Flusso di lavoro nel Software Capture Pro: Indicizzazione OCR e separazione dei documenti per codice patch

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1 La procedura qui riportata per iscritto corrisponde alla dimostrazione Indicizzazione OCR e separazione dei del programma didattico del Software Capture Pro. Le varie fasi della procedura sono elencate nella prima colonna, accompagnate dai relativi commenti nella seconda colonna; i commenti corrispondono esattamente alle spiegazioni audio dell'esercitazione. Procedura Commenti 1. Creazione di un nuovo lavoro Questa dimostrazione illustra come impostare un lavoro per acquisire documenti comprendenti ciascuno una pagina iniziale con codice patch. La lettura del codice patch comporta la creazione di un nuovo documento. Vedremo come definire alcune aree OCR e come estrarne automaticamente i dati Ogni documento verrà salvato in un file PDF a più pagine e i nomi di file e cartelle verranno generati tramite i dati OCR. La prima parte spiega in dettaglio come impostare un lavoro ed è destinata agli amministratori o altri operatori responsabili dell'impostazione dei lavori. Selezionare File. Selezionare Impostazione lavoro. Il nuovo lavoro assume tutte le proprietà del lavoro selezionato. Fare clic su Aggiungi lavoro. Immettere il nuovo lavoro. Fare clic sul pulsante Salva. Health claims with patch codes 2. Impostazione lavoro: scheda Acquisisci La scheda Acquisisci è attiva. Impostare la Posizione immagine acquisita e la Posizione immagine di output. Fare clic sul pulsante Sfoglia per cambiare le posizioni o immettere il nome di una cartella. Immettere la posizione dell'immagine di output. Al termine della procedura di impostazione, vedremo come selezionare e utilizzare il lavoro per eseguire la scansione, l'indicizzazione e l'output di un batch. Le spiegazioni sono utili agli operatori o altri utenti incaricati di eseguire queste operazioni. Iniziamo con la creazione di un nuovo lavoro: selezionare File. Selezionare Impostazione lavoro. Se si seleziona un lavoro esistente da questo menu a tendina e poi si fa clic sul pulsante Aggiungi lavoro, il nuovo lavoro assume tutte le proprietà del lavoro selezionato. In questo esempio, viene selezionato il lavoro predefinito Ready to Scan. Fare clic sul pulsante Aggiungi lavoro per creare un nuovo lavoro. Successivamente, occorre assegnare un nome al nuovo lavoro. Fare clic sulla casella di testo e immettere un nome. Fare clic sul pulsante Salva. Una volta creato, il lavoro deve essere impostato. Nella finestra Impostazione lavoro è attiva la scheda Acquisisci. Nella scheda Acquisisci, sotto Generale, è possibile impostare le posizioni di memorizzazione sul computer delle immagini acquisite e di output. Per cambiare le posizioni dove le immagini acquisite e di output vengono memorizzate, basta fare clic sul pulsante Sfoglia per ciascun tipo di immagine o immettere il nome di una cartella. Fare clic sulla casella di testo Posizione immagine di output e immettere una posizione. 1

2 C:\Documenti\ Health Claims\ Immettere la descrizione del lavoro. Eseguire la scansione dei moduli di richiesta di rimborso sanitario, applicare la separazione dei documenti per un codice patch, indicizzare dall'ocr zonale. Selezionare Mantieni batch dopo output. Selezionare Impostazioni batch. Immettere il nome del batch. Impostare la separazione dei documenti. Selezionare Per codice patch. Selezionare il tipo di codice patch. Selezionare Individua patch. Selezionare Codice a barre e OCR. Inserire il foglio nello scanner, quindi fare clic su Scansione. Immettere il Nome immagine. Sample Claim Form Fare clic su Scansione. I file immagine di output verranno memorizzati in questa posizione. La casella di descrizione del lavoro contiene la descrizione associata al lavoro Ready to Scan utilizzato come base di partenza. Selezionare la casella di testo Descrizione e immettere un'altra descrizione. L'immissione di una descrizione è utile per comunicare all'operatore istruzioni e indicazioni su un lavoro specifico. Selezionare questa casella di controllo. È consigliabile conservare i file del batch dopo l'esecuzione dell'output per poter verificare che il lavoro è stato impostato correttamente. Supponiamo di voler modificare il sistema di denominazione dei batch: selezionare Impostazioni batch. Per assegnare un nome ai batch viene usato il sistema di denominazione standard. Selezionare la formula e immettere una nuova formula. Per la formula del nome è consentito immettere un testo qualsiasi a scelta. In questo esempio, ai batch verranno assegnati i nomi Health001, Health002, e così via. Supponiamo di voler applicare la separazione dei documenti per un codice patch. Selezionare Per codice patch. Fare clic accanto a Per codice patch per visualizzare i tipi di codice patch che possono essere letti. In questo esempio, è presente un codice patch di livello 2: selezionare Patch 2. Selezionare Individua patch. Poiché il codice patch si trova effettivamente sui moduli con i dati, la pagina non deve essere eliminata. Come si può vedere, sono disponibili diverse opzioni quando viene rilevato un codice patch. Per applicare la separazione dei documenti come previsto, lasciare selezionata questa impostazione predefinita. Ora bisogna definire le aree OCR: selezionare quindi Codice a barre e OCR. Per questa scansione verrà utilizzata l'ultima impostazione di pagina selezionata. In questo caso: Black and white, 200 DPI. Inserire il foglio nello scanner, quindi fare clic sul pulsante Scansione. È necessario assegnare un nome all'immagine. Fare clic sulla casella di testo e immettere un nome. Fare clic sul pulsante Scansione. Ora bisogna individuare l'area dell'immagine da sottoporre alla lettura OCR. 2

3 Utilizzare le funzioni Zoom e Panoramica per visualizzare l'area dell'immagine che ci interessa. Fare clic su Crea area OCR. Fare clic su Disegna regione e tracciare un'area intorno al campo dati. Nota: le aree tracciate devono essere abbastanza ampie da includere il massimo dei dati. Immettere il nome dell'area. Patient Name Patient name Employer name Insurance plan 3. Impostazione lavoro: scheda Indice Selezionare la scheda Indice. Fare clic sul pulsante Aggiungi. Immettere l'etichetta. Patient name Immettere la descrizione (facoltativa). Nota: il nome del paziente è sulla sinistra del modulo. Visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare OCR::Patient name. Ingrandire la prima area dell'immagine, che riporta il nome del paziente. Fare clic su Crea area OCR. Fare clic sullo strumento Disegna regione; tracciare un'area intorno al campo dati. Le aree tracciate devono essere abbastanza ampie da includere il massimo dei dati. Quando si rilascia il mouse, viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazione area OCR. Assegnare un nome all'area OCR. Fare clic sulla casella di testo e immettere un nome. Il nostro esempio prevede la separazione dei documenti utilizzando i codici patch. Per separare i documenti in base alle aree OCR, l'impostazione dovrebbe essere definita qui. I dati di quest'area OCR sono posizionati a livello del documento. Osservare l'area OCR definita evidenziata dal rettangolo. Il nome dell'area è elencato in questo riquadro. Queste operazioni devono essere ripetute per ogni codice a barre. Tracciare un'area attorno ad ogni area OCR, assegnarle un nome e regolare eventualmente le necessarie impostazioni. Successivamente, occorre definire un campo d'indice per ogni area OCR. Selezionare la scheda Indice. In questo caso, occorre impostare i campi d'indice a livello del documento. Nel nostro esempio, il lavoro viene impostato in modo da associare i campi d'indice con i dati OCR. Fare clic su Aggiungi per aggiungere un campo Per Etichetta si intende il nome del campo d'indice definito. Selezionare la casella Etichetta e immettere il testo. Il primo campo d'indice è denominato "Patient name". Passiamo ora all'immissione della descrizione, che è facoltativa. Selezionare la casella Descrizione e immettere il testo. Per generare questo campo d'indice automaticamente tramite i dati OCR, anziché mediante l'immissione manuale dei dati, è necessario impostare il relativo valore predefinito. Fare clic sulla parte inferiore della barra di scorrimento per visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare OCR Patient name. Il Formato di input specifica il tipo e il numero massimo e minimo di caratteri che possono essere utilizzati per un nome di documento. 3

4 Immettere il Formato di input. Fare clic sulla casella Formato di input e compilarla. Formato: tipo_dati<min,max> Tipo di dati: A = Solo caratteri alfabetici 9 = Solo caratteri numerici X = Solo caratteri alfanumerici? = Qualsiasi carattere?<1,50> Come si può vedere, per il tipo di dati è stato specificato un punto interrogativo. Ciò significa che è possibile utilizzare qualsiasi carattere per "patient name". Il campo "patient name" può contenere da un minimo di 1 a un massimo di 50 caratteri. Poiché è stato specificato il numero minimo di 1 carattere, il campo d'indice diventa Richiesto. Per ulteriori informazioni sulla sintassi del formato di input, fare clic sul pulsante della guida in linea. Per ogni campo d'indice: Fare clic sul pulsante Aggiungi. Immettere l'etichetta. Impostare il valore predefinito. Regolare le necessarie impostazioni. Patient name Employer name Insurance plan Fare clic sul pulsante Aggiungi. Immettere l'etichetta. Receipt date Fare clic su Date (MM), quindi su Aggiungi elemento. Fare clic su Date (dd), quindi su Aggiungi elemento. Fare clic su Date (yyyy), quindi su Aggiungi elemento. L'ordine dei campi può essere modificato. Fare clic su Insurance plan. Fare clic su Sposta su. 4. Impostazione lavoro: scheda Output Selezionare la scheda Output. Queste operazioni devono essere ripetute per ogni campo Aggiungere singolarmente ogni campo, immettere un'etichetta, impostare il valore predefinito e regolare eventualmente le necessarie impostazioni. Osservare i campi d'indice già definiti. Ogni campo d'indice viene popolato automaticamente con i dati OCR. I formati di input corrispondono al tipo di dati attesi in ogni area OCR. Aggiungere un ultimo campo, la data di ricevimento, che corrisponde alla data corrente del sistema. Fare clic su Aggiungi per aggiungere un campo Selezionare la casella Etichetta e immettere il testo. Supponiamo di voler impostare la data nel formato "mese, giorno, anno su 4 cifre". Selezionare anzitutto la data per il mese e fare clic su Aggiungi elemento. In seguito, selezionare la data per il giorno e fare clic su Aggiungi elemento. Infine, selezionare la data per l'anno, ossia l'anno espresso con 4 caratteri, e fare clic su Aggiungi elemento. La data verrà così generata nel formato desiderato. L'ordine dei campi può essere modificato. Fare clic su Insurance plan. Fare clic su Sposta su. Ora selezionare la scheda Output. 4

5 Selezionare la casella di controllo File 1. Selezionare il tipo di file. Selezionare PDF. Fare clic su Opzioni. Selezionare A più pagine. Fare clic su Elimina formula. Selezionare Percorso di output predefinito. Selezionare "\". Visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare DOC_IDX: Employer name. Visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare "\". Visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare DOC_IDX: Patient Name. Visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare "\". Selezionare la scheda Nome file. Fare clic su Elimina formula. Supponiamo di voler creare una cartella per ogni datore di lavoro, contenente a sua volta una sottocartella per ogni paziente alle dipendenze del datore di lavoro. Supponiamo inoltre di voler assegnare ai file un nome costituito dalla data di ricevimento. I file saranno in formato PDF e conterranno tutti i moduli della richiesta di rimborso. Per impostazione predefinita, la casella di controllo File 1 è selezionata. Selezionare Tutti e aprire l'elenco a tendina dei tipi di file Selezionare PDF. Fare clic su Opzioni. Selezionare A più pagine. Questa scelta comporta la selezione automatica dell'opzione Documento. Ciò significa che si desidera creare un file PDF a più pagine per ogni documento. In seguito, è necessario impostare la posizione e il nome del file di output. Viene visualizzata una posizione predefinita espressa da una formula. Supponiamo di voler creare una nuova formula da zero. Fare clic su Elimina formula. In precedenza, nella scheda Acquisisci, era stato impostato un percorso di output predefinito denominato Health Claims. Questo percorso diventerà la parte iniziale della posizione del file. Selezionare Percorso di output predefinito. Selezionare la barra obliqua inversa. Fare clic sulla parte inferiore della barra di scorrimento per visualizzare la fine dell'elenco. Per creare una cartella associata al datore di lavoro, selezionare l'indice di documento Employer name. Fare clic sulla parte superiore della barra di scorrimento per visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare la barra obliqua inversa. Fare clic sulla parte inferiore della barra di scorrimento per visualizzare la fine dell'elenco. Per creare una cartella associata al paziente, selezionare l'indice di documento Patient name. Fare clic sulla parte superiore della barra di scorrimento per visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare la barra obliqua inversa. La posizione del file è stata specificata. Ora bisogna specificare il nome del file. Selezionare la scheda Nome file. Vediamo come creare una nuova formula per generare il nome del file. Il nome del file sarà costituito dalla data di ricevimento seguita dall'estensione predefinita. Fare clic su Elimina formula. 5

6 Visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare DOC_IDX: Receipt date. Visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare Estensione file predefinita. Selezionare Aggiungere un numero progressivo al nome. Deselezionare Indice: XML. 5. Scansione del documento Fare clic su Nuovo batch. Fare clic sul menu a tendina Nome lavoro. Selezionare il lavoro Health Claims with Patch Codes. Selezionare un'impostazione di pagina. Fare clic su Impostazione pagina. Fare clic su Salva con nome. Immettere un nuovo nome d'impostazione pagina. Fare clic sul pulsante Salva. Fare clic su Impostazioni per aprire la finestra di dialogo di impostazione dello scanner e impostare il filtraggio del colore per il lato del modulo da sottoporre a lettura OCR. Fare clic su Avvia. Fare clic sulla parte inferiore della barra di scorrimento per visualizzare la fine dell'elenco. Selezionare l'indice di documento Receipt date. Fare clic sulla parte superiore della barra di scorrimento per visualizzare l'inizio dell'elenco. Selezionare Estensione file predefinita. Questa opzione aggiungerà automaticamente l'estensione corretta per il formato di file scelto. Cosa succede se si ricevono più richieste di rimborso alla stessa data? In altri termini, cosa succede se per uno stesso paziente si hanno due file con nome identico? In questo caso, è possibile scegliere come differenziare i file. Selezionare Aggiungere un numero progressivo al nome. Ciò consente di aggiungere un carattere di sottolineatura e un numero progressivo al nome del file. Queste sono le formule appena create per generare le posizioni e i nomi dei file. Il file indice non è necessario poiché i nomi di file e cartelle sono generati con i dati Deselezionare la casella di controllo Indice: XML. L'impostazione del lavoro è stata completata. Una volta impostato il lavoro, è possibile passare alla scansione del documento. Fare clic sul pulsante Nuovo batch nella barra degli strumenti. Fare clic sul menu a tendina Nome lavoro. Selezionare Health Claims with Patch Codes. Ora occorre selezionare un'impostazione pagina. A questo punto, è possibile scegliere un'alternativa efficace. Il riconoscimento ottico dei caratteri è più preciso con il filtraggio del colore, ossia se se si elimina il colore di sfondo dei moduli e si esegue la lettura OCR unicamente sui dati. Se lo scanner in uso supporta il Filtraggio elettronico del colore, impostarlo. Fare clic su Impostazione pagina. Fare clic su Salva con nome. Immettere un nuovo nome d'impostazione pagina: in questo caso "Health Claim Red Dropout". Fare clic sul pulsante Salva. Fare clic su Impostazioni per aprire la finestra di dialogo di impostazione dello scanner e impostare il filtraggio del colore per il lato del modulo da sottoporre a lettura OCR. Per informazioni, consultare la Guida dell'utente dello scanner in uso. Per avviare la scansione, fare clic sul pulsante Avvia. 6

7 6. Verifica della separazione dei documenti Fare clic su ogni documento per verificare il codice patch. 7. Verifica dei dati d'indice Selezionare Indice. Selezionare Modifica campi indice. Esaminare i dati Fare clic su Aree di zoom. Selezionare il campo d'indice successivo. Selezionare il campo d'indice successivo. Fare clic su Documento precedente. Selezionare il campo d'indice successivo. Fare clic su Salva ed esci dall'indicizzazione. 7. Output dei file Come si può vedere, sono stati acquisiti 3 documenti, ciascuno con un codice patch sulla prima pagina, e nel Batch Explorer sono visualizzati 3 documenti. Fare clic su su ogni documento per visualizzare la prima pagina contenente il codice patch. La separazione dei documenti è stata eseguita correttamente. I dati d'indice devono essere verificati per accertarsi che il lavoro sia impostato correttamente. Nel nostro esempio, la verifica di questi dati viene eseguita in modalità di indicizzazione. Selezionare Indice. Selezionare Modifica campi indice. Vengono visualizzati i dati d'indice del documento. L'immagine può essere ingrandita per eseguire una verifica visiva dei dati d'indice rispetto ai dati delle aree OCR sull'immagine. Modificare il layout della schermata per agevolare la consultazione dei dati. Anzitutto, ingrandire il riquadro Indice per rendere visibili tutti i dati. Poiché tutti i dati d'indice si trovano sul fronte del modulo, impostare la modalità di visualizzazione su 1 immagine per volta. È possibile definire un'area di zoom per ogni campo Fare clic sul pulsante Aree di zoom. Fare clic e trascinare per tracciare un'area intorno ai dati del campo Verificare che i dati corrispondano a quelli del campo Selezionare il campo d'indice successivo. Definire un'area di zoom per questo campo Verificare che i dati corrispondano a quelli del campo Selezionare il campo d'indice successivo. Definire un'area di zoom per questo campo Verificare che i dati corrispondano a quelli del campo Le aree di zoom definite verranno applicate a tutti i documenti del lavoro. Fare clic su Documento precedente. Come si può vedere, i dati d'indice sull'immagine e nel campo d'indice corrispondono perfettamente. Selezionare il campo d'indice successivo. C'è un'esatta corrispondenza tra i dati d'indice sull'immagine e nel campo Questa verifica può eventualmente essere eseguita per tutti i documenti. L'indicizzazione sembra corretta; uscire quindi dalla modalità di indicizzazione ed eseguire l'output del batch. Fare clic su Salva ed esci da indicizzazione. 7

8 Fare clic su Output. Verificare la scansione. Ora è possibile passare all'elaborazione del batch. Fare clic sul pulsante Output. L'elaborazione è stata completata. Per verificare i file, individuare la cartella "Health Claims" creata per questo esempio. Come da impostazioni definite, è stata creata una cartella per ogni datore di lavoro. All'interno della cartella di ogni datore di lavoro, è presente una sottocartella con il nome del dipendente. All'interno della cartella di ogni dipendente, è presente un file PDF con il nome costituito dalla data di ricevimento. Il file PDF può essere aperto per verificare il contenuto del documento e la scansione. La dimostrazione è stata completata. 8

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