Unità didattica 1. La creazione di un azienda. Introduzione ai programmi di gestione alberghiera

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1 Modulo 5 Unità didattica 1 La creazione di un azienda 192 Introduzione ai programmi di gestione alberghiera L introduzione, verso la metà degli anni Ottanta, di programmi informatizzati di gestione alberghiera ha riguardato, nei primi tempi, quasi esclusivamente le strutture di elevata categoria e di grandi dimensioni, come le catene alberghiere; questo perché i costi elevati di gestione di tali programmi non erano facilmente ammortizzabili da altre tipologie di strutture ricettive. Nel corso degli anni successivi, invece, grazie alla rapida evoluzione dell informatica e della tecnologia e con il conseguente abbassamento dei prezzi, sia l hardware che il software informatico sono entrati nella quotidianità di aziende di dimensioni più piccole o di categoria inferiore. Ciò ha permesso agli imprenditori un graduale e pressoché totale abbandono della gestione manuale delle principali operazioni previste nelle varie fasi del ciclo del cliente, con conseguente ottimizzazione della gestione e dell organizzazione dell azienda nel suo complesso. Il tutto a vantaggio del cliente che, sicuramente molto di più rispetto al passato, è posto al centro delle attenzioni degli operatori soprattutto degli addetti al front office i quali, non essendo più impegnati per lunghe ore nella compilazione di moduli e registri, possono mettere a disposizione dell ospite gran parte del loro tempo e della loro professionalità. Quindi, tra i requisiti richiesti oggi al personale del front office rientra anche la capacità di operare mediante un programma di gestione alberghiera. Attualmente, anche se permangono esempi di strutture ricettive anche di categoria elevata che continuano ad affidarsi a un apposita modulistica, quasi tutti gli alberghi sono dotati di programmi di gestione alberghiera. Tra i più usati e conosciuti ricordiamo: Hotel Automation; Grand Hotel; Hotel 2000; Hotel Manager; Hotel Plan; Sys Hotel. Nelle pagine seguenti prenderemo come modello di riferimento Hotel Automation che, come vedremo, offre una serie di vantaggi e consente lo svolgimento automatizzato di tutte le operazioni tipiche delle fasi del ciclo del cliente, dalla fase ante al post check-out. Sarà dunque possibile osservare come vengono gestite le prenotazioni di clienti privati e non, come si assolve agli obblighi di Pubblica Sicurezza e alle procedure previste per l Istat, secondo quali modalità avviene l apertura di conti differenti in maincourante, come si stampa un documento fiscale, come avviene la chiusura contabile di una giornata di lavoro, come si gestiscono i sospesi ecc.

2 Unità didattica 1 Il menu principale Il programma consente di gestire contemporaneamente più aziende, ognuna delle quali, separata dalle altre, è identificata da un nome. All apertura di Hotel Automation, una schermata richiede l inserimento del nome utente e della password; poiché, infatti, il programma è in grado di gestire contemporaneamente un numero molteplice di aziende i cui archivi sono separati, è opportuno che ogni operatore venga identificato tramite un nome utente ed eventualmente una password (anche in applicazione del Codice sulla privacy). Nei nostri esempi, il nome utente sarà Admin e l azienda si chiamerà Prova. Una successiva richiesta permette di impostare (o reimpostare) la data e l ora di sistema in base alla quale saranno effettuate le operazioni. Riproduciamo di seguito la schermata del menu principale (vedi Fig. 1). Fig. 1 Sulla schermata visualizzata è possibile selezionare, dai vari menu a tendina, le funzioni relative alle varie sezioni del programma (Gestione Clienti, Ristorazione, Prima Nota, Magazzino ecc.). Le funzioni utilizzate più frequentemente (per esempio la Gestione prenotazioni o la Gestione dei conti e degli extra) possono essere richiamate direttamente dalla barra degli strumenti posta sotto il menu a tendina. Il significato delle icone viene visualizzato passando con il mouse su ciascuna di esse. Le tabelle Le tabelle costituiscono gli archivi di base della procedura: devono essere compilate subito dopo l installazione del programma e prima di avviare la gestione clienti. Dopo avere compilato una tabella, occorre uscire dal menu Tabelle affinché la stessa venga memorizzata e quindi entrarvi di nuovo per compilare la tabella successiva. Tipologia camere (vedi Fig. 2): la tabella contiene la descrizione dei diversi tipi di camere presenti nell albergo: occorre definire le tipologie in ordine crescente di numero, attribuendo a ogni camera la descrizione della tipologia, la sigla corrispondente e il numero dei letti solitamente presenti nella tipologia di camera in questione. Sistemazione camere (vedi Fig. 3): la tabella contiene descrizioni aggiuntive da utilizzare per specificare meglio, durante la fase di prenotazione, come allestire la camera. Numerazione camere (vedi Fig. 4): la tabella costituisce l archivio delle camere e presenta le caratteristiche di ciascuna camera relativamente a numerazione, tipolo- 193

3 Modulo 5 gia, capienza e ubicazione. Oltre al Codice, attribuito automaticamente, devono esservi indicati la Tipologia della Camera definita nella tabella precedente, il suo numero, il numero dei letti in essa presenti (sebbene questo dato sia indicativo e non vincolante) e a quale piano dell albergo la camera in oggetto si trova. Le camere saranno visualizzate sempre in ordine crescente di numero. Fig. 2 Fig. 3 Supplementi (vedi Fig. 5): nella tabella devono essere inserite le descrizioni dei supplementi eventualmente abbinati alle prenotazioni per prestazioni accessorie usufruite dal cliente che integrano l importo dell arrangiamento. Il prezzo di questo tipo di supplementi è automaticamente sommato alla retta giornaliera addebitata al cliente per ciascun giorno di permanenza. Oltre al Codice, che viene attribuito au- 194

4 Unità didattica 1 tomaticamente e non è modificabile, devono essere indicati la descrizione del supplemento e il Tipo, che può essere U (Unico) oppure P (a persona). Le tariffe dei supplementi immessi saranno memorizzate nel Listino Prezzi (di cui si parlerà successivamente). Il prezzo dei supplementi a persona sarà automaticamente moltiplicato per il numero delle persone indicate nella prenotazione. Fig. 4 Fig. 5 A PPLICAZIONE 1 Dopo avere preimpostato le tabelle relative alle voci Sistemazione camere, Tipologia camere e Numerazione camere, compilale inserendovi dati a piacere. 195

5 Modulo 5 I listini prezzi di un albergo La prima tabella listini che un albergo è tenuto a compilare, contrassegnata con il codice numerico 0, si riferisce alle tariffe ufficiali applicate ai clienti individuali privati. Oltre a quello ufficiale, l albergo studia solitamente una gamma diversificata di listini personalizzati, riferiti a tipologie differenti di utenti: comitive, uomini d affari, rappresentanti, agenzie di viaggi, tour operator, organizzatori congressuali, aziende ecc. L immissione in Hotel Automation di questi listini presenti in numero maggiore o minore a seconda dell entità dei rapporti che ciascun albergo stringe con i clienti, con le agenzie di viaggi o altri comporta un notevole snellimento delle successive procedure di inserimento dei dati. Ogni volta che verrà inserita una nuova prenotazione, infatti, inquadrandola in una specifica tipologia di utenza, saranno automaticamente visualizzate le tariffe precedentemente inserite, che potranno a loro volta essere applicate oppure modificate. Da CLIENTI/HOTEL si accede ai listini prezzi. Si aprirà così una finestra contenente i campi relativi alle Tariffe a Persona applicate solitamente a coloro che pernottano per un numero di notti pari almeno a tre e suddivise come segue. Per fasce di periodo: ciascun imprenditore alberghiero può decidere di applicare prezzi differenti a seconda della stagionalità (bassa, media, alta, altissima). Inserendo le date di inizio e di fine periodo, occorre verificare che esse risultino consecutive, evitando, cioè, di lasciare intervalli di tempo scoperti. Per tipologia di arrangiamento (vedi Fig. 6): Pensione Completa, Mezza Pensione, Bed & Breakfast, Solo Pernottamento. Fig. 6 A questa tabella segue quella relativa alle Tariffe a Camera (vedi Fig. 7), applicate ai clienti individuali privati che soggiornano per periodi inferiori alle tre notti in regime di Solo Pernottamento o Pernottamento e prima colazione. La tabella dei supplementi (vedi Fig. 8) si riferisce a tutti i prezzi dei supplementi definiti nelle tabelle. Tali prezzi possono essere espressi in valore unitario (per esempio 10 euro) o percentuale (per esempio 20%, badando, in questo caso, a inserire 0,20) e possono anch essi essere diversificati in base alla stagionalità. Tuttavia, il pe- 196

6 Unità didattica 1 riodo di validità dei supplementi deve coincidere con quello delle tariffe base oppure mantenersi invariato nell arco dell anno e coprire esattamente lo stesso periodo indicato nelle tariffe base. Se, per esempio, il listino base parte dal 01/03/06 e termina il 31/10/06, presentando tariffe diversificate in relazione al periodo, il listino supplementi può avere una unica stagionalità purché anch essa risulti compresa tra il 01/03/06 e il 31/10/06 (vedi Fig. 8). Fig. 7 Fig. 8 Infine, la tabella delle riduzioni indica gli importi delle riduzioni applicate sugli importi dell arrangiamento. Queste riduzioni sono conteggiate nel caso siano presenti bambini (suddivisibili in due fasce di sconto a seconda dell età) oppure adulti che beneficiano di sconto in base a quanto indicato nella scheda di prenotazione. 197

7 Modulo 5 Non è possibile aggiungere altri tipi di riduzioni oltre a quelle già previste. Come per i supplementi, anche le riduzioni possono essere espresse in valore unitario o in percentuale (vedi Fig. 9). Fig. 9 Inoltre, anche in questo caso, il periodo di validità delle riduzioni deve coincidere esattamente con quello delle tariffe base oppure mantenersi invariato nell arco dell anno e coprire lo stesso periodo indicato per le tariffe. La colonna relativa a Bam. I si riferisce allo sconto praticato ai bambini fino a 6 anni di età, mentre nella colonna Bam. II si inseriscono gli sconti applicati ai bambini di età compresa tra i 6 e i 12 anni. Nel caso in cui l operatore commetta un errore e intenda dunque cancellare alcune righe dal listino prezzi, egli deve posizionarsi sulla riga da eliminare (cliccando con il mouse sul quadratino grigio posto all inizio della riga) e premere contemporaneamente sulla tastiera i tasti CTRL e CANC. Apparirà sul video la domanda Eliminare record?, alla quale occorre rispondere premendo il tasto SÌ. Solo dopo avere eliminato tutte le righe da un listino prezzi è possibile eliminare anche il listino stesso cliccando sul pulsante ELIMINA LISTINO posizionato in basso a sinistra. A PPLICAZIONE 1 Inserisci in Hotel Automation il listino ufficiale del Grand Hotel del Viaggiatore per l anno 2006 in considerazione delle tariffe seguenti. Bassa stagione: dall 08/01/06 al 28/02/06 Tariffe a persona: PC 90,00 MP 75,00 BB 50,00 PN 45,00 Media stagione: dal 01/03/06 al 30/06/06 Tariffe a persona: PC 110,00 MP 90,00 BB 65,00 PN 55,00 Alta stagione: dal 01/07/06 al 31/10/06 Tariffe a persona: PC 150,00 MP 110,00 BB 80,00 PN 70,00 198

8 Unità didattica 1 Agenzie/Ditte Cliccando sul pulsante CLIENTI/HOTEL e selezionando quindi l opzione AGENZIE/DITTE è possibile aprire una finestra contenente i dati anagrafici e statistici delle aziende (agenzie, tour operator, ditte) con le quali l albergo intrattiene rapporti commerciali. Solo dopo avere richiamato un anagrafica preesistente è possibile accedere alle procedure di Fatturazione e ciò chiarisce immediatamente l importanza dell operazione, ricordando che, prima di impostare il conto relativo a una nuova azienda, è necessario creare una scheda anagrafica. La creazione della scheda permetterà anche di assegnare un numero al listino destinato all azienda in questione (vedi Fig. 10). Come è possibile ricavare osservando la Fig. 10, la scheda anagrafica presenta 15 voci fondamentali. Fig. 10 Ragione sociale: nome o ragione sociale della ditta o dell agenzia. Indirizzo: indirizzo della sede dell agenzia o della ditta. Città: città in cui la ditta o l agenzia ha sede. CAP: codice di avviamento postale (proposto in automatico in base alla Città). Prov.: provincia della sede (proposta in automatico in base alla Città). Nazione: nazione di appartenenza della ditta o agenzia (da inserire selezionandola dall apposito elenco; la lista delle nazioni e delle relative sigle sarà stata compilata precedentemente nell apposita cartella sotto la voce Tabelle ; sarà quindi possibile ricercare la nazione digitando la prima lettera della sigla corrispondente, per esempio la lettera i per Italia). Telefono: prefisso e numero di telefono. Telefax: prefisso e numero di fax. indirizzo di posta elettronica della ditta o agenzia. Cod. corr.: codice libero con cui classificare la ditta o agenzia per selezioni future in occasione di stampe o statistiche. Cod. fisc.: codice fiscale. 199

9 Modulo 5 Partita IVA: numero della partita IVA della ditta o agenzia. Aliquota IVA: l aliquota immessa sarà utilizzata dal programma di fatturazione differita per lo scorporo dell IVA indipendentemente dalle aliquote impostate nella tabella Voci di Addebito. Cod. Listino: codice listino a cui fare riferimento per l applicazione delle tariffe al cliente associato all agenzia. Se il campo rimane vuoto, sarà applicato il listino clienti privati; digitando un numero, invece, sarà visualizzato il pulsante MODI- FICA, mediante il quale è possibile effettuare l inserimento di LISTINI PREZZI differenti da quello ufficiale. Sc. Fisso%: percentuale di sconto applicata sui prezzi di listino emettendo la fattura all agenzia. Totali: si suddividono in FATTURATO, il totale degli importi delle fatture emesse alla ditta o agenzia; DA FATTURARE, il totale degli importi ancora da fatturare (relativi a clienti partiti dei quali deve essere ancora emessa la fattura all agenzia oppure a ricevute fiscali in sospeso da fatturare); SOSPESO, il totale degli importi già fatturati ma non ancora incassati. A PPLICAZIONE 1 Utilizzando dati a piacere, apri la scheda anagrafica di almeno tre agenzie o tour operator con i quali il Grand Hotel del Viaggiatore instaura nuovi rapporti di collaborazione. In corrispondenza del campo Cod. listino, assegna un codice numerico a ciascun nuovo contatto, quindi, cliccando sul pulsante MODIFICA, crea i relativi listini prezzi. 200

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