Gestione spese aziendali, trasferte e carta carburante elettronica

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1 Gestione spese aziendali, trasferte e carta carburante elettronica

2 LA SOLUZIONE INTEGRATA ExpendiaSmart è la prima piattaforma multi applicativa web based, che integra una carta MasterCard e una piattaforma SaaS (Software as a Service), rivolta all azienda ed ai dipendenti per la gestione delle spese aziendali PORTALE WEB BASED La piattaforma web attiva 24h/24h, è dotata di accessi personalizzati per aziende e dipendenti CARTE PREPAGATE MASTERCARD La carta prepagata ricaricabile, utilizzabile su circuito MasterCard, dotata di chip EMV (Europay Mastercard Visa)

3 LA SOLUZIONE MODULARE È la piattaforma modulare e flessibile per una completa personalizzazione del servizio grazie alla possibilità di integrare i 3 moduli funzionali a seconda delle esigenze aziendali EXPENSE MANAGEMENT Modulo per una completa gestione dei costi e trasferte aziendali ed un controllo centralizzato di tutte le spese E-TRAVEL MANAGEMENT Modulo di pre-on e post travel per la gestione di viaggi e trasferte aziendali (prenotazione voli, hotel, treni, etc) FUEL MANAGEMENT Carta carburante elettronica e monitoraggio di tutto il parco auto aziendale in un unico modulo funzionale

4 MODULO EXPENSE MANAGEMENT Per la gestione delle spese aziendali

5 EXPENSE MANAGEMENT Vantaggi Strumento di pagamento integrato Garanzia di allineamento alla policy Report a valore aggiunto Eliminazione anticipi di cassa Compilazione completamente automatica della nota spese Visibilità di tutti i dati sulle spese professionali e segmentazione per centro di costo/missioni

6 EXPENSE MANAGEMENT in 5 passi L azienda consegna al dipendente la propria carta ExpendiaSmart va in trasferta con la carta che gli è stata assegnata L azienda controlla e valida le note spese ricevute e scarica la relativa reportistica rientra in sede, verifica le spese sostenute ed invia la propria nota spese per approvazione effettua il pagamento di tutte le spese aziendali

7 DRIVE La carta carburante elettronica di nuova generazione

8 DRIVE Vantaggi Libertà di rifornimento Gestione del parco auto Trasparenza e tracciabilità Recupero IVA

9 DRIVE in 5 passi L azienda distribuisce le carte ExpendiaSmart ai propri dipendenti effettua il rifornimento di carburante L azienda approva la carta carburante e procede al recupero IVA inoltra la carta carburante elettronica all azienda dopo aver selezionato le transazioni di pagamento del carburante sul portale a lui dedicato Il Dipendente effettua il pagamento dell importo con la carta ExpendiaSmart su circuito Mastercard

10 e-travel Il modulo dedicato ai viaggi e alle trasferte aziendali

11 DUE LEADER AL SERVIZIO DEL TRAVEL MANAGEMENT Piattaforma Expense Management Leader nel Business Travel Il Modulo di self booking tool integrato e personalizzabile

12 MODULO e-travel: Contenuti prenotabili Prenotazione alberghi Hotel Agenzia viaggi dedicata Traghetti Biglietteria Marittima Voli Tradizionali 440 compagnie Voli Low Cost 60 vettori Autonoleggio 30 compagnie Prenotazione treni

13 L e-travel in 5 passi L azienda consegna al dipendente la propria carta ExpendiaSmart prenota la propria trasferta (voli, hotel, autonoleggio, treni, etc.) attraverso la piattaforma ExpendiaSmart in sede, verifica le spese e le invia all azienda per approvazione effettua la trasferta e paga con ExpendiaSmart riceve i titoli di viaggio direttamente nella propria casella di posta elettronica

14 CUSTOMERS

15 DICONO DI NOI MAURO SERVADEI Credit Control Assistant General Manager - Finance Department PANASONIC ITALIA «Abbiamo scelto ExpendiaSmart perché la nostra esigenza era di avere un servizio per razionalizzare la gestione amministrativa dei processi interni e rendere flessibile la gestione delle note spesa. ExpendiaSmart ci ha consentito di ridurre i tempi e i costi di gestione delle note spesa» GIOVANNA GUARRACINO Responsabile Amministrazione INNEXT ITALIA «Abbiamo scelto ExpendiaSmart per due importanti motivazioni: dare la possibilità ai nostri dipendenti di non anticipare contante quando si trovano in trasferta, in Italia o all estero e perché ci ha permesso di integrare tutti i movimenti delle carte con il nostro gestionale interno» GIORGIO PRESEPIO Presidente e Amministratore Delegato CENTOEVENTI «ExpendiaSmart ci ha permesso, attraverso il portale, di tenere traccia sia lato utente che lato amministrativo di ogni transazione che possiamo facilmente imputare al corretto centro di costo, all interno del nostro sistema di contabilità direzionale»

16 PERCHÉ SCEGLIERE EXPENDIASMART COST SAVING Nelle società mediamente informatizzate dove la somma dei volumi delle spese professionali si aggira intorno ai / euro, si stima che il non rispetto delle policy interne, possa portare ad una spesa aggiuntiva che oscilla tra il 4% e l 8% rispetto alla spesa realmente affrontata ai fini aziendali (fonte Aberdeen Group ) MONITORAGGIO Il portale web consente un monitoraggio in tempo reale di tutte le spese sostenute ed educa i dipendenti alla corretta gestione delle spese di trasferta