione del Travel Center sarà possibile procedere a un acquisto diretto del viaggio alla tariffa considerata più conveniente; in tali casi, eventuali costi aggiuntivi, quali ad esempio costi per il check in o per il check in preferenziale, costi per il bagaglio, costi aggiuntivi per kg in più del bagaglio, costi per un posto riservato a bordo e assimilabili saranno a carico del viaggiatore e non potranno essere richiesti a rimborso. La richiesta di rimborso dovrà riportare l autorizzazione preventiva del Travel Center con il confronto con la tariffa proposta dall agenzia. Eventuali oneri per il cambio volo non saranno rimborsabili. Penali su trasporti aerei Qualora nel corso di una trasferta un viaggiatore incorra in una penale, per violazione delle regole di comportamento della compagnia aerea, sarà responsabile del costo aggiuntivo. Eventuali penali o costi per l acquisto di nuovi biglietti per cambi di data o di orario del volo saranno rimborsabili solo se i viaggi originari sono stati modificati o annullati prima della data o dell orario di partenza e solo se conseguenti a inevitabili e inderogabili motivi di lavoro non dipendenti dalla volontà o dalla responsabilità del viaggiatore. Penali per anticipi di orario o altre variazioni per fini personali non saranno rimborsabili. Biglietti non utilizzati Qualora un viaggio debba essere annullato per circostanze professionali non prevedibili, il viaggiatore è responsabile della notifica all agenzia convenzionata per le procedure di rimborso, ove possibile, o di modifica della prenotazione. I voli devono essere annullati prima della data di partenza. Eventuali penali per annullamento o modifica conseguenti a cause non imputabili al viaggiatore, opportunamente dimostrate, saranno a carico dell Università, ed eventualmente rimborsate. Qualora un viaggio debba essere annullato per motivi di mera opportunità personale, non dovuti a causa di forza maggiore, le penali e i costi per l annullamento del viaggio saranno a carico del viaggiatore. I biglietti non utilizzati non possono essere usati per viaggi personali. Si ricorda che l agenzia viaggi convenzionata, con servizio dedicato, può essere contattata nei seguenti orari: 11

7 12 dal lunedì al venerdì: 8-20; sabato, domenica e festività nazionali: Inoltre è disponibile un servizio out of hour solo per le emergenze, al di fuori degli orari di ufficio sopra indicati, attivo 365 giorni all anno. Costi aggiuntivi su trasporti aerei Costi per connessioni wi-fi in volo o telefonate, coperte e posti preferenziali e costi assimilabili non sono rimborsabili. Se il viaggio comprende una parte di vacanza o divertimenti personali, l eventuale extra costo per il peso del bagaglio è considerato personale. Classi di servizio su trasporti aerei Per tutti i voli deve essere utilizzata la tariffa economy più bassa disponibile al momento della prenotazione (best buy). I viaggiatori possono richiedere classi di servizio più elevate o vettori diversi pagando la differenza di costo; in tali casi l agenzia è autorizzata a emettere il biglietto addebitando la differenza di costo alla carta di credito del viaggiatore. Nota bene. È possibile chiedere viaggi in classe business esclusivamente in presenza di circostanze eccezionali, opportunamente circostanziate, quali per esempio: viaggi intercontinentali di andata e ritorno con non più di due notti di permanenza in loco nelle destinazioni della Costa Occidentale dei continenti americani (es: California, British Columbia, Cile), dell Area Far East Asia (es: Hong Kong, Singapore, Shanghai, Tokyo) e dell Oceania; per viaggi intercontinentali di andata e ritorno con sole due notti di permanenza in loco nelle destinazioni della East Coast americana, è possibile richiedere la classe business per il solo viaggio di ritorno, quando il volo è notturno (arrivo previsto a Milano entro le del mattino); per motivi di salute. In tal caso è necessario inviare il certificato di diagnosi rilasciato dal medico specialista al medico Bocconi (medico@unibocconi.it), che provvederà a segnalare specifiche esigenze al Travel Center o richiederà ulteriori approfondimenti al viaggiatore. Le richieste devono pervenire preventivamente al Travel Center. Tessere frequent flyer L Università permette ai viaggiatori di guadagnare miglia sulle tessere personali frequent flyer per viaggi di lavoro; tuttavia, la scelta del volo non deve essere condizionata da questo aspetto. Per i biglietti per viaggi di lavoro acquistati con l utilizzo delle miglia personali accumulate anche grazie a trasferte a carico Bocconi, saranno rimborsabili le sole tasse e diritti di acquisto. I viaggiatori possono utilizzare le proprie miglia, ove possibile, per ottenere upgrade; tuttavia, qualora un viaggiatore richieda l acquisto di un biglietto in classe diversa da quella economy più conveniente al momento della prenotazione, con il fine di effettuare un upgrade, il maggior costo del biglietto economy sarà a carico del viaggiatore. In tali casi l agenzia è autorizzata a emettere il biglietto addebitando la differenza alla carta di credito del viaggiatore. Tessere Airlines club e private lounge L Università non rimborsa il costo di emissione di tessere frequent flyer delle compagnie aeree (quali, a titolo di esempio, Freccia Alata, Ulisse) né il costo di accesso a sale private in aeroporto. Alloggi I viaggiatori devono privilegiare la sistemazione alberghiera più ragionevole per un occupazione di una stanza singola o, a parità di costo, doppia uso singola in alberghi di categoria non superiore a 4 stelle. Sono autorizzati i pernottamenti in albergo con spesa in linea con le tariffe di riferimento condivise con l agenzia convenzionata e pubblicate nella sezione Intranet Viaggi. Eventuali spese superiori devono essere preventivamente autorizzate dal Travel center. Il pagamento è effettuato direttamente dall agenzia per conto dell Università. In occasione di convegni, conferenze o eventi è di norma ammesso il soggiorno presso la struttura ove ha luogo l evento, anche se eccedente i limiti del normale trattamento, previa segnalazione al Travel Center. Per la prenotazione di alberghi in Milano si prega di consultare la lista di hotel convenzionati nelle vicinanze dell Università disponibile sulla pagina intranet Viaggi. Qualora in internet si trovino tariffe più convenienti, non bisogna procedere all acquisto diretto ma segnalare l opportunità all agenzia e al Travel Center. Ogni transazione effettuata al di fuori del canale prescelto comporta costi indiretti di gestione manuale della pratica per l Università. Spese sostenute in albergo Sono sempre rimborsabili, previa idonea documentazione, le proprie spese per prima colazione, pranzi e cene sostenute durante la trasferta di lavoro. Sono inoltre rimborsabili, quando ragionevoli, le spese per telefono e/o connessione internet wi-fi a tariffa fissa giornaliera, concordata con l hotel. Le spese per lavanderia o stireria sono rimborsabili per importi ragionevoli e solo se il viaggio di lavoro è superiore a 5 giorni. Le mance sono rimborsabili solo se sostitutive del servizio, ragionevoli e previste come comportamento standard nel paese di soggiorno entro il limite massimo delle spese non documentate giornalmente. Le spese del minibar sono rimborsabili solo se sostitutive di pasti. Spese considerate personali Le spese personali non sono rimborsabili. 13

8 14 A titolo di esempio, non esaustivo, sono considerate spese a titolo personale non rimborsabili: spese del minibar se non sostitutive di pasti; film o tv a pagamento; lavanderia e stireria per viaggi inferiori a 5 giorni; upgrade di camera. Alloggio per periodi superiori a 15 giorni L Università si aspetta che il viaggiatore trovi opportunità di soggiorno per lunghi periodi a prezzi più vantaggiosi sia per l alloggio sia per i pasti. A tal fine il Travel Center è a disposizione per individuare la soluzione più idonea, anche ai fini delle spese ammissibili. Alloggio con accompagnatori In caso di alloggio con uno o più accompagnatori a titolo personale, sarà rimborsabile solo il costo inerente al personale Bocconi, corrispondente al costo della camera singola o eventualmente, a parità di costo, doppia uso singola, che deve essere opportunamente documentato. Qualora non siano fornite indicazioni, l importo rimborsabile sarà determinato ripartendo in parti uguali il costo totale della camera in base al numero di occupanti. Cancellazioni Qualora un viaggio debba essere annullato per circostanze non prevedibili, il viaggiatore è responsabile della tempestiva notifica all agenzia convenzionata per le procedure di annullamento o di modifica della prenotazione anche al fine di evitare penali. Eventuali penali per annullamento o modifica conseguenti a cause non imputabili al viaggiatore, purché opportunamente dimostrate, saranno a carico dell Università, ed eventualmente rimborsate. Qualora un viaggio debba essere annullato per motivi di mera opportunità personale, non dovuti a causa di forza maggiore, le penali e i costi per l annullamento saranno a carico del viaggiatore e non saranno rimborsati dall Università. Le prenotazioni effettuate dall agenzia e non utilizzate per motivi professionali devono essere annullate e non possono essere usate per viaggi personali. Trasporti via terra I viaggiatori devono privilegiare il mezzo di trasporto più conveniente e in linea con le necessità dello spostamento di lavoro. A mero titolo di esempio si consiglia l utilizzo di trasporti gratuiti da e per l aeroporto offerti da hotel nei quali si soggiorna. Qualora la disponibilità di tempo lo consenta, vanno privilegiati i mezzi di trasporto pubblici economici (bus e metro) a quelli più costosi (taxi). Treno I viaggiatori sono pregati di effettuare le prenotazioni attraverso la procedura SAP collegata con l agenzia convenzionata. L Università si aspetta che i viaggiatori privilegino l utilizzo di mezzi di trasporto più ecologici ed economicamente convenienti per trasferte di lavoro in località raggiungibili via treno in tempi simili a quelli previsti con trasporto aereo (ad esempio: tratta Milano-Roma). L Università permette di viaggiare in prima classe o in classi equivalenti. L'agenzia proporrà la tariffa base di prima classe. Qualora in internet si trovino offerte inferiori rispetto al preventivo dell agenzia convenzionata, non bisogna procedere all acquisto diretto ma segnalare l opportunità all agenzia e al Travel Center, per l opportuna valutazione. Auto propria Quando autorizzati dal Travel Center, i viaggiatori possono utilizzare l auto propria per spostamenti di lavoro solo al di fuori del Comune di Milano. L utilizzo dell auto personale prevede il rimborso di un indennità chilometrica a tariffa unica (quindi non differenziata per tipologia di autovettura o di alimentazione) e dell eventuale pedaggio autostradale, dietro presentazione del giustificativo. L indennità è determinata in base a una media del costo del carburante e del costo di ammortamento dell auto. L importo complessivo del rimborso (indennità + pedaggio) non può superare il costo di una tariffa aerea best buy, o treno in prima classe, per lo stesso viaggio. Prima del viaggio è pertanto indispensabile richiedere un preventivo di confronto all agenzia viaggi. Il giustificativo del pedaggio può essere presentato anche mediante riepilogo del Telepass con utenza intestata a proprio nome; non può invece essere intestato a una società, perché in tal caso l intero viaggio, chilometraggio compreso, dovrà essere fatturato direttamente dalla società. In aggiunta al rimborso del costo chilometrico e dei pedaggi autostradali, ai viaggiatori sarà rimborsato, dietro presentazione dei giustificativi, il costo dei parcheggi. L Università non si assume responsabilità per la perdita o il danneggiamento dell auto del viaggiatore. Non sono previste integrazioni assicurative (es. polizza kasko) per l automezzo e/o la responsabilità civile rispetto alla polizza personale RC del guidatore, che resterà pertanto l assicurazione alla quale fare riferimento. Le multe, a qualsiasi titolo, sono considerate personali e non rimborsabili. L utilizzo dell auto propria è sempre ammesso per recarsi negli aeroporti di Linate, Malpensa e Orio al Serio: i percorsi chilometrici di andata e ritorno per recarsi agli aeroporti milanesi sono Bocconi/Linate: 20 km; Bocconi/Malpensa e Orio al Serio: 120 km. È ammesso il rimborso del parcheggio dietro presentazione della ricevuta/scontrino fiscale. 15

9 16 Auto a noleggio I viaggiatori devono effettuare le prenotazioni attraverso la procedura SAP collegata con l agenzia convenzionata. Il noleggio dell auto è possibile solo per necessità di lavoro al di fuori del Comune di Milano e quando ragionevoli motivi ne fanno preferire la scelta all utilizzo di auto propria (es. viaggio aereo o treno di media/lunga distanza e noleggio auto in loco). Il periodo di durata del noleggio deve essere coerente con gli impegni di lavoro; eventuali incrementi di costo derivanti da utilizzi dell auto per motivi personali sono a carico del viaggiatore. I viaggiatori devono privilegiare auto di piccola/media dimensione, in base alle necessità lavorative, evitando le tariffe più costose. Al momento del ritiro dell auto, il viaggiatore dovrà accertarsi che non siano applicati da parte della compagnia di autonoleggio costi per servizi aggiuntivi non preventivati, prima di sottoscrivere qualsivoglia documento in loco. Il costo del carburante è rimborsato previa presentazione della ricevuta del gestore della pompa di rifornimento; non è invece previsto il rimborso chilometrico applicato all utilizzo dell auto propria. Normalmente la restituzione dell auto deve avvenire a serbatoio pieno; si consiglia di fare il pieno prima di riconsegnare l auto onde evitare l addebito del carburante da parte del noleggiatore a costi non verificabili. Il pagamento del noleggio è effettuato direttamente dall agenzia per conto dell Università. L agenzia prenota auto con copertura assicurativa kasko. Salvo rare eccezioni, da documentare, il noleggio di optional quali navigatore GPS non è considerato necessario ai fini della trasferta di lavoro e non sarà rimborsabile. Le multe, a qualsiasi titolo, sono considerate personali e non rimborsabili. Noleggio auto con conducente Il noleggio dell auto con conducente non è ammesso, salvo casi eccezionali preventivamente autorizzati dal Travel Center. Taxi L utilizzo del taxi è ammesso in base alle effettive esigenze di lavoro. Per ottenere il rimborso il viaggiatore dovrà chiedere idonea ricevuta riportante la data del viaggio, il luogo di partenza e destinazione (qualora tale indicazione non fosse riportata, il viaggiatore è tenuto a integrare il documento con l indicazione del percorso). Si prega di fare attenzione alla corretta applicazione di eventuali tariffe a prezzo fisso (per es. da e per aeroporti nelle principali città). In casi eccezionali (per es. rientro in orari in cui l Università è chiusa, festivi o notturni) è ammesso il rimborso fino all abitazione del viaggiatore. Si segnala che il modo più idoneo e corretto per raggiungere l aeroporto di Malpensa è la combinazione taxi + treno Malpensa Express (da Stazione Nord/Cadorna o da Stazione Centrale), per Linate taxi/autobus, per Orio al Serio taxi + navetta (da Stazione Centrale). Nota bene. I documenti devono essere completi, integri, in originale e inalterati, poiché qualunque correzione fa decadere la validità del documento. Si ricorda che qualora il tassista commettesse un errore nella compilazione del documento, si ha diritto di richiedere l emissione di un nuovo documento. Eventuali documenti modificati non saranno rimborsati. Autobus, metro e assimilabili Quando le condizioni di trasferta lo consentono, l Università si aspetta che i viaggiatori privilegino l utilizzo dei mezzi pubblici di trasporto. In caso di trasferta di più giorni è consigliabile l acquisto di carte a forfait per la durata della permanenza. Moto, motocicli e biciclette Per motivi di sicurezza, l utilizzo o noleggio di moto, motocicli e biciclette non è ammesso. L eventuale costo di noleggio non è rimborsabile. I viaggiatori che intendono comunque utilizzare o noleggiare moto o motocicli a proprie spese sono tenuti a sottoscrivere una copertura assicurativa integrativa, a proprio carico. Pranzi e cene di lavoro Pranzi e cene individuali L Università si aspetta che la spesa per singolo pasto di lavoro (pranzo o cena) al di fuori del comune di Milano non superi l importo massimo di 45 euro. Durante giornate intere di trasferta sono ammesse spese di vitto complessive pari all importo massimo di 90 euro al giorno, incluse eventuali mance, senza obbligo di ripartizione omogenea del costo; si potrà ad esempio spendere per il pranzo 25 euro e per la cena 65 euro. Tuttavia, nel caso in cui uno dei pasti sia incluso nel costo di iscrizione a conferenze e/o convegni, oppure sia pagato da un ospite o sia comunque coperto da qualsiasi altra forma di pagamento a carico di un terzo, l importo dell'altro pasto di cui si chiede il rimborso dovrà rientrare nel massimale di 45 euro. Pranzi e cene di lavoro con ospiti In caso di pranzi o cene di lavoro con ospiti a carico dell Università, sia a Milano sia in trasferta, saranno ammesse al rimborso le sole spese ragionevoli. L Università si aspetta che il costo per un pranzo di lavoro con ospiti non ecceda mai l importo massimo di 75 euro a persona incluse eventuali mance, ove rimborsabili. Eventuali importi in eccesso non saranno rimborsati. I nominativi degli ospiti, coerenti con il numero di commensali, devono essere indicati sulla ricevuta del ristorante. 17

10 Pasti di lavoro con accompagnatori In caso di pasti di lavoro con uno o più accompagnatori a titolo personale sarà rimborsabile solo il costo inerente al personale Bocconi. L importo rimborsabile dovrà essere determinato ripartendo in parti uguali il costo totale in base al numero di commensali. Mance Le mance si intendono a titolo personale. Sono rimborsabili solo se sostitutive del servizio, ragionevoli e previste come comportamento standard nel Paese di soggiorno ed entro il limite massimo delle spese non documentate giornalmente fuori dall Italia, pari a 25,82 euro. Spese di vitto in viaggi superiori a 15 giorni Analogamente a quanto indicato per gli alloggi, l Università si aspetta che in caso di viaggi di durata superiore a 15 giorni il viaggiatore si adoperi per individuare soluzioni più economiche per l intero periodo. Il limite giornaliero è ridotto al 50% dal momento in cui è stata trovata una soluzione per l alloggio e in ogni caso dal 15 giorno. È ammesso il rimborso della spesa per l acquisto di generi alimentari. sono rimborsabili solo se la situazione sanitaria del luogo specifico di destinazione è considerata a rischio dal Ministero degli Affari Esteri e/o dal Ministero della Salute ( Adattatori Le spese per adattatori delle prese della corrente sono considerate acquisti a titolo personale e non saranno rimborsate. Convegni In occasione di convegni, conferenze o eventi è di norma ammesso il soggiorno presso la struttura ove ha luogo l evento, anche se eccedente i limiti del normale trattamento, previa segnalazione al Travel Center. Spese per trasferta durante il periodo sabbatico a carico di fondi di ricerca 18 Costi vari (passaporto, visto ecc.) Richiesta del passaporto Tutti i costi sostenuti per la richiesta del passaporto, specificatamente documentati, sono rimborsabili se il viaggiatore non era in possesso del documento e ha dovuto richiederlo per l effettuazione di una trasferta per conto dell Università. Bollo per il passaporto Il costo del bollo per il passaporto è ammesso se l acquisto è obbligatorio per l effettuazione di una trasferta per conto dell Università, previa presentazione della ricevuta di pagamento o fotocopia della pagina del passaporto ove è apposto il bollo. Se il viaggiatore è già in possesso del bollo per altri viaggi effettuati a titolo personale il rimborso non è ammesso. Richiesta di visto Tutti i costi sostenuti per la richiesta del visto, specificatamente documentati, sono rimborsabili se il viaggiatore non era in possesso del visto e ha dovuto richiederlo per l effettuazione di una trasferta per conto dell Università. Si prega di rivolgersi al Travel Center per l offerta di servizi in convenzione. Spese per vaccinazioni Le spese per vaccinazioni per viaggi in paesi a rischio malattie I docenti in anno sabbatico, o che sono stati autorizzati a svolgere esclusiva attività di ricerca e siano titolari di fondi, possono richiedere i rimborsi delle spese di trasferta direttamente connesse alle finalità dei fondi stessi. In questi casi si considera sede di lavoro il luogo in cui si svolge l attività di ricerca, come dichiarato al momento della presentazione della richiesta a svolgere unicamente attività di ricerca. Anche per le spese a carico dei fondi di ricerca valgono le regole della presente Policy, salvo eventuali restrizioni. Per ulteriori informazioni sui criteri di utilizzo dei fondi di ricerca Bocconi si prega di fare riferimento ai documenti pubblicati nell intranet dell Ufficio Servizi alla ricerca. Nota bene. Per i fondi di ricerca Bocconi, esterni di provenienza pubblica o di altra organizzazione/istituzione, non è mai ammessa la ripartizione dei costi su altri fondi dell Università. I fondi di ricerca SDA non prevedono il rimborso delle spese per pranzi e cene. In caso di trasferte finanziate da tali fondi i pasti non saranno quindi rimborsabili né potranno essere addebitati ad altri centri di costo o commesse dell Università. Si ricorda inoltre che la rendicontazione di fondi di ricerca a enti esterni all Università impone talvolta regole più restrittive di quelle previste nella presente Policy. In questi casi, il titolare della commessa di ricerca è tenuto alla conoscenza, alla condivisione e al rispetto delle regole previste per il fondo di cui è responsabile. 19

11 20 Coperture assicurative Assicurazione per infortuni in trasferta di lavoro L Università mantiene coperture assicurative per tutte le trasferte di lavoro a fronte dei rischi di infortuni. Per infortunio deve intendersi ogni evento dovuto a causa fortuita, violenta ed esterna, che produca lesioni corporali obiettivamente constatabili. La copertura inizia contestualmente alla partenza dalla residenza o dal luogo di lavoro e termina nel momento di rientro alla residenza o al luogo di lavoro. Le coperture assicurative sono sempre attive, per tutte le trasferte effettuate con qualunque mezzo, previa comunicazione alla Funzione Amministrazione e Finanza; in caso di viaggio prenotato tramite l agenzia convenzionata la comunicazione preventiva è effettuata automaticamente dalla procedura online. L obbligo di informazione preventiva ai fini assicurativi è invece a carico del viaggiatore, per esempio ma non solo, nel caso di: trasferte con auto propria; acquisto di biglietti di viaggio in internet; viaggi effettuati su invito di terzi che ne sostengono le spese. In tali casi occorre essere preventivamente autorizzati dal Travel Center (travelcenter@unibocconi.it) anche per le integrazioni assicurative. La copertura assicurativa per infortuni durante le trasferte di lavoro opera in tutto il mondo, 24 ore su 24, per cui non sono normalmente necessarie integrazioni. Attenzione: per trasferte in paesi in guerra o considerati a rischio dal Ministero degli Affari Esteri ( le polizze non sono attive. Qualora sia comunque necessario organizzare un viaggio in tali zone è indispensabile contattare la Funzione Amministrazione e Finanza per definire nuove coperture adeguate alle necessità specifiche. La stessa necessità si presenta in caso di utilizzo di vettori o mezzi di trasporto non convenzionali. L Università non rimborsa eventuali polizze integrative sottoscritte dai viaggiatori per sé o per i propri familiari. Sul sito intranet della Funzione Amministrazione e Finanza sono pubblicati i testi delle coperture assicurative specifiche con i massimali di riferimento e i casi di esclusione; i viaggiatori sono pregati di prenderne visione. Assistenza durante il viaggio Oltre alla copertura infortuni, tutte le trasferte prenotate con la procedura SAP beneficiano automaticamente di una copertura viaggio EuropAssistance; negli altri casi l attivazione di questa copertura avviene solo dopo la comunicazione al Travel Center. La copertura prevede principalmente l assistenza al viaggiatore, l indennizzo per la perdita del bagaglio, il rimborso delle spese mediche e un assicurazione contro gli infortuni. In caso di necessità durante la trasferta contattare la Centrale Operativa EuropAssistance al numero comunicando le seguenti informazioni: nome e cognome del viaggiatore; numero di polizza Bocconi (13256Q); recapito telefonico del viaggiatore (cellulare). Integrazioni assicurative per viaggi in paesi sprovvisti di sistema sanitario nazionale (per es. USA) Alcuni paesi non prevedono servizi sanitari nazionali. In caso di soggiorno di lunga durata all estero in uno di tali paesi potrebbe essere l istituzione stessa presso la quale si svolgerà l attività a richiedere coperture specifiche. Per attivare le coperture assicurative in occasione di viaggi in tali paesi è necessario inviare una mail a assicurazione@unibocconi.it indicando: nome e cognome del viaggiatore; il paese di destinazione; data di inizio e fine del viaggio; i dettagli delle coperture integrative richieste. Eventuali necessità di assistenza medica conseguente a stati di malattia non dipendenti da infortunio non rientrano nella copertura per le trasferte e saranno quindi a carico dell interessato. Assicurazione per infortuni a studenti Tutti gli studenti Bocconi beneficiano di una copertura assicurativa a fronte del rischio di infortuni e morte durante una trasferta effettuata su incarico o nell ambito di progetti dell Università. Per i dettagli si prega di consultare il sito intranet della Funzione Amministrazione e Finanza. Assicurazione per viaggi in paesi a rischio per malattie tropicali Qualora un viaggio sia effettuato in paesi a rischio per malattie tropicali è possibile richiedere estensioni della copertura assicurativa per il rischio specifico inviando una mail a assicurazione@unibocconi.it. L estensione della copertura consente di considerare le malattie tropicali come infortuni con l applicazione di una franchigia del 20%. Che cosa fare in caso di infortunio In caso di infortunio è necessario informare il broker, inviando una mail a cristina.pesenti@aon.it e in copia a assicurazione@unibocconi.it entro 10 giorni dall evento. Necessità di rientro con urgenza da una trasferta di lavoro La copertura EuropAssistance include l organizzazione del rientro con urgenza in seguito a un infortunio o malattia durante una trasferta di lavoro. In caso di necessità contattare la Centrale Operativa EuropAssistance al numero

12 22 Metodi di pagamento L Università non prevede anticipi spese per le trasferte, con la sola eccezione dei casi nei quali un dipendente Bocconi svolga il ruolo di accompagnatore di gruppi numerosi di studenti per periodi di studio all estero e ne debba anticipare le spese (es: Campus Abroad). In tali limitate occasioni è possibile ottenere anticipi mediante carte prepagate, mentre sono sconsigliati anticipi in contanti anche per i rischi conseguenti durante il viaggio. L Università mette a disposizione di tutto il personale Bocconi una carta di credito business corporate silver VISA, con particolari condizioni di favore in termini di tempi di addebito e commissioni di prelievo all estero. Inoltre il costo del rinnovo annuale della carta è senza oneri a carico del titolare. Per richiedere la carta visitare il sito intranet della Funzione Amministrazione e Finanza alla sezione Convenzioni. Documentazione e rimborso delle spese Documenti da presentare per la rendicontazione delle spese Il personale dell Università e gli ospiti esterni il cui viaggio è a carico della Bocconi sono tenuti a presentare gli originali dei documenti per i quali si chiede il rimborso delle spese. I collaboratori esterni per i quali la documentazione di spesa costituisce un costo inerente alla propria attività sono tenuti a presentare i documenti in fotocopia, allegati alla loro fattura o nota. Si segnala che la ricevuta del pagamento con carta di credito non è un giustificativo fiscalmente valido. Per i viaggi aerei deve essere allegata la carta di imbarco e il biglietto. Nota bene. I documenti devono essere completi, integri, in originale (ove previsto) e inalterati, poiché qualunque correzione fa decadere la validità del documento. Si ricorda che qualora l esercente/fornitore commettesse un errore nella compilazione del documento, si ha diritto di richiedere l emissione di un nuovo documento. Eventuali documenti modificati non saranno rimborsati. Intestazione documenti spese di trasferta Per i documenti relativi a pranzi o cene deve essere presentato lo scontrino/ricevuta fiscale con indicazione in chiaro del numero di commensali, i cui nominativi dovranno essere riportati sul documento a cura del viaggiatore. Per le spese di taxi sarà necessario presentare la ricevuta con indicazione della tratta percorsa (cfr. pagina 16). Per le spese di tram, autobus o treno il biglietto obliterato. Per le spese in hotel dovranno essere presentate le ricevute fiscali cointestate con il nome del viaggiatore e dell Università, come segue: Università Commerciale L. Bocconi Via Sarfatti Milano (MI) Italia Firma della nota spese Mediante la propria firma il viaggiatore si assume la responsabilità della correttezza formale e sostanziale della nota spese. La firma può avvenire per via elettronica: la nota spese, inserita in SAP, viene inviata via direttamente dal programma al viaggiatore, che la accetterà con una risposta affermativa. Il responsabile del centro di costo, o del fondo di ricerca, a cui va imputata la spesa, con la sua firma avvalla sia la correttezza di quanto dichiarato sia l inerenza delle spese alle attività dell Università. Anche la firma del responsabile può avvenire via , con le medesime modalità. Definizione del cambio da utilizzare per spese sostenute all estero L Università si adopera affinché tutte le persone ottengano il giusto rimborso delle spese sostenute durante i viaggi di lavoro, senza guadagni né perdite. Il sistema SAP è aggiornato quotidianamente con i cambi ufficiali della BCE, che vengono proposti automaticamente in fase di inserimento del rimborso spese. In alternativa il viaggiatore potrà richiedere il rimborso al cambio da lui effettivamente sostenuto allegando alla richiesta di rimborso copia del documento di cambio applicato dalla banca o copia dell estratto conto. Spese non documentate Il fisco italiano considera spese non documentate le spese diverse da vitto, alloggio e viaggio complementari alla trasferta fuori dal Comune di Milano e ne consente la rendicontazione e il rimborso entro limiti giornalieri molto restrittivi (15,49 euro in Italia e 25,82 euro all estero). L Università consiglia di far rientrare in tale tipologia, oltre alle mance di cui si è già detto, le spese per i collegamenti a internet, le spese per la lavanderia, ove prevista dalla presente Policy, le spese per l acquisto di schede telefoniche all estero o di schede Skype acquistate in internet e altri costi analoghi. Spese viaggio a carico di contratti esterni La presente Policy si applica ogniqualvolta la Bocconi sostenga direttamente i costi della trasferta. Qualora contratti con clienti 23

13 prevedano regole più ampie, varranno in ogni caso i massimali e le regole Bocconi, salvo il cliente non provveda direttamente alla prenotazione e al pagamento diretto del servizio. Non è invece possibile, per ovvie ragioni, che la Bocconi applichi le regole della policy prevista dal cliente. Imprevisti in trasferta Necessità di acquisto di beni/servizi Se per motivi di urgenza ci si trovasse nella necessità di acquistare beni/servizi non di carattere personale è necessario chiedere preventivamente l autorizzazione al Travel Center. La fattura dovrà essere intestata come segue: Università Commerciale L. Bocconi (eventuale indicazione della struttura organizzativa) Via Sarfatti Milano (MI) Italia P. IVA/VAT N. IT Nota bene. In caso di acquisti all estero è importante verificare che il bene sia fatturato senza IVA, onde evitare la doppia imposizione, ed è necessario accertarsi che il fornitore riporti il numero di partita IVA dell Università nella fattura. Si ricorda che l acquisto di beni fuori dell Unione Europea comporta l obbligo di dichiarazione in dogana al rientro in Italia con contestuale pagamento di IVA e dazi. Omaggi Riferimenti e contatti Informazioni e supporto per l organizzazione del viaggio Servizio Logistica Infrastrutture e Acquisti Ufficio Travel Center travelcenter@unibocconi.it telefono Agenzia viaggi convenzionata Seneca Spa unibocconi@senecabtc.com convegni.unibocconi@senecabtc.com gruppi.unibocconi@senecabtc.com telefono fax Orari servizio dedicato: da lunedì a venerdì: 8-20 sabato, domenica e festività nazionali: 9-13 servizio out of hour solo per le emergenze, al di fuori degli orari di ufficio sopra indicati, attivo 365 giorni all anno telefono Rimborsi spese Funzione Amministrazione e Finanza Ufficio Rimborsi spese rimborsispese@unibocconi.it telefono / 5295 / 2433 Assicurazioni Funzione Amministrazione e Finanza Ufficio Assicurazioni assicurazione@unibocconi.it telefono Bocconi, in collaborazione con Egea, ha sviluppato un merchandising di articoli corporate, tra i quali devono essere scelti eventuali omaggi. L elenco completo di tali articoli è pubblicato in internet all indirizzo; La procedura è indicata nella sezione Intranet della Funzione Amministrazione e Finanza > Acquisti. Non sono ammessi acquisti di altri beni per omaggi a terzi

14 Risposte Di seguito riportiamo la soluzioni di alcuni casi reali, utili per chiarire alcuni dubbi sulle modalità di applicazione della Policy. Accompagnatori Volendo viaggiare con la famiglia, per un breve soggiorno, è possibile prenotare un appartamento invece che un hotel? Sì, è possibile e a tal fine il Travel Center è a disposizione per individuare la soluzione più idonea, anche ai fini delle spese ammissibili. Per quanto concerne i costi a carico dell Università, l importo riconosciuto non potrà superare il costo della camera singola o doppia uso singola, a parità di importo. Eventuali differenze di costo verranno addebitate direttamente al richiedente. Acquisti in trasferta In caso di necessità è possibile acquistare un bene/servizio? Se per motivi particolari ci si trovasse nella necessità di acquistare beni/servizi non di carattere personale è necessario chiedere preventivamente l autorizzazione al Travel Center. La fattura dovrà essere intestata come segue: Università Commerciale L. Bocconi (eventuale indicazione della struttura organizzativa) Via Sarfatti Milano (MI) Italia P. IVA/VAT N. IT Se si tratta di un acquisto all estero, si veda pag. 24. In caso di acquisto diretto preventivamente autorizzato dei servizi di viaggio (albergo, aereo) come devono essere intestati i giustificativi da allegare alla richiesta di rimborso? Le ricevute dovranno essere cointestate con il nome del viaggiatore e dell Università come segue: Nome e cognome viaggiatore Università Commerciale L. Bocconi Via Sarfatti Milano (MI) Italia Auto propria Non amo volare, posso andare in auto? La Policy invita a limitare quanto più possibile l uso dell auto propria, in particolare quando ci si deve recare in località 26 facilmente raggiungibili con mezzi di trasporto meno inquinanti, quali il treno. Prima di effettuare il viaggio in auto è quindi necessario chiedere l autorizzazione al Travel Center. L importo del rimborso (indennità chilometrica + eventuale pedaggio autostradale) non potrà superare il costo dello stesso viaggio con tariffa best buy, o treno, tariffa base in prima classe. Pertanto, è necessario richiedere un preventivo comparativo all agenzia viaggi prima della partenza. Viaggiamo in tre/quattro da Milano a Roma; possiamo andare in auto invece che in aereo o treno, così risparmiamo? Nello scegliere il mezzo di trasporto per una trasferta, la Policy invita a considerare diversi criteri: non solo l economicità, ma anche il tempo, la tutela dell ambiente e la sicurezza. Pertanto, prima di intraprendere il viaggio, è bene rivolgersi al Travel Center che, fatte le opportune valutazioni, potrà proporre la soluzione più coerente con le linee guida dell Università. Business class È possibile volare in business class? L Università autorizza l acquisto di biglietti in business class solo in circostanze eccezionali, adeguatamente motivate; per esempio viaggi intercontinentali di andata e ritorno con non più di due notti di permanenza in loco nelle destinazioni della Costa Occidentale del continente americano, dell Area Far East Asia e dell Oceania. Nel caso di viaggi intercontinentali con sole due notti di permanenza in loco nelle destinazioni della East Coast americana con volo notturno (arrivo a Milano entro le 10 del mattino), è possibile acquistare per il viaggio di ritorno la business class. In tutti gli altri casi, la differenza di costo rispetto alla best buy per l acquisto di un biglietto in business class è a carico del richiedente. È possibile utilizzare le proprie miglia per fare l upgrade in business class? La Policy ammette l utilizzo delle miglia accumulate sulle tessere frequent flyer personali per l upgrade in classe superiore solo se questo non comporta aggravi di costi per l Università. Pertanto il titolare della tessera dovrà pagare direttamente con la propria carta di credito, tramite l agenzia convenzionata, l eventuale differenza di costo rispetto alla tariffa best buy, del biglietto acquistato per poter fare l upgrade. Colleghi Sono in trasferta con alcuni colleghi: al ristorante, posso pagare io per tutti e poi chiedere il rimborso dell intero importo? No. Le norme fiscali stabiliscono che per avere il rimborso è necessario che ciascun viaggiatore presenti la propria nota spese, corredata dei propri giustificativi; per questo, ricevute cumulative per più persone non possono essere rimborsate. 27

15 In caso di condivisione della camera doppia da parte di due docenti dell Università Bocconi come bisogna procedere? Nel caso in cui due docenti in trasferta vogliano condividere la stanza è sufficiente specificare la richiesta in fase di prenotazione con l agenzia convenzionata, che provvederà alla corretta ripartizione delle spese. Durata della trasferta È possibile aggiungere giorni di ferie al viaggio di lavoro? È possibile, facendosi integralmente carico di tutte le spese effettuate nei giorni precedenti/successivi alla trasferta. Fanno parte di tali spese, per esempio, i costi per vitto e alloggio, i costi per il bagaglio extra e anche l eventuale differenza di costo del viaggio di andata/rientro/in data anteriore/posteriore a quella della trasferta. Per una corretta valutazione di tali costi è necessario richiedere prima del viaggio all agenzia convenzionata un preventivo comparativo, e chiedere l autorizzazione al Travel Center. Nella richiesta di rimborso inoltre dovranno essere specificate e rendicontate esclusivamente le spese relative alla trasferta di lavoro. Giustificativi Ho dimenticato i giustificativi di viaggio nel cassetto e li ho trovati 6 mesi dopo. Posso chiedere il rimborso? Per ottenere il rimborso è necessario presentare la nota spese entro la fine del mese successivo la data di rientro dalla trasferta. Oltre tale limite, le spese non verranno rimborsate. Itinerario della trasferta / tappe intermedie Per esigenze personali, è possibile fare uno scalo durante il viaggio di andata/ritorno dalla trasferta? È possibile modificare l itinerario del viaggio segnalando le proprie esigenze all agenzia convenzionata, che provvederà a effettuare un preventivo comparativo dei costi, con e senza scali intermedi, e addebiterà l eventuale differenza di costi direttamente al richiedente, al momento della prenotazione. Luogo di partenza/rientro dalla trasferta Durante un periodo sabbatico in un altra città/nazione, è possibile partire per una trasferta dal luogo in cui ci si trova anziché da Milano? Sì. Si ricorda che anche in questo caso è necessario rivolgersi all agenzia convenzionata per le prenotazioni. È possibile partire da un altra città, ove ci si trova per motivi personali, per raggiungere la sede di un corso Bocconi? È possibile, previa autorizzazione del Travel Center. Al momento della prenotazione l agenzia convenzionata addebiterà 28 direttamente sulla carta di credito del viaggiatore l eventuale differenza tra il costo del biglietto da Milano e quello dal luogo da cui si vuole partire. La trasferta finisce in prossimità di una festività: è possibile rientrare in un luogo diverso da Milano? È possibile, previa autorizzazione del Travel Center. Al momento della prenotazione l agenzia convenzionata addebiterà direttamente sulla carta di credito del viaggiatore l eventuale differenza tra il costo del biglietto per Milano e quello per la destinazione richiesta. Prenotazioni È possibile prenotare un viaggio nella propria agenzia di fiducia? No. La Policy prevede che tutte le prenotazioni avvengano sempre tramite l agenzia convenzionata. Se si trova in internet un volo / treno / hotel a prezzo più conveniente rispetto a quello proposto dall agenzia si può prenotare direttamente e poi chiedere il rimborso? No. Ogni prenotazione al di fuori della procedura standard comporta dei costi indiretti a carico dell Università. Tuttavia, si può segnalare l offerta al Travel Center, perché possa effettuare le opportune valutazioni ed eventualmente procedere all acquisto. È possibile prenotare soluzioni B&B / affittacamere / pensioni / residenze universitarie? Soluzioni di alloggio diverse dagli alberghi non sono prenotabili tramite l agenzia convenzionata. In questi casi, il Travel Center è a disposizione per fornire le informazioni e il necessario supporto per l organizzazione della trasferta. L hotel suggerito dall agenzia è molto lontano dal luogo di lavoro/riunione. Quelli vicino sono fuori policy. Come faccio? Nella selezione delle offerte di alloggio per una trasferta, l agenzia considera sempre anche la distanza dal luogo di lavoro e le eventuali spese di trasporto. È quindi bene rivolgersi sempre all agenzia spiegando le proprie esigenze e chiarendo eventuali perplessità sull offerta. Ospiti L Università ospita personalità di particolare rilievo internazionale: è possibile prenotare, in questi casi, un hotel di categoria superiore? In caso di ospiti di riguardo, è possibile derogare dai limiti di spesa previsti dalla Policy, previa richiesta di autorizzazione al Travel Center. Tale autorizzazione deve essere allegata alla richiesta di rimborso. 29

16 Ritardi/cambi/cancellazioni Che cosa bisogna fare in trasferta quando si perde il treno/volo a causa di un imprevisto (incontro finito tardi)? Se per motivi di lavoro o comunque imprevedibili si perde il treno/volo è necessario contattare l agenzia convenzionata (aperta 24/7), che provvederà a modificare la prenotazione o a far emettere un nuovo biglietto. Si raccomanda di informare l agenzia appena possibile (senza aspettare quindi l orario della partenza). In questo modo, il costo sostenuto dall Università sarà solo relativo alla penale per il cambio e non l intero importo per l emissione di un nuovo biglietto. È possibile viaggiare in business class se il viaggio è rifatturato a un cliente che è d accordo sulla spesa? No, se il biglietto viene acquistato dall Università. Sì, se l acquisto del biglietto viene fatto direttamente dal cliente. Che cosa devo fare se voglio anticipare il volo/treno? L Università si fa carico dei costi supplementari per cambi di prenotazione solo se questi sono imputabili a cause indipendenti dalla volontà del viaggiatore, come specificato nella risposta precedente. Se il cambio è dovuto a motivi personali, ogni modifica della prenotazione potrà esser effettuata direttamente dal viaggiatore, a proprio carico. Qualora nel corso della trasferta un viaggiatore incorra in una penale per violazione delle regole di comportamento della compagnia aerea, sarà responsabile del costo aggiuntivo. L hotel prenotato non è di mio gradimento. Come posso fare? Qualunque problema relativo all alloggio deve essere tempestivamente segnalato all agenzia convenzionata, che potrà fornire tutto il supporto necessario per la soluzione e, in casi estremi, provvedere all eventuale cambio di prenotazione. Ricevute Il tassista non ha scritto il tragitto sulla ricevuta. Posso farlo io? Sì: per il rimborso, infatti, è necessario che la ricevuta riporti oltre a data e importo, anche il tragitto percorso. Il tassista mi ha dato una ricevuta in bianco. Come posso fare? Per ottenere il rimborso è necessario che la ricevuta riporti data, importo e tragitto del viaggio. È bene quindi ricordarsi di chiedere una ricevuta correttamente compilata, che il tassista è tenuto a rilasciare. Una ricevuta in bianco non può essere rimborsata. Spese a carico di terzi Ho saputo solo ora che le spese di trasferta pagate da Bocconi saranno rimborsate dall ente ospitante: che cosa devo fare? In tali casi occorre scrivere a rimborsispese@unibocconi.it che provvederà ad attivare gli uffici competenti per la rifatturazione