FATTURA ELETTRONICA REGISTRO UNICO PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE DEI CREDITI

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1 FATTURA ELETTRONICA REGISTRO UNICO PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE DEI CREDITI Grosseto, 27 giugno 2014 Dott. Cesare Ciabatti

2 MODULO 1 ASPETTI INTRODUTTIVI E QUADRO NORMATIVO

3 Digitalizzazione 3 L evoluzione del processo di digitalizzazione dell ente ha conosciuto diverse declinazioni applicative: dalla dematerializzazione degli archivi cartacei all utilizzo delle reti telematiche per la trasmissione di dei documenti Fino all interoperabilità tra applicativi e al reengineering dei processi

4 Fattura PA 4 La fattura elettronica verso la PA non è solo un modo diverso di inviare le fatture alla PA, ma un occasione per riprogettare i processi di Business : chiude il ciclo Logistico-Commerciale,,(Ordini, Conferme d Ordine, Documenti di Trasporto); apre il ciclo Amministrativo-Contabile, attivando le procedure di pagamento e le verifiche di incasso; è un documento attraverso il quale è possibile ottenere accesso al credito è uno strumento che può guidare politiche mirate di spending review

5 Quadro normativo 5 Articolo 1, comma 209 L. 244/07 (Legge di stabilità 2008): introduzione dell obbligo di fatturazione elettronica verso la PA Decreto 3 aprile 2013 n. 55: decreto attuativo che disciplina i la produzione e trasmissione i della FE verso la PA; Circolare MEF del 31 marzo 2014 recante chiarimenti in merito all applicazione del Decreto 55/13; DM 23 gennaio 2004 disposizioni in merito agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici; DL 24 aprile 2014 n. 66: obbligo della FE verso tutte le altre PA a partire dal 31marzo 2015 e istituzione del registro unico delle fatture e nuove funzionalità per la piattaforma di certificazione dei debiti

6 Tempistiche 6 Eti Enti interessati: it ti Dal 6 dicembre 2013 tutti gli enti che volontariamente sulla base di specifici accordi con i propri fornitori decidono di adottare la fattura elettronica (art 6 Decreto 55 del 3 aprile 2013 ) Dal 6 giugno 2014 le pubbliche amministrazioni i i i centrali quali Ministeri, Agenzie fiscali ed enti di assistenza e previdenza, indicate nell elenco predisposto dall Istat / / /6 (art 6 Decreto 55 del 3 aprile 2013 ) Dal 31 marzo 2015 tutti gli altri enti ( art 25 comma 1 DL 66/14 decreto IRPEF ) Trascorsi tre mesi dalle predette date le amministrazioni non possono pagare le fatture analogiche ( PDF o su carta).

7 Fattura elettronica in sintesi 7 Cosa cambia: Il documento fattura sarà prodotto in un formato elettronico ltt strutturato tt t secondo le idi indicazioni i i dl del Decreto 55/13; La trasmissione i dovrà avvenire esclusivamente tramite il SdI (Sistema di Interscambio) messo a disposizione dall ADE (art 1 comma 211 L. 244/07); Dovranno essere rispettate le procedure di conservazione dei documenti fiscali digitali e le tempistiche di comunicazione delle impronte degli archivi all ADE (DM 23 gennaio 2004).

8 Attività preliminari 8 Attività preliminari dell ente: Entro tre mesi dall obbligo di fatturazione elettronica l ente deve inserire presso l IPA gli uffici dedicati alla ricezione della FE secondo le indicazioni dell allegato D del Decreto; Comunicazione del codice ufficio ai fornitori per i contratti già in essere e da stipulare; A di l SdI d ll l fi di d fi i il Accreditamento al SdI dell ente al fine di definire il canale di ricezione utilizzato ( PEC, FTP, SPCOOP)

9 MODULO 2 IL DOCUMENTO INFORMATICO E FIRME ELETTRONICHE

10 Documento informatico 10 Affinché un documento informatico sia idoneo a soddisfare la forma scritta ed abbia valore probatorio occorre che soddisfi i requisiti di: Staticità Fruibilità AutenticitàA t ti ità

11 Documento informatico 11 La staticità è intesa come la capacità di mantenere integra nel tempo la rappresentazione del contenuto e della forma del documento. A tal fine occorre individuare formati elettronici adeguati in grado di garantire affidabilità, usabilità e privi di macroistruzioni o codici eseguibili

12 Documento informatico 12 Affinché un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo: Fruibile, ovvero che il contenuto informativo sia recuperabile dal supporto e interpretabile correttamente in base alle regole del formato, e riproducibile a video o a stampa.

13 Autenticità del documento informatico 13 L autenticità è condizione essenziale perché un documento conservi la sua funzione probatoria. Un documento si definisce autentico quando è U docu e o s de sce au e co qua do è riconducibile con certezza al suo autore

14 Le firme informatiche 14 Sono 4 + 1: 1. Firma elettronica 2. Firma elettronica avanzata 3. Firma qualificata 4. Firma digitale + l acquisizione digitale di sottoscrizione autografa art 25 comma 2 del CAD cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

15 Firma digitale 15 Firma digitale (art 1 lett s CAD): un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato t qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

16 Generazione firma digitale 16 Doc Hash SHA BIT Impronta del Documento Documento da firmare CIFRATURA Ks Firma digitale PKCS#7 Certificato elettronico 25/06/ :12

17 Verifica firma digitale 17 Doc Hash SHA 256 Impronta del Documento 256 BIT = ok! Visualizza il documento con i dati del sottoscrittore Firma digitale Decodifica Kp 256 BIT Impronta corrispondente alla firma Certificato elettronico Chiave pubblica cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

18 Valore giuridico del documento 18 Documenti digitali firmati con firma digitale (Art 21 comma 2 CAD): Efficacia probatoria della scrittura privata (art 2702 c.c.) soddisfa la forma scritta per contratti di cui all art c.c. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

19 Data certa del documento 19 Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo (art 62 DPCM 22 febbraio 2013): Le firme elettroniche qualificate lf e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse e' associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.

20 Data certa del documento 20 Riferimento i temporale opponibile ai terzi (art 41 DPCM 22 febbraio 2013) : Marca temporale apposta da un gestore di marche temporali (validità 20 anni) Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti Riferimento temporale ottenuto attraverso l utilizzo della PEC

21 MODULO 3 LA PRODUZIONE DEL DOCUMENTO FATTURA IN AMBIENTE DIGITALE

22 Documenti informatici tributari 22 I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: hanno la forma di documenti statici non modificabili (privi di macroistruzioni o codici eseguibili - DM 23 gennaio 2004 art 3) Devono garantire l attestazione della data, l autenticità autenticità, l integrità e la leggibilità dal momento dell emissione fino al termine del periodo di conservazione (DPR n. 633/72 art. 21)

23 Autenticità fattura elettronica 23 L autenticità e l integrità della fattura elettronica può essere garantita ( DPR 633/72 art 21 comma 3): Con firma digitale o firma qualificata dell emittente Con sistemi di controllo di gestione Mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati

24 Data emissione della fattura 24 La fattura cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (DPR 633/72 art 21 comma 1): Per la fattura su carta o in formato PDF la data di emissione coincide con la data della fattura se non è possibile stabilire la data di ricezione ( Circolare ADE n. 134 del 5 agosto 1994) Per la fattura elettronica la data di emissione è attestata da un riferimento temporale certo (art 41 DPCM 22 febbraio 2013) Per la fatturapa la data di emissione è attestata dalla ricevuta di consegna rilasciata da parte del Sistema di Interscambio

25 Soggetti emittenti 25 La fattura può essere emessa ( DPR 633/72 art 21 comma 1): Dal cedente o prestatore (fornitore) Dal cliente o da un terzo

26 Soggetti emittenti 26 L emissione della fattura affidata al cliente o ad altri soggetti terzi prevede: annotazione nella fattura che la stessa è compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un terzo Nel caso sia previsto l apposizione della firma qualificata o digitale questa è apposta da parte del terzo emittente Il cedente o prestatore resta sempre l unico responsabile ai fini fiscali

27 Imposta di bollo L'imposta di bollo sui documenti informatici i e' corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n L'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante t dalla comunicazione, i viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. (DM 23 gennaio 2004 art 6)

28 Fattura elettronica PA 28 Produzione del documento FatturaPA. In XML secondo il Formato della fattura elettronica definito nell allegato A del Decreto 55/13. Sottoscritto con firma digitale da parte del fornitore o dell intermediario intermediario.

29 Contenuto informativo 29 Il contenuto informativo della fatturapa prevede: Dati obbligatori: Informazioni rilevanti ai fini fiscali previsti dal DPR 633/72 art 21 Informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione al soggetto destinatario (codice ufficio) CIG e CUP quando disponibileibil Dati facoltativi definiti da ciascuna amministrazione al fine di dematerializzare l intero ciclo passivo ( ad es. integrazione con sistemi di pagamento)

30 Nomenclatura del file 30 Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, nominato in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio: Codice Paese Identificativo univoco del Progressivo univoco del Trasmittente file

31 Nomenclatura del file 31 il Codice Paese va espresso secondo lo standard d ISO alpha- 2 code, l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente t residente all estero). La lunghezza di questo identificativo è di: 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT, 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti, il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a 9

32 Digitalizzazione e organizzazione 32 Il formato fatturapa garantisce un efficiente reengineering digitale, assicurando: Maggiore efficienza nel processo di trattamento del documento fattura mediante l interoperabilità fra gestionale e la fatturapa Riduzione degli errori umani tipici Possibilità di implementare procedure Interoperabili fra la fatturapa ed altri gestionali del ciclo di vita della fattura (protocollo informatico, registro unico delle fatture, processi di liquidazione delle fatture )

33 MODULO 4 TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA VERSO AL PA

34 Trasmissione della fattura 34 La Trasmissione della FatturaPA deve avvenire obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio. Gli attori coinvolti sono: I fornitori Gli intermediari qualora previsti Il Sistema di Interscambio Le PP AA

35 Trasmissione della fattura 35 Trasmissione della FE : Il fornitore invia la FE al SdI tramite PEC, FTP, HTTPS; Il SdI effettua i controlli previsti (integrità, autenticità del documento e conformità del formato) e genera una ricevuta di avvenuta consegna o scarto Inoltro da parte del SdI all amministrazione individuata dal codice ufficio tramite PEC, FTP, HTTPS

36 Controlli SdI 36 Nomenclatura ed unicità del file trasmesso Dimensione del file (per i messaggi Pec < 30 MB) Verifica integrità del documento Verifica validità del certificato t di firma Verifica di conformità del formato fattura Verifica dei dati per il corretto inoltro Verifica di unicità della fattura

37 37 Trasmissione della fattura

38 Gli intermediari 38 Gli intermediari dei fornitori : Emettono, se richiesto, le fatture elettroniche per conto dei fornitori Trasmettono le fatture al sistema di interscambio Adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione Gli intermediari delle PPAA Ricevono le fatture dal SdI per conto delle Amministrazioni i i i Pubbliche destinatarie t i Adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione

39 39 Le notifiche

40 Circolare MEF n. 1/14 40 Impossibilità bl di recapito della FE : Qualora il fornitore non abbia ricevuto il codice ufficio e non sia in grado di individuarlo id nell IPA può utilizzare il codice dell ufficio centrale uff_efatturapa efatturapa reso disponibile in IPA per ciascuna amministrazione; Qualora non sia possibile inviare la FE per motivi non imputabili al fornitore ( es. mancato censimento dell ente in IPA o motivi tecnici), lo stesso può procedere all invio della FE tramite altri canali allegando la ricevuta di impossibilità di recapito prodotta dal SdI.

41 Circolare MEF n. 1/14 41 Chiarimenti : Possono essere pagate le fatture ricevute prima dell obbligo di fatturazione elettronica anche dopo i tre mesi indicati dall art 6 comma 6 del Decreto 55/13; Per data di emissione si considera la data contenuta nella ricevuta di consegna rilasciata dal SdI, per le fatture analogiche vale la data della fattura ( circolare MEF n. 134 agosto 1994)

42 MODULO 6 REGISTRO UNICO DELLE FATTURE E PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE DEI CREDITI

43 Protocollo informatico 43 Ai sensi dell art 53, comma 5 DPR 445/00 la registrazione di protocollo è un operazione obbligatoria per tutti i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici.

44 Protocollo informatico 44 Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare; tuttavia se questi documenti sono informatici è opportuno archiviarli sul registro di protocollo al fine di garantire la corretta conservazione

45 Registro unico delle fatture passive 45 La Legge del 23 giugno 2014 n 89 ( DL 66/14) all art 42 prevede l istituzione per tutte le PPAA del registro unico delle fatture : Il quale dovrà essere unico per tutto l ente Nel quale dovranno essere annotate entro 10 gg dal ricevimento tutte le fatture analogiche e digitali ricevute dall ente L adozione decorre dal 1 luglio li 2014

46 Registro unico delle fatture passive 46 Nel registro dovranno essere annotati: ti 1. Il codice progressivo di registrazione 2. Il numero di protocollo in entrata 3. Il numero della fattura 4. La data di emissione della fattura 5. Il nome del creditore e relativo codice fiscale 6. L oggetto della fornitura 7. L importo totale al lordo dell IVA 8. La scadenza della fattura 9. Gli estremi dell impegno di spesa 10. Se la spesa è rilevante ai fini dell IVA 11. Il codice CIG e CUP dove previsto

47 Registro unico delle fatture passive 47 Al fine di ridurre gli oneri a carico delle amministrazioni il registro unico potrà essere sostituito da apposite funzionalità messe a disposizioni dalla piattaforma elettronica per il rilascio delle certificazione dei crediti (DL n. 66/14 art 42) Il registro ha la finalità di monitorare i tempi di pagamento, evitare debiti fuori bilancio e garantire la tracciabilità dei flussi finanziari

48 Registro delle fatture attive 48 La tenuta t del registro ai fini i IVA delle fatture attive deve assicurare l ordine cronologico e che non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; A tal fine la Circolare ADE n. 36 del 6 dicembre 2006 chiarisce al punto 5.3 che ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica dll delle sole fatture elettroniche, e' consentita la conservazione con le modalita' a tradizionali a delle e fatture in formato o analogico a a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuita' per periodo di imposta

49 Piattaforma certificazione dei crediti 49 La L. del 23 giugno 2014 n. 89 ( DL n. 66/14) all art 27 ha modificato il DL 35/13 introducendo l art. 7- bis (trasparenza nella gestione dei debiti contratti dalle pubbliche amministrazioni) al fine di monitorare in modo continuativo l intero ciclo di vita dei debiti commerciali e dei relativi tempi di pagamento.

50 Piattaforma certificazione dei crediti 50 Cosa cambia: Comma 1: dal 1 luglio 2014 i fornitori hanno la possibilità di comunicare i dati riferiti alle fatture emesse nei confronti delle PPAA indicate nell elenco annuale ISTAT (L. 196/09, enti locali compresi); Comma 2: le PPAA dovranno comunicare le informazioni inerenti la ricezione e contabilizzazione delle fatture inserite dai fornitori; Comma 2: le PPAA sono tenute a comunicare i dati di fatture per le quali i fornitori non abbiano provveduto

51 Piattaforma certificazione dei crediti 51 Comma 2: per le fatture emesse dal 1 gennaio 2014 al 1 luglio le PPAA dovranno produrre una comunicazione massiva riferita ai soli debiti non ancora estinti, analoga a quella prevista dal comma 4-bis art 7 DL 35/13 Comma 3: le fatture elettroniche trasmesse attraverso il SdI, i dati riferiti alle fatture e le informazioni relative al ricevimento, sono acquisite automaticamente; Comma 4: le PPAA dovranno comunicare entro il 15 di ogni mese (a partire dal 15 di agosto) i debiti scaduti nel mese precedente

52 Piattaforma certificazione dei crediti 52 Comma 5: le PPAA devono comunicare alla PCC il pagamento della fattura contestualmente all emissione del mandato; Comma 6: al fine di garantire interoperabilità con il SdI e la PCC occorre che i tracciati dei dati necessari per alimentare la piattaforma PCC siano conformi al formato fattura elettronica PA. Inoltre le PPAA dovranno o garantire a la corrispondenza tra i codici c ufficio presenti nella PCC e quelli inseriti in IPA. Comma 7: i dati acquisiti dalla PCC dovranno essere utilizzabili sia per generare le certificazioni dei crediti che per produrre report

53 Piattaforma certificazione dei crediti 53 Gli stati della fattura nella PCC: Inviata Ricevuta Respinta Contabilizzata In scadenza Scaduta Certificata Pagata

54 Piattaforma certificazione dei crediti 54 le comunicazioni potranno avvenire in modalità manuale tramite inserimento dati on-line o massiva con file in formato CSV o XML sulla base del tracciato previsto per il formato della fattura elettronica indicato dall allegato A DM 55/13 Per le comunicazioni dei dati alla PCC i fornitori e le PPAA dovranno utilizzare appositi modelli messi a disposizione dalla piattaforma

55 MODULO 5 L ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI E DELLA FATTURA ELETTRONICA

56 Conservazione 56 Obblighi dell ente art 43 comma 1 CAD: I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

57 Conservazione 57 Conservare un contenuto informativo digitale (file dati, testo immagini, registrazioni audio e video) significa mantenere nel tempo la capacità di riprodurlo con il contenuto e la forma originaria. I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di documento digitale riguarda in primo luogo: Il deterioramento dei media; L obsolescenza tecnologica. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

58 Conservazione 58 Il processo di conservazione digitale presenta ulteriori difficoltà quando è applicato ai documenti informatici di cui si vuole conservare il loro valore probatorio; A livello pratico-operativo un documento informatico può essere visto come un oggetto digitale che soddisfa i requisiti di stabilità, autenticità, fruibilità. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

59 Conservazione 59 Conservare l autenticità di un documento significa conservare nel tempo la forza giuridico probatoria della sottoscrizione contenuta. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

60 Conservazione 60 La conservazione della firma digitale i presenta alcuni elementi di debolezza: L evoluzione tecnologica renderà disponibili ibili sistemi i di elaborazione così veloci da ridurre drasticamente il livello di sicurezza di una firma digitale vecchia di 5 o 10 anni; La firma digitale stessa è un oggetto digitale e pertanto oggetto ad obsolescenza tecnologica; L algoritmo matematico utilizzato per la verifica di una firma digitale produce i risultati attesi solo se il file è disponibile nella sua integrità; cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

61 Conservazione 61 Secondo le attuali regole tecniche una firma digitale e valida se alla stessa è associato un riferimento temporale opponibile a terzi che attesti la validità del certificato nel momento della generazione della firma, quindi occorre conoscere un riferimento temporale certo (marca temporale, data di protocollo, data della PEC) cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

62 Conservazione 62 In ogni caso la firma digitale rimane ancorata al file a cui è apposta, pertanto perderà la sua validità qualora il file sarà sottoposto a processi di migrazione del formato. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

63 Conservazione 63 Per tutti questi motivi si considera la firma digitale uno strumento efficace a garantire autenticità dei documenti informatici nel breve periodo, mentre sul lungo periodo si privilegiano soluzioni basate sulla costituzione di strutture dedicate alla conservazione di archivi digitali di più enti produttori (depositi digitali o centri di conservazione digitale) cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

64 Conservazione 64 Le nuove regole tecniche contenute nel DPCM 3 dicembre 2013 (GU 12 marzo 2014) sostituiscono la Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 entro 36 mesi dall entrata t in vigore e sono rivolte a tutte le pubbliche amministrazioni e ai privati. cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

65 Conservazione 65 Le novità delle nuove regole tecniche rispetto alla Delibera lb CNIPA n. 11/2004 sono numerose e riconducibili ad una maggiore consapevolezza della problematica e prevedono: Nomina di un Responsabile della Conservazione, con il compito di supervisionare il processo di conservazione; Definire e adottare un manuale di conservazione descrivendo il ciclo di vita dell archivio (corrente, deposito e storico) ) integrandolo con una nuova fase, quella della concezione; L oggetto della conservazione non è più il documento ma un pacchetto informativo (documento + metadati descrittivi): cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

66 Conservazione 66 Il sistema di conservazione è organizzato in una logica OAIS (Open Archival Information System) che prevede la gestione di pacchetti di archiviazione e di distribuzione; cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

67 Conservazione 67 L ente può decidere di organizzare al proprio interno il sistema di conservazione o affidarsi all esterno a conservatori accreditati pubblici o privati la cui affidabilità è stata accertata da AGID attraverso la procedura prevista dalla Circolare AGID n aprile 2014; I conservatori dovranno garantire la conservazione fisica dei dati nel territorio nazionale; cesareciabatti@infinito.it 25/06/ :12

68 Conservazione fatture elettroniche 68 le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica.. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente (DPR 633/72 art 39) Il soggetto passivo assicura l'autenticita' dell'origine, l'integrita' del contenuto e la leggibilita' della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione (DPR 633/72 art 21)

69 Conservazione fatture elettroniche 69 d) sono memorizzati su qualsiasi i supporto di cui sia garantita la leggibilita' nel tempo, purche' sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuita' per ciascun periodo d'imposta ( DM 23 gennaio 2004 art 3 comma1); devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, i al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi (DM 23 gennaio 2004 art 3 comma 1);

70 Conservazione fatture elettroniche 70 Il processo di conservazione dei documenti informatici i avviene mediante le modalita' di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della dlb deliberazione dell'aipa dll' n. 42 del dl2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale,, sull'insieme dei predetti documenti Decreto del 23 gennaio Min. Economia e Finanze ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'aipa n. 42 del 2001 (DM 23 gennaio 2004 art 3 comma 2) Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti (DM 23 gennaio 2004 art 3 comma 2)

71 Invio dell impronta all ADE 71 Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi. il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validita' dei documenti informatici trasmette tt alle competenti ti Agenzie fiscali, l'i limpronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (DM 23 gennaio 2004 art 5)

72 Nuove disposizioni 72 Da sottolineare: Sono state emanate le nuove regole tecniche per la conservazione digitale contenute nel DPCM 3 dicembre 2013 (GU 12 marzo 2014) che sostituiranno entro 3 anni la Delibera CNIPA 11/04; È in corso di emanazione un nuovo DM che subentrerà al DM 23 gennaio 2004

73 Concludendo 73 L adozione della fattura elettronica oltre a determinare importanti risparmi Nonché una migliore trasparenza e monitoraggio della spesa pubblica È un importante volano per la digitalizzazione della PA e dell intero sistema paese

74 Grazie per l attenzione

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