Dematerializzare, perché? Una informazione veloce per un servizio migliore

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1 Registro nazionale Italiano Donatori di Midollo Osseo Italian national Bone Marrow Donor Registry Dematerializzare, perché? Una informazione veloce per un servizio migliore Nicoletta Sacchi E.O. Ospedali Galliera, Genova

2 Cos è IBMDR Fondato nel 1989 a Genova presso l E.O. Ospedale Galliera : - coordina le attività dei Registri istituiti a livello regionale e corrisponde agli analoghi organismi istituiti in altri Paesi; - promuove la ricerca di donatori non consanguinei e tiene il registro nazionale dei donatori. Finalità: Procurare ai pazienti in attesa di trapianto di CSE e privi del donatore ideale (fratello HLA identico), un volontario, estraneo alla famiglia, con caratteristiche immunogenetiche tali da consentire il trattamento terapeutico con elevate probabilità di successo.

3 Coordinamento nazionale e internazionale Per adempiere alle propri finalità IBMDR scambia informazioni (h24) con 336 strutture sparse sul territorio nazionale e 106 in tutto il mondo. Banche Sangue cord. Registri 43 Internaz. 63 Centri Raccolta 58 Banche Sangue cord. 18 Centri Trapianto 52 IBMDR Centri Donatori 100 HLA Lab 90 Registri Regionali 18

4 Prima: scambio di informazioni via fax e gestione di un archivio cartaceo fax in arrivo e 500 fax in uscita al giorno ( /anno) una persona dedicata a smistare fax in entrata, spedire fax in uscita; 2 macchine fax sempre operative; cartelle cliniche di pazienti attivi ( fogli) in archivio cartaceo protetto una persona dedicata a ordinare i fogli, dividerli nelle cartelle, archiviarli e a dividere le pratiche cartacee dei pazienti con ricerca attiva da quelli con ricerca terminata (per regolamentazione europea e nazionale tali documenti vanno conservati per 30 anni) 100 m 2 di spazio occupati da archivio cartaceo

5 Criticità nella gestione dei documenti cartacei 1. Tempo 3 ore di lavoro quotidiano dedicato allo smistamento ed archiviazione e conseguente rallentamento delle procedure operative; perdita di tempo degli operatori nella ricerca dei documenti nelle cartelle 2. Volumi 50 m 2 degli uffici sede dell IBMDR occupati da schedari e faldoni 50 m 2 di spazi limitrofi occupati dall archivio storico 3. Costi Spese telefoniche di invio fax; 50% delle comunicazioni sono internazionali (i costi telefonici dell IBMDR sono superiori a quelli del resto dell Ente) 2 persone dedicate a gestione documentazione cartacea Spese di carta, toner, stampanti, cartelline per archiviazione, schedari 4. Inefficienze Dal 10 al 20% dei documenti viene classificato erroneamente; 3 cartelle su sono andate perse.

6 Nasce l idea di dematerializzare 1. Dematerializzare l archivio storico e le cartelle attive Per le cartelle attive nasce l esigenza di avere un sistema informatico che ne permetta una veloce, efficiente, sicura e protetta consultazione e gestione. Il SIET dell E. O Galliera ci suggerisce l utilizzo di Archidoc, già in uso presso l Ente anche se con finalità differenti. 2. Gestione digitale dei fax Per evitare di digitalizzare comunque tutti i fax in ingresso il SIET ci supporta nella riorganizzazione del ricevimento e spedizione fax via computer.

7 Il Fax viene pre-indirizzato all operatore A seconda del numero mittente del fax, il SIET crea un sistema di riconoscimento all arrivo che smista già i fax nelle directory degli operatori deputati alla gestione del documento.

8 Attraverso Archidoc il documento viene archiviato Ogni paziente in ricerca ha una cartella informatizzata in cui viene archiviato il documento.

9 Attraverso Archidoc il documento viene archiviato Ogni cartella paziente ha diversi raggruppamenti a seconda della tipologia di documenti inseriti..

10 Attraverso Archidoc il documento viene archiviato

11 Da gennaio 2010 Attraverso un accesso internet protetto tutti i Centri Trapianto - interlocutori dell IBMDR - non riceveranno più le comunicazioni via fax ma le troveranno in formato PDF nella cartella specifica dei pazienti di loro afferenza; questo permetterà loro di consultare in ogni momento la cartella paziente.

12 Vantaggi 1. Risparmio di Tempo 2. Recupero e possibile riutilizzo di spazi 3. Risparmio (non solo per il Galliera ma anche per gli altri 53 Centri trapianto allocati presso Ospedali pubblici) Spese telefoniche Personale riutilizzato in altre mansioni (più gratificanti) Spese di carta, toner, stampanti, cartelline per archiviazione, schedari 4. Maggiore efficienza ed efficacia (velocità delle procedure) 5. Tracciabilità completa di chi ha fatto cosa e quando ( problemi legali)

13 Prossimi appuntamenti Galliera: Ospedale Orientato al Digitale Il 20 gennaio 2010 l'e.o. Ospedali Galliera organizzerà un convegno per presentare lo stato di avanzamento in materia di dematerializzazione dei documenti clinici. Interverranno diversi medici dell'ospedale, ognuno dei quali parlerà della gestione elettronica della cartella clinica riferita alla propria specialità, evidenziandone modalità di utilizzo, vantaggi intrinseci e possibilità di condivisione con i colleghi. Per informazioni: good@galliera.it