Connect to SharePoint bis 6.1

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1 Connect to SharePoint bis 6.1 Product Info Conformità alle revisioni e archiviazione a lungo termine per SharePoint Connect to SharePoint collega Microsoft Office SharePoint al sistema di gestione dei documenti DocuWare. Gli utenti SharePoint usufruiscono di una soluzione ideale per archiviare i documenti direttamente da SharePoint e alleggerire il carico delle librerie. Microsoft SharePoint Server combina e gestisce attività di business intelligence mediante soluzioni di portale basate su Web: le persone possono collaborare su documenti, pubblicare informazioni, eseguire ricerche di dati essenziali, scambiare know-how e documentazione. Vengono continuamente elaborati nuovi contenuti, documenti e versioni. Il volume dei dati cresce in misura esponenziale. Ottimizzazione delle prestazioni e conformità legale Se si desidera gestire le prestazioni dell'ambiente SharePoint, è necessario spostare i dati in un'altra posizione. Ma oltre a dover cercare un repository per una documentazione completa e lineare, è inoltre necessario mantenere la conformità ai periodi di ritenzione previsti dalla legge. È altresì necessario osservare le leggi sulla protezione dei dati e implementare misure di sicurezza. Risulta subito chiaro che l'integrazione di efficienti funzioni di archiviazione rappresenta una questione di fondamentale importanza per gli utenti SharePoint, da un lato per stabilizzare le prestazioni di SharePoint e garantire la protezione dei dati, dall'altro per soddisfare un'ampia gamma di standard per la conformità. 1

2 Sicurezza completa con DocuWare DocuWare è specializzata nell'archiviazione a lungo termine di importanti dati aziendali e consente di gestire agevolmente miliardi di documenti in un unico pool di documenti centrale. DocuWare soddisfa i requisiti legali senza difficoltà e garantisce la conformità alle revisioni. Tutte le informazioni sono sempre disponibili e, grazie a funzioni di ricerca intuitive, sono facilmente recuperabili per le elaborazioni future. In base alla configurazione DocuWare eliminerà automaticamente i dati al termine di un periodo di ritenzione ed è semplice raggruppare i documenti e salvarli su un CD insieme a una funzione di ricerca, per poterli rendere disponibili ai clienti o ai revisori esterni. Grazie a Connect to SharePoint gli utenti SharePoint possono anche usufruire di tutti questi vantaggi. Avantaggi Archiviazione conforme alle revisioni di tutti i documenti SharePoint Alleggerimento del carico sul database SharePoint e ottimizzazione delle prestazioni del portale SharePoint Memorizzazione e accesso ai documenti archiviati direttamente da SharePoint Maggiore semplicità d'uso, grazie a una connessione semplificata e una personalizzazione flessibile Requisiti di sistema DocuWare 5.1 b Service Pack 2 Da Microsoft SharePoint Server 2007 Per la ricerca federata in DocuWare: Microsoft SharePoint Server SP1 e aggiornamento dell'infrastruttura (luglio 2008) SharePoint e DocuWare: una squadra vincente È semplicissimo combinare SharePoint con DocuWare. DocuWare Web Client viene visualizzato in SharePoint in una web part di SharePoint nella quale è registrato un collegamento all istanza Web di Web Client. Il modulo aggiuntivo DocuWare Connect to SharePoint consente inoltre di creare un collegamento standard e senza soluzione di continuità tra -SharePoint e DocuWare garantendo un'integrazione perfetta tra entrambi i sistemi per l'archiviazione e le ricerche direttamente da SharePoint. Non sono inoltre necessarie personalizzazioni dispendiose in termini di tempo per gli aggiornamenti Microsoft. Uno dei vantaggi principali consiste nel fatto che Connect to SharePoint supporta la funzionalità Single Sign-on: una volta che gli utenti hanno eseguito l'accesso a SharePoint, sono direttamente connessi a DocuWare senza eseguire ulteriori operazioni. Archiviazione di documenti in DocuWare direttamente da SharePoint L'archiviazione di un documento in un raccoglitore DocuWare da SharePoint non potrebbe essere più semplice: è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse su un file in SharePoint per aprire un menu contestuale contenente un'opzione di invio. Questa funzione consente di copiare il documento selezionato per impostazione predefinita nel suo formato originale in un raccoglitore DocuWare. Un messaggio indica che l'archiviazione ha avuto esito positivo. Connect to SharePoint garantisce che a ogni documento SharePoint archiviato vengano assegnati automaticamente criteri di indicizzazione, per garantire la restituzione dei migliori risultati quando si esegue una ricerca nelle apposite finestre di DocuWare. 2

3 Semplificazione dell'archiviazione a lungo termine e conforme alle revisioni: sono sufficienti due clic per archiviare documenti direttamente da SharePoint in DocuWare. L'avvio di una ricerca consente di ottenere due elenchi di risultati: con Connect to SharePoint ogni ricerca SharePoint viene espansa con i relativi risultati dai raccoglitori DocuWare. Ricerca e visualizzazione di documenti archiviati Con Connect to SharePoint una ricerca eseguita in SharePoint include automaticamente una ricerca nel raccoglitore DocuWare. In questo modo anche i documenti SharePoint già archiviati possono essere inclusi in qualsiasi ricerca. Per ulteriore chiarezza è inoltre disponibile un'area speciale che consente di visualizzare separatamente i risultati dai raccoglitori DocuWare. Con un semplice clic è possibile aprire i documenti direttamente dall'applicazione SharePoint. Ricerca avanzata in SharePoint DocuWare consente di ottimizzare le ricerche di SharePoint mettendo a disposizione un pool di documenti dalle prestazioni eccellenti: DocuWare archivia infatti documenti di qualsiasi tipo e provenienti da un'ampia gamma di risorse diverse, come ad esempio i dati di massa COLD dai sistemi ERP oppure documenti scansionati e archiviati in forma digitale, come le fatture in entrata. Indipendentemente dall'applicazione e dalla tecnologia, DocuWare consente di archiviare congruentemente tutti i documenti in un pool di documenti centrale. È possibile usufruire dei vantaggi di SharePoint direttamente da DocuWare: la ricerca in DocuWare Web Client è contraddistinta dai criteri di indicizzazione e da utili elenchi di selezione. 3

4 Architettura dei prodotti Centro record DocuWare utilizza gli standard Microsoft ufficiali in Connect to SharePoint: il modulo aggiuntivo integra DocuWare in SharePoint come Centro record, una funzione di base di Microsoft SharePoint Server progettata come percorso di archiviazione centrale per i documenti e per l'integrazione standard di sistemi per la gestione dei documenti. Archiviazione interattiva o basata su regole Per attivare l'archiviazione basata su regole, Connect to SharePoint si affida nuovamente agli standard SharePoint: è possibile personalizzare l'archiviazione mediante azioni o criteri in base ai propri requisiti, utilizzando elementi individuali e separati del programma. In questo modo è possibile specificare ad esempio che, una volta archiviati i documenti SharePoint in DocuWare, vengano eliminati in SharePoint (questa è una funzione standard di SharePoint 2010), oppure definire un periodo dopo il quale i documenti devono essere inviati a DocuWare per l'archiviazione a lungo termine e quindi automaticamente eliminati da SharePoint. Indicizzazione dei documenti Nel momento in cui un documento, interattivo o in base a regole, viene trasferito da SharePoint a DocuWare per l'archiviazione, i documenti vengono automaticamente indicizzati. Ogni documento viene assegnato a un tipo specifico in SharePoint. Questo tipo di documento è sempre collegato a una serie di proprietà, cosiddette proprietà del repository dei record, che includono un gruppo di dati di indice. Nell'archiviazione in DocuWare, DocuWare importa questi dati di indice e li scrive nei campi di indice del raccoglitore. L'amministratore esegue una sola volta il mapping dei dati SharePoint di indice nei campi di indice di DocuWare, dopodiché tutti i documenti vengono automaticamente indicizzati in DocuWare. È possibile selezionare qualsiasi raccoglitore DocuWare, in base al tipo di documento. La configurazione viene eseguita definendo i tipi di routing. Integrazione delle ricerche In SharePoint è possibile eseguire interrogazioni di ricerca in sorgenti diverse utilizzando una federazione di ricerca. Connect to SharePoint consente agli utenti SharePoint di estendere le ricerche da SharePoint a DocuWare come sorgente di ricerca integrata o posizione di federazione. Utilizza la ricerca aperta per cercare risultati nel Full text dei raccoglitori DocuWare. Gli utenti visualizzano i risultati direttamente in SharePoint e possono visualizzare i documenti ad hoc. I risultati possono essere restituiti come feed RSS o normali pagine HTML. 4

5 Funzioni Archiviazione da SharePoint DocuWare come Centro record di SharePoint Archiviazione a lungo termine e conforme alle revisioni dei documenti SharePoint in DocuWare Archiviazione manuale di documenti da SharePoint in DocuWare mediante un'opzione di invio Archiviazione automatica da SharePoint in DocuWare mediante criteri personalizzati programmabili Archiviazione di documenti basata su ruoli da SharePoint a DocuWare mediante criteri e azioni personalizzati programmati individualmente Archiviazione nel formato originale Integrazione di Web Client Funzionalità DocuWare completa Passaggio diretto da SharePoint a DocuWare Web Client mediante Single Sign-on (ID controllato con Windows Active Directory) Ricerca separata in DocuWare mediante Web Client per criteri di indicizzazione o Full text con tutte le funzioni DocuWare disponibili, ad esempio il recupero dei documenti collegati per tema Amministrazione Amministrazione tramite Amministrazione Web di Connect to SharePoint Nessuna impostazione amministrativa da parte di DocuWare Ricerca in SharePoint Ricerca combinata (percorso federato) in SharePoint e DocuWare mediante ricerca aperta Area dei risultati DocuWare separata nell'interfaccia utente SharePoint Visualizzazione dei risultati DocuWare direttamente da SharePoint Accesso a DocuWare mediante Single Sign-on (ID controllato con Windows Active Directory) Tipo di accesso: manuale, utente fisso o utente Windows Definizione del mapping per l'invio di dati di indice da SharePoint ai campi di indice nei raccoglitori DocuWare Definizione dei tipi di routing: indicazione del tipo di documento SharePoint archiviato in un determinato raccoglitore DocuWare Configurazione individuale della descrizione di un risultato nell'area dei risultati DocuWare (visualizzazione dei contenuti dei campi) 5

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