Relazione annuale dell attività svolta per l attuazione del. - anno

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1 Allegato A al decreto n. del Relazione annuale dell attività svolta per l attuazione del Piano triennale della prevenzione della corruzione anno

2 Allegato A al decreto n. del Presentazione della Relazione La presente relazione è predisposta ai sensi della legge 6 novembre 2012 n. 190 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell illegalità nella pubblica amministrazione che stabilisce che tutte le amministrazioni pubbliche di cui all art. 1 comma 2 del d.lgs. 165/2001 adottino il piano triennale di prevenzione della corruzione e che ogni anno, entro il 15 dicembre venga pubblicata nel sito web dell amministrazione una relazione recante i risultati dell attività svolta. Il documento evidenzia a consuntivo, con riferimento all anno 2013, l effettivo conseguimento dei risultati dell Agenzia, rispetto agli obiettivi programmati nel Piano triennale della prevenzione della corruzione Il Piano è stato adottato con decreto n. 51 del e allo stesso si rinvia per le informazioni sull attività dell Agenzia e di contesto. Il piano e la relazione sono resi conoscibili e scaricabili on line sul sito web istituzionale dell Agenzia (www.avepa.it), come previsto dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33. IL DIRETTORE DELL AVEPA Fabrizio Stella

3 Allegato A al decreto n. del 1. CRONOPROGRAMMA DA P.T.P.C ED AZIONI POSTE IN ESSERE PER PREVENIRE LA CORRUZIONE RELAZIONE ANNUALE DI RENDICONTO SULL EFFICACIA DELLE MISURE DI PREVENZIONE DEL P.T.P.C GESTIONE DEI RISCHI DI CORRUZIONE FORMAZIONE IN TEMA DI ANTICORRUZIONE CODICI DI COMPORTAMENTO ALTRE INIZIATIVE SANZIONI...32

4 Allegato A al decreto n. del 1. CRONOPROGRAMMA DA P.T.P.C ED AZIONI POSTE IN ESSERE PER PREVENIRE LA CORRUZIONE Data Soggetto competente Attività Azioni poste in essere nel marzo 2013 Direttore dell Agenzia Adozione piano triennale di prevenzione della corruzione Decreto del direttore n. 51 del 29/03/2013: individuazione del responsabile della prevenzione della corruzione e approvazione del piano triennale della prevenzione della corruzione ai sensi della legge 6 novembre 2012 n giugno 2013 Dirigenti Dipendenti Attestazione di essere a conoscenza del piano di prevenzione della corruzione Tutti i dipendenti e dirigenti dell agenzia hanno sottoscritto il documento con il quale hanno dichiarato di aver preso visione del piano triennale della prevenzione della corruzione In occasione della predisposizi one del bilancio di previsione dell AVEPA (adozione entro 31 ottobre di ogni anno) In occasione della redazione del piano di formazione Entro 1 trimestre dell anno di riferimento a cui fa riferimento il piano di formazione Dirigenti Dirigenti Direttore dell Agenzia Contribuzione alla redazione del piano annuale degli affidamenti dell Agenzia indicando le forniture dei beni e servizi e lavori che intendono acquisire nell anno solare successivo; tali dati sono trasmessi anche al responsabile della prevenzione e corruzione Proposta al responsabile della prevenzione della corruzione delle tematiche inerenti alla prevenzione della corruzione e i dipendenti da inserire nei programmi di formazione Adozione del piano generale annuale di formazione dell Agenzia redatto dal responsabile dell ufficio formazione e comprensivo delle attività formative di contrasto alla corruzione proposte dal responsabile della prevenzione della corruzione Il piano degli affidamenti dell Agenzia programmati per l anno 2014 è in fase di ultimazione. Tra le tematiche proposte al responsabile della prevenzione della corruzione per l anno 2013: - Change management: il ruolo dirigenziale - Spending review e responsabilità dirigenziali - Operazione trasparenza: la legge 241/90 tra vecchi e nuovi istituti - Il codice etico Nell'ambito delle attività formative per i dirigenti dell Agenzia previste dal piano formazione 2013 (decreto del direttore n. 53 del 03/04//2013), trasparenza ed etica, di seguito l'indicazione dei corsi che hanno trattato le tematiche inerenti al tema dell anticorruzione: - Change management: il ruolo dirigenziale - Spending review e responsabilità dirigenziali - Operazione trasparenza: la legge 241/90 tra vecchi e nuovi istituti - II corso d formazione sul codice etico è stato posticipato al 2014

5 Allegato A al decreto n. del Data In occasione della relazione semestrale dell attività generale dell AVEPA alla Giunta regionale In ogni momento su istanza dell interess ato Soggetto competente Dirigenti Dirigenti Dipendenti Attività Azioni poste in essere nel 2013 Relazione al responsabile della prevenzione della corruzione dei seguenti punti: del rispetto dei tempi procedimentali anomalie accertate eventuali correttive adottate o da adottare monitoraggio del rispetto del diritto di accesso agli interessati, su istanza, delle informazioni relative a provvedimenti e procedimenti amministrativi Rendere accessibili le informazioni relative ai provvedimenti e procedimenti amministrativi I vari punti e temi da includere nella relazione al responsabile della prevenzione della corruzione sono stati trattati durante gli incontri periodici svolti tra tutti i dirigenti. Date degli incontri: 11 settembre 2013; 22 ottobre 2013; 26 novembre 2013; 12 dicembre La trattazione e formalizzazione delle risultanze degli incontri avvenuti sarà svolta in occasione della edizione del nuovo piano di prevenzione della corruzione. Le informazioni sono fornite su istanza degli interessati al Dirigente o PO (in caso di delega) dell'ufficio che detiene il documento oggetto di accesso. Le comunicazioni di assenso/diniego/differimento/limitazione dell'accesso sono avvenute nei termini di legge. Per facilitare la richiesta di accesso ai documenti amministrativi dell Agenzia, agli interessati è fornita una modulistica disponibile nel sito web dell Agenzia nella sezione: modulistica/accesso documenti amministrativi. 15 dicembre 2013 e di ogni anno successivo 31 gennaio 2014 e di ogni anno successivo Responsabil e della prevenzione della corruzione Direttore dell Agenzia Predisposizione della relazione recante i risultati dell attività svolta in attuazione del piano dell anno di riferimento e pubblicazione nel sito web dell Agenzia e inserimento nella relazione semestrale di attività dell Agenzia da inviare alla giunta regionale Adozione del nuovo piano di prevenzione della corruzione È stata redatta la relazione recante le misure a contrasto della corruzione in attuazione del piano triennale della prevenzione della corruzione. Il nuovo piano triennale della prevenzione della corruzione, attualmente in lavorazione, che modifica il piano assunto con decreto del direttore nel 2013, sarà approvato entro i termini previsti del 31 gennaio 2014.

6 Allegato A al decreto n. del Data In qualsiasi momento nel caso si verifichi una violazione delle misure predisposte dal piano di prevenzione della corruzione In qualsiasi momento in caso di percezione di inidoneità del piano quando sono accertate significative violazioni delle prescrizioni ovvero intervengono mutamenti nell organizz azione o nell attività dell amminist razione Soggetto competente Dirigenti Direttore dell Agenzia Attività Azioni poste in essere nel 2013 Segnalazione al responsabile della prevenzione della corruzione Modifica del piano di prevenzione della corruzione a seguito delle criticità emerse in corso dell anno Non sono state registrate segnalazioni al responsabile della prevenzione della corruzione per il verificarsi di accertate violazioni delle misure predisposte dal piano di prevenzione della corruzione Non sono emerse criticità pertanto allo stato attuale non sono state compiute modifiche al piano di prevenzione della corruzione approvato con decreto del direttore in data 29/03/2013 n. 51.

7 Allegato A al decreto n. del 2. RELAZIONE ANNUALE DI RENDICONTO SULL EFFICACIA DELLE MISURE DI PREVENZIONE DEL P.T.P.C La relazione annuale di rendicontazione sull efficacia delle misure di prevenzione poste in essere con il P.T.P.C riguarda il seguente nucleo minimo di indicatori sull efficacia delle politiche di prevenzione a riguardo dei seguenti ambiti: La gestione dei rischi di corruzione La formazione in tema di anticorruzione Il codice di comportamento Le altre discipline in tema di anticorruzione Le sanzioni Nelle pagine che seguono vengono indicate nel dettaglio le attività poste in essere nel 2013 ai fini della prevenzione della corruzione.

8 2.1. GESTIONE DEI RISCHI DI CORRUZIONE Le azioni nelle aree di rischio per affrontare i rischi corruzione e le iniziative di automatizzazione dei processi per ridurre i rischi di corruzione sono indicate nelle seguenti tabelle: AREA DI RISCHIO RISORSE UMANE E BILANCIO E RAGIONERIA Processo: Gestione risorse umane Processo secondario: reclutamento Scarsa trasparenza dell operato dell'agenzia e poca pubblicità dell opportunità Disomogeneità delle valutazioni nella verifica delle richieste Disomogeneità del controllo dei requisiti da adottare approvazione bando dal dirigente di Area. Nessun concorso per reclutamento di Pubblicazione nel BUR e nel sito web dell'agenzia personale è stato indetto dall Agenzia nell anno 2013 prevista commissione; più soggetti deputati alla Nessun concorso per reclutamento di valutazione;verifica preventiva incompatibilità; personale è stato indetto dall Agenzia presenza di segretario nell anno 2013 il procedimento non viene gestito da una sola persona; gestione plurima dell'istruttoria Nessun concorso per reclutamento di personale è stato indetto dall Agenzia nell anno 2013 Processo: Gestione risorse umane Processo secondario: privacy e sicurezza dati da adottare

9 Processo: Gestione risorse umane Processo secondario: privacy e sicurezza dati violazione della privacy, divulgazione di dati personali o accesso a dati personali non autorizzato, modifica o distruzione di dati da adottare Le informazioni riservate sono state gestite solo da persone designate le quali sono autorizzate alla consultazione dei database dell Agenzia tramite specifica profilazione e password di accesso ( in LAN e rete esterna per i dati reperibili da Accesso ai dati con password e autenticazione. soggetti esterni ). La documentazione Presenza di archivi cartacei accessibili solo ad cartacea contenente informazioni alcuni soggetti riservate o sensibili è conservata in appositi archivi documentali e disponibili esclusivamente ai dipendenti dell Agenzia competenti alla gestione di tale dati (ingresso archivi dedicati alla conservazioni della documentazione tramite badge o chiavi per gli armadi utilizzati come archivio corrente). Processo: Bilancio e ragioneria Processo secondario: redazione del bilancio di previsione, delle variazioni al bilancio e del conto consuntivo e rendicontazioni periodiche contabili Falso in bilancio da adottare Il bilancio di previsione è stato redatto dai soggetti preposti dell ufficio bilancio e ragioneria, controllato in secondo livello dal responsabile dell ufficio bilancio e procedimento a disciplina rafforzata e più livelli di controllo; i provvedimenti relativi al bilancio ragioneria e verificato come ulteriore dell'agenzia sono sottoposti alla firma livello di controllo dal dirigente AAC. finale/controllo finale del dirigente AAC e del Verificato dai revisori dei conti (data direttore, al controllo dei revisori dei conti e seduta del verbale 29/10/2013) e all'approvazione della Giunta Regionale approvato dal direttore dell Agenzia in data 30/10/2013 n.146. La Giunta Regionale ha approvato definitivamente il bilancio. Data approvazione Giunta Regionale 25/11/2013

10 Processo: Bilancio e ragioneria Processo secondario: controlli preventivi di regolarità contabile e copertura finanziaria delle spese Inottemperanza del compito di controllo da adottare Processo: Bilancio e ragioneria Processo secondario: scritture di contabilità finanziaria e registrazione pagamento fatture e gestione scadenziario Redazione delle scritture di contabilità finanziaria Non rispetto delle scadenze temporali-anticipo pagamento fatture fornitori Gli atti dell Agenzia sono stati verificati in più livelli: l operato del dipendente dell ufficio bilancio e ragioneria incaricato dell esame dell atto è stato verificato dal responsabile dell ufficio bilancio e azioni adottate: più livelli di controllo ; ragioneria e in ultima analisi dal dirigente i provvedimenti dell'agenzia sono sottoposti alla AAC dell AVEPA il quale ha apposto il firma finale/controllo finale del dirigente AAC e al visto/controllo finale ad ogni controllo dei revisori dei conti provvedimento Nessuna irregolarità riscontrata dai revisori dei conti nelle verifiche periodiche ( in tema di violazione alle norme di comportamento per la prevenzione alla corruzione). da adottare La redazione de singoli atti e relative scritture contabili è stata verificata e firmata dal dirigente AAC. I pagamenti delle singole fatture sono verificati e vistati dal RUP dirigente competente e responsabile del budget. azioni adottate: più livelli di controllo; Da segnalare che con l introduzione della i provvedimenti dell'operatore sono sottoposti al nuova normativa in materia di pagamenti visto finale del dirigente AAC e ad un eventuale delle prestazioni ai fornitori (tempi di controllo dei revisori dei conti pagamento entro 30 giorni massimo 60) il rischio di dilazioni dei pagamenti è comunque attenuato. A favore della maggiore trasparenza dell operato dell Agenzia i tempi dei pagamenti delle fatture sono pubblicati nel sito web dell AVEPA.

11 Processo: Bilancio e ragioneria Processo secondario: Controllo di regolarità, di legittimità e di merito spese attraverso casse economali Arbitrario utilizzo di cassa economale da parte dell economo da adottare Le operazioni compiute dal dipendente Avepa incaricato della gestione cassa azioni adottate: più livelli di controllo; regolamento economale sono state registrate su dell'agenzia e decreto che regola il apposito software e sul giornale mastro. funzionamento della cassa economale che Le operazioni sono state riportate in delimita la modalità, tipologia e importi delle ordine cronologico e controllate e spese; rendiconto economale di tutte le spese approvate con decreto in occasione della approvato con decreto dell'agenzia e controllo trimestrale da parte dei revisori dei conti delle verifica del rendiconto mensile di cassa. spese sostenute e rendicontate. Controllo trimestrale della cassa economale effettuato da parte dei revisori dei conti. Processo: Bilancio e ragioneria Processo secondario: supervisione della corretta esecuzione del contratto con il tesoriere Scarsa trasparenza e inottemperanza del compito del controllo da adottare In occasione dell approvazione del rendiconto 2012 i revisori hanno certificato la corrispondenza del saldo di Verifica mensile da parte dell ufficio ragioneria e bilancio della corrispondenza del saldo di cassa cassa Avepa con il conto del tesoriere. Avepa con il conto del tesoriere; i revisori Per l anno 2013 è stata verificata eseguono lo stesso controllo con cadenza mensilmente la corrispondenza tra trimestrale e in occasione dell approvazione del i dati forniti dal tesoriere con quelli rendiconto generale dell esercizio concluso dell Agenzia sulla situazione di cassa; tale verifica è stata effettuata anche dai revisori trimestralmente.

12 AREA DI RISCHIO AFFIDAMENTO DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE E GESTIONE SEDI, MANUTENZIONI E ACQUISTI Processo: Gare e contratti Processo secondario: Gestione procedura di gara per acquisizione di beni, servizi e lavori Alterazione concorrenza e scarsa trasparenza durante tutte le fasi di scelta del contraente da adottare La scelta della tipologia, modalità di procedura di gara e individuazione dell aggiudicatario è stata sempre effettuata seguendo il regolamento per 1-nessuno può gestire in autonomia un intero l approvvigionamento di beni e servizi e processo di scelta del contraente (es. ricerca di lavori in economia dell Agenzia, e in mercato, richiesta e valutazione di offerte, applicazione delle norme di legge in aggiudicazione ecc) il quale viene condiviso tra materia, rispettando i principi della istruttore procedura, responsabile ufficio gare e concorrenza, parità di trattamento e contratti, responsabile del procedimento (titolare trasparenza. Nel anno 2013 (dati raccolti del budget dell'acquisizione) e Dirigente fino a fine novembre) sono state realizzati dell'ufficio gare e contratti. 2- la corrispondenza in entrata e uscita (tra cui le offerte richieste e più di 50 affidamenti. Il processo di scelta pervenute) è sempre protocollata e visionata dal dell aggiudicatario sono è mai stato svolto dirigente responsabile del procedimento da un solo dipendente dell Agenzia ma è sempre stato effettuato attraverso decisioni a più livelli: responsabile ufficio gare e contratti PO, dirigente AAC e responsabile procedimento titolare del budget.

13 Processo: Gare e contratti Processo secondario: Gestione procedura di gara per acquisizione di beni, servizi e lavori Disomogeneità di valutazione delle offerte Inadeguate indagine di mercato per individuazione soggetti da invitare a procedure di gara da adottare I capitolati di gara sono stati redatti in modo che i criteri e i punteggi per l individuazione dell aggiudicatario fossero chiari e vincolassero a oggettivi 1- tutti i criteri di valutazione sono inseriti schemi di valutazione i commissari di preventivamente nei documenti di gara o nelle gara. lettere di invito 2- la valutazione delle offerte e A favore della trasparenza e oggettività l'aggiudicazione provvisoria sono compiute da dei giudizi espressi in sede di gara, una Commissione di gara (composta di tre l AVEPA ha richiesto ai commissari nelle persone dichiarate non incompatibili nel varie procedure di gara di esplicitare in provvedimento di nomina) oppure dal modo esaustivo le ragioni per le quali responsabile del procedimento (titolare del budget per l'acquisizione del bene, servizio o lavori) ritenevano aspetti di una offerta o l intera assistito da due testimoni (quindi sempre in forma offerta migliore delle altre. Tali collegiale) e l'aggiudicazione definitiva é disposta motivazioni allegate ai verbali di gara dal Dirigente dell'ufficio gare e contratti sono sempre inviati a tutti i concorrenti. La nomina dei commissari avviene solo a seguito della presentazione all Agenzia di una dichiarazione con la quale esplicitano che non sussistono cause di incompatibilità a loro carico. Le indagini di mercato sono state svolte secondo le previsioni stabilite dal 1- le modalità di esecuzione delle indagini di regolamento per l approvvigionamento mercato sono indicate nel regolamento acquisti in di beni, servizi e lavori in economia economia e nella circolare operativa del Dirigente dell AVEPA Ufficio gare e contratti 2- le indagini di mercato Le richiese di offerte e le offerte sono non sono affidate ad un unico istruttore, ma state documentate e debitamente l'individuazione dei soggetti da invitare é operata dal responsabile del procedimento (di regola un protocollate. dirigente) L individuazione degli operatori economici da invitare sono eseguiti dall operatore competente ma sempre approvati dal responsabile del procedimento

14 Processo: Gare e contratti Processo secondario: Gestione procedura di gara per acquisizione di beni, servizi e lavori Violazione obblighi di segretezza e custodia dati e documentazione di gara (es. offerte) Inottemperanza agli obblighi di legge o di regolamento nella scelta della procedura di gara Mancanza di idonea pubblicità di indizioni ed esiti procedure di gara da adottare Le offerte di gara appena giunge nella sede dell Avepa vengono con priorità le note inviate che costuituscono le offerte protocollate e consegnate all ufficio gare presentate dalla ditte sono protocollate e e contratti per la custodia in armadio visualizzabili solo dagli operatori responsabili chiuso a chiave. dell'istruttoria; i plichi contenenti le offerte di gara Solo gli operatori responsabili sono custoditi dall'ufficio gare e contratti dell istruttoria (ufficio gare) e addetti al protocollo sono a conoscenza delle offerte pervenute. Le procedure di gara hanno rispettato le 1- Esistenza di un regolamento interno di disposizioni di legge e regolamento acquisizione in economia 2-Redazione ed dell Agenzia. aggiornamento regolamenti e procedure interne Le procedure sono individuate dal RUP per acquisizioni di beni, servizi e lavori 3- con supporto del responsabile dell ufficio esistenza di più livelli di controllo (dall' istruttore al dirigente) gare e contratti, nel rispetto delle esigenze dell Agenzia e delle norme di legge e regolamento dell Agenzia. 1- Tutte le procedure negoziate -cottimi fiduciari che si intendono indire vengono preventivamente pubblicate nel sito web dell Agenzia all'inizio dell'anno o appena pianificate 2- l'esito delle procedure negoziate e l'aggiudicatario sono pubblicati nel sito web dell'agenzia 3- tutti gli affidamenti di beni, servizi e forniture dell'agenzia vengono pubblicati nel sito web dell'agenzia ("amministrazione aperta") L elenco delle procedure negoziate programmate nell anno 2013 sono state pubblicate nel sito dell Agenzia nella sezione bandi di gara/procedure negoziate. Gli esiti delle procedure sono stati pubblicati nella sezione bandi di gara /elenco bandi aggiudicati Gli affidamenti di beni, servizi e forniture dell'agenzia sono pubblicati secondo quanto stabilito dal Dlgs 33/2013 Processo: Gare e contratti Processo secondario: Attuazione di controlli amministrativi sui requisiti di partecipazione alle procedure di gare e su autocertificazioni da adottare

15 Processo: Gare e contratti Processo secondario: Attuazione di controlli amministrativi sui requisiti di partecipazione alle procedure di gare e su autocertificazioni Disomogeneità della valutazione dell'esito dei controlli Discrezionalità nell'esecuzione dei controlli Discrezionalità nell'applicazione di eventuali sanzioni ed effettuazione di segnalazioni anomalie ad autorità competenti Ritardo nella conclusione del procedimento da adottare esiste una check list dei controlli da eseguire; al Tutti i controlli sui requisiti dei concorrenti termine dell'istruttoria viene adottato un sono stati eseguiti dagli operatori provvedimento di esito controlli a firma del dell ufficio gare e contratti secondo la Dirigente dell'ufficio gare e contratti check list e approvati con decreto del dirigente AAC Non è prevista discrezionalità nella scelta 1- i controlli sono codificati nel regolamento degli operatori da controllare; gli operatori acquisizioni in economia e in circolari interne del competenti ad eseguire i controlli hanno Dirigente ufficio gare e contratti applicato il regolamento dell agenzia che indica quando e con che modalità i controlli vanno eseguiti. Nessun caso critico per l applicazioni di l'istruttoria dei controlli viene approvata con sanzioni si è verificato con i controlli sui provvedimento di esito controlli a firma del requisiti nell anno Le istruttorie dei Dirigente dell'ufficio gare e contratti controlli sono approvate con decreto sottoscritto dal Dirigente AAC. Il responsabile dell ufficio gare controlla lo stato dell arte delle varie procedure di affidamento assegnate. I controlli per i controllo da parte del responsabile dell'ufficio gare soggetti affidatari di servizi forniture e contratti e del Dirigente del rispetto dei tempi lavori sono stati sempre eseguiti procedurali tempestivamente. Eventuali allungamenti nella conclusione del procedimento sono avvenuti solo in caso di ritardo di risposte degli gli enti ai quali l Agenzia ha richiesto i vari certificati Processo: Gare e contratti Processo secondario: Registrazione e custodia di contratti e convenzioni; custodia e monitoraggio garanzie a corredo contratti da adottare

16 Processo: Gare e contratti Processo secondario: Registrazione e custodia di contratti e convenzioni; custodia e monitoraggio garanzie a corredo contratti Alterazione dati, perdita documentazione da adottare esistenza di un software di archivio contratti e garanzie e archivio cartaceo La documentazione cartacea è conservata in appositi locali. Nel 2013 è stato predisposto un applicativo per i contratti associato con il software di registrazione documentale (Docway) che permette di conservare in sicurezza tutti i contratti e consente la consultazione della documentazione attraverso la rete informatica dell Agenzia. Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: gestione immobile, manutenzione stabili e adempimenti condominiali Gestione degli immobili inefficiente con spese di conduzione dell immobile eccessive da adottare 1- verbale redatto dall' amministratore condominiale 2-controllo analitico delle voci da parte di persona deputata alla verifica delle spese 3- redazione atto di liquidazione con firme congiunte per consentire il pagamento Le voci di spesa sono verificate dall operatore AVEPA competente dell ufficio gestione sedi manutenzione e acquisti. L atto di liquidazione avviene con firme congiunte. Controllo successivo dell ufficio bilancio e ragioneria prima di provvedere alla liquidazione Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: conduzione degli stabili e degli impianti ed esecuzione dei contratti per i servizi (pulizia, vigilanza, funzionamento impianti ecc.) da adottare

17 Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: conduzione degli stabili e degli impianti ed esecuzione dei contratti per i servizi (pulizia, vigilanza, funzionamento impianti ecc.) Mancata verifica corretto utilizzo dei beni da parte del personale dell'agenzia Disomogeneità di comportamento nella gestione dei rapporti con gli affidatari del servizio da adottare 1- la verifica viene effettuata tramite segnalazione delle problematiche al responsabile dell'ufficio gestione sedi 2- sopraluogo di operatori dell'ufficio gestione sedi e revisione periodica dell'inventario 1 - check list di controllo periodico dell'esecuzione corretta del servizio 2 - report di intervento in caso di manutenzione su impianti 3 - atto di liquidazione con firme congiunte dell'operatore responsabile dell'istruttoria, del responsabile dell'ufficio gestione sedi e del dirigente dell'area per consentire il pagamento Segnalazione problematiche all ufficio gestione sedi. Verifica dell operatore e del responsabile ufficio gestione sedi. Predisposto l inventario beni Agenzia anno 2013 e riconducibilità ai soggetti utilizzatori dei beni in caso di incorretto impiego degli stessi Monitoraggio quotidiano delle check lists e periodico dei report di intervento. Le attività di gestione con gli affidatari del servizio sono svolte e verificate a più livelli. Le spese vengono sempre verificate dall operatore AVEPA competente dell ufficio gestione sedi manutenzione e acquisti; viene predisposto un atto di liquidazione con firme congiunte dell operatore responsabile dell istruttoria, responsabile ufficio gestione sedi e dirigente area amministrazione e contabilità, successivamente viene effettuato un controllo di secondo livello dell ufficio bilancio e ragioneria prima di provvedere alla liquidazione

18 Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: conduzione degli stabili e degli impianti ed esecuzione dei contratti per i servizi (pulizia, vigilanza, funzionamento impianti ecc.) Inottemperanza del compito di controllo della regolare esecuzione del servizio erogato da adottare 1- checklist di controllo periodico dell'esecuzione corretta del servizio 2 - report di intervento in caso di manutenzione su impianti 3- atto di liquidazione con firme congiunte dell'operatore responsabile dell'istruttoria, del responsabile dell'ufficio gestione sedi e del dirigente dell'area per consentire il pagamento Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: gestione della dotazione di apparecchiature di ufficio di proprietà e esecuzione di eventuali contratti di assistenza utilizzo non autorizzato o improprio apparecchiature aziendali da adottare Monitoraggio quotidiano delle check lists e periodico dei report di intervento. Le attività di gestione con gli affidatari del servizio sono svolte e verificate a più livelli. Le spese vengono sempre verificate dall operatore AVEPA competente dell ufficio gestione sedi manutenzione e acquisti; viene predisposto un atto di liquidazione con firme congiunte dell operatore responsabile dell istruttoria, responsabile ufficio gestione sedi e dirigente area amministrazione e contabilità, successivamente viene effettuato un controllo di secondo livello dell ufficio bilancio e ragioneria prima di provvedere alla liquidazione 1- controllo attraverso monitoraggio dei dati di utilizzo (es. stampanti) 2- controllo fatture Monitoraggio e verifiche corretto utilizzo operatore responsabile istruttoria 3-atto di delle apparecchiature degli operatori liquidazione con firme congiunte dell'operatore competenti dell ufficio gestione sedi. responsabile dell'istruttoria, del responsabile Segnalazione al dirigente AAC in caso di dell'ufficio gestione sedi e del dirigente dell'area utilizzo improprio o qualora siano per consentire il pagamento riscontrate inefficienze.

19 Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: gestione della dotazione di apparecchiature di ufficio di proprietà e esecuzione di eventuali contratti di assistenza Ritardi nella conclusione del procedimento (es. in caso di malfunzionamento di apparecchiature stampanti, fax, pc, telefonia ecc) Disomogeneità di comportamento nella gestione dei rapporti con gli affidatari del servizio Inottemperanza del compito di controllo della regolare esecuzione del servizio erogato da adottare Qualora fossero riscontrate anomalie, malfunzionamenti negli apparecchi telefonici PC, software ecc è attivo un segnalazione operatore e intervento tramite help help desk con attivazione immediata e desk per l'assistenza e contatto continuo con risoluzione delle varie problematiche con l addetto all help desk con aggiornamenti sullo tempistiche diverse dipendenti dal grado stato delle risoluzioni dei problemi e delle azioni di priorità indicata nella segnalazione. da intraprendere Contatto continuo con l addetto all help desk con aggiornamenti sullo stato delle risoluzioni dei problemi e delle azioni da intraprendere Le attività di gestione con gli affidatari del servizio sono svolte e verificate a più livelli. L operatore incaricato controlla le attività eseguite dell affidatario del servizio Le spese vengono sempre verificate dall operatore AVEPA 1- atto di liquidazione con firme congiunte competente dell ufficio gestione sedi dell'operatore responsabile dell'istruttoria, del manutenzione e acquisti; viene responsabile dell'ufficio gestione sedi e dirigente predisposto un atto di liquidazione con dell'area per consentire il pagamento: 2 - firme congiunte dell operatore tracciatura degli interventi con report specifici responsabile dell istruttoria, responsabile ufficio gestione sedi e dirigente area amministrazione e contabilità, successivamente viene effettuato un controllo di secondo livello dell ufficio bilancio e ragioneria prima di provvedere alla liquidazione La gestione del servizio avviene tramite 1- atto di liquidazione con firme congiunte help desk e gli interventi sono tracciati e dell'operatore responsabile dell'istruttoria, del documentati. Le spese vengono responsabile dell'ufficio gestione sedi e del verificate a più livelli: atto di liquidazione dirigente dell'area per consentire il pagamento: 2 - attraverso firme congiunte del tracciatura degli interventi e monitoraggio spese responsabile dell ufficio gestione sedi e dirigente AAC.

20 Processo: Gestione sedi, manutenzioni e acquisti Processo secondario: Assicurare la disponibilità e la qualità dei servizi (a favore del personale interno) di carattere generale: es magazzino, assistenza viaggi, buoni pasto, parcheggi ritardi nella conclusione del procedimento Disomogeneità di comportamento nella gestione del servizio interno da adottare 1 - ogni operatore dell'ufficio gestione sedi Nessuna discrezionalità degli operatori garantisce le richieste; 2- l'organizzazione competenti nell esecuzione e gestione del dell'ufficio permette che ogni operatore è in grado servizio. Ogni richiesta è documentata e di soddisfare equamente le richieste 3 - tutte le richieste sono documentate viene eseguita in modo standardizzato anche attraverso l utilizzo di un portale dedicato. 1 - ogni operatore dell'ufficio gestione sedi Nessuna discrezionalità degli operatori garantisce le richieste; 2- l'organizzazione competenti nell esecuzione e gestione del dell'ufficio permette che ogni operatore è in grado servizio. Ogni richiesta è documentata e di soddisfare equamente le richieste 3 - tutte le richieste sono documentate viene eseguita in modo standardizzato anche attraverso l utilizzo di un portale dedicato.

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