Provincia Regionale di Catania
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- Lucia Bonfanti
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1 Provincia Regionale di Catania 1 Dipartimento Affari Generali PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE 1. Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi 2. Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode
2 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano: 1. Migrazione dall'attuale Nucleo minimo di Protocollo informatico e Gestione documentale ad un Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi. 2. Implementazione della nuova tecnologia "Dual-Mode", per i cellulari aziendali, in tutte le sedi dell'ente già dotate, sin dal 2003, della Fonia su IP. Responsabile: Cognome: Saetta Telefono: Nome: Gaetano gaetano.saetta@provincia.ct.it Ruolo: Dirigente Capo del 1 Dipartimento Affari Generali Referente: Cognome: Corsaro Telefono: Nome: Salvatore salvatore.corsaro@provincia.ct.it Ruolo: Funzionario Ingegnere - Servizio Informatica e Telecomunicazioni Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : 1. Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi Ammontare complessivo: ,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 2. Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode Ammontare complessivo: ,00 in 5 anni di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 in 5 anni - a carico di altre Fonti (indicare quali) ,00 ricavabili dai risparmi, per 5 anni, di traffico telefonico fisso - mobile, mobile - fisso e mobile - mobile Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 2 -
3 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 3 -
4 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi La Provincia Regionale di Catania sin dal 01/01/2000 si è dotata del Nucleo Minimo di Protocollo informatico e Gestione degli Atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Ordini di Servizio), con la scansione dei documenti cartacei, nel rispetto dei requisiti previsti dal DPR n. 428 del 20/10/1998, sostituito dal DPR n. 445 del 28/12/2000, che regola la gestione del protocollo informatico da parte delle Pubbliche Amministrazioni. In particolare, ai sensi dell art. 53 del DPR 445/2000, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dall Ente è effettuata mediante la memorizzazione nell archivio informatico delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore, garantendo la completezza dell intera operazione di modifica o registrazione dei dati. L attuale sistema non gestisce però la trasmissione e la ricezione per via telematica dei documenti informatici, come definiti dall art. 8 del predetto DPR 445/2000, in quanto legati all attivazione della firma digitale da parte dell Ente. Ai sensi dell art. 55 del DPR 445/2000, l operatore appone sul documento cartaceo originale la segnatura di protocollo, in forma permanente non modificabile, per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a) il numero progressivo di protocollo; b) la data di protocollo; c) l identificazione, anche in forma sintetica, dell Ufficio destinatario. L art. 56 del DPR 445/2000 considera le operazioni di registrazione di protocollo, di segnatura di protocollo e di classificazione del documento, come operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Oltre alle funzionalità minime sopra descritte, l Ente ha scelto di attivare come funzionalità aggiuntiva l acquisizione tramite scanner delle immagini dei documenti cartacei, visualizzabili direttamente dalla scheda di registrazione di protocollo. Ciò allo scopo di costituire un archivio informatico di copia dei documenti protocollati, fermo restando la corretta e puntuale gestione e archiviazione degli originali da parte degli uffici competenti. Per quanto riguarda la Gestione degli Atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Ordini di Servizio), l attuale sistema non consente una gestione informatizzata degli iter degli atti amministrativi, ma costituisce una banca dati di ricerca e consultazione degli atti amministrativi che vengono inseriti nel sistema a conclusione del loro iter, con la relativa scansione del documento cartaceo originale. Questa funzionalità di archiviazione delle immagini dei documenti non ha, quindi, la pretesa di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti cartacei originali (in quanto non ha i requisiti imposti dalla Deliberazione AIPA n. 24 del 30/07/1998, sostituita poi con la Deliberazione AIPA n. 42 del 13/12/2001, che prevede l utilizzo della firma digitale da parte del responsabile della conservazione dei documenti, non ancora attivata da parte dell Ente), ma serve esclusivamente ad agevolare la ricerca dei documenti, visualizzandone immediatamente il loro contenuto, allo scopo di raggiungere l obiettivo di miglioramento dei servizi e di efficienza operativa
5 L art. 50 del DPR 445/2000 prevede che le Pubbliche Amministrazioni provvedano a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del predetto DPR ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione. Per ottemperare al predetto articolo, verrà installato un nuovo Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi, tramite il coinvolgimento di tutti i Servizi dell Ente con la relativa formazione del personale, che consentirà la trasmissione e la ricezione per via telematica dei documenti informatici, in quanto sarà pienamente utilizzata la firma digitale. In particolare, esso consentirà le seguenti nuove funzionalità: Workflow Documentale Interoperabilità tra protocolli delle varie amministrazioni Archiviazione documentale certificata Firma Digitale a norma di legge allo scopo di aggiornare tecnologicamente e completare il Sistema informatico attualmente in uso, rispettando a pieno le norme e gli indirizzi del CNIPA, di coprire l intero processo di gestione della corrispondenza, per tutte le situazioni che si possono verificare in una moderna organizzazione: posta su supporto cartaceo in arrivo ed in partenza posta su supporto elettronico in arrivo ed in partenza posta elettronica ( ) in arrivo ed in partenza corrispondenza interna (con o senza protocollatura) e di consentire la completa gestione informatizzata degli iter degli atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Ordini di Servizio) Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode Sin dal 2003 questa Provincia si è dotata di un innovativo Sistema integrato Fonia-Dati su IP, il primo ad essere realizzato da una P.A. italiana su rete geografica, segnalato dal CNIPA tra le Storie di successo con I Quaderni - n novembre Questo Sistema ha già comportato un considerevole risparmio della spesa, con la cessazione di oltre il 60% delle linee dirette di fonia, e la notevole riduzione dei costi fissi dei circuiti trasmissivi e dei costi del traffico telefonico. L implementazione della tecnologia Dual Mode e la realizzazione di una rete WiFi in tutte le sedi dell Ente consentirà ad ogni utilizzatore di esser raggiunto, su un unico numero, sia da rete fissa che da rete mobile utilizzando un solo apparecchio telefonico, consentendo la raggiungibilità dell utente con lo stesso numero anche quando non è alla sua scrivania, sia nella sua sede di appartenenza che in un'altra delle sedi dell Ente. Ciò consentirà una drastica riduzione dei costi telefonici derivante dall azzeramento dei costi di chiamata dai telefoni fissi dell ente ai cellulari aziendali e fra cellulari aziendali stessi quando si troveranno all interno delle sedi dell Ente. Da un analisi effettuata sul fatturato di traffico telefonico dell Ente è stato appurato che la spesa/anno in termini di traffico telefonico è di circa di cui circa il 30% è ipotizzabile imputarlo alle chiamate fra apparecchio fisso e terminale mobile (GSM), tra terminale mobile e apparecchio fisso e tra terminale mobile e terminale mobile, all interno dei locali aziendali. L implementazione della tecnologia Dual Mode ridurrà al massimo i costi imputabili al traffico telefonico sopra descritto dotando, a regime, tutti i dipendenti di un unico terminale WiFi che consentirà di essere raggiunti, a costo zero, in qualunque momento all interno delle sedi dell Ente
6 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il Direttore Generale e il Dirigente Capo del 1 Dipartimento Affari Generali hanno incaricato il Servizio Informatica e Telecomunicazioni a provvedere alla redazione del Piano di miglioramento gestionale. I responsabili ed il personale dei vari servizi hanno contribuito producendo informazioni sulla consistenza degli utenti che utilizzerà il servizio, sulle necessità ed abitudini che ogni utente ha nell utilizzo degli apparecchi telefonici e dei sistemi aziendali In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): L apparecchio mobile è di norma utilizzato più frequentemente, sia per la facilità di funzionamento che per la mobilità che consente all interno dell Ente, e ciò induce gli utenti a farne un utilizzo abituale. Sulla base della stima di utilizzo dell apparecchio mobile, la tecnologia Dual Mode è una risposta valida ed ottimale in termini di riduzione dei costi. Altro (specificare) Nell ottica della mission della Provincia Regionale di Catania di rendere più accessibile e fruibile l azione dell Amministrazione nei confronti dei suoi utenti, si è ritenuto necessario attivare il nuovo Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi, allo scopo di superare le seguenti criticità che limitano l efficacia delle azioni intraprese, rischiando di vanificare le potenzialità espresse e le risorse presenti: Carenza di flussi di comunicazione tra i vari Servizi: i collegamenti fra le banche dati provinciali sono ancora abbastanza limitati e questo limita le potenzialità nell utilizzo dell attuale sistema informativo in termini di incroci di dati ed elaborazioni. Carente integrazione funzionale ed una modesta comunicazione che si traducono in una duplicazione di azioni, a volte scoordinate e poco rispondenti ad un piano integrato di sviluppo. Gli archivi cartacei stanno crescendo in modo esponenziale ed insostenibile nel lungo periodo; tale situazione comporta naturalmente costi crescenti in termini di spazi (manutenzione per i locali di proprietà provinciale e locazioni per locali forniti da privati) e di personale addetto alla movimentazione. Difficoltà nell accesso agli archivi: gli archivi cartacei sono in parte decentrati nei diversi uffici, la ricerca dei documenti è spesso abbastanza laboriosa
7 Assenza di procedure standardizzate e tempi eccessivamente lunghi di alcuni iter amministrativi, in gran parte dovuti a spostamenti di documenti cartacei e alle numerose firme necessarie per i diversi procedimenti e subprocedimenti. Costi eccessivi di beni di consumo, cancelleria e stampati, in gran parte legati al proliferare delle stampe cartacee e delle fotocopie. Bassa condivisione degli obiettivi legata a performance rispondenti ancora alla logica dell adempimento. Mancanza di coordinamento e di strategia per la comunicazione rivolta all esterno
8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -
9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi Il nuovo Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi, tramite il coinvolgimento di tutti i Servizi dell Ente con la relativa formazione del personale, consentirà: di aggiornare tecnologicamente e completare il Sistema informatico attualmente in uso, rispettando a pieno le norme e gli indirizzi del CNIPA; la trasmissione e la ricezione per via telematica dei documenti informatici, come definiti dal DPR 445/2000; di coprire l intero processo di gestione della corrispondenza, per tutte le situazioni che si possono verificare per la posta interna ed esterna, in arrivo ed in partenza, su supporto cartaceo, elettronico ed ; la completa gestione informatizzata degli iter degli atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Ordini di Servizio); la interoperabilità con altre Amministrazioni pubbliche tramite l utilizzo della Posta elettronica certificata; l archiviazione documentale certificata e l utilizzo della Firma digitale; un utilizzo ottimale delle nuove tecnologie informatiche; una migliore efficacia dell azione amministrativa (in termini di maggiore rapidità degli iter amministrativi, accesso più semplice alle informazioni da parte degli utenti, ecc.); una migliore l efficienza nell utilizzo delle risorse (costi più bassi a parità di servizi prodotti), tramite l avvio di un processo di digitalizzazione dei documenti, degli iter amministrativi e degli archivi; la risoluzione del problema degli spazi crescenti da destinare agli archivi; il contenimento dei costi di personale relativamente alle attività a basso contenuto professionale; il contenimento dei costi di beni di consumo, cancelleria e stampati; l adeguamento alla disciplina vigente in materia, in particolare il DPCM 14 ottobre 2003 (Linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi) e il DPR 28 dicembre 2000 n.445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode L implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode incrementerà ulteriormente il contenimento della spesa telefonica (sia da e per i telefoni fissi IP che tra gli stessi cellulari aziendali), installando una rete WiFi presso tutte le sedi dell Ente, e dotando inizialmente gli Amministratori e i Dirigenti, e in seguito tutti i dipendenti di cellulari di ultima generazione. Ciò consentirà ad ogni utilizzatore di poter essere raggiunto su un unico numero telefonico, contemporaneamente sia sulla rete telefonica aziendale, che su quella GSM pubblica utilizzando un solo apparecchio. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) A. Fasi di realizzazione del Workflow documentale: A.1. Installazione e configurazione Software applicativo (entro il 27/02/2009) Verifica Funzionale e tecnica Installazione del Software Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati Addestramento personale del Servizio Informatica Ricognizione della dotazione Hardware presso i vari servizi Adeguamento della dotazione Hardware presso i vari servizi Verifica e adeguamento della configurazione delle Banche dati - 9 -
10 A.2. Riorganizzazione delle procedure operative (entro il 20/02/2009) Nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento Riunioni operative per la revisione del Manuale di gestione Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative A.3. Addestramento del personale (entro il 15/05/2009) Ricognizione del personale da coinvolgere Organizzazione del Corso Presentazione generale del Progetto in aula magna Addestramento in aula del personale del Protocollo Generale Addestramento in aula del personale dei vari Servizi Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi A.4. Attivazione Firma digitale e Posta elettronica certificata (entro il 17/04/2009) Ricognizione dei Dirigenti e Funzionari da coinvolgere Richiesta della fornitura delle Smart card Installazione nei PC del Software e dei lettori di Smart Consegna delle Smart card ai Dirigenti e Funzionari Attivazione della Posta elettronica certificata Addestramento in aula dei Dirigenti e Funzionari B. Fasi di realizzazione della Gestione degli Atti amministrativi B.1. Installazione e configurazione Software applicativo (entro il 15/05/2009) Verifica Funzionale e tecnica Installazione del Software Addestramento personale del Servizio Informatica Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati B.2. Riorganizzazione delle procedure operative (entro il 24/04/2009) Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative B.3. Addestramento del personale (entro 31/12/2009) Ricognizione del personale da coinvolgere Organizzazione del Corso Presentazione generale del Progetto in aula magna Addestramento in aula del personale dei vari Servizi Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi C. Implementazione della tecnologia Dual Mode C.1. Installazione Hardware e configurazione Software Verifica Funzionale e tecnica Installazione dell Hardware e del Software Addestramento personale del Servizio Informatica C.2. Realizzazione rete WiFi Installazione degli Access Point Verifica Funzionale e tecnica C.3. Fornitura di terminali WiFi ad Amministratori/Dirigenti Verifica Funzionale e tecnica C.4. Fornitura di terminali WiFi ai dipendenti di tutte le sedi dell Ente Verifica Funzionale e tecnica
11 C.5. Analisi Traffico telefonico fisso - mobile Verifica del traffico telefonico mediante analisi delle fatture telefoniche C.6. Analisi Traffico telefonico mobile - fisso e mobile - mobile Analisi del traffico telefonico mediante fatture telefoniche del servizio di telefonia Mobile 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi conseguire un elevato livello di informatizzazione dei propri processi, coerentemente con le strategie di e-government; ottimizzare il processo di trattamento della corrispondenza (posta interna ed esterna, in arrivo ed in partenza, su supporto cartaceo, elettronico ed ); velocizzare l iter degli Atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Ordini di Servizio); poter comunicare efficacemente tramite posta elettronica certificata con le altre Amministrazioni, con il cittadino e le strutture esterne Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode La tecnologia Dual Mode porterà un sostanziale rinnovamento sull architettura di rete dell Ente e cambierà totalmente il concetto di utilizzo dell apparecchio mobile. La realizzazione di una rete WiFi consentirà un sostanziale risparmio sui costi di telefonia. La dotazione di terminali WiFi (cellulari aziendali WiFi) consentirà agli operatori dell Ente una vasta mobilità all interno dei locali e conseguentemente la reperibilità in ogni momento del dipendente stesso, e agevolerà il dipendente nei colloqui con i colleghi che spesso, al momento, avvengono per necessità a carico del dipendente stesso. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. A. Workflow documentale Installazione e configurazione del Software applicativo Riorganizzazione delle procedure operative Addestramento del personale Attivazione Firma digitale e Posta elettronica certificata B. Gestione degli Atti amministrativi Installazione e configurazione del Software applicativo Riorganizzazione delle procedure operative Addestramento del personale C. Implementazione della tecnologia Dual Mode Installazione Hardware e configurazione Software Realizzazione rete WiFi, installazione Access Point Fornitura terminali WiFi ad Amministratori/Dirigenti Fornitura terminali WiFi ai dipendenti di tutte le sedi dell Ente Analisi Traffico telefonico fisso - mobile Analisi Traffico telefonico mobile - fisso e mobile - mobile
12 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività A. Workflow documentale Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione A.1. Installazione e configurazione Software applicativo Verifica Funzionale e tecnica Installazione del Software Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati Addestramento personale del Servizio Informatica Ricognizione della dotazione Hardware presso i vari servizi Adeguamento della dotazione Hardware presso i vari servizi Verifica e adeguamento della configurazione delle Banche dati A.2. Riorganizzazione delle procedure operative Nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento Riunioni operative per la revisione del Manuale di gestione Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative Verbale di Installazione del software applicativo entro il 16/01/2009 N. dipendenti Servizio Informatica che sono stati addestrati / N. totale dipendenti Servizio Informatica - Target 30% entro il 30/01/2009 Verbale di ricognizione ed adeguamento della dotazione Hardware presso i vari servizi entro il 16/01/2009 Verbale di configurazione e parametrizzazione delle banche dati entro il 23/01/2009 Atto di nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico entro il 09/01/2009 Atto di costituzione del Gruppo operativo di coordinamento entro il 09/01/2009 Atto di approvazione del Manuale di gestione e delle procedure operative entro il 20/02/2009 A.3. Addestramento del personale Ricognizione del personale da coinvolgere Organizzazione del Corso Presentazione generale del Progetto in aula magna Addestramento in aula del personale del Protocollo Generale Addestramento in aula del personale dei vari Servizi Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi A.4. Attivazione Firma digitale e Posta elettronica certificata Ricognizione dei Dirigenti e Funzionari da coinvolgere Richiesta della fornitura delle Smart card Installazione nei PC del Software e dei lettori di Smart Consegna delle Smart card ai Dirigenti e Funzionari Attivazione della Posta elettronica certificata Addestramento in aula dei Dirigenti e Funzionari Lettera di convocazione del personale per inizio del Corso di formazione entro il 07/01/2009 N. dipendenti che sono stati addestrati / N. totale dipendenti dell Ente - Target 20% entro il 17/04/2009 Verbale di affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi entro il 15/05/2009 Lettera di ricognizione dei Dirigenti e Funzionari da coinvolgere entro il 07/01/2009 Verbale di installazione del Software, dei lettori di Smart e della Posta elettronica certificata entro il 06/03/2009 N. di Dirigenti e Funzionari che sono stati addestrati / N. totale Dirigenti e Funzionari segnalati - Target 100% entro il 17/04/
13 B. Gestione degli Atti amministrativi Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione B.1. Installazione e configurazione Software applicativo Verifica Funzionale e tecnica Installazione del Software Addestramento personale del Servizio Informatica Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati Verbale di Installazione del software applicativo entro il 23/01/2009 N. dipendenti Servizio Informatica che sono stati addestrati / N. totale dipendenti Servizio Informatica - Target 30% entro il 30/01/2009 Verbale di configurazione e parametrizzazione delle banche dati entro il 15/05/2009 B.2. Riorganizzazione delle procedure operative Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative Atto di costituzione del Gruppo operativo di coordinamento entro il 09/01/2009 Atto di approvazione delle procedure operative entro il 24/04/2009 B.3. Addestramento del personale Ricognizione del personale da coinvolgere Organizzazione del Corso Presentazione generale del Progetto in aula magna Addestramento in aula del personale dei vari Servizi Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi Lettera di convocazione del personale per inizio del Corso di formazione entro il 06/04/2009 N. dipendenti che sono stati addestrati / N. totale dipendenti dell Ente - Target 80% entro il 30/10/2009 Verbale di affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi entro il 31/12/
14 C. Implementazione della tecnologia Dual Mode Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione C.1. Installazione Hardware e configurazione Software Verifica Funzionale e tecnica Installazione dell Hardware e del Software Addestramento personale del Servizio Informatica C.2. Realizzazione rete WiFi Installazione degli Access Point Verifica Funzionale e tecnica Verbale di Installazione del Hardware/software applicativo, entro Giugno 2009 N. dipendenti Servizio Informatica che sono stati addestrati / N. totale dipendenti Servizio Informatica - Target 30% entro Luglio 2009 Verbale di Installazione del Hardware/software applicativo, entro Giugno 2009 C.3. Fornitura di terminali WiFi ad Amministratori/Dirigenti Verifica Funzionale e tecnica Verbale di consegna, entro Giugno 2009 C.4. Fornitura di terminali WiFi ai dipendenti di tutte le sedi dell Ente Verifica Funzionale e tecnica Verbale di consegna, entro Luglio 2009 C.5. Analisi del Traffico telefonico fisso - mobile Verifica del traffico telefonico mediante analisi delle fatture telefoniche Costo unitario di input di servizio dopo intervento costo prima dell intervento / costo prima dell intervento *100 target -30% entro Ottobre 2009 C.6. Analisi del Traffico telefonico mobile - fisso e mobile - mobile Analisi del traffico telefonico mediante fatture telefoniche del servizio di telefonia Mobile Costo unitario di input di servizio dopo intervento costo prima dell intervento / costo prima dell intervento *100 target -30% entro Ottobre
15 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi Risultati attesi Indicatore (vedi domanda 1.4) (descrizione e unità di misura) Conseguire un elevato livello di Analisi del gradimento dei informatizzazione dei propri processi, dipendenti attraverso un coerentemente con le strategie di e-government questionario on-line N. di protocolli (posta interna ed esterna, in arrivo ed in partenza, su supporto cartaceo, elettronico ed ) trattati con il nuovo sistema / n. totale di protocolli Ottimizzare il processo di trattamento della Riduzione del tempo di corrispondenza (posta interna ed esterna, in personale dedicato: n. ore arrivo ed in partenza, su supporto cartaceo, standard dedicate dal personale elettronico ed ) al nuovo sistema - n. ore standard dedicate dal personale al vecchio sistema / n. ore standard dedicate dal personale vecchio sistema *100 N. Atti amministrativi (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, delle Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, e Velocizzare l iter degli Atti amministrativi degli Ordini di Servizio) trattati (Deliberazioni di Giunta e di Consiglio, con il nuovo sistema / n. totale Determinazioni Dirigenziali e Presidenziali, Atti amministrativi Ordini di Servizio) Riduzione della durata dell iter : durata standard nuovo iter (ore) - durata standard vecchio iter (ore) / durata standard vecchio iter (ore) *100 Poter comunicare efficacemente tramite posta elettronica certificata con le altre Amministrazioni, con il cittadino e le strutture esterne N. di protocolli di posta elettronica certificata con Amministrazioni, il cittadino e le strutture esterne Target 90% di valutazione positiva entro dicembre % entro dicembre % entro dicembre % entro dicembre % entro dicembre entro dicembre Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Rinnovamento sull architettura di rete Riduzione dei costi di telefonia Miglioramento del servizio erogato e della soddisfazione del dipendente Indicatore (descrizione e unità di misura) Verbale di collaudo dell intero sistema Costo unitario di output del servizio dopo intervento (analisi dell intero traffico telefonico) costo prima dell intervento (analisi dell intero traffico telefonico) / costo prima dell intervento *100 Analisi del gradimento dei dipendenti attraverso un questionario on-line Target 100% di valutazione positiva entro Giugno % entro Dicembre % di valutazione positiva entro Novembre
16 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro: 10 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Coordinamento del progetto e attività 100 organizzative e di analisi Funzionari Attività informatiche 130 Altro personale Attività amministrative ed operative di supporto Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Per l attivazione del Sistema di Workflow documentale saranno coinvolti circa 180 dipendenti dei vari Servizi dell Ente. Per l attivazione della Gestione degli Atti amministrativi e della nuova tecnologia Dual-Mode saranno coinvolti circa 720 dipendenti dei vari Servizi dell Ente. 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi La ditta fornitrice del nuovo Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi, sarà parte attiva nelle fasi di Installazione e configurazione del software applicativo, parametrizzazione delle banche dati, e nelle fasi di Addestramento del personale ed Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode La ditta fornitrice della nuova tecnologia Dual-Mode sarà parte attiva nelle varie fasi di installazione della rete WiFi, di configurazione degli apparati Dual Mode e di attivazione e rilascio del Servizio. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste attività di consulenza esterna
17 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi Dall esame delle criticità riscontrate, è evidente che i problemi principali non saranno dovuti a mancanza di risorse economiche o strumentali, quanto piuttosto dalla carenza di tempo che le risorse umane dedicheranno all avvio del nuovo Sistema. Per tale motivo sarà necessario un presidio costante da parte del gruppo di lavoro che ha predisposto il piano, al fine di verificare lo stato di avanzamento delle varie attività e sollecitare i Dirigenti dei vari Servizi in caso di ritardo rispetto ai tempi programmati. Il gruppo di lavoro si riunirà quindi con cadenza mensile per esaminare lo stato di avanzamento delle varie attività e produrre una nota che verrà inviata al Direttore Generale e al Dirigente Capo del 1 Dipartimento Affari Generali Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode Sarà attivato un presidio costante da parte del gruppo di lavoro che ha predisposto il piano, al fine di verificare lo stato di avanzamento delle varie attività e sollecitare i Dirigenti dei vari Servizi in caso di ritardo rispetto ai tempi programmati. Il gruppo di lavoro si riunirà quindi con cadenza mensile per esaminare lo stato di avanzamento delle varie attività e produrre una nota che verrà inviata al Direttore Generale e al Dirigente Capo del 1 Dipartimento Affari Generali Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il Dirigente del Servizio Informatica e Telecomunicazioni, avvalendosi del gruppo di lavoro e del proprio personale dipendente informatico ed amministrativo, effettuerà il coordinamento delle varie attività programmate, comunicando per iscritto ai dirigenti dei vari Servizi le scadenze e gli adempimenti da effettuare di volta in volta, nel rispetto della tempistica del piano riportata negli allegati diagrammi di Gantt. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Utilizzando il software Microsoft Project, con cui sono stati elaborati gli allegati diagrammi di Gantt, verrà seguito l andamento delle attività nel corso della realizzazione, Dall esame degli indicatori previsti saranno verificati gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi e verranno attivate le necessarie contromisure per rispettare comunque le scadenze programmate. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti All interno dell Ente verrà comunicato a tutti i dipendenti, tramite una apposita area della rete Intranet, lo stato delle varie fasi dell intervento e i risultati ottenuti. Sul sito Internet ufficiale della Provincia Regionale di Catania ( sarà dedicata una apposita area per far conoscere alle imprese, ai cittadini e alle altre P.A il piano di miglioramento gestionale attuato, e le nuove modalità con cui sarà possibile comunicare con l Ente. L Ufficio stampa dell Ente provvederà a dare le dovute comunicazioni anche agli organi di stampa
18 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi La buona riuscita del progetto può essere facilitata da una breve sperimentazione iniziale, limitata ad uno o due servizi, per verificare il corretto funzionamento del nuovo sistema ed individuare in anticipo eventuali difficoltà tecnico - organizzative. Per quanto riguarda il Sistema integrato di Workflow documentale e Gestione degli Atti amministrativi, possono sorgere difficoltà per la resistenza psicologica all eliminazione del cartaceo e per la ridotta propensione all utilizzo degli strumenti informatici da parte di alcuni dirigenti. Per farvi fronte si punterà su attività di formazione interna e su un corso di formazione sulle opportunità offerte dalla normativa vigente in materia di documenti informatici, che sarà inserito nel piano di formazione 2009 e realizzato probabilmente entro l estate. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gantt relativo alla tempistica del piano
19 ID Nome attività Inizio Fine 1 A. Fasi di realizzazione del Workflow documentale gio 01/01/09 ven 15/05/09 Diagramma di Gantt - Attivazione del Workflow documentale dic gen gen gen gen feb feb feb feb mar mar mar mar mar apr apr apr apr mag mag 09 M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S 2 A.1. Installazione e configurazione Software applicativo gio 01/01/09 ven 27/02/09 3 Verifica Funzionale e tecnica gio 01/01/09 ven 09/01/09 4 Ricognizione della dotazione Hardware presso i vari servizi gio 01/01/09 ven 16/01/09 5 Installazione del Software lun 12/01/09 ven 16/01/09 6 Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati lun 19/01/09 ven 23/01/09 7 Adeguamento della dotazione Hardware presso i vari servizi lun 19/01/09 ven 20/02/09 8 Addestramento personale del Servizio Informatica lun 26/01/09 ven 30/01/09 9 Verifica e adeguamento della configurazione delle Banche dati lun 23/02/09 ven 27/02/09 10 A.2. Riorganizzazione delle procedure operative gio 01/01/09 ven 20/02/09 11 Nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico gio 01/01/09 ven 09/01/09 12 Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento gio 01/01/09 ven 09/01/09 13 Riunioni operative per la revisione del Manuale di gestione lun 12/01/09 ven 23/01/09 14 Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative lun 26/01/09 ven 20/02/09 15 A.3. Addestramento del personale gio 01/01/09 ven 15/05/09 16 Ricognizione del personale da coinvolgere gio 01/01/09 ven 23/01/09 17 Organizzazione del Corso lun 26/01/09 ven 27/02/09 18 Presentazione generale del Progetto in aula magna lun 23/02/09 ven 27/02/09 19 Addestramento in aula del personale del Protocollo Generale lun 02/03/09 ven 06/03/09 20 Addestramento in aula del personale dei vari Servizi lun 09/03/09 ven 17/04/09 21 Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi lun 20/04/09 ven 15/05/09 22 A.4. Attivazione Firma digitale e Posta elettronica certificata gio 01/01/09 ven 17/04/09 23 Ricognizione dei Dirigenti e Funzionari da coinvolgere gio 01/01/09 ven 23/01/09 24 Richiesta della fornitura delle Smart card lun 26/01/09 ven 13/02/09 25 Installazione nei PC del Software e dei lettori di Smart card lun 16/02/09 ven 06/03/09 26 Consegna delle Smart card ai Dirigenti e Funzionari lun 16/02/09 ven 06/03/09 27 Attivazione della Posta elettronica certificata lun 16/02/09 ven 06/03/09 28 Addestramento in aula dei Dirigenti e Funzionari lun 09/03/09 ven 17/04/09 mer 19/11/08 Attività Divisione Avanzamento Cardine Riepilogo Riepilogo progetto Attività esterne Cardine esterno Scadenza Pagina 1
20 ID Nome attività Inizio Fine 1 B. Attivazione Gestione degli Atti amministrativi gio 01/01/09 gio 31/12/09 Diagramma di Gantt - Attivazione della Gestione degli Atti amministrativi dic gen gen gen gen feb feb feb feb mar mar mar mar mar apr apr apr apr mag mag mag mag giu giu giu giu giu lug lug lug lug ago ago ago ago ago set set set set ott ott ott ott nov nov nov nov nov dic dic dic dic 09 M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D 2 B.1. Installazione e configurazione Software applicativo gio 01/01/09 ven 15/05/09 3 Verifica Funzionale e tecnica gio 01/01/09 ven 09/01/09 4 Installazione del Software lun 12/01/09 ven 23/01/09 5 Addestramento personale Servizio Informatica lun 26/01/09 ven 30/01/09 6 Configurazione e parametrizzazione delle Banche dati lun 27/04/09 ven 15/05/09 7 B.2. Riorganizzazione delle procedure operative gio 01/01/09 ven 24/04/09 8 Costituzione del Gruppo operativo di coordinamento gio 01/01/09 ven 09/01/09 9 Riunioni operative per la definizione e approvazione delle procedure operative lun 12/01/09 ven 24/04/09 10 B.3. Addestramento del personale mer 01/04/09 gio 31/12/09 11 Ricognizione del personale da coinvolgere mer 01/04/09 ven 24/04/09 12 Organizzazione del Corso lun 27/04/09 ven 15/05/09 13 Presentazione generale del Progetto in aula magna lun 18/05/09 ven 22/05/09 14 Addestramento in aula del personale dei vari Servizi lun 25/05/09 ven 30/10/09 15 Affiancamento operativo allo start-up presso i vari Servizi lun 02/11/09 gio 31/12/09 mer 19/11/08 Attività Divisione Avanzamento Cardine Riepilogo Riepilogo progetto Attività esterne Cardine esterno Scadenza Pagina 1
21 ID Nome attività Inizio Fine 1 C. Implementazione della nuova tecnologia Dual Mode gio 01/01/09 ven 30/10/09 Diagramma di Gantt - Implementazione della nuova tecnologia Dual-Mode dic gen gen gen gen feb feb feb feb mar mar mar mar mar apr apr apr apr mag mag mag mag giu giu giu giu giu lug lug lug lug ago ago ago ago ago set set set set ott ott ott ott 09 M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D L M M G V S D 2 C.1. Installazione Hardware e configurazione Software gio 01/01/09 ven 31/07/09 3 Verifica Funzionale e tecnica gio 01/01/09 ven 27/02/09 4 Installazione dell'hardware e del Software lun 02/03/09 mar 30/06/09 5 Addestramento personale del Servizio Informatica mer 01/07/09 ven 31/07/09 6 C.2.Realizzazione rete WiFi lun 02/03/09 mar 30/06/09 7 Installazione degli Access Point lun 02/03/09 ven 29/05/09 8 Verifica Funzionale e tecnica lun 01/06/09 mar 30/06/09 9 C.3. Fornitura di terminali WiFi ad Amministratori/Dirigenti lun 01/06/09 mar 30/06/09 10 Verifica Funzionale e tecnica lun 01/06/09 mar 30/06/09 11 C.4. Fornitura di terminali WiFi ai dipendenti di tutte le sedi dell Ente mer 01/07/09 ven 31/07/09 12 Verifica Funzionale e tecnica mer 01/07/09 ven 31/07/09 13 C.5. Analisi Traffico telefonico fisso - mobile mer 01/07/09 ven 30/10/09 14 Verifica del traffico telefonico mediante analisi delle fatture telefoniche mer 01/07/09 ven 30/10/09 15 C.6.Analisi Traffico telefonico mobile - fisso e mobile - mobile mer 01/07/09 ven 30/10/09 16 Analisi del traffico telefonico mediante fatture telefoniche del servizio di telefonia Mobile mer 01/07/09 ven 30/10/09 mer 19/11/08 Attività Divisione Avanzamento Cardine Riepilogo Riepilogo progetto Attività esterne Cardine esterno Scadenza Pagina 1
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