2007 SERVIZIO SANITARIO REGIONALE

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1 2007 SERVIZIO SANITARIO REGIONALE EMILIA-ROMAGNA Azienda Unità Sanitaria Locale di Rimini Azienda USL di Rimini Utilizzo Mailing-list Quaderni ASRI 96 a cura di Enrico Zamprogno

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3 Manuale utente... 3 Delibera DG. 75/ Cosa sono le liste di discussione... 3 Come iscriversi ad una lista esistente... 5 Registrazione tramite INTRANET aziendale Messaggio di verifica dell indirizzo di posta... 8 Il messaggio di benvenuto Registrazione tramite Come personalizzare la sottoscrizione Se non si ricorda la password e si è perso il messaggio di benvenuto Modificare il proprio nome ed indirizzo Gestire le proprie iscrizioni Gestire la propria password Gestire le opzioni di ricezione dei messaggi Gestire il modo digest Gestire le modalità di invio dei messaggi Manuale del moderatore La figura del moderatore Come creare una lista Le password di amministrazione di Mailman Gestire le richieste di iscrizione Gestire i messaggi Manuale dell amministratore di lista Come creare una lista La mail di conferma di creazione lista Le password di amministrazione di Mailman Gestire le opzioni della lista Le password di amministrazione e di moderazione Come aggiungere o togliere moderatori e amministratori alla lista Come settare la moderazione d emergenza Come settare la moderazione per tutti i nuovi iscritti Come gestire gli utenti della lista Come aggiungere d ufficio gli utenti alla lista Come aggiungere clausole o postille ai messaggi ( disclaimer ) APPENDICI Comandi per l'utente Richiesta di attivazione Mailing List Indirizzi Utili... 36

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5 Manuale utente Delibera DG. 75/2005 In passato si sono verificati diversi casi in cui l'impiego della aziendale per comunicazioni riguardanti argomenti non attinenti alle finalità istituzionali della Azienda, ha creato situazioni di conflitto e di potenziale danno per l Azienda. Questa delibera tutela il diritto alla libera circolazione delle idee in Azienda offrendo un quadro di garanzie che eviti il ripetersi episodi simili. Al contempo riconosce l'importanza dei moderni sistemi di comunicazione, ponendo le basi per creare un effettivo sistema di condivisione della conoscenza e collaborazione on-line. I principi fondanti del regolamento sono: l'apertura : infatti ai gruppi di interesse on-line può partecipare ogni soggetto "portatore di interessi" nell'ambito delle attività dell'azienda, purché disponga di una casella di posta elettronica; la volontarietà: nessuno infatti può ricevere comunicazioni da una lista a meno che ad essa non sia iscritto, volontariamente o d'ufficio; la responsabilità: l'identità di ogni appartenente al gruppo è verificata dal moderatore impedendo così la diffusione di comunicazione anonime; il presidio: ogni gruppo viene gestito da un moderatore che deve essere un dipendente dell Azienda e ha il dovere e l'autorità per mantenere la discussione sui binari a cui è destinata. Cosa sono le liste di discussione La comunicazione elettronica "molti a molti" consente di supportare una comunicazione di tipo collaborativo dove l'obiettivo è la soluzione di problemi grazie alla partecipazione di più di due soggetti. I software per il lavoro di gruppo che si basano su questo principio, come "forum" o "newsgroup", consentono di condividere informazioni come se si fosse in una riunione o in un'assemblea. Come in una riunione, anche nelle applicazioni per la comunicazione "molti a molti" basate sulle tecnologie informatiche i risultati dell'attività di comunicazione vanno oltre i contributi dei singoli interventi: ogni intervento è in grado di generare nuovi interventi che grazie ad un moderatore della discussione vengono di volta ricondotti al fine dell'incontro. Diversamente dalle riunioni, i partecipanti non sono obbligati al vincolo della compresenza nello stesso luogo ( quindi "a distanza") e nello stesso tempo (e quindi "asincrona"). Un particolare tipo di sistema software in grado di supportare questo tipo di comunicazione è il "mailing list manager", cioè il "gestore di liste di discussione". Una lista di discussione è un elenco di indirizzi di posta elettronica di persone interessate ad un medesimo argomento. Quando un membro della lista invia un mail al gruppo di discussione tutti gli iscritti alla lista lo ricevono. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 3

6 Rispetto ad altri strumenti, esso ha il pregio di non obbligare gli utenti ad usare un nuovo strumento. Grazie ad esso infatti è possibile adattare l' , lo strumento principe della comunicazione elettronica "uno a uno" e uno a molti, al mondo della comunicazione "molti a molti. Esso rende possibile: per il mittente di un messaggio, di inviarlo a tutti i partecipanti ad un gruppo senza neppure dover conoscere il loro indirizzo mail; per il ricevente, anzitutto di scegliere a quale gruppo partecipare, poi di decidere autonomamente con quale frequenza ricevere i messaggi del gruppo, ad esempio compendiandoli in un unico messaggio giornaliero riassuntivo di tutto il traffico del giorno; per il moderatore di garantire che le discussioni rientrino all'interno delle attività dichiarate del gruppo e che a tali discussioni possano partecipare solo coloro che ne sono a vario titolo coinvolti; inoltre tutte le discussioni vengono archiviate sotto forma di pagine web facilmente accessibili, rendendo semplice ricostruire le discussioni in un secondo momento o preparare riassunti e verbali. Il Software impiegato Il Mailing List Manager adottato è Mailman ( Si tratta di uno dei più diffusi software open source, ampiamente impiegato in contesti simili di semplice utilizzo e privo di costi di licenza. Tutta la documentazione originale in lingua Inglese, è accessibile via Internet all indirizzo 4 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

7 Come iscriversi ad una lista esistente Per iscriversi alla lista, esistono due modalità distinte. Quale scegliere dipende dal fatto che possiate accedere alle mailing list tramite una postazione sulla rete interna, o viceversa via Internet. Il fatto che gli esempi riportati facciano utilizzo di Lotus Notes, è dovuto solamente al fatto che esso è il programma di posta più diffuso in Azienda. Non è affatto necessario usare Lotus Notes per utilizzare Mailman. Qualunque programma di posta o sito di webmail può essere utilizzato esattamente con le stesse modalità. Registrazione tramite INTRANET aziendale. Recatevi all indirizzo vi apparirà la seguente videata. L elenco delle liste presente in fondo alla pagina, diverrà ovviamente via via più lungo man mano che verranno aperte nuove liste. Una volta cliccato il nome di una lista dall elenco, si apre una pagina web da cui è possibile iscriversi, disiscriversi o consultare gli archivi. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 5

8 Come vedete, per iscriversi occorre inserire il proprio indirizzo di , scegliere una password e schiacciare il pulsante iscrivi. ATTENZIONE: in questa fase della registrazione, Mailman non è in grado di verificare l esattezza dell indirizzo di posta che avete fornito. Fornendo un indirizzo errato o inesistente il software di gestione della mailing list non potrà più contattarvi, per cui l iscrizione andrà ripetuta A seguire dovreste vedere questo messaggio indicante che la richiesta di iscrizione è stata presa in carico dal sistema. 6 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

9 Il passaggio successivo è la verifica dell indirizzo di posta fornito Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 7

10 Messaggio di verifica dell indirizzo di posta Il primo messaggio che riceverete nella vostra , sarà simile al seguente: Si tratta di una notifica automatica inviata per accertarsi della correttezza dell indirizzo di e della effettiva volontà di iscriversi alla lista da parte del titolare della casella postale per cui è stata fatta la richiesta. Questo per impedire che un indirizzo di posta venga iscritto, all insaputa del titolare, ad una lista indesiderata. Se siete sulla intranet aziendale, è sufficiente ciccare sul collegamento evidenziato. Questa la finestra che apparirà: 8 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

11 Dopo aver premuto il bottone Iscrivimi, il gestore di liste mostra il seguente messaggio di conferma: Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 9

12 Il messaggio di benvenuto A questo punto siete iscritti e cominceranno ad arrivare i messaggi degli iscritti alla lista. Il primo messaggio che riceverete, sarà il messaggio di benvenuto. La mail con il messaggio di benvenuto contiene tutte le istruzioni necessarie per cominciare ad utilizzare la lista a cui si è iscritti: URL della pagina generale della lista, da cui è possibile accedere agli archivi della lista URL della pagina dove è possibile modificare le opzioni di sottoscrizione La password scelta. CONSERVATELA! 10 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

13 Registrazione tramite . Ogni operazione ordinaria di utilizzo del mailing list manager, può essere svolta anche per , senza dover accedere necessariamente all indirizzo situato sulla Intranet aziendale. Ciò rende possibile l accesso alle liste di distribuzione anche a soggetti esterni all Azienda, che non possono cioè utilizzare una postazione della rete interna. L invio di comandi a Mailman, avviene tramite l utilizzo di messaggi di posta opportunamente formattati. In Appendice è riportato un riepilogo dei comandi principale accettati dal list-processor di Mailman. Per iscriversi alla lista cral@auslrn.net, occorre inviare un messaggio contenente la sola parola subscribe alla casella di posta virtuale cral-request@auslrn.net. In questo modo Mailman processerà il comando è avvierà la procedura di iscrizione alla lista cral da parte dell indirizzo mittente del messaggio di richiesta. Come vedete dall esempio, gli unici elementi che vengono interpretati dal processore dei comandi, sono l oggetto e la prima riga del messaggio. Il resto del messaggio non viene preso in considerazione. Non occorre quindi preoccuparsi di eventuali firme, clausole liberatorie o allegati vari che il programma di posta possa aggiungere automaticamente. Se comunque volete essere certi che Mailman non riceva casualmente comandi indesiderati, basta aggiungere al proprio messaggio la parola end all inizio di una riga vuota. In questo modo tutto ciò che segue sarà ignorato. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 11

14 Il passo successivo, analogamente alla iscrizione via Intranet, sarà la verifica dell indirizzo di posta elettronica. Questa volta però risponderemo al messaggio di conferma non cliccando sul link proposto ma sul bottone Risposta del programma di posta, in questo caso Lotus Notes. Infine, se il moderatore approverà l iscrizione, arriverà il messaggio di benvenuto: 12 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

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16 Come personalizzare la sottoscrizione Per accedere alle opzioni di personalizzazione è sufficiente andare alla pagina indicata nel messaggio di benvenuto, inviato da Mailman nel momento in cui si è sottoscritta la lista e digitare la propria password: In alternativa, se non è possibile accedere all interfaccia web, inviando alla casella <nome-lista>-request@auslrn.net un messaggio contenente la sola frase set show, Mailman vi invierà di ritorno un messaggio contenente tutti i vostri settaggi correnti. Se non si ricorda la password e si è perso il messaggio di benvenuto. E comunque possibile, dalla stessa pagina, farsi rispedire immediatamente la propria password da Mailman. Analogamente, per chi non potesse accedere alla intranet, inviando a <nome-lista>request@auslrn.net un messaggio contenente nella prima riga il comando password, Mailman risponderà ritrasmettendo al mittente la propria password. 14 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

17 Modificare il proprio nome ed indirizzo . In questo modo è possibile cambiare l indirizzo con cui si è iscritti alla lista, od il nome con cui si è visti dagli altri membri della lista. Il Moderatore può disabilitare questa opzione. Se si seleziona la casella di spunta Cambia globalmente, la modifica avverrà su tutte le liste a cui si è iscritti sul server, altrimenti solo a quella corrente. Gestire le proprie iscrizioni Per potersi cancellare dalla lista bisogna, oltre che ciccare sul bottone Cancellami, anche spuntare la casella Si, voglio veramente cancellarmi. Se la cancellazione và a buon fine, Mailman dovrebbe inviare una mail di addio. Questa opzione può essere disabilitata dal Moderatore. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 15

18 Gestire la propria password Per cambiare la propria password occorre riscrivere due volte la nuova password. Se prima di cliccare il bottone Cambia la mia password si selezione la casella di spunta Cambia globalmente, la password viene cambiata per tutte le liste a cui si è iscritti, altrimenti verrà cambiata solo per la lista corrente. Il bottone Mandami la mia password via serve per salvare la password della mailing list nella propria casella di posta. La stessa operazione verrà fatta mensilmente in automatico da Mailman. Le stesse funzioni possono essere svolte via , inviando all indirizzo <nome-lista>request@auslrn.net un messaggio contenente nella prima riga il seguente comando: password <vecchia> <nuova> Se la richiesta viene inviata senza alcun parametro, la risposta conterrà la password corrente. Per cambiare la password occorre aggiungere la vecchia password seguita dalla nuova separate da un carattere spazio. Gestire le opzioni di ricezione dei messaggi Seguirà ora un elenco di opzioni che è possibile modificare tramite l interfaccia web. Su alcune di esse è presente il quadratino di spunta Globalmente. In questo caso, spuntandolo, la modifica richiesta verrà apportata a tutte le liste sottoscritte. In caso contrario solo alla lista corrente. Disabilitando la consegna della posta, si resta iscritti alla mailing list, ma non si ricevono più nuovi messaggi. E comunque possibile continuare a scrivere. 16 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

19 Per avere lo stesso risultato via , il messaggio da inviare a <nome lista>subscribe@auslrn.net è set delivery off. Il ripristino della consegna si potrà ottenere con set delivery on.. Gestire il modo digest Tramite il modo digest è possibile ricevere un unico messaggio quotidiano che faccia da compendio di tutto i messaggi del giorno presenti in lista. Nella trasmissione in formato MIME, i vari messaggi vengono codificati come allegati dell unico messaggio di compendio. Nei digest in formato testo il corpo dei vari messaggi viene semplicemente accodato in ordine cronologico come un unico lungo messaggio. Il comando mail è set digest con due varianti set digest plain per avere i compendi raccolti in un unico testo consecutivo e set digest mime per avere i singoli messaggi gestiti come allegati del messaggio di compendio. Per ripristinare la consegna dei singoli messaggi il comando è set digest off. Gestire le modalità di invio dei messaggi Alcuni messaggi potrebbe essere destinati sia alla lista che a noi direttamente. In questo caso Mailman può decidere di non inviarci una seconda copia dello stesso messaggio. Un avvertenza: ciò è valido solamente nel caso che il nostro indirizzo sia contenuto nei campi A: oppure CC: del messaggio, cioè destinatario o copia conforme. Se infatti esso è contenuto nel campo CCR:, o copia conforme riservata, Mailman non può leggerlo. In alcuni client di posta, come Outlook, tali campi destinatario sono indicato con le sigle TO: CC: e BCC: derivati dagli equivalenti termini in lingua Inglese. Il comando mail corrispondente è: set duplicates off on Infine tramite queste due opzioni è possibile disabilitare la ricezione dei propri messaggi e richiedere l attivazione di un messaggio di conferma all atto dell invio di un messaggio alla lista. I comandi mail in questione sono rispettivamente set myposts off on e set ack off on. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 17

20 Manuale del moderatore La figura del moderatore La delibera DG. 75/2005 affida al moderatore il compito di: identificare il soggetto che richiede l'iscrizione ; l'operazione può essere estremamente semplice, come controllare un indirizzo aziendale o complessa nel caso richiedano l'iscrizione soggetti esterni per cui non sia possibile una conoscenza diretta; assistere, dove possibile, gli iscritti nell'utilizzo della lista ; intervenire a bloccare o sanzionare tutti i comportamenti impropri come indicato all' art. 3. Per quest ultimo scopo, può agire in due diverse modalità: come filtro a monte della lista, leggendo cioè tutte le mail rivolte alla lista e accettando solo quelle coerenti con lo scopo con qui la lista è stata create ( moderazione d emergenza ) ; intervenendo il più tempestivamente possibile a sanzionare comportamenti impropri ( moderazione ordinaria ). Nel primo caso il moderatore interviene leggendo il messaggio improprio prima che esso venga divulgato in lista e bloccandone quindi completamente la divulgazione. Nel secondo caso l'intervento consiste nell'impedire l'invio di ulteriori messaggi a chi violi le norme di comportamento sulla lista. La moderazione ordinaria sarà preferibile ove si tratti di supportare un gruppo di persone che si conoscono e collaborano attorno dei comuni obiettivi. Diversa sarà la situazione in cui il gruppo è costituito da persone che non hanno tra loro una conoscenza diretta e di cui lo stesso moderatore non può garantire l identità. In questo caso la moderazione d emergenza appare la soluzione più appropriata perlomeno nel contesto della comunicazione attinente alle finalità aziendali. Le due scelte non sono comunque disgiunte; infatti in caso di necessità il moderatore può anche scegliere di commutare il comportamento della lista da una modalità all altra oppure di adottare un sistema di moderazione misto. Ad esempio filtrando solamente i messaggi di alcuni partecipanti alla lista e lasciando scrivere liberamente i rimanenti iscritti, discriminando sulla base della funzione aziendale o sulla anzianità di iscrizione alla lista. Come creare una lista Il primo passaggio è quello di definire il manifesto della lista stessa, ovvero: 1. di quali argomenti si discute sulla lista stessa; che si tratti di un argomento molto specifico o di un ampio spazio di discussione, è importante che venga delimitato chiaramente. 2. chi può partecipare alla lista : si tratta forse dell aspetto più delicato della gestione di una lista; uno dei compiti principali del moderatore è infatti quello di impedire che la lista venga utilizzata per veicolare messaggi anonimi che possano dare adito a polemiche infruttuose o peggio ancora ad azioni legali. 18 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

21 3. chi sono i moderatori; non è infatti necessario che la lista sia gestita da un unico moderatore. E particolarmente importante che questi tre elementi siano ben chiari e ben spiegati a tutti coloro che chiedono di partecipare alla lista. Solo tramite essi infatti è possibile il governo della lista da parte del moderatore. Come vedremo poi è possibile per il moderatore aggiungere in automatico ad ogni messaggio inviato tramite la lista delle postille di chiarimento o delle clausole liberatorie che chiariscano esattamente il contesto del messaggio a qualunque destinatario. E stato predisposto un modulo apposito ( allegato A ) che dovrà essere sottoscritto, per presa visione, dal dirigente responsabile del moderatore. La richiesta firmata e compilata viene trasmessa alla UO T.I.R. Le password di amministrazione di Mailman Mailman prevede tre diverse figure amministrative: 1. l amministratore di sistema o Site Administrator come viene chiamato nella documentazione ufficiale; esso installa e gestisce la piattaforma e crea inizialmente le liste richieste. Il suo è un ruolo tecnico e questo manuale lo interessa solo marginalmente. 2. l amministratore della lista o list owner ; il termine è stato sino ad ora usato in maniera intercambiabile con quello di moderatore, ma come vedremo è possibile separare i due compiti. Esso, oltre che tutti i compiti del moderatore, può anche svolgere attività che comportino cambi di configurazione alla lista, come cambiare le pagine html che vedono gli utenti o le intestazioni dei messaggi. Inoltre è in grado di commutare il tipo di moderazione della lista da normale a d emergenza. 3. il moderatore o List moderator ; esso può essere cambiato in qualunque momento dall amministratore di lista e gestisce esclusivamente l autorizzazione all iscrizione e la moderazione dei messaggi. E a questa figura cui si rivolge il presente manuale. Per semplicità gestionale i ruoli di amministratore saranno inizialmente svolti entrambi dagli amministratori di piattaforma. Gestire le richieste di iscrizione Vediamo ora le attività ordinarie, quelle cioè gestibili anche dal List Moderator. In generale le richieste amministrative pendenti possono essere visionate al seguente indirizzo: ; Mailman però invia delle notifiche al moderatore nel momento in cui si verificano eventi che ne richiedano l attenzione. Questo è il messaggio che arriva nella casella postale di moderatori ed amministratori nel momento in cui una richiesta di iscrizione è pronta per essere approvata o rifiutata: Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 19

22 Cliccando sul link riportato, si entra nella pagina di amministrazione delle richieste pendenti, previa autenticazione con la password da moderatore o amministratore di lista. La password può essere indifferentemente quella di amministratore o quella di moderatore. Una volta fornita la password e cliccato Fammi entrare apparirà la seguente maschera di gestione: 20 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

23 Per ogni richiesta di iscrizione è quindi possibile approvare, rigettare, o scartare. La differenza tra le due ultime opzioni consiste nel fatto che rigettando una richiesta al richiedente viene inviata una mail di rifiuto contenente la motivazione indicata a fianco. Nel caso di scarto invece la richiesta viene semplicemente cestinata senza ulteriori comunicazioni. Gestire i messaggi Come abbiamo visto precedentemente, l amministratore di lista può decidere anche una politica di approvazione dei messaggi rivolti alla lista. Sia nel caso che opti per la moderazione d emergenza per tutti gli iscritti alla lista, sia che decida di moderare solo alcuni di loro, si troverà a dover decidere se accettare o meno che dei messaggi arrivino alla lista. In questo caso nella pagine delle richieste amministrative pendenti all indirizzo si troverà la seguente richiesta: Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 21

24 Come nel caso della richiesta di iscrizione vi sono sia l opzione Rigetta che Scarta con lo stesso significato. Nel primo caso il mittente riceverà un messaggio indicante il rifiuto, altrimenti il messaggio verrà semplicemente scartato. Nel caso della moderazione d emergenza, questo è tutto. Ogni messaggio inviato alla lista da chiunque verrà messo in coda e i moderatori dovranno quotidianamente andare a verificare l esistenza di tali messaggi nel pannello di controllo. Se viceversa la politica di gestione dei messaggi prevede l accettazione di default, tranne per coloro che sono che hanno l opzione moderato, Mailman prevede la possibilità di inviare una notifica ai moderatori nel caso ci siano messaggi in attesa di approvazione. Questo il messaggio che viene inviato a moderatori e amministratori. 22 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

25 ATTENZIONE: il messaggio viene inviato solamente se la lista non è in modalità di moderazione d emergenza. Nel caso che lo sia, tutti i messaggi vengono bloccati e Mailman non invia notifiche agli amministratori. Quindi se la lista è in moderazione d emergenza, il moderatore deve consultare quotidianamente l elenco delle richieste amministrative pendenti anche in mancanza di un sollecito da parte della piattaforma. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 23

26 Manuale dell amministratore di lista Come creare una lista Il primo passaggio è quello di definire il manifesto della lista stessa, ovvero: 4. di quali argomenti si discute sulla lista stessa; che si tratti di un argomento molto specifico o di un ampio spazio di discussione, è importante che venga delimitato chiaramente. 5. chi può partecipare alla lista : si tratta forse dell aspetto più delicato della gestione di una lista; uno dei compiti principali del moderatore è infatti quello di impedire che la lista venga utilizzata per veicolare messaggi anonimi che possano dare adito a polemiche infruttuose o peggio ancora ad azioni legali. 6. chi sono i moderatori; non è infatti necessario che la lista sia gestita da un unico moderatore. E particolarmente importante che questi tre elementi siano ben chiari e ben spiegati a tutti coloro che chiedono di partecipare alla lista. Solo tramite essi infatti è possibile il governo della lista da parte del moderatore. Come vedremo poi è possibile per il moderatore aggiungere in automatico ad ogni messaggio inviato tramite la lista delle postille di chiarimento o delle clausole liberatorie che chiariscano esattamente il contesto del messaggio a qualunque destinatario. E stato predisposto un modulo apposito ( allegato A ) che dovrà essere sottoscritto, per presa visione, dal dirigente responsabile del moderatore. La richiesta firmata e compilata viene trasmessa alla UO T.I.R. La mail di conferma di creazione lista Appena la tua lista è stata creata dall amministratore, riceverai una di conferma da parte di mailman-admin@auslrn.net 24 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

27 Essa riporterà come prima cosa la password di amministrazione della lista (campo oscurato). Annotala o ricordatene perché senza di essa non è possibile intervenire in alcun modo sulle opzioni della lista. Subito dopo, trovi l indirizzo URL di amministrazione della lista. Nota bene che, contrariamente a quanto è possibile per l utente, l amministrazione della lista è possibile solamente accedendo via web da una postazione interna alla rete aziendale. Questa frase indica che è possibile intervenire sull aspetto della pagina base della lista, non sul suo indirizzo. Come vedremo, tramite il pannello di controllo potrai aggiungere semplici testi e collegamenti alla pagina base degli utenti. Su questo argomento puoi trovare informazioni più dettagliata sul manuale utente. Questa è l informazione minima necessaria per amministrare una lista ad iscrizione libera e moderazione ordinaria. Vedremo poi come gestire opzioni più complesse. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 25

28 Le password di amministrazione di Mailman Mailman prevede tre diverse figure amministrative: 4. l amministratore di sistema o Site Administrator come viene chiamato nella documentazione ufficiale; esso installa e gestisce la piattaforma e crea inizialmente le liste richieste. Il suo è un ruolo tecnico e questo manuale lo interessa solo marginalmente. 5. l amministratore della lista o list owner ; il termine è stato sino ad ora usato in maniera intercambiabile con quello di moderatore, ma come vedremo è possibile separare i due compiti. Esso, oltre che tutti i compiti del moderatore, può anche svolgere attività che comportino cambi di configurazione alla lista, come cambiare le pagine html che vedono gli utenti o le intestazioni dei messaggi. Inoltre è in grado di commutare il tipo di moderazione della lista da normale a d emergenza. 6. il moderatore o List moderator ; esso può essere cambiato in qualunque momento dall amministratore di lista e gestisce esclusivamente l autorizzazione all iscrizione e la moderazione dei messaggi. Generalmente l amministratore di lista gestirà anche il ruolo di moderatore, però e comunque possibile pensare di delegare le sole attività di moderazione a qualche iscritto alla lista che intenda collaborare alla gestione o semplicemente per poter sostituire un amministratore assente per brevi periodi senza addentrarsi in operazioni tecnicamente complesse. 26 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list

29 Gestire le opzioni della lista Il seguente paragrafo è utile solamente agli amministratori di lista o list-owner. Per chi ha optato per la semplice moderazione, non è possibile accedere a questo pannello. Mailman dispone di centinaia di opzioni configurabili. Dato che lo scopo di questo manuale è semplicemente quello di agevolare un moderatore nell impiego delle opzioni più utili, sorvoleremo su molte delle configurazioni disponibili, prendendo per buone quelle forniteci dall amministratore di sistema. Per chi interessasse approfondire l argomento, sono disponibili in bibliografia gli indirizzi internet dei manuali completi del prodotto ( in Inglese ). In generale comunque se potete evitate di modificare le opzioni non citate in questo manuale e in ogni caso astenetevi dall effettuare configurazioni dei cui effetti non siete certi. Questa è la pagina d accesso all indirizzo Per accedere al menu di amministrazione della lista occorre digitare la password arrivata con la mail di conferma di creazione della lista e ciccare su Fammi entrare. Questo è il pannello di controllo della lista. Come potete notare, se l amministrazione della lista è settata nella modalità di moderazione d emergenza appare un messaggio evidenziato in rosso. Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list 27

30 Le password di amministrazione e di moderazione Scegliendo il menù Password, è possibile cambiare le password assegnate rispettivamente a moderatore ed amministratore. ATTENZIONE: le due password sono le stesse per tutti gli amministratori o per tutti i moderatori; esiste cioè una sola password per amministratore ed una sola password per moderatore. Se delegate più di un moderatore, ognuno di essi dovrà sapere la stessa password di moderazione. Come aggiungere o togliere moderatori e amministratori alla lista Nel menù Opzioni Generali è possibile, tra le altre cose, aggiungere altri indirizzi tra quelli che riceveranno le notifiche destinate ad amministratori e moderatori della lista. Perché i 28 Azienda USL di Rimini - Utilizzo Mailing-list