Legalinvoice PA Manuale Utente

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1 Legalinvoice PA Manuale Utente Versione 1.16 Data 24/02/2015 1

2 Sommario Sommario 2 Introduzione alle funzionalità 4 Requisiti 4 Informazioni Introduttive 5 Login 5 Primo accesso 6 La barra degli strumenti 7 Formato campi 8 Modifica della password 9 Gestione Aziende 9 Dati azienda 12 Recapiti 14 Rappresentante legale 15 Stabile organizzazione 15 Iscrizione nel registro delle imprese 15 Rappresentante fiscale 16 Dati Utente 17 Inserisci fattura 18 Compilazione Manuale 18 Testata 19 Pagamento 24 Righe Fattura 27 Riferimenti 31 Spese e Contributi 37 Allegati 38 Importazione XML 39 Invio delle fatture 40 Le mie fatture 41 Lista fatture 41 Ricerca e Filtri 43 Azienda 44 Appendice Regole tecniche e riferimenti normativi 45 Riferimenti normativi 45 Il processo e gli stati 45 2

3 Legenda degli errori SDI 46 3

4 Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice PA InfoCert consente, attraverso una interfaccia Web, l emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55). Per i clienti Legalinvoice PA, InfoCert si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica-massiva, inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto. Il servizio permette al Cliente: La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche; Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei. Il servizio inoltre comprende: L inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1; La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio; La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l apposizione delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale; L adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell intero procedimento di conservazione sostitutiva. Requisiti Legalinvoice PA è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX. Sono supportati: IE dalla versione 10 in poi; Firefox dalla versione 15 in poi; Chrome dalla versione 15 in poi; Safari dalla versione 5 in poi; Opera dalla versione 12 in poi. Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert. 4

5 Informazioni Introduttive Login Per accedere al servizio web Legalinvoice PA è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e password). La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1. Figura 1 Nella schermata di accesso è mostrata una finestra che riporta: Le informazioni relative agli aggiornamenti rilasciati dal ministero; Le annotazioni sull utilizzo dell applicazione; Eventuali cambiamenti significativi dell applicazione. Se viene effettuato l accesso in Legalinvoice PA con delle credenziali utente non valide, l accesso viene bloccato, in questi casi è consigliato verificare i dati inseriti. 5

6 Primo accesso Al primo accesso in Legalinvoice PA l utente è obbligato a compilare i campi mostrati nella Figura 2. Una volta terminato l inserimento si attiverà il tasto SALVA e sarà possibile accedere al servizio. Figura 2 Inoltre, al primo accesso, l utente è invitato ad inserire i dati di almeno una azienda Mittente(Cedente/Prestatore), cioè i dati dell azienda che emetterà fatture verso la PA. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 3, la notifica ha lo scopo di avvisare l utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda emittente. Figura 3 6

7 Dopo aver cliccato sul bottone OK si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 4. Figura 4 La scritta mostrata in Figura 5 e la notifica mostrata in Figura 3 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a quando non si ultimerà l inserimento di una azienda. Figura 5 TA: Nella schermata principale mostrata in Figura 4 non è presente il bottone Inserisci Fattura, perché non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda. La barra degli strumenti Dopo aver concluso l inserimento dei dati dell azienda la schermata principale si presenta come mostrato in Figura 6. Figura 6 La barra degli strumenti, mostrata in Figura 7, sarà sempre presente durante l utilizzo dell applicazione, per permette all utente di accedere alle diverse funzionalità. Figura 7 7

8 I tasti presenti nella barra degli strumenti sono i seguenti: Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale o l importazione di una nuova fattura; Fatture Inserite: mostra l elenco delle fatture da emettere o già emesse; Azienda: permette di modificare l azienda su cui si opera, per Legalinvoice PA MultiAzienda; Gestione Aziende: permette di effettuare le operazioni di configurazione e modifica di una azienda. Cliccando sul nome utente, come mostrato in Figura 8, sarà possibile eseguire le operazioni descritte di seguito: visualizzare i dati dell utente scegliendo l opzione Dati Utente ; modificare la password scegliendo l opzione Cambio password ; uscire dall applicazione cliccando sul tasto Esci. Figura 8 Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 9. Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito, infatti nell esempio mostrato in Figura 9 viene segnalato all utente che l IBAN inserito non è completo perché mancano dei valori e non che il valore IBAN non è corretto. Figura 9 8

9 Modifica della password Per modificare la password l utente deve compilare i campi indicati nella Figura 10 e nella scelta della nuova password è necessario seguire le indicazioni evidenziate. Figura 10 Gestione Aziende La prima operazione da eseguire, dopo aver effettuato l accesso all applicazione Legalinvoice PA, è inserire i dati di almeno una delle aziende mittente, cioè una azienda per la quale si vuole effettuare il caricamento e l invio di una fattura verso al PA. Le informazioni, relative all azienda, saranno riportate nella sezione Mittente della fattura. Per inserire i dati di una nuova azienda cliccare sul tasto Aggiungi Aziende, mostrato in Figura 11, compariranno le schermate mostrate nella Figura 12 e nella Figura 13. Figura 11 I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. Il tasto Salva si attiva solo al termine dell inserimento dei dati obbligatori. 9

10 Figura 12 Figura 13 L azienda inizialmente viene creata in stato INATTIVA. Per attivare una azienda, dopo aver popolato tutti i campi obbligatori, è necessario caricare il contratto firmato della RICHIESTA DI ATTIVAZIONE LEGALINVOICE PA PER IL CEDENTE PRESTATORE. Fino a quando il contratto non sarà stato importato, l azienda inserita risulterà INATTIVA. Dopo aver cliccato sul tasto Salva viene segnalato all utente che per attivare l azienda vanno inseriti i dati del rappresentate legale, se non ancora presenti, come mostrato in Figura 14. Figura 14 Se, i dati del rappresentante legale sono stati già inseriti, dopo il salvataggio verrà presentata la schermata mostrata in Figura

11 Figura 15 Il contratto sopra citato (La Richiesta di Attivazione Cedente/Prestatore) è parzialmente precompilato dall applicazione ed è scaricabile utilizzando il tasto Non hai scaricato il contratto?. Dopo aver scaricato il contratto è necessario firmarlo prima di caricarlo nel sistema. Cliccando sul tasto Avanti sarà possibile procedere con la fase di caricamento del contratto. Le operazioni da eseguire per caricare il contratto sono le seguenti: Scegliere il file firmato da caricare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto OK. Dopo aver caricato il contratto l azienda passerà automaticamente in stato ATTIVA. E possibile caricare un contratto successivamente scegliendo l opzione Completa attivazione in un altro momento. Per caricare un contratto in un momento successivo, cliccare sul tasto Modifica azienda e scegliere l azienda da voler attivare dalla lista. Nella lista viene mostrato lo stato delle aziende (Attiva, Inattiva). Se il contratto non è stato scaricato in fase di salvataggio sarà possibile scaricarlo anche successivamente. Per attivare basta cliccare sul tasto Attiva, mostrato in Figura 16 e procedere con le operazioni di caricamento di un contratto. Figura 16 Fino a quanto l azienda non viene attivata, non sarà possibile effettuare l inserimento di fatture per quella azienda. Infatti, come si può notare, le aziende non attive non sono presenti nell elenco delle aziende mittenti. Per modificare i dati di una azienda già inserita cliccare sul tasto Modifica Aziende, mostrato in Figura 11, comparirà la schermata mostrata in Figura 17. A questo punto, è necessario scegliere l azienda da voler modificare dalla lista. I dati precedentemente inseriti verranno mostrati e sarà quindi possibile effettuare le modifiche. Infine, per salvare quanto inserito cliccare il tasto Modifica. Figura 17 11

12 Una volta effettuata la modifica dei dati di una azienda, è necessario caricare nuovamente il contratto aggiornato con i dati modificati, come mostrato in Figura 18. Figura 18 ATTENZIONE: Vi segnaliamo che, non sarà più possibile modificare i campi Partita Iva e Codice Fiscale, dopo aver concluso: l inserimento dei dati dell utente; attivazione dell utenza; importato o inserito manualmente una fattura; Terminato l inserimento dei dati dell utente, in fase di salvataggio, verrà mostrato il messaggio di Figura 19. Figura 19 Dati azienda Nella Figura 20 e nella Figura 21 sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini dell inserimento dell azienda nel sistema. Figura 20 12

13 Figura 21 Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l inserimento e per ognuno viene data una breve descrizione. In particolare, la colonna Obbligatorio indica i campi che sono obbligatori ai fini dell inserimento dell azienda. ATTENZIONE: La partita Iva del cedente/prestatore (azienda mittente) viene considerato un campo obbligatorio dal sistema di interscambio e quindi non è possibile ometterlo o sostituirlo con un dato non corretto. Sappiamo, però, che esistono aziende senza partita iva che possono fatturare alle PA. Nei casi di aziende senza partita iva è possibile attuare le seguenti due opzioni: dal momento che le Onlus non sono obbligate ad avere partita IVA, esiste per loro la possibilità di richiedere rimborsi e/o pagamenti direttamente alla PA coinvolta, al di fuori del processo di fatturazione normato. E' ammessa la forma cartacea ma tale modalità deve essere accettata dalla PA; in caso la PA non accetti giustificativo cartaceo ed esiga la fatturazione elettronica, la Onlus è tenuta a dotarsi di Partita Iva oppure deve rinunciare al rapporto con la PA. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio ME BREVE Descrizione ad uso interno dell azienda, compare nell elenco SI aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata. DEMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) ME E COGME PARTITA IVA Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Titolo onorifico TITOLO ORIFICO ALBO DI Nome dell'albo professionale APPARTENENZA NUMERO Numero di iscrizione all'albo professionale ISCRIZIONE ALBO CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI REGIME FISCALE Regime fiscale. SI CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI 13

14 PROVINCIA ALBO Sigla della provincia di competenza dell'albo professionale DATA ISCRIZIONE Data di iscrizione all'albo professionale ALBO ME SEZIONALE PREDEFINITO PER FATTURE PA Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione e inviate in conservazione. Tabella 1 Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 22 e nella Figura 23. Figura 22 Figura 23 ATTENZIONE: Se l azienda non è in possesso di un indirizzo PEC, nel campo PEC può essere inserito anche un indirizzo non PEC, perché il dato non è utilizzato ai fini applicativi. Ciò nonostante ci risulta che a partire dal 1 gennaio 2013 anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e alle società, abbiano l obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI TELEFO Contatto telefonico fisso o mobile Indirizzo di posta elettronica SI FAX Numero di fax PEC Indirizzo di posta elettronica certificata SI Tabella 2 14

15 Rappresentante legale Questa sezione è dedicata ai dati del rappresentante legate. Questi dati sono necessari al fine di completare la procedura di inserimento di un azienda con il corrispettivo caricamento del contratto. Figura 24 Stabile organizzazione Questa sezione è dedicata ai dati relativi allo stabile organizzazione e deve essere compilata solo nei casi in cui il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed effettua la transazione oggetto del documento tramite l organizzazione residente sul territorio nazionale. I campi mostrati nella Figura 25 si riferiscono alla stabile organizzazione in Italia. Figura 25 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo) PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI NAZIONE Codice della nazione SI CAP Codice Avviamento Postale SI Tabella 3 Iscrizione nel registro delle imprese Questa sezione è dedicata ai dati relativi all iscrizione REA ed è obbligatoria solo nei casi in cui la società è iscritta nel registro delle imprese ai sensi dell'art del codice civile. Figura 26 Figura 27 15

16 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO ISCRIZIONE Numero di iscrizione al registro delle imprese SI PROVINCIA UFFICIO Sigla della provincia dell'ufficio del registro delle imprese SI REGISTRO IMPRESE NUMERO SOCI presso il quale è registrata la società Nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure se vi sono più soci CAPITALE SOCIALE Nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL), il campo va valorizzato per indicare il capitale sociale STATO LIQUIDAZIONE Indica se la Società si trova in stato di liquidazione oppure no SI Tabella 4 Rappresentante fiscale Questa sezione è obbligatoria solo nei casi in cui il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. Figura 28 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DEMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome. SI (se non valorizzato il campo Nome e ME E COGME PARTITA IVA CODICE FISCALE CODICE EORI Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l Italia IT Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell esempio il codice relativo ad una impresa individuale. Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 Titolo onorifico TITOLO ORIFICO SESSO Sesso DATA DI NASCITA Data di nascita Tabella 5 Cognome) SI (se non valorizzato il campo Denominazione) SI 16

17 Dati Utente In questa sezione è possibile visualizzare il conteggio delle: Aziende acquistate: rappresentano il numero di aziende comprate in fase di acquisto di Legalinvoice PA; Aziende create: rappresenta il numero di aziende configurate in Legalinvoice PA; Fatture acquistate: rappresenta il numero di fatture comprate in fase di acquisto di Legalinvoice PA Fatture utilizzate: rappresenta il numero di fatture già importate ma non ancora inviate; Fatture in transito: rappresenta il numero di fatture inviate al sistema di interscambio che non sono in stato ACCETTATO PA o SCADUTO DECORRENZA TERMINI; Fatture consumate: rappresenta il numero di fatture inviate al sistema di interscambio che sono in stato ACCETTATO PA o SCADUTO DECORRENZA TERMINI; Questa sezione permetterà quindi di essere sempre aggiornati sullo stato di utilizzo e di acquisto della propria utenza come mostrato in Figura 29. Figura 29 17

18 Inserisci fattura Cliccando sul tasto Inserisci Fattura, presente nella barra degli strumenti si può procedere all inserimento di una nuova fattura, scegliendo tra: Compilazione manuale, come mostrato in Figura 30; Figura 30 Importazione di XML PA, come mostrato in Figura 31. Figura 31 Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto Compila, sarà possibile iniziare l inserimento manuale della fattura. Figura 32 Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta sei sezioni, mostrate in Figura 32. È possibile passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto Avanti, presente alla fine di ogni pagina, oppure posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio Pagamento. Nell ultima sezione Allegati è presente il tasto Fine che permette di concludere le operazioni di inserimento. E possibile, inoltre, salvare i dati inseriti cliccando il tasto Salva, dopo aver salvato viene visualizzata la schermata mostrata in Figura 33. Figura 33 18

19 Nel wizard Testata sarà necessario compilare quattro campi obbligatori, prima di poter salvare la fattura inserita o procedere con l inserimento di altri valori nelle sezioni successive. Nel caso in cui manchino i dati necessari per un inserimento parziale, l utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 34. Figura 34 Una volta terminato l inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: Fatture Inserite. ATTENZIONE: se le informazioni inserite non sono sufficienti per l invio della fattura, in ogni wizard, verrà mostrato il tasto Non Inviabile che permette di individuare i dati mancanti. Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e alcune informazioni introduttive sulla fattura, come mostra la Figura 35. Figura 35 19

20 TA: il campo mittente è precompilato con i dati dell azienda, inseriti nella sezione Gestione Aziende, come mostrato nella Figura 36. Figura 36 L azienda che si sta utilizzando per l inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come evidenziato in Figura 37. Durante l inserimento della fattura sarà possibile modificare l azienda mittente scegliendola dalla lista delle aziende. Figura 37 Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 38. Figura 38 Dopo aver inserito il valore Codice IPA, per poter effettuare la verifica della correttezza del dato, è necessario inserire anche la Data Documento. Nel caso in cui il campo Data Documento non è popolato, cliccando sul tasto Verifica, compare la segnalazione mostrata in Figura

21 Figura 39 Se invece il campo Data Documento è popolato è possibile effettuare la verifica del valore inserito nel campo Codice IPA. In fase di verifica possono verificarsi i seguenti casi: Il codice ipa è inesistente, quindi verrà inviato il messaggio mostrato in Figura 40. In questi casi l utente è invitato a verificare il dato perché non risulta corretto. Le fatture inviate con un codice ipa errato vengono scartate dal sistema di interscambio. Figura 40 La data di avvio del servizio di fatturazione elettronica della PA legata al codice ipa inserito è successiva alla data del documento indicata dall utente. Questo caso viene segnalato dal messaggio mostrato in Figura 41. I dati inseriti, in questo caso, non sono errati quindi se si decide di inviare la fattura, non verranno mostrate anomalie, ma in questi casi è opportuno effettuare una verifica del codice ipa utilizzato o contattare la PA destinataria. Figura 41 Il codice ipa inserito è corretto. In questo caso i dati relativi al destinatario, mostrati in Figura 38, vengono compilati automaticamente. ATTENZIONE: Per le Pubbliche Amministrazioni che non possiedono Partita Iva, l applicazione permette di popolare il solo campo Codice Fiscale. Il sistema di interscambio rifiuta le fatture in cui il campo partita 21

22 IVA è popolato con un dato non valido. Nel caso di destinatari con solo codice Fiscale, consigliamo quindi di non compilare il campo partita IVA. Andranno, inoltre, inseriti i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 42. Figura 42 Nella Figura 42 sono mostrati anche i campi facoltativi: Importo Totale Documento Arrotondamento Causale ATTENZIONE: Questi campi se pur facoltativi, vengono utilizzati da alcune PA per individuare l importo totale della fattura. Infine, possono essere inseriti i dati relativi agli eventuali sconti o maggiorazioni applicati sul totale documento, come mostrato in Figura 43. Per terminare l inserimento di una riga è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. E, inoltre, possibile inserire più di una riga perché viene gestita la presenza di più sconti o più maggiorazioni a 'cascata'. Figura 43 Se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi dell'articolo 73 del DPR 633/72, è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 44 Figura 44 ciò consente al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DOCUMENTO Tipologia di documento SI ME DOCUMENTO Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell area Le Mie Fatture DATA DOCUMENTO Data della fattura SI VALUTA Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi SI IMPORTO TOTALE Importo totale del documento al netto dell'eventuale DOCUMENTO sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario/committente ARROTONDAMENTO Eventuale arrotondamento sul totale documento (ammette anche il segno negativo) CAUSALE Descrizione della causale del documento 22

23 NUMERO SEQUENZIALE DOCUMENTO NUMERO DOCUMENTO SEZIONALE FATTURE PA RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE DEMINAZIONE Numero progressivo della fattura Numero progressivo della fattura, viene compilato automaticamente legando insieme il valore indicato nel campo Numero Sezionale Documento e Sezionale Fatture PA. Se, nel campo Sezionale Fatture PA, non viene inserito nessun valore, il dato automaticamente caricato sarà relativo a quanto indicato nel campo Numero sezionale Documento. Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione è inviate in conservazione. Codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativo-contabili Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI SI SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome) ME E COGME Nome e cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) CODICE IPA PARTITA IVA Codice dell'ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica Indice PA. Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA. SI SI (se non valorizzato il campo Codice Fiscale) CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI (se non valorizzato il campo Partita IVA) INDIRIZZO Indirizzo della sede del cessionario/committente SI N.CIVICO Numero civico della sede del cessionario/committente CITTA Città della sede del cessionario/committente SI CAP Codice Avviamento Postale SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI TITOLO ORIFICO Titolo onorifico CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione Tabella 6 23

24 Pagamento In questa sezione è possibile inserite le informazioni circa il pagamento della fattura, come mostra la Figura 45. Figura 45 Nella Tabella 7 sono indicati i campi destinati ai dati del pagamento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio CONDIZIONI Condizioni di pagamento SI MODALITA Modalità di pagamento SI TITOLO QUIETANZANTE Titolo del quietanzante IMPORTO Importo relativo al pagamento SI BENEFICIARIO Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore) ME QUIETANZANTE Nome del quietanzante COGME Cognome del quietanzante QUIETANZANTE CF QUIETANZANTE Codice fiscale del quietanzante Tabella 7 Nella Tabella 8 sono indicati i campi destinati al periodo di pagamento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DATA RIFERIMENTO Data dalla quale decorrono i termini di pagamento GIORNI TERMINE Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento DATA PAGAMENTO Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste SCONTO PAGAMENTO Ammontare dello sconto per pagamento anticipato ANTICIPATO DATA LIMITE PAGAMENTO Data limite stabilita per il pagamento anticipato ANTICIPATO PENALITA PAGAMENTI RITARDATI Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati 24

25 DATA DECORRENZA PENALE CODICE PAGAMENTO Tabella 8 Data di decorrenza della penale Codice per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore I campi IBAN e Codice Uff. Postale sono necessari solo se la modalità scelta lo richiede, in caso contrario è possibile ometterli. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio ABI Codice ABI CAB Codice CAB CODICE UFF. POSTALE Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale ISTITUTO FINANZIARIO Nome dell'istituto Finanziario IBAN International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario) BIC Tabella 9 Bank Identifier Code (codice che identifica la banca del beneficiario) SI (se la modalità scelta lo prevede) SI (se la modalità scelta lo prevede) E possibile effettuare l inserimento di un pagamento anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in Figura 56. Figura 46 Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per il campo Pagamento. Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 47 dove vengono elencate le righe già inserite. Figura 47 Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la modalità di pagamento inserita come mostrato in Figura 48. Figura 48 25

26 Cliccando sul tasto Aggiungi dettaglio compare la schermata mostrata in Figura 49. Figura 49 Cliccando sul tasto Aggiungi pagamento si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 50 e sarà possibile inserire una nuova modalità di pagamento. Figura 50 Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 51. Figura 51 Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti, come segnalato nel massaggio mostrato in Figura

27 Figura 52 Righe Fattura In questa sezione vanno inseriti i dettagli della fattura. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi Riga a Documento. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi Riga a Documento. Quando le operazioni di inserimento della riga saranno terminate, la riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l inserimento, come mostrato in Figura 53. Figura 53 Per i campi Tipo Riga e Tipo Sconto il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è necessario associare un valore a questi campi. E possibile estendere le colonne della tabella mostrata in Figura 53 e dopo aver effettuato l inserimento della riga, è possibile modificare, aggiungere o eliminare i dati inseriti cliccando sul campo da modificare. ATTENZIONE: Non viene effettuata nessuna operazione di calcolo nella seguente sezione (es. Prezzo totale non è automaticamente inserito moltiplicando il valore Prezzo unitario per Quantità di prodotti). Per evitare rifiuti da parte della PA, consigliamo all utente una attenta verifica dei dati inseriti. Nel caso in cui la cessione/prestazione è soggetta a ritenuta di acconto è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 54. Figura 54 27

28 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO RIGA Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria COD.ART. TIPO Indica la tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC) (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART.VALORE) COD. ART. VALORE Indica il valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo (COD.ART. TIPO) (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART. TIPO) QUANTITA Numero di unità cedute / prestate UOM Unità di misura riferita alla quantità PREZZO UNITARIO Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a SI titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale" TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati PREZZO TOTALE (IVA Importo totale del bene/servizio (che tiene conto di SI ESCLUSA) eventuali sconti / maggiorazioni) IVA esclusa IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione IVA% Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio SI NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) DESCRIZIONE Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; SI può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto' RIFERIMENTO Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili AMMINISTRAZIONE DATA INIZIO PERIODO DI RIFERIMENTO DATA FINE PERIODO DI RIFERIMENTO Tabella 10 Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato E inoltre possibile inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, diverse tipologie di informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. Cliccando sul tasto Altri Dati Gestionali si apre la schermata mostrata in Figura 55, nella quale sono presenti ulteriori dati da poter aggiungere alla riga della fattura. Per ultimare l inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto Aggiungi. 28

29 Figura 55 Per terminare l inserimento dei dati gestionali cliccare il tasto OK. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO DATO Codice che identifica la tipologia di informazione SI(va popolato solo se si vuole inserire informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc) TESTO DI Campo in cui inserire un valore alfanumerico riferito alla tipologia RIFERIMENTO di informazione scelte nel campo Tipo Dato NUMERO DI Campo in cui inserire un valore numerico riferito alla tipologia di RIFERIMENTO DATA DI RIFERIMENTO Tabella 11 informazione scelte nel campo Tipo Dato Campo in cui inserire una data riferita alla tipologia di informazione scelte nel campo Tipo Dato E possibile effettuare l inserimento di una riga anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in Figura 56. Figura 56 Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per i campi: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; Dati Gestionale. Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 57 dove vengono elencate le righe già inserite. Non è possibile accedere a questa funzionalità se non è stata inserita nessuna riga. 29

30 Figura 57 Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la riga inserita come mostrato in Figura 58 e in Figura 59. Come mostrato in Figura 58, cliccando sulla freccia sarà possibile aggiungere ulteriori dati ai campi elencanti. Figura 58 Cliccando sul tasto Modifica compare la schermata mostrata in Figura 59. Figura 59 I valori richiesti in Figura 59 sono relativi esclusivamente alla riga e sono descritti in Tabella 10. Cliccando sul tasto Aggiungi riga si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 59 e sarà possibile inserire una nuova riga. Cliccando, invece, sulla freccia posta a destra di ogni riga, vengono elencati i campi mostrati in Figura 60. Figura 60 30

31 Se il valore indicato per i campi è 0, allora non sono stati popolati i dati del relativo campo. Mentre se il campo è popolato, una o più volte, viene mostrato sia il dato, sia il numero di volte inserito, e sarà possibile per ogni dato effettuare una eventuale cancellazione, come mostrato in Figura 61. Figura 61 Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 62. Figura 62 Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti per: Codice Articolo; Sconto/Maggiorazione; come segnalato nel massaggio mostrato in Figura 63. Figura 63 Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 64. Figura 64 31

32 Nel campo Norma Di Riferimento va inserita la norma di riferimento, comunitaria o nazionale. Il campo è da valorizzare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore, o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura. E possibile estendere una specifica sezione cliccando sulla freccia posta a destra di ogni riga. Nessuna delle sezioni descritte di seguito è obbligatoria, ma se si ha bisogno di includere i dati di una delle sezioni, allora vanno compilati i campi segnalati come obbligatori per la specifica sezione. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. Descriviamo nel dettaglio le sezioni. DOCUMENTI CORRELATI In questa sezione è possibile inserire i dati del documento al quale è collegata la fattura che si sta inviando. In generale, queste informazioni sono segnalate dalla PA o sono in possesso dell utente, essendo i dati del documento di riferimento della fattura (condiviso con la PA). Per ultimare l inserimento dei dati bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Figura 65 TA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione destinataria. Se uno dei due valori (CUP o CIG) non viene inserito, pur popolando il numero documento, durante l invio della fattura, verrà presentata una schermata di avviso come quella mostrata in Figura

33 Figura 66 Il messaggio, ricevuto prima dell invio della fatture, serve a segnalate al cliente che uno dei due dati è mancante. Non è errato mandare una fattura senza uno dei due valori, ma se l utente è in possesso dei dati è consigliabile inserirli, per evitare che la fattura venga scartata a causa del mancato inserimento. Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI NUMERO DOCUMENTO Numero del documento SI DATA DOCUMENTO Data del documento RIFERIMENTO LINEA Linea di dettaglio della fattura a cui si fa riferimento (se FATTURA il riferimento è all'intera fattura, non viene valorizzato) CODICE Codice della commessa o della convenzione COMMESSA/CONVENZIONE NUMERO LINEA DOCUMENTO CODICE CUP Identificativo della singola voce all'interno del documento (ad esempio, nel caso di ordine di acquisto, è il numero della linea dell'ordine di acquisto, oppure, nel caso di contratto, è il numero della linea del contratto, etc ) Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto) CODICE CIG Codice Identificativo della Gara Tabella 12 33

34 DATI SAL Questa sezione è da valorizzare nei casi di fattura per stato di avanzamento. Figura 67 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio FASE DI AVANZAMENTO Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce SI Tabella 13 DATI DDT Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura che si sta inserendo, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i campi descritti nella tabella Tabella 14 e mostrati nella Figura 68. Questa sezione serve a comunicare i dati del documento con cui è stato consegnato il bene. I campi di questa sezione possono essere ripetuti se la fattura fa riferimento a più consegne e quindi a più documenti di trasporto. Figura 68 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO DOCUMENTO DI Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI TRASPORTO RIFERIMENTO LINEA FATTURA Numero del documento DATA DOCUMENTO DI TRASPORTO Data del documento SI Tabella 14 34

35 DATI TRASPORTO Questa sezione deve essere valorizzata nei casi di fattura "accompagnatoria" per inserire informazioni relative al trasporto, come mostrato nella Figura 69. Figura 69 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio MEZZO DI TRASPORTO Mezzo utilizzato per il trasporto CAUSALE TRASPORTO Causale del trasporto NUMERO COLLI Numero dei colli trasportati DESCRIZIONE COLLI Descrizione (natura, qualità, aspetto ) relativa ai colli trasportati UOM Unità di misura riferita al peso della merce PESO LORDO Peso lordo della merce PESO NETTO Peso netto della merce DATA/ORA RITIRO Data e ora del ritiro della merce DATA/ORA CONSEGNA Data e ora della consegna della merce DATA INIZIO Data di inizio del trasporto TRASPORTO TIPO RESA Codifica del termine di resa espresso secondo lo standard DEMINAZIONE ICC-Camera di Commercio Internazionale (Incoterms) Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente) SI (se non valorizzati i campi Nome e Cognome) ME / COGME Nome e Cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione) PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese ( IT, DE, ES..) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI 35

36 TITOLO ORIFICO Titolo onorifico CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 LICENZA DI GUIDA Numero identificativo della licenza di guida (es. numero patente) INDIRIZZO Indirizzo di resa (nome della via, piazza etc.) SI N. CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo di resa (non indicare se già presente nel campo Indirizzo) CITTA Comune ove ha sede l'indirizzo di resa SI CAP Codice Avviamento Postale dell'indirizzo di resa SI PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città NAZIONE Codice della nazione SI Tabella 15 FATTURA PRINCIPALE I valori della fattura principale sono da inserire nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli autotrasportatori per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA. In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 70 e descritti nella Tabella 16. Figura 70 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio NUMERO FATTURA PRINCIPALE Numero della fattura relativa al trasporto di beni, da SI indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie DATA FATTURA PRINCIPALE Data della fattura SI Tabella 16 DATI VEICOLI In questa sezione è possibile inserire i dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4 del dl 331 del In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 71 e descritti nella Tabella 17. Figura 71 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio PERCORSO TOTALE Totale chilometri percorsi, oppure totale ore SI navigate o volate DATA PRIMA IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE PR Data di prima immatricolazione o di iscrizione nei pubblici registri SI Tabella 17 36

37 Spese e Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative alle spese e ai contributi, come mostra la Figura 72. Figura 72 In particolare, per i valori relativi alla cassa previdenziale vanno compilati i campi mostrati in Figura 73. Per ultimare l inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto Aggiungi. Nel caso in cui fosse necessario inserire più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto Aggiungi. Figura 73 Infine, nella sezione Dati Riepilogo vengono riportate le righe della fattura caricare nella sezione Righe Fattura, come mostra la Figura 74. Se in tale area non sono mostrate le righe della fattura, allora è necessario verificare il corretto caricamento perché non è consentito inviare una fatture senza dettagli righe. Ricordiamo che per ultimare il caricamento di una riga è necessario cliccare il tasto Aggiungi Riga a Documento. Inoltre, in questa sezione è possibile inserire o modificare i dati presenti in ogni riga. In particolare è possibile inserire i dati relativi all esigibilità iva scegliendo uno dei due valori ammessi: IVA ad esigibilità immediata IVA ad esigibilità differita Scissione dei pagamenti Il dato Scissione dei pagamenti serve ad adempiere a quanto indicato per lo split payment. Figura 74 37

38 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio TIPO CASSA Tipologia cassa previdenziale di appartenenza SI ALIQUOTA CASSA Aliquota (%) del contributo, se previsto, per la cassa di SI appartenenza IMPORTO CONTRIBUTO Importo del contributo per la cassa di appartenenza SI CONTRIBUTO CASSA Indica se il contributo cassa è soggetto a ritenuta SOGGETTO A RITENUTA IMPONIBILE PREVIDENZIALE Importo sul quale applicare il contributo cassa previdenziale NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero) RIFERIMENTO Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili AMMINISTRATIVO/CONTABILE IMPORTO BOLLO Importo del bollo SI IVA% Aliquota (%) IVA applicata SI TIPO RITENUTA Tipologia della ritenuta SI CAUSALE PAGAMENTO Causale del pagamento (quella del modello 770) SI IMPORTO Importo della ritenuta SI ALIQUOTA % Aliquota (%) della ritenuta SI ESIGIBILITA IVA Esigibilità IVA (immediata ai sensi dell'art. 6 comma 5 del DPR , oppure differita) e modalità di versamento (scissione dei pagamenti) Tabella 18 Allegati In questa sezione è possibile allegare un file alla fattura che si sta inviando, come mostrato in Figura 75. Le operazioni da eseguire per allegare un file alla fattura sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Quando il caricamento sarà completato si visualizzerà una riga nella tabella e sarà possibile eseguire le seguenti operazioni sul file importato: : tasto per effettuare il download del documento allegato; : tasto che permette all utente di eliminare l allegato inserito. Figura 75 Dettaglio Campi Etichetta Descrizione Obbligatorio DESCRIZIONE Nome dell'allegato SI 38

39 ALGORITMO DI COMPRESSIONE Tabella 19 Algoritmo usato per comprimere l'attachment (ad es.: ZIP, RAR, ) Importazione XML Per effettuare il caricamento di una fattura è necessario che il documento sia in formato xml. Se il formato del file non è corretto compare l errore mostrato in Figura 76. Figura 76 Le operazioni da eseguire per importare un file xml sono le seguenti: Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto Scegli ; Caricare il documento, cliccando sul tasto Carica. Durante le fasi di caricamento, viene effettuata la validazione del documento, per verificare che non contenga valori obbligatori mancanti. Se durante questa fase vengono individuati dati obbligatori mancanti, viene presentato un messaggio come mostrato nella Figura 77. Figura 77 Quando le operazioni di download saranno concluse si visualizzerà una schermata come quella mostrata in Figura 78 Figura 78 Le fatture importate non possono più essere modificate e quindi i valori vanno controllati prima di ultimare il caricamento. ATTENZIONE: le fatture importate non potranno più essere modificate, neanche in caso di SCARTO da parte del sistema. Per effettuate una modifica ad una fattura importata è necessario scaricare il file e riprocedere con la fase di caricamento. Sulle fatture importate non sarà mai possibile eseguire una modifica utilizzando l applicazione. Le fatture modificabili in caso di SCARTO sono soltanto le fatture caricare manualmente. 39

40 Invio delle fatture Terminato l inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto come mostrato nella Figura 79. Figura 79 Come si può vedere dalla Figura 79 il tasto per l invio non è attivo per tutte le righe, questo fa capire all utente che ci sono fatture per le quali non sono stati compilati ancora tutti i campi obbligatori. E possibile conoscere i campi obbligatori, non ancora compilati, di una particolare fattura cliccando sul tasto. Comparirà una schermata come quella mostrata in Figura 80. Fino a quando i campi indicati non saranno popolati la fattura analizzata non potrà essere inviata. Figura 80 Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 81. Figura 81 E richiesta l autorizzazione da parte dell utente a procedere con le operazioni di firma e invio della fattura. 40

41 Le mie fatture Lista fatture Cliccando sul tasto Le mie Fatture, si accede all elenco delle fatture, come mostra la Figura 82. È possibile ordinare le righe della tabella cliccando sull etichetta della colonna, oppure estendere il campo della colonna spostandola con il mouse. Figura 82 È, inoltre, possibile effettuare le azioni descritte di seguito: : tasto per l invio della fattura al Sistema di Interscambio che provvederà ad inviare la fattura alla PA destinataria; : tasto attivo solo per le fatture in stato (BOZZA, SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA). Permette di modificare i dati inseriti ed effettuare eventuali correzioni nel caso di fatture scartate. Dopo aver apportato le eventuali modifiche sulle fatture scartate, è necessario rieffettuare l invio al fine di riprocessare la fattura scartata. Nella sezione Legenda degli errori SDI sono stati riportati i casi di errore riscontrabili; : tasto che permette di conoscere i valori mancanti al fine dell invio. Cliccando sulla freccia si possono visualizzare anche le seguenti azioni: : tasto che permette di visualizzare l anteprima della fattura inserita; : tasto che permette all utente di eliminare la fattura inserita. E possibile eseguire questa operazione sono per le fatture per le quali l emessione non è ancora andata a buon fine; : tasto per effettuare il download della fattura inserita. Il formato del documento scaricato sarà xml. E sempre possibile effettuare il download del documento; Nel caso in cui la fattura è stata emessa, sono visibili anche le seguenti azioni: : tasto che permette di conoscere il motivo per il quale la fattura è stata scartata. Questa azione sarà possibile solo se la fattura è in stato SCARTATO, SCARTATO_SDI, SCARTATO_PA; : tasto che permette di copiare la fattura inserita. : tasto per eseguire il tracking della fattura. Questa funzionalità permette di monitorare le fasi di lavorazione della fattura ed avere a disposizione più dati sulla fattura per eventuali ricerche sui sistemi forniti da SDI. Per esempio, nella Figura 83 la fattura risulta correttamente inviata e 41

42 accettata dalla PA quindi ha concluso tutte le fasi di lavorazione e viene riportata la data di lavorazione. Figura 83 Mentre, nella Figura 84 la fattura è stata scartata da SDI. Nella sezione inferiore viene mostrato il motivo dello scarto. In questo caso, la fattura non ha ancora concluso tutte le fasi di lavorazione, ma è necessario modificare quanto segnalato nel messaggio e procedere nuovamente all invio. Figura 84 I documenti che passano in stato ACCETTATO_PA e SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI vengono conservati. Per esibire il documenti conservato basta cliccare sul tasto Visualizza. Nel caso in cui la fase di conservazione non si fosse ancora conclusa, in fase di esibizione si otterrà il messaggio mostrato in Figura

43 Figura 85 Nella visualizzazione delle fatture è possibile: Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina; Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce; Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista; Conoscere il numero totale dei documenti selezionati. Figura 86 Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 82, è possibile semplificare la ricerca utilizzando l alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 87. Figura 87 Le fatture vengono suddivise in due macro categorie: Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora inviate al Sistema di Interscambio; Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio. All interno della sezione Emesse i dati sono raggruppati per: Anno; Mese. Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza. E, inoltre, possibile effettuare una ricerca puntuale della fattura cliccando sul riquadro evidenziato nella Figura

44 Figura 88 Le fatture sono ricercabili per: Numero Documento; Destinatario. Se si è interessati a visualizzare solo gli stati anomali di una determinata fattura bisogna scegliere l opzione Mostra solo Anomalie. Azienda Cliccando sul tasto Azienda, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l azienda per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 89. Figura 89 E possibile modifica l azienda mittente se si è nell area inserimento. Inoltre, selezionando una delle aziende verranno mostrate solo le fatture emesse da quel mittente e non saranno visibili tutte le fatture inserite, cioè non verranno visualizzate le fatture degli altri mittenti. 44