Istituto di Scienze Umane e Sociali

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1 Istituto di Scienze Umane e Sociali Linee guida per le attività fuori sede degli allievi: richiesta di autorizzazione e di contributi Gli allievi dei corsi di perfezionamento possono richiedere alla Scuola l erogazione di contributi per svolgere periodi di studio e ricerca in Italia e all estero. PRIMA DELLA PARTENZA (minimo 30 giorni) L allievo può chiedere di essere autorizzato ad effettuare attività di studio e/o ricerca fuori sede, nonché a percepire un contributo didattico aggiuntivo, attraverso l apposito modulo Richiesta di autorizzazione contributi per attività di studio e ricerca fuori sede. Il modulo deve fornire agli organi preposti ad autorizzare l attività e definire l eventuale contributo economico tutti gli elementi utili alla decisione. Può essere integrato con allegati che descrivano nel dettaglio l attività (ad esempio programmi di attività formative esterne che si intendono frequentare, presentazioni degli enti ospitanti, ecc...). L attività deve essere autorizzata dal Coordinatore del corso di perfezionamento frequentato dall allievo. La richiesta deve essere effettuata almeno 30 giorni prima dell inizio delle attività. In caso di impossibilità ad inoltrare la richiesta entro i termini, potrà essere concessa l autorizzazione allo svolgimento dell attività ma potrà non essere garantito il contributo economico richiesto. Il modulo completo e firmato dall allievo deve essere accompagnato da una autorizzazione scritta del Coordinatore (anche via ) e inviato in formato PDF a: All interno della domanda occorre precisare: Il luogo dove s intende svolgere l attività; la durata del soggiorno (numero di giorni o mesi); le ragioni del soggiorno (con esauriente descrizione dell attività da svolgere). un preventivo delle spese di viaggio (ammontare dei biglietti a tariffa minima, col mezzo di trasporto meno dispendioso, l uso di tariffe agevolate sarà valutato positivamente); un preventivo delle spese di soggiorno, distinto tra alloggio e vitto; una dichiarazione circa eventuali altri finanziamenti erogati al richiedente da enti esterni per il viaggio in questione, specificandone l ammontare. Il contributo didattico integrativo è erogato in due rate di pari importo, di cui una prima dell inizio del soggiorno e una a conclusione del soggiorno. Qualora il soggiorno sia superiore a due mesi, il numero delle rate è pari al numero dei mesi di soggiorno fuori sede. A conclusione del soggiorno l allievo è tenuto a presentare alla Scuola apposita documentazione o dichiarazione attestante 1

2 l effettuazione dell attività fuori sede; la stessa è necessaria per la corresponsione dell ultima rata del contributo. I contributi didattici aggiuntivi, per la sola parte relativa al rimborso delle spese di viaggio e in caso di soggiorni di durata uguale o superiore a un mese, saranno erogati in via anticipata in un unica soluzione dietro presentazione del preventivo di spesa o della ricevuta di acquisto dei biglietti. Al termine del soggiorno, gli allievi interessati saranno tenuti a presentare la documentazione di viaggio originale, in mancanza della quale si darà luogo al recupero delle somme erogate anticipatamente da parte della Scuola. I contributi per partecipazione a convegni possono essere erogati solo previa documentazione del ruolo attivo dell allievo, salvo motivata dimostrazione, approvata dal Coordinatore, della stretta pertinenza del tema del convegno con il programma di ricerca. Per quanto riguarda le domande di contributo per la partecipazione a corsi, scuole, scuole estive si precisa che saranno respinte le richieste di borse per corsi di lingua, nel caso in cui essi siano già previsti nell offerta didattica della Scuola, o siano tra quelli proposti dai bandi finanziati dalla Scuola e che non saranno accettate domande di finanziamento finalizzate alla partecipazione a un corso già frequentato dal richiedente in anni precedenti. Agli studenti in mobilità per uno scambio Erasmus potrà essere assegnato, previa approvazione del programma di studi da parte del Consiglio di Classe, un contributo che adegui l ammontare della borsa fino alla quota corrispondente al rimborso di vitto e alloggio non usufruiti, attualmente valutato in 500 mensili. Il rimborso verrà effettuato a consuntivo sulla base della documentazione prodotta. In ogni caso il rimborso non potrà superare la cifra indicata dal preventivo. Il contributo annuo pro-capite non potrà superare Il contributo cumulativo individuale erogato dall Istituto non potrà superare per l intero ciclo del perfezionamento. Per i perfezionandi in co-tutela, sempre restando entro il limite complessivo di , il contributo massimo erogabile per le trasferte legate alle attività di studio in co-tutela è di Qualora gli studenti in co-tutela dispongano di risorse esterne, tale tetto sarà corrispondente abbassato, ed il finanziamento esterno sarà computato all interno del limite complessivo ammissibile di Il Preside ha facoltà, sentito il parere del Presidente della Commissione Contributi, di derogare ai suddetti massimali in casi speciali e opportunamente motivati. 2

3 A FINE ATTIVITÀ (massimo 30 giorni dopo il rientro) Al termine dell attività fuori sede, gli allievi interessati sono tenuti a presentare la richiesta di rimborso delle spese, utilizzando l apposito modello. Anche nel caso di richiesta del solo contributo forfettario eventualmente concesso (per esempio borsa di mobilità), gli allievi sono tenuti a presentare i documenti di viaggio o altra documentazione che attesti le date effettive di inizio e fine dell attività. Qualora la richiesta di rimborso non pervenga agli uffici preposti entro 30 giorni dal termine previsto per l attività, si darà luogo al recupero delle somme eventualmente già erogate da parte della Scuola. Il rimborso analitico delle spese avviene esclusivamente per le spese preventivamente autorizzate e solo a fronte di documentazione di spesa originale, in linea con le pratiche di rimborso utilizzate comunemente dalla Scuola, secondo le presenti linee guida. L allievo che richieda un rimborso analitico delle spese, è tenuto quindi a consegnare, entro il termine di 30 giorni dal rientro: 1. La relazione sull attività svolta e la richiesta di contributi per l attività di studio e ricerca fuori sede, attraverso l apposito modulo, firmato, per presa visione, anche dal Coordinatore del Corso di perfezionamento. Il modulo è in formato Excel e costituito da due fogli: uno contiene la richiesta e la relazione, l altro l elenco dei giustificativi. 2. Tutti i giustificativi di spesa in originale e aventi validità fiscale, spillati in modo ordinato su fogli A4 e suddivisi per data e tipologia di spesa. Non saranno considerati giustificativi non elencati nell apposito foglio Excel. DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE La documentazione delle spese sostenute deve essere prodotta dall interessato in originale e permettere di individuare il percettore delle somme, la data, l importo pagato e la causale della spesa. La documentazione deve essere inoltre regolare sotto il profilo fiscale e può consistere di fattura, ricevuta o scontrino. Non possono essere presi in considerazione documenti incompleti o illeggibili. Qualora la documentazione originale sia in lingua straniera diversa dall inglese, francese, spagnolo o tedesco l interessato deve presentare una nota di accompagnamento sotto propria responsabilità, con la specificazione, in italiano, delle voci di spesa di cui si chiede il rimborso. Si può prescindere dalla presentazione della documentazione in originale qualora questa sia stata rubata o smarrita, nel qual caso ciò deve risultare da apposita denuncia alle autorità competenti. Le spese rimborsabili non possono prescindere dal criterio temporale di coincidenza con il periodo dell attività autorizzata più eventualmente un giorno prima dell inizio o un giorno dopo la fine dell attività in caso di viaggi lunghi. Eventuali giorni aggiuntivi potranno essere considerati solo in relazione alla lunghezza del viaggio o in caso di documentata convenienza economica o documentata assenza di voli nei giorni stabiliti. 3

4 Le spese sostenute in valuta estera sono rimborsate col tasso di cambio vigente al momento del rimborso. Sono rimborsabili le sole spese riferite all allievo che richiede il rimborso. Qualora una ricevuta si riferisca alle spese di più allievi, solo uno di essi presenta il documento originale richiedendo il rimborso della propria quota; gli altri richiedono il rimborso della propria quota allegando una copia della ricevuta e indicando chiaramente il nominativo del collega che ha presentato l originale. SPESE DI VIAGGIO Le spese di viaggio sono rimborsabili quando la località di partenza è la sede della Scuola, o altra località in cui l allievo si trovi per altra attività fuori sede debitamente autorizzata, o residenza dell allievo, se economicamente più conveniente. Sono rimborsabili i viaggi in aereo in classe turistica o economica, i viaggi in treno in seconda classe (o classi superiori se l interessato dimostra che non c è un costo ulteriore rispetto alla seconda classe) e i trasporti locali, anche in forma di abbonamento. Solo nei casi di assenza di mezzi alternativi, documentata a cura dell interessato, la Scuola può rimborsare il taxi o il mezzo proprio. In quest ultimo caso dovrà essere richiesta una autorizzazione preventiva tramite apposita modulistica. Il rimborso delle spese di viaggio avviene previa presentazione del biglietto e, nel caso di viaggi aerei, anche della carta di imbarco. E equiparata all originale la documentazione di viaggio prodotta in formato elettronico secondo le pratiche commerciali diffuse (biglietto elettronico, carta d imbarco elettronica ecc ) Nel caso di biglietti di viaggio che non riportano l importo pagato (per esempio, tariffe inclusive tour), è necessario allegare la fattura o ricevuta dell agenzia di viaggio che ha rilasciato il biglietto, con l indicazione di tutte le prestazioni comprese nel prezzo pagato. Nel caso di utilizzo del taxi, in mancanza di ricevuta fiscale, il documento di spesa deve comunque contenere la data, la sigla del taxi, l indicazione del percorso, l importo pagato e deve essere firmato dal tassista. SPESE DI ALLOGGIO Sono rimborsabili le spese di alloggio in hotel o strutture similari. E escluso il rimborso delle spese extra (per esempio telefono, frigo, servizi alberghieri speciali). Per soggiorni lunghi e in ogni caso, se economicamente più conveniente, è ammissibile il rimborso delle spese di locazione di un appartamento, di un convitto o di un residence, purché documentate da ricevuta fiscalmente valida. Le spese di alloggio possono comprendere, oltre al pernottamento, la prima colazione, la mezza pensione e la pensione completa. In questi casi i limiti di spesa per i pasti sono conseguentemente ridotti. 4

5 SPESE DI VITTO Sono rimborsabili le spese per la consumazione di colazione, pranzo e cena durante la giornata per un massimo di 30 euro, tenendo conto anche dell eventuale disponibilità nell alloggio di una cucina. Tale limite è dimezzato nei giorni in cui il periodo di attività ha durata inferiore a otto ore. Sono rimborsabili scontrini di supermercati, purché siano chiaramente stralciate eventuali spese relative a prodotti non chiaramente riconoscibili come prodotti alimentari e si riferiscano alle sole spese dell allievo richiedente il rimborso. Le mance, sia che siano esplicitate nella sola ricevuta della carta di credito, sia che siano esplicitamente indicate dallo scontrino, non possono essere rimborsate. SPESE PER ATTIVITÀ DIDATTICA IN ALTRA SEDE DELLA SCUOLA Per gli allievi dei corsi di perfezionamento con sede a Firenze sono rimborsabili le spese di viaggio sostenute per frequentare i corsi programmati nella sede di Pisa, previsti e approvati nei rispettivi piani di studio. ALTRE SPESE SPECIFICHE Se preventivamente autorizzate e regolarmente documentate, possono essere rimborsate altresì specifiche spese strettamente collegate all attività fuori sede; rientrano in questa tipologia le quote di iscrizione ad attività formative o seminarali e le spese per l accesso a istituzioni o manifestazioni culturali che costituiscono oggetto dell attività fuori sede. 5

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