MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS breve manuale d uso

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1 MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS breve manuale d uso

2 SOMMARIO MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS...3 MENU...4 MODIFICA...4 VISUALIZZA...5 VAI...5 STRUMENTI...6 COMPONI...7 BARRA DEI BOTTONI...8 2

3 MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS Per la gestione della posta elettronica si utilizza generalmente OUTLOOK oppure OUTLOOK EXPRESS. Il secondo applicativo contiene le stesse opzioni del primo, con l aggiunta di una più facile consultazione della sezione NEWSGROUP. Generalmente per questo motivo è il più utilizzato e su di esso ci soffermeremo per una breve guida a supporto delle lezioni. All apertura di OutLook appare la schermata sopra riportata. Una volta connessi, gli utenti potranno visualizzare la POSTA IN ARRIVO, la POSTA IN USCITA, quella INVIATA o quella eliminata, mediante le directory di navigazione poste sul lato sinistro della videata, da cui è possibile accedere anche ai NEWSGROUP (NEWS) e alle BOZZE di messaggi scritti, ma non ancora inviati. Provate a fare un click sulle varie cartelle per vedere cosa verrà visualizzato. Un altro modo per accedere alle varie sezioni di Outlook è quello di utilizzare I bottoni/icona presenti sul lato destro della schermata. Mediante tali bottoni, si accede alla posta, alle news, alla rubrica, oppure è possibile comporre un messaggio, trovare il nominativo di un contatto registrato nella rubrica, oppure (mediante l opzione SCARICA) aggiornare tutte le news ed I messaggi. Prima di esaminare I bottoni della barra, che comunemente sono I più utilizzati, insieme alle directory di cui abbiamo già parlato, diamo uno sguardo al contenuto dei vari menu. 3

4 MENU FILE: in questo menu sono presenti I comandi: APRI apre il messaggio selezionato; CARTELLA esegue operazioni sulle cartelle (quelle sul lato sinistro), permettendo di crearne di nuove, spostare I messaggio, riorganizzarli, rinominare le cartelle, ecc ; IMPORTA se stiamo passando ad una versione nova di outlook, I comandi di questa voce permettono di recuperare (importandoli) dalla versione precedente I messaggi, la rubrica o gli account, ovvero gli indirizzi di connessione; ESPORTA specularmente al comando precedente, permette di esportare messaggi, account o rubrica; STAMPA consente di stampare il messaggio selezionato; CONNETTI molto utilile quando si hanno più abbonamenti, permette di scegliere la connessione da effettuare; DISCONNETTI disconnette la connessione selezionata; NON IN LINEA/IN LINEA indica lo stato attuale (se si è o meno connessi); PROPRIETA se si è posizionati in una cartella, ne fornisce le proprietà; DISCONNETTI utente interrompe la connessione corrente; ESCI chiude l applicativo Outlook. A seconda delle sezioni in cui ci troviamo (posta in arrivo, in uscita, ecc ) compaiono anche I bottoni di SALVA, per registrare il messaggio anche su personal computer per utilizzarlo per vari scopi. MODIFICA Sono presenti gli usuali comandi di COPIA, SELEZIONA TUTTO, ELIMINA, di cui è sicuramente noto il significato. Inoltre, vi sono le voci: SPOSTA NELLA CARTELLA per spostare in una cartella diversa il messaggio selezionato (la stessa operazione si può effettuare in modalità drag&drop con il mouse); COPIA NELLA CARTELLA per copiare in una cartella diversa il messaggio selezionato (la stessa operazione si può effettuare in modalità drag&drop utilizzando il mouse ed il tasto destro); SEGNA COME GIA LETTO e opzioni analoghe permettono di segnalare se uno o più messaggi sono stati letti o meno; TROVA CONTATTO per trovare velocemente un indirizzo registrato nella rubrica (ricordiamo che un indirizzo in generale è sempre composta da un nome seguito da una chiocciola (si legge et ) e da un dominio seguito dall indicazione della nazione, es TROVA TESTO per trovare velocemente un testo all interno dei messaggi ricevuti o inviati; TROVA MESSAGGIO per trovare velocemente un messaggio in base alla data di spedizione, o all oggetto, o al mittente e così via 4

5 VISUALIZZA VISUALIZZAZIONE CORRENTE per visualizzare sempre TUTTI I MESSAGGI o solo QUELLI DA LEGGERE; SUCCESSIVO per accedere al MESSAGGIO SUCCESSIVO oppure al MESSAGGIO PRECEDENTE, o ancora al MESSAGGIO DA LEGGERE SUCCESSIVO o alla CARTELLA DA LEGGERE SUCCESSIVA; COLONNE per impostare quali colonne di informazioni visualizzare; ORDINA PER permette di scegliere il criterio di ordinamento dei messaggi più consono al nostro modo di operare; TIPI DI CARATTERE per scegliere la grandezza del carattere da utilizzare nella composizione e lettura dei messaggi; CARATTERI per scegliere il carattere da utilizzare nella composizione e lettura dei messaggi; ESPANDI E COMPRIMI servono per espandere e comprimere I rami dell albero di directory presente sulla sinistra; BARRA DEGLI STRUMENTI per visualizzare o meno la barra dei bottoni; BARRA DI STATO per visualizzare o meno la barra di stato (in basso); LAYOUT per impostazioni sull aspetto standard preferito; AGGIORNA fa il refresh della finestra. VAI LIVELLO SUPERIORE va al livello superiore del ramo in cui siamo posizionati; VAI ALLA CARTELLA per aprire la cartella desiderata; HOTMAIL collega al sito hotmail della microsoft in cui è possibile avere una casella personale gratuita; HOME PAGE va alla pagina impostata come iniziale in Esplorer; RICERCA SUL WEB collega al sito di ricerca su WEB (aprendo Explorer); IL MEGLIO DEL WEB collega ad un sito in cui viene visualizzata una selezione di siti; POSTA IN ARRIVO apre la cartella posta in arrivo; NEWS accede alla sezione newsgroup; CHIAMATA VIA INTERNET apre NetMeeting per effettuare un collegamento di chat o teleconferenza. 5

6 STRUMENTI INVIA per inviare un messaggio appena composto; INVIA E RICEVI per scaricare I nuovi messaggi e per inviare tutti quelli scritti; SCARICA TUTTO per aggiornare le news; RUBRICA per accedere alla rubrica per consultazione o immissione nuovi indirizzi; REGOLE POSTA IN ARRIVO utile se si vogliono impostare alcune regole sulla ricesione della posta, ad esempio, per mettere automaticamente in una determinata cartella I messaggi contenenti un certo oggetto, e così via. (rif. immagine) ACCOUNT per impostare le opzioni di abbonamento sottoscritte. Occorre aprire la videata e compilare tutte le opzioni secondo le indicazioni che ci sono state fornite dal provider, come appare evidente dalla figura riportata di seguito. Le opzioni riguardano la posta elettronica, le news e gli elenchi in linea: ELEMENTI DECORATIVI permette di scegliere in una libreria predefinita, eventuali cornici che si desiderara associare alla posta elettronica oppure ai messaggi sui newsgroup; OPZIONI impostazioni di ogni tipo su Microsoft Outlook. 6

7 COMPONI E il menu più importante di Outlook, infatti mediante esso si possono comporre i nuovi messaggi. Con la prima opzione, si accede alla scrittura di un messaggio. Vediamo come Con un CLICK sulla voce NUOVO MESSAGGIO, si apre la finestra con l editor dei messaggi (rif. figura seguente). Per prima cosa occorrerà indicare un destinatario, magari scegliendolo dalla rubrica. Se ci interessa mandare per conoscenza una copia del messaggio a qualcuno, lo indicheremo nel campo apposito, e metteremo SEMPRE (è necessario) l oggetto del messaggio. A questo punto siamo pronti per posizionarci nella parte inferiore e scrivere quanto desiderato Grazie a questo bottone, è possibile allegare un file (presente sull hard disk o su un dischetto) al messaggio, per esempio una brochure, che chi riceverà il messaggiopotrà scaricare e consultare con comodo. Una volta scritto il messaggio, lo si colloca nella cartella Posta in Uscita (pronto per la spedizione) mediante questo bottone Attraverso questo pulsante si accede invece alla rubrica Possiamo anche impaginare il messaggio, impostando vari formati attraverso questa barra Questi bottoni permettono invece di apporre la firma digitale al messaggio o di criptare il messaggio. NUOVO MESSAGGIO CON fa la stessa cosa del precedente, permettendo, in più, di selezionare l account con cui si desidera inviare il messaggio; RISPONDI ALL AUTORE se si sta leggendo un messaggio, con questa opzione si sceglie di rispondere all autore. Il suo indirizzo verrà posto automaticamente nella casella DESTINATARIO; INOLTRA permette di girare il messaggio ricevuto anche ad altri 8un conoscente, un collega); INOLTRA COME ALLEGATO fa la stessa cosa dell opzione precedente, ma allega il messsaggio corrente come allegato, permettendoci magari di aggiungere note personali. L ultimo menu è, al solito, il menu di Help On Line. 7

8 BARRA DEI BOTTONI Come in tutti gli applicativi, la barra dei bottoni riporta in forma più intuitiva I comandi di mnu più utilizzati. Ci limiteremo quindi a descriverli velocemente in modo visivo. PER COMPORRE UN NUOVO MESSAGGIO CON O SENZA ELEMENTI DECORATIVI RISPONDE A TUTTI (ES. NEWSGROUP) VERIFICA ARRIVO DI NUOVA POSTA E INVIA QUELLA PRESENTE NELLA CARTELLA POSTA IN USCITA PER RISPONDERE ALL AUTORE DEL MESSAGGIO CORRENTEMENTE SELEZIONATO INOLTRA IL MESSAGGIO ELIMINA IL MESSAGGIO/I SELEZIONATO APRE LA RUBRICA DEGLI INDIRIZZI 8

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