L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Executive Summary. Novembre 2012

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Executive Summary Novembre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Sassari NetConsulting

2 Lo scenario economico e il ruolo dell Information Technology Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle. E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza. Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano I motivi che portano le aziende ad investire su quest area sono diversi: necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi? Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e- commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia. E indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi - e una serie di rischi operativi perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa. D altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di NetConsulting

3 gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. Il focus sulla Sardegna settentrionale Il territorio della Sardegna settentrionale vanta un patrimonio naturalistico di assoluto spessore che, associato a valori archeologici, etnografici, artistici e culturali, rappresenta un importante fattore di attrazione e di sviluppo del settore turistico-alberghiero. Non mancano sul territorio l agro-industria di qualità, basato su prodotti tipici nell ambito lattiero-caseario, oleario e vinicolo, il metalmeccanico, la chimica e l'elettronica. L aggregazione tra imprese rappresenta una pratica molto diffusa in alcuni comparti dell area - il Polo di Thiesi, il distretto del sughero in Gallura ne rappresentano validi esempi. Le difficoltà del momento, che penalizzano in misura maggiore alcune zone del nostro Paese come la Sardegna, emergono chiaramente dalle strategie di business che le realtà del territorio stanno mettendo in atto: la riduzione generalizzata dei costi interessa 6 aziende su 10 non vengono trascurate, seppur siano meno frequenti rispetto ala media nazionale, obiettivi di miglioramento dei processi, attraverso interventi di ottimizzazione, e percorsi di evoluzione del portafoglio di offerta NetConsulting

4 la pressione sui costi, più che in altre aree, limita investimenti finalizzati ad incrementare la diffusione di soluzioni informatiche in azienda, a migliorare la relazione con i clienti e a sviluppare iniziative marketing volte a migliorare l approccio e il posizionamento di mercato In tema di gestione documenti, sono state indicate come fortemente critici, per diversi processi aziendali, la possibilità di tracciare l iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con l esterno, la tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi, i vincoli normativi privacy, sicurezza. L utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi e di comunicazione elettronica si presenta molto differenziato: un allineamento con la media Italia si rileva nel caso del sito Internet un leggero gap si riscontra nell utilizzo alla Posta Elettronica Certificata assolutamente evidente è il gap rispetto al resto del Paese nel caso dell esecuzione online di adempimenti verso enti pubblici la firma digitale è più diffusa tra le aziende del panel analizzato rispetto al resto del Paese vendita online e tecnologie RFID rappresentano ambiti di nicchia anche tra le imprese sarde. Molto tradizionale si presenta l approccio alla gestione del printing: rispetto alla media nazionale, nelle aziende sarde l introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti. Metà delle aziende del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello dell anno in corso. Per quanto riguarda invece la spesa in soluzioni di gestione documentale, più del 60% del panel intende mantenere invariata questa spesa e il 13% ha indicato previsioni di crescita, a conferma di una sensibilità crescente verso questa tematica. In termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, le aziende del territorio nord Sardegna si presentano meno pronte rispetto alle altre realtà nazionali: il 18% dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali (percentuale inferiore alla media nazionale) e il 15% di aver quantificato i possibili risparmi; sostanzialmente in linea con il contesto nazionale la percentuale di aziende che non effettuano valutazioni di questo tipo e non prevedono di farlo. Inferiore, rispetto alla media nazionale, è anche la percentuale di aziende consapevoli dell impatto, diretto o indiretto, che progetti di dematerializzazione dei flussi documentali possano avere sui risultati aziendali. NetConsulting

5 Le conclusioni L analisi realizzata, sia a livello nazionale che territoriale, consente di fare considerazioni importanti su quanto le aziende stiano già facendo in tema di gestione documentale e quanto ancora ci sarà da fare. E evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla difficile situazione congiunturale: strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e innovazione in particolare dell offerta. La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa. Stessa situazione si rileva se si va a focalizzare l ambito della gestione documentale. Si registra, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi, seppur vadano superati limiti culturali legati alla difficoltà nel rinunciare alla carta, oltre a problematiche legate a limitate capacità di spending, a maggior ragione tra le imprese di minori dimensioni. L analisi del territorio della Sardegna settentrionale evidenzia chiaramente le difficoltà che le aziende stanno vivendo in questa fase: la riduzione dei costi, a più livelli, rappresenta la priorità business più sentita sul territorio e limita investimenti finalizzati ad incrementare la diffusione di soluzioni informatiche in azienda, a migliorare la relazione con i clienti e a sviluppare iniziative marketing volte a migliorare l approccio e il posizionamento di mercato. L adozione di strumenti di Information Technology volti a digitalizzare processi e modalità di comunicazione e interazione si presenta differenziata. Le aziende sono convinte che quello della digitalizzazione è un percorso inevitabile: la propensione ad investire in soluzioni di gestione documentale è più evidente che in altri ambiti. In termini di valorizzazione dei risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, il territorio sardo si presenta meno pronto rispetto alla media nazionale. Tuttavia, chi ha fatto valutazioni in merito ha dimostrato che l Information Technology è uno strumento utile sia per recuperare efficienza che migliorare l efficacia del business. E su questi casi che bisogna far leva perché si possa diffondere una maggiore consapevolezza dell utilità dell innovazione, in generale, e nei processi documentali, in tutto l ecosistema, privato e pubblico, che ruota intorno alle imprese. NetConsulting