Fast Procurement Acquisti agili in contesti turbolenti. Prof. Giuseppe Stabilini SDA Bocconi School of Management

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1 Fast Procurement Acquisti agili in contesti turbolenti Prof. Giuseppe Stabilini SDA Bocconi School of Management 1

2 Fast Procurement Acquisti agili in contesti turbolenti A cura di Giuseppe Stabilini SDA Bocconi School of Management

3 Prof. Giuseppe Stabilini Sda Professor, Operations & Technology Management Unit, SDA Bocconi School of Management Lecturer, Department of Management, Bocconi University. His areas of expertise include Procurement and Supply Management, Operations Management, Supply Chain Management Coordinator of the Executive Program in Procurement and Supply Management Responsible for the course Global Operations & Supply Chain Management, Master of Science in International Management, and Operations Management and Supply Chain Management, Master in Logistics, Operations and transportation, Bocconi University. Faculty member Master Division MBA, executive MBA, Global MBA, Master in Food and Beverage, He conducted numerous researches, in-house training and consulting projects with ABB, Anas, Ansaldo Energia, Artsana, Avanade, BigMat, Binda Group, Boheringer Ingelheim, Candy Hoover Group, Cefla, Chiesi Farmaceutici, E.On, Esprinet, Fiat Purchasing, Fiat Automobiles Sud America (FIASA), Finmeccanica, Granarolo, H3G, IBM, I-Faber (Unicredit Group), Il Sole 24 Ore, Indena, Luxottica Group, Nokia Italia Network, Prysmian, Renco, Shell, Sinv, Solvay, TeamSystem, Tetra Pak Carton Ambient, Tiscali and many others. Author of Acquistare prodotti e servizi. Processi, logiche e soluzioni operative, ETAS. 3

4 Il contributo della Direzione Acquisti 4

5 Agenda Gli obiettivi del Procurement Manager Fast Procurement Organizzare il Procurement Global Category Buyer «E tu, che buyer sei?» 5

6 Il contributo della Direzione Acquisti Conto Economico Ricavi Stato patrimoniale Costi Rendiconto finanziario CPO SCM CFO CEO Impieghi Fonti Shareholder Cash IN Cash OUT Internal Stakeholder 6

7 L ambito di analisi e di gestione Innovazione Brand Riduzione di costo Fornitori Fornitori Azienda Clienti Q Q Q Q Q Q Q Prezzo Capex Altri costi (logistica, controllo) Stabilità del parco fornitori Supply Chain Risk management Stabilità nei prezzi Termini di Pagamento Lead Lead Time Time CCN Stockout Post Vendita Flessibilità Volume, Mix, Prodotto e Servizio Governance, Policy Cost Avoidance 7

8 L ambito di presidio della Direzione Acquisti Direzione Acquisti Marketing d acquisto Order processing Internal Customer Specification Supplier selection Contracting Ordering Expediting and evaluation Follow up and evaluation Supplier Sourcing Supply Procurement 8

9 Purchasing Maturity Value creation Functional Focus Orientamento transazionale Orientamento commerciale Coordinamento degli acquisti Focus Servire il plant Ridurre il prezzo di acquisto Saving attraverso sinergie Activities Operativa, di ufficio Gestione RDA e ordini Commerciale Gestione delle richieste di offerta Negoziazione Gestione di una vendor list approvata Consolidamento dei volumi Contratti quadro Internazionalizz azione della vendor list 9

10 L ambito di presidio della Direzione Acquisti Direzione Acquisti Marketing d acquisto Order processing Internal Customer Specification Supplier selection Contracting Ordering Expediting and evaluation Follow up and evaluation Supplier Sourcing Supply Procurement Chi prende decisioni di «acquisto» in azienda? 10

11 Purchasing Maturity Value creation Functional Focus Cross Functional Focus Orientamento transazionale Orientamento commerciale Coordinamento degli acquisti Integrazione interna Integrazione esterna Value chain integration Focus Servire il plant Ridurre il prezzo di acquisto Saving attraverso sinergie Total Cost of Ownership Ottimizzazione della Supply Chain Total customer satisfaction Activities Operativa, di ufficio Gestione RDA e ordini Commerciale Gestione delle richieste di offerta Negoziazione Gestione di una vendor list approvata Consolidamento dei volumi Contratti quadro Internazionalizz azione della vendor list Team di acquisto crossfunzionali Integrazione dei sistemi informativi Vendor rating Contratti con sistemi bonus/malus Outsourcing Co-development Condivisione di costi e investimenti Programmi di sviluppo fornitore Ottimizzazione della supply chain Attività guidate dal cliente Co-sviluppo di tecnologie Integrazione di un network di fornitori internazionali 11

12 L ambito di presidio della Direzione Acquisti Direzione Acquisti Marketing d acquisto Order processing Internal Customer Specification Supplier selection Contracting Ordering Expediting and evaluation Follow up and evaluation Supplier Sourcing Supply Procurement Team e coordinamento!!! 12

13 Il marketing d acquisto: la filosofia MARKETING D ACQUISTO 1. Analisi dei bisogni del cliente/pcs interno MARKETING 1. Analisi dei bisogni del cliente Sviluppo della strategia di sourcing idonea 2. Offerta conforme ai bisogni del cliente

14 Il trade-off efficacia vs. efficienza Direzione Acquisti Marketing d acquisto Order processing Internal Customer Specification Supplier selection Contracting Ordering Expediting and evaluation Follow up and evaluation Supplier Sourcing Supply Procurement Rilevanza della fase 20% 80% 80% 20% Tempo dedicato 14

15 Le responsabilità (e co-responsabilità) degli acquisti Innovazione Definizione della specifica tecnica Analisi dei mercati di fornitura Value Management Acquisti Qualità, sicurezza, ambiente, persone Selezione e sviluppo della base fornitori Contract management 15

16 Le responsabilità (e co-responsabilità) degli acquisti Analisi dei mercati di fornitura Acquisti Selezione e sviluppo della base fornitori Contract management 16

17 Dove siete? Value creation Functional Focus Cross Functional Focus Orientamento transazionale Orientamento commerciale Coordinamento degli acquisti Integrazione interna Integrazione esterna Value chain integration Focus Servire il plant Ridurre il prezzo di acquisto Saving attraverso sinergie Total Cost of Ownership Ottimizzazione della Supply Chain Total customer satisfaction Activities Operativa, di ufficio Gestione RDA e ordini Commerciale Gestione delle richieste di offerta Negoziazione Gestione di una vendor list approvata Consolidamento dei volumi Contratti quadro Internazionalizz azione della vendor list Team di acquisto crossfunzionali Integrazione dei sistemi informativi Vendor rating Contratti con sistemi bonus/malus Outsourcing Co-development Condivisione di costi e investimenti Programmi di sviluppo fornitore Ottimizzazione della supply chain Attività guidate dal cliente Co-sviluppo di tecnologie Integrazione di un network di fornitori internazionali 17

18 Agenda Gli obiettivi del Procurement Manager Fast Procurement Organizzare il Procurement Global Category Buyer «E tu, che buyer sei?» 18

19 Il contesto attuale Difficile o ridotto accesso alle fonti di finanziamento Volatilità nei mercati e nei prezzi Variabilità della domanda Valle Monte Incertezza sulla disponibilità e sulla continuità dell offerta Volatilità e fluidità delle tecnologie Eventi macro-economici avversi Aumento delle interconnessioni internazionali Stabilizzare la Supply Chain Rendere agile la Supply Chain Fast Procurement

20 Fast Procurement Acquisti agili in contesti turbolenti Capacità di costruire relazioni «flessibili» Agilità e adattamento a eventi poco probabili, non prevedibili Capacità di rendere i processi insensibili a fattori esterni di difficile governo Capacità di rinnovare rapidamente la propria Supply Chain Sostenibilità Processi veloci e cicli di feedback rapidi 20

21 Fast Procurement Velocità nel cambiare la Supply Chain Sistemi di Vendor Rating veloci e affidabili Processo di scouting continuo e attività di qualifica veloci e integrate Parco fornitori ampio e qualificato Bassa dipendenza dei fornitori attivi Flessibilità e agilità Contratti flessibili (prezzi, volumi) Prassi collaborative Condivisione di informazioni ricche, non solo ordini Misurazione e mitigazione collaborativa dei rischi, anche quelli dei fornitori Capacità di differenziare le strategie di acquisto Governo della spesa sin dalla definizione della specifica di prodotto/servizio Category Management esteso, con strategie specifiche per ogni categoria merceologica e linea di business Da costo a TCO a valore per il business (savings?) 21

22 I fattori critici per il presente e per il futuro Completezza informativa Visibilità Risk Management Fast Procurement Velocità Semplicità Collaborazione Responsabilità Obiettivi Category Management Organizzazione Competenze delle persone Sistema informativo integrato 22

23 I fattori critici per il presente e per il futuro Completezza informativa Visibilità Risk Management Fast Procurement Velocità Semplicità Collaborazione Responsabilità Obiettivi Category Management Organizzazione Competenze delle persone Sistema informativo integrato 23

24 Fast Procurement Organizzazione Grande concentrazione su ogni categoria di spesa Investimento di tempo e risorse sulla fase di definizione delle specifiche di acquisto Coinvolgimento del procurement e dei fornitori sin dalle prime fasi del processo Regole comuni, processi comuni, sistemi IT comuni Responsabilità del processo di acquisto end-to-end Trasparenza Sistemi di reporting complessi Organizzazione «centro periferia» 24

25 Fast Procurement Organizzazione Omogeneità dei business Grado di centralizzazione delle attività di gruppo Bassa Coerenza a livello di gruppo Alta 25

26 Le soluzioni Acquisti periferici staff HQ BU BU BU staff HQ Acquisti Centralizzati BU BU BU 26

27 Fast Procurement Organizzazione Product/Service Life-Cycle Design Introduction Growth Maturity Decline Renewal Acquisti periferici Acquisti centralizzati Velocità, vicinanza al business, nessuna sinergia Controllo e gestione centralizzata Bassa Coerenza a livello di gruppo Alta 27

28 Fast Procurement Organizzazione Alta Livello di professionalità degli acquisti (ruolo, posizione, competenze; livello di coinvolgimento delle decisioni di business) Maturità degli acquisti Acquisti periferici Acquisti centralizzati Velocità, vicinanza al business, nessuna sinergia Controllo e gestione centralizzata Bassa Bassa Coerenza a livello di gruppo Alta 28

29 Le soluzioni (2/3) HQ HQ HQ staff BU BU BU staff BU BU BU staff BU BU BU Struttura di acquisto federativa (Local-led) Struttura di acquisto coordinata Network di acquisti centralizzato Periferia Centro 29

30 Fast Procurement Organizzazione Alta Struttura di acquisto federativa (local-led) Network di acquisti centralizzato Maturità degli acquisti Piattaforma di supporto alle possibili sinergie Struttura di acquisto coordinata Coordinamento light Visione corporate e professionalità di business Acquisti periferici Acquisti centralizzati Velocità, vicinanza al business, nessuna sinergia Controllo e gestione centralizzata Bassa Bassa Coerenza a livello di gruppo Alta 30

31 Alcuni esempi 31

32 Alcuni esempi 32

33 Alcuni esempi 33

34 Alcuni esempi 34

35 I fattori critici per il presente e per il futuro Completezza informativa Visibilità Risk Management Fast Procurement Velocità Semplicità Collaborazione Responsabilità Obiettivi Category Management Organizzazione Competenze delle persone Sistema informativo integrato 35

36 Fast Procurement Category Management Global Category Buyer Conoscenza complete della categoria di spesa Capacità di sviluppare una commodity strategy e diffonderla globalmente Capacità di collaborare con gli stakeholder interni ( BU ; R & S ; Operations ) e i buyer locali Capacità di influenzare gli internal stakeholder e i buyer locali Vista 360 / competenze Tecniche Economia / finanza Competitive intelligence Struttura dei costi / struttura dei prezzi Analisi strategica (proprio business e mercato di fornitura) legale Processi, logiche, strumenti Team Leadership / approccio collaborativo Negoziazione Risk management Unico difetto: strabismo" Agire nel presente Pensare al futuro 36

37 Agenda Gli obiettivi del Procurement Manager Fast Procurement Organizzare il Procurement Global Category Buyer «E tu, che buyer sei?» 37

38 «E tu, che buyer sei?» A cura di Giuseppe Stabilini

39 «E tu, che buyer sei?» Quale è lo stile di acquisto della tua organizzazione? Quali sono i benefici ricercati nelle scelte di acquisto?

40 Regole del gioco Le risposte non sono trattate per dare un giudizio sulla qualità o sulla competenza del management, ma solo per descrivere l atteggiamento dell azienda rispetto a varie alternative di gestione della spesa e delle relazioni di fornitura Ogni domanda rappresenta una situazione «tipo» che può essere ricondotta al vissuto aziendale Per ogni domanda vi sono 4 alternative di risposta Scegliere una sola risposta, quella che più si avvicina alla decisione che verrebbe intrapresa nella tua azienda («più frequente così») Ogni executive dovrebbe agire e rispondere come se fosse nel suo ufficio, nella sua azienda, di fronte ad un suo problema concreto Non vi sono risposte «giuste» o «sbagliate», ma risposte «diverse» Ogni domanda rimane attiva per 1 minuto e 30 secondi

41 «E tu, che buyer sei?» Risultati

42 Che buyer sei?

43 Che buyer sei? Prospettiva Orizzonte considerato nella presa di decisione Orientamento Vantaggio competitivo ricercato

44 Direzione acquisti e performance ricercate Prospettiva integrata Governo degli obiettivi sia di Conto Economico, sia di Stato patrimoniale e Cash Flow Allineamento con obiettivi strategici e dell azionista Obiettivi comprensivi dei costi accessori Visione oltre i costi e il budget, comprendendo il TCO e i valori finanziari Obiettivi legati alla sfera «classica» di presidio della Direzione Acquisti Visione principalmente di «prezzo» Prospettiva operativa

45 Direzione acquisti e performance ricercate Minimizzazione dei costi Ricerca di efficienza operativa Ottimizzazione delle scelte dal punto di vista economico/finanziario Supporto completo alla crescita aziendale Collaborazione e integrazione con i clienti interni/processi di business Ricerca del valore per clienti e mercato, oltre i costi Cutting & optimization Growth & value proposition Gestione dei rischi connessi alla fornitura Orientamento al cliente interno / processi di business Co-gestione del processo di acquisto e delle decisioni

46 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Prospettiva integrata Cutting & optimization Growth & value proposition Prospettiva operativa

47 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Prospettiva integrata Cutting & optimization Growth & value proposition Prospettiva operativa

48 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Prospettiva integrata Cutting & optimization Growth & value proposition Buyer negoziatore e largo impiego del potere d acquisto Efficienza e capacità di ridurre i costi Focus su obiettivi concreti e tangibili Velocità del processo decisionale Barbiere Prospettiva operativa

49 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Prospettiva integrata Buyer con visione sistemica, ottimizzatore Visione completa dei costi Capacità analitica, analisi del TCO e Life Cycle Cost Partner del vertice aziendale/cfo Chef Cutting & optimization Growth & value proposition Barbiere Prospettiva operativa

50 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Chef Prospettiva integrata Cutting & optimization Growth & value proposition Barbiere Prospettiva operativa Medico Buyer «customer centric» Visione di business line Processi decisionali veloci e al servizio della «linea» Focus primario su «valore per il cliente»

51 Direzione acquisti e performance ricercate Il profilo del buyer Cutting & optimization Chef Prospettiva integrata Direttore d orchestra Buyer imprenditore Visione completa e equilibrata tra costi e benefici Obiettivi di medio-lungo termine Capacità di leadership e collaborazione con tutti gli enti interni /esterni Growth & value proposition Barbiere Prospettiva operativa Medico

52 Grazie per l attenzione Giuseppe Stabilini SDA Professor SDA Bocconi School of Management Operations and Technology Management Unit giuseppe.stabilini@sdabocconi.it 58