Manuale E-fattura it (pf.ch/dok.pf) PF. Manuale E-fattura Versione aprile /78

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1 Manuale E-fattura it (pf.ch/dok.pf) PF Manuale E-fattura Versione aprile /78

2 Consulenza clienti e-fattura PostFinance SA Mingerstrasse Bern w ww.postfinance.ch/e-fattura Consulenza e vendite clienti commerciali Telefono (CHF 0.08/min da rete fissa) Attivazioni e supporto operativo Helpdesk E-fattura administrato da Swiss Post Solutions AG Telefono (CHF 0.08/min da rete fissa) e-bill.help@postfinance.ch Manuale E-fattura Versione aprile /78

3 Indice 1. Descrizione della prestazione Breve descrizione della prestazione e panoramica dei documenti Procedura e-fattura in breve Delimitazione Basi legali Offerta per gli emittenti di fatture Offerta per i destinatari di fatture Elaborazione di e-fattura attraverso di e-finance Trasmissione di e-fatture tramite trasferimento dati Inoltro dei dati ai partner di rete (dati con firma) Ruoli PostFinance SA Swiss Post Solutions AG Emittente di fatture Biller Service Provider (BSP) Customer Service Provider (CSP) Destinatario di fatture Sistemi partner Trasmissione di ordinazioni elettroniche Processi di registrazione e attivazione per gli emittenti di fatture Premesse per l adesione Adesione e-fattura per emittente di fatture Adesione e-fattura light Attivazione emittente di fatture con software testato per e-fattura di PostFinance SA Attivazione emittente di fatture con software non testato per e-fattura di PostFinance SA Adesione e attivazione per la consegna dei dati a SIX Paynet SA (SIX) Produttori di software Processi di registrazione e attivazione per i destinatari di fatture Premesse per l adesione a e-fattura Registrazione dei destinatari di fatture Fatture senza firma Adesione tramite l apposito modulo Attivazione destinatari di fatture con software testato per e-fattura di PostFinance SA Attivazione destinatari di fatture con software non testato per e-fattura di PostFinance SA Registrazione all emittente di fatture Registrazione attraverso e-finance Registrazione via Business Interface Produttori di software Processi di elaborazione presso l emittente di fatture Preparazione dei dati di fatturazione Smistamento delle fatture e trasmissione dei dati delle fatture Visualizzazione dei dettagli elettronici della fattura Allegati delle fatture Pagamento rateale Controllo della trasmissione dei dati 21 Manuale E-fattura Versione aprile /78

4 4.7 Ricerca di fatture Mutazioni Mutazione di dati di fatturazione ricevuti Storno e correzione di fatture firmate con giustificativo di accredito Contabilizzazione di accrediti e gestione debitori Archiviazione delle fatture Download dei dati Disco di archiviazione Archivio online dei PDF (solo per e-fattura light) Processi di elaborazione PostFinance SA Presa in consegna dei dati di fatturazione Plausibilizzazione e conversione dei dati Firma digitale della fattura Messa a disposizione del protocollo di elaborazione Messa a disposizione delle fatture all attenzione dei destinatari Trasmissione delle fatture ai partner di rete (Interconnect) Interconnect con firma da parte del primo provider Interconnect con firma da parte del secondo provider Consegna dei dati a SIX Paynet SA (SIX) ai fini dell invio a clienti e-banking Rispedizione delle fatture firmate Conservazione dei dati con PostFinance SA Dati di elaborazione Dati scaricati via Business Interface, Web Services o e-finance Dati scaricati via SFTP o AS Dati disco di archiviazione Dati commerciali della Posta Processi di elaborazione presso il destinatario di fatture Elaborazione di fatture elettroniche con firma via e-finance online Ricezione di fatture elettroniche con firma digitale tramite trasferimento di file Controllo della firma Elaborazione delle fatture Archiviazione delle fatture con firma digitale Registrazione e disdetta del destinatario di fatture Registrazione diretta Registrazione e disdetta attraverso la maschera di registrazione standard di PostFinance SA Registrazione e disdetta sulla piattaforma dell emittente di fatture Visualizzazione dei dettagli della fattura Visualizzazione dei dettagli della fattura con un PDF fornito dall emittente Visualizzazione dei dettagli della fattura con un PDF generato da parte di PostFinance SA Visualizzazione dei dettagli della fattura sulla piattaforma dell emittente di fatture 36 Manuale E-fattura Versione aprile /78

5 8.4 Combinazione delle due varianti PDF e visualizzazione sulla piattaforma dell emittente di fatture Dettaglio statico della fattura Presentazione dei dettagli della fattura dei pagamenti Debit Direct Disposizioni di sicurezza per la visualizzazione di dettagli fatture tramite e-finance Protocollo di elaborazione Contenuti Creazione e trasmissione Conto di accredito PVR (polizza di versamento di colore arancio con numero di riferimento) di PostFinance SA PVRB (polizza di versamento arancione con numero di riferimento) delle banche svizzere (CHF o EUR) Conto postale o bancario Comunicazione Panoramica forme di comunicazione Panoramica canali e formati per l emittente di fatture Panoramica canali e formati per il destinatario di fatture Forme di comunicazione Business Interface (invio e ricezione) Web Services (invio e ricezione) File Delivery Services SFTP (invio e ricezione) E-fattura light (invio) Trasmissione e-finance offline (invio e ricezione) Vista e-finance online (ricezione) AS2 (invio e ricezione) (ricezione) Disco di archiviazione (ricezione) Sicurezza dei dati Procedimento di login e codifica di trasporto Cifratura dei dati Disposizioni di sicurezza e-finance Controllo dei collegamenti ipertestuali Disattivazione dei collegamenti ipertestuali nelle fatture in PDF Formati dei dati BillerID ed EBillAccountID Maschera di registrazione standard di PostFinance SA Dati utente Dati supplementari Maschera di disdetta standard di PostFinance SA Dati di registrazione e di disdetta (trasmissione) Singole registrazioni per Alcune registrazioni per giorno via file Dati di fatturazione yellowbill Invoice (invio dell emittente di fatture) Dettagli della fattura PDF (invio dell emittente di fatture) RGXml (yellowbill Invoice), versione (trasmissione al destinatario di fatture) 59 Manuale E-fattura Versione aprile /78

6 ZIP-Container con yellowbill Invoice, versione 2.0 (trasmissione al destinatario di fatture) Altri formati di consegna e trasmissione Dati archivio (trasmissione all emittente di fatture) swissdigin (swiss digital invoice) Funzioni dell e-fattura in e-finance Processi in relazione all iscrizione, alla registrazione e alla disdetta Iscrizione alla prestazione «E-fattura» Disdetta della prestazione «E-fattura» Visualizzazione degli emittenti di fatture disponibili Registrazione Disdetta presso gli emittenti di fatture Processi in relazione all elaborazione di fatture Visualizzazione del numero di fatture aperte e di fatture per informazione Visualizzazione panoramica delle fatture Visualizzare i dettagli della fattura Selezionare la/le fattura/e Impartire un ordine di pagamento Modificare un ordine di pagamento Estinguere un ordine di pagamento Contabilizzare un addebito e avvisare Rifiutare una fattura Archivio online dei PDF (solo per i clienti commerciali) Trasmissione di ordinazione Trasmissione delle ordinazioni a PostFinance SA Trasmissione delle ordinazioni ai fornitori Stato dell ordinazione 68 Appendice 69 Service Level Agreement (SLA) 70 Trasmissione dei dati a SIX Paynet SA (SIX) 73 Abbreviazioni/concetti 75 Manuale E-fattura Versione aprile /78

7 1. Descrizione della prestazione 1.1 Breve descrizione della prestazione e panoramica dei documenti PostFinance offre in collaborazione con Swiss Post Solutions SA una soluzione e-fattura che si basa sul modello Consolidator. Questo prodotto serve alla trasmissione elettronica di fatture. Per fatture, dati di fatturazione e/o dati in questo documento si intendono i giustificativi contabili e di accredito. Con la soluzione e-fattura di PostFinance è stata creata una piattaforma che consente agli emittenti di fatture di trasmettere elettronicamente e senza passaggi intermedi le fatture in CHF, EUR, USD, AUD, CAD, DKK, GBP, JPY, NOK, SEK e altre valute ai propri clienti. I destinatari di fatture hanno la possibilità di elaborare attraverso e-finance di PostFinance o di importare attraverso diversi canali le fatture elettroniche nel proprio software finanziario, dove vengono ulteriormente elaborate. PostFinance è pertanto da intendersi in primo luogo come sistema di trasporto di dati contabili. Il presente documento distingue chiaramente i dati con firma digitale, che possono essere utilizzati per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto, e i dati senza firma, che non possono essere utilizzati a tale scopo. Nel caso di dati con firma digitale, PostFinance o un partner di rete ad essa collegato appone sempre la firma sulle fatture. A tale scopo l emittente di fatture deve conferire alla Posta Svizzera e ai partner di rete ad essa collegati una corrispondente dichiarazione di delega. I dati contabili che recano la firma digitale apposta da PostFinance o da un partner di rete soddisfano i requisiti legali dell imposta sul valore aggiunto e possono essere utilizzati per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto (cfr. capitolo 1.4). I dati contabili senza firma, che sono ad es. stati richiamati attraverso e-finance, non soddisfano in linea di massima questi requisiti. Ai destinatari di fatture che necessitano le fatture per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto, PostFinance consiglia di ritirare i dati trasferendoli. In tal modo è possibile riprendere i dati contabili firmati nel proprio software, dove possono essere ottimizzati e automatizzati ulteriori processi aziendali (ad es. elaborazione creditori). A chi non dispone di un software adeguato PostFinance consiglia l adesione a e-finance per e-fattura per clienti commerciali con archivio e-fatture. Il vantaggio principale di e-fattura consiste nella possibilità di elaborare dati di qualità da entrambe le parti in modo completamente automatico grazie al costante flusso elettronico dei dati (nessun passaggio da un media all altro). In questo modo è possibile aumentare l efficienza e garantire un potenziale di risparmio più elevato agli emittenti e ai destinatari di fatture. La soluzione e-fattura di PostFinance viene costantemente ottimizzata in base alle esigenze dei clienti e ampliata con funzioni supplementari. A tale scopo PostFinance collabora con vari fornitori e-fattura. Manuale E-fattura Versione aprile /78

8 Emittente di fattura Contabilizzazione e spedizione Contabilizzazione pagamenti in entrata e archiviazione PostFinance Dati per il pagamento E-fattura Dettaglio fattura Dati supplem. PostFinance/ Istituto finanziario Traffico dei pagamenti Destinatario di fattura Allestimento automatizzato della fattura e archiviazione elettronica, senza passaggi intermedi Con la soluzione e-fattura di PostFinance SA emittenti e destinatari di fatture hanno la possibilità di elaborare in modo automatico le fatture. Per gli emittenti di fatture rivestono particolare importanza i seguenti capitoli: Capitolo 1: Descrizione della prestazione Capitolo 2: Processi di registrazione e attivazione per gli emittenti di fatture Capitolo 4: Processi di elaborazione presso l emittente di fatture Capitolo 5: Processi di elaborazione presso PostFinance Capitoli 7 fino a 11: Descrizione degli aspetti tecnici Capitolo 12: Sicurezza dei dati Capitolo 13: Formati dei dati I destinatari di fatture possono ottenere utili informazioni nei seguenti capitoli: Capitolo 1: Descrizione della prestazione Capitolo 3: Processi di registrazione e attivazione per gli emittenti di fatture Capitolo 5: Processi di elaborazione in PostFinance Capitolo 6: Processi di elaborazione presso il destinatario di fatture Capitolo 11: Comunicazione Capitolo 12: Sicurezza dei dati Capitolo 13.5: Dati di fatturazione Manuale E-fattura Versione aprile /78

9 1.2 Procedura e-fattura in breve 1. Affinché il destinatario di fatture possa ricevere le fatture elettroniche via PostFinance deve registrarsi presso l emittente di fatture, ossia gli comunica il suo numero di aderente, analogamente a un cambiamento d indirizzo. A tale scopo PostFinance offre agli emittenti di fatture i corrispondenti tool che possono essere utilizzati attraverso e-finance e/o Business Interface. 2. Non appena l emittente di fatture ha registrato il numero di aderente nei dati di base del cliente, può inviare la fattura elettronica a PostFinance. 3. In caso di elaborazione senza firma digitale è possibile visualizzare i dettagli della fattura direttamente presso PostFinance, l emittente di fatture oppure un Biller Service Provider. In caso di elaborazione con firma digitale i dettagli della fattura vengono sempre visualizzati in un file PDF. 4. Comunicazione dei dati ai destinatari di fatture Via e-finance: il destinatario della fattura può visionare le fatture via e- finance e trasmettere un istruzione di pagamento o rifiutare la fattura. PostFinance esegue il pagamento alla scadenza o informa l emittente della fattura che la fattura è stata rifiutata. I clienti commerciali possono inoltre archiviare le e-fatture con firma digitale in formato PDF nell archivio e-fatture. Via trasferimento dati: il destinatario della fattura ritira i dati di fatturazione messi a disposizione attraverso un canale di comunicazione da lui definito e dopo averli elaborati crea un ordine di pagamento, ad es. mediante OPAE, avvalendosi del suo software finanziario. Via partner di rete (cfr. capitolo 1.7) 5. La contabilizzazione degli accrediti viene effettuata conformemente al processo già definito dall emittente di fatture. 1.3 Delimitazione Le funzioni della soluzione e-fattura di PostFinance possono essere utilizzate dal momento in cui si ricevono dati contabili dalla soluzione di fatturazione e/o dal sistema di gestione dei debitori di un emittente di fatture e si concludono quando un destinatario di fatture conferisce un istruzione di pagamento in e-finance o i dati vengono ripresi in un software creditore oppure PostFinance li inoltra a un partner di rete. Le funzioni principali della soluzione e-fattura di PostFinance sono le seguenti: conversione di dati nel formato richiesto dal destinatario della fattura preparazione dei dati conformemente alle prescrizioni legali trasporto di dati In questo senso la soluzione e-fattura di PostFinance non è una soluzione di fatturazione un sistema per la stampa un sistema di gestione dei debitori un sistema di gestione dei creditori un sistema per il traffico dei pagamenti Manuale E-fattura Versione aprile /78

10 1.4 Basi legali Con l entrata in vigore dell Ordinanza concernente la trasmissione elettronica di dati e di informazioni (OelDI), nella primavera 2002 le autorità fiscali svizzere hanno creato le condizioni quadro per lo scambio completamente elettronico delle fatture tra le aziende. Tale ordinanza è stata rielaborata in data 1 gennaio Alle fatture elettroniche viene pertanto accordata la stessa forza probatoria di quelle cartacee, se è garantito che i dati e le informazioni non sono stati modificati, che non possono essere contestati e che ne è garantita l origine. Queste premesse devono essere tecnicamente soddisfatte ad es. attraverso l applicazione di procedure di firma digitale. Per lo scambio interamente elettronico delle fatture occorre rispettare i seguenti aspetti fiscali. I requisiti relativi al contenuto corrispondono in linea di massima a quelli della fattura cartacea (LIVA, art. 26). Grazie alla firma digitale alla fattura elettronica viene conferita la stessa forza probatoria delle fatture cartacee. Prima di utilizzare i dati occorre verificare la correttezza della firma (cfr. capitolo 6.3). Si deve poter accedere ai dati di fatturazione elettronici fino al termine di prescrizione. Ciò significa che durante questo periodo il software e l infrastruttura necessari per la riproduzione dei dati devono essere disponibili. I dati devono inoltre essere protetti dalla perdita e dal danneggiamento. La fatturazione elettronica può essere trasmessa a terzi firmando una dichiarazione di delega. Nel giugno 2005 l Amministrazione federale delle contribuzioni ha confermato per iscritto, su richiesta di PostFinance, che la soluzione e-fattura di PostFinance soddisfa pienamente le disposizioni legislative. Di seguito un estratto della lettera: «In sintesi si può affermare che la prestazione [ ] soddisfa gli attuali requisiti per la trasmissione elettronica delle fatture. Il destinatario di fatture è inoltre messo in condizione di poter conservare regolarmente da parte sua le fatture trasmesse mediante PostFinance. Questa constatazione non esonera tuttavia né il destinatario né l erogatore della prestazione dall adottare tutte le misure necessarie per garantire una conservazione regolare, i cui requisiti emergono dalla sua situazione individuale. Per garantire la regolarità della conservazione non può semplicemente appellarsi al fatto di far uso della soluzione e-fattura di PostFinance.» 1.5 Offerta per gli emittenti di fatture L offerta per gli emittenti di fatture comprende i seguenti punti. L amministrazione clienti, in particolare anche la registrazione dei destinatari di fatture e la messa a disposizione di un tool di supporto per la registrazione o la disdetta dei destinatari delle fatture presso l emittente. L accettazione dei dati forniti dall emittente di fatture oppure registrati tramite e-fattura light online e la messa a disposizione di avvisi di elaborazione. La possibilità di automatizzare la consegna dei dati. Manuale E-fattura Versione aprile /78

11 La possibilità di ritirare in modo automatizzato i dati di registrazione, i dati per la disdetta, i protocolli di elaborazione e le fatture con firma digitale. L elaborazione dei dati forniti conformemente al presente Manuale e-fattura. L apposizione della firma digitale sui dati di fatturazione conformemente alle prescrizioni legali vigenti, a condizione che l emittente della fattura abbia conferito alla PostFinance o a un partner di rete ad essa collegato una corrispondente dichiarazione di delega. La comunicazione dei dati di fatturazione ai destinatari di fatture conformemente a una convenzione separata con questi. L inoltro dei dati ai partner di rete (cfr. capitolo 1.7). La trasmissione di fatture con firma digitale ai fini dell archiviazione. Servizio per la consegna dei dati B2C (senza firma) a SIX per l invio a clienti e-banking (cfr. capitoli 2.6 e 5.7). 1.6 Offerta per i destinatari di fatture Elaborazione di e-fattura attraverso di e-finance L offerta comprende la messa a disposizione dei dati e dei dettagli della fattura rilevanti per il pagamento attraverso e-finance. Qui i dettagli della fattura sono disponibili solo sotto forma di immagine (ad es. formato PDF) e non possono essere ulteriormente elaborati in modo automatico oppure solo in parte. Se la e-fattura viene elaborata con la firma, il dettaglio della fattura in formato PDF reca la firma digitale. In caso contrario i dati della fattura non sono firmati. I clienti commerciali possono archiviare le fatture firmate in formato PDF in e-finance nell archivio e-fatture. Una descrizione dettagliata delle funzioni dell e-fattura su e-finance si trova al capitolo Trasmissione di e-fatture tramite trasferimento dati Tramite le funzioni di trasferimento dati (cfr. capitolo 11) vengono messi a disposizione soltanto i dati delle fatture con firma digitale (eccezione trasmissione file e-finance offline, cfr. capitolo ). A seconda del canale scelto l offerta per i destinatari di fatture comprende quanto segue. La funzione attraverso la quale i destinatari delle fatture possono effettuare le operazioni di registrazione e disdetta presso i loro emittenti di fatture. La messa a disposizione di fatture con firma digitale e di dati di fatturazione senza firma. La possibilità di automatizzare la trasmissione dei dati attraverso Web Services. 1.7 Inoltro dei dati ai partner di rete (dati con firma) PostFinance collabora inoltre con partner che forniscono soluzioni e-fattura equiparabili. Alla pagina internet è disponibile l elenco aggiornato dei partner. Grazie al collegamento tra PostFinance e i vari sistemi dei partner, gli utenti di un sistema possono scambiare fatture con firma digitale con utenti di un Manuale E-fattura Versione aprile /78

12 altro sistema. Queste fatture possono essere impiegate per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto. Gli emittenti e i destinatari di fatture necessitano unicamente di un adesione al sistema di PostFinance per avere accesso, grazie ai vari sistemi collegati fra di loro, ad una vasta cerchia di aderenti, senza dover stipulare accordi supplementari con i partner di rete (single point of contact). 1.8 Ruoli Sistemi partner Swiss Post Solutions AG Emittente di fatture PostFinance Destinatario di fatture Prestazione di servizio BSP Emittente di fatture Prestazione di servizio BSP/CSP CSP Destinatario di fatture Panoramica distribuzione dei ruoli PostFinance SA PostFinance è una società del gruppo della Posta Svizzera. È responsabile della strategia, del perfezionamento e della commercializzazione della soluzione e-fattura di PostFinance. È partner contrattuale per emittenti e destinatari di fatture nonché per Service Provider (Biller Service Provider e Customer Service Provider) e partner di rete che aderiscono alla soluzione e-fattura. PostFinance è inoltre responsabile dell esercizio dei processi e del sistema e-finance e delle sue funzioni. In questa funzione agisce come CSP. Manuale E-fattura Versione aprile /78

13 1.8.2 Swiss Post Solutions AG Swiss Post Solutions SA è una società del gruppo della Posta Svizzera. Su mandato di PostFinance è responsabile dello sviluppo, della gestione e del supporto della soluzione e-fattura, nonché delle relative interfacce con clienti, service provider e partner Emittente di fatture L emittente di fatture è l erogatore della prestazione per la quale allestisce una fattura. I dati di origine delle fatture che vengono consegnate a PostFinance risultano presso l emittente di fatture. La consegna può essere effettuata direttamente o attraverso l emittente di fatture Biller Service Provider (BSP) Il BSP è partner contrattuale degli emittenti di fatture che aderiscono alla soluzione e-fattura di PostFinance attraverso BSP. Il BSP offre proprie prestazioni per fatturazione e può inviare i dati di fatturazione elettronici a PostFinance. Il BSP è competente della gestione del prodotto, della commercializzazione, della consulenza e della vendita delle sue prestazioni per fatturazione nonché della gestione del sistema e del supporto first level per emittenti di fatture BSP. In alternativa il BSP può anche agire come fornitore di dati su incarico di un emittente di fatture che dispone di un contratto con PostFinance Customer Service Provider (CSP) Il CSP è partner contrattuale per i destinatari di fatture che aderiscono alla soluzione e-fattura di PostFinance via CSP. Il CSP è inoltre competente della gestione del prodotto, della commercializzazione, della consulenza e della vendita delle sue prestazioni e-fattura nonché della gestione del sistema e del supporto first level per i clienti del CSP Destinatario di fatture Il destinatario di fatture si è avvalso della prestazione dell emittente di fatture e riceve da lui la relativa fattura per la prestazione erogata. La fattura viene messa a disposizione tramite un CSP oppure via un canale sostenuto da PostFinance Sistemi partner PostFinance collabora con partner che offrono delle soluzioni e-fattura equivalenti. Questi partner inoltrano a PostFinance i dati delle fatture dei propri clienti indirizzate a destinatari PostFinance. Grazie all identificazione del destinatario, PostFinance riconosce il partner a cui quest ultimo fa capo e inoltra i dati della fattura al rispettivo sistema del partner. 1.9 Trasmissione di ordinazioni elettroniche Mediante la soluzione e-fattura di PostFinance si possono trasmettere anche ordinazioni elettroniche. I dati di ordinazione possono essere forniti a PostFinance in un formato strutturato. Essi possono essere convertiti in un formato per il destinatario e trasmessi al fornitore mediante trasferimento dei dati o via mail/fax (cfr. capitolo 15). Manuale E-fattura Versione aprile /78

14 2. Processi di registrazione e attivazione per gli emittenti di fatture 2.1 Premesse per l adesione Per un adesione alla soluzione e-fattura di PostFinance devono essere soddisfatti i seguenti punti da parte di emittenti di fatture: processi di elaborazione presso l emittente di fatture (capitolo 4); registrazione e disdetta del destinatario di fatture (capitolo 7); visualizzazione dei dettagli della fattura (capitolo 8); ricezione protocollo di elaborazione (capitolo 9); conto di accredito (capitolo 10); comunicazione con/di PostFinance (capitolo 11); sicurezza dei dati (capitolo 12); allestimento dei dati necessari (capitolo 13). L emittente di fatture incarica PostFinance e i partner di rete ad essa collegati, conferendole una dichiarazione di delega, di apporre a suo nome la firma digitale sulle sue fatture. In tal modo si può garantire che i giustificativi trasmessi soddisfino requisiti legali, soprattutto gli art. 122 e 123 dell OLIVA e l OeIDI. A tal fine è necessario consegnare tutti i dati di fatturazione e i dettagli della fattura. Su espressa richiesta dell emittente di fatture è possibile eseguire l elaborazione anche senza firma digitale. In questo caso occorrono perlomeno i dati rilevanti per il pagamento (dati della polizza di versamento) e un URL che rinvia ai dettagli della fattura. Se si opta per la soluzione e-fattura di PostFinance bisogna eventualmente adattare anche altri processi interni presso l emittente di fatture. Occorre in particolare prestare attenzione alla priorizzazione dei diversi tipi di pagamento, alle misure di comunicazione nonché alle formazioni interne delle persone coinvolte nel supporto di clienti. 2.2 Adesione e-fattura per emittente di fatture La registrazione al servizio avviene mediante il modulo «Adesione e-fattura» all indirizzo Con la registrazione si accettano le condizioni di adesione a e-fattura per clienti commerciali e il manuale e-fattura e si conferisce la dichiarazione di delega. 2.3 Adesione e-fattura light Attraverso il portale online e-fattura light è possibile creare e inviare online fatture elettroniche. L adesione e l attivazione per e-fattura light si eseguono direttamente in internet all indirizzo Attivazione emittente di fatture con software testato per e-fattura di PostFinance SA Se l emittente di fatture lavora con un software dotato di un interfaccia standardizzata e testata per la soluzione e-fattura di PostFinance, il processo di adesione prevede le seguenti prestazioni: Manuale E-fattura Versione aprile /78

15 spedizione del nome di utente e della password per Business Interface/ Web Services e/o. parametrizzazione del server SFTP per l emittente di fatture parametrizzazione del server , se le segnalazioni vengono effettuate via parametrizzazione dell emittente di fatture su sistema yellowbill impostazione della maschera di registrazione e di disdetta in quattro lingue conformemente al layout standard (cfr. capitolo 13.2 e 13.3). 2.5 Attivazione emittente di fatture con software non testato per e-fattura di PostFinance SA Se il software dell emittente di fatture non è ancora stato testato per e-fattura di PostFinance, occorre analizzare e definire singolarmente i processi necessari. PostFinance assiste l emittente di fatture attraverso l helpdesk E-fattura (cfr. SLA in allegato). In questo contesto, per l emittente di fatture sono particolarmente importanti i seguenti punti: Punti Firma digitale delle fatture Descrizione Decisione se PostFinance SA o un partner di rete ad essa collegato appone sulle fatture la firma digitale. In caso affermativo, occorre conferire una dichiarazione di delega (cfr. capitolo 5.3). Su espressa richiesta dell emittente di fatture è possibile rinunciare alla firma digitale. Processi di registrazione e di disdetta Presso l emittente di fatture occorre aggiungere nei dati di base il campo numero di aderente e un indicazione che la fattura deve essere recapitata elettronicamente. I processi di registrazione e di disdetta possono essere effettuati con il tool di PostFinance SA o sulla piattaforma dell emittente di fatture (cfr. capitolo 7). Dettagli della fattura Preparazione del dettaglio della fattura in formato PDF (cfr. capitolo 8). Trasmissione dati Sicurezza dei dati Scelta del canale per lo scambio di dati. (cfr. capitolo 11). Scelta del procedimento di login e osservanza delle disposizioni in materia di sicurezza di PostFinance SA (cfr. capitolo 12). Manuale E-fattura Versione aprile /78

16 Formati dei dati Scelta del formato desiderato dei dati (cfr. capitolo 13). Se viene consegnato un formato diverso da yellowbill Invoice, è necessario analizzarlo precedentemente. Il tempo necessario per definire ed elaborare una conversione individuale dei dati è di circa 8 12 settimane. PostFinance SA si riserva inoltre il diritto di addebitare i costi per l elaborazione del mapping per la conversione dei dati. Conformemente alle direttive elaborate viene parametrizzata l interfaccia per la consegna delle fatture. Vengono in particolare configurati i corrispondenti processi per lo scambio dei dati nonché le direttive definite nel sistema yellowbill. L interfaccia del sistema di integrazione della clientela viene verificata insieme all emittente della fattura e preparata al trasferimento ai sistemi di produzione. Viene soprattutto verificata la sicurezza dei dati del collegamento (cfr. capitolo 12). L esecuzione dei test deve essere precedentemente comunicata all helpdesk e-fattura. La ripresa dell interfaccia per la consegna delle fatture avviene attraverso protocolli di controlli predefiniti. A ripresa avvenuta, che viene confermata reciprocamente, viene effettuata l attivazione a livello produttivo dell interfaccia e l emittente di fatture riceve gli elementi di accesso definitivi. 2.6 Adesione e attivazione per la consegna dei dati a SIX Paynet SA (SIX) Gli emittenti di fatture che desiderano inviare e-fatture a clienti e-banking necessitano di un contratto con SIX che regoli l elaborazione dei dati e l inoltro alle banche con SIX. Gli emittenti di fatture possono incaricare PostFinance con il modulo «e-fattura adesione per la consegna dei dati a SIX» di trasmettere a loro nome i dati a SIX. In questo modo le e-fatture possono essere trasmesse ai clienti privati che elaborano le proprie fatture attraverso una banca collegata a SIX. Così facendo PostFinance si assume lo smistamento tra i due sistemi yellowlbill e SIX. PostFinance invia a SIX i dati necessari per l attivazione presso quest ultima e la informa in merito al momento preciso dell attivazione e della messa in funzione. 2.7 Produttori di software I produttori di software che desiderano realizzare un interfaccia standard per la soluzione e-fattura di PostFinance possono richiedere maggiori informazioni all indirizzo software-info@postfinance.ch. All indirizzo è disponibile un elenco dei produttori di software già testati per la e-fattura di PostFinance. Manuale E-fattura Versione aprile /78

17 3. Processi di registrazione e attivazione per i destinatari di fatture 3.1 Premesse per l adesione a e-fattura Premesse per l adesione alla soluzione e-fattura di PostFinance dal punto di vista del destinatario di fatture: collegamento a l applicazione e-finance di PostFinance oppure ricevimento di e-fatture nel formato strutturato tramite un canale sostenuto da PostFinance e ulteriore elaborazione delle stesse nel proprio software finanziario. 3.2 Registrazione dei destinatari di fatture La registrazione può essere effettuata via e-finance oppure mediante l apposito modulo di registrazione Fatture senza firma Di norma i clienti privati dispongono automaticamente della funzione e-fattura su e-finance. In caso contrario possono registrarsi mediante la funzione «Apertura» per la ricezione di fatture elettroniche via e-finance. I clienti commerciali possono registrarsi mediante la funzione «Apertura» per la ricezione di fatture elettroniche via e-finance. Se la voce di menu e-fattura non è visualizzata, è necessario richiedere il diritto e-fattura per la persona autorizzata (utente). Rivolgersi a tal fine al servizio clienti di PostFinance. Occorre tenere presente che le fatture visualizzate tramite e-finance non possono essere utilizzate in qualsiasi caso per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto. Per poter richiedere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto, le fatture elettroniche devono recare la firma digitale. Per maggiori informazioni in merito consultare l area dedicata al supporto di e-finance e la pagina di registrazione. Su e-finance è possibile archiviare le fatture firmate in formato PDF nell archivio e-fatture di PostFinance (servizio a pagamento). La modalità di conservazione può essere selezionata durante la registrazione online a e-finance. Le fatture non firmate non possono essere archiviate presso PostFinance. Con la registrazione online a e-finance si accettano le condizioni di adesione e-fattura per clienti commerciali Adesione tramite l apposito modulo Per la trasmissione di fatture con firma digitale la registrazione avviene mediante il modulo «Adesione e-fattura» all indirizzo Con la registrazione si accettano le condizioni di adesione e-fattura per clienti commerciali e il manuale e-fattura. 3.3 Attivazione destinatari di fatture con software testato per e-fattura di PostFinance SA Se il destinatario di fatture lavora con un software dotato di un interfaccia standardizzata e testata per la ricezione di e-fatture con firma digitale emesse con la soluzione di fatturazione di PostFinance, il processo di adesione prevede le seguenti prestazioni: Manuale E-fattura Versione aprile /78

18 invio di nome utente e password per Business Interface/Web Services o parametrizzazione del server SFTP per il destinatario di fatture parametrizzazione del destinatario di fatture sul sistema yellowbill 3.4 Attivazione destinatari di fatture con software non testato per e-fattura di PostFinance SA Se il software del destinatario di fatture non dispone ancora di un interfaccia testata per la soluzione e-fattura di PostFinance, la ricezione e la rielaborazione delle e-fatture firmate devono essere possibili nella rispettiva infrastruttura. PostFinance fornisce la propria assistenza al destinatario di fatture in questa fase tramite l helpdesk e-fattura (cfr. SLA in allegato). Su richiesta è possibile mettere a disposizione i file di prova corrispondenti. Per il destinatario di fatture i seguenti punti ricoprono una particolare importanza. Punti Trasmissione dati Sicurezza dei dati Descrizione Scelta del canale per lo scambio di dati. (cfr. capitolo 11). Scelta del procedimento di login e osservanza delle disposizioni in materia di sicurezza di PostFinance SA (cfr. capitolo 12). Formati dei dati Scelta del formato desiderato dei dati (cfr. capitolo 13). Se viene consegnato un formato diverso da yellowbill Invoice, è necessario analizzarlo precedentemente con l helpdesk e-fattura. Il tempo necessario per definire ed elaborare una conversione individuale dei dati è di circa 8-12 settimane. PostFinance SA si riserva inoltre il diritto di addebitare i costi per l elaborazione del mapping per la conversione dei dati. 3.5 Registrazione all emittente di fatture Con la registrazione il destinatario di fatture comunica all emittente di fatture che in futuro desidera ricevere le proprie fatture in formato elettronico. La registrazione può essere effettuata sia attraverso e-finance sia tramite Business Interface oppure con altre modalità. La decisione di ricevere una fattura elettronica è pertanto sempre di competenza del destinatario di fatture. In qualsiasi momento è possibile inoltrare la disdetta presso gli emittenti di fatture. Con la registrazione il destinatario di fatture comunica all emittente di fatture il proprio numero di aderente. L emittente di fatture può inoltre fornire Manuale E-fattura Versione aprile /78

19 delle informazioni supplementari con le quali identificare i suoi clienti. Maggiori dettagli al capitolo Registrazione attraverso e-finance Il destinatario di fatture può visualizzare su e-finance gli emittenti di fatture disponibili. Per avviare il processo di registrazione selezionerà il pulsante «Registrazione» che viene visualizzato accanto a ogni emittente di fatture mediante il quale viene richiamata la relativa maschera di registrazione. Per quanto riguarda i clienti commerciali su e-finance gli emittenti di fatture sono suddivisi in due gruppi. Gli emittenti di fatture le cui fatture trasmesse attraverso PostFinance possono essere utilizzate per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto e di conseguenza vengono archiviate su e-finance, se il destinatario ha scelto l archivio e-fatture. Gli emittenti di fatture le cui fatture non possono essere utilizzate per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto (non possono essere archiviate su e-finance) Registrazione via Business Interface Sul Business Interface vengono visualizzati unicamente gli emittenti di fatture le cui fatture trasmesse attraverso PostFinance possono essere utilizzate per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto. Al destinatario viene mostrato presso quali emittenti di fatture si è già registrato e presso quali non lo ha fatto. Per l avviamento del processo di registrazione, per ogni emittente di fatture appare un pulsante «Registrazione» con il quale viene richiamata la relativa maschera di registrazione. Qualora supportato dall emittente di fatture, insieme ai dati di registrazione si possono fornire delle informazioni complementari che possono essere utili per la successiva elaborazione delle fatture (cfr. capitolo ). Il destinatario di fatture che si avvale di Business Interface può nel contempo utilizzare e-fattura anche attraverso e-finance. In questo contesto occorre osservare che le fatture degli emittenti, le cui fatture trasmesse attraverso PostFinance non possono essere utilizzate per far valere le deduzioni dell imposta precedente dell imposta sul valore aggiunto, possono essere visualizzate esclusivamente attraverso e-finance. 3.6 Produttori di software I produttori di software che desiderano realizzare un interfaccia standard per la soluzione e-fattura di PostFinance possono richiedere maggiori informazioni all indirizzo software-info@postfinance.ch. All indirizzo è disponibile un elenco dei produttori di software già testati per e-fattura di PostFinance. Manuale E-fattura Versione aprile /78

20 4. Processi di elaborazione presso l emittente di fatture 4.1 Preparazione dei dati di fatturazione La preparazione dei dati di fatturazione avviene nel sistema di fatturazione dell emittente di fatture o presso un Biller Service Provider. 4.2 Smistamento delle fatture e trasmissione dei dati delle fatture In base ai numeri di aderente registrati nei dati di base, l emittente di fatture invia le fatture elettroniche a una categoria separata di fatture e le trasmette a PostFinance in un formato di dati supportato da quest ultima (cfr. capitolo 13) a PostFinance. Se le fatture vengono firmate da PostFinance o un partner di rete ad essa collegato, il processo di allestimento delle fatture si conclude unicamente con l apposizione della firma digitale sulle fatture. La conclusione dell allestimento delle fatture avviene in questo caso presso PostFinance o un sistema partner. In questo caso la visualizzazione dei dettagli della fattura avviene obbligatoriamente tramite documento PDF fornito o generato da Post- Finance (cfr. capitoli 4.3 e 8). Se vengono consegnate fatture che devono essere inoltrate a un partner di rete (cfr. capitolo 5.6), si deve prestare attenzione alle varie disposizioni di indirizzamento. Dettagli in merito sono descritti nelle specifiche tecniche (si veda allegato). 4.3 Visualizzazione dei dettagli elettronici della fattura Esistono diverse possibilità per visualizzare i dettagli della fattura: tramite documento PDF fornito o generato da PostFinance (cfr. capitoli 8.1 e 8.2) visualizzazione sulla piattaforma dell emittente di fatture (cfr. capitolo 8.3) dettaglio statistico della fattura (cfr. capitolo 8.5) In ogni caso, durante la visualizzazione, si devono rispettare le disposizioni di sicurezza descritte nel capitolo Allegati delle fatture Se i dettagli della fattura vengono visualizzati sulla piattaforma dell emittente di fatture, con la fattura elettronica è possibile visualizzare un link agli allegati della fattura. Occorre tenere presente che selezionando questo link il cliente e-finance esce da e-finance (cfr. capitolo ). In caso di visualizzazione mediante PDF è possibile memorizzare un link della fattura in PDF a un allegato della fattura che viene messo a disposizione dall emittente di fatture. Occorre tenere presente che generalmente per motivi di sicurezza PostFinance elimina questi link per la visualizzazione in e-finance (cfr. capitolo ). Manuale E-fattura Versione aprile /78

21 4.5 Pagamento rateale L emittente di fatture può proporre ai suoi clienti il pagamento rateale delle fatture. Se una fattura è pagabile a rate, per ogni rata bisogna indicare i seguenti dati: importo delle rate, la cui somma non deve necessariamente corrispondere all importo totale della fattura scadenza della rata numero di riferimento PVR della rata È possibile avvalersi della possibilità di pagamento rateale solo in combinazione con il PaymentType PVR (valute CHF e EUR). 4.6 Controllo della trasmissione dei dati I dati trasmessi vengono elaborati nell arco di 24 ore. Via Business Interface è possibile controllare subito al termine dell elaborazione, se la fattura è stata elaborata correttamente. Le fatture difettose vengono segnalate con «rifiutato» unitamente al codice di errore secondo il protocollo di elaborazione (crf. capitolo 9). In presenza di normali livelli di utilizzazione del sistema questa segnalazione può avvenire circa due-quattro ore dopo la trasmissione dei dati. PostFinance crea per BillerID e almeno per ogni giorno di elaborazione un protocollo di elaborazione, che deve essere controllato dall emittente di fatture. Sul protocollo viene visualizzato se le fatture trasmesse sono state elaborate con successo. Se le fatture sono state inoltrate a un partner di rete (cfr. capitolo 5.6), occorre tenere presente che le fatture possono essere rispedite da quest ultimo come non recapitabili. Questo viene segnalato nel protocollo di elaborazione alla voce «Rejected Bills» (cfr. capitolo 9). 4.7 Ricerca di fatture Tramite Business Interface (crf. capitolo ), gli emittenti di fatture hanno la possibilità, con il punto di menu «Ricerca fatture», di verificare, tenendo in considerazione i termini di conservazione, lo stato delle fatture da loro trasmesse. È possibile effettuare anche una selezione cumulativa in base ai seguenti criteri: BillerID; TransactionID; nome del destinatario della fattura; E-BillAccountID numero di riferimento PVR; importo della fattura; stato della fattura; data di consegna; data di scadenza. In questo modo si può verificare se il destinatario della fattura abbia autorizzato o rifiutato il pagamento della fattura. Manuale E-fattura Versione aprile /78

22 4.8 Mutazioni Mutazione di dati di fatturazione ricevuti Le fatture elettroniche elaborate con la firma digitale possono essere ritirate o sovrascritte solo se recano lo stato non valido/invalid e se quindi non sono state ancora immesse nel processo per la firma digitale. Le fatture su cui PostFinance ha già apposto la firma digitale non possono essere in nessun caso ritirate o sovrascritte. Nell elaborazione senza firma, le fatture non ancora consultate dal destinatario possono essere ritirate attraverso l helpdesk e-fattura o sovrascritte dall emittente di fatture, effettuando una nuova trasmissione con lo stesso TransactionID. Non appena un destinatario di fatture ha visualizzato una fattura su e-finance, l emittente non la può più mutare. I dati che sono stati inoltrati ai partner di rete (cfr. capitoli 1.7 e 5.6) o a SIX Paynet SA (SIX) (cfr. capitolo 5.7) non possono essere né ritirati né sovrascritti. Le correzioni devono in questo caso essere effettuate come per le fatture firmate (cfr. capitolo 4.8.2) Storno e correzione di fatture firmate con giustificativo di accredito Poiché dopo che una fattura è stata firmata non è più possibile sovrascriverla o modificarla, nel caso di correzioni occorre sempre trasmettere un. In questo caso occorre osservare le seguenti disposizioni: contrassegnare l accredito come «CREDIT» nel campo «PaymentType» e come «CREDITADVICE» nel campo «DocumentType»; registrare l importo come uguale a zero o negativo (non positivo) nel campo «TotalAmountDue» all interno dell elemento «Summary»; opzionale: inserimento del riferimento alla fattura originale (ad es. numero di fattura) nel campo «FixedReference» con ReferenceType «BillNumber». Presso il destinatario gli accrediti vengono identificati come fattura con un importo negativo nella panoramica delle fatture. Se questa è richiamata tramite e-finance, non può essere considerata per l ulteriore elaborazione. Un pagamento eventualmente necessario dall emittente al destinatario dell accredito deve sempre essere effettuato attraverso un ordine di pagamento separato come ad es. mediante un OPAE. 4.9 Contabilizzazione di accrediti e gestione debitori La contabilizzazione e la notifica degli accrediti avvengono in base al conto di accredito indicato nei dati di fatturazione (cfr. capitolo 10). Nelle notifiche sono contenuti sia gli accrediti delle fatture elettroniche sia quelli delle fatture cartacee. Se per le fatture elettroniche non viene impiegato appositamente un conto di accredito speciale oppure se le fatture elettroniche non riportano un riferimento specifico, non è possibile distinguere le fatture elettroniche dagli accrediti delle fatture cartacee. L intera gestione debitori, inclusi i solleciti, avviene conformemente ai processi definiti dall emittente di fatture, come per le fatture stampate. L emittente di fatture decide se un promemoria di pagamento per una fat- Manuale E-fattura Versione aprile /78

23 tura originariamente presentata in formato elettronico deve essere inoltrato di nuovo elettronicamente o su carta Archiviazione delle fatture La conservazione delle fatture nell ambito delle disposizioni di legge (in particolare LIVA, Olc ecc.) è di competenza del destinatario di fatture (cfr. capitolo 1.4). Per le fatture con firma digitale l emittente di fatture incaric Posti- Finance e i partner di rete ad essa collegati, conferendole una dichiarazione di delega, di firmare elettronicamente le fatture. In questo caso, ai fini dell archiviazione, PostFinance mette a disposizione dell emittente di fatture le fatture con firma digitale nel formato trasmesso al destinatario di fatture (cfr. anche capitolo ). Queste fatture devono essere allegate ai dati di fatturazione originariamente consegnati e archiviate. L emittente di fatture prende atto che in linea di massima i dati di fatturazione non vengono archiviati da PostFinance. L emittente di fatture può ricevere e archiviare i dati firmati nei modi seguenti Download dei dati L emittente di fatture scarica le e-fatture con firma digitale attraverso il canale di trasmissione che desidera (cfr. capitolo 11) e le archivia insieme ai dati di fatturazione originariamente trasmessi a PostFinance Disco di archiviazione. L emittente di fatture si abbona al disco di archiviazione a pagamento. Questo disco viene consegnato all emittente di fatture almeno ogni tre mesi e contiene i seguenti dati: i dati consegnati nel formato originario (dati di fatturazione e PDF) le fatture con firma digitale nel formato di trasmissione, compreso il protocollo per la verifica della firma Archivio e-fattura (solo per e-fattura light) Per gli emittenti di fatture che si sono registrati tramite e-fattura light (vedere numero 2.3), PostFinance custodisce le fatture firmate in formato PDF per 10 anni e le rende disponibili tramite e-fattura light. I dati sono cancellati dopo massimo 11 anni. Il servizio di archiviazione è a pagamento. I prezzi dettagliati sono riportati nel listino e-fattura. È possibile disdire questo servizio di archiviazione in qualsiasi momento con comunicazione scritta. In caso di soppressione dell archivio, PostFinance dietro versamento di una tassa una tantum invia le e-fatture archiviate per mezzo di un supporto dati all ultimo indirizzo noto e le cancella dall archivio. Manuale E-fattura Versione aprile /78