Corso sul PACCHETTO OFFICE. Modulo Excel

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1 Corso sul PACCHETTO OFFICE Modulo Excel Docente: dott. Marco Cardani Lezione 3 La creazione di una tabella 1

2 3.1 La creazione di una tabella: la compilazione Corso PACCHETTO OFFICE Excel Le regole di compilazione e scrittura in Excel sono piuttosto rigide ed è fondamentale rispettarle. All interno delle celle possiamo scrivere tutto ciò che vogliamo, basta cliccare nella cella e digitare. Una volta terminato di scrivere all interno di una cella passiamo alla successiva usando le frecce, il mouse, il tasto TAB o l invio. Due sono le domande che vengono spontanee: se scrivo qualcosa che è più largo della cella, come faccio? Semplice, le colonne si possono allargare (e stringere) a piacimento posizionando il puntatore al confine fra la colonna che dobbiamo allargare e la successiva, tenendo premuto e trascinando verso destra, senza alcun limite. Quando abbiamo finito di scrivere su una riga e vogliamo passare alla successiva, clicchiamo sulla tastiera prima Invio e poi Home: in questo modo il cursore si posiziona nella prima cella della riga sottostante. Se invece utilizzo la combinazione di tasti CTRL+Fine andrò nell ultima cella scritta della mia tabella; con CTRL+Home invece mi troverò nella prima cella della tabella. Excel offre anche delle scorciatoie per l inserimento dei dati: se scriviamo un mese dell anno e trasciniamo 1 la cella, automaticamente verranno scritti tutti gli altri mesi; la stessa cosa vale per i giorni della settimana. Se scriviamo due numeri in due celle distinte ma confinanti fra loro, selezioniamo entrambe le celle e trasciniamo, la sequenza verrà completata. La stessa cosa vale per testi che contengono un numero, come ad esempio Prova 1 : se trasciniamo la cella che contiene tale scritta Excel scriverà Prova 2, Prova 3, Prova 4 e così via. Infine, se trasciniamo una cella che contiene una parola o una lettera, essa verrà ripetuta in ogni cella compresa nel trascinamento. Quando scriviamo inoltre ci vengono proposti dei suggerimenti: se stiamo compilando la colonna città di una ipotetica tabella di indirizzi, man mano che digitiamo le lettere sulla tastiera riceviamo dei suggerimenti. Naturalmente Excel li propone leggendo i dati che abbiamo immesso unicamente in quella specifica colonna. Se il 1 Trascinare significa posizionare il cursore nel quadratino posto nell angolo in basso a destra della cella selezionata, tenere premuto e spostarsi in basso, in alto, a destra o a sinistra. Questa operazione equivale in tutto e per tutto al copia-incolla. 2

3 suggerimento è corretto, accettiamolo premendo Invio o una freccia direzionale, così che si possa continuare a scrivere in un altra cella; se invece è sbagliato continuiamo tranquillamente a scrivere ignorando il suggerimento. Figura 1 - Un suggerimento di compilazione. Se analizziamo rapidamente la Figura 1, possiamo notare che appena dopo aver digitato la R di Roma, Excel suggerisce (notate le tre lettere scritte in bianco su sfondo nero) proprio Roma, che è l unica parola che inizia per R presente nella colonna nella quale ci troviamo. 3.2 La creazione di una tabella: correzione ed eliminazione Come faccio invece a correggere un dato errato? Se clicco in una cella che contiene un informazione da correggere e premo tasti come Canc o Backspace, Excel cancella tutto il contenuto della cella! Se premo semplicemente una lettera della tastiera Excel cancella tutto il contenuto della cella e scrive la lettera corrispondente. Come fare? Per correggere un dato errato in Excel ci sono tre diverse possibilità: Fare un doppio clic nella cella (il cursore lampeggia e possiamo correggere liberamente) Fare un clic nella cella e poi premere il tasto F2 si sfrutta la barra della formula (vedi Figura 2) cliccandovi al suo interno e premendo Invio una volta terminata la correzione. 3

4 Figura 2 La Casella Nome e la Barra della formula. Per creare una tabella che sia facile da consultare in ogni cella dev essere contenuto un dato atomico. Chiariremo questo concetto con un esempio. Nel file allegato Figura 3 La tabella in Excel. Elenco_contatti troviamo un elenco di nominativi compresi di indirizzo di residenza, CAP, città, numero di cellulare, età. (vedi Figura 3). In ognuna delle celle quindi il dato inserito è composto di un unica informazione. È perciò deleterio inserire nella medesima cella nome e cognome insieme, oppure l indirizzo completo compreso di via, C.A.P., città e provincia poiché così facendo non avremo la possibilità di ordinare e gestire la tabella in maniera corretta e conveniente. 4

5 Altro concetto fondamentale: molti di voi avranno notato che la prima riga della tabella viene sfruttata per scrivere le intestazioni di colonna, ovvero un titolo che ci dica che cosa troviamo scritto all interno della colonna. Non si tratta di una regola ferrea, non siamo obbligati ad intestare le colonne altrimenti Excel non funziona, ma usare questo accorgimento è fondamentale per leggere e per far leggere le nostre tabelle in modo semplice. Terzo aspetto, forse il meno conosciuto di tutti. In Excel abbiamo a disposizione più di mille colonne e un milione di righe. La quantità di dati che possiamo inserire è quindi enorme ma, se la nostra tabella Figura 4 - La tabella. termina alla cella C5 come quella della Figura 4 Excel non considera le innumerevoli celle che rimangono vuote. La tabella per lui va dalla cella A1 alla C5 ed è composta da quindici celle (Figura 4). Quindi nella creazione di una tabella lasciare una riga o una colonna completamente vuota fa sì che Excel non legga la tabella come unica, ma consideri il nostro foglio come composto da due tabelle distinte come nell esempio riportato in Figura 5. 5

6 Figura 5 - Tabelle separate. In questo esempio la tabella con sfondo rosso e quella con sfondo nero sono per il programma due tabelle distinte. Se avessimo lasciato completamente vuota, ipotizziamo, la riga 9, Excel avrebbe letto ben quattro tabelle distinte! Questa caratteristica ha conseguenze positive e negative che impareremo a gestire e a sfruttare nelle prossime lezioni. Approfondendo la nostra conoscenza di Excel capiremo quali vantaggi ci dà saper costruire una tabella in maniera corretta. 6