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1 istruzioni per l inserimento di una richiesta on line di prodotti speciali flusso delle informazioni... 2 password... 3 password/ inserimento di una nuova richiesta... 4 le condizioni di vendita... 6 l accettazione delle richieste... 6 il preventivo... 8 gli accessori... 9 prezzi... 9 lo storico delle richieste... 9 status della richiesta... 9 come ordinare l ordine degli accessori comunicazioni

2 flusso delle informazioni Nell ottica di offrire un servizio sempre migliore ai suoi clienti Viabizzuno ha sviluppato un nuovo sistema per l inserimento di richieste di prodotti speciali direttamente on line. Questo sistema sostituirà le richieste via mail finora utilizzate. Il flusso di passaggio delle informazioni è il seguente: 2

3 password all apertura dell indirizzo si visualizza la schermata di login, in cui inserire username e la password, le stesse utilizzate per effettuare gli ordini on line L opzione da scegliere è prodotti speciali. password/2 Provvisoriamente il sistema richiede un secondo inoltro della password. Che sono le stesse del log in. Questo perché stiamo implementando una nuova piattaforma e il programma di richiesta di preventivi speciali è già presente su questa nuova piattaforma. Le procedure sono accessibili attraverso il comando avanti sotto la dicitura prodotti speciali. 3

4 inserimento di una nuova richiesta nella schermata successiva è possibile notare due funzioni principali relative alle richieste di prodotti speciali: 1. l inserimento di una nuova richiesta; 2. la visualizzazione dello storico e del progress delle richieste. Selezionare avanti sotto l opzione nuova richiesta Esempio di inserimento richiesta (con dati fittizi) I campi contrassegnati da * sono obbligatori: Luogo del progetto: nazione dove verranno installati i prodotti oggetto di questa richiesta Progetto: nome o indicazioni varie sul progetto data richiesta per il preventivo. il sistema propone la prima data minima per la ricezione del preventivo, considerando minimo 5 giorni lavorativi. data richiesta per la consegna: intesa come consegna del prodotto che richiesto indirizzi mail per il preventivo: automaticamente è indicata la mail associata alla sua password, ma se ne possono aggiungere altre (separate da,) Procedere con avanti 4

5 tipologia: fa riferimento alla tipologia a cui il corpo illuminante appartiene. Secondo la logica del nostro manuale collezione: serve per identificare la linea di prodotto: Alvaline, For M oppure uno speciale acquistato in precedenza. selezionando una delle prime due opzioni, automaticamente il sistema mette la lettera iniziale di riferimento del codice da ricercare. altri riferimenti: ulteriori indicazioni sul progetto che vi possano essere utili (es. giardino, secondo piano, ecc.) iniziano poi le richieste specifiche del prodotto speciale: la quantità: informazione sempre fondamentale per una corretta valutazione del preventivo la scelta del materiale ha come conseguenza anche una coerente scelta delle finiture disponibili. Seguono altre indicazioni relative al cablaggio, il campo altre indicazioni tecniche per inserire delle note e la possibilità di allegare un file Proseguire con conferma articolo Esempio della schermata di riepilogo in cui sono riportati gli articoli richiesti Possibili opzioni 5

6 le condizioni di vendita E obbligatorio per proseguire selezionare con un segno di spunta la conferma e accettazione delle condizioni di vendita. se la procedura di salvataggio è andata a buon fine apparirà la seguente schermata: E possibile stampare la richiesta inserita per controllo/archivio. l accettazione delle richieste La richiesta a questo punto non è ancora stata inoltrata a Viabizzuno, ma viene ricevuta dal responsabile di zona. In caso il responsabile di zona ritenga di non approvare la richiesta (motivi tecnici già noti che rendono irrealizzabile il prodotto, quantità ridotte, o altro), Viabizzuno rimane estranea alla decisione del responsabile di zona che però risponderà direttamente al cliente e fornirà sempre motivazione della sua decisione. L approvazione corrisponde all inoltro a Viabizzuno. Se invece il responsabile di zona approverà la richiesta, riceverà questa mail: 6

7 Viabizzuno valuterà la richiesta ed emetterà il preventivo, che sarà inviato al cliente e al responsabile di zona o solo al responsabile, a seconda degli accordi e delle necessità del caso. 7

8 il preventivo 8

9 gli accessori: vengono indicati se è necessario ordinarli separatamente rispetto al prodotto speciale. prezzi I prezzi si intendono di listino. In caso di prezzi netti, questa informazione verrà espressamente evidenziata sotto al prezzo stesso. lo storico delle richieste Ritornati alla schermata iniziale oltre a nuova richiesta abbiamo l opzione visiona storico richieste questo strumento è molto utile per monitorare l avanzamento della richiesta e per avere sempre a disposizione un archivio delle richieste e dei preventivi richiesti nel tempo. le informazioni sono in ordine cronologico dalla più recente, ma una serie di filtri permette di raffinare la ricerca: il primo filtro è per data e l altro per lo status della richiesta: status della richiesta: in attesa di approvazione: quando la richiesta è stata inoltrata al suo responsabile di zona ma non ancora a Viabizzuno inviata a Viabizzuno: status che si attiva appena il responsabile conferma la richiesta e la invia a Viabizzuno non approvata: status che si attiva quando il responsabile di zona, informando il cliente, ritiene che la richiesta non sia realizzabile 9

10 in elaborazione: Viabizzuno ha preso in carico la richiesta e inizia la valutazione del preventivo preventivata: si attiva questo status appena il cliente riceve via mail il preventivo ordinata: questa indicazione appare quando il cliente conferma l ordine a Viabizzuno 10

11 come ordinare L ordine si effettua nella parte dedicata allo storico delle richieste Cliccando sulla riga della richiesta con lo status preventivata, apre la schermata che riassume le informazioni del preventivo. Dopo la consueta testata di riepilogo dati, è possibile inserire un indirizzo di destinazione merce se diverso da quello solito. Con aggiungi / aggiungi tutto si aggiungono vari articoli l ordine degli accessori: solo ordinando il prodotto speciale a cui si riferiscono, si potranno ordinare gli accessori. per procedere si deve confermare di accettare la lista dei prodotti e poi usare il comando conferma ordine. Se l operazione è andata a buon fine, apparirà una schermata con la dicitura l ordine è stato confermato e inviato a Viabizzuno e nello storico la sua richiesta ha ora lo status ordinata Viabizzuno riceverà l ordine via mail. L ordine sarà inserito nel nostro sistema e la data di consegna prevista comunicata con conferma d ordine. Ogni successiva comunicazione dovrà essere indirizzata al nostro ufficio commerciale tramite 11

12 comunicazioni: per ogni successiva comunicazione relativa alla sua richiesta o al preventivo ricevuto si deve accedere allo storico cliccando sulla riga della richiesta/preventivo, ha la possibilità di selezionare invia un messaggio I messaggi inviati con questo sistema resteranno visibili e rintracciabili ogni volta che si richiama una richiesta / preventivo dallo storico. Per le comunicazioni relative agli ordini già inviati, invece può rivolgersi, come già ora al nostro ufficio commerciale. Grazie per l attenzione 12

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