Lavoro & Previdenza La circolare su temi previdenziali e giurislavoristici

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1 Lavoro & Previdenza La circolare su temi previdenziali e giurislavoristici N LUL: richiesta di stampa laser online Semplificata la richiesta di stampa laser del Libro Unico del Lavoro Categoria: Previdenza e Lavoro Sottocategoria: Libro Unico del Lavoro L INAIL, con la nota n. 431/2014, ha reso disponibile sul proprio sito ( una nuova funzionalità mediante la quale il datore di lavoro può chiedere l autorizzazione a stampare il Libro Unico del Lavoro con la modalità stampa laser. Il nuovo servizio, disponibile nella sezione Servizi online, cliccando sulla voce Autorizzazione Stampa laser, è accessibile, da parte dei datori di lavoro, direttamente oppure tramite gli intermediari. In alternativa alla stampa laser, il LUL può essere tenuto con il sistema meccanografico oppure su supporti magnetici. Premessa L autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del LUL, può essere chiesta in maniera telematica. Infatti, l INAIL rende disponibile sul proprio sito ( una nuova funzionalità mediante la quale il datore di lavoro può chiedere appunto l autorizzazione a stampare il Libro Unico del Lavoro con la modalità stampa laser. Il servizio è accessibile nella sezione Servizi online, cliccando sulla voce Autorizzazione Stampa laser. Il Libro Unico del Lavoro Il Libro Unico del Lavoro (L.U.L.), entrato in vigore a gennaio del 2009 e disciplinato dagli artt. 39 e 40 del D.L. n. 112/2008 (convertito con legge il 6 agosto 2008, n. 133), è un documento riepilogativo obbligatorio, sostitutivo dei vecchi libri paga e matricola, utilizzato per certificare: la gestione del rapporto di lavoro, nei confronti del lavoratore; 1

2 la situazione occupazionale dell azienda, verso gli organi di vigilanza; la regolarità e la correttezza con cui il datore di lavoro amministra i vari rapporti contrattuali, in materia di orario massimo di lavoro, di riposi, di ferie e di assenze, oltre agli adempimenti previdenziali e assistenziali ed agli obblighi in qualità di sostituto d imposta. Pertanto, con l'entrata in vigore del D.L. 112/08, sono stati, di fatto, abrogati una serie di oneri e documenti, quali: Adempimenti abrogati il libro matricola e paga delle aziende soggette all'assicurazione INAIL il libro matricola e paga per le aziende soggette all'inps l obbligo di conservazione del libro matricola e paga da parte dell'impresa la registrazione sul libro matricola e paga in materia di assegni familiari l istituzione del libro matricola e paga per le aziende giornalistiche l istituzione e la gestione del registro d'impresa per i datori di lavoro agricolo le sanzioni per la mancata istituzione e l'omessa esibizione del libro matricola e paga I SOGGETTI OBBLIGATI Sono tenuti alla redazione del LUL: tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi quelli dello spettacolo, agricoli, dell'autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei titolari di rapporti di lavoro domestici, i quali devono iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Al contrario, non sono soggetti ad alcun obbligo in tema: le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti subordinati al proprio interno); l'impresa familiare per l opera del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione); le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti. 2

3 Infine, sono esenti dalla tenuta del LUL anche le P.A., che provvedono alle registrazioni con i cedolini o ruoli di paga, elaborati per ciascun dipendente. Redazione del Libro Unico del Lavoro Rientrano Non rientrano i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi quelli dello spettacolo, agricoli, dell'autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione di quelli domestici. tra i soggetti obbligati, le seguenti tipologie di aziende: società cooperative senza dipendenti; imprese familiari e ditte individuali. Tenuta del LUL Il Libro Unico del Lavoro può essere tenuto attraverso tre diversi regimi: 1. meccanografico; 2. laser; 3. supporti magnetici. Gli elementi che accomunano tutti e tre i sistemi sono: l impossibilità di annotare e aggiornare il registro con scritturazioni a mano; l obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati; l obbligo che ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori, venga effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivocabile. SISTEMA MECCANOGRAFICO Il sistema meccanografico comporta che il Libro Unico, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato, presso una qualsiasi sede dell'inail, dai funzionari a ciò incaricati oppure dalle tipografie autorizzate. 3

4 SISTEMA LASER La stampa laser è una modalità di tenuta del Libro Unico del Lavoro che prevede un autorizzazione preventiva dell'inail alla vidimazione in fase di stampa ed alla generazione della numerazione automatica. Pertanto, la ditta che intende adottare tale modalità di tenuta del citato documento obbligatorio, deve presentare all INAIL una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser. La richiesta può essere avanzata: da parte di un datore di lavoro; ovvero da parte di un intermediario, delegato dalla ditta, a nome della ditta medesima. La ditta (o intermediario), nella richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser, può sia indicare l utilizzo di un tracciato già autorizzato dalla Direzione centrale rischi alla casa di software che lo produce (c.d. tracciato pre-autorizzato), sia richiedere anche l autorizzazione del tracciato dalla stessa prodotto. In caso di utilizzo di un proprio tracciato, la ditta (o intermediario) può chiedere l autorizzazione sia di un tracciato unitario che contenga i campi dove indicare i dati retributivi e i dati delle presenze (formato da un singolo foglio o da più fogli) oppure può chiedere l autorizzazione di un tracciato "sezionale" (un tracciato con solo i dati retributivi e/o un tracciato con solo i dati delle presenze). Per ogni tracciato di cui si chiede l autorizzazione, sia esso unitario o sezionale, verrà rilasciato dalla Sede INAIL un provvedimento di autorizzazione. SISTEMA DI ELABORAZIONE DATI Optare per quest ultimo sistema di tenuta significa tenere il Libro con modalità totalmente informatiche mediante: supporti magnetici; ovvero sistemi di elaborazione automatica dei dati. Il vantaggio di questo sistema di tenuta è rappresentato dalla facoltà (e quindi non di obbligo) di vidimazione e di autorizzazione da parte dell'inail. Richiesta online Fino ad oggi la richiesta di autorizzazione doveva essere presentata ad una Sede Inail o direttamente o tramite posta elettronica certificata (Pec). Ora, invece, l INAIL ha messo a disposizione degli utenti un nuovo servizio, denominato "Autorizzazione Stampa laser", disponibile nella sezione Servizi online, per l inoltro della richiesta di autorizzazione alla stampa e generazione 4

5 della numerazione automatica. Possono accedervi, esclusivamente, gli utenti con profilo ditta e intermediario. Infine, si rammenta che, è possibile consultare il manuale ai fini della compilazione ed inoltro delle richieste di autorizzazione, disponibile nell allegato "Manuale utente - Libro unico - Autorizzazione stampa laser", disponibile nella sezione manualistica presente sul sito Servizi online. QUANDO RICORRERE ALLA PEC? In assenza di appositi servizi telematici, è possibile, per la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le pubbliche amministrazioni, l'uso di una casella di posta elettronica certificata. Quando ricorrere alla Pec? Anche nel caso in cui non sia possibile utilizzare il canale telematico a causa di anomalie della procedura informatica, nel caso specifico quella per la richiesta di autorizzazione alla stampa laser del LUL, l'utente potrà effettuare la segnalazione, entro i termini di legge, con un messaggio di posta elettronica certificata, che riporta in allegato la copia della schermata di errore restituita dal sistema e ostativa all'adempimento individuato. - Riproduzione riservata - 5

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