FAC TOTUM. Il software web per una moderna gestione di tutti i servizi di manutenzione

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Daniella Piva
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FAC TOTUM Il software web per una moderna gestione di tutti i servizi di manutenzione SERVIZI PIU EFFICIENTI DRASTICA RIDUZIONE DEI COSTI DI GESTIONE RISPOSTE

struttura complessa, come quella di un ente pubblico e/o di una azienda sanitaria, consentendo di tenere sotto controllo tutto l iter delle richieste di

1 FAC TOTUM Il software web per una moderna gestione di tutti i servizi di manutenzione SERVIZI PIU EFFICIENTI DRASTICA RIDUZIONE DEI COSTI DI GESTIONE RISPOSTE PIU RAPIDE E SICURE A QUALSIASI UTENTE Il software FAC TOTUM rappresenta la vera soluzione ai problemi di assistenza e manutenzione all interno di una struttura complessa, come quella di un ente pubblico e/o di una azienda sanitaria, consentendo di tenere sotto controllo tutto l iter delle richieste di intervento da parte del settore responsabile del servizio e, contemporaneamente, mantenere costantemente attivo un canale di comunicazione con l utente che le ha inoltrate.

2 Fac totum è un software tecnologicamente avanzatissimo, realizzato su piattaforma Web e scritto con linguaggio di ultima generazione (Asp.Net) L applicazione è sviluppata secondo la logica a tre livelli: - livello di presentazione: costituito da un thin-client, ovvero un client che necessita solo di un browser in grado di visualizzare HTML, XML e fogli di stile; - livello business-logic: risiede nel Web Server e conterrà tutta la parte funzionale dell applicazione; - livello dati: risiede nel Database Server; oltre a contenere tutti i dati del sistema presenta la gestione della logica e dell integrità dei dati attraverso l utilizzo di stored procedures e triggers. Sia attraverso la rete internet che la intranet dell azienda, senza costi specifici e comunque con grande facilità, rapidità e sicurezza, è possibile accedere al servizio da qualsiasi posto di lavoro, ovunque allocato. L applicativo Fac totum è uno strumento software finalizzato a gestire i diversi aspetti dell assistenza tecnica che, in sintesi, sono: 1. Gestione della istruttoria di tutte le richieste di assistenza hardware 2. Gestione della istruttoria di tutte le richieste di assistenza software 3. Gestione della istruttoria di tutte le richieste di assistenza riferite alle strutture murarie, impianti elettrici, idrici, falegnameria ecc., inoltrate dagli utilizzatori ai settori di competenza e da questi alle società o alle strutture di assistenza e/o manutenzione; 4. Assistenza on-line a coloro che si trovano in particolari difficoltà nell utilizzo delle apparecchiature; 5. Filmati illustranti le modalità di risoluzione di alcuni piccoli inconvenienti che per la loro eliminazione non necessitano dell intervento dello specialista; 6. Gestione del magazzino dei pezzi di ricambio hardware; 7. Gestione dell inventario del parco hardware; 8. Gestione dell archivio e dell inventario del software di base e applicativo; 7. Scambio di comunicazioni di qualsiasi genere tra coloro che sono abilitati all uso del Fac totum In pratica il sistema è diviso in tre moduli funzionali: A) Gestione assistenza e manutenzione hardware; B) Gestione assistenza e manutenzione software; C) Gestione manutenzioni varie degli immobili, degli arredi, degli impianti elettrici ed idraulici, o di quant altro la struttura sia dotata e che voglia essere inserito nel sistema. L utente che ha necessità di segnalare un guasto o richiedere una riparazione può non conoscere il destinatario della sua richiesta, sarà sufficiente scegliere la tipologia dell intervento da richiedere e/o della segnalazione da effettuare e sarà cura del sistema individuarne il destinatario. Le richieste di assistenza e/o manutenzione di hardware e software saranno indirizzate, automaticamente, al Settore Informatico, mentre tutte le altre richieste verranno canalizzate verso le rispettive strutture interne competenti (economato, patrimonio ecc.). Qualora la organizzazione interna lo preveda, è possibile canalizzare direttamente la richiesta verso il tecnico e/o lo specialista competente. Oltre che delle funzionalità specifiche, il Fac totum è dotato di un area comunicazione che costituisce un vero e proprio sistema di posta elettronica e consente, oltre all invio di messaggi scritti, anche lo scambio di comunicazioni audio video da parte di tutti gli utilizzatori del sistema. Particolarmente interessante è la possibilità di inserire filmati con diversi contenuti come, ad esempio, istruzioni per l uso di programmi, circolari informative, istruzioni per risolvere i più comuni frequenti inconvenienti tecnici, ecc. 2

3 L utilizzo della procedura è particolarmente gradevole e confidenziale, oltre che semplice! Non richiede infatti l uso della tradizionale documentazione esplicativa né del manuale utente, poiché è corredata della cosiddetta documentazione contestuale: un sistema innovativo che consente all utilizzatore di leggere le note documentali direttamente dalla maschera che sta adoperando; per visualizzare le note documentali sarà sufficiente cliccare/sfiorare le immagini, le icone, i campi o i bottoni che si vogliono indagare. 3

Per inoltrare una richiesta di assistenza o segnalare un guasto, o verificare lo stato di una sua precedente richiesta, l utente avrà a disposizione un apposito pulsante sul proprio desktop,

4 Per inoltrare una richiesta di assistenza o segnalare un guasto, o verificare lo stato di una sua precedente richiesta, l utente avrà a disposizione un apposito pulsante sul proprio desktop, azionando il quale vedrà comparire una maschera dalla quale potrà scegliere la funzione desiderata. In fase di inoltro di una richiesta di assistenza, l utente non avrà alcuna necessità di inviare , lettere o di effettuare telefonate agli uffici di competenza, in quanto il Fac totum, in modo del tutto automatico, provvede ad inviare la chiamata al settore informatico, o al soggetto incaricato della gestione delle richieste, mediante l utilizzazione di messaggi predefiniti ed automatici che consentono al mittente di inserire nella comunicazione solo le informazioni indispensabili, lasciando al sistema il compito di completare il messaggio con le notizie già disponibili in banca dati. Il sistema di messaggistica predefinita assicura anche che le comunicazioni vengano indirizzate a tutti i destinatari che, istituzionalmente, si devono occupare della risoluzione del problema o della sua supervisione evitando così antipatici malintesi ed inutili perdite di tempo. Il gestore delle richieste valuterà l opportunità o meno di richiedere l intervento di manutenzione. 4

5 L iter di ciascuna richiesta, inclusi i tempi di risposta ed i tempi di esecuzione dell eventuale intervento, viene memorizzato nel Data Base del Fac totum ed è visualizzabile dagli utenti mediante interrogazione del sistema stesso. 5

In qualsiasi momento il gestore del sistema può verificare lo stato dei diversi interventi attivati, può produrre report statistici, può sollecitare interventi non completati, ecc.

6 In qualsiasi momento il gestore del sistema può verificare lo stato dei diversi interventi attivati, può produrre report statistici, può sollecitare interventi non completati, ecc. mediante funzioni specifiche Come detto oltre alle richieste di assistenza di tipo software o hardware, il FAC TOTUM permette la gestione di tutte le segnalazioni di anomalia che potrebbero presentarsi in una struttura ad esempio: 1) segnalazioni relative alla rete elettrica 2) segnalazioni relative all impianto idrico 3) segnalazioni relative agli arredi ed agli infissi 4) richieste di rifornimento di materiali di diverso tipo 5) segnalazioni di anomalie relative ai sistemi di comunicazione: telefono, fax, 6) segnalazioni di anomalie relative alle fotocopiatrici 7) varie Queste segnalazioni saranno smistate in automatico dalla procedura ai destinatari predefiniti ovvero all economo, al magazziniere, a colui che si occupa della gestione della manutenzione della struttura ecc. Ovviamente questi destinatari devono essere parametrizzati a seconda della struttura dell Azienda. 6

Dopo aver compilato i campi proposti dalla maschera e dopo aver cliccato sul pulsante prosegui con l inoltro della richiesta, il messaggio verrà inviato da FAC TOTUM al diretto interessato che ne

7 Dopo aver compilato i campi proposti dalla maschera e dopo aver cliccato sul pulsante prosegui con l inoltro della richiesta, il messaggio verrà inviato da FAC TOTUM al diretto interessato che ne prenderà visione. Il software FAC TOTUM, è progettato e sviluppato da Fly e quindi è personalizzabile ed implementabile in qualsiasi momento, può essere fornito con diverse formule commerciali adattabili alle specifiche esigenze del singolo utente. 7

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