ASCOLI SERVIZI COMUNALI SURL. Verbale di gara n. 4. per l affidamento del servizio di consulenza e brokeraggio

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1 ASCOLI SERVIZI COMUNALI SURL Verbale di gara n. 4 per l affidamento del servizio di consulenza e brokeraggio assicurativo per la durata di anni 3 (tre) prorogabile di anni 1 (uno). L'anno duemiladieci, il giorno 4 (quattro) del mese di gennaio alle ore 8.45, nella sede amministrativa di Via Giusti è tornata a riunirsi la Commissione di gara nominata con deliberazione del Consiglio di Amministrazione in data 11 dicembre 2009, nella persona dei seguenti signori: - Dr.ssa Patrizia Celani Direttore Servizio Appalti Comune di Ascoli Piceno, Presidente - Dr.ssa Maria Sara Massoni Istruttore Direttivo Servizio Ambiente, Componente - Rag. Adriano Rendina Istruttore Settore Gestioni Dirette, Componente e verbalizzante che risultano tutti presenti. Assume la presidenza, la dr.ssa Patrizia Celani, Direttore del Servizio Appalti del Comune di Ascoli Piceno e funge da Segretario il rag. Adirano Rendina, nella predetta qualifica. LA COMMISSIONE RICHIAMATI: il verbale di gara n. 1 in data 14 dicembre 2009; il verbale di gara n. 2 in data 18 dicembre 2009; il verbale di gara n. 3 in data 22 dicembre 2009; DATO ATTO che sono rimaste in gara le seguenti Imprese: 1

2 1. G.B.S. General Broker Service SpA, con sede a Roma; 2. R.T.I. GPA Assiparos SpA Centrale GPA SpA AON SpA; L A C O M M I S S I O N E seguendo il consueto criterio progressivo, legge integralmente, con approccio sistematico, la documentazione tecnica predisposta dalla Impresa G.B.S. General Broker Service SpA e ne esamina ogni aspetto; quindi, sulla base dei criteri prefissati, procede alla valutazione ed all attribuzione dei punteggi, come appresso riportato. 1^ criterio: Relazione Tecnica (punteggio massimo: 50) La sezione progettuale dedicata al primo criterio di valutazione (relazione tecnica) è contenuta da pag. 2 a pag. 30 del fascicolo relativo al Progetto Operativo. La relazione è articolata in varie linee guida, di cui si sintetizza di seguito il contenuto e si riportano le relative valutazioni: 1) Individuazione, analisi, valutazione e qualificazione dei rischi: l Impresa provvederà alla mappatura dei rischi (con particolare riguardo ai rischi non assicurati o assicurati solo parzialmente) ed all analisi della congruità dei costi assicurativi; l elaborazione dello studio sarà preceduta ed integrata dall azione di risk management. 2) Analisi di tutte le polizze assicurative in essere ed individuazione delle coperture occorrenti con impostazione di un programma assicurativo: in tale fase, da svolgersi in collaborazione con le strutture interne della società Ascoli Servizi Comunali, l Impresa 2

3 propone l analisi dettagliata dei contratti in essere e la predisposizione di elaborati ricognitivi denominati schede di polizza ; quindi si procederà all elaborazione del piano assicurativo, alla stesura dello schema contrattuale per ogni rischio ed alla corretta attribuzione dei massimali e dei valori da assicurare. 3) Elaborazione dei capitoli speciali: l Impresa predisporrà schemi contrattuali con capitolati di polizza aventi impostazione modulare, finalizzata ad un più rapido adattamento dei testi. È prevista la razionalizzazione delle scadenze contrattuali, unificate ad un unica data. 4) Assistenza nella predisposizione dei documenti di gara e nella valutazione tecnica delle offerte pervenute: l Impresa garantirà il proprio supporto nelle attività preliminari alla gara, nello espletamento delle fasi di gara e nella fase successiva alla gara. 5) Collaborazione nella gestione amministrativa e tecnica dei contratti assicurativi: nell espletamento di tale attività l Impresa effettuerà controlli sulle emissioni delle polizze, garantirà assistenza nella gestione dei contratti nonché nella gestione dei sinistri mediante predisposizione di un manuale per i sinistri, elaborerà un report periodico, almeno semestrale, sull andamento dei sinistri; collaborerà nella gestione degli eventuali sinistri pregressi, segnalerà all ente gli impegni contrattuali da assolvere, con particolare riferimento all avviso dei premi in scadenza. La previsione di elaborare e fornire un rapporto periodico sull andamento dei sinistri, con cadenza semestrale, si pone in 3

4 contrasto con la previsione di cui alla lettera e) dell articolo 2 del Disciplinare, che prevede una cadenza trimestrale. 6) Razionalizzazione ed allineamento delle scadenze di tutte le polizze: l impresa evidenzia l opportunità di far coincidere la data di scadenza di tutte le polizze stipulate, al fine di conseguire la migliore collocazione sul mercato assicurativo alla prima data utile di ripiazzamento. La Commissione rileva che tutte le polizze della Società, tranne alcune legate ai tempi di specifiche gestioni, hanno la medesima scadenza, allineata al 31 dicembre. 7) Aggiornamento dei contratti assicurativi in relazione alle esigenze dell amministrazione, anche in base alle evoluzioni legislative: tale fase si esplica attraverso la predisposizione di report periodici, almeno trimestrali, sullo stato dei rischi e sulla rispondenza delle polizze in essere rispetto a detti rischi. 8) Resa di pareri, assistenza e consulenza su problematiche inerenti la materia assicurativa: l Impresa offre servizi volti allo studio di clausole di autotutela nei contratti da stipulare, assistenza assicurativa in materia di appalti pubblici e nell ambito della prevenzione di danni materiali. 9) Relazione del bilancio tecnico dei contratti: in base all analisi comparata di vari dati, l Impresa provvederà al monitoraggio tecnico dell andamento statistico delle polizze, finalizzato a possibili interventi di miglioramento dei rischi ed all introduzione di correttivi di tecnica assicurativa. 9) Rapporto periodico: l Impresa propone la redazione, con 4

5 cadenza periodica, di un sommario riepilogativo delle coperture assicurative in corso di validità, caratterizzando ogni posizione assicurativa mediante una scheda riepilogativa che evidenzi i termini salienti della copertura. La Commissione dà atto che la Relazione illustra in modo esaustivo le modalità di espletamento del servizio, ripercorrendo le linee del Disciplinare con riferimento alle specifiche prestazioni oggetto di appalto. 10) Formazione ed aggiornamento: tale fase, volta ad una qualificazione professionale del personale della società, si esplica attraverso un programma di incontri periodici con formazione in aula, partecipazione a stages monotematici e seminari informativi e di aggiornamento; viene illustrata l articolazione del programma formativo, articolato in n. 7 giornate. Il Responsabile della formazione è indicato nel Dr Luigi Ciniglio, Amministratore/Partner della concorrente. La Relazione chiarisce che il Programma formativo verrà studiato ed elaborato in collaborazione con l Ente, mentre non contiene informazioni dettagliate sugli oggetti specifici (elencati solo in modo sintetico) né sui destinatari né su riferimenti organizzativi (luogo, durata, ecc.). La Relazione Tecnica (da pag. 8) descrive quindi l attività di gestione del programma assicurativo, mediante una schematizzazione standard delle linee di intervento nelle varie fasi tra loro interagenti: di apertura (incontro con i responsabili della società ed acquisizione informazioni indispensabili); di analisi (delle 5

6 posizioni assicurative in essere, dei rischi, della normativa di settore); di elaborazione dei dati raccolti (finalizzata alla schedatura sistematica di tutti i contratti, all analisi della normativa contrattuale, delle somme assicurate, dei parametri di costo); di confronto con l ente per la scelta delle linee applicative di intervento da perseguire nel breve e medio periodo; di stesura del programma assicurativo e dei capitolati speciali di appalto; di assistenza nella gestione amministrativa dei contratti e nella gestione dei sinistri. È prevista, in conformità al Disciplinare (che prevede una cadenza almeno trimestrale) la elaborazione di tabulati statistici relativi alle pratiche di sinistro. La relazione tecnica dedica quindi un ampia trattazione al Risk Management: criteri adottabili per il conseguimento di economie di spesa : dopo aver descritto i quattro punti cardine della strategia (adozione procedura di gestione unitaria dei rischi nella loro globalità; ricorso all autofinanziamento dei rischi mediante forme di auto-assicurazione con la costituzione di un fondo rischi dedicato; acquisizione disponibilità di servizi specialistici; procedure di formazione del personale), viene illustrata la metodologia del risk management finalizzato a coniugare prevenzione, autoassicurazione e trasferimento del rischio, nell ottica di conseguire più finalità: (identificazione rischi assicurabili e non assicurabili, mantenimento di un controllo globale, minimizzazione dei costi diretti ed indiretti della gestione del rischio). Viene poi descritta la fase di identificazione dei rischi (inventario sistematico, valutazione 6

7 dell entità, codifica dei rischi) ed il ricorso ai sistemi di finanziamento, suddivisi in interni (accantonamento di riserve, inserimento di franchigie), esterni (trasferimento a terzi, trasferimento al mercato assicurativo) e misti (formule di servizio, aggregazione dei rischi, programmi di tipo integrato). Apposita trattazione è dedicata alle modalità di gestione dei sinistri: dopo la descrizione preliminare della struttura organizzativa dell Impresa (Ufficio Sinistri e Ufficio Special Claims), vengono illustrate le procedure di gestione dei sinistri, distinte per i vari rami (responsabilità civile, danni a cose, danni a persone, tutela legale); segue una dettagliata illustrazione del sistema informatico e del pacchetto software per la gestione dei sinistri (sistema GBS on line). La relazione è corredata da una dettagliata descrizione del sistema informatico per la gestione dei sinistri, operata attraverso la riproduzione di schermate video. L approccio proposto per la gestione dei sinistri ed i criteri indicati per il conseguimento di economie di spesa appaiono razionali ed idonei rispetto alle finalità da conseguire attraverso la gestione del servizio. Da ultimo, la Relazione sotto la rubrica Tempi di resa delle prestazioni e raccordi operativi descrive le linee guida della procedura interna relativa al sistema di gestione della qualità UNI EN ISO 9001:VISION Tale sezione non contempla i tempi delle singole operazioni, bensì riproduce un elencazione delle attività già descritte nel corso della Relazione, specificando che il 7

8 tempo delle operazioni è di 62 giorni, compressi a 29 con un sensibile incremento delle risorse umane. Tale informazione non è idonea a chiarire i tempi di resa delle singole prestazioni. Il riferimento ai 29 giorni non appare pienamente significativo. Alla luce delle considerazioni sopra esposte e tenuto conto delle valutazioni operate, nel complesso, la Commissione assegna il giudizio di BUONO ed attribuisce punti 35. 2^ criterio: Servizi aggiuntivi (punteggio massimo: 10) La sezione progettuale dedicata al secondo criterio di valutazione (servizi aggiuntivi) è contenuta da pag. 31 a pag. 33 del fascicolo relativo al Progetto Operativo. La concorrente indica i servizi aggiuntivi appresso elencati. I medesimi servizi sono illustrati singolarmente nella sezione all uopo dedicata. 1. team intersettoriale per il monitoraggio e la prevenzione dei sinistri 2. gestione sinistri ricadenti in franchigia 3. perizie di parte 4. gestione della sicurezza del parco veicoli dell ente 5. linea verde 6. affiancamento al personale dell URP 7. sportello dedicato 8. invio di riviste e pubblicazioni dedicate al settore 9. servizio di risk control 10. collaborazione in occasione di manifestazioni e convegni 8

9 11. stima del patrimonio immobiliare ai fini assicurativi 12. servizio di rating delle compagnie 13. sponsorizzazioni 14. project financing 15. organizzazione convegni per codesta spettabile ascoli servizi comunali La Commissione esaminati i servizi aggiuntivi come sopra elencati riscontra che, quelli riportati ai punti 1, 2, 3, 4, 5, 9, 7, 12 non sono valutabili, in quanto, costituiscono indicazioni di prestazioni già ricomprese nell oggetto dell appalto ovvero specifiche modalità operative che, in quanto tali, alla luce di quanto specificato alla lettera b) dell articolo 12 del Disciplinare di gara non sono valutabili ai fini dell assegnazione del punteggio relativo al criterio in esame. Alcune di esse, peraltro, costituiscono oggetto di esame al fine di attribuire punteggio ad altri criteri di valutazione (es. modalità di gestione dei sinistri, numero accessi). Il servizio indicato al punto 6 presenta un carattere di aggiuntività rispetto ai servizi oggetto di appalto, in quanto prevede un attività di assistenza agli utenti in merito ai danni derivanti da RCT/RCO. Il servizio è descritto in modo estremamente succinto. Il servizio indicato al punto 8 presenta un carattere di aggiuntività rispetto ai servizi oggetto di appalto, in quanto prevede l invio di news e di riviste in materia assicurativa nel settore della P.A.. Il servizio è descritto in modo estremamente succinto e per l oggetto sembra estremamente ridotto. Peraltro, non è specificato se l invio 9

10 di dette informazioni sia, o meno, gratuito, posto che l uso del termine in abbonamento non è univoco. Il servizio indicato al punto 10 presenta un carattere di aggiuntività rispetto ai servizi oggetto di appalto, ma rende difficoltosa una sua valutazione, posto che fa un riferimento del tutto generico ad una attività di assistenza tecnica non meglio specificata in occasione di convegni e o manifestazioni inerenti le competenze professionali del broker. Peraltro l oggetto limitati di detti convegni limita ulteriormente il rilievo del servizio. Il servizio indicato al punto 11 presenta un carattere di aggiuntività rispetto ai servizi oggetto di appalto in quanto consente alla Società l acquisizione gratuita di prestazioni professionali correlate al servizio oggetto di appalto (stima del patrimonio) senza oneri. Il servizio indicato al punto 13 presenta un carattere di aggiuntività rispetto ai servizi oggetto di appalto, ma rende difficoltosa una sua valutazione, posto che fa un riferimento del tutto generico ad una attività di sponsorizzazione, senza entrare nel merito specifico dell oggetto e della consistenza della stessa. Il servizio indicato al punto 14 non contiene alcuna informazione utile alla valutazione, non specificando il tipo di consulenza che il broker presterebbe. Il servizio indicato al punto 15 non ha un carattere di aggiuntività, in quanto sebbene faccia riferimento ad un convegno dedicato al risk management, tuttavia non presenta elementi innovativi rispetto all attività di formazione illustrata nella relazione tecnica, ove la 10

11 stessa è stata esaminata ai fini del relativo punteggio. Concluso l esame dei servizi aggiuntivi ed alla luce delle considerazioni sopra svolte per ciascuno di essi, la Commissione assegna il giudizio di SUFFICIENTE ed il punteggio di 2. 3^ criterio: Struttura organizzativa (punteggio massimo: 10) La Commissione esamina la struttura organizzativa così come illustrata nella relazione tecnica, che indica un n. di 48 figure professionali. La struttura organizzativa dello staff tecnico è articolata e funzionale rispetto all oggetto dell appalto ed alla specifica natura pubblica del soggetto destinatario. La Commissione esamina singolarmente, i curriricula allegati che si riferiscono a n. 46 unità (rispetto alle 48 dichiarate) - e procede a riscontrare, in ottemperanza al criterio in argomento i seguenti elementi di valutazione, sulla base di una valutazione complessiva dello staff tecnico: - esperienza (intesa come anni di attività nel settore del brokeraggio e dei servizi assicurativi): l esperienza media delle unità offerte dalla concorrente è pari a circa 12 anni unitari; - professionalità, valutata come appresso riportato: - percentuale di unità laureate (sul complesso delle unità proposte): la percentuale è pari a circa 39%; - percentuale di unità diplomate (sul complesso delle unità proposte): la percentuale è pari a circa 59 %; - percentuale di personale specializzato (nel settore del brokeraggio e dei servizi assicurativi, con masters e corsi di 11

12 formazione): circa 57 % (di cui: circa il 46% ha un unico titolo di specializzazione specifica; circa l 11 % ha più titoli di specializzazione specifica; la restante percentuale non ha alcun titolo di specializzazione specifica). Alla luce dell esame sopra riportato, la Commissione per la professionalità e l esperienza delle risorse dedicate all esecuzione del servizio, assegna punti 9. 4^ criterio: Numero di accessi presso la società per tutta la durata dell incarico (punteggio massimo: 10) La concorrente si impegna ad effettuare n. 1 accesso settimanale. La Commissione assegna punti 10. Effettuata la sommatoria dei punteggi parziali, come sopra attribuiti, relativamente a ciascun criterio di valutazione, la Commissione assegna PUNTI 56. La seduta ha termine alle ore Di quanto sopra si è redatto il presente verbale, che letto e confermato, viene così sottoscritto: Il PRESIDENTE IL MEMBRO EFFETTIVO IL MEMBRO EFFETTIVO - Segretario Verbale 1 CP/cp 12