Privacy Division Profile

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1 P r i v a c y D i v i s i o n P r o f i l e

2 La privacy regola la gestione dei dati personali e insegna a proteggerli dall uso indiscriminato. Le aziende che rispettano la tutela dei dati personali sono le più protette dagli attacchi informatici provenienti dal web. La privacy offre un supporto alle aziende che vogliono cautelarsi contro le aggressioni al proprio patrimonio informativo. Se usati con efficienza ed efficacia i dati possono migliorare la vita ma attenzione a chi, come e perché ce li chiede. I dati sono ovunque è utile averli a portata di mano quando servono, ma non devono essere alla portata di tutti.

3 Chi siamo CASTGroup nasce nel 1988 e si occupa sin dall inizio di sviluppo software. Nel corso degli anni la base iniziale si è arricchita di varie divisioni con una propria autonomia per rispondere alle richieste della nostra clientela e a quelle del mercato. CASTGroup attiva la divisione Privacy nel 2004 anno dell entrata in vigore del Codice della privacy ed è composta da un gruppo di professionisti esperti che si occupano solo delle problematiche relative alla tutela dei dati (normativa Privacy) sotto l'aspetto legale, procedurale, informatico e della formazione del personale. Dal 2004 è certificata come consulente Privacylab, da Gennaio 2012 è consulente qualificato privacy FEDERPRIVACY e da Marzo 2014 è consulente ANDIP e delegato ANDIP per l Emilia Romagna. L'obiettivo della divisione è fornire una consulenza altamente qualificata, in modo da permettere ai soggetti interessati di affrontare in modo corretto e semplice il trattamento dei dati personali. E in grado di seguire e supportare il cliente nell evoluzione degli scenari tecnologici e normativi sia a livello nazionale che europeo. Il Data Proction Officer, il cloud computing, la videosorveglianza, la biometria, il trasferimento dei dati all estero sono sempre più attuali. Inoltre, si sta già preparando a dare supporto e consulenza a tutti i propri clienti appena entrerà in vigore il nuovo Regolamento europeo. I professionisti che compongono il team hanno maturato esperienze in tutti i settori: aziendale, bancario, associativo e pubblica amministrazione (Università, Comuni, ecc ). ed hanno conseguito il Master di certificazione e specializzazione per consulenti della privacy e privacy officer, oltre ad essere gli unici consulenti delegati ANDIP per l Emilia Romagna. Tutti i professionisti vantano una lunga esperienza nella gestione diretta di progetti organizzativi in tutti i settori. Ogni cliente viene affidato ad un singolo professionista che cura in prima persona i rapporti con il cliente stesso e si assume la responsabilità del lavoro eseguito. Il lavoro di analisi, di studio e di consulenza viene condiviso con tutto il team affinché qualsiasi professionista della divisione sia in grado di erogare assistenza ai clienti in qualsiasi momento.

4 Cosa offriamo La legge sulla privacy ha dettato regole precise su come mantenere integri e riservati i dati, obbligando chiunque (privati, aziende ed enti) a dotarsi delle misure minime di sicurezza previste dalla normativa. Con le modifiche del Governo Monti si sono ridotti alcuni obblighi (eliminazione del D.P.S.), ma restano operative non solo le misure minime di sicurezza, ma anche la disciplina sull'amministratore di sistema, la videosorveglianza, le linee guida in materia di lavoro dipendente, utilizzo di internet e posta elettronica, le notifiche. La Divisione Privacy di CASTGroup aiuta i propri clienti a valorizzare, ad organizzare e a custodire i dati. I dati sono un bene prezioso per il cliente e crediamo che una loro buona organizzazione aiuti ad averli sempre disponibili quando servono e possa essere il primo passo per renderli più efficienti, più efficaci e protetti. CASTGroup ha acquisito l'esperienza per fornire a qualsiasi soggetto (pubblico, associazione e privato) servizi che consentono il rispetto della normativa ed è pronta ad offrire ai propri clienti diverse soluzioni di consulenza che vengono proposte al cliente dopo un primo incontro dove viene rilevata ed analizzata la situazione, viene impostato il lavoro da svolgere e definiti i tempi di realizzazione. Al termine di ogni consulenza viene rilasciato un documento Privacy Audit nel quale vengono indicate le eventuali azioni correttive da intraprendere. Qualora la consulenza rilevi la totale conformità a tutti gli adempimenti previsti dalla normativa verrà rilasciato una Dichiarazione di conformità valida ai fini dei controlli ispettivi.

5 I nostri servizi Check privacy Allo scopo di permettere al cliente una valutazione iniziale e generale delle proprie necessità è prevista la possibilità di svolgere un attività di check-up mediante un incontro della durata di 1 o ½ giornata per effettuare la verifica dello status degli adempimenti a cui il cliente è tenuto: informative ai soggetti interessati e gestione dei consensi al trattamento individuazione delle figure interne (Titolare, Responsabile, Incaricati, Amministratori di sistema) e delle figure esterne (Responsabili esterni, clausole contrattuali specifiche) notifica dei trattamenti al Garante istruzioni da impartire agli incaricati al trattamento adozione delle misure minime di sicurezza stesura del Manuale Organizzativo Privacy (ex Dps) varie ed eventuali (es. Videosorveglianza, sito internet, marketing, ecc ) Vengono, quindi, esaminate le modalità con cui il cliente ha svolto tali adempimenti individuando eventuali carenze o assenze di conformità. Sulla base delle informazioni raccolte è possibile predisporre una relazione per fornire un quadro della situazione esistente con eventuali proposte di adeguamento. _ Adeguamento privacy completo - Aspetti legali e tecnico informatici Assieme al cliente viene predisposto un piano di consulenza e studiata una strategia allo scopo di raggiungere la piena conformità ai requisiti stabili dal D.Lgs 196/2003 e dai provvedimenti in vigore. La consulenza prevede: Analisi delle criticità presenti relativamente alla sicurezza e privacy dei dati personali: Identificazione delle banche dati presenti contenenti dati personali identificati e sensibili, verifica della sussistenza di attività che necessitano di notifica al Garante; analisi delle misure minime di sicurezza. Predisposizione / Verifica della documentazione obbligatoria prevista dal D.Lgs 196/03 e dai relativi provvedimenti attuativi incluso l'allegato B sulla sicurezza informative ai soggetti interessati e di eventuali consensi; identificazione e nomina degli incaricati del trattamento, degli eventuali responsabili del trattamento, e nell identificazione e messa in pratica delle azioni nei confronti di soggetti terzi a cui sono affidati e/o con cui sono condivisi i dati (nomina da Responsabili esterni o clausole contrattuali esterne);

6 gestione giuridica del personale dipendente e parasubordinato, curriculum, lavoratori interinali, stagisti e/o tirocinanti e qualsiasi altra tipologia di interessato; gestione giuridica delle procedure del marketing ed eventuale identificazione delle condizioni funzionali a una possibile notificazione; corretta adozione delle misure minime di sicurezza, in particolare di quelle di carattere tecnico informatico (profili di autorizzazione degli utenti, modalità di gestione delle password, back-up, restore ecc..) e degli adempimenti richiesti dal provvedimento del Garante del 27 Novembre 2008 riguardante l Amministratore di sistema; sito web; Videosorveglianza (se presente); Altre tipologie di documentazione e/o approfondimenti emersi dal piano di consulenza. Stesura del manuale organizzativo privacy (ex DPS) Predisposizione del Manuale Organizzativo contenente l'organigramma privacy, elenco del personale autorizzato all'accesso degli archivi cartacei dopo l'orario di chiusura, elenco degli amministratori di sistema incaricati, piano di ripristino e attività inerenti ai backup dei dati personali / integrazione regolamento interno. Verifica di conformità ed eventuale adeguamento del sito web ed adeguamento al provvedimento dei cookie Anche i siti web devono essere a norma privacy! Il servizio di verifica del sito web permette di richiedere un check gratuito sulla conformità dei/l propri/o siti Internet al D.Lgs. 196/03 e alle altre normative vigenti. Nel caso in cui la verifica riveli che un sito non è a norma siamo in grado di attivare la consulenza di supporto e indicare le modalità d intervento per adempiere correttamente agli obblighi normativi previsti dal TUP. Dal 2 giugno 2015 il check comprende anche la verifica degli adempimenti previsti dal Provvedimento del Garante dell 8 maggio COOKIE e successivi aggiornamenti ( inclusi: 5 giugno 2015 chiarimenti in merito all attuazione della normativa in materia di cookie e 10 giugno 2015 Infografica ). A seguito compilazione di scheda raccolta dati sito web ad opera del cliente e del webmaster i ns. consulenti vi forniranno la documentazione integrale per l aggiornamento e le istruzioni per consentire la pubblicazione da parte dello staff tecnico di quanto fornito. I consulenti di CASTGroup Divisione Privacy supporteranno il cliente anche in merito alla Notificazione al Garante se questa sarà ritenuta necessaria in base alle scelte operate sui cookies Social Network L utilizzo dei social network comporta una Responsabilità da parte del cliente essendo anche quest ultimo Titolare del trattamento. Il servizio di consulenza lo affianca nel suggerire le modalità di attivazione e configurazione delle pagine del/i social network consentendo al Titolare l utilizzo corretto con valutazione dei benefici e dei rischi. Videosorveglianza Il Provvedimento del Garante dell 8 Aprile 2010 ha modificato le regole dettate dal precedente del La corretta installazione delle telecamere, degli impianti di registrazione e la redazione della documentazione permette al Titolare di potere utilizzare le immagini senza incorrere in sanzioni. Se, al contrario, le immagini sono state acquisite senza seguire la procedura, esse sono inutilizzabili per fini probatori o per altri usi. Il servizio di consulenza prevede la verifica e/o la predisposizione della

7 documentazione obbligatoria per la gestione degli adempimenti connessi all attuale Provvedimento del Garante, mediante la redazione dei documenti obbligatori, quali: Analisi preliminare Autorizzazione preliminare (se necessaria) Informativa Nomine Responsabili e incaricati Regolamento interno Formazione Posizionamento delle Telecamere e durata delle registrazioni. Formazione del personale L attività di formazione rivolta agli incaricati del trattamento è uno degli obblighi previsti dal Codice della Privacy. Inoltre, ad ogni modifica del documento interno sulla sicurezza deve seguire un aggiornamento della formazione del personale. Il servizio viene erogato presso il cliente, oppure nella sede di CASTGroup; possono, altresì, essere organizzati corsi di aggiornamento e formazione specifici per tipologia di incaricato al trattamento (Titolari, Responsabili, amministratori di sistema., incaricati trattamento dei dati ecc..). Durante il corso sono trattate le problematiche sulla sicurezza dei dati personali e impartite le istruzioni in merito al loro trattamento. I contenuti tipo di un intervento formativo di base riguardano: i principi della normativa sulla privacy; le figure principali: soggetti interessati, Titolare, Responsabili, Incaricati e Amministratori di sistema l obbligo di informativa e di raccolta del consenso; l obbligo di notifica al Garante Le istruzioni agli incaricati (ivi incluso utilizzo della strumentazione del cliente, internet, posta elettronica, mobile, ecc..) L adozione delle misure di sicurezza ed i comportamenti conseguenti. Al termine delle sessioni di formazione verrà consegnato ad ogni partecipante un questionario che dovrà essere debitamente compilato dallo stesso. In caso di risposte errate queste varranno segnalate dal consulente direttamente al partecipante. Su richiesta del Titolare potrà inoltre essere rilasciato un attestato di formazione valido ai fini del D.Lgs 196/2003 per ogni partecipante. La formazione può, inoltre, essere personalizzata in base a specifiche richieste ed esigenze del cliente ed è caratterizzata da un approccio altamente concreto, in ottica di problem solving. Trattamenti soggetti a notifica al Garante L art. 37 del D.Lgs 196/2003 sancisce che il Titolare prima di potere effettuare alcuni trattamenti particolari debba notificare al Garante (es. dati trattati con mezzi elettronici a fini di monitorare l utilizzo di servizi elettronici, abitudini o scelte di consumo- dati genetici, biometrici o che indicano la posizione geografica di cose o persone, ). I trattamenti soggetti a notifica sono costantemente in aumento perché sempre più spesso si effettuano profilazioni sui clienti, si installano impianti di geolocalizzazione su automezzi, oppure si utilizzano impianti con la rilevazione delle impronte biometriche. Il servizio di consulenza prevede la verifica e/o la predisposizione della notifica e della documentazione privacy coinvolta.

8 Gestione del marketing La raccolta di dati per finalità di marketing deve necessariamente seguire i criteri indicati dal Garante ed evitare errori, imprecisioni, omissioni che espongano in modo diretto a pesanti sanzioni. La consulenza ha l obiettivo di fare chiarezza sulle reali semplificazioni che sono avvenute e impartire agli incaricati una corretta gestione delle procedure sia del marketing diretto con l utilizzo di strumenti elettronici di chiamata, quali l invio di , fax, sms, mms, sia del marketing telefonico. Amministratore di sistema Il provvedimento del Garante del 27 novembre 2008 ha reintrodotto la figura dell Amministratore di sistema, già prevista nella precedente normativa 675/96. Tutte le aziende hanno uno o più amministratori di sistema interni e/o esterni. Gli amministratori di sistema sono gli amministratori di rete, di database, di apparati di sicurezza e di sistemi software complessi. L identificazione da parte dell aziende degli amministratori di sistema è obbligatoria. Il servizio di consulenza prevede la redazione/modifica dei documenti obbligatori ed è in grado di suggerire il software, conforme alla normativa, per la registrazione e la conservazione dei log di accesso logico. Software certificato per adempimenti previsti per l Amministratore di sistema CASTGroup ha selezionato soluzioni certificate per gli adempimenti connessi alla registrazione e la conservazione dei log di accesso logico degli amministratori di sistema interni ed esterni. Tale soluzioni permettono di potere avere i dati salvati in azienda oppure in cloud. Cloud Computing e trasferimento di dati all estero Accedere ai servizi di cloud computing spesso significa trasferire i propri dati fuori dai confini nazionali. Sono sempre di più i Titolari che scelgono questo tipo di soluzioni innovative per gestire molteplici attività con efficienza e risparmio. Questi servizi presentano criticità e rischi per la privacy e di conseguenza per la tutela dei dati. Prima di esternalizzare o adottare nuovi modelli organizzativi è necessario valutare criteri non solo di natura economica e pratica, ma anche porsi alcune domande sulla sicurezza, scegliendo con cura la soluzione più idonea per le proprie attività. Il servizio di consulenza affianca il cliente nella corretta scelta da intraprendere evidenziando eventuali rischi per la sicurezza dei dati affidati all esterno. Regolamento Europeo Il 25 Gennaio 2012, a Bruxelles, la Commissione europea ha proposto una riforma globale della normativa UE sulla protezione dei dati delle persone fisiche. Il nuovo regolamento ha lo scopo di fissare delle regole chiare e uniformi sulla privacy online e offline e, una volta approvato dal Parlamento e dal Consiglio UE, sarà efficace per tutti i Paesi Europei. L entrata in vigore di questo Regolamento è ancora da definire. La Divisione Privacy di CASTGroup è costantemente aggiornata sugli sviluppi conseguenti agli emendamenti e alle approvazioni che ancora oggi coinvolgono il Parlamento Europeo, e si sta già preparando ad affiancare i Titolari per affrontare in modo semplice ed efficace la gestione dei nuovi adempimenti ed obblighi di legge. Novità di rilievo sarà l introduzione del Data Protection Officer (DPO), che con specifiche competenze giuridiche, informatiche, di risk

9 Management e non solo, dovrà osservare, valutare, organizzare la gestione del trattamento dei dati personali all interno dell azienda nel pieno rispetto della normativa. Il ruolo, che comporterà un gravoso carico di responsabilità, potrà essere affidato a soggetti interni o esterni. CASTGroup sta preparando corsi formativi per istruire i soggetti interni, mentre è già pronta ad assumere tale incarico qualora il Titolare del trattamento decidesse di affidarsi all esterno. Attestato Privacy Privacy Audit A seguito delle attività svolte dai ns consulenti certificati verrà rilasciato un documento (Privacy Audit) nel quale verranno indicate le conformità già in essere, raggiunte o mancanti con le azioni da intraprendere per ottenere il raggiungimento della conformità completa alla normativa. Il Privacy Audit verrà di anno in anno aggiornato durante la sessione di check annuale. Qualora l azienda risultasse conforme a tutti gli adempimenti previsti i nostri consulenti provvederanno a rilasciare una DICHIARAZIONE DI CONFORMITA valida ai fini dei controlli ispettivi. Servizi di Assistenza privacy post adeguamento Al fine di consentire una continuativa e corretta gestione degli adempimenti e delle evoluzioni normative CASTGroup eroga un servizio di assistenza annuale che comprende: consulenza/assistenza presso il cliente oppure presso la sede CASTGroup per verifica documenti, adeguamenti normativi e formazione degli incaricati; gestione delle scadenze; assistenza e consulenza telefonica/ annuale; partecipazione gratuita ai ns seminari di aggiornamento validi per la formazione obbligatoria (Lezioni di Privacy); newsletter privacy: novità, adeguamenti normativa, casi pratici risolti, pronunce del Garante, ecc Consulenza on demand (effettuata su documentazione già in possesso del cliente) presso la sede cliente oppure via Skype La consulenza on demand prevede l erogazione di tutti i servizi necessari per raggiungere la conformità al T.U. Privacy: verifica, correzione della documentazione già utilizzata dal cliente, eventuale generazione della documentazione obbligatoria mancante. Per maggiori dettagli sulle attività si rimanda al punto adeguamento privacy completo. Consulenza mediante l utilizzo del software Privacylab (anche via Skype) Dal 2004 CASTGroup oltre ad offrire un servizio di consulenza ad hoc per ogni esigenza e di tutti i servizi necessari per essere in regola con il Codice della Privacy (vedi adeguamento privacy completo ), è in grado di supportare il cliente con il prodotto Privacylab che risolve e semplifica la generazione della documentazione richiesta dal D.Lgs. 196/2003. La scelta del prodotto è nata per contenere i costi di consulenza e per permettere ai clienti una gestione della documentazione sempre aggiornata.

10 Perché abbiamo scelto Privacylab? Dopo un accurata ricerca la scelta è nata dalla semplicità del prodotto che permette una gestione completa della privacy, producendo informative per ogni categoria di interessati, nomine dei Responsabili e degli incaricati con relativi compiti personalizzati per ogni addetto, Organigramma Aziendale degli incaricati e delle competenze della privacy, l elenco delle misure minime di sicurezza, il Manuale Operativo della privacy (ex DPSS). Il prodotto è fruibile in modalità ASP perciò non è necessaria nessuna installazione e funziona su qualsiasi computer sia Mac che Pc. Il software vanta una vendita di oltre licenze sul territorio nazionale. Il professionista della Divisione Privacy affianca il cliente nella fase di attivazione e di inserimento dei dati proponendo le stesse attività che vengono erogate nella consulenza on demand (gestione del marketing, videosorveglianza, redazioni di linee guida in materia di utilizzo della strumentazione aziendale, ecc ). Consulenza a distanza Per abbattere i costi di trasferta tutti i servizi di consulenza e/o assistenza possono essere erogati mediante l utilizzo di strumenti di video conferenza, quali ad esempio Skype, ecc.. Servizi Integrati In un contesto normativo sempre più complesso e che coinvolge in responsabilità trasversali si è assistito ad un incremento delle aziende che vogliono fornire ai propri clienti servizi integrati. La divisione Privacy è in grado di assistere le aziende che desiderano inserire tra i propri servizi integrati una consulenza privacy di qualità. L autonomia, l esperienza e le capacità dimostrate in questi anni ci consentono di proporre varie formule di collaborazione: - Consulenza in nome e per conto dell azienda che ha richiesto la collaborazione, in loco oppure presso il cliente; - Consulenza diretta e per conto dell azienda che ha richiesto la collaborazione, in loco oppure presso il cliente. Inoltre, offriamo la nostra collaborazione ai consulenti privacy esterni al circuito Privacylab per dare loro assistenza per l utilizzo del software e per consulenze certificate.

11 Perché sceglierci Per risolvere tutte le problematiche sulla privacy in modo semplice, ma completo ed efficace affidatevi a noi. Gli esperti della ns. divisione vi suggeriranno la soluzione più adeguata alla vs realtà e vi seguiranno passo a passo, mantenendovi informati sulle novità, sulle scadenze ed integrando la documentazione necessaria con regole aggiuntive. I nostri servizi non terminano all atto dell allineamento agli adempimenti richiesti, ma continuiamo ad assistervi anche negli anni successivi Il tutto nasce dal costante lavoro svolto in materia di privacy e dall esperienza diretta sul campo. Ad oggi sono già oltre 200 i clienti che ci hanno scelto. Che cosa abbiamo in più: - capacità di comprendere, risolvere e rendere semplici la gestione della documentazione affinché la privacy possa essere considerata l opportunità per fare il punto della situazione sul trattamento dei dati; - consulenza approfondita del contenuto e dell applicazione della normativa della privacy, incluse le misure e le procedure tecniche e organizzative; - capacità di effettuare ispezioni, consultazioni, attività di documentazione e analisi dei file di registro; - servizio di consulenza aggiuntiva in merito a problematiche aziendali e specifiche del cliente riguardanti l eventuale errato trattamento dei dati personali da parte degli incaricati o degli esterni; - consulenza certificata; - costante aggiornamento in materia di privacy e servizio di newsletter; - assistenza telefonica o via mail entro le 24 ore; - rilascio di un check di verifica ispettiva Privacy Audit che garantisce il lavoro eseguito - rilascio della dichiarazione di conformità valida ai fini dei controlli ispettivi.

12 Consulente Certificato Privacylab Consulente Certificato FEDERPRIVACY Sede di Modena: Viale Virgilio, 54G I Modena Tel +39 (0) Fax +39 (0)