ASSUNZIONE DEI DIPENDENTI

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1 Corso Teorico Pratico di Paghe e Contributi A cura di Rag. Macrì Patrizia ASSUNZIONE DEI DIPENDENTI COMUNICAZIONE DI ASSUNZIONE ON LINE PREMESSA Con l entrata in vigore del Decreto Interministeriale del 30 ottobre 2007, che recepisce le linee guida introdotte dall art. 15 del D.lgs n. 276 del 2003, cosiddetta Legge Biagi, le comunicazioni di assunzione, trasformazione, proroga e cessazione dei rapporti di lavoro da parte dei datori di lavoro, sia pubblici che privati, devono essere effettuate esclusivamente on line. I soggetti obbligati devono essere preventivamente autorizzati all invio telematico secondo procedure e convenzioni che cambiano da regione a regione. L elenco completo delle varie procedure è consultabile al sito internet alla pagina Guida all accreditamento. SOGGETTI OBBLIGATI I soggetti obbligati a presentare la comunicazione obbligatoria sono: - i datori di lavoro privati, intendendo per tali i titolari di rapporti di lavoro che operano sul territorio italiano, a prescindere dalla natura giuridica, dal settore economico, dalle dimensioni o dalla sede. 1

2 - le pubbliche amministrazioni, intendendo per tali le amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le comunità montane e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio Sanitario nazionale, l Aran e le aziende finanziarie. - Gli enti pubblici economici, intendendo per tali gli enti pubblici che operano nel campo della produzione di beni e servizi, per i quali si applicano le norme dell impresa privata. - Le agenzie di somministrazione. SOGGETTI ABILITATI La nuova normativa impone l obbligo della comunicazione obbligatoria ai datori di lavoro, sia pubblici che privati, come visto nel dettaglio nel paragrafo precedente. Tuttavia la Comunicazione Obbligatoria può essere trasmessa sia direttamente dal soggetto obbligato sia da intermediari abilitati (esempio Consulenti del lavoro ai sensi della l. 12/79). Vediamo ora nel dettaglio quali sono tutte le categorie che possono essere abilitate alla trasmissione delle comunicazioni obbligatorie: - i datori di lavoro privati, gli enti pubblici economici e le pubbliche amministrazioni, quando effettuino direttamente e/o a mezzo di propri dipendenti le comunicazioni; - le agenzie di somministrazione, quando effettuino direttamente o a mezzo di propri dipendenti le comunicazioni relative ai lavoratori somministrati; - i Consulenti del lavoro abilitati (purché iscritti all Albo); - avvocati e procuratori legali, dottori commercialisti ragionieri e periti commerciali; 2

3 - i servizi istituiti dalle associazioni di categoria delle imprese considerate artigiane, nonché anche le piccole imprese anche in forma cooperativa; - associazioni di categoria delle imprese agricole; - le altre associazioni di categoria dei datori di lavoro; - le aziende per il lavoro, tutte le comunicazioni conseguenti alle assunzioni avvenute a seguito dell attività di intermediazione; - i soggetti promotori di tirocinio. Ognuno di questi soggetti deve richiedere l accreditamento per l invio telematico. Al fine di identificare la Regione, o la Provincia autonoma presso cui richiedere tale accreditamento, bisogna prendere in considerazione l ubicazione della sede di lavoro ovvero, per quanto riguarda le Agenzie di somministrazione, la sede operativa. Al momento della richiesta di accreditamento deve essere autocertificato il possesso dei prerequisiti ossia, ad esempio, l iscrizione all Albo per i Consulenti del lavoro, oppure l iscrizione all Albo per gli avvocati, commercialisti, ragionieri ecc unitamente alla Comunicazione alla Direzione del lavoro della Provincia in cui esercitano la consulenza del lavoro. ACCENTRAMENTO INVIO COMUNICAZIONI L accreditamento per l invio delle comunicazioni obbligatorie, deve essere richiesto facendo riferimento all ubicazione della sede di lavoro. Tuttavia, in alcuni casi, questa potrebbe essere una procedura alquanto scomoda; si pensi, ad esempio, ai datori di lavoro che hanno sedi di lavoro ubicate in territori regionali diversi, o ai professionisti abilitati ai sensi della L. 12/1979 che possono avere clienti con sedi su tutto il territorio nazionale. In questi casi è possibile richiedere l accentramento dell invio delle comunicazioni al fine di evitare l accreditamento e la registrazione presso più servizi informatici, previa comunicazione al Ministero del lavoro e della Previdenza Sociale. La comunicazione va fatta on-line tramite compilazione dell apposito form on line; i dati inviati saranno utilizzati per la creazione della Comunicazione di Accentramento che dovrà essere firmata e 3

4 inviata al numero di fax 848/ unitamente ad una copia del documento di identità del dichiarante. CHI PUO RICHIEDERE L ACCENTRAMENTO L accentramento può essere richiesto: - dai datori di lavoro che hanno sedi di lavoro situate in regioni diverse, che possono richiedere l accentramento dell invio delle comunicazioni obbligatorie presso uno dei servizi informatici dove hanno una sede di lavoro; - dai soggetti abilitati iscritti all Albo, che hanno la possibilità di richiedere l accentramento presso il servizio informatico dove hanno la sede legale; - dalle agenzie di somministrazione, che hanno la possibilità di richiedere l accentramento dell invio delle comunicazioni attraverso un unico servizio informatico regionale da scegliere tra quelli in cui hanno una delle loro sedi operative. L accentramento, però, non è sempre consentito; in particolare ciò avviene quando le comunicazioni riguardano particolari rapporti di lavoro (ad esempio l apprendistato) per i quali possono essere definite normative diverse a livello regionale. Inoltre non è consentito per i soggetti obbligati e abilitati che operano anche nella Provincia Autonoma di Bolzano in quanto la Provincia non ha ancora aderito alla norma. COMUNICAZIONI PREVISTE Le comunicazioni dei rapporti di lavoro che devono essere effettuate obbligatoriamente mediante canale telematico sono: - le comunicazione di instaurazione; - le comunicazione di proroga e trasformazione; - le comunicazioni di cessazione; 4

5 - le comunicazioni di risoluzione del rapporto di lavoro dei disabili; - le comunicazioni delle agenzie di somministrazione. Un importante novità delle comunicazioni di assunzione, cessazione, trasformazione e proroga dei rapporti di lavoro inviate secondo le nuove modalità, è il fatto che sono state intese come comunicazioni uniche, essendo cioè valide ai fini dell assolvimento degli obblighi di comunicazione verso le DRL e DPL, l inps, l inail e le altre forme previdenziali sostitutive (esempio Enpals) nonché verso la Prefettura-UTG. Il Decreto interministeriale, però, non trova applicazione nei confronti delle comunicazioni obbligatorie per il reclutamento dei marittimi. MODULI DI COMUNICAZIONE Il Decreto in esame di fatto abroga tutti i modelli, precedentemente utilizzati, a partire dall 11/01/2008, data della sua entrata in vigore, approvando quattro nuovi moduli al fine di garantire uniformità su tutto il territorio nazionale. I nuovi modelli sono: - UNIFICATO LAV - UNIFICATO SOMM - UNIFICATO VARDATORI - UNIFICATO URG UNIFICATO LAV Questo modulo deve essere utilizzato da tutti i soggetti abilitati per comunicare: - l instaurazione del rapporto di lavoro (modulo ML-05-01/02); - la proroga del rapporto di lavoro (modulo ML-06-01/02) - la trasformazione del rapporto di lavoro (Modulo ML-07-01/02/03); - il distacco del lavoratore (Modulo ML-07-01/02/03) - il trasferimento del lavoratore (modulo ML-07-01/02/039) - la cessazione del rapporto di lavoro (Modulo ML-08-01/02) 5

6 ed è utilizzabile per qualsiasi rapporto di lavoro, compresi i tirocini e altri rapporti ad essi assimilati. Tale modulo deve essere utilizzato anche dalle Agenzie di Somministrazione per le comunicazioni che riguardano il proprio personale dipendente. ANALISI DI DETTAGLIO UNIFICATO LAV INSTAURAZIONE Nel modello UNIFICATO LAV - INSTAURAZIONE, fatta eccezione per i contratti a tempo indeterminato, va sempre indicata la data di cessazione del rapporto di lavoro, sia se il contratto è a tempo determinato, che prevede quindi una data di cessazione certa, sia se il contratto è di durata come nel caso dell apprendistato, del contratto di formazione, del contratto di inserimento, del contratto di lavoro a progetto, o del contratto co.co.co. nelle pubbliche amministrazioni, sia in tutti i casi in cui la scadenza è prevista nel contratto individuale. Nel caso in cui il termine non sia determinato ma determinabile, come avviene ad esempio per i co.co.pro. la cui scadenza è legata alla realizzazione del progetto, va sempre indicata la data presunta. I contratti di tirocinio e quelli ad esso assimilati hanno sempre una data specificata. UNIFICATO LAV CESSAZIONE La comunicazione di cessazione va effettuata per i contratti a tempo indeterminato che si risolvono per qualsiasi causa. Le cessazioni dei rapporti a tempo determinato, di norma, non vanno comunicate, essendo la data di cessazione già inserita nel modulo di instaurazione del rapporto di lavoro. Tuttavia la comunicazione di cessazione dei rapporti di lavoro a tempo determinato va comunque effettuata qualora avvenga in data antecedente alla data di fine rapporto previsto in origine e anche nei casi in cui la cessazione del rapporto di lavoro sia stata posticipata per la prosecuzione dello stesso. 6

7 UNIFICATO SOMM Questo modulo deve essere utilizzato dalle agenzie di somministrazione per assolvere l obbligo di comunicazione relativo a tutte le tipologie di rapporti di somministrazione e cioè: - inizio del rapporto di lavoro non contestuale alla missione (Modulo ML-09-01/02/03) - inizio contestuale del rapporto di lavoro e della missione (Modulo ML-09-01/02/03) - proroga della missione (Modulo ML-10-01/02) - trasformazione del rapporto di lavoro in costanza di missione (Modulo ML /02) - trasferimento del lavoratore in missione (Modulo ML-11-01/02) - cessazione anticipata della missione (Modulo ML-12-01/02) - cessazione contestuale del rapporto di lavoro e della missione (Modulo ML /02) - cessazione del rapporto di lavoro in assenza di missione (Modulo ML-12-01/02) Le Agenzie di Somministrazione mediante la compilazione e l invio del modulo Unificato-Somm, da effettuare entro il 20 del mese successivo a quello in cui l evento si è verificato, assolvono anche l obbligo di comunicazione nei confronti dell Inail e degli enti previdenziali così come avviene per gli altri soggetti obbligati. E bene precisare che ciascun modulo riguarderà un lavoratore e una missione. UNIFICATO VARDATORI VARRAGSOCIALE Nel corso di un rapporto di lavoro può capitare che sia il datore di lavoro a variare pur mantenendo inalterato il rapporto lavorativo. E il caso, ad esempio, in cui il datore di lavoro modifichi la ragione o denominazione sociale, oppure quando si mettono in atto azioni che danno luogo alla modifica della titolarità del 7

8 rapporto, come nel caso di trasferimento d azienda per cessione, per fusione o per la cessione di ramo d azienda. Nel caso in cui sia solo la denominazione o ragione sociale ad essere modificata, mantenendo quindi inalterato il codice fiscale, la variazione non ha riflessi sui rapporti di lavoro già esistenti e basterà comunicare l avvenuta variazione mediante la compilazione dei quadri datori di lavoro e denominazione precedente. Nel caso in cui oltre alla ragione sociale cambia anche il codice fiscale del datore di lavoro, le comunicazioni da inviare a cura del cessionario saranno: - tante comunicazioni distinte per quanti sono i datori di lavoro cedenti nel caso di trasferimento d azienda per fusione; - tante comunicazioni per quanti sono i lavoratori di cui ha acquisito la titolarità del rapporto di lavoro, nel caso di cessione di ramo d azienda. Il datore di lavoro cedente invece non ha nessun obbligo a meno che, prima del trasferimento, non abbia effettuato licenziamenti o ricevuto dimissioni nel qual caso dovrà provvedere alle normali comunicazioni di cessazione del rapporto di lavoro, tramite il modulo Unificato lav cessazione entro 5 giorni dal verificarsi dell evento. UNIFICATO URG E prevista anche la possibilità, in casi eccezionali, di procedere alla comunicazione di instaurazione di rapporti di lavoro effettuati in casi di urgenza in relazione ad esigenze produttive, mediante compilazione ed invio del modulo UNIFICATO URG. Tuttavia il solo invio di questo modulo non assolve gli obblighi di comunicazione in quanto è comunque fatto obbligo di inviare il modulo Unificato lav entro 5 giorni dall instaurazione del rapporto di lavoro. 8

9 Il modulo Unificato Urg non può essere utilizzato dalle Agenzie di Somministrazione in quanto loro inviano le comunicazioni sempre successivamente all instaurazione del rapporto di lavoro. In caso di malfunzionamento del servizio informatico il modulo Unificato urg può essere utilizzato in forma cartacea per effettuare la comunicazione tramite fax da inviare al numero Lo stesso modulo, in forma cartacea, può essere utilizzato in tutti i casi di comunicazione e inviato tramite fax in caso di mancato funzionamento del sistema informatico, provvedendo però ad inviare il giusto modulo entro il primo giorno utile. ANNULLAMENTO E RETTIFICA E possibile procedere all annullamento di una comunicazione qualunque sia il motivo verificatosi, purchè la procedura sia attivata prima della scadenza del termine stabilito per legge per effettuare la comunicazione. Inoltre la comunicazione può essere annullata anche per il mancato verificarsi dell evento oggetto della comunicazione stessa; così, ad esempio, una comunicazione di assunzione può essere annullata prima della data di inizio del rapporto lavorativo. Nel caso, invece, la comunicazione contenesse dati errati, la stessa può anche essere rettificata, La rettifica può avvenire sia perché il dichiarante si è accorto dell errore ed intende correggerlo, sia su richiesta di chi riceve la comunicazione. Quando si procede ad inviare una rettifica, il sistema informatico rilascia una nuova ricevuta, annullando di fatto la prima comunicazione che non ha più efficacia, ma va comunque conservata al fine di dimostrare che la comunicazione era stata inviata nei giusti tempi. SANZIONI Nell ambito sanzionatorio, il Decreto interministeriale, non introduce nessuna novità, pertanto le sanzioni rimangono invariate in caso di: 9

10 - omessa comunicazione - invio tardivo della comunicazione Va solamente aggiunto che avendo il decreto interministeriale abolito i preesistenti moduli di comunicazione (Modulo c/ass utilizzato dalle aziende e modulo unificato-temp utilizzato dalle Agenzie di somministrazione) le comunicazioni eventualmente predisposte con i vecchi moduli, a partire dal , non sono considerate valide. Infatti il decreto ha previsto un periodo transitorio, che andava dal al , durante il quale le aziende e i professionisti potevano continuare ad inviare le comunicazioni cartacee (utilizzando naturalmente i nuovi moduli) per dare loro modo di recepire la nuova normativa ed organizzarsi di conseguenza. Dal 1 marzo 2008 quindi è diventato obbligatorio inviare le comunicazioni obbligatorie esclusivamente on line, rendendo, di conseguenza prive di valore le comunicazioni inviate con qualunque altro mezzo. Unica eccezione è rappresentata dalla comunicazione per il lavoro domestico, che non è soggetta all obbligo telematico, potendo essere effettuata con modalità diverse direttamente presso l Inps. ESERCIZIO PRATICO N. 4 COMPILAZIONE COMUNICAZIONE DI ASSUNZIONE Compiliamo ora un modulo di assunzione: - datore di lavoro è la società Alfa S.r.l., codice fiscale , sede legale in Roma in Via dei Pini 135; - opera nel settore edile della costruzione, della manutenzione e della ristrutturazione e il codice Ateco è , (ex ); - il numero di telefono e fax è lo 06/537125, l è alfasrl@alfa.it; 10

11 - la sede dei lavori è in Via dei Mille S.n.c Ciampino (M272); - il dipendente da assumere il 25/09/2008 full time, a tempo indeterminato, al livello 1 del c.c.n.l. edilizia artigianato (codice 070), retribuzione lorda mensile 1.323,02 è Angelici Marco, nato a Roma il 09/01/1972, c.f. NGLMRC72A09H501J residente a Roma in Viale Marconi n. 3, livello di istruzione diploma scuola superiore; - ente previdenziale Inps, p.a.t. inail da attribuire (in questo caso si inserisce il ); - comunicazione obbligatoria, senza alcuna causa di forza maggiore, inviata il 24/09/2008 dalla Consulente del Lavoro Bianchi Lucia, C.f. BNC LCU 70A67 D561 Il modulo compilato è nel link seguente: Rag. Macrì Patrizia consulentetributario@alice.it 25 Giugno