Società europea di consulenza aziendale con spirito e vocazione internazionali

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Federica Nobile
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2 Società europea di consulenza aziendale con spirito e vocazione internazionali Multipartner lavora integrando esperienza e innovazione: la consolidata esperienza professionale riesce a sposarsi perfettamente con la velocità, l'efficacia e le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie web based. Roma Vicolo Barberini, Roma Tel Milano Corso Monforte, Milano Tel info@multipartner.com 2

3 La 231Virtual Data room Il D.lgs.vo 231/01 ha introdotto nell ordinamento italiano una peculiare forma di responsabilità, nominalmente amministrativa, ma sostanzialmente a carattere penale, a carico di società, associazioni ed enti, per particolari reati commessi nel loro interesse o vantaggio da una persona fisica che ricopra, al loro interno, una posizione apicale o sia sottoposta alla direzione e vigilanza di soggetti apicali (in generale stakeholders). Multipartner dispone di una piattaforma tecnologica web based di ultima generazione, la Virtual Data Room, idonea a gestire in modo estremamente sicuro, flessibile ed efficiente tutti i flussi informativi disciplinati dal D.lgs.vo 231 del 2001 ed a condividere in modo facile e protetto documenti e informazioni, ovunque ci si trovi. La 231 VIRTUAL DATA ROOM può essere allestita e personalizzata in tempi brevissimi ed è interamente consultabile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, in modalità remota via web, mediante autenticazione, semplicemente disponendo di una connessione ad internet a banda larga mediante uno dei comuni browser. 3

231 DATA ROOM - FLUSSI INFORMATIVI Mediante la 231 Virtual Data Room possono essere gestiti in modo efficiente, sicuro e flessibile tutti i flussi informativi disciplinati dal D.lgs.vo 231 del 2001.

4 231 DATA ROOM - FLUSSI INFORMATIVI Mediante la 231 Virtual Data Room possono essere gestiti in modo efficiente, sicuro e flessibile tutti i flussi informativi disciplinati dal D.lgs.vo 231 del Obblighi informativi nei confronti dell OdV Ogni segnalazione ricevuta dagli stakeholders deve essere conservata in un apposito archivio, il cui accesso è riservato esclusivamente ai membri dell Odv e a soggetti da loro incaricati. L OdV, inoltre, agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell identità del segnalante. Obblighi informativi nei confronti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale. L Odv, a sua volta, deve presentare al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio sindacale: a) la relazione annuale sulle attività svolte nel periodo precedente; b) il piano delle verifiche programmate per l anno in corso; c) il programma di formazione del personale; d) violazioni del modello 231 da parte dei vertici aziendali, dei dipendenti e dei collaboratori. 4

5 CON LA 231 Data Room Tutte le informazioni scambiate mediante la Virtual Data Room sono criptate e protette con un certificato SSL a 128 bit di ultima generazione EV-Extended Validation rilasciato primaria autorità di certificazione internazionale. Fanno eccezione le sole inviate e/o ricevute. Le segnalazioni vengono inviate all OdV al canale informativo dedicato, gestito dall OdV direttamente sulla 231 Data Room. Tutte le segnalazioni sono raccolte in un archivio sicuro e gestite in modo riservato. I documenti che contengono fisicamente le informazioni sono trattenuti su server sicuri, precludendone lo scaricamento e consentendone quindi la sola visualizzazione remota ai destinatari autorizzati. Si veda lo schema di pagina seguente. 5

6 La 231Virtual Data room 6

7 VANTAGGI EVIDENTI Mediante la 231 Data Room la società/ente/associazione: riduce drasticamente, fino ad azzerarli, i rischi di (i) perdita di controllo sui documenti e sulle relative informazioni, (ii) intercettazioni non dolose (smarrimenti, consegna a soggetti non autorizzati, etc.) con conseguente rischio di fuga di notizie o utilizzo abusivo delle informazioni, e (iii) intercettazioni dolose (spionaggio industriale); pone in essere tutte le azioni necessarie ad ottenere una piena compliance alle prescrizioni del D. Lgs.vo 231/2001; conserva il record storico e la tracciabilità di tutte le attività svolte. Ciò consente (i) un facile accesso ai dati da parte delle autorità giudiziarie in caso di eventuali ispezioni, nonché (ii) agevola il passaggio del testimone negli inevitabili cambi d organo. 7

8 LA 231 Data Room: I RISULTATI TRACCIABILITA SICUREZZA TRASPARENZA CORRETTEZZA Informazio ni rilevanti TEMPESTIVITÀ ADEGUATEZZA OMOGENEITÀ 8

9 CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ DELLA VIRTUAL DATA ROOM PERSONALIZZAZIONE TOTALE, FUNZIONALE EGRAFICA Personalizzazione in funzione della strutturazione logica dei dati richiesta, della brand identity aziendale e di eventuali altre esigenze. MULTILINGUE La VDR può essere allestita in modalità multilingue. Inoltre, Multipartner è in grado di interagire con i propri clienti e con gli utenti della VDR in tutte le principali lingue anche tramite personale madre-lingua (inglese, italiano, spagnolo, francese e tedesco). ASSISTENZA Training e assistenza ai Membri dell OdV, nonché ai loro collaboratori/inviati, per il corretto utilizzo della VDR. Assistenza tecnica multilingue e helpline per gli utilizzatori. ARCHIVIO IN DVD A cadenze regolari viene fornita una (o più) copia elettronica di tutti i documenti disponibili nella data room a scopo di compliance e archivio storico visionabile attraverso un semplice browser web. REPORT STATISTICI AVANZATI E PERSONALIZZATI Durante tutto il periodo di gestione i membri dell Odv possono consultare e scaricare in vari formati i report delle principali attività effettuate in Virtual Data Room. 9

10 DOCUMENTAZIONE E ACCESSI: CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ DELLA VIRTUAL DATA ROOM È molto semplice e user friendly alimentare nuova documentazione in Data Room e assegnare a nuovi utenti i diritti di accesso in funzione della carica loro assegnata. E MAIL DI NOTIFICA: È possibile tenere informati in merito agli aggiornamenti della documentazione e sulle scadenze tutti gli utenti grazie all uso di newsletter elettroniche che possono essere inviate in automatico a singoli, a gruppi od anche a tutti gli utenti della VDR. BLOCCO/SBLOCCO: tale funzione permette all utente di bloccare il documento in elaborazione, al fine di evitare modifiche parallele da parte di altri utenti sul medesimo file; eventuali utenti interessati possono con un semplice click inviare un anonima sollecitando lo sblocco del file STORAGE PERIOD: anche dopo la fine del procedimento può continuare ad essere raggiungibile online ai Soggetti Autorizzati per il periodo concordato (il c.d. storage period), con le medesime funzionalità iniziali o in modalità di sola consultazione; 10

11 TRACCIABILITÀ DEI DOCUMENTI È possibile l inserimento sui documenti in formato PDF di una filigrana (si vedano le immagini qui accanto), quale ulteriore strumento di sicurezza volto a contrassegnare e tracciare i documenti visualizzati. La filigrana può essere: Dinamica: con indicazione del nome dell utente, della data e dell ora di visualizzazione (e/o stampa e/o salvataggio) del file così da consentirne l archiatura dinamica e il tracking. Statica: recante, ad esempio, nome e logo della società cliente nonché un testo che richiami i vincoli di riservatezza e i limiti di utilizzo a cui sono soggetti i documenti. Inoltre, come procedura standard, al momento del caricamento dei files nella Virtual Data Room viene inibita la possibilità di stamparli/salvarli. In alternativa, il committente può scegliere e comunicare alla Multipartner che preferisce invece consentire in via generale la stampa/salvataggio dei files. Entrambe le filigrane sono immodificabili e indelebili da parte degli utilizzatori. 11

12 LA 231 DATA ROOM: PROTOCOLLI DI SICUREZZA INFORMATICA Multipartner protegge tutte le comunicazioni con le proprie Virtual Data Room mediante l utilizzo di un protocollo di trasmissione SSL a 256 bit con certificato di ultima generazione EV - Extended Validation rilasciato da VeriSign, primaria autorità di certificazione internazionale. Se si utilizzano le versioni più recenti dei browser web la barra di navigazione diventa verde. La protezione delle comunicazioni è comunque assicurata anche se la barra di navigazione del browser non diventa verde. Grazie alla tecnologia SSL, tutte le informazioni scambiate dalla server farm verso internet e viceversa vengono criptate e protette, garantendo così un elevatissima protezione dei dati e delle informazioni scambiate. 12

13 Per qualunque ulteriore informazione potete visitare il sito o contattarci ai nostri recapiti: Roma Vicolo Barberini, Roma Milano Piazza Velasca, Milano Potete inoltre scrivere o chiamare Il nostro Ufficio Commerciale ai seguenti recapiti: Tel Mail vdr@multipartner.com :: Rome :: Paris +33 (0) :: Milan :: Madrid :: London +44 (0) :: Zurich :: New York +1 (646)

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