LA POSTA ELETTRONICA. Come funziona l

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1 LA POSTA ELETTRONICA Come funziona l La posta elettronica consente lo scambio di messaggi fra utenti di uno stesso computer o di computer diversi ed è stata storicamente uno dei primi servizi forniti da Internet. I messaggi hanno un formato standard composto essenzialmente da: l intestazione (header), comprendente l indirizzo del mittente Da: (sender) e del destinatario/i A: (recipient) nella forma l argomento (subject), la data e l ora di spedizione; il corpo (body) che contiene il testo del messaggio; eventuali allegati. Per inviare e ricevere i messaggi occorre un accesso a Internet e una casella di posta elettronica personale. Ogni utente ha il suo indirizzo (es. che corrisponde a una specifica casella postale. In pratica si tratta di uno spazio su un computer centrale nel quale i messaggi che vengono via via spediti all indirizzo indicato, sono depositati in modo automatico, in attesa della lettura del destinatario. E' possibile accedere alla propria casella di posta 1. via Web da qualsiasi computer connesso a Internet, utilizzando un normale browser come Internet Explorer o Nescape Navigator 2. tramite un programma di posta elettronica (Outlook, Outlook Express-offre le funzionalità per abbonarsi ai newsgroup-, Netscape Messenger, Eudora, ). In entrambe le modalità, si compone e si spedisce il messaggio elettronico che, tramite la linea di trasmissione, raggiungerà l indirizzo del provider del mittente. Il provider provvederà, tramite le connessioni di Internet, alla consegna del messaggio alla mailbox del destinatario, accessibile al primo collegamento alla rete di quest ultimo. (N.B.: le mailbox sono situate su server accesi 24 ore su 24) La gestione dei messaggi si effettua tramite due programmi: MTA (Mail Transport Agent) e MUA(Mail User Agent) che, su una rete TCP/IP, utilizzano generalmente i protocolli sottoelencati, che governano le spedizioni e le ricezioni dei messaggi di posta: SMTP (Invio-Simple Mail Transfer Protocol) per la consegna remota dei messaggi. E il servizio TCP che rimane in ascolto, di default, sulla porta 25 di un server. POP3 (Ricezione-Post Office Protocol v.3) e IMAP (Interactive Mail Access Protocol) che consentono di leggere tramite computer client i messaggi arrivati sul server di posta elettronica. POP e IMAP possono essere impiegati con i più comuni programmi di posta elettronica. Si utilizza POP, che è stato

2 Avviare e configurare Outlook pensato per un uso off-line, quando si vuole scaricare la posta, ossia rimuovere i messaggi che vengono prelevati dalla mailbox sul server mail (remove from the server). Si utilizza IMAP, in modalità on-line, quando si vuole accedere al mail server da qualunque postazione client: in questo caso i messaggi rimangono sul mail server (leave on the server). Lanciare il client in uno dei seguenti modi: doppio clic sull icona sul desktop clic sul pulsante Avvia Outlook Express sulla Barra degli strumenti Avvio veloce della barra delle applicazioni da Start/Programmi/Outlook Express L aspetto della finestra dipende dalle impostazioni dell opzione Layout del sottomenu Visualizza.. della Barra dei menu di Outlook Express ed è personalizzabile. Creazione dell account :profilo utente che corrisponde a un indirizzo e a una casella di posta elettronica. Dalla Barra dei menu di Outlook Express Strumenti Account cliccare sul bottone Aggiungi e nel menu a discesa che compare, selezionare Posta elettronica I finestra: nella casella di testo digitare il nome dell utente, premere AVANTI II finestra: nella casella di testo digitare l indirizzo di posta elettronica nella forma premere AVANTI III finestra: il protocollo da impostare per il server della posta in arrivo è generalmente POP3; i nomi dei server della posta in arrivo (protocolli POP3, IMAP ) e in uscita (SMTP) si trovano sul foglio di registrazione del Provider che indica i parametri per l utilizzo dei servizi. Ad es. per INWIND il nome di SMTP server è mail.inwind.it, di POP server è popmail.inwind.it; premere AVANTI

3 Creare un messaggio IV finestra: nelle caselle di testo digitare rispettivamente l account e la password -che può essere memorizzata-, premere AVANTI. Nell ultima finestra verranno salvate le impostazioni. Per creare un messaggio si può utilizzare l icona corrispondente sulla Barra degli strumenti di Outlook Express nella finestra principale dell applicazione, o selezionare dalla Barra dei menu di Outlook Express File Nuovo Messaggio di posta. Si apre la finestra Nuovo(Messaggio): nelle caselle di testo che compaiono sopra la zona destinata a contenere il corpo del messaggio, andranno indicati: nel campo contrassegnato con A: l del destinatario nel campo contrassegnato con Cc: l di altri eventuali destinatari. nel campo contrassegnato con Ccn: l di eventuali destinatari che saranno nascosti agli altri utenti destinatari: l opzione viene utilizzata per inviare copie riservate. N.B.: cliccando sui pulsanti sopra indicati si apre la finestra Selezione destinatari nella quale è possibile selezionare, disponendo di una eventuale rubrica, i destinatari del messaggio e le modalità di trasmissione del messaggio stesso. Biglietti da visita: il modo più veloce per scambiare informazioni sui contatti tramite Internet consiste nell'allegare un biglietto da visita ai messaggi di posta elettronica. Il biglietto da visita contiene informazioni sull'utente ricavate dalla Rubrica. Procedimento: dalla Barra dei menu di Outlook Express Strumenti Opzioni: nella finestra che compare scegliere la scheda Composizione e nella casella di gruppo Biglietti da visita selezionare il contatto, cliccare sul pulsante Modifica e procedere nella compilazione degli appositi campi testo. dalla Barra dei menu della finestra Nuovo (messaggio) Inserisci Biglietto da visita:

4 Copiare spostare cancellare Inviare un messaggio Rispondere a un messaggio comparirà l icona a fianco del campo da: che conterrà le informazioni dettagliate precedentemente impostate. Il campo Oggetto ha lo scopo di guidare brevemente al contenuto dell . Il contenuto del campo oggetto diventerà il nome della barra del titolo della finestra del messaggio. Attraverso la procedura detta di Attachment è possibile allegare file al messaggio: è sufficiente selezionare dalla Barra dei menu della finestra Nuovo(messaggio) Inserisci Allegato.. e nella finestra di dialogo che compare, cercare il file utilizzando eventualmente il menu a discesa di Cerca in: poi fare clic su Allega ( o su Annulla per annullare l operazione). Oppure utilizzare l icona corrispondente presente sulla Barra degli strumenti della finestra Nuovo (messaggio). Si può inoltre impostare la priorità per guidare il destinatario a una lettura sollecita del messaggio: cliccare sul pulsante Priorità della Barra degli strumenti standard o selezionare dalla Barra dei menu della finestra Nuovo (messaggio) Messaggio Imposta priorità. Di default il valore è impostato su Normale. Facendo uso della Guida (pulsante?) della Barra dei menu di Outlook, è possibile, con opportuna ricerca, visualizzare le icone che indicano la priorità dei messaggi, se i messaggi hanno file allegati e se sono contrassegnati come già letti o da leggere. E possibile utilizzare il correttore ortografico fornito nella suite Office. Procedimento: Barra dei menu della finestra Nuovo(messaggio) Strumenti Controllo ortografia (oppure premere il tasto F7) procedere nella correzione eventuale dei termini proposti, agendo sui bottoni corrispondenti (Ignora, Cambia, Annulla ) o utilizzare l icona corrispondente della Barra degli Strumenti. E possibile intervenire all interno dei messaggi con le funzioni di Taglia(CTRL+X) Copia(CTRL+C) Incolla(CTRL+V) del menu Modifica su porzioni di testo provenienti anche da altre applicazioni. Per inviare un messaggio si può agire sul pulsante Invia della Barra degli strumenti della finestra Nuovo (messaggio) o selezionare dalla Barra dei menu File Invia Messaggio (CTRL+INVIO); l opzione Invia in seguito consente la creazione di più messaggi off-line e la loro collocazione nella cartella Posta in uscita da cui partiranno per la loro destinazione quando, una volta connessi, si attiverà il pulsante Invia/Ricevi della Barra degli strumenti. Il doppio click del mouse su un messaggio apre la sua finestra di composizione.

5 Leggere un messaggio La funzione Rispondi consente di rispondere al mittente senza dovere digitare il suo indirizzo: cliccare sul pulsante corrispondente alla funzione, contenuto nella Barra degli strumenti della finestra di composizione : questo produce l apertura di una nuova finestra che, davanti al titolo del campo oggetto, porta la sigla Re:. Il testo del messaggio ricevuto, (dipendentemente da come è settata l opzione corrispondente del menu Strumenti Opzioni Invio), contrassegnato, viene riportato, ma può essere eliminato. Il testo della risposta può essere aggiunto. La funzione Rispondi a.. consente di rispondere alla lista dei destinatari del messaggio ricevuto, senza dover scrivere un messaggio singolarmente ad ogni membro. La funzione Inoltra consente di spedire il messaggio ricevuto da un mittente ad un altro destinatario: questo produce l apertura di una finestra che, davanti al titolo del campo oggetto, porta la sigla Fw: (forward). N.B.: in alternativa all uso dei pulsanti della Barra degli strumenti, gli stessi comandi sono opzioni del sottomenu Messaggio della Barra dei menu della finestra corrispondente al messaggio da inviare. La funzione Inoltra come allegato presente nel sottomenu Messaggio della Barra dei menu, consente di spedire, sottoforma di allegato, il messaggio ricevuto al destinatario. I mailer, ossia i programmi destinati alle gestione della posta elettronica, permettono la gestione di più account: in questo caso per leggere la posta di un singolo utente utilizzare la voce corrispondente del sottomenu a discesa Invia e ricevi dell opzione Strumenti della Barra dei menu di Outlook Express. Tutti i nuovi messaggi si trovano nella cartella Posta in

6 Usare l indirizzario arrivo: agendo con il click del mouse è possibile selezionare la cartella e il messaggio che interessa. Icone a fianco dei vari messaggi guidano nell interpretazione della natura del messaggio medesimo: se è già stato aperto, se porta file in attachment. È possibile controllare in diversi modi i messaggi di posta elettronica e di news ricevuti in Outlook Express. È possibile evitare di ricevere messaggi da determinate persone, nascondere conversazioni indesiderate e tutelarsi contro messaggi di posta pericolosi attraverso l impostazione di livelli di protezione, modificando in modo opportuno le Regole messaggi del sottomenu Strumenti della Barra dei menu. Ad esempio, se non si vogliono più ricevere mail da un determinato indirizzo, si può bloccare il mittente. Procedimento: selezionare dalla Barra dei menu di Outlook Express Messaggio/Blocca Mittente: i Mittenti bloccati si potranno visualizzare dall opzione Strumenti Regole messaggi Elenco mittenti bloccati..: la scheda Mittenti bloccati ne consentirà la gestione. Nel caso un non possa venire consegnato, esso viene rinviato al mittente come se fosse stato spedito da un ipotetico dove nomemacchina specifica il nome del computer che ha riscontrato il problema; nel corpo del messaggio compaiono alcuni messaggi di errore che possono orientare sulla causa del malfunzionamento. Il pulsante Rubrica della Barra degli strumenti,(oppure dalla Barra dei menu Strumenti Rubrica) apre la finestra corrispondente, che mostra gli indirizzi di posta elettronica memorizzati e consente la creazione di nuove schede. Per aggiungere un indirizzo all elenco occorre fare click sul pulsante Nuovo e selezionare Nuovo contatto nel menu a tendina che compare oppure scegliere la voce corrispondente del menu File della Barra dei menu. Si apre la finestra Proprietà

7 che consente la personalizzazione della scheda del nuovo corrispondente, premere il pulsante Aggiungi per archiviarlo nell elenco. Si può direttamente aggiungere alla rubrica il mittente di un messaggio ricevuto, scegliendo l opzione Aggiungi il mittente alla Rubrica del menu che si apre con un click del bottone destro del mouse sulla selezione. Per eliminare una voce dell elenco, dopo averla selezionata, cliccare sull icona corrispondente della Barra degli strumenti di Rubrica, oppure selezionare il comando File/Elimina della Barra dei menu, o agire sul comando Elimina del menu che si attiva con il click del pulsante destro del mouse sulla selezione. Creare una lista di indirizzi È possibile creare una lista da utilizzare per inviare lo stesso messaggio contemporaneamente a più destinatari. È sufficiente creare un nome di gruppo e quindi aggiungere al gruppo i singoli contatti. Procedimento: Nella Rubrica selezionare la cartella in cui si desidera creare un gruppo (si può infatti creare cartelle da Nuovo sulla barra degli strumenti e quindi su Nuova cartella..). Fare clic su Nuovo sulla barra degli strumenti e quindi su Nuovo gruppo. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Proprietà. Nella casella Nome gruppo digitare il nome del gruppo.

8 Per aggiungere utenti a un gruppo è possibile procedere in diversi modi: 1. fare clic sul pulsante Seleziona: nella finestra Seleziona i membri del gruppo che si apre, fare clic su un nome nell'elenco della Rubrica poi sul pulsante Seleziona. 2. Per aggiungere direttamente una persona al gruppo senza aggiungere il nome alla Rubrica, digitare il nome e l'indirizzo di posta elettronica nella parte inferiore della finestra di dialogo Proprietà e quindi fare clic su Aggiungi. 3. Per aggiungere una persona sia al gruppo che alla Rubrica, fare clic su Nuovo contatto e inserire le informazioni necessarie. È possibile creare più gruppi e aggiungere uno stesso contatto a gruppi diversi semplicemente utilizzando il drag and drop. Per accedere alla lista ai cui membri inviare lo stesso messaggio, cliccare sul pulsante A: della testa del messaggio: si apre la finestra Selezione destinatari da cui sarà possibile selezionare il gruppo e indirizzarlo con il pulsante specifico. Oppure, quando si inviano i messaggi, digitare il nome del gruppo direttamente nella casella A:.

9 Messaggi a più indirizzi Organizzare i messaggi E possibile l aggiornamento automatico dell indirizzario. Procedimento: dalla Barra del menu Strumenti Opzioni : scegliere la scheda nominata Invio, selezionare Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla Rubrica. Se si vuole aggiungere un solo nome, deselezionare l opzione sopraindicata poi aprire il messaggio che contiene l indirizzo da aggiungere alla Rubrica, cliccare sul nome con il pulsante destro del mouse e su Aggiungi il mittente alla rubrica., oppure nella cartella Posta in arrivo fare clic con il tasto destro del mouse sul messaggio, poi scegliere l opzione Aggiungi il mittente alla rubrica nel menu di scelta rapida Rispondere a un messaggio usando una lista di distribuzione Si realizza con questa procedura: Cliccare su Nuovo messaggio cliccare sul campo a: scegliere il gruppo dalla finestra Selezione destinatari e con il doppio clic inserirlo nella casella Destinatari del messaggio Confermare con OK. Premendo il pulsante Invia, il messaggio digitato verrà inviato a tutti i membri della lista. All interno della finestra di Outlook express, attraverso la barra posta sopra i messaggi è possibile ordinare la corrispondenza secondo vari criteri: con un clic sull area corrispondente si possono ordinare rispetto alla data, all oggetto, al mittente con un secondo clic si può definire l ordine crescente o decrescente Oppure utilizzare le voci corrispondenti del menu Visualizza. Cercare un messaggio: si utilizza la funzione Trova cliccando sul pulsante corrispondente della barra degli strumenti standard. Per eliminare un messaggio premere il pulsante elimina sulla Barra degli strumenti standard (oppure dal menu File Elimina). Gli oggetti vengono trasferiti nella cartella Posta eliminata che equivale al Cestino del desktop di Windows Si possono creare sottocartelle locali in cui riporre i messaggi in relazione ai mittenti e/o al loro contenuto : selezionare Cartelle locali nel frame di sinistra della finestra di Outlook, dal menu File Cartella Nuova e nella finestra di dialogo Creazione nuova cartella che compare digitare il nome da attribuirle. Eventualmente spostare i vari messaggi da Posta in arrivo a Nuova cartella tramite drag and drop, oppure selezionare il messaggio, poi dalla Barra dei menu Modifica Sposta nella cartella selezionare la cartella e confermare.

10 Che cos è una mailing list Che cos è un newsgroup E una lista di indirizzi ( a cui è necessario iscriversi) caratterizzata dall appartenere a persone con interessi in comune che comunicano tramite posta elettronica. Ogni volta che qualche membro della lista invia un messaggio in una mailing list, questo viene distribuito nella casella di ogni membro della lista. Tutto questo traffico è gestito automaticamente da programmi chiamati mailing list managers (MLMs), tra cui i più usati sono: Listserv e Majordomo. Il funzionamento della lista si basa sull uso di due diversi indirizzi di posta elettronica: l indirizzo del listserver (che riceve l iscrizione alla lista, le dimissioni ) e l indirizzo della lista a cui devono essere spediti i messaggi indirizzati a tutti gli iscritti. Di solito per iscriversi a una mailing list occorre scrivere al listserver un messaggio che porta il campo Oggetto vuoto e il cui testo è : subscribe nomelista. Per annullare la propria iscrizione bisogna scrivere un nuovo messaggio che porti come testo unsubscribe nomelista. Per trovare liste sul Web si può utilizzare il database che consente ricerche per parole chiave e che contiene elenchi di liste e informazioni al riguardo. Come la mailing list è un luogo dove esprimere le proprie opinioni e discutere con altri utenti. Rispetto alle mailing list ha il vantaggio di consentire l accesso anche senza essere iscritti, inoltre gli articoli dei newsgroup sono conservati su appositi news server e non intasano la casella postale. Gli Url delle news sono del tipo news:nomegruppo. Esempio news://news.iol.it/it.arti.cartoni in questo caso si potrà leggere il newsgroup it.arti.cartoni sul server news.iol.it. L insieme dei newsgroup è designato con il nome Usenet. Il motore di ricerca DejaNews, /usenet, ne consente la ricerca attraverso l uso di parole chiave Per approfondimenti visitare i siti: Semplice glossario Specialisti della rete Il Corso è stato realizzato dalla Divisione Sistemi Informativi ad uso dell'università degli Studi di Milano. Vengono analizzati i principali programmi di utilizzo della posta elettronica, Outlook express ed Eudora, illustrandone l interfaccia grafica e prendendo in esame le funzioni principali di rubrica, allegati, utilizzo delle cartelle Entrambi i siti mostrano l impostazione di un Client di posta elettronica Ancora sulla posta elettronica

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