FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Transcript

1 FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA a cura di Armando Giudici autore dell E_book «Fattrazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva» scaricabile dall area E_book del sito Buffetti Editore 1

2 NORMATIVA IN VIGORE FATTURAZIONE ELETTRONICA Il D. L. n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione consentendo di abbandonare il supporto cartaceo FATTURAZIONE ELETTRONICA PA La L. n. 244 del 24/12/2007, commi (Finanziaria 2008) impone l obbligo di fatturazione elettronica verso la PA attraverso l emissione di due Decreti Attuativi per rendere operativa tale norma. Il DMEF del 7/03/2008 individua l Agenzia delle Entrate come gestore del sistema di interscambio (SDI) e la SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e tecnici Infine il tanto atteso (5 anni) D.M. n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso i Ministeri,le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Assistenza e Previdenza a partire dal 6 giungo 2014 così che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno più procedere al loro pagamento sino all'invio del documento elettronico. DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 che all art. 5-CAPO IV anticipa dal 6 giugno 2015 al 31 marzo 2015 l obbligo per le ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI allineando alla medesima data l entrata in vigore per le AMMINISTRAZIONI LOCALI PEC obbligatoria per tutte le imprese dopo la conversione del D.L.179/2012 nella Legge 221/2012 che si affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009 rendendo obbligatoria la PEC per: Professionisti, Società, Ditte Individuali, PA. 2

3 NORMATIVA ULTIM ORA DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in G.U. n. 146 del 26 giugno 2014 nominato: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto art. 21, comma 5, del D.Lgs. N. 82/2005 Tale Decreto introduce le seguenti principali novità: 1.Abroga il termine di 15 gg. per la conservazione delle Fatture Elettroniche e lo allinea a quello dei libri e registri contabili quindi entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione fiscale annuale; 2.Abroga l obbligo dell invio annuale dell impronta dell archivio informatico alla Agenzia delle Entrate sostituendolo con una semplice comunicazione da immettere nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento; 3.Cambia le regole del pagamento dell imposta di bollo abolendo comunicazioni e versamenti preventivi e comunicazioni e saldi a consuntivo introducendo la nuova modalità di pagamento a consuntivo tramite mod. F24, esclusivamente in modalità telematica, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio; 4.L eliminazione della esclusione dalla conservazione elettronica per i documenti doganali e di quelli sottoposti alle accise con le modalità che saranno previste dai Provvedimenti attesi dell Agenzia delle Dogane e dei Monopoli. Circ. 18/E del 24 gennaio 2014 della Agenzia delle Entrate relativa a: Iva. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. Contiene importanti chiarimenti sulla fattura elettronica relativamente a: definizione, requisiti, modalità che garantiscono i requisiti, invio, conservazione, ok anche per prestazione di servizi, fattura semplificata ancora più snella. 3

4 NOVITA NORMATIVE ATTESE REGOLAMENTO UE approvato a Bruxelles dal Parlamento Europeo il 3 aprile 2014 che dovrebbe entrare in vigore entro l autunno 2014 e che troverà applicazione a partire dal 1 luglio 2016 dal titolo: Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Le principali novità introdotte tendono a realizzare l interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell Unione attraverso le seguenti novità di maggior rilievo: -Gli Stati membri avranno sempre facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionale di identificazione che deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare) -Introduzione del sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica -Introduzione dell obbligo di conservazione, prima non disciplinato a livello europeo -Ampio rinvio agli standard tecnici -Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile. Dal punto di vista giuridico la principale novità è la forma utilizzata e cioè il Regolamento e non la Direttiva. Il che significa che una volta approvato dal Parlamento Europeo sarà direttamente applicabile negli Stati membri, senza atti di recepimento, quindi uno strumento di uniformazione del diritto in tutti i 27 Stati dell Unione. 4

5 FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA Firma Elettronica E un insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica. E la Firma informatica più debole. Il documento così sottoscritto sarà riconosciuto dall ordinamento come forma scritta e la sua efficacia probatoria potrà essere liberamente valutata dal giudice. Firma Elettronica Avanzata (FEA) E l insieme di dati in forma elettronica che consentono l identificazione del firmatario e la sua connessione univoca. Il DPCM del 22 febbraio 2013 entrato in vigore il 5 Giugno 2013 ha valorizzato questo tipo di firma e così la Firma Grafometrica che è l applicazione su tablet più diffusa della FEA. Il documento informatico sottoscritto con FEA apposta nel rispetto delle regole tecniche, è riconosciuto valido fino a querela di falso ma lo è solo nei soli rapporti intercorrenti tra sottoscrittore ed erogatore della soluzione di firma. Es: Cliente/Banca Firma Qualificata E un particolare tipo di firma elettronica avanzata ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Deve basarsi su un certificato qualificato e deve essere realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Il disconoscimento richiede querela di falso e soddisfa il requisito della forma scritta. 5

6 FIRMA DIGITALE E, in sostanza, l equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce: La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un - l autenticità del documento (sicurezza della paternità) elemento della coppia chiave pubblica, non è possibile - l integrità del documento dedurre l'elemento (certezza che non sia stato alterato) corrispondente chiave privata. La chiave privata, infatti, è - la sua validità l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle pratiche telematiche. La chiave pubblica, invece, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si verifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi + PIN 6

7 FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO COME SI OTTIENE E SI UTILIZZA. SCADENZA La firma Digitale si ottiene da Certificatori autorizzati. Essa ha validità triennale ma se, anche scaduta, revocata o sospesa risulta verificabile la sua apposizione (attraverso un riferimento temporale) prima della scadenza ha piena validità giuridica PIN Processo di apposizione della Firma Digitale 7

8 LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS È E COME FUNZIONA La L. 28 gennaio 2009 n. 2 e il D.L. n. 179 del 18 dicembre 2012 rendono la PEC obbligatoria per tutte le società di capitali, di persone, i professionisti, le pubbliche amministrazioni, imprese individuali ed artigiane. 8

9 MARCA TEMPORALE COS E E COME FUNZIONA 9

10 FATTURAZIONE ELETTRONICA DEFINIZIONE NORMATIVA E REQUISITI TECNICI Dal 1 gennaio 2013 l evoluzione normativa ha equiparato in tutto e per tutto le fatture cartacee e quelle elettroniche. Definizione di legge: deve intendersi elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Non tutte le Fatture create in formato elettronico possono rientrare nella definizione di fattura elettronica se non sono in formato elettronico sia quando sono emesse che quando sono ricevute. Il formato non è rilevante: può essere tanto un formato strutturato XML, quanto un PDF inviato via PEC. E invece essenziale farvi ricorso solo previa accettazione da parte del destinatario che peraltro si può rilevare dai suoi comportamenti: ad esempio quando provvede alla contabilizzazione della fattura, e/o al pagamento della stessa. 10

11 FATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA DI TRASMISSIONE Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC): Download della fattura elettronica dal server aziendale: I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nell articolo 21 del D.P.R. 633/1972. La fattura elettronica si ha per emessa all atto della sua trasmissione per via elettronica. Quindi,rileverà la data della PEC piuttosto che il messaggio di posta che avvisa il cliente che la fattura elettronica è scaricabile dal server aziendale. 11

12 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA CHE COSA E E l obbligo, imposto dall art. 209 della L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente in forma elettronica l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili. 12

13 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA MODALITA DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità: - un sistema di posta elettronica certificata PEC ; - un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito servizio SdICoop ; - un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito servizio SPCoop ; - un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito servizio SdIFtp ; - un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d Interscambio 13

14 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA TRASMISSIONE TRAMITE PEC DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb 14

15 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA COMUNICAZIONI SDI Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati elettronicamente, con firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per l invio della Fattura sono: - Il servizio PEC ; - Il servizio SdICoop ; - Il servizio SPCoop ; - Il servizio SdIFtp ; - l invio telematico attraverso il servizio esposto su 15

16 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA MODALITA DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Affinché l Amministrazione ricevente possa validamente interagire con il SdI devono essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla sua qualificazione e al suo riconoscimento attraverso i seguenti passaggi: a) immissione ed aggiornamento dei dati di competenza all interno dell Anagrafica delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e del Codice Univoco Ufficio b) definizione del canale di trasmissione attraverso: - l adozione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; - la qualificazione della porta di dominio (PdD-SPCoop), secondo le regole disposte dall Agenzia per l Italia Digitale, e la realizzazione del servizio di ricezione e pubblicazione del relativo accordo di servizio, secondo le modalità e le specifiche pubblicate sul sito - la definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di file transfer all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. 16

17 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI, devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla sua identificazione. Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazione attraverso: - dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; - adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI; - definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di file transfer all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su l identificazione avviene attraverso l indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l utilizzo di un dispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS, preventivamente registrata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate. 17

18 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA PREPARAZIONE FATTURE, INOLTRO ALLA PA E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE 18

19 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare: - nomenclatura ed unicità del file trasmesso; - dimensione del file - integrità del documento; - autenticità del certificato di firma; - conformità del formato fattura; - validità del contenuto della fattura; - unicità della fattura; 19

20 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA INTERMEDIARI ABILITATI La normativa consente di trasmettere le Fatture Elettroniche al Sistema di Interscambio anche per il tramite di intermediari abilitati. A oggi, tuttavia, il Legislatore non ha ancora previsto alcuna specifica disciplina al riguardo: è lecito attendersi, quindi, che possano essere compresi in questa definizione, per la sola attività di trasmissione dei dati, anche i seguenti soggetti: i provider EDI (i cosiddetti VAN EDI); i provider che svolgono servizi di Conservazione Elettronica; le banche che offrono servizi di trasmissione telematiche di fatture tramite il canale CBI; i commercialisti, abilitati alla trasmissione delle comunicazioni telematiche; le associazioni di categoria, cui gli associati delegano le trasmissioni delle dichiarazioni; ecc. 20

21 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA CODICE UNIVOCO UFFICIO E il codice che ogni PA deve comunicare ai propri fornitori per le fatture che dovranno emettere in formato elettronico. In mancanza di comunicazione della PA al Fornitore tale codice è ricavabile dal sito Qualora anche qui non fosse rintracciabile è possibile per il Fornitore inserire il codice «Uff_eFatturaPA». Se addirittura la PA non fosse nemmeno censita allora potrà usare il cosiddetto «codice destinatario IPA con valore di default:

22 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI Dal 6 giugno 2014 i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche. D.M. n. 55 del 3/04/2013 Dal 31 marzo 2015 l obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla medesima data l entrata in vigore per le Amministrazioni Locali DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 (*) Sono quelli individuati come tali nell elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall Istat entro il 31/7 di ogni anno e aggiornato al 30 settembre

23 FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA CHI TOCCA E QUANTO VALE 23

24 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DEFINIZIONE E REQUISITI La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un buon formato deve possedere: - non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda; - essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate; - essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ansi (American National Standards Institute), l'iso (International Organization for Standardization), etc. 24

25 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DOCUMENTI SOGGETTI ALL OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA. DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA Il documento soggetto all obbligo della Conservazione Digitale è senz altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta, in formato elettronico Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la Conservazione Digitale Sostitutiva si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari. 25

26 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo univoco mediante un codice di riferimento. Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale. 26

27 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI O DIGITALI 27

28 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE Entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione fiscale annuale 28

29 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono: - essere statico e non modificabile - non essere proprietario - essere aperto - essere uno standard. Altri elementi da valutare sono l efficienza in termini di occupazione di spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione 29

30 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*) PDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES TIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei JPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare. Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo Open Document Format - È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha una "penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno. XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al commercio elettronico, etc TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari in chiaro, è universalmente utilizzato il formato TXT (*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre

31 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Compiti del responsabile della conservazione che opera d intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della Sicurezza Definizione delle politiche complessive del processo Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento Rapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e sottoscrizione (se prevista da manuale) Richiesta pubblico ufficiale se necessario Monitoraggio del sistema Verifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità archivi Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi 31

32 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore Accreditato Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla società, all associazione o all ente compreso un terzo Conservatore Accreditato In sede di verifica da parte dell Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall atto di nomina data la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutiva Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario predisporre un apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per accettazione alla persona fisica nominata. CONSERVATORI ACCREDITATI AGID Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro 32

33 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio) Redazione obbligatoria Documento informatico Contenuto minimo: organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate 33

34 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA RESPONSABILITA CIVILI E PENALI RESPONSABILITA CIVILE Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico. RESPONSABILITA PENALE Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi. L articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l arresto sino a due anni o con l ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro. 34

35 CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85. b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non consenta l accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la reclusione da sei mesi a cinque anni. 35