Modello di organizzazione ex D.Lgs. n. 231/01. Codice etico e di comportamento

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1 Modello di organizzazione ex D.Lgs. n. 231/01 Codice etico e di comportamento

2 Sommario 1. Principi generali Preambolo Destinatario Gli obblighi e doveri dei destinatari Politiche del personale e ambiente di lavoro Il personale Discriminazione e molestie sul luogo del lavoro Abuso di alcolici e sostanze stupefacenti; divieto di fumo Rapporti con terzi Rapporti con i destinatari Rapporti con i clienti Rapporti con i fornitori Rapporti con le autorità Rapporti con le istituzioni politiche Contributi pubblici Corporate Governance Corporate Governance Trasparenza della contabilità Controllo interno Misure antiriciclaggio Sicurezza e tutela ambientale Sicurezza e salute 9 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy Trattamento di informazioni riservate Banche dati e Privacy Tutela e rapporto con proprietà aziendale Il sistema informatico all interno della società, Internet ed Procedimento e provvedimenti disciplinari Rapporto su violazioni e richieste d informazioni 12

3 1. Principi generali 1.1 Preambolo La Lica Srl (di seguito chiamata Lica o la società ) è specializzata nello sviluppo e nella prestazione di servizi nel campo del Telemarketing e delle attività a ciò connesse e annesse (come per esempio il Teleselling, Call Center, svolgimento di studi di mercato e altri servizi pubblicitari). La società gestisce proprie strutture di telemarketing attraverso le quali presta i suddetti servizi e progetti per conto dei propri business partner. Per questo motivo è stato sviluppato il presente codice etico e di comportamento come elemento di un modello più dettagliato per l organizzazione, gestione e controllo secondo le disposizioni del decreto legislativo n. 231/01 e le sue successive modificazioni (di seguito chiamato il decreto ). Alla sua ottemperanza spetta una maggiore importanza, da un lato a scopo di un buon funzionamento della società, piuttosto che la sua affidabilità e dall altro lato per la propria reputazione e l immagine della società. Il codice contiene una serie di valori e disposizioni che debbano essere rispettati da coloro che entrano in contatto con la Wenatex ovvero coloro che fungono da legittimi interlocutori di riferimento della Wenatex (Stakeholder). Tutte le pratiche e atteggiamenti posti in essere da parte dei destinatari della società (specificato meglio nel capitolo 1.2) devono essere conformi alle norme e leggi nazionali ed internazionali in vigore piuttosto che alle procedure interne. 1. Principi generali 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro 3. Rapporti con terzi 4. Corporate Governance 5. Sicurezza e tutela ambientale 1.2 Destinatari Il codice è vincolante per tutti i consiglieri di amministrazione, revisori dei conti, il management, i dipendenti (tra cui consulenti, delegati, direttori amministrativi, collaboratori partner), di seguito chiamati i destinatari. Chiunque entrando in relazioni d affari con la società sarà informato dell esistenza di questo codice. 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy Tutela e rapporto con proprietà aziendale Ogni destinatario è obbligato ad avere conoscenza del codice, di partecipare effettivamente alla sua attuazione e diffusione e di segnalare eventuali difetti o violazioni. La società provvede alla conoscenza da parte dei destinatari del codice tramite misure d informazione e istruzione opportune. 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni 3 Gli obblighi e doveri dei destinatari

4 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro 2.1 Il personale Wenatex offre a tutti i destinatari prospettive eguali relative al lavoro e il progresso lavorativo al fine di assicurare un trattamento giusto privo di discriminazioni a chiunque. 2.2 Discriminazione e molestie sul luogo del lavoro Il rispetto del codice etico e di comportamento è richiesto a tutti i dipendenti. Le relazioni relative al lavoro si basano su un fondamento armonico e corretto, per quanto non sarà dato ospitalità a molestie, come per esempio la creazione di un ambiente lavorativo intimidatorio o emarginatorio verso singoli o singoli gruppi di lavoro, l impedimento di prospettive lavorative di singoli o la dipendenza da favori di natura sessuale. 2.3 Abuso di alcolici e sostanze stupefacenti; divieto di fumo La società vieta il consumo di alcol o sostanze stupefacenti ed esige un divieto di fumo a scopo di mantenere un ambiente di lavoro basato su un rispetto reciproco. L identificazione di un dipendente subendo effetti di alcol o altre sostanze stupefacenti porterà alla dispensa temporanea dal servizio. 4

5 3. Rapporti con terzi 3.1 Rapporti con i destinatari I destinatari di cui attività è collegata alla società in alcun modo sono tenuti nell interesse dell azienda, a comportarsi correttamente nelle relazioni con la pubblica amministrazione. È vietato offrire soldi o regalie a dirigenti, funzionari o impiegati pubblici, salvo che si tratti di regalie di modico valore. Sono rigorosamente vietati i favori illeciti, un comportamento abusivo, benefici di denaro diretti o tramite terzi o benefici destinati a favore personale o a favore della carriera personale o della carriera altrui e potranno sboccare in un inadempienza degli obblighi lavorativi o in un procedimento disciplinare. Le attività illecite saranno punite come previsto dalla legge e dal contratto collettivo, ovvero ne potrebbero nascere delle pretese di risarcimento danni Principi generali 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro Rapporti con i clienti Lica s impegna ad ampliare il suo successo nella prestazioni di servizi nel campo del Telemarketing e nei studi di mercato, nel pieno rispetto del regolamento in vigore, garantendo la miglior tutela possibile del cliente e delle di esso esigenze. Il management e i dipendenti di Wenatex sono obbligati a rispettare tutte le regole e procedimenti interni che riguardano la gestione delle relazioni con i clienti. Il management si obbliga inoltre a rispettare tutte le regole per la concorrenza leale in tutte le sue transazioni economiche. Informazioni non devono essere sfruttati a favore di un proprio vantaggio o al fine di alterare le situazioni del mercato. 3. Rapporti con terzi 4. Corporate Governance 5. Sicurezza e tutela ambientale 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy 7. Tutela e rapporto con proprietà aziendale 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni Rapporti con i fornitori La società deve ricevere una conferma specifica relativa alla conoscenza e al rispetto dei principi di questo codice contenute da parte dei fornitori. Lica considera molto importante la scelta accurata dei fornitori, il loro controllo e perciò la possibilità di offrire servizi di alta qualità. Laddove sorgono dubbi fondati sul comportamento etico e sul rispetto dei principi generali da parte di un fornitore, l azienda adotterà immediatamente i provvedimenti più adatti.

6 3.4 Rapporti con le autorità Nei rapporti con le autorità pubbliche nei quali Wenatex entrerà nell ambito delle sue attività, i destinatari che sono in contatto con la società devono agire in assoluta conformità ai principi generali di questo codice. Attività illecite, accordi segreti o solleciti che occorrono direttamente o indirettamente tramite terzi, atti a conseguire vantaggi propri oppure per la carriera personale, e che sono a favore di Wenatex o di altri, sono severamente vietati e potranno essere muniti secondo il codice, la legge o il contratto collettivo. 3.5 Rapporti con le istituzioni politiche Wenatex non concede alcun contributo diretto o indiretto di qualsiasi forma a partiti politici, movimenti, comitati e organizzazioni politiche, sindacati, ai cui rappresentanti o candidati, salvo che non siano ammessi dalle normative in vigore e che rispettino il principio di trasparenza. 3.6 Contributi pubblici Nel caso che la società chiedesse dei fondi di finanziamento pubblici che richiedono requisiti specifici, si assume l obbligo espresso di proseguire con correttezza, in piena trasparenza e in assoluta conformità al vero e alle leggi in vigore. Nel caso di attribuzione di un finanziamento sussiste l obbligo tassativo di utilizzare l importo liquidato solamente allo scopo autorizzato. 6

7 4. Corporate Governance 4.1 Corporate Governance All interno della gestione aziendale tutti i destinatari, nell interesse della società, sono tenuti a rispettare i principi generali della Corporate Governance che sono in conformità con la legge e il codice. I soci: La società assicura che i soci non si comportano in contradizione all interesse della società tramite un atteggiamento in opposizione agli interessi e obiettivi della stessa. L azienda coinvolge tutti i soci nel processo decisionale e rispetta intanto anche l interesse dei soci di minoranza. Il consiglio d amministrazione: Il consiglio d amministrazione agisce in piena indipendenza rispetto alla società, i soci e i terzi. Il consiglio d amministrazione ha inoltre il compito di portare a conoscenza e di rendere accessibile il modello d organizzazione ai dipendenti e a chi lavora per il conseguimento degli obiettivi dell azienda Trasparenza della contabilità 1. Principi generali 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro 3. Rapporti con terzi 4. Corporate Governance 5. Sicurezza e tutela ambientale 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy 7. Tutela e rapporto con proprietà aziendale 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni 7 Il principio della trasparenza della contabilità non riguarda soltanto il lavoro del management e dei dipendenti nell amministrazione ma vale per ogni membro del management e per tutti i dipendenti, indipendente dal settore nel quale essi operano. La trasparenza della contabilità si basa sul principio della verità, chiarezza e completezza dell informazione e della corretta tenuta della contabilità. Tutte le transazioni devono essere documentate in modo comprensibile. Il management e i dipendenti sono tenuti alla collaborazione al fine di raffigurare le transazioni economiche regolarmente e in tempo. Il management si obbliga a redigere i bilanci annuali e i resoconti in conformità alle leggi e alle direttive in vigore e si rende responsabile della veridicità di questi documenti.

8 4.3 Controllo interno Sotto il termine di controllo interno è inteso l insieme di tutte le attività dell amministrazione, di gestione e di controllo delle attività lavorative dirette alla tutela dei processi e delle regole interne. La società promuove il dialogo tra tutti i piani dell azienda con l obiettivo di diffondere il sistema del controllo interno e di farne partecipare tutti. Al revisore contabile sarà garantito l accesso libero a tutte le informazioni aziendali e a tutti i dati contabili a rendere possibile l esercizio delle sue funzioni. 4.4 Misure antiriciclaggio La società, i membri del consiglio d amministrazione, il management e i dipendenti non dovranno essere coinvolti in nessuna situazione onde viene riciclato denaro proveniente da attività illecita o fraudolenta. In questo contesto la società si impegna di osservare la legislazione nazionale ed internazionale al riguardo delle prevenzioni antiriciclaggio. 8

9 5. Sicurezza e tutela ambientale Wenatex si impegna ad ottenere un ambiente lavorativo che garantisce la salute e la sicurezza del proprio personale raffermando la sicurezza tramite attività di prevenzione direttamente al posto di lavoro. La società promuove un comportamento responsabile da parte di tutti i dipendenti e rispetta inoltre la legge in vigore riguardando la prevenzione degli infortuni sul lavoro, malattie di origine lavorativa e la sicurezza al posto di lavoro. 1. Principi generali 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro 3. Rapporti con terzi 4. Corporate Governance 5. Sicurezza e tutela ambientale 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy 7. Tutela e rapporto con proprietà aziendale 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni Sicurezza e salute Wenatex offre und ambiente lavorativo che tutela la salute e la sicurezza del proprio personale e lo considera come dovere, come investimento, fattore di crescite e come fattore di valore aggiuntivo per la società. L obiettivo è di dare priorità alle misure per la sicurezza collettiva e quella individuale sicché si possano evitare errori e rischi già all inizio dei processi. Wenatex si obbliga a dare a tutti i dipendenti la possibilità di informarsi sulle norme di sicurezza in vigore. Ogni dipendente è tenuto a rispettare le norme sulla sicurezza e la salute in vigore.

10 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy L attività imprenditoriale di Wenatex richiede l acquisto, la conservazione, la notificazione e la diffusione di notizie, informazioni, documenti e altri dati riguardando i negozi, le transazioni finanziarie e commerciali (contratti, comunicati, registrazioni, studi, software) ecc. Wenatex si obbliga a trattare tutte le informazioni utilizzate nell ambito di queste attività in modo corretto e regolare. 6.1 Trattamento di informazioni riservate Tutte le informazioni (pubblicate o non pubblicate) al riguardo dell organizzazione dell azienda sono di proprietà di Wenatex. È vietato ai destinatari di usare dette informazioni a proprio favore o a favore di terzi ovvero di passare queste informazioni a terzi danneggiando così la società stessa o i partner commerciali. 6.2 Banche dati e Privacy Wenatex si obbliga a tutelare le informazioni accumulate sui destinatari, i fornitori e partner commerciali conformemente alla legge e di evitarne l abuso. Tutte le informazioni bisognano essere utilizzate solo a loro scopo destinato. Wenatex assicura che il trattamento dei dati personali all interno dell azienda avviene in conformità alle norme in vigore. La gestione e tutti i dipendenti garantiscono l osservanza della riservatezza richiesta al riguardo di tutte le informazioni che hanno ottenuto nell ambito della propria attività lavorativa. 10

11 7. Tutela e rapporto con proprietà aziendale La tutela e la conservazione della proprietà aziendale, come per esempio oggetti di arredamento, veicoli, computer, telefoni e i beni non materiali sono un valore essenziale per la salvaguardia dell interesse societario. La proprietà aziendale potrà essere usata dai dipendenti soltanto per lo svolgimento delle attività imprenditoriali. 11. Principi generali 2. Politiche del personale e ambiente di lavoro 3. Rapporti con terzi 4. Corporate Governance 5. Sicurezza e tutela ambientale 6. Informazioni riservate e tutela della Privacy 7. Tutela e rapporto con proprietà aziendale 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni Il sistema informatico all interno della società, Internet ed Tutti i destinatari utilizzando i sistemi informatici dell azienda sono tenuti a rispettare le regole interne aziendali e ad evitare un comportamento scorretto che potrebbero causare danni a carico della società o di altri destinatari.

12 8. Procedimento e provvedimenti disciplinari La violazione delle normative del codice potrà comportare una sospensione degli obblighi scaturenti dal rapporto di lavoro ovvero di ogni altro tipo di rapporto contrattuale o ad un processo disciplinare con tutte le conseguenze per il trasgressore previste dalla legge e dal contratto collettivo incluso eventuali pretese risarcitorie. 9. Rapporto su violazioni e richieste d informazioni Tutte le informazioni riguardando una violazione dei principi fissati in questo codice dovranno essere riferiti immediatamente all organismo di vigilanza usando i seguenti dati di contatto, per quanto sarà assicurata l anonimità adeguata: Numero di telefono: Ogni destinatario è chiesto di avanzare ulteriori suggerimenti al riguardo dei principi di questo codice. Sussiste inoltre il diritto per tutti i destinatari di chiedere delle informazioni o di rivolgersi all organismo di vigilanza entrando direttamente in contatto con lo stesso. 12

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