GESTIONE PRESENZE MANUALE PER COMINCIARE

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1 GESTIONE PRESENZE MANUALE Gestione archivi La prima operazione da effettuare, per poter utilizzare gestione presenze, è la creazione dell archivio dove saranno memorizzati tutti i dati riconducibili ad una azienda. Quindi, cliccando sulla voce Gestione Archivi, del menù File, si apre la maschera Immissione/modifica archivi, che permette la creazione di tali archivi. In questa maschera è presente un campo codice ed uno per la descrizione. I dati inseriti vengono salvati cliccando sul primo pulsante a sinistra, tra quelli presenti nella parte bassa della stessa maschera, e caratterizzato dalla presenta di una icona che rappresenta un V stilizzata. Una volta salvati i dati, il codice archivio non può più essere modificato; il programma crea una cartella con lo stesso nome del codice, all interno della quale vengono memorizzati tutti i dati dell azienda a cui l archivio si riferisce. La descrizione, invece, può essere modificata, successivamente, senza alterare il contenuto dei dati già presenti. L area sotto i campi di inserimento elenca gli archivi già creati, i quali possono essere modificati o cancellati, richiamandoli in maschera mediante un doppio clic col pulsante sinistro del mouse, dopo aver posizionato il puntatore in corrispondenza della riga che indica l archivio interessato. Quando un dato viene richiamato in maschera, si attiva il pulsante cancella che altrimenti è disabilitato. Il secondo pulsante da sinistra, rappresentato con una manina che pulisce, serve a ripulire i campi da eventuali inserimenti e a deselezionare eventuali archivi dalla lista sottostante. Tale pulsante non serve per eliminare i dati. Per tale operazione è deputato il terzo pulsante che e- limina il dato richiamato in maschera compresi tutti i dati ad esso correlati. Infine, l ultimo pulsante permette di uscire dalla maschera.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 1

2 Una volta creato l archivio o gli archivi, per poter creare le tabelle relative alla gestione occorre aprire quello su cui lavorare, al quale verranno imputati tutti i dati inseriti. Per selezionare l archivio basta cliccare sulla voce Apri archivio dal menù File oppure cliccare direttamente sul primo pulsante a sinistra della tool-bar, presente nella maschera generale. Si apre la maschera Selezione archivio, dove saranno elencati tutti gli archivi creati. La scelta avviene mediante doppio clic col pulsante sinistro del mouse in corrispondenza della voce interessata oppure selezionando tale voce con un solo clic e, successivamente, cliccando sul pulsante conferma presente nella parte bassa della maschera. Il pulsante Uscita chiude la maschera senza aprire alcun archivio. L apertura dell archivio rende tutti i menù attivi; da questi è possibile procedere con le operazioni di gestione generale; inoltre, se vi sono dipendenti con visite mediche da rifare, questi vengono subito visualizzati all apertura, così come nel caso di contratti a tempo determinato in via di scadenza.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 2

3 Gli altri archivi da creare per la gestione delle varie funzioni sono i seguenti: - gestione tipi di presenza - qualifiche - mansioni - anagrafica dipendenti - tipo centro di costo - centro di costo - anagrafica azienda - preferenze - Festività (non ha alcun effetto sulle elaborazioni. Esso è presente per futuri sviluppi) Per la creazione dei vari archivi basta cliccare la voce specifica del menù archivi, presente nella maschera principale, o cliccare direttamente sul pulsante specifico, presente nella toolbar generale Gestione tipi di presenza La maschera Gestione tipi di presenze è composta da tre campi per l inserimento dei dati, una lista dove sono elencati i dati inseriti e 4 pulsanti per la gestione. Tale archivio serve a definire, oltre alle ore ordinarie e straordinarie, la tipologia di costo per eventi diversi. Ad esempio è necessario poter gestire le assenze, le festività o la malattia. Per ogni tipo di evento, si indica un codice che poi verrà utilizzato nella maschera di inserimento delle presenze. Il campo codice permette l inserimento di un solo carattere. Il campo descrizione serve a specificare il tipo di evento memorizzato e comparirà nelle leggende inserite nei report di stampa. La differenza percentuale istruisce il programma sul valore percentuale da imputare all evento, rispetto alla paga inserita nell archivio delle qualifiche. Al fine di comprendere come viene calcolato il valore basta pensare che a 100 corrisponde lo stesso valore del costo della manodopera ordinaria, con 0 non si riconosce alcun compenso. Se si vuole incrementare del 20% il valore di base occorre inserire 120, mentre se lo si vuole diminuire della stessa percentuale si dovrà inserire 80. E importante, per la gestione degli straordinari, inserire una causale con codice S, che il programma riconoscerà automaticamente. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 3

4 I pulsanti per la gestione sono 4, il primo dall alto serve a confermare i dati inseriti, il secondo cancella la voce selezionata; il terzo pulisce i campi da eventuali dati inseriti ed il quarto chiude la maschera. Qualifiche La maschera Qualifiche, accessibile dal menù archivi o dall icona sulla barra dei pulsanti, è simile alla maschera descritta sopra. Essa presenta un campo codice di 5 caratteri, che identifica i singoli record, un campo descrizione ed un campo costo orario. Il costo è riferito al prezzo della manodopera oraria e verrà utilizzato come base per il calcolo dei costi mensili. Gli altri pulsanti e la lista delle voci hanno lo stesso funzionamento in tutte le maschere dati, quindi, per il loro funzionamento, si rimanda a quanto già scritto per la maschera precedente. Si precisa che, in tutte le maschere, i codici devono avere valore univoco, pertanto, inserimenti di codice duplicato non verranno accettati dal programma, mentre è possibile duplicare le restanti voci. Mansioni Questo archivio serve a creare una lista delle mansioni che vengono svolte all interno dell azienda. Esse verranno, poi, imputate nella maschera di gestione dell anagrafica dipendenti, al fine di individuare meglio le funzioni di ogni singolo dipendente. L apertura e la gestione segue sempre le stesse procedure viste prima.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 4

5 Tipi centri di costo Questa maschera permette di catalogare i diversi tipi di centri di costo. Attualmente, essa ha solo funzioni informative, ma è previsto, in un immediato futuro, implementazioni di campi di ricerca e raggruppamento, anche, per questa categoria di voci. In ogni caso, nella maschera che registra i centri di costo, c è un menù a tendina dove tali categorie vengono elencati per poterne effettuare la scelta. Centri di costo Per centro di costo si intende la lavorazione, il reparto, il cantiere o l area nella quale sono impegnate persone, mezzi e strutture, per realizzare un opera o un servizio. Essi devono essere imputati in un apposito archivio e ad essi faranno riferimento i dati delle presenze. Questa maschera presenta più campi rispetto a quelle finora viste. Oltre al solito codice, è presente un menù a tendina dal quale è possibile scegliere il tipo di centro di costo. Gli altri campi comprendono la descrizione e l eventuale indirizzo dove è ubicato il centro di costo. I dati relativi all indirizzo sono facoltativi, mentre il codice e la descrizione sono indispensabili.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 5

6 Preferenze Sotto il menù file, è presente la voce Preferenze che apre la maschere delle impostazioni del programma. In questa maschera, vengono inserite alcune informazioni utili per la gestione di alcune funzioni del programma Nella sezione in alto, sono presenti i campi per l inserimento del nome u- tente e della password; tali valori sono facoltativi e servono solo se si vuole inibire l accesso del programma a persone non autorizzate. In ogni caso, per ottenere l accesso con password occorre settare l opzione presente sopra i campi. Si raccomanda di non dimenticare i dati inseriti in questi campi, altrimenti l accesso al programma non sarà più possibile. Sotto i dati di accesso, sono presenti due campi per l inserimento delle ore ordinarie. Il campo delle ore giornaliere è obbligatorio, in quanto il programma lo utilizza per stabilire, in automatico, le ore di straordinario effettuate durante la giornata lavorativa, ottenute per differenza tra le ore inserite nel foglio delle presenze ed il valore di questo campo. Il campo settimanale è stato inserito in previsione di futuri sviluppi, ma attualmente non ha alcuna influenza sulle elaborazioni, pertanto, può essere omesso. Ancora più sotto, è presente una casella immagine; cliccandovi sopra, si apre la maschera di gestione risorse, quella di windows, e serve a selezionare l immagine del logo aziendale che dovrà comparire sul tesserino di riconoscimento. Dopo aver selezionato l immagine, essa comparirà all interno della casella, in sostituzione di quella predefinita, e nel campo file immagine logo riporterà, indicato in automatico, il percorso completo ed il nome del file che avete scelto. Si consiglia di collocare l immagine da caricare in una cartella che non sia troppo nidificata, al fine di evitare percorsi troppo lunghi che il programma potrebbe non poter leggere. L ultimo campo, quello posizionato in fondo alla maschera, serve ad indicare al programma quale editor esterno si intende utilizzare per la stampa dei moduli. I due pulsanti in basso hanno la funzione di salvataggio dei dati, il primo, e di uscita dalla maschera, il secondo. Cliccando il pulsante sfoglia, a destra del campo, si apre la maschera di esplora risorse per la ricerca del programma da utilizzare.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 6

7 Gestione dati dipendente La sezione dedicata alla gestione dei dipendenti è, tra le tabelle, la più articolata e ricca di funzioni. Tramite la maschera Gestione dati dipendenti è possibile inserire molte informazioni per la gestione del personale, sia a livello anagrafico, che gestionale. Inoltre, è possibile generare i tesserini di riconoscimento o stampare la scheda dipendente, compresa l acquisizione della foto da inserire in archivio tramite web-cam o da file. Si accede a tale scheda cliccando sulla seconda icona della barra dei pulsanti, presente nella maschera generale o dalla voce Gestione dipendenti, dal menù Archivi. Naturalmente, prima di effettuare tali scelte, occorre aprire l archivio sul quale si intendono memorizzare i dati, altrimenti queste voci saranno disattivate e non permettono nessuna selezione. Tale maschera è divisa in quattro aree principali: la prima, in alto, a sinistra, contiene i campi di gestione dei dati suddivisi su 5 sottoschede; a sinistra di essa, è presente l area dove viene mostrata la foto; sotto, è presente una terza area dove vengono elencati tutti i nominativi inseriti, ed in fine, in basso, è presente la pulsantiera che permette di svolgere tutte le funzioni presenti all interno di questa maschera. Come sopra detto, i dati relativi al singolo dipendente vengono inseriti in appositi campi suddivisi su 5 sottoschede, ognuna delle quali rappresenta una specifica categoria di informazioni. Per spostarsi da una sottoscheda all altra, basta cliccare col pulsante sinistro del mouse, in corrispondenza delle linguelle presenti nel lato superiore, nelle quali è riportato il testo che ne riassume il contenuto.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 7

8 I titoli riportati nelle sottoschede sono i seguenti: dati principali, altri dati, recapiti, storia, sicurezza. La sottoscheda dati principali contiene i campi relativi alle informazioni di base del dipendente, come si vede dalla figura a sinistra. Nel primo campo deve essere inserito il codice del dipendente che ha un valore univoco e serve al programma per poter ritrovare tutti i dati ad esso associati. Il campo relativo alla qualifica è collegato alla tabella gestione qualifiche, già descritta in precedenza, ed è rappresentata da un menù a tendina che si apre cliccando sul pulsantino, con il triangolino nero, e dal quale si seleziona un valore tra quelli elencati. Nel caso in cui il valore che si vuole inserire non è presente nell elenco, bisognerà chiudere la maschera di gestione dipendenti e caricare la nuova qualifica accedendo alla corrispondete sezione degli archivi. La sottoscheda altri dati contiene campi che completano i dati personali del dipendente, quali il codice fiscale e la mansione svolta. Se il dipendente non è di nazionalità straniera, tramite il pulsante genera c. f. viene calcolato, automaticamente, il codice fiscale, sempre che siano già stati inseriti tutti i dati nella sottoscheda precedente. Il campo codice carta è stato predisposto per l eventuale utilizzo di lettore di badge. E previsto, infatti, l accoppiamento di un lettore di accessi mediante, badge, e, ad ogni dipendente, verrà accoppiata una tessere numerata il cui numero dovrà essere inserito in tale campo. Infine, un campo note permette di inserire informazioni supplementari non inseribili negli altri campi. Per il campo Mansioni vale quanto già detto per il campo Qualifiche, descritto sopra: la scelta può essere eseguita solo tra i valori già inseriti nella tabella mansioni. Nella sottoscheda recapiti sono presenti i campi relativi ad indirizzo e numeri di telefono del dipendente, oltre all indirizzo , che il programma utilizza per l eventuale invio delle news, informazioni o comunicazioni.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 8

9 Nella sottomaschera storia sono presenti i campi che riguardano alcuni aspetti del rapporto contrattuale. Quindi, troviamo la data di assunzione e l opzione per indicare il tipo di contratto (determinato o indeterminato) e la eventuale durata del contratto in mesi. Indicando la data di assunzione, nel caso in cui il tipo di contratto è a tempo determinato, si attiva la casella della durata contratto che determina in auto-matico, la data di licenziamento che, in questo tipo di configurazione, non è modificabile. Se il contratto, invece, è a tempo indeterminato, la casella durata contratto rimane bloccata e la data licenziamento deve essere inserita manualmente. La data licenziamento calcolata dal programma, nei casi di contratti a tempo determinato, viene utilizzata dal programma per la verifica, all avvio, di contratti in scadenza. La sezione centrale della maschera serve a gestire i trasferimenti del dipendente, tra i vari centri di costo. Naturalmente, la prima data deve essere uguale a quella di assunzione. Questi dati vengono utilizzati dal programma nella gestione delle presenze, che verrà trattata in una sezione a parte. L ultima sezione è dedicata alla sicurezza e salute. Si può, quindi, indicare se il dipendente è o meno responsabile di sicurezza, quando ha effettuato l ultima visita medica e tra quanto dovrà effettuare la successiva, calcolando automaticamente la data di quest ultima. Un campo è dedicato all esito ed uno alle prescrizioni. Il programma, in avvio, avvisa se ci sono dipendenti con la visita in fase di scadenza. Infine, è presente un pulsante con la dicitura moduli, che permettere di accedere alla sezione dedicata alla generazione di moduli. Tale sezione verrà trattata in un apposito capitolo del manuale. La sezione presente sotto quella della gestione dei dati del dipendente, rappresenta l elenco di tutti i nominativi archiviati. Essi vengono mostrati, in elenco, in ordine crescente sul campo del codice. Se si vuole modificare un dato già in archivio, occorrerà fare un doppio clic col pulsante. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 9

10 sinistro del mouse in corrispondenza del nominativo da modificare. I dati della selezione vengono riportati nei campi della maschera di gestione dei dati per permettere la variazione di un qualsiasi campo. La sezione che si trova in alto a destra della maschera, è quella relativa al caricamento e alla visualizzazione della foto abbinata al dipendente. Puntando col mouse, in corrispondenza del logo, si apre la maschera di esplora risorse (immagine a sinistra), con la quale è possibile navigare all interno dei propri archivi, al fine di individuare il file in formato immagine, da abbinare al nominativo in fase di caricamento. Scelta l immagine, questa sostituisce quella del logo, ridimensionandosi, proporzionalmente, per rientrare all interno dello spazio previsto. Al salvataggio del dato, il programma genera una copia della foto e la salva nella sottocartella foto, presente all interno dell archivio. Dal salvataggio in poi, il programma punterà esclusivamente all archivio foto, per ogni elaborazione.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 10

11 La pulsantiera, o tool bar, come la vogliamo chiamare, è confinata nella parte inferiore della maschera; per mezzo dei pulsanti in essa presenti, si possono svolgere molte operazioni legate alla gestione dell archivio. Il primo pulsante, da sinistra, serve a memorizzare i dati inseriti nei campi, sia che si tratti di dati nuovi, sia che si tratti di dati modificati. Il secondo pulsante, con l icona di una videocamera, serve per la cattura dell immagine da inserire in archivio, direttamente da una cam collegata al computer (normale web cam). Cliccando su tale pulsante, si apre la maschera per la gestione dell acquisizione. Essa presenta, a sinistra in alto, tre pulsanti, una colonna di testo, che spiega il funzionamento della maschera, e due riquadri immagine cam e foto, con un pulsante ciascuno all interno. Nel primo riquadro di sinistra, viene riprodotto, in tempo reale, quanto acquisito dalla web cam. Per avviare l acquisizione dell immagine da cam, basta cliccare sul primo pulsante in alto a sinistra. L inquadratura deve essere composta nel riquadro immagine cam, appena essa risulta soddisfacente, basterà cliccare sul pulsante cattura immagine, presente all interno dello stesso riquadro, così, l immagine congelata verrà mostrata nel riquadro di destra foto. L immagine del riquadro foto, rimane fissa e rappresenta quanto viene memorizzato, se si clicca il pulsante salva foto presente all interno del riquadro foto. Durante il salvataggio, viene mostrata la schermata di esplora risorse, al fine di indicare al programma dove deve essere salvato il file e con quale nome, alla fine della procedura, la stessa immagine verrà mostrata nello spazio della foto della maschera gestione dati dipendenti.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 11

12 Da sinistra, Il terzo pulsante trova dipendente, mostra un icona con un binocolo. Tramite tale pulsante si possono effettuare le ricerche all interno del database, filtrando i dati secondo le nostre necessità. Per effettuare una ricerca basterà inserire il testo da ricercare all interno dei campi, presenti nella sezione di gestione dei dati, e cliccare su tale pulsante. L elenco sottostante verrà aggiornato e conterrà solo i dati che soddisfano il criterio di ricerca. I campi interessati dalla selezione di ricerca sono i seguenti: Cognome Nome Luogo di nascita Questi tre campi possono essere combinati tra loro, al fine di ottenere delle estrapolazioni più selettive. Le future versioni permetteranno la ricerca anche sui campi Qualifica e Mansioni. Per mostrare nuovamente la lista completa dei dati, basterà cliccare sul sesto pulsante (da sinistra) refresh, che pulisce tutti i campi da eventuali dati presenti e riaggiorna la lista dei movimenti elencando tutti i dipendenti in archivio. Il quarto pulsante, da sinistra, stampa scheda, permette la stampa della scheda del dipendente, compresa di foto, come da immagine di seguito riportata. Per poter procedere alla stampa della scheda, occorre, prima selezionare il dipendente e, dopo, si può procedere con la stampa.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 12

13 Il successivo pulsante, stampa elenco, esegue la stampa di tutti i dipendenti mostrati nell elenco in quel momento. Pertanto, se si esegue la stampa dopo una ricerca, l elenco mostrerà solamente i nominativi estratti. Il formato di stampa è quello rappresentato nella figura sottostante. Il sesto pulsante refresh è già stato descritto sopra; si tenga presente che esso non elimina movimenti, ma pulisce semplicemente i campi e resetta l elenco. Per l eliminazione dei dati, occorre cliccare sul pulsante Cancella movimento. Questo pulsante è sempre disattivato, esso si attiva quando si richiama un movimento presente nell elenco. Pertanto, per eliminare un nominativo, occorre, prima, richiamarlo in maschera e, successivamente, cliccare sul pulsante cancella movimento. Sarà mostrato un messaggio che avvisa dell operazione intrapresa e chiede ulteriore conferma prima di procedere con l eliminazione del nominativo. Dopo la cancellazione non sarà più possibile recuperare il dato. Il pulsante che segue stampa tesserino permette di stampare il tesserino di riconoscimento del singolo dipendente. Come già visto per la stampa della scheda, occorre, prima, selezionare il nominativo per il quale vogliamo stampare il tesserino, e, successivamente, si può procedere alla stampa. Il tesserino conterrà il logo che è stato indicato nella sezione preferenze, come già descritto in una precedente sezione del presente manuale.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 13

14 Come mostrato nell immagine precedente, nel tesserino vengono riportati: la foto del dipendente, il suo nome e cognome, data e luogo di nascita ed, infine, la qualifica. Occorre tenere presente che il programma stampa un solo tesserino alla volta, pertanto non è possibile fare una stampa di più tesserini su singolo foglio. Il pulsante invia , caratterizzato dall icona che rappresenta una lettera, permette di inviare comunicazioni, via , a tutti i dipendenti che dispongono di un indirizzo di posta elettronica. Cliccando sul pulsante, si apre una maschera divisa in due sezioni principali, testo e elenco destinatari, più un campo oggetto e due pulsanti. Nel campo oggetto occorre inserire, appunto, l oggetto del messaggio che si va ad inviare; nella sezione testo deve essere inserito il corpo del messaggio. La sezione di destra, elenco destinatari, viene compilata automaticamente dal programma, prelevando solo i nominativi che dispongono di indirizzo di posta elettronica, tra quelli presenti nell elenco della maschera gestione dipendenti. Quindi, anche in questo caso, è possibile eseguire, prima una ricerca di nominativi che rispondono a specifiche richieste e successivamente, inviare solo a quelli che tra di loro posseggono una . Il pulsante invia permette l invio dei messaggi al proprio server di posta elettronica (es. outlook) dal quale, poi, si completa l invio verso il destinatario. Il pulsante chiudi annulla ogni operazione e chiude la maschera senza effettuare alcun invio. Il penultimo pulsante è importa dipendenti. Esso è molto utile nel caso in cui, disponendo di più aziende, si vuole importare un nominativo che è già stato registrato in un altra azienda. Dal menù a tendina si seleziona l archivio dal quale si vuole importare il. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 14

15 dipendente. Fatta la selezione, nella sezione elenco dipendenti vengono elencati tutti i nominativi presenti nell archivio selezionato. Cliccando sopra un nominativo, la foto di questo viene mostrata nello spazio a destra. Per procedere all importazione, basta cliccare sul pulsante importa dipendente, presente nella parte inferiore della maschera e caratterizzato dall icona che rappresenta una freccia a sinistra, su fondo giallo. L altro pulsante serve a chiudere la maschera senza effettuare alcuna importazione. L ultimo pulsante da descrivere della maschera gestione dipendenti è il primo da destra, ossia il pulsante uscita che serve a chiudere la maschera. Anagrafica Azienda Dal menù Archivi, selezionare la voce Anagrafica azienda per accedere alla maschera per la gestione dei dati aziendali. Questi dati hanno uno scopo, solamente, informativo e possono essere recuperati per effettuarne l inserimento nei moduli gestibili nell apposita sezione. Tale maschera è divisa in tre sottoschede denominate: Anagrafica, recapiti ed altri dati. Nella sottoscheda Anagrafica vengono inseriti i dati anagrafici dell azienda, quale ragione sociale, indirizzo e partita IVA o codice fiscale.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 15

16 Nella sottoscheda recapiti vengono inseriti i dati del referente, i numeri di telefono e fax, oltre che l indirizzo e l eventuale pagina web. La sezione altri dati è dedicata ad alcune informazioni utili per la gestione della sicurezza, quindi, è indicato il responsabile al servizio di prevenzione e protezione ed il medico competente. Un campo note permette di memorizzare informazioni aggiuntive non memorizzabili nei campi presenti. Il tasto conferma memorizza i dati, mentre il tasto "uscita chiude la maschera senza memorizzare nulla.. P. Iva Cod. Fisc. GRN GPP 58M23 G273 T PAGINA 16

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