UNIVERSITA DEGLI STUDI DI FERRARA

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1 UNIVERSITA DEGLI STUDI DI FERRARA MANUALE DI PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DELLE SPESE PER I PROGETTI NELL AMBITO DEI PROGRAMMI COMUNITARI 1. Introduzione Il presente manuale ha l obiettivo di esporre i criteri ed i principi seguiti dallo Studio Cippitani & Di Gioacchino (di seguito lo Studio ) nella certificazione dei costi sostenuti nell ambito dei programmi comunitari. 2. Procedura di certificazione L attività che porta alla certificazione delle spese da parte dello Studio dovrebbe preferibilmente seguire le seguenti fasi principali: - la Struttura coinvolta nel progetto dovrebbe prendere contatto con lo Studio il più presto possibile, al più tardi dopo la firma del contratto con la Commissione europea; - la Struttura e lo Studio stabiliranno un calendario di incontri semestrali per verificare l avanzamento dell attività di rendicontazione e documentazione; - entro due settimane dalla fine del periodo da rendicontare, la Struttura preparerà i documenti necessari per il controllo; - lo Studio procederà al controllo di detti documenti ed emetterà il certificato di audit entro un mese dalla fine del periodo di rendicontazione, a meno di ritardi nella preparazione dei documenti. 3. Attività complementari alla certificazione Lo Studio fornirà, durante il ciclo di gestione del progetto comunitario, l assistenza necessaria per la corretta applicazione delle regole di rendicontazione. Per rendere più agevole l attività di supporto: - all indirizzo info@cippitanidigioacchino.com è possibile richiedere informazioni e chiarimenti; - all indirizzo la Sezione Rendicontazione è dedicata ai documenti e alle informazioni necessarie alla rendicontazione (il presente manuale, i documenti della Commissione, approfondimenti su alcuni aspetti della rendicontazione, e così via); - saranno tenute giornate (con periodicità trimestrale) di formazione diretta a coloro che si occupano della gestione dei progetti per lo studio dei casi più comuni e per gli approfondimenti necessari.

2 4. Principi e documenti dell attività di certificazione Lo Studio procederà alla certificazione delle spese nel rispetto della disciplina finanziaria dell Unione Europea (in particolare il Regolamento del Consiglio 1605/2002 e il Regolamento della Commissione 2342/2002), nonché della base giuridica degli specifici programmi comunitari. Tale disciplina sarà applicata tenendo in considerazione la disciplina nazionale e quella interna dell Università, ove non siano in contrasto con la richiamata normativa comunitaria. Fatta salva la normativa degli specifici programmi comunitari, lo Studio adotterà la definizione dei costi da rendicontare e la documentazione, descritte nell allegato a questo manuale

3 ALLEGATO DEFINIZIONE DELLE CATEGORIE DI COSTO DEI PROGRAMMI COMUNITARI E DOCUMENTAZIONE RICHIESTA SOMMARIO: 1. PRINCIPI GENERALI. 2. COSTI NON RENDICONTABILI 3. RACCOLTA DELLA DOCUMENTAZIONE 4. INFORMAZIONI GENERALI. 5. CONTRATTO. 6. RAPPORTI FINANZIARI. 7. PERSONALE. 8. ATTREZZATURE DUREVOLI. 9. SUBCONTRATTI. 10. VIAGGI E SOGGIORNO. 11. BENI CONSUMABILI. 12. ALTRI COSTI SPECIFICI. 13.COSTI INDIRETTI Nei paragrafi che seguono si descrivono le regole specifiche di rendicontazione e si elencano i principali documenti necessari per provare il rispetto di tali regole e dei principi generali. 1. PRINCIPI GENERALI A meno di diversa disposizione della base giuridica del programma comunitario, si verificherà che i costi da rendicontare rispettino i seguenti principi: PRINCIPIO DI INERENZA Un costo è ammissibile quando il bene o servizio, rappresentati dal costo, devono essere necessariamente utilizzati nell attività prevista dal progetto PRINCIPIO DI COMPETENZA TEMPORALE I costi devono essere stati sostenuti durante il progetto. OSSERVAZIONI I costi si considerano sostenuti: - se durante il progetto si è utilizzato il relativo bene o servizio - se durante il progetto è assunta l obbligazione di pagare Durata del progetto: Si osservi che la data di inizio del progetto, solitamente, non è quella di inizio del contratto. La data di inizio del contratto è quella dell ultima sottoscrizione (che è apposta dalla Commissione); mentre la data di inizio del progetto solitamente è il primo giorno del mese successivo alla stipula del contratto, oppure una data fissa stabilita dal contratto (che può essere anche precedente alla stipula del contratto) In ogni caso si consiglia di verificare la circostanza nel Contratto con la Commissione. Si precisa che i beni durevoli sono rendicontabili anche se acquistati prima dell inizio del progetto, purché il periodo di ammortamento non sia terminato. PRINCIPIO DEL COSTO STORICO I costi devono essere calcolati secondo il principio del costo storico. Per costo storico si intende il complesso degli oneri finanziari che un impresa ha effettivamente sostenuto per procurarsi un bene o servizio (PRINC. CONT. n. 11; cfr. IAS, Quadro sistematico per la preparazione e presentazione del bilancio, n. 100 lett. a). Il costo sostenuto è quello di acquisto del bene o servizio, compresi i costi direttamente attribuibili, così come prevedono le norme legislative ed i principi contabili (cfr. art. 2426, comma 1, nn. 1 e 9; art. 76, comma 1, Testo Unico delle Imposte sui Redditi; IAS n. 2, par. 8 e IAS n. 16, par. 16). Tra i costi direttamente imputabili vi sono, per esempio, le spese di trasporto. Costo reale

4 Legato al principio del costo storico vi è quello del costo reale, spesso ricordato nelle disposizioni del contratto tipo che si riferiscono ai costi ammissibili. I costi imputati debbono essere effettivamente sostenuti. E esclusa l imputazione del valore di quei beni o servizi: calcolato in modo forfetario, medio o presuntivo; se i relativi beni o servizi sono messi a disposizione da terzi a titolo gratuito; se i costi sono sostenuti con il contributo pubblico di altri programmi comunitari, nazionali ed internazionali. PRINCIPIO DEL RISPETTO DELLA DISCIPLINA CONTABILE. I costi sono ammissibili se determinati nel rispetto della disciplina nazionale o interna, purché questa non sia in contrasto con la disciplina comunitaria. corollario del PRINCIPIO DEL RISPETTO DELLA DISCIPLINA CONTABILE è l obbligo di registrazione dei costi entro la data di scadenza del contratto. 2. COSTI NON RENDICONTABILI La lista dei costi in eleggibili dipende dalla base giuridica del programma. Generalmente non sono rendicontabili gli interessi passivi, le spese eccessive o inutili per il progetto, le spese di rappresentanza, le perdite su crediti o su cambi, e tutti i costi che non rispettano le regole di rendicontazione. Nel Quinto e nel Sesto Programma Quadro di RST non sono eleggibili i tributi. Tra questi l IVA e l IRAP. 3. RACCOLTA DELLA DOCUMENTAZIONE Come premessa è opportuno fornire alcune indicazioni generali sulla documentazione da tenere a disposizione: In generale, per ogni categoria di costo, occorre conservare le seguenti categorie di documenti: documenti che provano la necessità di una certa spesa (indicazione della spesa nel progetto e nelle relazioni periodiche); contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.) fatture o altra documentazione fiscale: è opportuno che tale documentazione riporti il riferimento al progetto da parte del fornitore di beni (o prestatore di servizio) o, al limite, da parte vostra (per esempio mediante annotazione sulla fattura, in modo da evitare che il documento possa essere rendicontato nell'ambito di un altro progetto); documenti che provano la consegna dei beni (documento di trasporto, fattura accompagnatoria, ecc.) per i servizi, documenti che provano l'espletamento del servizio (per es. attraverso relazioni dettagliate). documentazione del pagamento dichiarazioni del responsabile del progetto o della struttura, in tutti i casi in cui la documentazione è incompleta, per provare circostanze non risultanti dai documenti, per giustificare eventuali differenze tra il costo rendicontato e quello risultante dai documenti. Si consiglia di utilizzare fogli elettronici per elencare i costi e gli altri dati (descrizione del bene o servizio relativo, data di consegna o di espletamento del servizio, data e modalità di pagamento, eventuali note esplicative). E consigliabile che tutta la documentazione relativa allo stesso costo sia contrassegnata da uno stesso numero di riferimento

5 E opportuno concentrare la documentazione in originale in un unico luogo; qualora ciò non sia possibile, è consigliabile raccogliere i documenti in copia, con l indicazione del luogo dove si trova l originale. 4. INFORMAZIONI GENERALI Alcuni documenti dovranno essere tenuti dal contraente per dimostrare il rispetto della disciplina contabile interna. Pertanto è opportuno tenere a disposizione i testi che, in un determinato periodo di tempo, disciplinano le procedure amministrative, rilevanti ai fini della rendicontazione (per esempio: regolamento di finanza e contabilità; regolamento missioni; regolamenti relativi alla stipula dei contratti con collaboratori; manuali di gestione dei programmi comunitari, regole per l ammortamento dei beni durevoli e così via). 5. CONTRATTO Occorre conservare la documentazione relativa al Contratto con la Commissione e, in particolare: - Copia completa dei contratti firmati con la Comunità Europea, compresi gli allegati, e le eventuali modifiche al contratto originariamente stipulato; - Copia della documentazione relativa alla proposta e alla negoziazione del progetto; - Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un altra o trasferimenti di budget tra contraenti). 6. RAPPORTI FINANZIARI Il contraente deve conservare: - Copia di tutti i rapporti finanziari (cost statement) presentati ovvero predisposti anche se non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione; - Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione, tramite il coordinatore, in merito all accettazione o rifiuto dei costi dichiarati nei rapporti finanziari, con le relative motivazioni; in caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto, copia dell accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto

6 7. PERSONALE Nei programmi comunitari, i costi del personale sono generalmente quelli relativi a contratti di lavoro dipendente o contratti con lavoratori autonomi parasubordinati (nei documenti della Commissione, spesso definiti intra muros consultant ). I contratti di lavoro autonomo, che possono essere rendicontati sul personale, devono avere le seguenti caratteristiche: - per la durata del contratto, è previsto che il collaboratore presti la sua attività in modo continuativo; - il collaboratore è pagato per l attività compiuta e non per la realizzazione di un risultato; - il committente detta le direttive per la realizzazione dell attività; - il collaboratore presta la sua attività in modo prevalente o comunque in modo rilevante per il committente. Nella definizione di contratti di lavoro autonomo parasubordinato possono comprendersi, principalmente: borse di dottorato, assegni di ricerca, ricercatori a contratto, collaboratori coordinati e continuativi, contratti di lavoro a progetto. Se il rapporto di lavoro ha le caratteristiche sopra evidenziate, è possibile rendicontare nel costo del personale, anche i lavoratori autonomi con partita iva. Per la rendicontazione del personale, possono essere previste alcune limitazioni da specifici programmi comunitari. E il caso dei contraenti dei contratti del Quinto e del Sesto Programma Quadro di RST, che hanno adottato il modello di costo AC, i quali non possono rendicontare il costo del personale strutturato (permanent staff). Il costo del personale si imputa tenendo conto dei seguenti parametri: a) Costo del lavoro. Tale costo comprende anche gli oneri fiscali, previdenziali, assistenziali sia a carico del datore di lavoro che a carico del dipendente (Nell ambito del Quinto e del Sesto Programma Quadro non è al momento considerata eleggibile l IRAP, in quanto tributo). b) Tempo produttivo. Il tempo che, in astratto, un dipendente o collaboratore può dedicare al progetto in un anno. Questo tempo è stabilito dall Ateneo con delibera del Consiglio di Amministrazione. c) Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto Questo tempo si esprime preferibilmente in ore

7 DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai progetti; Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti presso il contraente, i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto; Descrizione dell attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione; Copia di tutti i Time Sheets relativi ai cost statement firmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi essere dettagliate mese per mese; Descrizione della metodologia seguita per la determinazione del costo del lavoro, in particolare indicando il costo annuale ed il tempo produttivo. Copia dei documenti di spesa (buste paga, CUD), Copia dei pagamenti relativi allo stipendio, agli oneri previdenziali e assistenziali, e all IRPEF a carico del personale Nel caso di pagamenti cumulativi è necessario specificare a quali voci di spesa il pagamento si riferisce Riepilogo dei dati relativi alla spesa, come segue: Personnel costs record n. Staff Members total hours (A) Hourly rate (B) Total person.costs (C= A*B) - - 7

8 8. ATTREZZATURA DUREVOLE Secondo alcune fonti comunitarie le attrezzature durevoli sono i beni, utilizzati nel progetto, che hanno le seguenti caratteristiche: - non perdono la loro utilità dopo un utilizzo protratto per più anni; - sono considerati beni inventariabili dalla disciplina interna. Il costo ammissibile per le attrezzature durevoli è stabilito, salvo disposizioni speciali dei programmi specifici, in relazione alla vita utile del bene e alla misura in cui il bene è utilizzato ai fini del progetto. Il costo rendicontabile, pertanto, è determinato in base alle seguente relazione (A/B) x C x D dove - C è il costo storico, individuato secondo i criteri generali sopra esposti; - B è il periodo di ammortamento, e cioè il periodo convenzionale di deprezzamento dell attrezzatura. A meno che diversamente disposto dalla base giuridica di un programma, tale periodo è stabilito dalle regole interne dell Ateneo. - A è il periodo di utilizzo per lo svolgimento dell attività di ricerca, espresso in mesi - D è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature stesse per lo specifico progetto di ricerca. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE Ordini ai fornitori; Documenti di trasporto; Eventuali verbali di collaudo/accettazione; Fatture; Mandati di pagamento e/o contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti Prova dell iscrizione dei beni nel registro dei beni inventariabili; Dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite (sulla base della formula sopra indicata); Una dichiarazione firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto. Qualora le attrezzature non siano presenti, il responsabile del progetto dovrebbe rilasciare una dichiarazione che motivi la circostanza. Riepilogo dei dati relativi alla spesa come segue: Durable Equipment record n. Description Cost (C) Period of depreciation (B) period of use (A) % use in the Project Totale cost= A/B*C*D - - 8

9 9. SUBCONTRATTI In questa voce di costo diretto, sono considerate le spese per servizi relativi ai bisogni specifici del progetto. I programmi comunitari possono stabilire regole particolari per i subcontratti, come la necessità di una autorizzazione da parte della Commissione. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE Copia dei contratti stipulati con i subcontraenti; Se si tratta di una persona fisica, copia del suo curriculum vitae firmato; La descrizione del servizio dovrà indicare il task o workpackage dell allegato tecnico al contratto al quale il subcontraente ha partecipato. Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (mandati di pagamento e/o contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse; Prova di eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione (se richieste); Prova dei risultati ottenuti dal subcontraente (report o altra documentazione prodotta dallo stesso); Ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto Riepilogo dei dati relativi alla spesa, come segue: Subcontracts record n. Description and date of the service Totale cost - - 9

10 10. VIAGGI E SOGGIORNI I costi relativi ai viaggi e soggiorni comprendono le spese per i viaggi, il vitto e l alloggio del personale (dipendente o parasubordinato) che si occupa dell esecuzione del progetto (anche se il personale non è rendicontato). Qualora le regole interne prevedano il pagamento di una diaria in sostituzione, totale o parziale, delle spese di viaggio e soggiorno, è possibile rendicontare tali diarie. Per il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno generalmente è necessaria l autorizzazione preliminare della Commissione per qualsiasi destinazione al di fuori del territorio degli Stati membri, degli Stati associati o di un paese terzo in cui è stabilito un partecipante allo stesso progetto, a meno che tale destinazione non sia prevista dall Allegato tecnico. Se la base giuridica del programma non considera eleggibili i tributi indiretti (come l IVA), questi devono essere scorporati dal costo dei viaggi se sul documento risulta l imposta o l aliquota da applicare. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE Per le riunioni tra partner, copia dei seguenti documenti: convocazione del coordinatore, ordini del giorno, verbali, ogni altra prova dell inerenza al progetto e della necessità della riunione; Per la partecipazione a seminari o convegni : fotocopia del programma della manifestazione e di tutto ciò che permetta di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto (citazioni della manifestazione all interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione e/o gli altri partecipanti al progetto); Prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione; L eventuale menzione del viaggio stesso nell Allegato tecnico; La fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; La fotocopia delle note spese sottoscritte da personale che viaggia, contenenti il dettaglio delle singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...); si ricorda che il biglietto aereo deve essere accompagnato dalla carta d imbarco (in caso di smarrimento è necessaria una dichiarazione del responsabile del progetto); Dettaglio delle spese sostenute per i viaggi: Name Date of the travel Destination Purpose of the travel Amount claimed Un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti giustificativi inerenti il viaggio stesso; un esempio è il seguente prospetto: Supporting documentation Amount Reference number Ticket travel XXX 1 Fiscal Ticket YYY 2 Taxi ZZZ 3 Total travel in claimed in the cost statement Il numero di riferimento (1,2,3, ) dovrà essere indicato anche sui documenti giustificativi

11 11. BENI CONSUMABILI I costi per beni consumabili riguardano i beni (che non rientrano nella definizione di attrezzature durevoli sopra riportata) che siano stati acquisiti ed utilizzati per i fini del progetto. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE La descrizione del bene acquistato dovrà indicare il task o workpackage dell Allegato tecnico al quale il bene si riferisce. Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (mandati di pagamento e/o contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse; Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione; Ogni altro elemento che possa contribuire a dimostrare che la quantità di prodotti acquistati sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato Riepilogo dei dati relativi alla spesa come segue: Consumables record n. Description and date of purchase Total cost 12. ALTRI COSTI SPECIFICI I programmi comunitari generalmente ammettono altre voci di spesa oltre quelle sopra indicate, oppure categorie residuali di costi diretti. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE La descrizione del bene acquistato dovrà indicare il task o workpackage dell Allegato tecnico al quale il bene si riferisce. Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (mandati di pagamento e/o contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse; Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Riepilogo dei dati relativi alla spesa come segue: Other specie costs record n. Description and date of purchase Total cost

12 13. COSTI INDIRETTI I costi indiretti imputabili sono costituiti dalla parte di spese generali relativa al progetto specifico. Nei documenti della Commissione, sono considerate spese generali quelle incurred to employ, manage, accomodate and support the direct personnel performing the work of the project (v. Guidelines on Major financial provisions for cost reimbursment research contract). Sono spese generali quelle non comprese nei costi diretti, quelle che riguardano, per esempio: - i costi di amministrazione; - quelli per il personale ausiliario; - materiale d ufficio; - ammortamento di immobili e di apparecchiature; - manutenzione delle immobilizzazioni materiali; - somministrazione di servizi (spese postali, telefoniche, di elettricità, riscaldamento, assicurazioni etc); - spese di affitto dei locali. L ammontare delle spese generali è stabilito dai singoli programmi. Qualora non sia espressamente previsto dalla base giuridica o dal contratto con la Commissione che le spese generali sono calcolate in modo forfetario, l ammontare delle spese generali va giustificato. DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE La disciplina interna (in mancanza una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo) dalla quale risulti il procedimento di calcolo delle spese generali, con la relativa documentazione di supporto (per es. i bilanci); oppure, in alternativa, la documentazione dei costi generali effettivamente sostenuti. Tale dichiarazione non è necessaria se il contratto prevede che le spese generali sono determinate in modo forfetario