La nuova piattaforma per la gestione delle vostre comunicazioni

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1 La nuova piattaforma per la gestione delle vostre comunicazioni

2 DOVE NASCE L ESIGENZA - In che modo potete evitare di inviare pesanti allegati con e dunque intasare la vostra casella di posta? - La PEC vi dà una garanzia legale che la comunicazione è arrivata a destinazione ma non della consultazione, dunque in che modo potete controllare che gli allegati vengano consultati? - Come potete fare in modo che dopo un determinato periodo senza che l allegato/i venga consultato venga rinviata un altra comunicazione di sollecito? - Come potete fare in modo che alla consultazione venga avviata una procedura interna alla azienda per gestire gli step successivi e Loggare chi ha consultato e chi no. - Come potete fare in modo di dare un termine di consultazione oltre il quale la comunicazione e gli allegati non siano più disponibili?

3 LOG

4 Il modulo ARX-LINK consente di produrre delle spedizioni di documenti mediante in una forma avanzata, avendo nel messaggio inviato non il vero e proprio allegato PDF ma un LINK http o https ai documenti che si desidera condividere, presentati all interno di una pagine html con contenuti personalizzati. Tale modulo prevede una serie di procedure di configurazione per ottenere un risultato avanzato

5 CARATTERISTICHE Per ogni tipologia di documento è possibile definire una configurazione specifica la quale è composta da una serie di pannelli ognuno dedicato ad una precisa funzione, che sono: Impostazioni generali Mail orari di invio e numero ripetizioni Workflow per attivare un evento di workflow a fronte del link Gestione notifiche Configurazione contenuto html inviata Pagine di accesso dinamica Pagina di scadenza

6 DURATA DELLA COMUNICAZIONE Il link all interno della potrà restare attivo solo per un certo periodo oppure permettere solo fino ad un certo numero di consultazioni. Il link può permettere l accesso diretto al File consentendone il download oppure apre una pagina Html prodotta dinamicamente da ARX- LINK.

7 INVIO E RIPETIZIONE I messaggio possono essere inviati in forma interattiva o temporizzato ad un certo orario per non rallentare la corrispondenza mail quotidiana degli utenti, ed impostare delle ripetizioni cicliche se il link non viene consultato. Nel caso in cui il link non venisse consultato a fronte delle diverse ripetizioni, potrà essere impostato un invio automatico mediante dil sistema di postalizzazione ordinaria collegato direttamente al servizio Host & Host di Poste Italiane

8 EVENTI WORKFLOW E possibile far generare un evento per avviare un workflow, gli eventi possono essere al click sul link, oppure alla scadenza del link indipendentemente dal fatto che sia stato consultato o no, oppure alla scadenza del link senza consultazione.

9 GESTIONE NOTIFICHE E LOG DI CONSULTAZIONE Se il link viene consultato può partire una notifica ad uno o più utente interni. Inoltre ogni consultazione viene loggata sul database e resa disponibile.

10 CONTENUTI DELLA COMUNICAZIONE La mail inviata contiene un Html che può essere da voi totalmente definito con un normalissimo editor HTML oppure con un editor interno ad Arxivar per dare un messaggio con dei contenuti a valore aggiunto ed un aspetto grafico accattivante o adeguato alla immagine della azienda.

11 COME APPARE LA COMUNICAZIONE Cliccando sul link contenuto nella mail può fare diverse operazioni: aprire direttamente il documento il link è attivo: apre una pagina html contenente messaggi, informazioni ed uno o piu link a documenti pronti per essere consultati. Il link è scaduto: apre una pagine html riportante un messaggio di collegamento scaduto.