Manuale d uso di FirstClass Client 5.5

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1 Manuale d uso di FirstClass Client 5.5 Manuale d uso di FirstClass Client /98 Generalità Sono qui esposte le principali funzionalità del client FirstClass 5.5. Il documento non vuole essere la descrizione del contenuto di tutte le opzioni disponibili nei vari menù, quanto una raccolta di indicazioni orientate alla presentazione di come FirstClass, in quanto specifico ambiente di posta, si propone di affrontare ed indicare alcune modalità di gestione della messaggistica personale e/o di gruppo. Nelle indicazioni su come raggiungere una determinata opzione a menù è stata utilizzata la freccia come simbolo di concatenazione tra elementi da selezionare di cui il primo si riferisce sempre alle risorse elencate nella barra dei menù posta sotto il titolo della finestra principale di FirstClass. Tipi di messaggistica In FirstClass i flussi che la messaggistica può avere sono di due tipi: il primo tipo riguarda i messaggi inviati e ricevuti da utenti registrati presso lo stesso server - in questo caso la gestione è totalmente interna al server, è questo il caso delle intranet aziendali; il secondo tipo comprende tutti i messaggi inviati verso utenti registrati presso altri server o tutta la messaggistica da questi ricevuta. Esiste un terzo tipo di messaggistica, quella intra server FirstClass della cui descrizione non ci occupiamo in questo documento. Ovviamente la messaggistica del primo tipo risulta più veloce dal momento che ambiente di invio e ambiente di consegna coincidono. E questo il caso degli ambienti intranet aziendali il cui scopo è strutturare un area di comunicazione comune a più utenti omogenei. In questo caso i servizi avanzati offerti da FirstClass sono indirizzati propriamente verso la costruzione e la gestione dell area chiusa. Chiamiamo per semplicità Il secondo tipo di flusso messaggistica da e per Internet. L accesso al server FirstClass Si accede al server FirstClass via client FirstClass o utilizzando qualsiasi browser (Netscape Communicator, Internet Explorer, ecc...). L accesso via browser consente di poter verificare la propria casella di posta senza dover utilizzare un computer in cui sia stato installato precedentemente il client FirstClass. In questo modo la lettura della posta è possibile utilizzando qualsiasi macchina dotata di un collegamento ad Internet. Indicazioni sugli indirizzi Internet da utilizzare per l accesso via web al server sono indicati in un allegato separato. Inoltre l accesso via web al server consente agli utenti abilitati la pubblicazione di un proprio piccolo sito, visibile da qualsiasi utente Internet. L uso del client FirstClass consente ad ogni utente di interfacciarsi al sistema utilizzando modalità e risorse personalizzate. Queste risorse vengono memorizzate localmente in profili di connessione entro la sottodirectory settings interna ad ogni cartella di installazione del client FirstClass, e individuabili dal nome file con estensione *.fc. L uso di settings contenenti risorse particolari, come icone e form personalizzate interessano principalmente l accesso ad una intranet aziendale. capitale sociale Lit i.v. - iscr. CCIAAA Pd n iscr. Trib. Pd Reg.Soc. n Vol P.IVA Sede leg.: Largo Europa,16 - Ufficio: V. Calatafimi, Padova tel fax:

2 La procedura di installazione del client FirstClass comprende già due profili, uno per l accesso via Internet (neolnet.fc) e l altro per l accesso diretto via modem (neolmod.fc), in parte preconfigurati con lo scopo di facilitare il più possibile la connessione ai nostri server FirstClass. Per specificare con quale profilo connettersi al server è sufficiente selezionare il profilo più adatto nel campo corrispondente all interno della finestra di Login, nella quale si dovrà immettere anche l id utente (user id) e la password di connessione. La finestra di Login La parte superiore di questa finestra permette di selezionare il file di Setting che si intende utilizzare, una volta selezionatone uno si ha la possibilità di modificarlo premendo il pulsante Setup [Vedi La finestra Setup Servizio]. Il riquadro centrale della finestra contiene due campi dove inserire la user id e la password che vengono nascosti se si seleziona l opzione Login come ospite (Login as Guest) che però nei nostri Servers non è abilitata). Tra i tre pulsanti nella parte i n f e r i o r e d e l l a f i n e s t r a è d a segnalare il pulsante Connessione Offline che permette, come suggerito dal nome, la connessione in modalità Offline [Vedi La modalità Offline] GAIA S.r.l

3 La finestra Setup Servizio (Service Setup) La finestra Setup Servizio è in parte preconfigurata dal file di setting fornito con il programma, ma alcuni dei suoi campi possono essere modificati dall utente. Non è il caso del campo Collegamento Via che indica il protocollo FirstClass di trasmissione; TCP.FCP se la connessione avviene via Internet, MODEM.FCP per la connessione diretta via modem; nei campi ID utente (User ID) e Password invece si possono inserire i propri dati concordati all atto dell abbonamento in modo tale che aprendo la finestra di Login questi siano già impostati e non ci sia la necessità di riscriverli ad ogni accesso. L operazione di Login in alcuni momenti può non avvenire per diversi motivi, le opzioni Riprova Login (Retry login) e Riprova ogni (Retry delay) indicano al client un numero di tentativi di accesso, (Riprova Login), da ripetere ogni determinato numero di secondi, (Riprova ogni), senza dover effettuare l operazione manualmente. Il campo Server contiene il nome del server di posta al quale il client si deve collegare non bisogna assolutamente modificare il contenuto di questo campo. Si segnala inoltre il pulsante Pulizia Cache che si consiglia di non utilizzare in quanto elimina dal file di setting ogni personalizzazione relativa a icone e immagini del client. La modalità Offline La modalità Offline consente all utente di poter gestire la posta senza dover restare connesso al server FirstClass. In questo modo potrà ad esempio spedire la risposta ad una stabilendo la connessione una volta terminatane la stesura, o ancora potrà avviare una connessione solo dopo la preparazione di più messaggi in uscita ecc.. In ognuno di tali collegamenti potrà anche impostare un controllo automatico della sua casella postale, o degli altri elementi della scrivania, in modo tale 1998 GAIA S.r.l

4 che eventuale posta a lui indirizzata, o per la quale ha i diritti almeno in lettura, nell ipotesi di partecipazione ad un gruppo chiuso (intranet), sia copiata nel suo ambiente locale permettendo una ottimizzazione di tempi e costi di connessione. La fase di connessione e scambio messaggi tra l ambiente FirstClass locale e il Server è chiamata sincronizzazione. Importante: la modalità Offline è un servizio aggiuntivo fornito solo su richiesta specifica dell utente. Il menu di scelta rapida Con il nuovo Client FirstClass 5.5 quando si esce dal programma il collegamento al Server viene chiuso ma il Client rimane a disposizione dell utente nella barra delle applicazioni sotto forma di una piccola icona. Questa icona ha diverse funzionalità; infatti cliccando con il pulsante destro del mouse su di essa si apre un menu a tendina con le seguenti voci: Nuovo Messaggio (New Message): questo comando permette di aprire il client (si devono inserire la user id e la password) visualizzando solo la form del nuovo messaggio. Questo permette di rimanere collegati al Server il minor tempo possibile, infatti una volta chiusa la finestra del messaggio il Client si scollega automaticamente. Collegati... (Connect...): apre la Finestra di Login [vedi La finestra di Login] Collegamento Offline... (Connect Offline...): apre la Finestra di Login ma effettua la connessione Offline. Preferenze... (Preferences...): apre la finestra Preferenze, dalla quale è possibile personalizzare il Client. Info su Client FirstClass (About FirstClass Client): visualizza informazioni sul Client e sulla SoftArc. Esci (Exit): chiude il Client. Il menu di scelta rapida rimane attivo, con le stesse funzioni, mentre il collegamento è attivo, ma con una voce di elenco in più, questa voce riporta il nome del file di setting usato per la connessione e un click su di essa consente di visualizzare la scrivania del client. Le risorse della Scrivania (Desktop) e l organizzazione in cartelle Appena terminato il processo di Login (accesso) all utente viene presentata la finestra principale di FirstClass chiamata Scrivania. All interno della Scrivania sono presenti tutte le aree di messaggistica ad ogni modo associate all utente e rispetto le quali egli ha determinati diritti, identici o diversi da altri utenti del sistema. Ovviamente nel caso di una intranet aziendale questa sarà visibile ed accessibile, con diritti distribuiti per gruppi omogenei, solo allo stretto gruppo di utenti interessati, a meno che parte della stessa non la si voglia rendere visibile a tutti gli utenti FirstClass o a gruppi ristretti GAIA S.r.l

5 Di default saranno presenti in ogni Scrivania le seguenti cartelle: Mailbox, News, Conferences ed Help. Quando un nuovo messaggio viene ricevuto all interno di una conferenza FirstClass ne da notifica ponendo al lato destro dell icona della stessa una bandierina rossa, mentre all interno della conferenza marcherà con una bandierina rossa il messaggio appena ricevuto. Solo la lettura ne cancellerà la bandierina rossa. La bandierina resterà a lato di una conferenza finché tutti i messaggi al suo interno non saranno stati letti, ovvero finché nessuna bandierina rossa sia rimasta come attributo di non lettura a fianco di almeno un messaggio in essa contenuto. Al suo interno ogni cartella è divisa in due parti. La parte superiore raccoglie le sottocartelle create a scopo organizzativo, mente la parte inferiore raccoglie, secondo l ordine voluto, tutta la messaggistica ricevuta ed inviata o non ancora inviata ma in fase di stesura. Nel caso della Mailbox e di tutte le cartelle cui l utente abbia la responsabilità organizzativa, le sotto cartelle di organizzazione possono essere create liberamente da ciascun utente. In tutti gli altri casi saranno l amministratore o altri utenti a ciò abilitati a prevederne una organizzazione in sottocartelle. anno parte della scrivania anche eventuali cartelle speciali, come quella dell Address Book (rubrica), dell Home Page (area personale di pubblicazione web), e delle Offline Conferences (conferenze sottoposte a sincronismo), visibili solo se i rispettivi servizi sono stati attivati dall utente a ciò abilitato. Per queste cartelle speciali, nonostante si presentino come un qualsiasi folder, quanto appena descritto non sarà valido. Il loro uso corretto verrà chiarito in seguito. Esistono due tipologie di cartelle, le cartelle vere e proprie (Folder) e quelle particolari, dette Conferenze (Conferences). Mentre è possibile, a patto di averne i diritti, indirizzare un messaggio ad una conferenza, per le cartelle generiche l operazione non è prevista. Il sistema delle conferenze è la base per la creazione di una intranet; dal loro livello di nidificazione ne deriva una minore o maggiore complessità. La cartella viene utilizzata come sistema di riorganizzazione della messaggistica a cura dell utente. Non prevede la notifica di eventuali nuovi messaggi ricevuti dal momento che non può direttamente 1998 GAIA S.r.l

6 riceverne, i messaggi possono essere spostati al suo interno selezionandoli e trascinandoli da una conferenza o da un altra cartella cui in passato si sia già provveduto a trasferire il messaggio prelevandolo da una conferenza; può contenere messaggi con l attributo della bandierina rossa solo se l utente ha posto come non letto (Messaggio Non Letto, oppure Message Unread) un messaggio allo scopo di poterlo evidenziare. Ogni cartella sotto la barra del titolo è descritta dall attributo che la qualifica come Cartella o Conferenza; dall indicazione del suo contenuto di messaggi (Files) ed eventuali sottocartelle (Cartelle vere e proprie e Confereces); dall indicazione della user id e del server di riferimento, separati dal in uso durante la connessione attiva. Suggerimento: Creazione della sottocartella Posta Ricevuta all interno della Mailbox Selezionare con il mouse dal menu Mostra Dividi Dividi orizzontalmente/verticalmente. In questo modo la Mailbox verrà divisa in due parti. per creare la nuova cartella, selezionare dal menu File Nuovo Nuova Cartella, la nuova sottocartella verrà creata entro l area della finestra attiva, superiore o sinistra, a seconda che si abbia selezionato la divisione orizzontale o verticale; per rinominare la cartella appena creata, selezionarla e mediante File Proprietà, digitare Posta Ricevuta dentro il campo Nome della finestra di settaggio attiva; cliccare sull opzione Protetto per poter proteggere la cartella da una cancellazione accidentale; chiudere la finestra Proprietà salvando le modifiche premendo il pulsante Salva quando richiesto. per spostare un messaggio ricevuto (quindi in Mailbox), entro la nuova cartella, selezionarlo con il mouse e trascinare la selezione sopra l icona della sottocartella Posta Ricevuta. La cartella Favoriti (Bookmarks) Se ad un utente capita di accedere con una certa frequenza ad una cartella o ad una conferenza, questi ha la possibilità di creare un collegamento (Bookmark) a tale risorsa inserendolo nella cartella favoriti. La cartella Favoriti (Bookmarks) non è presente di default sulla Scrivania dell utente, per aggiungerla si deve usare il comando File Apri Favoriti, oppure selezionare la risorsa alla quale si vuole creare il collegamento e dal menu modifica selezionare Aggiungi Aggiungi a Favoriti. L utilità di questa cartella si nota negli ambienti intranet aziendali, dove esiste un numero notevole di cartelle organizzate in diversi livelli di ramificazione. Infatti in questi casi un collegamento ci potrebbe risparmiare di aprire diverse finestre, che in quel dato momento non abbiamo bisogno di utilizzare per arrivare a quella desiderata. Gli attributi del messaggio All interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante 8 attributi qui elencati secondo le impostazioni di default: 1998 GAIA S.r.l

7 1: il tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio particolare di una intranet, ecc.); 2: presenza di almeno un file allegato, (segnalato dalla piccola icona di un foglio); 3: lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato (bandierina), secondo la casistica: bandierina rossa: messaggio ricevuto ancora non letto; bandierina bianca: messaggio creato non ancora inviato; nessuna bandierina: messaggio ricevuto e letto o creato ed inviato. 4: il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario preceduto da To per i messaggi inviati (Nome); 5: le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati (Dimensione); 6: il segno + ad indicare che messaggio è quello più recente di un gruppo di messaggi derivanti da un originario utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione automatica dell intestazione della risposta al mittente), l Inoltra (invio del messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio originario in quello nuovo da inviare), ecc... Cliccando sopra il simbolo + il gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio originario. L attributo - indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo oggetto. Un click sopra il segno - provoca la chiusura della lista. Mediante questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti velocemente a vantaggio della visibilità complessiva; 7: la descrizione del contenuto del messaggio, l oggetto; 8: la data e l ora di ultima modifica (Ultimo Modificato). L ordinamento dei messaggi in base agli attributi L ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi presenti nella barra di ordinamento che separa le due parti di una cartella. Dalla barra sono selezionabili in base agli attributi 8 criteri di ordinamento. Per i criteri evidenziati da un icona l ordinamento consisterà in raggruppamenti di messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere, l ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente. Cliccando sul simbolo + presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione precedente). Cliccando sul simbolo - tutti i gruppi di files derivanti dallo stesso messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi. Gli indirizzi di utenti interni a FirstClass e gli altri indirizzi Internet Per un utente FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica. Quelli relativi ad utenti appartenenti allo stesso sistema e quelli relativi ad utenti di sistemi diversi. Per il flusso di messaggistica del primo tipo FirstClass consente una modalità di indirizzamento facilitato consentendo di specificare come destinatario il nome che questi ha all interno del sistema GAIA S.r.l

8 Qualora si digiti solo parzialmente il nome del destinatario il sistema provvederà automaticamente al suo completamento; questo chiaramente solo in caso di univocità di quanto digitato dal mittente. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass tuttavia consente ad utenti dello stesso server di indirizzarsi posta anche secondo la modalità Internet che adesso andremo a precisare. Un indirizzo Internet al contrario non prevede la verifica automatica dell esistenza dell utente corrispondente a quanto digitato come indirizzo e deve essere sempre del tipo: in cui: nomedestinatario: corrisponde al nome registrato con cui un soggetto è abilitato a ricevere posta su un determinato server; nomeserverdiposta: corrisponde al nome del server su cui l utente con l identificativo cui sopra è abilitato ai servizi di posta; e il si legge at, il cui significato è presso. Creazione e invio di un messaggio (menu Messaggio) Un nuovo messaggio può essere creato ex novo o derivare in parte da messaggi precedenti da cui riprende in automatico alcuni elementi secondo lo schema seguente: Messaggio Nuovo Messaggio (Message New Message) Messaggio Inoltra (Message Forward) Messaggio Rispondi (Message Reply) Messaggio Rispondi Speciale Rispondi Quotato (Message Reply Reply with Quote) Crea un messaggio ex novo prevede la selezione di un messaggio di cui effettuare la girata ad altri. Il nuovo messaggio ha corpo identico a quello del messaggio selezionato ed oggetto quello originario preceduto da Fwd: (forward); prevede la selezione di un messaggio a cui rispondere. Il nuovo messaggio è di risposta ed ha come destinatario il mittente del messaggio selezionato ed oggetto quello originario preceduto da Re: (reply). Vedi Il comando Rispondi Quotato 1998 GAIA S.r.l

9 Il comando Rispondi Quotato Può capitare, a volte, di ricevere un messaggio che ci chiede informazioni su diversi argomenti, in questi casi il messaggio di risposta può risultare articolato e perciò la sua stesura toglierebbe del tempo prezioso al proprio lavoro. Il comando Rispondi Quotato è la soluzione a questo problema. Nella figura di sinistra si può vedere il messaggio originale, mentre in quella di destra la risposta che contiene il testo originale quotato e le risposte alle varie domande nella posizione più adatta. Tutti i nuovi messaggi vengono automaticamente creati entro la Mailbox indipendentemente dalla cartella in cui è posizionato l utente. Dalla Mailbox sarà poi possibile spostare il messaggio entro altre sottocartelle. Questo il significato dei campi presenti in ogni messaggio con alcune indicazioni rivolte al loro uso corretto: Da: indica il mittente o i mittenti del messaggio; è sempre impostato automaticamente; Oggetto: indica l oggetto del messaggio. Non è obbligatorio ma la sua presenza facilita la gestione della posta; A: contiene l indirizzo del destinatario o, uno per riga, dei destinatari principali del messaggio. E importante che l inserimento di un indirizzo venga confermato premendo il tasto Invio. In questo modo FirstClass verifica se l indirizzo corrisponde ad un utente Internet o ad un utente interno al sistema; Cc: Copia per Conoscenza. Inserire qui l indirizzo o gli indirizzi dei destinatari secondari; 1998 GAIA S.r.l

10 * Bcc: indirizzo per Copia per Conoscenza non visibile. Utilizzare questo campo quando non si vuole rendere visibile agli altri destinatari gli indirizzi dei destinatari per conoscenza. Il campo viene reso disponibile attraverso Messaggio Mostra Bcc. Nel caso la lista dei destinatari in questo campo rendesse disagevole la lettura del messaggio, è possibile nasconderla mediante Messaggio Nascondi Bcc; * Allegati: elenca gli allegati al messaggio. Nel caso di un messaggio ricevuto, gli allegati vengono scaricati in locale mediante un doppio click sul nome del file di cui si vuole fare il download. Nel caso di un messaggio da inviare il campo viene reso disponibile mediante File Allega file e dopo la selezione di un file da allegare; Corpo corrisponde al contenuto del messaggio. Se il messaggio prevede degli allegati, generalmente il corpo contiene l indicazione delle applicazioni utilizzate per produrli onde agevolare il ricevente nell uso degli stessi. * campi non visualizzati di default ma attraverso selezione tramite menù come riportato per ogni caso. A messaggio ultimato la spedizione avviene tramite Messaggio Invia, o altrimenti via tastiera con CTRL + E, oppure ancora cliccando sull apposito pulsante nella Barra degli Strumenti (vedi Personalizzazione della Barra degli Strumenti). La conferma dell avvenuta spedizione sarà evidenziata dalla presenza di una icona raffigurante un timbro postale che automaticamente verrà inserita nella parte superiore sinistra del messaggio all atto dell invio. Sono riportate di seguito due immagini relative alla creazione di un messaggio. Nella prima si può vedere lo stato di caricamento di un file in un messaggio (allegato). Mentre nella seconda si vede il messaggio vero e proprio con tre destinatari, un destinatario (utente utente) è un utente interno al sistema FirstClass, uno è un utente Internet (pippo) e il terzo (Administrator) è un destinatario per conoscenza. Sotto ai nomi dei destinatari si può notare il campo Allegati che contiene nome, estensione e dimensione dei file allegati al messaggio GAIA S.r.l

11 La storia del messaggio: (Messaggio Storia) Per ogni messaggio gestito FirstClass ne fornisce lo status. Dopo aver selezionato un messaggio si accede al suo status mediante Messaggio Storia. Le informazioni visibili nella finestra di Storia sono ordinate cronologicamente. Per ogni operazione viene riportato l indirizzo di posta dell utente che si è interfacciato con il messaggio. Chiaramente la prima riga di status riguarderà il momento di creazione e l identificativo dell utente che ha generato il messaggio GAIA S.r.l

12 Il livello di dettaglio sulla storia è diversa tra un messaggio inviato o ricevuto tra utenti dello stesso server FirstClass (flusso Intranet), e quello gestito da server differenti (flusso Internet). Nel primo caso il dettaglio arriva a registrare anche il momento di lettura del messaggio da parte dei vari destinatari. Nel secondo caso, nell ipotesi di un messaggio inviato verso utenti di server generici di posta, la storia del messaggio registra il momento in cui il messaggio inviato viene recapitato al server, route verso, cui il destinatario è registrato come utente di posta. Nell esempio riportato qui sopra è il caso questo dell utente destinatario, che si trova nel server fc2.neol.it, gli altri destinatari del messaggio fanno invece parte dello stesso server del mittente (fc.neol.it). Affinché questo possa avvenire il destinatario dev essere già stato riconosciuto come esistente. In questo modo si ottiene una conferma della correttezza dell indirizzo utilizzato e dei tempi di consegna del messaggio. Nel caso di ricezione di un messaggio da utenti di altri sistemi di posta l indicazione precisata nella storia sarà: route da. La Ricevuta (Messaggio Ricevuta...) Questo comando consente di ottenere una notifica, sotto forma di messaggio di posta, di un determinato stato del messaggio dopo il suo invio; in particolare dopo aver selezionato dal menu Messaggio la voce Ricevuta si possono selezionare le seguenti voci: Ricevuta alla lettura: il mittente riceverà un messaggio automatico di notifica quando il destinatario aprirà il messaggio (attenzione: mittente e destinatario devono essere utenti dello stesso server). Ricevuta alla consegna: in questo caso la notifica viene ricevuta dal mittente quando il messaggio arriva nella Mailbox del destinatario. (attenzione: mittente e destinatario devono essere utenti dello stesso server). Ricevuta al Route: un messaggio inviato al di fuori del proprio server di posta non può essere notificato ne all arrivo ne tanto meno alla lettura da parte del destinatario, con questa opzione però si ottiene la notifica al momento in cui il messaggio esce dal server. Elimina NDN: un messaggio NDN (NonDelivery Notices) viene spedito dal server al mittente del messaggio quando questo non può essere recapitato, ad esempio quando il proprio server non riesce a contattare il server del destinatario perché non esiste più o perché si è digitato male il nome. Questa opzione fa in modo che questo tipo di messaggio non venga recapitato nella propria casella di posta. Il salvataggio in locale degli allegati (Doppio click sull allegato specificato) Per scaricare nella propria macchina gli allegati ai messaggi ricevuti è sufficiente selezionare con un doppio click dal campo Allegati del messaggio il file che si intende salvare. Si aprirà una finestra, simile a quella già vista e utilizzata da FirstClass per fare l upload dei files, dove verrà chiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla directory in cui FirstClass è stato installato ma volendo si può dire a FirstClass di scaricare i messaggi in un altra directory. Per fare ciò basta selezionare con il muose il 1998 GAIA S.r.l

13 menu Modifica Preferenze e in questa finestra cliccare sulla cartella Home dalla quale si possono cambiare alcune impostazioni del client tra le quali la directory di default per i downloads. La gestione di alcuni allegati particolari (CTRL + doppio click sull allegato) Per alcuni files gestiti come allegati FirstClass ne consente una preventiva visualizzazione che possa evitarne lo scaricamento in locale. Il servizio di visualizzazione preventiva si attiva tenendo premuto il tasto CTRL mentre con doppio click sull allegato si avvia la procedura di download. Per files di tipo bmp, gif, jpg o txt FirstClass possiede un visualizzatore appropriato all interno del client. Per gli altri tipi di files la visualizzazione avverrà mediante apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo. Il Chat privato (Private Chat) Il Chat privato è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale come se fossero una di fronte all altra ma senza vedersi ne sentirsi, bensì scrivendo con la tastiera e leggendo a monitor. Si inizia un Chat privato selezionando dal menu File Apri Chat privato. Si aprirà la finestra corrispondente dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito, accedere ad una seconda finestra con la lista degli utenti collegati in quel momento al server di FirstClass, è impossibile infatti invitare ad un Chat un utente che non sia collegato al server. Nel caso in cui non ci siano altre persone collegate al server il pulsante Invito non sarà nemmeno disponibile GAIA S.r.l

14 L agenda di indirizzi: l Indirizzario (File Apri Indirizzario) L indirizzario (Address Book) permette di memorizzare indirizzi o liste di indirizzi di posta elettronica associandoli a dei semplici alias da utilizzare in sostituzione della digitazione di complessi indirizzi di o dell inserimento di una lista di indirizzi con il conseguente rischio di commettere degli errori. Per creare l Indirizzario assicurarsi di non essere all interno di qualche cartella. Posizionarsi entro il Scrivania di FirstClass e creare la cartella attraverso il menu File Apri Indirizzario. All atto della creazione sarà immediatamente disponibile la finestra del nuovo folder. Chiuderla e verificare che nel desktop sia stata aggiunta la nuova cartella Indirizzario/Address Book. Riaprendo l Address Book si noterà la presenza di due pulsanti nella parte superiore sinistra: Nuova Mail List Personale Premendo il pulsante (quello a sinistra tra i due) si apre una finestra che rende possibile l associazione di un nome ad una lista di indirizzi. Il nome immesso nel campo Nome sarà l alias da utilizzare nella specificazione dei destinatari (principali o per conoscenza), di un messaggio. Gli indirizzi degli associati alla lista sono da inserire entro il campo Membri. La comodità di questa funzione è facilmente apprezzabile nei casi di invio di lettere circolari in cui i destinatari apparterranno a liste omogenee GAIA S.r.l

15 Dopo aver chiuso la finestra di immissione e salvato le modifiche la lista verrà memorizzata entro la parte inferiore della finestra Indirizzario. Nuovo Indirizzo Personale Il pulsante permette di associare un indirizzo di posta elettronica ad un alias. Quando come destinatario verrà precisato un alias all invio del messaggio questo sarà automaticamente sostituito con l indirizzo ad esso associato. FirstClass consente di conservare entro la scheda Indirizzo Personale anche altre informazioni relative all utente. Non è possibile utilizzare alias creati come Indirizzo Personale come elementi di Mail List Personale: in questo caso l indirizzo dovrà essere digitato o eventualmente copiato entro ogni mail list cui si vuole appartenga. Nel caso vengano utilizzati nomi già associati ad utenti del sistema, FirstClass li considererà degli alias. Per stampare la lista di indirizzi inseriti in una lista è sufficiente aprirla ed avviarne la stampa mediante File Stampa (CTRL + P). Per avere la stampa degli Indirizzi Personali sarà sufficiente avviare il processo di stampa una volta aperto l Indirizzario. Nota: ricordarsi di non rinominare, posizionare entro altre cartelle o gestire più copie dell Indirizzario. La pubblicazione di pagine web (File Apri Home Page) FirstClass permette ad ogni suo utente a ciò abilitato di potersi creare entro l area personale di posta e rendere facilmente disponibile all utenza Internet un semplice sito web. A tal fine è necessario creare nell area della Scrivania la cartella Home Page attraverso File Apri Home Page. Qualsiasi documento html o messaggio gestito entro FirstClass, ma anche qualsiasi cartella creati all interno dell Home Page, saranno visibili da qualsiasi utente Internet semplicemente indirizzando il browser verso il nome del server cui si deve aggiungere /~ (barra più tilde, quest ultima corrispondente ad alt del tastierino numerico) seguiti dall identificativo dell utente. Il nome del server e l identificativo utente sono desumibili dalla documentazione fornita all atto della sottoscrizione del contratto di abbonamento. Affinché la pagina principale venga visualizzata come pagina web è necessario abbia un nome tra i seguenti: default.html, default.htm, index.html, index.htm, home.html o home.htm. Le altre pagine cui rimandano gli eventuali link possono avere qualsiasi nome. La presenza della home page di default, dal momento che viene automaticamente resa disponibile all utente appena si connette al sito, inibisce la visualizzazione delle eventuali sottocartelle presenti. Se si vuole mantenere la home page e rendere visibili eventuali sottocartelle all utente Internet dovrà esserne comunicato il percorso da precisare nel browser. In generale per importare entro le cartelle visibili via web le risorse html o grafiche utilizzare il comando File Upload. Le pagine html possono essere importate anche scaricando il contenuto in clipboard entro un documento di FirstClass (File Nuovo Nuovo Documento) 1998 GAIA S.r.l

16 La funzione di ricerca (Modifica Trova) FirstClass offre interessanti funzionalità di ricerca di una particolare stringa entro la propria casella di posta. In particolare consente tramite le selezioni da apportare alla finestra di configurazione, attivabile via Modifica Trova, di specificare gli elementi singoli o in gruppo entro cui effettuare la ricerca. L inoltra (Forward) automatico verso altre caselle di posta e la risposta automatica (Modifica Preferenze Regole Posta) Nel caso fosse necessario dirottare la posta ricevuta nella propria casella di FirstClass in altra casella, propria o di altri, è sufficiente precisarne l indirizzo entro il campo A: presente nella finestra Regole Posta (Modifica Preferenze Regole Posta), dopo aver spuntato l attivazione del servizio Inoltra la mia posta. Inserire più indirizzi di posta, uno per ogni riga, nel caso si volessero impostare più inoltri in automatico. Ricordarsi di confermare l inserimento di ogni indirizzo mediante il tasto di Invio. Copia della posta ricevuta verrà mantenuta nella casella di origine. Per configurare la risposta automatica ai mittenti di tutti i messaggi ricevuti attivare il servizio spuntando la casella Rispondi Automaticamente specificando nel campo sottostante il contenuto del messaggio di risposta. A configurazioni terminate premendo il tasto Applica le modifiche saranno subito operative. Premendo il tasto Default i campi verranno riportati ai valori originari. Personalizzazione della Barra degli Strumenti (Mostra Barre Strumenti Personalizza Barra Strumenti) In questa figura si può notare la barra degli strumenti, essa è composta da una serie di pulsanti che permettono di dare velocemente dei comandi altrimenti accessibili dai vari menu a tendina. Ogni utente può personalizzare questa barra mediante la finestra Personalizza Barra Strumenti, che si trova Nel menu Mostra sotto la voce Barre Strumenti. Nel riquadro Bottoni sono presenti i vari pulsanti che possono essere aggiunti alla barra; per fare ciò basta cliccare con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante desiderato quindi tenendolo premuto spostarsi con il puntatore nel punto della barra desiderato. Questa operazione è conosciuta con il nome di Drag & Drop. Il campo Categorie, nella parte superiore della finestra, serve a individuare con maggior velocità il pulsante che si vuole aggiungere; la logica con cui sono organizzate le categorie è la stessa dei menu a tendina della Barra dei Menu tranne che per le categorie Apri Elementi e Nuovi Elementi che corrispondono alle due sottovoci del menu File Apri e Nuovo GAIA S.r.l

17 Il riquadro Descrizione invece si abilita quando il puntatore del mouse passa sopra ad uno dei bottoni visualizzandone una breve descrizione GAIA S.r.l

18 GENERALITÀ 1 TIPI DI MESSAGGISTICA 1 L ACCESSO AL SERVER FIRSTCLASS 1 LA FINESTRA DI LOGIN 2 LA FINESTRA SETUP SERVIZIO (SERVICE SETUP) 3 LA MODALITÀ OFFLINE 3 IL MENU DI SCELTA RAPIDA 4 LE RISORSE DELLA SCRIVANIA (DESKTOP) E L ORGANIZZAZIONE IN CARTELLE 4 LA CARTELLA FAVORITI (BOOKMARKS) 6 GLI ATTRIBUTI DEL MESSAGGIO 6 L ORDINAMENTO DEI MESSAGGI IN BASE AGLI ATTRIBUTI 7 GLI INDIRIZZI DI UTENTI INTERNI A FIRSTCLASS E GLI ALTRI INDIRIZZI INTERNET 7 CREAZIONE E INVIO DI UN MESSAGGIO (MENU MESSAGGIO) 8 LA STORIA DEL MESSAGGIO: (MESSAGGIO STORIA) 11 LA RICEVUTA (MESSAGGIO RICEVUTA...) 12 IL SALVATAGGIO IN LOCALE DEGLI ALLEGATI (DOPPIO CLICK SOPRA L ALLEGATO SPECIFICATO) 12 LA GESTIONE DI ALCUNI ALLEGATI PARTICOLARI (CTRL + DOPPIO CLICK SULL ALLEGATO) 13 IL CHAT PRIVATO (PRIVATE CHAT) 13 L AGENDA DI INDIRIZZI: L INDIRIZZARIO (FILE APRI INDIRIZZARIO) 14 LA PUBBLICAZIONE DI PAGINE WEB (FILE APRI HOME PAGE) 15 LA FUNZIONE DI RICERCA (MODIFICA TROVA) 16 L INOLTRA (FORWARD) AUTOMATICO VERSO ALTRE CASELLE DI POSTA E LA RISPOSTA AUTOMATICA (MODIFICA PREFERENZE REGOLE POSTA) 16 PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI (MOSTRA BARRE STRUMENTI PERSONALIZZA BARRA STRUMENTI) GAIA S.r.l

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