Legalinvoice Manuale Utente

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1 Legalinvoice Manuale Utente Versione 1.19 Data 21/10/2015 1

2 Sommario Introduzione alle funzionalità... 4 Requisiti... 4 Informazioni Introduttive... 5 Login... 5 Primo accesso... 5 La barra degli strumenti... 7 Dati Utente... 9 Formato campi... 9 Gestione Aziende Dati azienda Recapiti Rappresentante legale Stabile organizzazione Iscrizione nel registro delle imprese Rappresentante fiscale Azienda Inserisci fattura Compilazione Manuale Testata Pagamento Righe Fattura Riferimenti Spese e Contributi Allegati Importazione XML Importazione delle fatture da inviare solo in conservazione Import del file firmato Import delle notifiche di SDI e della PA Inserimento dei dati correlati alla fattura Invio delle fatture Le mie fatture Lista fatture Ricerca e Filtri Legalinvoice Professional Inserimento dell azienda

3 Import fatture PDF Import multiplo di fatture XML Appendice Regole tecniche e riferimenti normativi Riferimenti normativi Il processo e gli stati Legenda degli errori SDI

4 Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice InfoCert consente, attraverso una interfaccia Web, l emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55). Per i clienti Legalinvoice InfoCert si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica e inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto. Il servizio permette al Cliente: La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche; Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei. Il servizio inoltre comprende: L inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1; La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio; La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l apposizione delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale; L adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell intero procedimento di conservazione sostitutiva. Requisiti Legalinvoice è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX. Sono supportati: IE dalla versione 10 in poi; Firefox dalla versione 15 in poi; Chrome dalla versione 15 in poi; Safari dalla versione 5 in poi; Opera dalla versione 12 in poi. Il servizio è basato su standard HTML e Java script; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert. 4

5 Informazioni Introduttive Login Per accedere al servizio web Legalinvoice è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e password). La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1. Figura 1 Nella schermata di accesso è mostrata una finestra che riporta: Le informazioni relative agli aggiornamenti rilasciati dal ministero; Le annotazioni sull utilizzo dell applicazione; Eventuali cambiamenti significativi dell applicazione. Se viene effettuato l accesso in Legalinvoice con delle credenziali utente non valide, l accesso viene bloccato, in questi casi è consigliato verificare i dati inseriti. Primo accesso Al primo accesso in Legalinvoice l utente è obbligato ad effettuare due operazioni: Modificare la password della propria utenza come mostrato nella Figura 2 e nella Figura 3. Dopo aver cliccato sul tasto di salvataggio si verrà direzionati nuovamente alla pagina di login e si dovrà effettuare l accesso utilizzando la nuova password. Figura 2 5

6 Figura 3 A questo punto sarà necessario compilare i campi mostrati nella Figura 4 per terminare la prima fase di accesso. Una volta terminato l inserimento si attiverà il tasto per il salvataggio dei dati e sarà possibile accedere al servizio. Queste operazioni sono richieste soltanto una volta. Figura 4 Dopo aver effettuato l accesso l utente è invitato ad inserire i dati di almeno una azienda emittente (Cedente/Prestatore), cioè i dati dell azienda che emetterà fatture verso la PA. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 5, la notifica ha lo scopo di avvisare l utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda emittente. 6

7 Figura 5 Dopo aver cliccato sul bottone OK si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 6. Figura 6 La scritta mostrata in Figura 7 e la notifica mostrata in Figura 5 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a quando non si ultimerà l inserimento di una azienda. Figura 7 NOTA: Nella schermata principale mostrata in Figura 6 non è presente il bottone Inserisci Fattura, perché non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda. La barra degli strumenti Dopo aver concluso l inserimento dell azienda la schermata principale sarà quella mostrata in Figura 8. Figura 8 La barra degli strumenti, mostrata in Figura 9, sarà sempre presente durante l utilizzo dell applicazione, per permette all utente di accedere alle diverse funzionalità. Figura 9 7

8 I tasti presenti nella barra degli strumenti sono i seguenti: Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale o l importazione di una nuova fattura. Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Inserisci fattura; Fatture Inserite: mostra l elenco delle fatture da emettere o già emesse. Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Le mie fatture; Solo Conservazione: permette di visualizzare l elenco delle fatture importate per la sola fase di conservazione. Azienda: permette di scegliere l azienda su cui si opera. Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Azienda; Gestione Aziende: permette di effettuare le operazioni di configurazione e modifica di una azienda. Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Gestione Aziende. Cliccando sul nome utente, come mostrato in Figura 10, sarà possibile eseguire le operazioni descritte di seguito: Visualizzare i dati dell utente, maggiori dettagli sono riportati nella sezione Dati Utente; Modificare la password scegliendo l opzione Cambio password come mostrato in Figura 3; Uscire dall applicazione cliccando sul tasto Esci. Figura 10 Mentre gli strumenti di supporto per l utilizzo dell applicazione e un Plugin Microsoft sono disponibili cliccando il tasto mostrato in Figura 11. Figura 11 Il tasto notifica all utente la presenta di documenti, importati per la conservazione, in attesa di azioni da parte dello stesso utente. Cliccando sul tasto viene segnalato anche qualche dettaglio per individuare puntualmente il documento in attesa, come mostrato in Figura 12. Figura 12 8

9 Dati Utente In questa sezione è possibile visualizzare il conteggio delle: Aziende acquistate: rappresentano il numero di aziende comprate per l utenza Legalinvoice; Aziende create: rappresenta il numero di aziende configurate in Legalinvoice; Fatture acquistate: rappresenta il numero di fatture comprate per l utenza Legalinvoice; Fatture utilizzate: rappresenta il numero di fatture già importate ma non ancora inviate; Fatture in transito: rappresenta il numero di fatture inviate a SDI che non sono in stato finali; Fatture consumate: rappresenta il numero di fatture inviate a SDI che sono in stati finali; Fatture esterne consumate: rappresenta il numero di fatture importate per essere solo conservate; Per i clienti che acquistato il servizio Legalinvoice Professional sono presenti anche i campi di seguito riportati: Template acquistati: rappresenta il numero di template acquistati; Template utilizzati: rappresenta il numero di template già utilizzati. Questa sezione permetterà quindi di essere sempre aggiornati sullo stato di utilizzo e di acquisto della propria utenza come mostrato in Figura 13. Figura 13 ATTENZIONE: le fatture che vengono importate solo per essere conservate vengono conteggiate insieme a quelle inserite per essere inviate alla PA. Per questa ragione il valore delle fatture acquistate comprende sia quelle caricate per la sola conservazione, sia quelle caricate per l invio e la lavorazione. Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 14. Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito, infatti nell esempio mostrato in Figura 14 viene segnalato all utente che l IBAN inserito non è completo perché mancano dei valori e non che il valore IBAN non è corretto. 9

10 Figura 14 Gestione Aziende La prima operazione da eseguire, dopo aver effettuato l accesso all applicazione Legalinvoice, è inserire i dati di almeno una delle aziende mittente, cioè una azienda per la quale si vuole effettuare il caricamento e l invio di una fattura verso al PA. Le informazioni, relative all azienda, saranno riportate nella sezione Mittente della fattura. Per inserire i dati di una nuova azienda cliccare sul tasto Aggiungi Aziende, mostrato in Figura 15, compariranno le schermate mostrate nella Figura 16 e nella Figura 17. Figura 15 I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. Il tasto Salva si attiva solo al termine dell inserimento dei dati obbligatori. Figura 16 10

11 Figura 17 L azienda inizialmente viene creata in stato INATTIVA. Per attivare una azienda, dopo aver popolato tutti i campi obbligatori, è necessario caricare il contratto firmato della RICHIESTA DI ATTIVAZIONE LEGALINVOICE PER IL CEDENTE PRESTATORE. Fino a quando il contratto non sarà stato importato, l azienda inserita risulterà INATTIVA. Dopo aver cliccato sul tasto Salva viene segnalato all utente che per attivare l azienda vanno inseriti i dati del rappresentate legale, se non ancora presenti, come mostrato in Figura 18. Figura 18 Se, i dati del rappresentante legale sono stati già inseriti, dopo il salvataggio verrà presentata la schermata mostrata in Figura 19. Figura 19 Il contratto sopra citato (La Richiesta di Attivazione Cedente/Prestatore) è parzialmente precompilato dall applicazione ed è scaricabile utilizzando il tasto Non hai scaricato il contratto?. Dopo aver scaricato il contratto è necessario firmarlo prima di caricarlo nel sistema. Cliccando sul tasto Avanti sarà possibile procedere con la fase di caricamento del contratto. Le operazioni da eseguire per caricare il contratto sono le seguenti: Scegliere il file firmato da caricare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto OK. Dopo aver caricato il contratto l azienda passerà automaticamente in stato ATTIVA. 11

12 È possibile caricare un contratto successivamente scegliendo l opzione Completa attivazione in un altro momento. Per caricare un contratto in un momento successivo, cliccare sul tasto Modifica azienda e scegliere l azienda da voler attivare dalla lista. Nella lista viene mostrato lo stato delle aziende (Attiva, Inattiva). Se il contratto non è stato scaricato in fase di salvataggio sarà possibile scaricarlo anche successivamente. Per attivare basta cliccare sul tasto Attiva, mostrato in Figura 20 e procedere con le operazioni di caricamento di un contratto. Figura 20 Fino a quanto l azienda non viene attivata, non sarà possibile effettuare l inserimento di fatture per quella azienda. Infatti, come si può notare, le aziende non attive non sono presenti nell elenco delle aziende mittenti. Per modificare i dati di una azienda già inserita cliccare sul tasto Modifica Aziende, mostrato in Figura 15, comparirà la schermata mostrata in Figura 21. A questo punto, è necessario scegliere l azienda da voler modificare dalla lista. I dati precedentemente inseriti verranno mostrati e sarà quindi possibile effettuare le modifiche. Infine, per salvare quanto inserito cliccare il tasto Modifica. Figura 21 Una volta effettuata la modifica dei dati di una azienda, è necessario caricare nuovamente il contratto aggiornato con i dati modificati, come mostrato in Figura 22. Figura 22 ATTENZIONE: Vi segnaliamo che, non sarà più possibile modificare i campi Partita Iva e Codice Fiscale, dopo aver inviato con esito positivo una fattura. Terminato l inserimento (o la modifica) dei dati dell utente, in fase di salvataggio, verrà mostrato il messaggio di Figura

13 Figura 23 Infine, è possibile Eliminare le aziende per le quali non è stata inviata con successo nessuna fattura (le fatture risultano in stato BOZZA o SCARTATO) cliccando sul tasto Elimina mostrato in Figura 21. Se il tasto non risulta attivo, ciò significa che non è possibile effettuare la cancellazione dell azienda in quanto è già stata emessa una fattura che si trova in uno stadio finale. Dati azienda Nella Figura 24 e nella Figura 25 sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini dell inserimento dell azienda nel sistema. Figura 24 Figura 25 Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l inserimento e per ognuno viene data una breve descrizione. In particolare, la colonna Obbligatorio indica i campi che sono obbligatori ai fini dell inserimento dell azienda. 13

14 ATTENZIONE: La partita Iva del cedente/prestatore (azienda mittente) viene considerato un campo obbligatorio dal sistema di interscambio e quindi non è possibile ometterlo o sostituirlo con un dato non corretto. Sappiamo, però, che esistono aziende senza partita iva che possono fatturare alle PA. Nei casi di aziende senza partita iva è possibile attuare le seguenti due opzioni: dal momento che le Onlus non sono obbligate ad avere partita IVA, esiste per loro la possibilità di richiedere rimborsi e/o pagamenti direttamente alla PA coinvolta, al di fuori del processo di fatturazione normato. È ammessa la forma cartacea ma tale modalità deve essere accettata dalla PA; in caso la PA non accetti giustificativo cartaceo ed esiga la fatturazione elettronica, la Onlus è tenuta a dotarsi di Partita Iva oppure deve rinunciare al rapporto con la PA. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NOME BREVE Descrizione ad uso interno dell azienda, compare nell elenco SI aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata. DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) NOME E COGNOME PARTITA IVA Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Titolo onorifico TITOLO NO ONORIFICO ALBO DI Nome dell'albo professionale NO APPARTENENZA NUMERO Numero di iscrizione all'albo professionale NO ISCRIZIONE ALBO CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI REGIME FISCALE Regime fiscale. SI CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and NO Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 PROVINCIA ALBO Sigla della provincia di competenza dell'albo professionale NO DATA ISCRIZIONE Data di iscrizione all'albo professionale NO ALBO NOME SEZIONALE PREDEFINITO PER FATTURE PA NO Tabella 1 Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione e inviate in conservazione. SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 26 e nella Figura

15 Figura 26 Figura 27 ATTENZIONE: Se l azienda non è in possesso di un indirizzo PEC, nel campo PEC può essere inserito anche un indirizzo non PEC, perché il dato non è utilizzato ai fini applicativi. Ciò nonostante ci risulta che a partire dal 1 gennaio 2013 anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e alle società, abbiano l obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo NO indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo NO Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI TELEFONO Contatto telefonico fisso o mobile NO Indirizzo di posta elettronica SI FAX Numero di fax NO PEC Indirizzo di posta elettronica certificata SI Tabella 2 Rappresentante legale Questa sezione è dedicata ai dati del rappresentante legate. Questi dati sono necessari al fine di completare la procedura di inserimento di un azienda con il corrispettivo caricamento del contratto. Figura 28 15

16 Stabile organizzazione Questa sezione è dedicata ai dati relativi allo stabile organizzazione e deve essere compilata solo nei casi in cui il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed effettua la transazione oggetto del documento tramite l organizzazione residente sul territorio nazionale. I campi mostrati nella Figura 29 si riferiscono alla stabile organizzazione in Italia. Figura 29 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo NO indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo NO Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI Tabella 3 Iscrizione nel registro delle imprese Questa sezione è dedicata ai dati relativi all iscrizione REA ed è obbligatoria solo nei casi in cui la società è iscritta nel registro delle imprese ai sensi dell'art del codice civile. Figura 30 Figura 31 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO ISCRIZIONE Numero di iscrizione al registro delle imprese SI PROVINCIA UFFICIO Sigla della provincia dell'ufficio del registro delle imprese SI REGISTRO IMPRESE NUMERO SOCI presso il quale è registrata la società Nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure se vi sono più soci NO 16

17 CAPITALE SOCIALE Nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL), il campo va NO valorizzato per indicare il capitale sociale STATO LIQUIDAZIONE Indica se la Società si trova in stato di liquidazione oppure no SI Tabella 4 Rappresentante fiscale Questa sezione è obbligatoria solo nei casi in cui il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. Figura 32 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. SI (se non valorizzato il campo Nome e NOME E COGNOME PARTITA IVA CODICE FISCALE CODICE EORI Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell esempio il codice relativo ad una impresa individuale. Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 Titolo onorifico TITOLO NO ONORIFICO SESSO Sesso NO DATA DI NASCITA Data di nascita NO Tabella 5 Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) Azienda Cliccando sul tasto Azienda, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l azienda per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 33. SI NO NO 17

18 Figura 33 Nel caso in cui si utilizza una utenza Legalinvoice Multi Azienda si avrà la possibilità di inserire più aziende e quindi con tale strumento si potrà scegliere quale azienda utilizzare per l inserimento e la visualizzazione delle fatture. È possibile modifica l azienda mittente anche se si è nell area inserimento. Inoltre, selezionando una delle aziende verranno mostrate solo le fatture emesse da quel mittente e non saranno visibili tutte le fatture inserite, cioè non verranno visualizzate le fatture degli altri mittenti. Inserisci fattura Cliccando sul tasto Inserisci Fattura, presente nella barra degli strumenti si può procedere all inserimento di una nuova fattura, scegliendo tra: Compilazione manuale, come mostrato in Figura 34. Figura 34 Importazione di XML, come mostrato in Figura 35. Figura 35 Importazione di file XML.P7M o file XML firmati con la firma XADES per effettuare la conservazione, come mostrato in Figura 36Figura 35. Figura 36 Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto Compila, sarà possibile iniziare l inserimento manuale della fattura. 18

19 Figura 37 Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta sei sezioni, mostrate in Figura 37. È possibile passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto Avanti, presente alla fine di ogni pagina, oppure posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio Pagamento. Nell ultima sezione Allegati è presente il tasto Fine che permette di concludere le operazioni di inserimento. E possibile, inoltre, salvare i dati inseriti cliccando il tasto Salva, dopo aver salvato viene visualizzata la schermata mostrata in Figura 38. Figura 38 Nel wizard Testata sarà necessario compilare quattro campi obbligatori, prima di poter salvare la fattura inserita o procedere con l inserimento di altri valori nelle sezioni successive. Nel caso in cui manchino i dati necessari per un inserimento parziale, l utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 39. Figura 39 Una volta terminato l inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: Fatture Inserite. ATTENZIONE: se le informazioni inserite non sono sufficienti per l invio della fattura, in ogni wizard, verrà mostrato il tasto Non Inviabile che permette di individuare i dati mancanti. Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e alcune informazioni introduttive sulla fattura, come mostra la Figura

20 Figura 40 NOTA: il campo mittente è precompilato con i dati dell azienda, inseriti nella sezione Gestione Aziende. L azienda che si sta utilizzando per l inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come evidenziato in Figura 41. Durante l inserimento della fattura sarà possibile modificare l azienda mittente scegliendola dalla lista delle aziende. Figura 41 Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 42. Figura 42 Dopo aver inserito il valore Codice IPA, per poter effettuare la verifica della correttezza del dato, è necessario inserire anche la Data Documento. Nel caso in cui il campo Data Documento non è popolato, cliccando sul tasto Verifica, compare la segnalazione mostrata in Figura

21 Figura 43 Se invece il campo Data Documento è popolato è possibile effettuare la verifica del valore inserito nel campo Codice IPA. In fase di verifica possono verificarsi i seguenti casi: Il codice ipa è inesistente, quindi verrà inviato il messaggio mostrato in Figura 44. In questi casi l utente è invitato a verificare il dato perché non risulta corretto. Le fatture inviate con un codice ipa errato vengono scartate dal sistema di interscambio. Figura 44 La data di avvio del servizio di fatturazione elettronica della PA legata al codice ipa inserito è successiva alla data del documento indicata dall utente. Questo caso viene segnalato dal messaggio mostrato in Figura 45. I dati inseriti, in questo caso, non sono errati quindi se si decide di inviare la fattura, non verranno mostrate anomalie, ma in questi casi è opportuno effettuare una verifica del codice ipa utilizzato o contattare la PA destinataria. Figura 45 Il codice ipa inserito è corretto. In questo caso i dati relativi al destinatario, mostrati in Figura 42, vengono compilati automaticamente. ATTENZIONE: Per le Pubbliche Amministrazioni che non possiedono Partita Iva, l applicazione permette di popolare il solo campo Codice Fiscale. Il sistema di interscambio rifiuta le fatture in cui il campo partita 21

22 IVA è popolato con un dato non valido. Nel caso di destinatari con solo codice Fiscale, consigliamo quindi di non compilare il campo partita IVA. Andranno, inoltre, inseriti i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 46. Figura 46 Nella Figura 46 sono mostrati anche i campi facoltativi: Importo Totale Documento Arrotondamento Causale ATTENZIONE: Questi campi se pur facoltativi, vengono utilizzati da alcune PA per individuare l importo totale della fattura. Infine, possono essere inseriti i dati relativi agli eventuali sconti o maggiorazioni applicati sul totale documento, come mostrato in Figura 47. Per terminare l inserimento di una riga è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. E, inoltre, possibile inserire più di una riga perché viene gestita la presenza di più sconti o più maggiorazioni a 'cascata'. Figura 47 Se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi dell'articolo 73 del DPR 633/72, è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 48, ciò consente al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero. Figura 48 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DOCUMENTO Tipologia di documento SI NOME DOCUMENTO Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca NO della fattura nell area Le Mie Fatture DATA DOCUMENTO Data della fattura SI VALUTA Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi SI IMPORTO TOTALE Importo totale del documento al netto dell'eventuale NO DOCUMENTO sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario/committente ARROTONDAMENTO Eventuale arrotondamento sul totale documento NO (ammette anche il segno negativo) CAUSALE Descrizione della causale del documento NO 22

23 NUMERO SEQUENZIALE DOCUMENTO NUMERO DOCUMENTO SEZIONALE FATTURE PA RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE DENOMINAZIONE Numero progressivo della fattura Numero progressivo della fattura, viene compilato automaticamente legando insieme il valore indicato nel campo Numero Sezionale Documento e Sezionale Fatture PA. Se, nel campo Sezionale Fatture PA, non viene inserito nessun valore, il dato automaticamente caricato sarà relativo a quanto indicato nel campo Numero sezionale Documento. Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione è inviate in conservazione. Codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativo-contabili Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI SI NO NO SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) NOME E COGNOME Nome e cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) CODICE IPA PARTITA IVA Codice dell'ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica Indice PA. Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. SI SI (se non valorizzato il campo Codice Fiscale) CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI (se non valorizzato il campo Partita IVA) INDIRIZZO Indirizzo della sede del cessionario/committente SI N.CIVICO Numero civico della sede del cessionario/committente NO CITTA Città della sede del cessionario/committente SI CAP Codice Avviamento Postale SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato NO nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI TITOLO ONORIFICO Titolo onorifico NO CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration NO and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione NO SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati NO IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione NO Tabella 6 23

24 Pagamento In questa sezione è possibile inserite le informazioni relative al pagamento della fattura, come mostra la Figura 49. Figura 49 Nella Tabella 7 sono indicati i campi destinati ai dati del pagamento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio CONDIZIONI Condizioni di pagamento SI MODALITA Modalità di pagamento SI TITOLO QUIETANZANTE Titolo del quietanzante NO IMPORTO Importo relativo al pagamento SI BENEFICIARIO Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende NO indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore) NOME QUIETANZANTE Nome del quietanzante NO COGNOME Cognome del quietanzante NO QUIETANZANTE CF QUIETANZANTE Codice fiscale del quietanzante NO Tabella 7 Nella Tabella 8 sono indicati i campi destinati al periodo di pagamento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DATA RIFERIMENTO Data dalla quale decorrono i termini di pagamento NO GIORNI TERMINE Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data NO di riferimento di cui al campo Data riferimento DATA PAGAMENTO Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui NO ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste SCONTO PAGAMENTO Ammontare dello sconto per pagamento anticipato NO ANTICIPATO DATA LIMITE PAGAMENTO Data limite stabilita per il pagamento anticipato NO ANTICIPATO PENALITA PAGAMENTI RITARDATI Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati NO 24

25 DATA DECORRENZA PENALE CODICE PAGAMENTO Tabella 8 Data di decorrenza della penale Codice per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore NO NO I campi IBAN e il Codice Uff. Postale sono necessari solo se la modalità scelta lo richiede, in caso contrario è possibile ometterli. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio ABI Codice ABI NO CAB Codice CAB NO CODICE UFF. POSTALE Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale ISTITUTO FINANZIARIO Nome dell'istituto Finanziario NO IBAN International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario) BIC Tabella 9 Bank Identifier Code (codice che identifica la banca del beneficiario) SI (se la modalità scelta lo prevede) SI (se la modalità scelta lo prevede) E possibile effettuare l inserimento di un pagamento anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in Figura 50. NO Figura 50 Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per il campo Pagamento. Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 51 dove vengono elencate le righe già inserite. Figura 51 Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la modalità di pagamento inserita come mostrato in Figura 52. Figura 52 25

26 Cliccando sul tasto Aggiungi dettaglio compare la schermata mostrata in Figura 53. Figura 53 Cliccando sul tasto Aggiungi pagamento si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 54 e sarà possibile inserire una nuova modalità di pagamento. Figura 54 Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 55. Figura 55 Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti, come segnalato nel massaggio mostrato in Figura

27 Figura 56 Righe Fattura In questa sezione vanno inseriti i dettagli della fattura. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi Riga a Documento. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi Riga a Documento. Quando le operazioni di inserimento della riga saranno terminate, la riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l inserimento, come mostrato in Figura 57. Figura 57 Per i campi Tipo Riga e il Tipo Sconto il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è necessario associare un valore a questi campi. E possibile estendere le colonne della tabella mostrata in Figura 57 e dopo aver effettuato l inserimento della riga, è possibile modificare o eliminare i dati solo se precedentemente inseriti cliccando sul campo da modificare. Se invece ci si accorge dopo l inserimento della riga che manca un dato non è possibile aggiungerlo cliccando sul campo ma è necessario effettuare nuovamente l inserimento dell intera riga e cancellare la precedente. ATTENZIONE: Non viene effettuata nessuna operazione di calcolo nella seguente sezione (es. Prezzo totale non è automaticamente inserito moltiplicando il valore Prezzo unitario per Quantità di prodotti). Per evitare rifiuti da parte della PA, consigliamo all utente una attenta verifica dei dati inseriti. Il campo Natura esenzione viene attivato solo se si sceglie come Aliquota IVA lo 0%. In questo caso il campo si attiva perché è obbligatorio inserire una Natura esenzione quando l aliquota IVA è allo 0%. Quelle segnalate sono le uniche nature esenzioni accettate da SDI. 27

28 Nel caso in cui la cessione/prestazione è soggetta a ritenuta di acconto è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 58. Figura 58 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO RIGA Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, NO spesa accessoria COD.ART. TIPO Indica la tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC) NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART.VALORE) COD. ART. VALORE Indica il valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo (COD.ART. TIPO) NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART. TIPO) QUANTITA Numero di unità cedute / prestate NO UOM Unità di misura riferita alla quantità NO PREZZO UNITARIO Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a SI titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale" TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione NO SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati NO PREZZO TOTALE (IVA Importo totale del bene/servizio (che tiene conto di SI ESCLUSA) eventuali sconti / maggiorazioni) IVA esclusa IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione NO IVA% Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio SI NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili NO (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) DESCRIZIONE Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; SI può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto' RIFERIMENTO Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili NO AMMINISTRAZIONE DATA INIZIO Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce NO PERIODO DI RIFERIMENTO l'eventuale servizio prestato DATA FINE PERIODO DI RIFERIMENTO Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato NO Tabella 10 E inoltre possibile inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, diverse tipologie di informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. Cliccando sul tasto Altri Dati Gestionali si apre la schermata mostrata in Figura 59, nella quale sono presenti ulteriori dati da poter aggiungere alla riga della fattura. Per ultimare l inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. 28

29 Figura 59 Per terminare l inserimento dei dati gestionali cliccare il tasto OK. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DATO Codice che identifica la tipologia di informazione SI(va popolato solo se si vuole inserire informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc) TESTO DI Campo in cui inserire un valore alfanumerico riferito alla tipologia NO RIFERIMENTO di informazione scelte nel campo Tipo Dato NUMERO DI Campo in cui inserire un valore numerico riferito alla tipologia di NO RIFERIMENTO DATA DI RIFERIMENTO Tabella 11 informazione scelte nel campo Tipo Dato Campo in cui inserire una data riferita alla tipologia di informazione scelte nel campo Tipo Dato E possibile effettuare l inserimento di una riga anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in Figura 60. NO Figura 60 Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per i campi: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; Dati Gestionale. Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 61 dove vengono elencate le righe già inserite. Non è possibile accedere a questa funzionalità se non è stata inserita nessuna riga. 29

30 Figura 61 Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la riga inserita come mostrato in Figura 62 e in Figura 63. Come mostrato in Figura 62, cliccando sulla freccia sarà possibile aggiungere ulteriori dati ai campi elencanti. Figura 62 Cliccando sul tasto Modifica compare la schermata mostrata in Figura 63. Figura 63 I valori richiesti in Figura 63 sono relativi esclusivamente alla riga e sono descritti in Tabella 10. Cliccando sul tasto Aggiungi riga si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 63 e sarà possibile inserire una nuova riga. Cliccando, invece, sulla freccia posta a destra di ogni riga, vengono elencati i campi mostrati in Figura 64. Figura 64 30

31 Se il valore indicato per i campi è 0, allora non sono stati popolati i dati del relativo campo. Mentre se il campo è popolato, una o più volte, viene mostrato sia il dato, sia il numero di volte inserito, e sarà possibile per ogni dato effettuare una eventuale cancellazione, come mostrato in Figura 65. Figura 65 Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 66. Figura 66 Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti per come segnalato nel massaggio mostrato in Figura 67: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; Figura 67 Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 68. Figura 68 Nel campo Norma Di Riferimento va inserita la norma di riferimento, comunitaria o nazionale. Il campo è da valorizzare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore, o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura. È possibile estendere una specifica sezione cliccando sulla freccia posta a destra di ogni riga. 31

32 Nessuna delle sezioni descritte di seguito è obbligatoria, ma se si ha bisogno di includere i dati di una delle sezioni, allora vanno compilati i campi segnalati come obbligatori per la specifica sezione. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. DOCUMENTI CORRELATI In questa sezione è possibile inserire i dati del documento al quale è collegata la fattura che si sta inviando. In generale, queste informazioni sono segnalate dalla PA o sono in possesso dell utente, essendo i dati del documento di riferimento della fattura (condiviso con la PA). Per ultimare l inserimento dei dati bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Figura 69 NOTA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione destinataria. Se uno dei due valori (CUP o CIG) non viene inserito, pur popolando il numero documento, durante l invio della fattura, verrà presentata una schermata di avviso come quella mostrata in Figura 70. Figura 70 32

33 Il messaggio, ricevuto prima dell invio delle fatture, serve a segnalate al cliente che uno dei due dati è mancante. Non è errato mandare una fattura senza uno dei due valori, ma se l utente è in possesso dei dati è consigliabile inserirli, per evitare che la fattura venga scartata a causa del mancato inserimento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI NUMERO DOCUMENTO Numero del documento SI DATA DOCUMENTO Data del documento NO RIFERIMENTO LINEA Linea di dettaglio della fattura a cui si fa riferimento (se NO FATTURA il riferimento è all'intera fattura, non viene valorizzato) CODICE Codice della commessa o della convenzione NO COMMESSA/CONVENZIONE NUMERO LINEA DOCUMENTO CODICE CUP Identificativo della singola voce all'interno del documento (ad esempio, nel caso di ordine di acquisto, è il numero della linea dell'ordine di acquisto, oppure, nel caso di contratto, è il numero della linea del contratto, etc. ) Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto) CODICE CIG Codice Identificativo della Gara NO Tabella 12 DATI TRASPORTO Questa sezione deve essere valorizzata nei casi di fattura "accompagnatoria" per inserire informazioni relative al trasporto, come mostrato nella Figura 71. NO NO Figura 71 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio MEZZO DI TRASPORTO Mezzo utilizzato per il trasporto NO CAUSALE TRASPORTO Causale del trasporto NO NUMERO COLLI Numero dei colli trasportati NO DESCRIZIONE COLLI Descrizione (natura, qualità, aspetto ) relativa ai colli trasportati NO 33

34 UOM Unità di misura riferita al peso della merce NO PESO LORDO Peso lordo della merce NO PESO NETTO Peso netto della merce NO DATA/ORA RITIRO Data e ora del ritiro della merce NO DATA/ORA CONSEGNA Data e ora della consegna della merce DATA INIZIO Data di inizio del trasporto NO TRASPORTO TIPO RESA Codifica del termine di resa espresso secondo lo standard NO DENOMINAZIONE ICC-Camera di Commercio Internazionale (Incoterms) Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI (se non valorizzati i campi Nome e Cognome) NOME / COGNOME Nome e Cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese ( IT, DE, ES..) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale NO TITOLO ONORIFICO Titolo onorifico NO CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 NO LICENZA DI GUIDA Numero identificativo della licenza di guida (es. numero NO patente) INDIRIZZO Indirizzo di resa (nome della via, piazza etc.) SI N. CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo di resa (non indicare se NO già presente nel campo Indirizzo) CITTA Comune ove ha sede l'indirizzo di resa SI CAP Codice Avviamento Postale dell'indirizzo di resa SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato NO nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI Tabella 13 DATI DDT Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura che si sta inserendo, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i campi descritti nella Tabella 14 e mostrati nella Figura 72. Questa sezione serve a comunicare i dati del documento con cui è stato consegnato il bene. I campi di questa sezione possono essere ripetuti se la fattura fa riferimento a più consegne e quindi a più documenti di trasporto. SI 34

35 Figura 72 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO DOCUMENTO DI Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI TRASPORTO RIFERIMENTO LINEA FATTURA Numero del documento NO DATA DOCUMENTO DI TRASPORTO Data del documento SI Tabella 14 DATI SAL Questa sezione è da valorizzare nei casi di fattura per stato di avanzamento. Figura 73 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio FASE DI AVANZAMENTO Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce SI Tabella 15 FATTURA PRINCIPALE I valori della fattura principale sono da inserire nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli autotrasportatori per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA. In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 74 e descritti nella Tabella 16. Figura 74 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO FATTURA PRINCIPALE Numero della fattura relativa al trasporto di beni, da SI indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie DATA FATTURA PRINCIPALE Data della fattura SI Tabella 16 35

36 DATI VEICOLI In questa sezione è possibile inserire i dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4 del dl 331 del In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 75 e descritti nella Tabella 17. Figura 75 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio PERCORSO TOTALE Totale chilometri percorsi, oppure totale ore SI navigate o volate DATA PRIMA IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE PR Data di prima immatricolazione o di iscrizione nei pubblici registri SI Tabella 17 Spese e Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative alle spese e ai contributi, come mostra la Figura 76. Figura 76 In particolare, per i valori relativi alla cassa previdenziale vanno compilati i campi mostrati in Figura 77. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Nel caso in cui fosse necessario inserire più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi. Figura 77 Infine, nella sezione Dati Riepilogo vengono riportate le righe della fattura caricare nella sezione Righe Fattura, come mostra la Figura

37 Se in tale area non sono mostrate le righe della fattura, allora è necessario verificare il corretto caricamento perché non è consentito inviare una fattura senza dettagli righe. Ricordiamo che per ultimare il caricamento di una riga è necessario cliccare il tasto Aggiungi Riga a Documento. Inoltre, in questa sezione è possibile inserire o modificare i dati presenti in ogni riga. In particolare è possibile inserire i dati relativi all esigibilità iva scegliendo uno dei due valori ammessi: IVA ad esigibilità immediata IVA ad esigibilità differita Scissione dei pagamenti Il dato Scissione dei pagamenti serve ad adempiere a quanto indicato per lo split payment. Figura 78 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO CASSA Tipologia cassa previdenziale di appartenenza SI ALIQUOTA CASSA Aliquota (%) del contributo, se previsto, per la cassa di SI appartenenza IMPORTO CONTRIBUTO Importo del contributo per la cassa di appartenenza SI CONTRIBUTO CASSA Indica se il contributo cassa è soggetto a ritenuta NO SOGGETTO A RITENUTA IMPONIBILE PREVIDENZIALE Importo sul quale applicare il contributo cassa NO previdenziale NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle NO imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) RIFERIMENTO Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili NO AMMINISTRATIVO/CONTABILE IMPORTO BOLLO Importo del bollo SI IVA% Aliquota (%) IVA applicata SI TIPO RITENUTA Tipologia della ritenuta SI CAUSALE PAGAMENTO Causale del pagamento (quella del modello 770) SI IMPORTO Importo della ritenuta SI ALIQUOTA % Aliquota (%) della ritenuta SI ESIGIBILITA IVA Esigibilità IVA (immediata ai sensi dell'art. 6 comma 5 del DPR , oppure differita) e modalità di versamento (scissione dei pagamenti) NO Tabella 18 Allegati In questa sezione è possibile allegare un file alla fattura che si sta inviando, come mostrato in Figura 79. Le operazioni da eseguire per allegare un file alla fattura sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Quando il caricamento sarà completato si visualizzerà una riga nella tabella e sarà possibile eseguire le seguenti operazioni sul file importato: 37

38 : tasto per effettuare il download del documento allegato; : tasto che permette all utente di eliminare l allegato inserito. Figura 79 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DESCRIZIONE Nome dell'allegato SI ALGORITMO DI COMPRESSIONE Algoritmo usato per comprimere l'attachment (ad es.: ZIP, RAR, ) NO Tabella 19 Importazione XML Per effettuare il caricamento di una fattura è necessario che il documento sia in formato xml. Se il formato del file non è corretto compare l errore mostrato in Figura 80. Figura 80 Le operazioni da eseguire per importare un file xml sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Durante le fasi di caricamento, viene effettuata la validazione del documento, per verificare che non contenga valori obbligatori mancanti. Se durante questa fase vengono individuati dati obbligatori mancanti, viene presentato un messaggio come mostrato nella Figura 81. Figura 81 Quando le operazioni di download saranno concluse si visualizzerà una schermata come quella mostrata in Figura 82 38

39 Figura 82 Le fatture importate possono essere modificate sono se non sono ancora state inviate e lo stato è quindi BOZZA. Cliccando sull icona si viene ridiretti alle sezioni descritte nel paragrafo Compilazione Manuale per la correzione dei dati segnalati con non esatti. Importazione delle fatture da inviare solo in conservazione L applicazione Legalinvoice permette di conservare fatture che sono state emesse verso la Pubblica amministrazione con un sistema differente da Legalinvoice. ATTENZIONE: è possibile importare le fatture per inviarle in conservazione solo se si è precedentemente inserita una azienda. Per effettuare la fase di inserimento di una azienda è necessario fare riferimento alla sezione Gestione Aziende. Per poter inviare il file in conservazione è necessario eseguire i seguenti passaggi: Import del file firmato Import delle notifiche di SDI e della PA Per importare le notifiche legate alla fattura cliccare sul tasto Scegli, mostrato in Figura 88 e selezionare le notifiche che si vuole caricare. A questo punto si potrà terminare il caricamento dei file cliccando sul tasto Salva. Una volta conclusa la fase di caricamento dei file il documento andrà automaticamente in conservazione e non potranno più essere effettuate delle modifiche. Quindi suggeriamo all utente di prestare molta attenzione alla fase di caricamento dei dati legati alla fattura perché se vengono commessi errori in questa fase non è successivamente più possibile effettuare delle correzioni o cancellazioni. Se si sceglie di caricare i file di notifica, il dato Id SDI e il dato Stato SDI vengono oscurati perché tali informazioni vengono recuperate direttamente dalla notifica inserita. Import del file firmato Per importare fatture da conservare cliccare sul tasto Inserisci fattura e scegliere l opzione di inserimento mostrata in Figura 36. Dopo aver cliccato sul tasto Importa P7M/XADES comparirà la sezione mostrata in Figura 83 Figura 83 ATTENZIONE: È possibile importare e conservare solo fatture in formato XML che siano già state firmate con firma XADES. Questo significa che le fatture in formato PDF o in altri tipi di formato (Doc, Excel, etc. ) non possono essere conservate utilizzando l applicazione Legalinvoice. La funzionalità di sola conservazione 39

40 in Legalinvoice serve a conservare le sole fatture inviate alla Pubblica Amministrazione in formato elettronico. Se si prova a caricare un file con un formato non valido si otterrà il messaggio mostrato in Figura 84. Mentre se si prova a caricare un file xml non valido ai fini della fatturazione verso la pubblica amministrazione, lo stato dopo le verifiche risulterà ERRORE VALIDAZIONE. Figura 84 Per effettuare l inserimento cliccare sul tasto Scegli e da locale scegliere il file che si vuole inviare in conservazione. Le operazioni di caricamento del file terminano solo quanto viene cliccato il tasto Salva. Se si abbandona la pagina di import senza cliccare sul tasto Salva, il documento non potrà essere considerato correttamente caricato. Se le operazioni di caricamento del documento vanno a buon fine comparirà il messaggio di conferma mostrato in Figura 85. Figura 85 Il file a questo punto è ricercabile nella sezione Solo Conservazione visibile sulla barra degli strumenti, come mostra la Figura 9. Nella sezione Solo Conservazione verranno mostrati tutti i file già importati con il relativo stato di lavorazione. Fino a quanto le operazioni di conservazione non sono terminate il documento resta visibile solo in questa sezione. Figura 86 È possibile cancellare il documento solo se lo stato è IN ATTESA. In tale stato i documenti vi restano solo per un periodo molto breve nel quale viene effettuata una validazione di quanto caricato. 40

41 Il documento inizialmente risulterà in stato In attesa di caricamento delle notifiche perché il sistema sta attendendo che l utente effettui le successive operazioni: Caricamento delle notifiche di SDI e della PA; Inserimento di alcuni dati correlati alla fattura. Cliccando sul tasto si aprirà la schermata mostrata in Figura 87. Figura 87 A questo punto sarà possibile effettuare le operazioni richieste cliccando sulla fattura segnalata, la schermata che verrà mostrata è quella della Figura 88. Figura 88 Per poter procedere con la conservazione è necessario completare l inserimento dei dati di almeno una delle due sezioni descritte di seguito. Al termine della conservazione il documento può essere ricercato anche nella sezione Fatture Inserite, ricercandola tra le fatture emesse. In questa sezione è possibile effettuare le seguenti operazioni: Visualizzazione del file xml importato; Scaricare la fattura xml; 41

42 Esibire il documento in conservazione utilizzando la funzione di tracking. Quindi cliccando sul tasto si aprirà la schermata mostrata in Figura 89. Per queste fatture non sarà presente l evoluzione della lavorazione ma si potrà accedere al documento conservato cliccando sul stato Visualizza. Figura 89 Import delle notifiche di SDI e della PA Per importare le notifiche legate alla fattura cliccare sul tasto Scegli, mostrato in Figura 88 e selezionare le notifiche che si vuole caricare. A questo punto si potrà terminare il caricamento dei file cliccando sul tasto Salva. Una volta conclusa la fase di caricamento dei file il documento andrà automaticamente in conservazione e non potranno più essere effettuate delle modifiche. Quindi suggeriamo all utente di prestare molta attenzione alla fase di caricamento dei dati legati alla fattura perché se vengono commessi errori in questa fase non è successivamente più possibile effettuare delle correzioni o cancellazioni. Se si sceglie di caricare i file di notifica, il dato Id SDI e il dato Stato SDI vengono oscurati perché tali informazioni vengono recuperate direttamente dalla notifica inserita. Inserimento dei dati correlati alla fattura Se, invece, non si è in possesso delle notifiche di SDI e della PA si può inviare la fattura in conservazione inserendo autonomamente i seguenti dati: 1. Id SDI: è l identificativo univoco che SDI associa alle fatture. Se il proprio gestionale non ha l informazione richiesta, è possibile richiedere direttamente a SDI il dato. 2. Stato SDI: è lo stato finale che la fattura ha assunto in fase di lavorazione. È possibile scegliere tra gli stati finali: ACCETATO_PA e SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI. Anche in questo caso per terminare l inserimento è necessario cliccare sul tasto Salva e subito dopo le fatture verranno automaticamente inviate in conservazione. Invio delle fatture Terminato l inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto come mostrato nella Figura 90. Figura 90 Come si può vedere dalla Figura 90 il tasto per l invio non è attivo per tutte le righe, questo fa capire all utente che ci sono fatture per le quali non sono stati compilati ancora tutti i campi obbligatori. 42

43 E possibile conoscere i campi obbligatori, non ancora compilati, di una particolare fattura cliccando sul tasto. Comparirà una schermata come quella mostrata in Figura 91. Fino a quando i campi indicati non saranno popolati la fattura analizzata non potrà essere inviata. Figura 91 Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 92. Figura 92 È richiesta l autorizzazione da parte dell utente a procedere con le operazioni di firma e invio della fattura. Le mie fatture Lista fatture Cliccando sul tasto Le mie Fatture, si accede all elenco delle fatture, come mostra la Figura 93. È possibile ordinare le righe della tabella cliccando sull etichetta della colonna, oppure estendere il campo della colonna spostandola con il mouse. Figura 93 È, inoltre, possibile effettuare le azioni descritte di seguito: 43

44 : tasto per l invio della fattura al Sistema di Interscambio che provvederà ad inviare la fattura alla PA destinataria; : tasto attivo solo per le fatture in stato (BOZZA, SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA). Permette di modificare i dati inseriti ed effettuare eventuali correzioni nel caso di fatture scartate. Dopo aver apportato le eventuali modifiche sulle fatture scartate, è necessario rieffettuare l invio al fine di riprocessare la fattura scartata. Nella sezione Legenda degli errori SDI sono stati riportati i casi di errore riscontrabili; : tasto che permette di conoscere i valori mancanti al fine dell invio. Cliccando sulla freccia si possono visualizzare anche le seguenti azioni: : tasto che permette di visualizzare l anteprima della fattura inserita; : tasto che permette all utente di eliminare la fattura inserita. È possibile eseguire questa operazione sono per le fatture per le quali l emissione non è ancora andata a buon fine; : tasto per effettuare il download della fattura inserita. Il formato del documento scaricato sarà xml. È sempre possibile effettuare il download del documento; Nel caso in cui la fattura è stata emessa, sono visibili anche le seguenti azioni: : tasto che permette di conoscere il motivo per il quale la fattura è stata scartata. Questa azione sarà possibile solo se la fattura è in stato SCARTATO, SCARTATO_SDI, SCARTATO_PA; : tasto che permette di copiare la fattura inserita. : tasto per eseguire il tracking della fattura. Questa funzionalità permette di monitorare le fasi di lavorazione della fattura ed avere a disposizione più dati sulla fattura per eventuali ricerche sui sistemi forniti da SDI. Per esempio, nella Figura 94 la fattura risulta correttamente inviata e accettata dalla PA quindi ha concluso tutte le fasi di lavorazione e viene riportata la data di lavorazione. Figura 94 Mentre, nella Figura 95 la fattura è stata scartata dalla PA. Nella sezione inferiore viene mostrato il motivo dello scarto. In questo caso, la fattura non ha ancora concluso tutte le fasi di lavorazione, ma è necessario modificare quanto segnalato nel messaggio e procedere nuovamente all invio. 44

45 Figura 95 I documenti che passano in stato ACCETTATO_PA e SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI vengono inviati in conservazione. Per esibire il documento conservato basta cliccare sul tasto Visualizza e si verrà ridiretti alla pagina mostrata in Figura 96. Se il tasto non risulta attivo, allora il documento non è ancora stato conservato e quindi non può essere effettuata l esibizione del file. Da tale sezione è possibile scaricare: la fattura firmata; il file di indice; il file dei parametri; Figura 96 45

46 Nella visualizzazione delle fatture è possibile: Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina; Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce; Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista; Conoscere il numero totale dei documenti selezionati. Figura 97 Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 93, è possibile semplificare la ricerca utilizzando l alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 98. Figura 98 Le fatture vengono suddivise in due macro categorie: Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora inviate al Sistema di Interscambio; Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio. All interno della sezione Emesse i dati sono raggruppati per: Anno; Mese. Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza. E, inoltre, possibile effettuare una ricerca puntuale della fattura cliccando sul riquadro evidenziato nella Figura 99. Figura 99 Le fatture sono ricercabili per: Numero Documento; Destinatario. Se si è interessati a visualizzare solo gli stati anomali di una determinata fattura bisogna scegliere l opzione Mostra solo Anomalie. 46

47 Legalinvoice Professional Legalinvoice Professional è considerata una estensione di Legalinvoice e permette di utilizzare ulteriori funzionalità non presenti nel servizio standard. Le descrizioni riportate in questa sezione sono dedicate quindi agli utenti che hanno acquistato il servizio Legalinvoice Professional. Tale servizio permette di importare fatture PDF al fine di convertirle in fatture in formato XML valide per l invio verso la PA. Dal sito è possibile ricevere ulteriori indicazioni a riguardo cliccando sulla scritta Dettagli mostrata in Figura 100. Figura 100 Inserimento dell azienda La prima operazione da eseguire per rendere funzionante l utenza Legalinvoice Professional sarà quella di inserire una azienda, così come indicato nella sezione Gestione Aziende. L azienda creata non potrà però importare file PDF fino a quando non verrà inserito un template di esempio. Questa operazione serve al sistema come fonte di paragone al fine di comprendere come saranno costituite le fatture future e quindi da dove sarà possibile acquisire le informazioni necessarie alla creazione della fattura in formato XML. Per importare un file zip contenente le fatture di esempio è necessario cliccare sul tasto Crea Template mostrato in Figura 101. Figura 101 Tramite questo comando è possibile effettuare il primo upload di un archivio.zip contenente un lotto di fatture PDF (almeno una decina), emesse dall azienda, da cui verrà estrapolato il template di riconoscimento. 47