MEGA Audit Offline. Manuale dell'utente

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1 MEGA Audit Offline Manuale dell'utente

2 MEGA 2009 SP5 R6 2a edizione (luglio 2012) Le informazioni contenute nel presente documento possono essere modificate senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un vincolo per MEGA International. Nessuna parte della presente pubblicazione può essere riprodotta, registrata, tradotta o trasmessa, sotto qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, senza l autorizzazione scritta di MEGA International. MEGA International, Parigi, Tutti i diritti riservati. MEGA Audit Offline e MEGA sono marchi registrati di MEGA International. Windows è un marchio registrato di Microsoft. Gli altri marchi citati nel manuale appartengono ai rispettivi proprietari.

3 INDICE Introduzione Convenzioni utilizzate nel manuale Presentazione del presente manuale Struttura del manuale Ambito di MEGA Audit Offline Profili utente dell'audit Lead auditor Auditor Fasi del processo di audit in modalità offline Preparare le stazioni di lavoro Installare MEGA Audit Offline Condizioni preliminari Correzioni ed estensioni Installare MEGA Audit Offline Lingua di lavoro Importare i dati relativi alla missione in MEGA Audit Offline Estrarre la missione di audit da MEGA GRC Audit Importare il pacchetto dell'audit sulla stazione del lead auditor Esportare la missione di audit per gli auditor Importare la missione di audit sulla stazione di un auditor Esecuzione dell'audit Spazio di lavoro di MEGA Audit Offline Backup dei dati Pubblicare una transazione Log di sicurezza

4 Indice Uscire da MEGA Audit Offline Azioni possibili sugli oggetti Oggetti in lettura/scrittura Missione di audit Persona Auditor Tema Attività Documento di lavoro, modulo, finding Raccomandazione Allegato Eliminare oggetti offline Oggetti creati online Oggetti creati offline Modificare l'ordine degli oggetti Utilizzare lo storico del testo di un oggetto Storico e pubblicazione dei dati Completare il programma di lavoro Accedere alla missione di audit Elementi di una missione di audit Creare un tema di audit Creare un'attività di audit Preparare i documenti di lavoro Realizzare un'attività di audit Prendere conoscenza dei task da realizzare Accedere ai task da realizzare Inserire i documenti di lavoro e i test Creare un documento di lavoro Visualizzare e completare i documenti di lavoro Creare un modulo Redigere i finding dell'audit Creare un finding di audit Salva le evidenze dell'audit Formulare raccomandazioni Creare una raccomandazione Scambiare dati Esportare dati Importare dati Concludere la missione di audit Estrarre il contenuto della missione da importare in MEGA GRC Audit Controllo degli oggetti della missione di audit Oggetti creati online che non sono più collegati alla missione Oggetti da eliminare offline Controllo sui testi Reimportare i dati relativi alla missione in MEGA GRC Audit MEGA Audit Offline

5 Indice Glossario INDICE ANALITICO

6 Indice 6 MEGA Audit Offline

7 INTRODUZIONE MEGA GRC Audit offre alle aziende una soluzione integrata per la gestione delle attività di audit. MEGA GRC Audit è uno strumento basato su una metodologia sperimentata che aiuta gli auditor interni a ottimizzare i loro processi, redigere i finding dell'audit, potenziare le capacità di follow-up dei piani di azione, normalizzare le best practices e aumentare la trasparenza sui risultati e la tracciabilità dell'informazione. MEGA GRC Audit è destinato a team collegati in permanenza all'applicazione e alle sue basi dati tramite un collegamento intranet o Internet. MEGA Audit Offline completa questa soluzione dando la possibilità di realizzare una missione di audit in modalità non connessa. Questa applicazione è destinata agli auditor e ai lead auditor. "Ambito di MEGA Audit Offline", pagina 10 "Convenzioni utilizzate nel manuale", pagina 8 "Presentazione del presente manuale", pagina 9 "Ambito di MEGA Audit Offline", pagina 10 7

8 Introduzione CONVENZIONI UTILIZZATE NEL MANUALE Nota sui punti precedenti. Definizione dei termini impiegati. Suggerimenti per l'utente. Compatibilità con le versioni precedenti. Azioni da evitare. Nota importante per non commettere errori durante una manipolazione. I comandi sono presentati come segue: File > Apri. I nomi di prodotti e di moduli tecnici sono presentati come segue: MEGA. 8 MEGA Audit Offline

9 Introduzione Presentazione del presente manuale PRESENTAZIONE DEL PRESENTE MANUALE Il manuale spiega come utilizzare MEGA Audit Offline per realizzare una missione di audit in modalità non connessa. Il presente manuale è completato da: il manuale MEGA Common Features che presenta le funzionalità comuni a tutti i prodotti della gamma MEGA MEGA GRC Common Features, il manuale che descrive le funzionalità comuni della piattaforma MEGA GRC Suite i manuali dedicati ai moduli MEGA GRC Audit. Struttura del manuale Il capitolo "Preparare le stazioni di lavoro", pagina 13, spiega come installare MEGA Audit Offline, configurare le stazioni di lavoro e preparare l'esecuzione della missione di audit. Il capitolo "Esecuzione dell'audit", pagina 19, descrive la realizzazione della missione di audit in MEGA Audit Offline: visualizzare le attività, completare i documenti di lavoro, creare i finding, ecc. Il "Glossario", pagina 39, contiene le definizioni dei principali concetti trattati nel presente manuale. 9

10 Introduzione AMBITO DI MEGA AUDIT OFFLINE Profili utente dell'audit Il processo di audit è costituito da tre fasi principali: la preparazione, l'esecuzione e il follow-up. Nel modulo MEGA GRC Audit, dei profili utente intervengono nelle varie fasi del processo: Amministratore funzionale, Direttore dell'audit, Lead auditor, Auditor, Responsabile delle raccomandazioni, Responsabile delle azioni. MEGA Audit Offline è necessario in fase di esecuzione di una missione di audit e durante una parte della preparazione. Sarà utilizzato dal lead auditor e dall'auditor. Lead auditor Auditor Il lead auditor è responsabile dello svolgimento delle missioni di audit. In particolare: gestisce un audit team definisce il programma di lavoro temi attività documenti di lavoro test sotto forma di questionari assegna le attività completa e convalida/rifiuta le attività di audit: finding raccomandazioni coordina gli auditor sottopone: il rapporto preliminare dell'audit il rapporto finale dell'audit L'auditor è incaricato dell'esecuzione delle missioni di audit. In particolare: realizza le attività di audit compila di documenti di lavoro (redige i commenti) risponde ai questionari redige l'elenco dei finding e delle raccomandazioni sottopone i documenti sulle attività (documenti di lavoro, finding, raccomandazioni) 10 MEGA Audit Offline

11 Introduzione Ambito di MEGA Audit Offline Fasi del processo di audit in modalità offline La missione di audit viene definita nell'applicazione MEGA GRC Audit e può essere eseguita in modalità non connessa in MEGA Audit Offline. Grazie ad alcuni strumenti di esportazione, i dati relativi alla missione vengono trasmessi da un'applicazione all'altra, poi tra le stazioni dei partecipanti alla missione. Sono previsti i seguenti scambi: Prodotto Profilo Azione Descrizione MEGA GRC Audit Lead auditor Estrae il contenuto della missione di MEGA GRC Audit. In MEGA GRC Audit, la missione è stata creata, gli oggetti definiti, le date e i partecipanti specificati, e la lettera di notifica è stata inviata. Vedi "Estrarre la missione di audit da MEGA GRC Audit", pagina 16. MEGA Audit Offline Importa il contenuto della missione in MEGA Audit Offline. Crea o modifica il programma di lavoro Il file importato contiene la descrizione della missione, i partecipanti ed eventualmente il programma di lavoro. Vedi "Importare il pacchetto dell'audit sulla stazione del lead auditor", pagina 16. Il lead auditor può creare temi e attività, assegnare auditor alle attività selezionandoli nell'elenco dei partecipanti. Vedi "Completare il programma di lavoro", pagina 27. Esporta il contenuto della missione per gli auditor Il lead auditor esporta il contenuto della missione e invia il file zip generato a tutti gli auditor. Vedi "Esportare la missione di audit per gli auditor", pagina

12 Introduzione Prodotto Profilo Azione Descrizione Auditor Importano il contenuto della missione Eseguono le attività Scambiano i dati relativi alla missione. Riunisce le attività completate Dopo l'importazione del file, gli auditor eseguono le attività di cui sono incaricati. Vedi "Importare la missione di audit sulla stazione di un auditor", pagina 17. Possono creare documenti di lavoro, finding e raccomandazioni. Tramite i comandi d'importazione/esportazione, gli auditor possono inviare il loro lavoro al lead auditor per revisione o approvazione, e quest'ultimo può, a sua volta, trasmettere loro dei dati. Vedi "Scambiare dati", pagina 36. Il lead auditor riunisce le attività realizzate dai vari auditor. MEGA GRC Audit Esporta il contenuto della missione di audit per MEGA GRC Audit Importa la missione in MEGA GRC Audit Il lead auditor estrae la missione per integrarla in MEGA GRC Audit. Vedi "Estrarre il contenuto della missione da importare in MEGA GRC Audit", pagina MEGA Audit Offline

13 1 PREPARARE LE STAZIONI DI LAVORO Per lavorare in modalità non connessa, i partecipanti a una missione di audit devono disporre di una stazione di lavoro in cui sono installate l'applicazione standard MEGA e l'applicazione MEGA Audit Offline, e i dati specifici delle missione prevista. L'installazione delle applicazioni sulle stazioni è eseguita dall'amministratore. L'importazione dei dati relativi alla missioni è effettuata dal lead auditor e da ogni auditor. "Installare MEGA Audit Offline", pagina 14 "Importare i dati relativi alla missione in MEGA Audit Offline", pagina 16 13

14 1 INSTALLARE MEGA AUDIT OFFLINE Condizioni preliminari Prima di installare MEGA Audit Offline, occorre disporre di: Un'installazione standalone di MEGA Desktop Una licenza standalone del prodotto MEGA Audit Offline Per realizzare un'installazione standalone di MEGA Desktop, si veda il documento "MEGA Desktop Installation Guide MEGA 2009 SP5 FR.pdf", sezione "Installazione delle stazioni di lavoro autonome". Correzioni ed estensioni Nel caso di una correzione, due file devono essere integrati a MEGA Audit Offline: il file "mj_audit.jar" da copiare in <Cartella d'installazione>/java/lib il file "Hotfix.zip" da copiare nella cartella MEGA_USR del sito MEGA. In modo analogo, in occasione di un'estensione cliente, occorre copiare un file "Extension.zip" nella cartella MEGA_USR del sito MEGA. Installare MEGA Audit Offline Per installare MEGA Audit Offline: 1. Nella cartella d'installazione MEGA 2009 SP5\Utilities\MEGA Frameworks, fate doppio clic su MEGA_Audit.exe. Viene visualizzata la finestra di inizializzazione di un ambiente: alla prima connessione a MEGA Audit Offline, occorre creare un ambiente di audit. 2. Indicate la posizione dell'ambiente di audit da creare e fate clic su OK. Diverse finestre sfilano durante l'aggiornamento dell'ambiente e la compilazione del MetaModel. Al termine dell'installazione, sul desktop viene creato un collegamento verso MEGA Audit Offline e una voce è aggiunta al menu Avvio. Durante l'installazione, vengono create cartelle specifiche in cui saranno salvati gli allegati di ogni auditor. Sul desktop viene visualizzato un collegamento verso gli allegati. Lingua di lavoro Il lead auditor e tutti gli auditor che lavorano sulla stessa missione di audit devono avere la stessa lingua di lavoro. 14 MEGA Audit Offline

15 Preparare le stazioni di lavoro Installare MEGA Audit Offline La lingua di lavoro viene impostata automaticamente sulla lingua della missione importata. È indipendente dalla lingua di installazione di MEGA. Le lingue accettate sono l'inglese, il francese, l'italiano e il tedesco. Per l'esportazione della lingua attuale dell'utente come lingua predefinita, in MEGA GRC Audit assicuratevi che i seguenti campi possono essere esportati nelle rispettive tabelle: Il campo 'language' nella tabella 'usersxpreference'. I campi 'id_lang0', 'id_lang1', 'id_lang2', 'id_lang3', 'id_lang4', 'id_lang5', 'id_lang6', 'id_lang7', 'id_lang8', 'id_lang9' della tabella 'Config'. Il campo 'code' della tabella 'Lang'. 15

16 1 IMPORTARE I DATI RELATIVI ALLA MISSIONE IN MEGA AUDIT OFFLINE Per eseguire la missione in modalità non connessa, occorre estrarla da MEGA GRC Audit e importarla in MEGA Audit Offline. Le fasi da eseguire sono: "Estrarre la missione di audit da MEGA GRC Audit", pagina 16 "Importare il pacchetto dell'audit sulla stazione del lead auditor", pagina 16 "Esportare la missione di audit per gli auditor", pagina 17 "Importare la missione di audit sulla stazione di un auditor", pagina 17 Estrarre la missione di audit da MEGA GRC Audit L'estrazione del contenuto della missione di audit deve essere realizzata dal lead auditor. Per estrarre il contenuto di una missione di audit di MEGA GRC Audit: 1. In MEGA GRC Audit, aprite la pagina della missione di audit. 2. Fate clic sul pulsante Esportazione Audit Offline. 3. Specificate la posizione del file generato. Al termine dell'elaborazione, in una finestra viene visualizzato il file.zip scaricato, che si chiama AuditTrail.zip. Importare il pacchetto dell'audit sulla stazione del lead auditor Anche questa fase viene realizzata dal lead auditor. Per importare il file proveniente da MEGA GRC Audit: 1. Avviate MEGA Audit Offline. 2. Nella finestra di connessione, fate clic sul pulsante Importa il pacchetto di audit. 3. Selezionate il file AuditTrail.zip Viene visualizzata una finestra di conferma dell'inizializzazione della base, che indica la posizioni del file di backup del contenuto attuale della base (corrispondente all'audit precedente). Si succedono varie finestre, per il salvataggio della base, l'inizializzazione della nuova base e l'importazione dell'audit. Dopo aver importato il pacchetto di audit sulla sua stazione, il lead auditor può completare il programma di lavoro della missione in MEGA Audit Offline (assegnare auditor alle attività; creare temi, ecc.) ed esportarla in un file da trasmettere agli auditor interessati. 16 MEGA Audit Offline

17 Preparare le stazioni di lavoro Importare i dati relativi alla missione in MEGA Audit Offline Esportare la missione di audit per gli auditor Anche questa fase viene realizzata dal lead auditor. Per esportare la missione di MEGA Audit Offline : 1. In MEGA Audit Offline, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla missione da esportare. 2. Fate clic su Esporta la missione di audit. 3. Dalla finestra visualizzata, indicate la posizione del file generato e fate clic su OK. Importare la missione di audit sulla stazione di un auditor Per accedere al programma di lavoro della missione di audit, ogni auditor deve importare in MEGA Audit Offline la missione di audit inviata dal lead auditor. Per importare la missione di audit: 1. In MEGA Audit Offline, fate clic sul menu File > Importa > Importazione Audit Offline. Viene visualizzata la finestra di importazione. 2. Fate clic sul pulsante Sfoglia e selezionate il file.zip contenente la missione. 3. Fate clic su OK. 17

18 1 18 MEGA Audit Offline

19 2 ESECUZIONE DELL'AUDIT Il presente capitolo spiega le fasi dell'esecuzione di un audit. Queste fasi riguardano principalmente il ruolo dell'auditor. "Spazio di lavoro di MEGA Audit Offline", pagina 20 "Azioni possibili sugli oggetti", pagina 23 "Realizzare un'attività di audit", pagina 30 "Scambiare dati", pagina 36 "Concludere la missione di audit", pagina 37 19

20 2 SPAZIO DI LAVORO DI MEGA AUDIT OFFLINE Per impostazione predefinita, lo spazio di lavoro MEGA Audit Offline è composto da: una barra degli strumenti un'area di navigazione, a sinistra, che consente di accedere ai vari elementi della missione di audit un'area di edizione, a destra, che visualizza le proprietà dell'oggetto selezionato nell'area di navigazione. Backup dei dati Se non ne esiste già una, viene creata una transazione quando un utente accede alla base: MEGA conserva una visione di com era la base quando l utente si è collegato. Successivamente, l utente può aggiungervi le proprie modifiche senza essere disturbato dalle modifiche realizzate allo stesso tempo dagli altri utenti: in un installazione in rete, ogni utente di MEGA possiede una propria visione della base. 20 MEGA Audit Offline

21 Esecuzione dell'audit Spazio di lavoro di MEGA Audit Offline In qualsiasi momento, per salvare le ultime modifiche effettuate, fate clic su selezionate File > Salva tutto. o Pubblicare una transazione La pubblicazione consiste nel rendere pubbliche le modifiche effettuate nella transazione. Colui che realizza le modifiche sulla base dati può in tal modo trasmettere agli altri utenti il proprio lavoro. Sarà disponibile a chiunque si colleghi aprendo una nuova transazione, pubblicando, aggiornando o abbandonando la transazione in corso. Si consiglia di pubblicare regolarmente i dati per non perdere le modifiche effettuate sugli oggetti. Per pubblicare la transazione: Selezionate il menu File > Pubblica. Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione di una transazione, si veda il manuale MEGA Administration, capitolo "Gestire le transazioni". Log di sicurezza In caso di problema, un log di sicurezza consente di recuperare gli aggiornamenti effettuati prima del problema. Il file di backup della transazione in corso è un file con estensione.mgl che si trova nella cartella «\AuditOffline\Db\Audit\Audit.Transactions»\ dove...\auditoffline rappresenta la cartella di installazione del vostro ambiente di lavoro. I file di backup delle transazioni già pubblicate sono file con estensione.mgl che si trovano in «\AuditOffline\Db\Audit\ Audit.Log\». Per ulteriori informazioni sul log di sicurezza, si veda il manuale MEGA Administration, capitolo "Gestire le basi". 21

22 2 Uscire da MEGA Audit Offline Per chiudere la sessione: 1. Selezionate File > Esci. Se MEGA è installato in rete, una finestra chiede se si desidera pubblicare le modifiche effettuate: Sì Questa opzione permette di scrivere nel repository gli aggiornamenti effettuati durante la transazione. Si consiglia di pubblicare una o due volte al giorno. Gli altri utenti possono aggiornare la propria transazione senza pubblicare il loro lavoro, grazie al comando File > Aggiorna del desktop. No Tutte le modifiche effettuate dall'ultima pubblicazione andranno perse. Questa modalità è particolarmente adatta ad un utilizzo in consultazione. Si noti che le modifiche apportate allo spazio di lavoro dell'utente andranno perse. In seguito Questa opzione permette di proseguire con le modifiche in corso nella sessione di lavoro successiva, senza che gli altri utenti siano informati degli aggiornamenti effettuati. 22 MEGA Audit Offline

23 Esecuzione dell'audit Azioni possibili sugli oggetti AZIONI POSSIBILI SUGLI OGGETTI La modifica degli oggetti in MEGA Audit Offline non deve essere in contraddizione con ciò che è stato definito in MEGA GRC Audit, quindi le caratteristiche di alcuni oggetti sono protette. Oggetti in lettura/scrittura Gli oggetti e azioni possibili sugli oggetti di MEGA Audit Offline sono i seguenti. Missione di audit Persona Le missioni di audit sono definite in MEGA GRC Audit. MEGA Audit Offline non consente la creazione di missioni di audit. Le proprietà legate alla definizione di una missione di audit (descrizione, responsabile, motivazioni e mole di lavoro, auditor) sono accessibili in sola lettura. Il lead auditor può tuttavia specificare quelle che sono legate alla fine della missione: Punti forti Punti deboli Valutazione Data di inizio effettiva Data di fine effettiva Le persone sono accessibili in modalità sola lettura. MEGA Audit Offline non permette di creare persone. Auditor Gli auditor sono definiti in MEGA GRC Audit e accessibili in MEGA Audit Offline in modalità sola lettura. MEGA Audit Offline non permette di creare auditor. Tema I temi possono essere creati dal lead auditor. Attività Un'attività può essere creata dal lead auditor ed eseguita da un auditor. 23

24 2 Documento di lavoro, modulo, finding I documenti di lavoro, i moduli e i finding possono essere creati dal lead auditor e dagli auditor. Raccomandazione Una raccomandazione può essere creata da un lead auditor o un auditor e ha un responsabile. Può essere suddivisa in azioni a cui sono assegnate diverse persone. Allegato Gli allegati possono essere creati in MEGA Audit Offline dal lead auditor e dagli auditor. Eliminare oggetti offline Per cautela, non è possibile eliminare direttamente un oggetto in modalità non connessa, ma si può proporne l'eliminazione una volta passati a MEGA GRC Audit. Oggetti creati online Se si applica il comando Elimina offline a un oggetto creato online, ossia in MEGA GRC Audit, viene visualizzato il messaggio seguente: "L'oggetto è stato creato in modalità 'Online'." Proporre di eliminarlo?". 24 MEGA Audit Offline

25 Esecuzione dell'audit Azioni possibili sugli oggetti Se si fa clic su OK, l'oggetto viene rinominato, preceduto dalla menzione "Da eliminare online". Oggetti creati offline Sugli oggetti creati in modalità non connessa (in MEGA Audit Offline), l'eliminazione viene eseguita automaticamente, senza messaggio d'avviso. L'oggetto non è più presente nel repository. Se si applica il comando Elimina offline a un oggetto creato in modalità non connessa da un altro utente, viene visualizzato il messaggio seguente: "L'oggetto è stato modificato da un altro utente. Proporre di eliminarlo?". Se si convalida, l'oggetto viene specificato come "Da eliminare offline" e il suo creatore potrà eliminarlo. Il lead auditor dispone di un comando supplementare che gli dà la possibilità di eliminare definitivamente un oggetto che non ha creato. Modificare l'ordine degli oggetti Una Chiave di ordinamento disponibile sugli oggetti del programma di lavoro permette di precisarne l'ordine in un elenco. Corrisponde alla Chiave di ordinamento (sort_key) in MEGA GRC Audit. Potete inoltre ordinare gli oggetti: Nella finestra delle proprietà dell'oggetto detentore di un elenco di oggetti Nell'albero di navigazione. Esempio Nell'esempio seguente, l'attività di audit contiene due documenti di lavoro: "Analisi delle gare d'appalto" e "Controllo della concorrenza", con le chiavi di ordinamento rispettive "2" e "4". Per modificare l'ordine dei documenti di lavoro: 1. Aprite la finestra delle proprietà dell'attività di audit. 25

26 2 2. Nella sezione Documenti di lavoro, fate clic sul pulsante Riordina. 3. Nella finestra che viene visualizzata, selezionate l'oggetto da spostare e fatelo scivolare nella posizione desiderata. Nel nostro caso, posizionate Controllo della concorrenza" al di sopra di "Analisi delle gare d'appalto". 4. Fate clic su OK. Modificando l'ordine, il valore delle chiavi di ordinamento dei documenti di lavoro viene modificato automaticamente. L'ordine degli oggetti viene visualizzato anche nella finestra di navigazione Audit Offline. Per modificare l'ordine di un elemento nell'albero di navigazione, dovete selezionare l'elemento e mantenere premuto il tasto <Maiusc> per farlo scivolare nella posizione desiderata. Utilizzare lo storico del testo di un oggetto Per visualizzare lo storico del testo di un oggetto: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto in questione e selezionate Storico del testo. Viene visualizzata la finestra Storico del testo. 2. Nel campo Testo scelto, selezionate il tipo di testo di cui volete lo storico. 3. Nel campo Testo alla data precedente, selezionate la data del testo che desiderate visualizzare. Una prima area di testo visualizza il testo salvato alla data selezionata. Una seconda area di testo visualizza il testo attuale. Per modificare un testo attuale, dovete in precedenza selezionare una data. Lo storico non si applica al testo "Commento" dei finding e delle raccomandazioni. Storico e pubblicazione dei dati Finché non pubblicate i vostri dati, lo storico visualizza tutti i testi salvati durante la transazione. Dopo la pubblicazione della transazione, viene salvato solo l'ultimo testo digitato nel corso della transazione. 26 MEGA Audit Offline

27 Esecuzione dell'audit Completare il programma di lavoro COMPLETARE IL PROGRAMMA DI LAVORO Il programma di lavoro definisce il contenuto della missione di audit. In MEGA Audit Offline, il lead auditor può completare il programma di lavoro prima di inviarlo agli auditor interessati. Accedere alla missione di audit Potete accedere alla missione di audit sotto la finestra di navigazione Audit Offline. In modalità non connessa le proprietà legate alla definizione di una missione di audit (descrizione, responsabile, motivazioni e mole di lavoro, auditor) sono accessibili in sola lettura. Il lead auditor può specificare quelle che intervengono a fine missione: Punti forti Punti deboli Valutazione Data di inizio effettiva Data di fine effettiva Elementi di una missione di audit Gli elementi della missione sono riuniti in un programma di lavoro. Per visualizzare il programma di lavoro: Nella pagina di una missione di audit, fate clic sulla scheda Programma di lavoro. In questa scheda viene visualizzata la struttura ad albero del contenuto della missione. L'elemento di base della missione di audit è l'attività di audit, che permette di assegnare la responsabilità all'auditor. 27

28 2 I temi possono essere utilizzati per raggruppare le attività di audit e i documenti di lavoro, cioè per organizzare il contenuto della missione; vengono usati come cartelle. Creare un tema di audit Il contenuto della missione di audit può essere suddiviso in temi. Prima di creare delle attività e dei documenti di lavoro, potete quindi creare dei temi di audit. Per creare un tema di audit 1. Nella finestra di navigazione Audit Offline, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Programmi di lavoro. 2. Fate clic su Nuovo > Tema dell'audit. Il tema di audit creato viene visualizzato nella struttura ad albero. Per modificare il nome del tema: 1. Aprite la finestra delle proprietà del tema. 2. Fate clic sulla scheda Tema dell'audit. 3. Nel campo Descrizione, digitate il nome del tema. 4. Indicate eventualmente un tema di audit principale (se desiderate creare una struttura ad albero di temi). 5. Eventualmente, inserite un commento. Creare un'attività di audit Un'attività di audit è un elemento di una missione di audit che può riguardare un insieme di processi, applicazioni, rischi o controlli su cui effettuare l'audit in un'unità organizzativa dell'azienda. Un'attività di audit può essere creata a partire da un programma di lavoro o da un tema di audit. Viene assegnata a un auditor. 28 MEGA Audit Offline

29 Esecuzione dell'audit Completare il programma di lavoro Per creare un'attività di audit a partire da un programma di lavoro: Fate clic con il pulsante destro del mouse sul programma di lavoro, quindi selezionate Nuovo > Attività di audit. L'attività viene visualizzata nell'albero di navigazione. Per specificare le caratteristiche dell'attività di audit: 1. Aprite la finestra delle proprietà dell'attività di audit. 2. Nel campo Descrizione, digitate il nome. 3. Collegate eventualmente l'attività di audit a un Tema se desiderate che nella struttura ad albero l'attività sia situata sotto un tema. 4. Selezionate l'auditor responsabile, che può essere un auditor o il lead auditor della missione di audit. 5. Specificate la Chiave di ordinamento per indicare all'auditor un ordine di trattamento delle attività. Per ulteriori dettagli sulla chiave di ordinamento, consultate "Modificare l'ordine degli oggetti", pagina 25. L'attività di audit viene visualizzata nella struttura ad albero della scheda Programma di lavoro, sotto il tema eventualmente specificato. Vedi anche "Realizzare un'attività di audit", pagina 30. Preparare i documenti di lavoro Il lead auditor può preparare dei questionari per orientare il lavoro degli auditor in occasione dei test. Le domande e risposte possono essere create direttamente all'interno dei moduli associati ai documenti di lavoro. Vedi "Creare un modulo", pagina

30 2 REALIZZARE UN'ATTIVITÀ DI AUDIT Dopo aver installato MEGA Audit Offline e importato la missione di audit nella propria stazione di lavoro, ogni auditor può consultare il programma di lavoro ed eseguire le attività che gli sono state assegnate. Prendere conoscenza dei task da realizzare L'auditor ha bisogno di consultare: le attività che gli sono state assegnate il programma di lavoro, per averne una visione globale Accedere ai task da realizzare Per accedere ai vostri task: Nella finestra di navigazione Audit Offline, espandete la cartella Il mio programma di lavoro Viene visualizzato l'elenco degli oggetti che vi riguardano. 30 MEGA Audit Offline

31 Esecuzione dell'audit Realizzare un'attività di audit L'auditor completa il programma di lavoro digitando: documenti di lavoro finding raccomandazioni Il lead auditor può creare a sua volta dei documenti di lavoro. Struttura del programma di lavoro a partire dall'attività di audit Dopo che l'auditor ha completato il programma di lavoro, può sottoporre i propri lavori al lead auditor. Vedi "Scambiare dati", pagina 36. Inserire i documenti di lavoro e i test I documenti di lavoro rappresentano cartelle o note di lavoro che servono come base all'auditor nella realizzazione della missione. Possono costituire il punto di partenza di test che contengono i punti da valutare (moduli contenenti serie di domande e risposte). Un documento di lavoro è costituito da un insieme di punti da verificare su un determinato argomento nel corso di un'attività di audit. L'auditor può: creare i propri documenti di lavoro e digitare liberamente del testo creare test sulla base di domande-risposte create dal lead auditor. Creare un documento di lavoro Per creare un documento di lavoro: 1. Nella pagina dell'attività di audit, nella sezione Documenti di lavoro, fate clic sul pulsante Nuovo. 2. Digitate il nome del documento di lavoro. 31

32 2 Visualizzare e completare i documenti di lavoro Potete accedere ai documenti di lavoro: a partire dalla pagina di un'attività a partire dalla scheda Programma di lavoro di una missione di audit Creare un modulo Un modulo presenta un elenco di domande destinate alla valutazione di un punto da verificare nel corso di un'attività di audit. Un modulo può essere creato da un auditor nell'ambito della sua attività o creato in precedenza dal lead auditor per guidare il lavoro di un auditor. Per creare un modulo: 1. Aprite la finestra delle proprietà di un documento di lavoro. 2. Fate clic sulla scheda Documento di lavoro. 3. Nella sezione Moduli, fate clic sul pulsante Nuovo. Viene visualizzato il modulo. Nella sua pagina delle proprietà, potete modificarne il nome e creare le domande/ risposte associate. 32 MEGA Audit Offline

33 Esecuzione dell'audit Realizzare un'attività di audit Per visualizzare le risposte possibili a una domanda: 1. Selezionate la domanda. 2. Aprite la finestra delle proprietà. 3. Fate clic sulla scheda Modulo. La sezione Risposta permette di creare un elenco di risposte predefinite. La sezione Risposta testuale può essere utilizzata quando non esiste un elenco di risposte predefinite o come complemento di quest'ultima. Redigere i finding dell'audit L'obiettivo dell'audit consiste nel redigere, per un'azienda e in un momento dato, una constatazione di conformità di un sistema rispetto a determinati criteri di audit. Alcuni scarti rispetto a questi criteri di audit possono essere rilevati. In questo caso, devono essere menzionati nel verbale dei finding dell'audit. I finding devono riflettere in modo preciso e onesto le attività dell'audit, gli ostacoli incontrati durante l'audit, le opinioni divergenti tra auditor e auditati e le questioni irrisolte. Il finding dell'audit può segnalare: un punto forte (una conformità) un punto debole (una non conformità) I finding dell'audit sono i risultati della valutazione delle evidenze di audit raccolte, rispetto ai criteri di audit. I finding dell'audit possono indicare la conformità o la non conformità ai criteri di audit, od opportunità di perfezionamento (fonte ISO 19011: 2002). Creare un finding di audit I finding sono accessibili a partire dalle attività di audit. Per creare un verbale dei finding: 1. Nella pagina di un'attività di audit, sezione Finding, fate clic su Inserisci. 2. Inserite il nome del finding. Per definire le proprietà del finding: 1. Aprite la finestra delle proprietà del finding. Nel campo Tipo di finding, potete precisare se il finding è: un punto forte un punto debole. 2. Completate l'analisi causale se il finding è un punto debole. 3. Inserite una Descrizione dettagliata del finding. 33

34 2 4. Fate clic su OK. Salva le evidenze dell'audit Potete gestire allegati e/o documenti associati per comprovare il finding. Per aggiungere un documento in allegato: 1. Nelle proprietà di un finding, sezione Allegati, fate clic su Nuovo. Viene visualizzata la procedura guidata di creazione di un riferimento esterno. 2. Nel campo Descrizione, digitate il nome dell'allegato. 3. Selezionate il file File. 4. Eventualmente, inserite un Commento. 5. Fate clic su Fine. Gestione degli allegati L'auditor deve stoccare i suoi allegati nella cartella degli allegati creata al momento dell'installazione di MEGA Audit Offline. Sul desktop è presente un collegamento. L'auditor può salvare gli allegati in due punti: La cartella degli allegati condivisi "ExternalRef" per gli allegati creati in precedenza online o che devono essere condivisi tra vari auditor. In questo caso, gli auditor devono accertarsi di non eliminare le modifiche 34 MEGA Audit Offline

35 Esecuzione dell'audit Realizzare un'attività di audit effettuate dagli altri nel corso degli scambi tra i diversi audit e il lead auditor. La sottocartella specifica per l'auditor in cui quest'ultimo memorizza gli allegati delle sue attività. Gli allegati di questa cartella possono essere modificati solo dall'auditor e dal lead auditor. Formulare raccomandazioni I membri dell'audit team si riuniscono per procedere al riesame dei finding dell'audit e delle informazioni raccolte durante le attività di audit. Le conclusioni dell'audit risultanti possono portare a raccomandazioni. Una raccomandazione descrive ciò che occorre realizzare per correggere una non-conformità rilevata durante l audit. Esiste un solo responsabile per la raccomandazione, in modo da assegnare la responsabilità con precisione. Potete comunque suddividere la raccomandazione in diverse azioni al momento di abbordare il piano di azione. Ogni azione può essere assegnata a un utente diverso. Creare una raccomandazione Le raccomandazioni sono accessibili a partire dai finding di audit. Per creare una raccomandazione: 1. Nella pagina delle proprietà di un finding, nella sezione Raccomandazioni, fate clic sul pulsante Nuovo. 2. Inserite il nome della raccomandazione. 3. Selezionate un livello di Priorità. 4. Selezionate il Responsabile della raccomandazione. 5. Selezionate, se necessario, un Corrispondente. Il corrispondente è la persona a cui viene delegata la raccomandazione. È possibile precisare i dettagli della raccomandazione nella sua finestra delle proprietà. Potete anche creare una raccomandazione nella struttura ad albero della scheda Programma di lavoro di un audit. 35

36 2 SCAMBIARE DATI Durante la missione, gli auditor e il lead auditor possono scambiarsi dati. L'auditor può sottoporre a convalida le attività (e gli allegati) che gli sono state assegnate; il lead auditor può inviargli a sua volta le date modificate. Tali scambi passano per gli ordini di importazione e di esportazione in MEGA Audit Offline. Esportare dati Per esportare dati da MEGA Audit Offline : 1. In MEGA Audit Offline, fate clic sul menu File > Importa > Esportazione Audit Offline. È visualizzata una finestra. Sono visualizzate le attività associate all'auditor. 2. Selezionate le attività da esportare. Un'opzione selezionata per impostazione predefinita esporta gli allegati associati. 3. Indicate la posizione e il nome del file da generare. 4. Fate clic su OK. Importare dati Per importare dati da MEGA Audit Offline: 1. In MEGA Audit Offline, fate clic sul menu File > Importa > Importazione Audit Offline. È visualizzata una finestra. 2. Selezionate il file e fate clic su OK. 36 MEGA Audit Offline

37 Esecuzione dell'audit Concludere la missione di audit CONCLUDERE LA MISSIONE DI AUDIT Quando il lead auditor ha raccolto l'insieme delle attività dei vari auditor e gli allegati corrispondenti, deve estrarre la missione da MEGA Audit Offline per importarla in MEGA GRC Audit. Estrarre il contenuto della missione da importare in MEGA GRC Audit Dopo che la missione è stata eseguita in MEGA Audit Offline, il lead auditor esporta il file contenente l'insieme dei dati per importarlo in MEGA GRC Audit. Si tratta di un file.zip contenente dati in un formato specifico (.csv). Il comando è quindi diverso da Esportazione Audit Offline ed è disponibile solo per il lead auditor. Per estrarre la missione da MEGA Audit Offline: 1. Fate clic sul menu File > Esporta > Genera il file di audit da scaricare online. 2. Selezionate la posizione del file zip da scaricare. 3. Fate clic su OK. Controllo degli oggetti della missione di audit Al momento dell'estrazione della missione a destinazione di MEGA GRC Audit, è eseguito un controllo sugli oggetti. Oggetti creati online che non sono più collegati alla missione La funzione di controllo visualizza un avviso sugli oggetti che sono stati creati online e che non sono più collegati alla missione di audit in MEGA Audit Offline ; in effetti saranno eliminati una volta importati in MEGA GRC Audit. La perdita di un collegamento può verificarsi tra alcuni oggetti: tra un finding e una raccomandazione o tra un oggetto della missione e un riferimento esterno. In seguito all'avviso, potete continuare l'estrazione e in tal caso gli oggetti non saranno visualizzati in MEGA GRC Audit, o collegare gli oggetti al programma di lavoro della missione in modo che siano presi in considerazione in MEGA GRC Audit. 37

38 2 Oggetti da eliminare offline La funzione di controllo visualizza anche gli oggetti che sono collegati alla missione, creati in MEGA Audit Offline e contrassegnati come da eliminare offline, ma che non sono stati eliminati. Il lead auditor può quindi: eliminarli definitivamente ripristinarli non fare niente. In questo caso gli oggetti rimangono disponibili in MEGA Audit Offline ma non sono esportati in MEGA GRC Audit. Controllo sui testi Il testo compresso di un oggetto deve contenere meno di 4000 caratteri. Al di là di queste dimensioni, l'estrazione non funziona. Reimportare i dati relativi alla missione in MEGA GRC Audit Per importare la missione di audit realizzata in modalità non connessa: 1. In MEGA GRC Audit, fate clic su Home, quindi su Audit non connesso. 2. Fate clic su Importa una missione di audit. 3. Fate clic su Carica il file di importazione. 4. Nella finestra visualizzata, selezionate il file da importare e fate clic su Carica. 38 MEGA Audit Offline

39 3 GLOSSARIO attività attività di audit audit interno calendario controllo documento di lavoro finding funzione aziendale Un'attività è una fase di un processo. Questa fase esprime il contributo di una funzione aziendale ad una catena di valori del processo. Un'attività di audit è un elemento di una missione di audit che può riguardare un insieme di processi, applicazioni, rischi o controlli su cui effettuare l'audit in un'unità organizzativa dell'azienda. L'audit interno è un'attività indipendente e obiettiva che garantisce a un'azienda un determinato grado di controllo del proprio funzionamento, apporta consigli per migliorarlo e contribuisce a creare valore aggiunto. Aiuta l'azienda a realizzare i propri obiettivi valutando, mediante un approccio sistematico e metodico, i suoi processi di risk management, di controllo e di governance e formulando proposte per renderli più efficaci. Un calendario è suddiviso in periodi del calendario. Un controllo è un mezzo di gestione di uno o più rischi che permette di assicurare che un requisito legale, normativo, strategico o interno all'azienda viene rispettato. Un documento di lavoro è costituito da un insieme di punti da verificare su un determinato argomento nel corso di un'attività di audit. I finding dell'audit sono i risultati della valutazione delle evidenze di audit raccolte, rispetto ai criteri di audit. I finding dell'audit possono indicare la conformità o la non conformità ai criteri di audit, od opportunità di perfezionamento. Una funzione aziendale è una competenza o un insieme di competenze di interesse per l'azienda. 39

40 3 indicatore metriche missione di audit modello di modulo obiettivo periodo periodo di calendario piano di audit piano di azione Un indicatore è una grandezza misurabile che serve a fornire indicazioni sulla realizzazione di un obiettivo, sull'impatto di un fattore di rischio, sulla frequenza o l'impatto di un rischio, sull'efficacia di un controllo, ecc. Una metrica fornisce indicazioni quantitative sul valore di una grandezza (ad esempio il livello di prevenzione di un rischio) Una missione di audit è una missione assegnata a un auditor interno nell'ambito di un piano di audit. Un modello di modulo è un elenco di domande predefinite destinate alla valutazione di un punto da verificare nel corso di un'attività di audit. Un obiettivo è uno scopo che ci si prefigge o la destinazione di un processo o di un'operazione. Consente di evidenziare i punti da migliorare per un dato processo o una certa operazione. Un periodo corrisponde all'esercizio nel corso del quale le missioni di audit vengono realizzate. Consente di raggruppare cronologicamente diversi piani di audit. Un periodo di calendario è una suddivisione del calendario. Il piano di audit è la descrizione del campo dell'audit atteso e del suo comportamento. Viene realizzato in conformità a norme di audit. Comprende la descrizione dell'approccio di audit e la pianificazione. È costituito da diverse missioni di audit durante un determinato periodo. Un piano d'azione è costituito da una serie di azioni, con l'obiettivo di ridurre i rischi e gli eventi che hanno un impatto negativo sull'attività dell'azienda. profilo Un profilo definisce l'accesso a funzionalità dell'applicazione e un livello d'intervento nel workflow e nel processo di convalida. programma di attività programma di lavoro programma di missione Un programma di attività è un modello di attività con le stesse caratteristiche principali di un'attività di audit da realizzare. Il programma di lavoro consiste nella definizione dei task dell'audit in modo da coprire i rischi identificati, la ripartizione del carico di lavoro e la definizione dei responsabili dell'audit. Un programma di missione è un modello di missione con le caratteristiche principali di una missione di audit. 40 MEGA Audit Offline

41 Glossario questionario Un questionario propone un elenco di domande predefinite che possono essere applicate a un tipo di evento, a un controllo, a un documento, ecc. raccomandazione requisito rischio ruolo società unità organizzativa utente Una raccomandazione descrive ciò che occorre realizzare per correggere una non-conformità rilevata durante l audit. Un requisito è un bisogno o un'aspettativa formulati esplicitamente, imposti come vincolo da rispettare nell'ambito di un progetto di certificazione, d'organizzazione o di modifica del sistema d'informazione di un'azienda. Un rischio è un pericolo più o meno probabile al quale è esposta un'organizzazione. Un ruolo è l'associazione di un profilo a un utente, in un contesto organizzativo preciso. Una società è una persona morale. Un'unità organizzativa rappresenta un elemento della struttura di un azienda, come ad esempio una direzione o un servizio. Viene definita a un livello più o meno dettagliato a seconda della precisazione da fornire sull organizzazione. Es.: la direzione finanziaria, la direzione commerciale, il servizio marketing, l'agente commerciale. Un utente è una persona che utilizza l'applicazione. È associato a un'unità organizzativa. L'utente Administrator dispone di tutti i diritti necessari al parametraggio dell'applicazione. 41

42 3 42 MEGA Audit Offline

43 INDICE ANALITICO A D Al analisi causale attività auditor responsabile attività di audit creare audit allegati esecuzione finding preparazione profili raccomandazione tema Audit Offline ambito auditor ruolo auditor responsabile attività dati scambio documento evidenze dell'audit documento di lavoro creare E eliminare oggetto esporta verso Audit Offline esportare missione di audit esportazione Audit Offline evidenze dell'audit C F causa finding chiave di ordinamento conservare transazione controllo oggetto finding audit creare punto debole Punto forte

44 INDICE ANALITICO I importazione Audit Offline , 36 importazione del pacchetto di audit L utente pubblicare transazione finestra pubblicazione storico transazione pubblicazione dei dati punto debole finding Punto forte finding lead auditor M missione esporta verso Audit Offline importazione del pacchetto di audit missione di audit concludere controllo elementi esportare fasi importazione Audit Offline installazione preparazione programma di lavoro O oggetto eliminare lettura/scrittura ordine ordine chiave di ordinamento P R raccomandazione audit S sessione opzioni di fine storico testo T task elenco di tema audit testo storico transazione aggiornamento conservare pubblicare pubblicazione profilo audit MEGA Audit Offline

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