Clapps Invoice PA. scheda informativa

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2 Clapps Invoice PA scheda informativa

3 3 CLAPPS INVOICE PA La Finanziaria 2008 ha introdotto l obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la PA. Dal 6 giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, non accettano più le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea (DM 55/2013). A partire dal 31 marzo 2015 l obbligo sarà esteso a tutte le altre Amministrazioni dello Stato (DL 66/2014). I fornitori della PA sono quindi obbligati ad emettere, trasmettere, conservare ed archiviare le fatture in forma elettronica nel rispetto delle regole previste dalla normativa vigente. Clapps Invoice PA permette di ottemperare con facilità e sicurezza all obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Cosa offre Clapps Invoice PA è il servizio della piattaforma Clapps che permette la gestione del processo di fatturazione elettronica verso le Amministrazioni dello Stato, adottando gli standard ed i sistemi di sicurezza previsti dalla normativa di riferimento in materia di fatturazione elettronica e conservazione digitale. Clapps Invoice PA permette di: acquisire le fatture da trasmettere alla PA; verificare l integrità dei file ricevuti, la correttezza dei dati immessi e la presenza dei dati obbligatori previsti dalla normativa; generare le fatture elettroniche nel formato accettato dalle PA; apporre sulle fatture la firma digitale in modalità manuale o automatica ed il riferimento temporale; trasmettere le fatture alle PA destinatarie tramite il Sistema di Interscambio; gestire le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio; inviare i documenti elettronici elaborati (fatture e ricevute di esito ed accettazione) in conservazione digitale; gestire il processo di conservazione digitale dei documenti elettronici secondo le disposizioni di legge attualmente in vigore. Tutto ciò, nella semplicità di un click: basta sapere a chi e cosa fatturare, a tutto il resto pensa Clapps. A chi si rivolge Clapps Invoice PA si rivolge ad aziende, studi commerciali e tributari, associazioni di categoria, professionisti, intermediari, centri servizi che necessitano di un sistema certificato per la gestione della fatturazione elettronica a norma di legge, attivabile in tempi brevissimi e con costi ridotti. Il servizio è sviluppato nel pieno rispetto della normativa vigente in Italia, a cui viene garantito il costante adeguamento.

4 4 Flessibilità garantita Clapps Invoice PA è altamente configurabile, dalla gestione multi-impresa, alle politiche di accesso all area riservata, dalla modalità di apposizione della firma digitale, all inserimento dei dati delle fatture, fino alla gestione integrata della conservazione digitale dei documenti elettronici per dieci anni. gestione multi-impresa il sistema permette la gestione centralizzata di cedenti/prestatori (soggetti che fatturano alla PA) multipli. La funzionalità è utile per studi professionali ed intermediari che gestiscono le fatture di più clienti, ma anche per aziende facenti parte di un gruppo accesso all area riservata è possibile abilitare più utenti con profili di accesso differenti. Uno studio commerciale che gestisce le fatture elettroniche di cinque cedenti/prestatori può configurare, ad esempio, un utente abilitato alla gestione (visualizzazione, carimento, download, ecc.) delle fatture elettroniche dei primi tre cedenti/prestatori, un secondo utente abilitato alla gestione (visualizzazione, carimento, download, ecc.) delle fatture elettroniche degli ultimi due cedenti/prestatori ed un terzo utente abilitato alla sola visualizzazione delle fatture di tutti e cinque i cedenti/prestatori acquisizione dei dati l acquisizione delle informazioni con cui comporre le fatture elettroniche può avvenire in diversi modi: inserendo i dati delle fatture dall area riservata del prodotto; caricando un file che sia già nel formato previsto dalla normativa; inviando una PEC al nostro indirizzo di posta elettronica certificata con allegato il PDF della fattura da trasmettere; apposizione della firma digitale il sistema può essere configurato in modo tale da utilizzare: la firma digitale del cedente/prestatore; la firma digitale di un intermediario; la firma digitale di T&S. conservazione digitale in completa aderenza alle regole previste dal Codice dell Amministrazione Digitale, il sistema garantisce la conservazione a norma dei documenti elettronici, attribuendo loro la stessa efficacia probatoria del cartaceo e garantendo al contempo un risparmio sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Vantaggi Clapps Invoice PA è il servizio della piattaforma Clapps per la gestione in full outsourcing dell intero processo di fatturazione elettronica alla PA. Erogato via web in modalità on-demand assicura innumerevoli vantaggi: risparmio la modalità di vendita a pacchetti prepagati garantisce una spesa commisurata alle proprie esigenze, i costi relativi all archiviazione cartacea delle fatture sono completamente annullati ottemperanza delle scadenze di legge in assoluta conformità agli standard della Pubblica Amministrazione, i fornitori della PA potranno adeguarsi alle modalità operative imposte dalla normativa senza modificare i processi di fatturazione in essere

5 5 gestione centralizzata multi-impresa da un unico punto si possono gestire tutti i propri clienti disponibilità dell archivio qualsiasi documento è fruibile indipendentemente dalla posizione geografica dell utente 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana outsourcing normativo e tecnologico assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione, redazione ed aggiornamento del Manuale della Conservazione, creazione dell impronta annuale dell archivio, verifica periodica dei documenti conservati, ottemperanza agli adempimenti periodici previsti dalla normativa, assistenza nell esibizione all amministrazione finanziaria, supervisione e messa in sicurezza degli archivi on line e sostitutivi, gestione della tecnologia di firma digitale e marcatura temporale, adeguamento del sistema alle evoluzioni della normativa, adeguamento dell infrastruttura hardware in linea con le evoluzioni tecnologiche: tutto compreso nel costo del servizio sicurezza dei dati impianti a norma di legge che garantiscono la conservazione nel tempo dei documenti elettronici, organizzazione della server farm aderente alle regole normative più stringenti (antiintrusione, antiincendio, ecc.), infrastruttura hardware ridondata su 2 ambienti, cinque istanze di replicazione dei dati su supporti on line e off line residenti in location differenti Costi Clapps Invoice PA è offerto in modalità prepagata. Il servizio prevede tre tipologie di pacchetti che si diversificano per la modalità di trasmissione dei dati di fatturazione: Invio PDF: prevede l invio da parte del cliente di un file pdf contenente i dati di fatturazione senza necessità di modificare il formato del documento originario prodotto dal sistema contabile in uso. La produzione del file xml in formato FatturaPA sarà svolta da un operatore Clapps. Invio XML-PA: prevede l invio da parte del cliente di un file xml in formato FatturaPA. Data Entry: prevede l inserimento da parte del cliente dei dati di fatturazione da un wizard disponibile nell area privata del sistema. Pacchetti prepagati INVIO PDF INVIO XML-PA DATA ENTRY Disponibile da aprile fatture 90,00 60, fatture 300,00 125,00 25,00 12,50 20,00 10, fatture 500,00 200,00 50,00 25,00 40,00 20, fatture 1.000,00 400,00 125,00 62,50 100,00 50, fatture 1.500,00 750,00 200,00 100,00 150,00 75, fatture 2.500, ,00 400,00 200,00 300,00 150,00

6 6 I costi comprendono le attività necessarie alla produzione, alla firma ed all invio delle fatture elettroniche alla PA e la conservazione digitale a norma delle fatture e delle ricevute prodotte dallo SdI per 10 anni, ivi compresa l assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione. I documenti compresi in un pacchetto prepagato possono essere utilizzati per la gestione di fatture elettroniche emesse da più cedenti/prestatori (soggetti che fatturano alla PA) e dirette a più cessionari/committenti (PA destinatarie delle fatture). La durata dei pacchetti è la seguente: i pacchetti da 10 e 50 fatture hanno durata annuale a partire dalla data di acquisto; i pacchetti da 100 e 250 fatture hanno durata biennale a partire dalla data di acquisto; i pacchetti da 500 e fatture hanno durata triennale a partire dalla data di acquisto. In ogni caso, alla scadenza di un pacchetto che viene rinnovato dal cliente, il numero di fatture residue del pacchetto scaduto viene cumulato al numero di fatture previste dal nuovo pacchetto sottoscritto. Non sono previsti costi di attivazione e/o di configurazione del servizio. Clapps Invoice PA è offerto in promozione. L offerta, valida fino al 30/04/2015, è attivabile con l acquisto di un qualsiasi pacchetto e prevede la riduzione di costo riportata nella precedente tabella. STANDARD E CERTIFICAZIONI ISO 14721:2012(E) Clapps Invoice PA è aderente alle regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici predisposte dall AgID (Agenzia per l Italia Digitale ex DigitPA) secondo le indicazioni dello standard ISO 14721:2012(E) - Open Archival Information System (OAIS). (DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in GU Serie Generale n.59 del ). UNI 11386:2010 in aderenza a quanto stabilito dalle regole tecniche predisposte da AgID, la struttura descrittiva dei pacchetti di archiviazione e di tutte le altre tipologie di pacchetti generati dal sistema, è conforme allo standard nazionale UNI 11386:2010 Supporto all Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO). E-invoicing and E-archiving check i processi di fatturazione elettronica e conservazione digitale adottati sono stati sottoposti all attività di verifica e di valutazione condotta dal Dott. Umberto Zanini con il supporto degli esperti della School of Management del Politecnico di Milano - Dipartimento di Ingegneria Gestionale. La verifica ha attestato la conformità del sistema alla normativa tecnica, fiscale e civile in materia di fatturazione elettronica e conservazione digitale di documenti tributari vigente in Italia.

7 7 APPROFONDIMENTI Fatturazione elettronica La fatturazione elettronica è un processo informatico regolamentato dalla normativa che gestisce la generazione, l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche. La fattura elettronica è una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell emittente, inviata in formato elettronico al destinatario e conservata in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale (CAD). Il decreto attuativo (DMEF 3 aprile 2013 n. 55) della Legge numero 244 del 2007 (Legge finanziaria 2008) fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell obbligo della fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, della quale definisce il formato. Il più recente Decreto Legge 24 aprile 2014 n. 66, anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato non comprese nella prima scadenza. Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione devono: produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica. Clapps Invoice PA procede alla generazione, laddove è necessario, della fattura elettronica in formato FatturaPA, alla trasmissione della stessa al Sistema di Interscambio, all acquisizione delle ricevute inviate dallo SdI ed alla loro riconciliazione con la fattura a cui si riferiscono. trasmissione dei dati la trasmissione dei dati delle fatture verso Clapps Invoice PA può avvenire in diverse modalità. Le fatture posso essere inviate ad una specifica casella di posta elettronica certificata (PEC), prelevate da una URL di terze parti previa autenticazione (HTTPS), depositati su opportune cartelle di scambio accessibili a Clapps in SFTP, depositate su opportune folder residenti su file system condivisi (VPN), in alternativa i dati delle fatture possono essere caricati via web accedendo all area privata del prodotto (Data Entry), Inoltre, il sistema è in grado di gestire diversi tipi di formati di input. FatturaPA - standard definito nel D.M. 55/2013 per l invio di fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione; Formato proprietario strutturato - uno dei formati strutturati previsti dalle procedure di esportazione dei sistemi di contabilità o gestiti dai sistemi informativi aziendali; UBL (Universal Business Language), standard OASIS utilizzato a livello europeo per lo scambio di documenti di business. verifica ed acquisizione i documenti o i dati ricevuti vengono sottoposti a verifica e successivamente elaborati ed indicizzati. Il processo di verifica ed acquisizione è completamente automatizzato e garantisce da un lato la correttezza dei dati contenuti nelle fatture al fine di ridurre gli eventi che potrebbero generare dispute e richiedere, quindi, la rielaborazione dei documenti, dall altro la reperibilità immediata delle fatture e del loro stato di elaborazione.

8 8 generazione FatturaPA a partire dai dati inseriti dall interfaccia o contenuti nei documenti ricevuti in formati differenti da quello ammesso dalla Pubblica Amministrazione, il sistema genera la fattura elettronica nel formato FatturaPA. apposizione della firma digitale il sistema può essere configurato in modo tale da utilizzare la firma digitale del cedente/prestatore, la firma digitale di un intermediario (soggetto terzo incaricato all emissione della fattura per conto del cedente/prestatore ai sensi della normativa vigente in materia di fatturazione), la firma digitale di T&S (in questo caso T&S si configura come soggetto terzo che emette fattura per conto del cedente/prestatore). trasmissione al Sistema di Interscambio le fatture elettroniche vengono trasmesse al Sistema di Interscambio che provvederà ad inoltrarle alle Amministrazioni destinatarie. gestione ricevute Clapps Invoice PA elabora le notifiche ricevute dallo SdI, riconciliandole con i documenti elettronici cui si riferiscono e provvede alla comunicazione dell evento notificato dal sistema esterno all utente. In dipendenza della tipologia di notifica ricevuta dallo SdI, il sistema attiverà i processi di ritrasmissione (notifica di impossibilità di consegna al destinatario o non conformità del file FatturaPA ), disputa (notifica di rifiuto documento da parte del destinatario ), invio in conservazione digitale (notifica di accettazione documento da parte del destinatario ). Conservazione digitale La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge (D.Lgs. n. 82 del 7 marzo Codice dell Amministrazione Digitale, DPCM 3 Dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, DMEF 17-Giugno Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto), in grado di garantire nel tempo la validità legale di tutti i documenti informatici firmati digitalmente. Clapps Invoice PA procede all invio automatico dei documenti elettronici (fatture e ricevute di consegna e accettazione) in conservazione digitale. L operazione è automatica e non richiede alcun intervento dell utente. In accordo agli obblighi imposti dalla normativa vigente, il processo prevede una serie di fasi ben precise che assicurano la conservazione a lungo termine dell archivio informatico del cliente e l accessibilità alle informazioni in esso contenute. acquisizione e verifica dei pacchetti di versamento il versamento sancisce l effettiva ingresso dei documenti nel sistema di conservazione digitale. Ai pacchetti di versamento vengono apposti firma digitale del produttore e riferimento temporale produzione rapporto di versamento il sistema genera un rapporto di versamento dove traccia tutte le operazioni eseguite su ogni singolo documento dalla ricezione al versamento dello stesso generazione dei pacchetti di archiviazione l archiviazione sancisce la chiusura del processo di conservazione digitale. Ai pacchetti di archiviazione vengono apposti firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale produzione registro di conservazione il sistema genera un registro di conservazione dove traccia tutte le operazioni eseguite su ogni singolo documento dalla ricezione all archiviazione dello stesso

9 9 creazione lotto di chiusura annuale entro i termini stabiliti dalla normativa il sistema genera il lotto di chiusura dell intero archivio apponendo su di esso firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale generazione pacchetti di distribuzione i documenti conservati in modalità digitale possono essere estratti dall archivio esclusivamente tramite la generazione di un pacchetto di distribuzione. Ai pacchetti di distribuzione viene apposta firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale controllo integrità archivio verifica l'integrità di tutti i file archiviati nel sistema di conservazione digitale: documenti, pacchetti di versamento e di archiviazione, lotti di chiusura annuale controllo leggibilità documenti verifica la leggibilità nel tempo dei documenti archiviati nel sistema di conservazione digitale nei tempi e nei modi stabiliti dalla normativa congruità numerazione e data contabile documenti verifica la congruenza della numerazione contabile dei documenti archiviati nel sistema di conservazione digitale, controllando la presenza di buchi di numerazione e/o di inconsistenze tra numero e data documento

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