SOL - Anagrafe utenti e autenticazione

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1 SOL - Anagrafe utenti e autenticazione ORIANA BOZZARELLI, ELENA MARANGONI Ufficio Questo documento descrive le modalità di aggiornamento dell anagrafica utenti del sistema SOL in uso nel Polo Bibliografico della Ricerca-UTO. La procedura di import e aggiornamento automatico delle anagrafiche utenti è stata realizzata nel 2010 con la collaborazione della Direzione Sistemi Informativi e della Direzione Servizi web integrati e nel febbraio 2017 sono state apportate alcune importanti modifiche. Sommario 1. In breve 2. Novità introdotte a febbraio Inserimento manuale di nuovi utenti. 4. Fonti delle anagrafiche utenti 5. Procedura di aggiornamento 6. Codici Tipo utente 7. Autenticazione con SCU Unito: come funziona? 1. In breve L anagrafica utenti SOL, consultabile in Utenti e servizi > Utenti > Gestione utenti, viene popolata tramite import automatici, per gli utenti di Unito, e con inserimenti manuali da parte dei bibliotecari, per tutti gli altri utenti. L aggiornamento automatico delle anagrafiche utenti è settimanale (ogni martedì) e la procedura importa/aggiorna/cancella gli utenti attingendo i dati da due database di Unito, uno degli studenti e uno del personale di ateneo. I dati compilati dall import automatico sono: nome cognome, indirizzi, telefono, di Unito, codice fiscale, Tipo utente, Provenienza, matricola. Se alcuni dati non sono presenti nei database di origine i campi di SOL saranno vuoti o compilati con un punto. Tipo utente: in base al tipo utente SOL assegna le durate dei prestiti. Si può variare il tipo utente a livello di biblioteca (v. oltre par. 6) se quello presente nell anagrafica utente non corrisponde ai diritti di prestito di cui l utente deve usufruire in biblioteca (es. i tesisti). Provenienza: è compilata con il corso di studi per gli studenti, con la struttura di lavoro per il personale. Il login in opac è riservato ai possessori di credenziali SCU di Unito. : Via Bava 31, Torino - Tel info.opac@unito.it 1

2 2. Novità introdotte a febbraio 2017 Associazione a tutte le biblioteche: tutti i nuovi utenti (creati dalle biblioteche o importati dalla procedura automatica) e gli utenti modificati sono automaticamente associati a tutte le biblioteche del Polo, pertanto non sarà più necessario associare i nuovi utenti la prima volta che vengono in biblioteca, o per permettere loro di usare le postazioni di autoprestito, dove presenti. Provenienza: il campo Provenienza sarà aggiornato dalla procedura automatica, recuperando il corso di studi per studenti e dottorandi e la struttura di lavoro per il personale. Per i nuovi utenti, non saranno più presenti provenienze compilate con Recuperato da import. Cancellazione degli utenti con la nota "cancellare appena possibile : qualora un utente debba essere cancellato dall aggiornamento automatico (ad es. perché ha terminato il corso di studi) ma ha movimenti in corso, SOL non cancella l utente ma inserisce nelle note l indicazione "cancellare appena possibile. Ogni settimana la procedura di aggiornamento provvede anche a cancellare gli utenti con la nota "cancellare appena possibile i cui movimenti siano terminati. 3. Inserimento manuale di nuovi utenti Creazione di nuovi utenti: prima di creare un nuovo utente è necessario verificare che non sia già presente in anagrafica. Facendo la ricerca in Gestione utenti occorre selezionare sempre il filtro Tutti gli utenti. Quando si crea un utente è necessario inserire sempre il codice fiscale ed è consigliabile inserire un per l invio di solleciti, notifiche, preavvisi ecc. Il codice fiscale è l identificativo univoco degli utenti, usato per aggiornare le anagrafiche, unificare le anagrafiche degli utenti presenti più volte (ad es. personale universitario iscritto anche come studente) e permettere l autenticazione. Pertanto è fondamentale che anche in fase di creazione manuale di un nuovo utente il bibliotecario inserisca il codice fiscale. Qualora l utente non possa fornire questo dato è consigliabile ricontattarlo in modo da inserirlo appena possibile. Creazione di nuovi utenti nelle Biblioteche non Unito del PoloUTO (Biblioteche del Polo del 900, Accademia di Medicina, Accademia delle Scienze, Fondazione Einaudi, Fondazione Firpo): i bibliotecari possono inserire nuovi utenti (sempre verificando che non siano già presenti nell anagrafica SOL) inserendo come Tipo utente POLO-Utente Polo Ricerca extraunito e come Provenienza la propria Biblioteca. In fase di creazione di utenti esterni a Unito non bisogna inserire matricole di enti diversi da Unito perché potrebbero creare duplicazioni rispetto alle matricole dell ateneo : Via Bava 31, Torino - Tel info.opac@unito.it 2

3 (ad es. non inserire matricole del Politecnico o dell Università del Piemonte Orientale; i numeri di matricola di tali enti possono, se necessario, essere inseriti nelle Note). Per gli utenti non Unito è consigliabile usare il tipo utente UE-Utente esterno a meno che non si tratti di enti con una specifica convenzione con le biblioteche, i cui utenti abbiano diritto a servizi uguali agli utenti Unito. Ad es. gli utenti del Piemonte Orientale possono essere registrati come Studenti, Professori, Ricercatori poiché hanno diritti di prestito analoghi agli utenti di Unito in virtù della convenzione stipulata nel Fonti delle anagrafiche utenti. L aggiornamento avviene ogni martedì con una procedura automatica notturna che importa in SOL i dati anagrafici degli utenti recuperati da due fonti: - un database contenente i dati del personale di Unito, docente e non docente; - un file estratto dal sistema Esse3, con cui sono gestite le anagrafiche degli studenti di Unito. La procedura di import/aggiornamento fu realizzata nel 2010 con la collaborazione della Divisione Sistemi informativi e della Divisione Servizi Web Integrati di Ateneo. Studenti Poiché la procedura è settimanale, vi è un disallineamento tra il sistema di gestione delle anagrafiche delle segreterie studenti (Esse3) e SOL, ovvero uno studente appena iscritto sarà inserito in SOL circa una settimana dopo. Ad ogni aggiornamento vengono inseriti i nuovi utenti, modificati i dati variati di utenti esistenti (es. indirizzo, corso di laurea) e cancellati gli utenti che Esse3 indica come studenti non più attivi (ad es. perché laureati). La cancellazione NON avviene mai se l utente ha movimenti in corso in una o più biblioteche: in questo caso il sistema inserisce in nota la frase cancellare appena possibile. Ogni settimana la procedura cancella gli utenti che hanno la nota cancellare appena possibile e non hanno più movimenti in corso. Personale Ogni settimana avviene la riscrittura completa di tutte le anagrafiche esistenti nel database del personale di Unito (non solo un aggiornamento di quelle modificate, come per gli studenti). Questa differenza è dovuta al fatto che dal database del personale non è possibile estrarre solo le anagrafiche modificate/inserire/cancellate ogni settimana e pertanto occorre reinserirle tutte ad ogni aggiornamento. Da questo dipende anche il fatto che per il personale di Unito la procedura di aggiornamento automatico non può eseguire le cancellazioni del personale che ha terminato il servizio. Alcune tipologie di utenti presenti nel database del personale NON vengono importate poiché creerebbero conflitto con anagrafiche presenti nel database degli studenti: Borsiti (poiché in gran parte sono anche studenti), Dottorandi (le anagrafiche dei dottorandi vengono importate da Esse3 perché più complete). Se alcuni di questi dati non sono presenti nei database di origine, i campi di SOL saranno vuoti o compilati con un punto (. ). : Via Bava 31, Torino - Tel info.opac@unito.it 3

4 5. Procedura di aggiornamento. La procedura esegue l import sulla base del codice fiscale: per ogni utente verifica se il codice fiscale è già presente in SOL. Se è presente, sovrascrive i dati sull utente esistente; se non è presente crea un nuovo utente. Pertanto è importante che, qualora un bibliotecario crei un nuovo utente, inserisca il codice fiscale affinché l anagrafica dell utente possa essere aggiornata coi successivi import. Se invece una biblioteca crea un utente senza inserire il codice fiscale, al successivo import il sistema non troverà in SOL il codice fiscale di Anna Rossi e quindi creerà un nuovo utente. Ci saranno quindi due utenti Anna Rossi (uno creato dalla Biblioteca senza codice fiscale, e uno creato con l import automatico, con codice fiscale). Si ricorda che tutti gli utenti sono condivisi dal Polo, quindi ogni biblioteca che cercherà Anna Rossi troverà entrambi gli utenti. La fusione dei due utenti può essere operata solo dai gestori di Polo pertanto si invitano tutti i bibliotecari che trovino utenti duplicati a segnalarlo a <info.opac@unito.it>. Come per il passato, si consiglia di NON modificare la scheda dell anagrafica utente condivisa in Polo perché ogni modifica inserita sarebbe sovrascritta al momento dell aggiornamento successivo (tranne per gli utenti esterni, che non provengono dall import automatico). Se nella scheda principale dell anagrafica di un utente l indirizzo non è compilato si può cliccare su Recapiti aggiuntivi nel menù di sinistra per accedere al secondo indirizzo. In fase di import vengono inseriti (se presenti nei database all origine) l indirizzo di residenza (riportato nella scheda anagrafica principale) e il domicilio, richiamabile cliccando su Recapiti aggiuntivi nel menù di sinistra. Per alcuni utenti i due indirizzi sono identici, oppure uno dei due non è compilato già nei database di origine dei dati. 6. Codici Tipo utente. La tabella completa dei tipi utente è pubblicata sul sito SBA/Area Bibliotecari: I professori universitari hanno come tipo utente P-Professore universitario (che raggruppai due ruoli di Unito: Professore associato e Professore ordinario). Tutto il personale tecnico-amministrativo di Unito ha come tipo utente: ND-Personale non docente. Per le biblioteche non Unito del Polo (Biblioteche del Polo del 900, Accademia di Medicina, Accademia delle Scienze, Fondazione Einaudi, Fondazione Firpo) è stato creato il Tipo utente POLO-Utente Polo Ricerca extraunito per caratterizzare gli utenti inseriti da loro. Ogni biblioteca, se necessario, può variare il Tipo utente nella parte della scheda anagrafica riservata ai dati di biblioteca (Dati biblioteca corrente/ Visualizza). I diritti dell utente su quantità e durate dei prestiti tengono conto del tipo utente impostato a livello di biblioteca, se diverso da quello condiviso in Polo. : Via Bava 31, Torino - Tel info.opac@unito.it 4

5 Per cambiare il tipo utente a livello di biblioteca, da Registrazione prestito cercare l utente, poi inserire l inventario. Impostare prestito esterno : il sistema propone la durata prevista per il prestito in base al Tipo utente e all inventario (secondo le regole impostate nella tabella Regole). Se la durata proposta non è quella giusta per quell utente cliccare, nel menù di sinistra, su Dettaglio utente. Si viene rimandati all anagrafica dell utente e si può verificare quale tipo utente è associato all utente: se ad es. il tipo utente è Studente vi può essere l esigenza di variarlo per la biblioteca perché lo studente sta facendo la tesi e ha diritto a ottenere più libri in prestito. Nel menù di sinistra cliccare su Dati biblioteca corrente/visualizza : si visualizza la scheda di biblioteca, dove è possibile inserire un tipo utente diverso (es. Testista/Laureando) e dare conferma. Cliccando su esci per 2 volte si viene riportati nella schermata di registrazione prestito, dove la durata è variata sulla base del nuovo tipo utente impostato. Il tipo utente e le eventuali note inserite in Dati biblioteca corrente/visualizza non sono visibili dalle altre biblioteche e non influiscono sui diritti di prestito nelle altre biblioteche. 7. Autenticazione con SCU Unito: come funziona? Grazie alla collaborazione con la Direzione Sistemi Informativi, Portale, E-learning, il back-office di SOL e l opac sono integrati col sistema di autenticazione dell Università di Torino tramite le credenziali SCU (Sistema di Credenziali Unificato). Il dialogo tra SOL e l autenticazione di ateneo (basato sul protocollo Shibboleth) avviene tramite la comunicazione del codice fiscale: a partire da SOL o dall opac, l utente (o operatore SOL) viene rediretto sulla pagina di autenticazione di Unito Accedi ai servizi di unito.it dove si devono inserire le credenziali SCU. Il sistema di autenticazione di Unito (LDAP) riconosce l identità associata alle credenziali, recupera il codice fiscale della persona e lo invia a SOL. SOL cerca il codice fiscale nella propria anagrafica utente e, se lo trova, permette l accesso al sistema. Se il codice fiscale è associato ad un anagrafica abilitata solo come utente SOL invia l utente all opac, se l anagrafica è abilitata anche come operatore SOL invia al back-office oppure all opac a seconda della pagina da cui proveniva la richiesta iniziale. Sia il catalogo, sia il back-office SOL sono in Single Sign-on (SSO) col portale Unito. Questo significa che dopo aver inserito le credenziali per il primo accesso ad uno dei servizi in SSO non è più necessario ripetere l autenticazione per accedere agli altri servizi. Per informazioni o problemi col login in Unito è disponibile la pagina: Gli operatori che non hanno credenziali SCU Unito devono usare il link Accesso diretto con CAS e inserire username e password comunicate dall ufficio Servizi Bibliografici Digitali. Per qualunque segnalazione su SOL contattare: info.opac@unito.it o /3919. : Via Bava 31, Torino - Tel info.opac@unito.it 5