Guida alla Contabilizzazione di Fatture e Note di Credito

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1 Guida alla Contabilizzazione di Fatture e Note di Credito Sommario 1. MODIFICHE STRUTTURALI... 2 SCHEDA PROFESSIONISTI... 2 SCHEDA ANAGRAFICA... 2 SCHEDA FATTURAZIONE... 3 SCHEDA CONTABILIZZAZIONE PARTICOLARITÀ GENERALI... 5 PARAMETRI DI CONTABILIZZAZIONE... 5 IMPOSTAZIONI DI CONTABILITÀ... 5 ANAGRAFICHE DEI CLIENTI... 5 LOGICHE DI PROTOCOLLAZIONE REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA... 6 CAUSALI CONTABILI AMMESSE FLUSSO OPERATIVO... 7 IMPOSTAZIONE DEI PARAMETRI DI CONTABILIZZAZIONE... 7 CHIUSURA DEI DOCUMENTI EMESSI... 7 CONTABILIZZAZIONE... 8 CORREZIONI EVENTUALI ANOMALIE E NUOVA CONTABILIZZAZIONE CASI PARTICOLARI... 9 EMISSIONE E CONTABILIZZAZIONE DELLE FATTURE CON RITENUTA D ACCONTO... 9 EMISSIONE E CONTABILIZZAZIONE DELLE FATTURE CON RIMBORSO SPESE FORFETTARIO (15%) MODIFICHE DI FATTURE GIÀ CONTABILIZZATE GESTIONE DELLA NUMERAZIONE DELLE NOTE DI CREDITO MINIMI ESENZIONE IVA IVA SOSPESA IVA PER CASSA Pagina 1 di 14

2 1. Modifiche strutturali Scheda Professionisti Aggiunta la sezione relativa alla gestione della Contabilizzazione delle fatture emesse in contabilità. Il funzionamento è identico alla gestione generale ma contestualizzato al professionista selezionato. La gestione Professionisti è visibile solo in presenza di licenza multi professionista Scheda Anagrafica Sezione Altri dati aggiunto il campo Codice Iva indica il codice IVA da utilizzare in fase di contabilizzazione. Questo codice se indicato, prevale rispetto ai codici Iva indicati nei parametri di contabilizzazione del Professionista per le voci soggette ad Iva. aggiunta l opzione Applica Iva sospesa per la gestione dell IVA sospesa per le fatture emesse nei confronti degli Enti ai sensi dell art. 6 Dpr 633/72. Se presente, in fase di contabilizzazione viene utilizzata la specifica causale relativa all Iva in sospensione indicata nei parametri di contabilizzazione del professionista. Non ha alcun effetto sui calcoli dei documenti. Sezione Professionista nella scheda Fatturazione è stata aggiunta l opzione Contribuente minimo per la gestione di questa casistica fiscale in conformità degli artt. da 100 a 103 della L. 244/07 (Legge finanziaria per il 2008). Se presente: o In calce ai documenti vengono stampati gli specifici riferimenti normativi o I codici Iva nei parametri di contabilizzazione vengono preimpostati a MIN (ovvero al codice IVA presente nel modulo di contabilità per la registrazione delle fatture emesse dai contribuenti minimi) anziché al 20 o Nei documenti l IVA non viene calcolata è stata aggiunta la scheda Contabilizzazione che consente l impostazione dei parametri necessari alla contabilizzazione di fatture e note di credito in contabilità. La scheda ha le seguenti particolarità: o Inizialmente i parametri non sono configurati. o Per effettuare la prima configurazione occorre selezionare l opzione Abilita contabilizzazione. o Per poter impostare l opzione e configurare i parametri è necessario che: per il professionista sia presente almeno un esercizio contabile la versione di contabilità sia almeno o o o o o L impostazione del check predispone i parametri con i default previsti L utente può in seguito modificare, recuperandole dalla lista messa a disposizione, le informazioni presenti nelle colonne: Causale Conto (sogg. rit. acc.) Conto (non sogg. rit. acc.) Codice Iva La modifica dei parametri non influisce sui documenti già emessi Il ripristino ai parametri di default può essere effettuato togliendo e mettendo nuovamente il check Abilita contabilizzazione L eliminazione dell archivio contabile del professionista comporta l eliminazione del check Abilita contabilizzazione, quindi la perdita di eventuale modifiche effettuate sui parametri stessi Pagina 2 di 14

3 Scheda Fatturazione Documenti/corpo nel corpo del documento, per ogni riga di prestazione, è stato aggiunto il campo Conto, con le seguenti particolarità: Per default il campo non è compilato In assenza di compilazione del campo, in fase di contabilizzazione, viene recuperato il conto indicato nei parametri del professionista per la specifica tipologia di prestazione Il campo può essere modificato solo se il documento non è già chiuso e contabilizzato Il campo può essere modificato scegliendo uno dei conti messi a disposizione dall elenco predefinito In presenza di uno conto nel campo questo sarà utilizzato per la contabilizzazione della specifica prestazione Documenti/Opzioni aggiunta la sezione Tipologia IVA che presenta le seguenti opzioni modificabili dall utente ed alternative tra loro: Ordinaria: proposta se non sono presenti le situazioni successive Sospesa: proposta se nel Cliente è presente l opzione Applica Iva sospesa. È proposta anche se è presente contemporaneamente sul Professionista l opzione Versamento Iva all incasso Per cassa: proposta se nel Professionista è presente l opzione Versamento Iva all incasso aggiunta la sezione Contabilizzazione che riporta le informazioni di contabilizzazione dello specifico documento in Prima Nota di Contabilità o l eventuale anomalia che non ha consentito la contabilizzazione del documento. La sezione ha le seguenti particolarità: l opzione Contabilizzato può essere rimossa per consentire una nuova contabilizzazione del documento l eliminazione dell opzione Contabilizzato comporta la cancellazione irreversibile delle precedenti informazioni di contabilizzazione l opzione Contabilizzato può essere impostata manualmente non consentendo quindi la successiva contabilizzazione del documento; tale impostazione manuale non consente comunque di specificare le informazioni di contabilizzazione. Questa possibilità è stata data per consentire di identificare come contabilizzati quei documenti già registrati manualmente in Contabilità dall utente prima dell arrivo della funzione di Contabilizzazione. Scheda Contabilizzazione E stata aggiunta la funzione Contabilizzazione attivabile dalla barra degli strumenti Avvia del menu Fatturazione. La funzione consente la registrazione di fatture e note di credito nella Prima Nota della Contabilità del Professionista. La registrazione (contabilizzazione) avviene in diverse fasi: a. Scelta dei documenti da elaborare: la maschera elenca, per l anno solare corrente, fatture e note di credito non ancora contabilizzate e raggruppate per professionista. Particolarità: Per visualizzare anche i documenti già contabilizzati occorre agire sul filtro. Il filtro consente anche di selezionare uno specifico Professionista o anno solare. Possono essere selezionati per la contabilizzazione solo documenti chiusi e non contabilizzati Lo stato dei documenti è evidenziato dal colore del testo (nero=contabilizzabile, rosso=non chiuso, verde=contabilizzato), dalla presenza del check Chiuso e dalla data di contabilizzazione per i documenti già elaborati. Inoltre sui documenti già contabilizzati è presente un tooltip con le informazioni di contabilizzazione La multi selezione è consentita solo per singolo professionista Pagina 3 di 14

4 Per i documenti selezionati è possibile modificare la data di registrazione in Prima Nota, mediante il pulsante Imposta data registrazione; si ricorda che il sistema inizialmente imposta la data di registrazione uguale alla data di emissione del documento b. Elaborazione dei documenti: i documenti selezionati possono essere preparati per l invio alla Contabilità attraverso il bottone Contabilizza (attivo quando almeno un documento è selezionato). Particolarità: In presenza di più documenti selezionati viene segnalata l eventuale presenza di salti nella numerazione dei documenti; la segnalazione non è bloccante I documenti selezionati vengono elaborati e la procedura esegue i controlli sulla correttezza dei dati e segnala eventuali anomalie o errori bloccanti ai fini della registrazione in Prima Nota c. Contabilizzazione dei documenti: la registrazione in Prima Nota viene effettuata per mezzo della procedura Contabilizza Parcelle che presenta le seguenti particolarità: Elenca i documenti predisposti all elaborazione indicandone lo stato e le eventuali anomalie (verde=contabilizzabile, rosso=presenza di anomalie che non ne consentono la contabilizzazione) Le eventuali anomalie su singoli documenti non ne consentono la selezione e quindi la contabilizzazione Se l elaborazione prosegue (bottone Fine) le informazioni di contabilizzazione (esito positivo o anomalia) vengono salvate nel documento Se l elaborazione viene interrotta (bottone Chiudi) non viene salvata alcuna informazione L elaborazione provvede a registrare in Prima Nota i documenti che hanno soddisfatto tutti i controlli e crea le eventuali anagrafiche dei clienti non ancora presenti in Contabilità Pagina 4 di 14

5 2. Particolarità generali Parametri di contabilizzazione Per i documenti con calcolo automatico, quindi in presenza di righe di prestazioni nel corpo, vengono utilizzati i conti eventualmente impostati dall utente sulle specifiche prestazioni In assenza di conti specificati dall utente o in caso di calcolo manuale del documento vengono sempre utilizzati i conti indicati in anagrafica nei parametri del professionista Impostazioni di Contabilità Per poter procedere con la contabilizzazione è necessario che vengano effettuate le seguenti impostazioni: sui Tipi documento CC e FV, ovvero sui tipi documento utilizzati per registrare le fatture di vendita e le note di credito ai clienti, deve essere selezionata l opzione Gestione manuale del documento di origine; e Tipo numerazione deve essere impostata su Manuale. se il professionista versa l Iva all incasso deve essere selezionata l opzione Gestione Iva Cassa nei Dati Iva dell anagrafica Multiaziendale di contabilità Anagrafiche dei clienti Le nuove anagrafiche vengono create in Contabilità in base alle seguenti logiche: se nell anagrafica generale sono presenti sia CF che PIVA queste informazioni vengono confrontate entrambe con quanto presente nell anagrafica di Contabilità; se c è corrispondenza di entrambe non viene aggiunto alcun cliente ma viene utilizzato quello presente in Contabilità. Se non c è corrispondenza anche di una sola della due informazioni viene creato un nuovo cliente in Contabilità. se nell anagrafica generale è presente solo il CF il confronto in Contabilità viene effettuato esclusivamente sul CF; se c è corrispondenza viene utilizzato il cliente presente in contabilità, altrimenti ne viene creato uno nuovo. Pagina 5 di 14

6 Logiche di protocollazione registrazioni di Prima Nota La logica di assegnazione del numero di protocollo dipende dall impostazione dei Tipi documento FV (per le fatture) e CC (per le note di credito) in Contabilità. La gestione di questa tabella è raggiungibile dalla voce di menu Anagrafiche/Tabelle/Tipi documento. Per questi Tipi documento il Tipo numerazione deve essere impostato Manuale e deve essere selezionato il campo Gestione manuale del documento di origine. Queste impostazioni permettono di mantenere invariato il numero del documento emesso e di impostare il numero di protocollo in base a quanto indicato in parcella. Eventuali salti nei protocolli dovranno essere verificati e gestiti manualmente direttamente in Contabilità. Per mantenere una serie di protocollazione comune per parcelle e note di credito è inoltre necessario modificare la causale contabile NCC - NOTA CRED. A CLIENTE selezionando lo stesso tipo di documento FV collegato alla causale contabile FAV FATTURA DI VENDITA. La gestione di questa tabella è raggiungibile dalla voce di menu Anagrafiche/Tabelle/Causali contabili. Causali contabili ammesse Oltre alle causali preimpostate FAV FATTURA DI VENDITA e NCC NOTA CRED. A CLIENTE è possibile utilizzare causali contabili personalizzate purchè rispettino i seguenti requisiti: avere 3 righe dettaglio, la prima riga deve avere descrizione Clienti, la seconda riga deve avere Trattamento IVA Ordinaria o Sospesa o Differita, sulla terza riga il campo Cespit i non deve essere selezionato, i campi Gestione beni usati e Fatture relative a corrispettivi non devono essere selezionati. La gestione di questa tabella è raggiungibile dalla voce di menu Anagrafiche/Tabelle/Causali contabili. Pagina 6 di 14

7 3. Flusso operativo Di seguito si riportano le operazioni da eseguire per la registrazione in contabilità delle fatture emesse con il modulo Fatturazione. Impostazione dei parametri di contabilizzazione Nell anagrafica del Professionista, nella sezione Contabilizzazione è necessario valorizzare i parametri relativi alla registrazione in prima nota delle fatture emesse. Per impostare tali parametri è necessario: selezionare l opzione Abilita contabilizzazione verificare le causali contabili, i codici IVA e i conti proposti dalla procedura, in base ai dati presenti in Contabilità procedere, eventualmente, a modificare tali impostazioni. Si ricorda che le modifiche apportate non varranno per i documenti già emessi. Chiusura dei documenti emessi Per poter contabilizzare i documenti emessi è necessario che gli stessi siano chiusi, quindi, non più modificabili e pronti per la registrazione in prima nota. Accedendo alla fattura, nella sezione Opzioni è possibile impostare lo stato di chiusura del documento. Pagina 7 di 14

8 Contabilizzazione Accedendo alla voce di menu Fatturazione pulsante Contabilizzazione è possibile avviare il processo di registrazione dei documenti emessi. La contabilizzazione avviene attraverso un percorso guidato strutturato nelle seguenti fasi: Scelta dei documenti da elaborare: si ricorda che vengono visualizzati solo i documenti chiusi e non ancora contabilizzati, raggruppati per professionista ed anno solare. E possibile, agendo sui filtri di selezione, visualizzare tutti i documenti. Verifica della data di registrazione in prima nota: si ricorda che la procedura propone come data di registrazione quella di emissione, mediante il pulsante Imposta data registrazione è possibile indicare una data differente Elaborazione dei documenti e segnalazione di eventuali anomalie Contabilizzazione dei documenti: la procedura elenca i documenti che saranno registrati in contabilità indicando per ognuno, tra le altre informazioni, la data registrazione, la causale contabile e il tipo documento che sarà utilizzato, eventuali errori che non consentono la registrazione del documento. Si ricorda che, anche in presenza di errori bloccanti su alcuni documenti è possibile procedere alla registrazione degli altri, in prima nota ovviamente i documenti saranno protocollati con i medesimi numeri di origine presenti sul documento emesso, pertanto eventuali buchi dovuti alla mancata contabilizzazione dei documenti con errore, dovranno essere gestiti dal professionista. Per la gestione operativa di tale casistica si rimanda al relativo paragrafo presente nei Casi particolari. Correzioni eventuali anomalie e nuova contabilizzazione In presenza di errori il Professionista può sospendere la contabilizzazione, mediante il tasto Chiudi presente sulla maschera, e procedere a correggere gli errori segnalati. Al termine, riaccedendo alla funzione di Contabilizzazione provvederà alla registrazione dei documenti in prima nota seguendo il flusso operativo su riportato. Pagina 8 di 14

9 4. Casi particolari Emissione e contabilizzazione delle fatture con ritenuta d acconto Per poter emettere e contabilizzare le fatture con ritenuta d acconto è necessario: selezionare nell anagrafica del cliente, sezione altri dati, l opzione Sostituto di imposta selezionare nell anagrafica del professionista, sezione Fatturazione, l opzione Ritenuta d acconto e variare eventualmente la percentuale da applicare. Queste opzioni consentono, in fase di emissione della fattura, l assoggettamento delle prestazioni alla ritenuta d acconto; in fase di contabilizzazione la procedura utilizzerà i conti presenti nei parametri nella colonna delle prestazioni assoggettate a ritenuta d acconto. Pagina 9 di 14

10 Emissione e contabilizzazione delle fatture con rimborso spese forfettario (15%) Per poter emettere e contabilizzare le fatture con rimborso spese forfettario (15%) è necessario: selezionare nell anagrafica del cliente, sezione Altri dati, questa opzione verificare/modificare l aliquota applicata presente nell anagrafica del professionista, sezione Fatturazione verificare la corretta impostazione dei parametri relativamente ai conti da utilizzare in fase di registrazione di questo importo. Pagina 10 di 14

11 Modifiche di fatture già contabilizzate Nel caso si rendesse necessario procedere a modificare una o più fatture già registrate in contabilità occorre: modificare lo stato di chiusura del documento nella sezione Opzioni eliminare lo stato di contabilizzata nella sezione Opzioni procedere a modificare il documento. Per la corretta imputazione dei dati modificati in contabilità è possibile seguire due modalità operative alternative tra loro: 1) eliminare la registrazione originaria in prima nota e procedere ad una nuova contabilizzazione della fattura modificata 2) modificare manualmente la registrazione della fattura in contabilità ed intervenire sullo stato di contabilizzazione nel modulo fatturazione in modo da rendere contabilizzata la fattura e non doverla più gestire. Gestione della numerazione delle note di credito Nell anagrafica del professionista è possibile impostare per le note di credito una numerazione differente dalle fatture emesse. Tale opzione è irreversibile ed una volta effettuata varrà per tutte le note di credito emesse ai clienti nell anno solare selezionato. Pagina 11 di 14

12 Minimi In presenza di applicazione del regime dei Minimi (artt. da 100 a 103 della L. 244/07 - Legge finanziaria per il 2008) nell anagrafica del Professionista, sezione Fatturazione è necessario selezione la relativa opzione. Questa scelta consente di indicare i riferimenti normativi in calce ai documenti emessi; inoltre in fase di fatturazione non viene effettuato il calcolo dell IVA, così come previsto dalla normativa vigente. Operativamente la procedura, nei parametri della contabilizzazione, imposterà il codice IVA presente in contabilità per la registrazione delle fatture emesse dai contribuenti minimi (codice MIN), anziché il codice 20 utilizzato normalmente per le fatture dei professionisti. Prima di procedere all emissione dei documenti di vendita per tali contribuenti si consiglia di verificare, quindi, la corretta impostazione dei parametri di contabilizzazione. Pagina 12 di 14

13 Esenzione IVA L emissione di fattura in regime di esenzione dell iva richiede la valorizzazione, nell anagrafica del cliente, sezione Altri dati, della relativa opzione. Inoltre, è necessario indicare il codice IVA da utilizzare in fase di contabilizzazione in prima nota (normalmente ES10 o E10P per i contribuenti con prorata) ed il riferimento normativo da indicare in fattura, relativamente al titolo di esenzione IVA da applicare. IVA sospesa La gestione dell IVA sospesa, ai sensi dell art. 6 Dpr 633/72, per l emissione verso gli enti pubblici è gestita mediante la scelta della relativa opzione nell anagrafica del cliente, sezione Altri dati. Questa scelta indica alla procedura di utilizzare per la registrazione in prima nota la specifica causale con Iva in sospensione indicata nei parametri di contabilizzazione del professionista. Pagina 13 di 14

14 IVA per cassa La gestione dell IVA per cassa, ai sensi dell art. 7 del decreto legge n. 185, è gestita mediante la scelta dell opzione Versamento IVA all incasso nell anagrafica del professionista, sezione Fatturazione. Questa scelta indica alla procedura di utilizzare per la registrazione in prima nota la specifica causale con Iva per cassa indicata nei parametri di contabilizzazione del professionista. Si ricorda, che per la corretta contabilizzazione è necessario impostare nei dati IVA dell anagrafica multiaziendale di contabilità, per l anno interessato, l opzione Gestione IVA per cassa. La funzione è raggiungibile posizionandosi su un qualsiasi esercizio contabile selezionando la voce Anagrafica dal menù Proprietà. Pagina 14 di 14