Direzione Segreteria Generale Servizio Centrale Acquisti. Manuale operativo per gli acquisti

Transcript

1 Direzione Segreteria Generale Servizio Centrale Acquisti Manuale operativo per gli acquisti 1

2 Indice degli argomenti 3 Nota introduttiva 72 Scelta fra ordine effettivo o virtuale 4 Accesso-login 73 Resoconto ai fornitori partecipanti al processo 6 Pannello di controllo Home 80 Processi d'acquisto: libero 7 Ricerca con l'albero delle categorie 83 Scelta del tipo di processo 8 Visualizzazione Articolo->Prodotto 85 Lista della spesa:scelta articoli da acquisire 14 Ricerca per Articolo (semplice) 87 Compilazione richiesta di ciascun articolo 17 Ricerca per Articolo (complessa) 91 Compilazione richiesta d'offerta e invio 21 Ricerca con certificazioni (marchi) 95 Ricezione/esame offerte 21 Ricerca per Metaprodotti (marche) 98 Valutazione conformità delle offerte 25 Ricerca per Prodotto 100 Comparazione prodotti 33 Ricerca Aziende e per Azienda 103 Ordine 38 Processi di acquisto: a paniere 104 Estrazione in formato Excel 41 Scelta del tipo di processo 109 Scelta fra ordine effettivo o virtuale 43 Lista della spesa:scelta articoli da acquisire 111 Resoconto ai fornitori partecipanti al processo 50 Richiesta d'offerta - Compilazione 114 Procedura x prodotti extracatalogo in processi extramercato 56 Ricezione/esame offerte 116 Disabilitazione prodotti extracatalogo 61 Valutazione conformità delle offerte 119 Dati Utente 67 Estrazione in formato Excel 120 Gestione Messaggi 69 Ordine diretto 129 Utilizzo Aziende Mercato e Libero Elenco per indagini di mercato 133 Rifermenti Mercato Elettronico 2

3 Nota introduttiva Cos è il SIGEME (Sistema di Gestione del Mercato Elettronico) Il SIGEME è il programma di gestione del Mercato Elettronico che ha sostituito quello in uso dal Oltre all aggiornamento tecnologico e grafico, le differenze pratiche da questo e i suoi elementi essenziali sono i seguenti: pannello di controllo dell utente, attraverso cui si gestiscono direttamente tutte le funzioni del programma Divisione fra ricerca e istruzione, e procedure d acquisto albero delle categorie merceologiche su tre livelli e possibilità di agire direttamente attraverso le stesse, non passando necessariamente dal motore di ricerca; ricerca in ogni ambiente di lavoro, attraverso 2 motori, semplice e complesso, quest ultimo analogo all attuale; ricerca separata su articoli e prodotti con possibilità di passaggio dagli uni agli altri; introduzione delle marche dei prodotti (metaprodotti); tracciatura di articoli e prodotti; funzione di comparazione dei prodotti agganciati ad un articolo accesso a prodotti ed articoli attraverso le aziende, con tutte funzioni sopra ricordate; introduzione dei processi d acquisto, procedure guidate per gli acquisti, delle quali resta memorizzato, (log), ogni passaggio, di 2 tipi: a paniere, (una volta individuato il paniere dei prodotti, questo viene acquistato da un solo fornitore) liberi (possibilità di acquistare singoli prodotti da diversi fornitori). potenziamento del processo d acquisto extra Mercato 3 introduzione di un sistema di messaggistica fra utente, staff ed aziende

4 4

5 00000XXX Consultazione / Mercato 5

6 N.B.: Le istruzioni e i meccanismi per la ricerca per Categorie ed Articoli sono le medesime anche negli altri ambienti (prodotti, processi d acquisto, inserimento schede, etc), e non vengono descritti di nuovo. 6

7 Esplorazione e ricerca Attraverso l albero delle Categorie: da Catalogo su 3 livelli cliccando sulle Categorie Aprendo direttamente una categoria, si accede ai livelli inferiori. Lo stesso avviene con la ricerca, che porta ai livelli nei quali è contenuto l articolo cercato. 7 N.B.: gli articoli sono sempre collocati al 3 live llo

8 Visualizzazione Articolo Prodotto III livello Click qui Si clicca sull articolo per aprirlo 8

9 Si clicca su prodotti per accedere a quelli proposti per l articolo 9

10 Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D Si può vedere un prodotto alla volta Ditta C Oppure confrontarli tutti (v. avanti) 10

11 Visualizzazione di un singolo prodotto Comparazione fra tutti i prodotti abilitati Ditta C Via/Piazza Cap Sig. Xy 0 11

12 Col tasto Compara, si confrontano le caratteristiche di tutti i prodotti Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D 12

13 La ricerca può essere fatta anche sulle denominazioni delle Categorie, con Cerca Gli Articoli sono sempre al III livello 13

14 Ricerca dal menu Articoli La ricerca può essere fatta per Articolo, cioè sulla denominazione dell Articolo. Si può utilizzare quella semplice o quella complessa (La gomma azzera i campi di ricerca) Ricerca Semplice 14

15 Da Articoli, si inserisce il codice articolo senza gli zero iniziali e Cerca 15

16 Viene così individuato l articolo Cliccando in un punto qualsiasi, si passa alla scheda dell articolo, dove sono riportate tutte le caratteristiche richieste 16

17 Motore della ricerca complessa (v. avanti x istruzioni) 17

18 Istruzioni per la ricerca complessa N.B.: sia l Articolo (scheda tecnica inserita dalle Unità Operative, nel Mercato), sia il Prodotto, (bene o servizio proposto da un Azienda relativamente ad un Articolo), sono contraddistinti univocamente da un proprio codice, con il quale possono essere sia identificati nei confronti dei Fornitori, sia ricercati tramite il motore; si può, ad esempio, negoziare la fornitura di un determinato articolo con diverse Aziende, identificandolo col suo codice e ugualmente ordinare un prodotto, non descrivendolo compiutamente, ma riportandone il codice, che naturalmente è visibile anche per il Fornitore. per la ricerca mediante l Articolo, (cioè la scheda tecnica), il Compratore/Ufficio sceglie i prodotti individuando l articolo: o mediante ricerca sul catalogo con una o più parole descrittive del prodotto nel campo Nome, (è consigliato inserire parole tronche, es. tavol ); Nota Bene: la ricerca tramite Nome può essere effettuata, inserendo nel campo: a) una singola parola, anche tronca, e si otterranno tutte le schede che contengono questa; b) una stringa composta da più parole, racchiusa da apici (es. matite bicolori ), e si otterranno tutte le schede che contengono esattamente la stringa, con le parole nell ordine esatto; c) più parole separate da spazi senza apici, ( matite bicolori ) e si otterranno tutte le schede che contengono almeno una delle parole, indipendentemente dalla loro collocazione (nell esempio, tutte le schede che contengono almeno -matite- o almeno -bicolori-). 18

19 Oppure selezionando una Classificazione Merceologica cioè un raggruppamento generale di articoli; Nota Bene: tutto il sistema di Ricerca è a cascata partendo dall alto, cioè, indicando un Nome e selezionando una Classificazione Merceologica, il primo viene ricercata solo nelle voci comprese in questa e così pure per la U. O., l Ufficio e la Categoria Merceologica. La ricerca può essere effettuata anche solo per U.O.-Ente/Ufficio, cioè per gli articoli introdotti nel Mercato da una determinata U.O. o da un determinato Ufficio appartenente ad una specifica U.O., oppure selezionando solo la U.O.-Ente, da tutti gli Uffici delle stessa, oppure per Categoria Merceologica. Effettuata la selezione, deve essere cliccato su Cerca. 19

20 L articolo può essere anche individuato, cliccando direttamente su Cerca senza svolgere alcuna selezione e scorrendo l intero catalogo dei prodotti, disposti in ordine alfabetico. Inoltre, conoscendo il codice dell articolo d interesse, la ricerca può essere mirata direttamente a questo. Cliccando sull articolo scelto, per i prodotti si procede come descritto nella ricerca per categoria. 20

21 Ricerca relativa a certificazioni di prodotto e di processo, qualitative ed etico-ambientali E possibile selezionare a monte ditte (ISO 9000 ISO 14001) e prodotti certificati, sia con marchi etico-ambientali, (es. ecolabel), sia qualitativi (es. pura lana vergine), cliccando sul quadratino relativo. Il motore di ricerca agirà così solo su quel tipo di prodotti e aziende. Ogni compratore potrà effettuare selezioni, in particolare quelle verdi in base ai regolamenti di cui il suo Ente si è dotato, rendendo più o meno eco-sostenibili i propri acquisti. La ricerca può essere fatta anche per metaprodotti, cioè, per la marca di un determinato prodotto (che viene estratta automaticamente dal programma all atto d inserimento del prodotto): Si ricerca una marca (V. avanti) 21

22 Si ottengono gli Articoli ai quali sono abbinati i prodotti con la marca desiderata Si clicca sull Articolo prescelto, per arrivare ai relativi Prodotti 22

23 Ditta A Si ottengono i Prodotti della marca desiderata, associati all Articolo. E possibile il confronto fra i prodotti presenti. 23

24 Visualizza la scheda del Prodotto Ditta A 24

25 La Ricerca sui Prodotti, si svolge con le medesime modalità di quella sugli Articoli, con la differenza di far riferimento agli elementi del Prodotto (descrizione, codice ) Ricerca Semplice Risultato della ricerca Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D Ditta E Ditta F Dita G Ditta H Ditta A Ditta C Ditta D Ditta E 25

26 Ricerca Complessa per codice del prodotto Ditta A Ditta C Ditta D Ditta E 26

27 Risultato della ricerca: viene individuato il Prodotto Ditta A Clicca per aprire 27

28 Prodotto Prodotto 3 Confronto con gli altri prodotti relativi all articolo Ditta A Via Sig. 2 Scheda del prodotto 1 Storico del prodotto 28

29 1 : Storico del prodotto Chiudi Ditta A 29

30 2 : Scheda del prodotto Chiudi Ditta A Via Sig. 30

31 3 : Confronto con gli altri prodotti presentati per il medesimo articolo Ditta A Ditta B Ditta C Ditta E Chiudi 31

32 Per quanto riguarda i marchi (ecoetichette), lato Istruttore/Acquirente si possono solo visualizzare quelli presenti e non aggiungerli (per questo, ci si deve rivolgere allo Staff). 32

33 La ricerca può essere fatta per Azienda e comunque dal medesimo accesso si visualizzano i dati delle Aziende. Ricerca diretta o Semplice Questa può avvenire per codice azienda, codice attività, partita iva, codice fiscale direttamente dalla ricerca semplice. Scelta archivio: Lib. El., Mercato, Entrambi Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D 33

34 Ricerca di un Azienda in base al proprio stato ed alla classificazione merceologica. Dalla ricerca semplice la ricerca può essere effettuata per cod. azienda, p.iva/cod.fisc. e cod. attività Elenco ditte e loro classificazione Scorrimento pagine e ricerca Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D Ditta E Per accedere ai dati dell azienda, click sulla riga Ordine alfabetico su Nome

35 Ditta E I dati di ciascuna azienda sono presentati in 9 schermate Ditta E Dati dell Azienda Accesso ai prodotti 35

36 Catalogo (prodotti) dell Azienda Ditta E Si apre con click il prodotto Ditta E Per azioni sui Prodotti, v. in precedenza Ditta E 36

37 Ricerca complessa delle Aziende Le Aziende possono essere ricercate anche -- per una parola-chiave nel campo Oggetto d attività dell Azienda -- per categoria merceologica alla quale l Azienda può essersi iscritta -- per U.O. Denominazione 37

38 Processi d Acquisto : si tratta dell iter guidato, per giungere ad acquisire un prodotto. La procedura ne prevede 2 tipi (più uno particolare): a) a paniere: acquisto dell insieme (paniere) dei prodotti da un solo fornitore; b) libero: possibilità d acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori Processo d acquisto a paniere Nuovo processo creato 38

39 Iter del processo Identificativi del processo. Click per eventuale inserimento dei dati della richiesta che dà luogo al processo 39

40 Dati della Richiesta da cui deriva l acquisto (la compilazione di questa schermata è opzionale rispetto all iter del processo) 40

41 Scelta del tipo di processo (Libero o a paniere) Scelta del tipo di processo e dei prodotti da acquisire 41

42 Scelta del tipo di processo, in questo caso a paniere Libero: possibilità d acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori. A paniere: acquisto dell insieme (paniere) dei prodotti da un solo fornitore 42

43 Lista della spesa ovvero Ricerca degli articoli da acquisire 43

44 Ricerca semplice o complessa degli articoli (v.) 44

45 Click per aprire l articolo 45

46 Articolo prescelto: indicare la quantità da acquistare (ed eventualmente la marca) La selezione continua con altri articoli fino al completamento del paniere 46

47 Lista della Spesa. Le singole funzioni sono spiegate di seguito Articoli selezionati (visualizzazione al passaggio del mouse) Numero fornitori per articolo (click per visualizzare) 47

48 Lista dei Fornitori visualizzata per un articolo Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D Ditta E Ditta F Ditta G Ditta H Ditta I Ditta L Ditta M Ditta N 48

49 Numero di Fornitori che dispongono delle diverse combinazioni di prodotti riportati a fianco (es. 10 Fornitori dispongono di 5 prodotti su 5 richiesti) Cliccando sui cestini, si evidenziano nella finestra a fianco in giallo i prodotti offerti dal relativo gruppo. Deve venire scelto il gruppo dei Fornitori che offre la totalità dei prodotti). Nel caso non esista, devono essere cancellati dalla Lista della spesa i prodotti eccedenti (che potranno essere acquistati a parte con un processo Libero ) 49

50 Richiesta d offerta Prodotti selezionati in base alla copertura scelta Si prosegue con la richiesta d offerta al gruppo di Fornitori selezionato. N.B.: il paniere deve sempre essere completo. Nel caso non ci sia almeno una ditta che 50 offre tutti i prodotti, quelli eccedenti devono venire tolti e acquisti con un processo Libero.

51 Compilazione della Richiesta d Offerta (Protocollo, scadenza e tempo di consegna sono obbligatori) Per la data si apre una tabella dove, clickando si deve fissare anche l ora E possibile allegare 5 documenti o tabelle da far compilare ai fornitori A questo punto si può scegliere se proseguire con l invio della richiesta alle Ditte per negoziare la fornitura, oppure se valutare subito il paniere dei prodotti di ciascun Fornitore così come inseriti sul Mercato, per poi procedere direttamente all ordine. Si illustra per prima questa modalità. 51

52 Invece di continuare l acquisto inviando la richiesta a tutte le Aziende, potete cliccare sulla piccola lente a destra del nome di ciascuna ditta, per visualizzare l offerta secondo i prezzi e le condizioni offerte dalla stessa sul Mercato per ciascun prodotto. Azienda A Azienda B Azienda C Azienda D Azienda E Azienda F 52

53 Si possono visualizzare i singoli prodotti col loro prezzo unitario, la quantità richiesta per ciascuno, il totale per prodotto e il totale complessivo per l intero paniere. Ditta I E così possibile passare direttamente alla fase dell ordine (v. dopo la procedura di negoziazione) 53

54 Questa è invece la procedura per inviare la richiesta a tutte le Aziende del paniere prescelto Quadro della Richiesta Elimina il Fornitore Ditta A Ditta Ditta B A Ditta C Ditta D Ditta E Paniere degli articoli Ditta F Ditta G Ditta Ditta H H Ditta I Invia la richiesta a tutti i Fornitori Click sulla lente per vedere i prodotti a catalogo del Fornitore 54

55 In attesa delle offerte dopo Invia richiesta Ditta A Ditta AB Ditta C Ditta D Ditta AE Ditta F Ditta G Ditta H Ditta I Ditta L In attesa dell arrivo delle offerte Ditta M Click qui per uscire Possibilità d inviare proroghe o solleciti Possibilità d inviare 55 proroghe o solleciti

56 Ricezione ed esame delle offerte Pannello di controllo della Direzione (per la l accesso v. istruzioni iniziali) Click qui per visualizzare le offerte nuove 56

57 Click qui per aprire il processo 57

58 Azienda A Offerte ricevute Azienda B Per proseguire 58

59 Nel caso dell esempio si procede alla valutazione primo dell arrivo di tutte le offerte e/o della scadenza del termine per l accoglimento delle stesse 59

60 Stato delle offerte in SIGEME In attesa: il fornitore non ha aperto la richiesta, oppure l ha aperta, uscendo senza compiere nessuna operazione. Non interessato: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto Non interessato. Da ricevere: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto Interessato. Ricevuta: ha inviato l offerta. 60

61 Valutazione della Conformità delle Offerte Click su ciascuna offerta per la valutazione della conformità Azienda A Azienda B La Conformità è la valutazione della correttezza formale dell offerta e del fatto che i prodotti, pur abilitati, corrispondano al livello dell acquisto che si vuole effettuare, non la valutazione per l assegnazione della fornitura 61

62 Nel caso uno dei parametri di un offerta sia diverso dalla richiesta, in questo esempio il tempo di consegna, il programma lo segnala Azienda A Azienda B Tra parentesi il tempo indicato nella richiesta 62

63 Azienda A Indietro Conforme Non conforme Avviene in questa fase la valutazione della conformità/validità dei gruppi di prodotti proposti per passare poi alla scelta fra le sole offerte dichiarate CONFORMI. E anche possibile scaricare l eventuale ALLEGATO richiesto ai Fornitori. 63

64 Azienda A Azienda B Conforme Si ripete l operazione per ogni Fornitore 64

65 L Ordine (o l estrazione in formato Excel) Eseguito l esame di congruità delle offerte, fra quelle dichiarate conformi, si effettua la scelta di quella su cui effettuare l ordine 65

66 Effettuata la Valutazione/Comparazione, si procede sempre al (pre)ordine Nel caso dei processi a paniere, la valutazione è sull importo totale Si può sempre salvare i dati in Excel, senza interrompere il processo 66

67 67

68 68

69 Pre-OrdineDiretto nel processo a paniere Si prosegue il processo, o estraendo i dati di tutte le Ditte dichiarate conformi in Excel, o passando direttamente all ordine 69

70 Si passa alla preparazione del (pre)ordine N.B.: Si tratta comunque di un preavviso d ordine, in quanto l ordine effettivo può essere effettuato solo attraverso l apposita procedura Jente 70

71 Preparazione del pre-ordine 71

72 Scelta fra invio del pre-ordine effettivo o virtuale 72

73 Una volta inviato realmente o virtualmente l Ordine, si può procedere con il resoconto 73

74 Dati già presenti Dati da inserire 74

75 Resoconto che ricevono le Ditte che hanno partecipato al processo inviando l offerta Processo id del 09/01/2015 scadenza 09/01/ :30 oggetto Prova per invio Servizio/P.O SERV. CENTR. ACQUISTI - ECONOMATO Referente XXX YYYY Tel. 055/ Fornitura aggiudicata a seguito di Procedura negoziata alla/e azienda/e:azienda Prova (Articoli: ) Azienda Prova 2 (Articoli: , ) con atto n del 09/01/2015 consultabile con le seguenti modalità : indirizzo web: I risultati del processo sono inoltre visibili in linea 75

76 L azienda rivede tutto il procedimento accedendo al processo 76

77 Il RESOCONTO resta visibile per Punti Ordinanti e Aziende 77

78 Stampa dell Ordine Tasto destro per stampare o stampa dal browser 78

79 DITTA A COD. DITTA VIA / CAP REFEREENTE SIG. 79

80 Processo d acquisizione libero, ovvero, ciascun bene può essere acquistato da un Fornitore diverso 80

81 Iter del Processo Identificativi del processo Dati della Richiesta da cui deriva l acquisto (opzionali) 81

82 Dati della Richiesta da cui deriva l acquisto (opzionali) 82

83 Scelta del tipo di processo (Libero o a paniere) Scelta del tipo di processo e dei prodotti da acquisire (Lista della spesa, per proseguire) 83

84 Scelta del tipo di processo, in questo caso Libero Libero: possibilità d acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori. A paniere: acquisto dell insieme (paniere) dei prodotti da un solo fornitore 84

85 Lista della Spesa (ricerca degli articoli da acquistare) Scelta degli Articoli 85

86 Click per aprire l articolo 86

87 Indicazione della quantità (ed eventuale marca) 87

88 Articoli selezionati (visualizzazione al passaggio del mouse) Numero fornitori per articolo (click per visualizzare) 88

89 Fornitori che hanno in catalogo un prodotto relativo all articolo dell esempio (click sul numero) 89

90 Numero di Fornitori che dispongono delle diverse combinazioni di prodotti riportati a fianco (es. 3 Fornitori dispongono di 3 prodotti su 5 richiesti) Click per proseguire Cliccando sui cestini, si evidenziano in giallo i prodotti offerti dal relativo gruppo. La richiesta viene comunque inviata a tutti i Fornitori che hanno a catalogo almeno un prodotto 90

91 Compilazione della richiesta d offerta e invio. Sono obbligatori protocollo, scadenza e tempo di consegna E possibile allegare fino a 5 documenti o La data è a scorrimento delle cifre (anno, mese, giorno) tabelle da far compilare ai fornitori 91

92 Click qui per eliminare il Fornitore Click sulla lente per visualizzare i prodotti Invia la richiesta a tutti i Fornitori 92

93 Prodotti della ditta desiderata Ditta M Possibilità d ordine diretto al Fornitore 93

94 Richieste d offerta inviate 94

95 Stato delle offerte in SIGEME In attesa: il fornitore non ha aperto la richiesta, oppure l ha aperta, uscendo senza compiere nessuna operazione. Non interessato: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto Non interessato. Da ricevere: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto Interessato. Ricevuta: ha inviato l offerta. 95

96 Ricezione ed esame delle offerte Se tutti i Fornitori hanno inviato l offerta o è scaduto il termine Altrimenti, (come da esempio) 96

97 Apertura del processo e valutazione Apri con click Ditta A Offerte ricevute Ditta B Ditta C Si passa alla valutazione 97

98 Valutazione della conformità delle offerte Click su ciascuna offerta per conformità Ditta A Ditta B Ditta C 98

99 Ditta B Viene dichiarata la conformità (o meno) dell offerta Conforme Non conforme L offerta è conforme se è ricevibile nel suo complesso, compilata con tutti gli elementi necessari, a prescindere dalla valutazione economica dei prodotti. Questa avverrà articolo per articolo, nella fase successiva,. E possibile scaricare anche l eventuale allegato inviato dalla ditta con l offerta 99

100 Una volta valutata la conformità delle offerte, si passa al confronto di tutti i prodotti di quelle conformi, mentre quelle dichiarate non conformi vengono scartate ed i loro prodotti non compaiono nel confronto, oppure si possono scaricare tutte le offerte in excel e trattarle autonomamente. Ditta A Ditta B Ditta C 100

101 La comparazione avviene articolo per articolo, dato che il Processo è del tipo libero (Si ritorna all elenco iniziale dei Processi) 101

102 Prodotti Ditta A Ditta C Fai la scelta per ogni prodotto 102

103 L Ordine Una volta esaminati e scelti tutti i prodotti, si passa all Ordine N.B.: si tratta di un avviso d ordine Ditta A Ditta A Ditta C Ditta AC Ditta C 103

104 Ditta A Ditta A Ditta C Ditta C Ditta C E possibile inviare direttamente l ordine, oppure scaricare i dati su un file di Excel (Per la compilazione dell ordine v. pag. 111) 104

105 Ed ecco il risultato dell estrazione, con tutti i campi di ciascun prodotto così come integrati o modificati nell offerta 105

106 Invio risultati del processo ai Fornitori partecipanti Esempio di un processo libero Effettuata la Valutazione/Comparazione, si procede sempre al (pre)ordine 106

107 107

108 Compilazione del (pre)ordine 108

109 Il pre-ordine deve essere comunque compilato. Esiste la scelta se inviarlo effettivamente, o meno, al Fornitore 109

110 110

111 Una volta completati gli invii dei-preordini, virtuali o meno, si passa all invio dei resoconti 111

112 Compilazione del resoconto Dati provenienti dal processo Parte da compilare 112

113 Resoconto che ricevono le Ditte che hanno partecipato al processo inviando l offerta (troveranno i medesimi dati aprendo il processo sul portale) Processo id del 09/01/2015 scadenza 09/01/ :30 oggetto Prova per invio Servizio/P.O SERV. CENTR. ACQUISTI - ECONOMATO Referente XXX YYYY Tel. 055/ Fornitura aggiudicata a seguito di Procedura negoziata alla/e azienda/e:azienda Prova (Articoli: ) Azienda Prova 2 (Articoli: , ) con atto n del 09/01/2015 consultabile con le seguenti modalità : indirizzo web: 113

114 PROCESSI LIBERI EXTRAMERCATO CON RICHIESTA DI RISPOSTA SU TUTTI GLI ARTICOLI ANCHE AD AZIENDE CHE NON HANNO TUTTI I PRODOTTI A CATALOGO. Semi-automatismo per la richiesta d abilitazione di tali prodotti da parte delle Aziende, anche sul Mercato Elettronico. La procedura degli Acquisti Liberi può anche essere utilizzata per richiedere alle Aziende che non hanno sul Mercato tutti i prodotti, di integrare direttamente l offerta, rispondendo per tutti gli articoli richiesti nel Processo. Sia chiaro in tal caso che la negoziazione non si svolge più nell ambito legislativo e regolamentare del Mercato Elettronico così come previsto e normato dall art. 328 del DPR 5 ottobre 2010 n. 207 Regolamento di esecuzione e attuazione del D.lgs /4/2006 (Codice dei contratti pubblici) e succ. modificazioni e integrazioni, ma può eventualmente rientrare nella disciplina del Titolo II della Parte II del citato D.lgs 163/2006. Il Mercato Elettronico in questo caso vale quale Elenco di Fornitori abilitati. Al momento in cui un azienda, richiesta, utilizzando l apposita procedura, inserisce nell offerta un prodotto che non ha in catalogo nel Mercato, questo inserimento vale anche come richiesta d abilitazione del prodotto al Mercato Elettronico su articoli di competenza della Direzione/U.O. e compare anche fra i prodotti da esaminare della Direzione/U.O. (procedura Mercato ). Sarà poi la Commissione Abilitatrice ad esaminare a sua volta i prodotti presentati, unitamente a quelli proposti dalle altre Aziende nel periodo attraverso il portale del Mercato, e a formalizzarne o meno in via ordinaria l inserimento con un atto amministrativo. Solo allora i prodotti entreranno nell ambito e sotto la disciplina del Mercato 114

115 Una volta ricevuta l offerta, il Compratore l esamina nelle sue caratteristiche generali (giusta formulazione, tempi debiti ). Se l offerta che contiene prodotti aggiunti è formalmente valida ed i nuovi prodotti non presenti a catalogo del Fornitore risultano adeguati agli articoli, cioè preabilitabili, egli dichiara la medesima congrua e poi procede alla comparazione prodotto per prodotto. I nuovi prodotti figureranno pre abilitati e verranno poi passati alla Commissione Abilitatrice. Se invece l offerta pur formalmente valida contiene nuovi prodotti che l utente ritiene non adeguati cioè non pre-abilitabili, egli la dovrà dichiarare ugualmente congrua così che la medesima, nella sua interezza, verrà abilitata per la fase successiva della comparazione dei prodotti. Così facendo, tutti i nuovi prodotti risulteranno pre-abilitati nel menù dei prodotti da esaminare della Direzione/U.O. (procedura Mercato ) e la fase d esame di ciascun prodotto è rimandata al successivo passaggio. Per come è attualmente impostato la procedura, il Compratore effettuerà la comparazione di tutti i prodotti di tutte le offerte dichiarate congrue, ovviamente non dando mai la preferenza ai nuovi prodotti che egli ritiene non abilitabili, e successivamente da Mercato, disabiliterà quelli ritenuti non validi. In pratica, rispondendo alla richiesta d offerta, l Azienda propone i propri prodotti in 2 ambiti, quello del processo in corso e nel proprio catalogo del Mercato Elettronico. Questa procedura complessa, è determinata dal fatto che, in fase d analisi, non erano state prospettate all Azienda realizzatrice del programma alcune delle esigenze attualmente richieste. Il modificare il modulo, è possibile, ma richiede un (modesto) investimento e, soprattutto, un ritardo nella messa in funzione del programma. Si tratta poi di una procedura accessoria, rispetto al Mercato Elettronico. 115

116 Disabilitazione prodotti inseriti extra catalogo, in un processo d acquisto Libero extramercato (per dettagli sulle Abilitazioni v. il Manuale della Gestione) 00000XXX Consultazione / Mercato 116

117 Individuato tramite il codice il prodotto, lo si apre e si clicca ad Abilitazione Direzione Ditta A / Piazza - CAP Ditta A AAA.it 117

118 In caso di disabilitazione é obbligatoria la motivazione Il processo termina qui 118

119 Dati dell Utente Permette di visualizzare gli identificativi dell Utente attivo 119

120 Messaggi: Si possono inviare messaggi allo Staff, alle altre U.O. e ai Fornitori presenti sul Mercato Elettronico e sul Libero Elenco. Gruppi di destinatari 120

121 Clicca qui per la Rubrica 121

122 Conferma per inserire 122

123 Clicca per preparare l invio 123

124 Messaggio salvato Clicca per proseguire 124

125 Clicca su Bozze per visualizzare il messaggio da inviare, e poi aprilo con click Invia 125

126 126

127 Ricezione di messaggi dallo Staff 127

128 Aprire il messaggio 128

129 Negoziazioni extramercato coinvolgenti anche le Aziende del Libero Elenco. Il Libero Elenco delle Aziende è un elenco volontario di Aziende che desiderano, senza carattere d obbligatorietà, essere informate delle attività del Servizio Centrale Acquisti e, al contempo, cooperare con lo stesso nei rapporti funzionali fra Amministrazione e Mondo Economico e svolge, fra l altro, la funzione del vecchio elenco fornitori. Per l estensione anche ad Aziende del Libero Elenco di procedure d acquisto di articoli presenti sul Mercato, (Processi Liberi Extramercato), ci si avvale della procedura precedentemente descritta. Invece, per indagini di mercato in genere, ed in particolare per selezionare Aziende alle quali richiedere offerte su articoli o generi non presenti sul Mercato Elettronico, esiste la possibilità di ricercare per Categoria Merceologica e di estrarre su file Excel i risultati della ricerca (v. esempio seguente). 129

130 Per mirare la ricerca, usa la ricerca complessa 130

131 Scegliere il tipo di Azienda e la categoria 131

132 132

133 Il progetto del Mercato Elettronico del Comune di Firenze è una realizzazione del Servizio Centrale Acquisti Direzione Segreteria Generale e Affari Istituzionali P.O. Economato a cura di: Dott.ssa Sabrina Giovanna Baccei, Dirigente del Servizio Centrale Acquisti. Dott. Gianfrancesco Pergolizzi, P.O. Economato. Per informazioni: Dott Fabio Casini Referente Mercato Elettronico 055/ fabio.casini@comune.fi.it Rag. Manuela Fedi - Mercato Elettronico 055/ manuela.fedi@comune.fi.it mercato.elettronico@comune.fi.it - fax 055/ Il software è stato redatto dalla Ditta Mathema di Firenze Queste istruzioni sono state realizzate da Fabio Casini e Manuela Fedi 133