Report di sintesi dei risultati

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1 Autorità di Audit Ufficio Controllo e Verifica Politiche Comunitarie Gabinetto del Presidente Regione Puglia ISO 9001:2008 n /13/S 1 Questionario di rilevazione della percezione degli Utenti sulle attività svolte dall Autorità di Audit della Regione Puglia Periodo di riferimento 13 luglio febbraio 2013 Report di sintesi dei risultati

2 Sommario PREMESSA... 3 I RISULTATI DELL INDAGINE...5 LE VALUTAZIONI...6 Trasparenza, equità e imparzialità.6 Esecuzione dei controlli....8 La gestione efficace del processo di controllo e verifica..12 Le attività di comunicazione 17 Aspetti di carattere generale...25 Segnalazioni e suggerimenti Allegati 2

3 Premessa L Autorità di Audit della Regione Puglia (AdA), struttura regionale deputata all audit dei diversi programmi operativi regionali per l utilizzazione dei fondi comunitari, assicura lo svolgimento, curandone la puntuale esecuzione, dei compiti richiesti dal Regolamento (CE) n dell 11 luglio 2006, come integrati dal Regolamento (CE) n.1828 dell 8 dicembre 2006, secondo i contenuti specificati nel punto del P.O. FSE e del P.O. FESR Essa, nel quadro delle iniziative per la gestione della qualità e del miglioramento dei processi ispirata ai principi delle norme UNI EN ISO 9001:2008 e della metodologia CAF (Common Assessment Framework), per la quale ha ottenuto l attestazione europea di Effective CAF User, pone al centro delle attività il cliente interno ed esterno del Sistema di Gestione e Controllo dei programmi comunitari e per questo ha attivato un sistema continuativo di rilevazione della Customer Satisfaction. I dati presentati in questo Report sono stati raccolti mediante la somministrazione di un questionario non anonimo, a tutti i Beneficiari finali delle operazioni cofinanziate con i fondi strutturali del PO FESR E FSE Puglia , campionate per l annualità 2011 ed è composto da domande a risposta chiusa con uno scalogramma a 5+1 possibili risposte, attraverso cui gli intervistati hanno potuto graduare il proprio giudizio: 0- Non so 1- Totalmente in disaccordo 2- In disaccordo 3- Motivi di accordo e disaccordo equilibrati 4- D'accordo 5- Completamente d'accordo. Al questionario sono state aggiunte due domande a risposta aperta Il questionario, il cui testo è allegato a questo documento, è stato somministrato, nel periodo compreso tra il 13 luglio 2012 e il 25 febbraio 2013, successivamente alla notifica del rapporto definitivo di audit, al beneficiario finale dell operazione controllata. Il questionario, testato precedentemente attraverso un campione di beneficiari finali. è stato gestito mediante il programma LimeSurvey, un software di libero utilizzo che serve a realizzare indagini mediante la somministrazione di domande on-line. Esso cerca di valutare complessivamente l attività istituzionale dell Autorità di Audit (di seguito AdA) partendo da una valutazione della sua trasparenza, equità e imparzialità nello svolgimento dei controlli, delle modalità di esecuzione dei controlli, della gestione efficace di tutto il processo di controllo, della comunicazione, del sito web e infine del contributo a una più efficace gestione dei fondi comunitari. In ultimo è stata prevista la possibilità di segnalare eventuali proposte e suggerimenti, nonché reclami. 3

4 La figura seguente mostra alcune schermate delle pagine web dedicate al questionario. Figura 1 - alcune schermate delle pagine web dedicate al questionario Le risposte fornite alle singole domande sono state rielaborate in termini percentuali e articolate secondo l ordine logico dei 6 gruppi di domande. I rispondenti sono stati invitati a barrare la casella Non Valutabile eccezionalmente, solo nel caso in cui non avessero alcuna informazione sull argomento. Ai fini dell elaborazione statistica, tali risposte non sono state conteggiate nella media. Si è tenuto, invece, conto della loro incidenza percentuale sul totale delle risposte. La tabella riportata di seguito sintetizza i principali aspetti della rilevazione. Tabella 1 - Sintesi dei principali aspetti della rilevazione Aspetti della rilevazione Valore a) Numero di beneficiari auditati(esclusa amministrazione regionale) 157 b) Numero di questionari pervenuti c) Percentuale di rispondenti (b/a*100) d) Numero di questionari non presi in considerazione ai fini dell elaborazione, poiché riportanti risposte non attendibili % 4

5 I risultati dell indagine All AdA attiene, in particolare, lo svolgimento dei compiti di accertamento dell efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo e relativa formale espressione di parere; di verifica su base campionaria delle spese dichiarate; di rapporto con la Commissione europea e con le amministrazioni dello Stato; di rapporto con l Autorità di Gestione e con l Autorità di Certificazione; di dichiarazione di chiusura parziale o definitiva del P.O. nel rispetto delle disposizioni dei vigenti regolamenti comunitari. La rilevazione di customer satisfaction effettuata ha riguardato trasversalmente il giudizio sugli aspetti più rilevanti dell attività, muovendo da quelli più squisitamente etici a quelli relativi alla gestione ed esecuzione dei controlli. Infine sono state riportate integralmente anche tutte le segnalazioni e i suggerimenti che hanno alimentato un data base di gestione interna, per il trattamento e la risoluzione di eventuali non conformità. In termini generali, i risultati dell indagine avviata per la prima volta nell anno 2012, successivamente a un focus group tenutosi nel luglio 2011, a cui hanno partecipato rappresentanti dei beneficiari dell attività di audit, possono essere considerati molto positivi in relazione a tutte le domande prese in esame dal questionario. Come si evince dal grafico successivo, i valori medi si attestano tutti su livelli superiori al 4 su una scala il cui massimo è rappresentato dal valore 5, con giudizi molto positivi (superiori al 4,5) per il gruppo di domande riferite all esecuzione dei controlli da parte degli auditor dell AdA e un solo valore 4 Nella analisi delle singole domande verranno descritti nel dettaglio i risultati pervenuti. Figura 2 Media dei giudizi aggregati per singola domanda 5

6 Le valutazioni Trasparenza, equità e imparzialità Di seguito sono riportate le tabelle di dettaglio riguardanti le prime due domande i cui dati confermano la visione positiva che i Beneficiari finali hanno, per questi aspetti, dell Autorità di Audit. Il giudizio rappresenta un feedback molto importante per l organizzazione, in quanto tocca direttamente l immagine che percepiscono i clienti esterni dell Autorità di Audit circa la trasparenza, l equità e imparzialità riferite al processo di core business che è la sorveglianza sull efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del PO FESR e FSE Puglia 2007/2013. Capacità di garantire la massima trasparenza nell esecuzione delle attività di propria competenza % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Il giudizio del 73% dei partecipanti è ampiamente positivo, poichè si colloca tra il 4 e il 5 rispetto alla media per questo item che è 4,28. Attenzione e analisi approfondita meritano i giudizi riferiti alla valutazione 2 (3 risposte) e 3 (12 risposte) da parte della Direzione ai fini del miglioramento, in specifici momenti di approfondimento con tutto il personale dell Ufficio. 6

7 Capacità di assicurare la massima equità e imparzialità nello svolgimento dei controlli % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Anche per questo item il giudizio ampiamente positivo (voti tra il 4 e il 5) si attesta sull 87%. Il 60% delle risposte risulta al di sopra della media che è di 4,45. Le valutazioni comprese tra il 2 (2 risposte) e il 3 (9 risposte) non completamente positive, come sopra detto, saranno oggetto di attenta valutazione. 7

8 Esecuzione dei controlli Il rispetto, il dialogo, la chiarezza comunicativa, la competenza sono elementi fondamentali per assicurare l impegno e la partecipazione del personale nel perseguimento dell eccellenza. Le domande seguenti si riferiscono alle modalità di esecuzione delle attività di controllo da parte dei revisori incaricati e in particolare alla gentilezza, puntualità, disponibilità a fornire informazioni, esaustività delle informazioni fornite, capacità di instaurare un rapporto sereno e positivo durante lo svolgimento dei controlli. La performance complessiva di questa organizzazione è determinata anche dal modo in cui riesce ad integrare efficacemente questi aspetti niente affatto marginali con la propria attività strettamente istituzionale. Anche per questo gruppo di domande i dati rilevati attraverso l indagine sono molto positivi, ponendosi tutti oltre il 4. Di seguito si riportano le tabelle di dettaglio relative alle singole domande: Gentilezza % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Circa questo item i giudizi positivi tra il 4 e 5 si attestano al 87%, mentre il 72% dei giudizi è al di sopra della media che è del 4,67. 8

9 Puntualità % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Anche questo aspetto relativo alla puntualità è stato valutato più che positivamente dai beneficiari dei controlli riportando il 93% dei giudizi tra il 4 e il 5 e il 70% superiore alla media del 4,63%. Disponibilità a fornire informazioni % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % 9

10 Circa questo item i giudizi più che positivi (tra il 4 e il 5) si sono attestati sul 89%, con il 70% delle risposte superiori alla media del 4,56. Esaustività delle informazioni fornite % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % 10

11 Per questo item che tocca la capacità di fornire tutte le informazioni necessarie allo svolgimento dell audit da parte dei revisori incaricati i giudizi positivi tra il 4 e il 5 sono l 89%, con il 67% superiore alla media del 4,53. Capacità di instaurare un rapporto sereno e positivo durante lo svolgimento dei controlli Risposta Numero risposte Percentuale % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % I Beneficiari degli audit ritengono per l 89% che i revisori incaricati dei controlli presso di loro abbiano instaurato un rapporto più che positivo durante lo svolgimento dei controlli con il 70% di giudizi che si attesta al di sopra della media del 4,57%. 11

12 La gestione efficace del processo di controllo e verifica Le domande successive hanno rilevato l opinione dei beneficiari circa la chiarezza delle informazioni fornite riguardo alle fasi e alla tempistica del processo di controllo e verifica, il rispetto della tempistica prevista, la capacità di gestire gli imprevisti e le situazioni non codificate durante il processo di controllo e verifica, il grado di equità e obiettività con cui sono valutate le controdeduzioni in sede di contraddittorio, la gestione complessiva delle attività del processo di controllo e verifica. Il giudizio dei rispondenti anche in questo caso è stato molto positivo, collocandosi per tutti gli item tra il 4 e il 5. Si segnalano per tutti gli item una serie di risposte attribuite alla categoria NON VALUTABILE che potrebbero derivare da una non completa conoscenza della procedura di controllo e verifica degli audit delle operazioni, descritta nei documenti dell Autorità di Audit e anche dal fatto che in molti casi i beneficiari hanno ricevuto un unico verbale già definitivo per mancanza di irregolarità. Questa casistica non prevede una fase di contraddittorio, con tempi e modalità ben precise. Ad ogni modo ci si riserva di effettuare una più attenta valutazione circa ulteriori motivazioni. Di seguito sono riportate le tabelle di dettaglio riguardanti i singoli item. Chiarezza delle informazioni fornite riguardo alle fasi e alla tempistica del processo di controllo e verifica % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 12

13 Per questa domanda i giudizi più che positivi sono il 72% (voti tra 4 e 5), mentre la media è risultata del 4,32 con il 44% dei giudizi superiori alla media. 9 Beneficiari invece non hanno espresso alcuna valutazione. Rispetto della tempistica prevista % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % Per questo item i giudizi più che positivi (tra 4 e 5) si attestano al 78% e il 10% di risposte riferite alla categoria non valutabile. La media risulta del 4,28 e il 41% di risposte superiore alla media. Costante il numero dei giudizi Non valutabile. Capacità di gestire gli imprevisti e le situazioni non codificate durante il processo di controllo e verifica % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 13

14 Capacità di gestire gli imprevisti e le situazioni non codificate durante il processo di controllo e verifica Per questo criterio la percentuale di giudizi molto positivi (tra il 4 e il 5) si attesta al 68% con un aumento delle risposte attribuite alla categoria NON VALUTABILE (17%), che non rientrano nel conteggio della media che è del 4,33. Grado di equità e obiettività con cui sono valutate le controdeduzioni in sede di contraddittorio % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 14

15 Per questo item la percentuale dei giudizi positivi tra il 4 e il 5 si attesta al 62% con una considerevole percentuale (25%) di NON VALUTABILE. Si ritiene che l attribuzione di questo giudizio sia imputabile al fatto che questa tipologia di beneficiari ha ricevuto un solo report che è già definitivo e quindi non ha previsto una fase di contraddittorio. La media per questo item è 4,22. Gestione complessiva delle attività del processo di controllo e verifica % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 15

16 Per questo item la media è del 4,33 con una percentuale del 78% di giudizi molto positivi e il 45% dei giudizi superiore alla media. 16

17 Le attività di comunicazione Comunicare l identità di un organizzazione vuol dire farsi individuare, al fine di creare un rapporto alla pari con il cliente-destinatario. In questo preciso punto comunicazione e relazione si incontrano e creano quel valore aggiunto che costituisce il vantaggio competitivo dell organizzazione. Questo processo mette in evidenza un agire sinergico dell organizzazione stessa nei confronti dell ambiente esterno per trasmettere quei valori su cui si basa la cultura organizzativa ai destinatari di tale processo comunicativo. Le domande somministrate ai beneficiari hanno riguardato gli aspetti generali della comunicazione esterna, attuata per rendere maggiormente efficace l attività di controllo e ottimizzare tempi di lavoro del revisore e del soggetto sottoposto al controllo e in particolare la capacità di garantire agli interessati le informazioni rilevanti sugli aspetti procedurali dei controlli, l utilizzo di un linguaggio semplice e chiaro in tutte le comunicazioni e particolarmente riguardo gli esiti dei controlli, la risposta tempestiva alle istanze e alle richieste di informazioni pervenute dagli utenti. Di seguito sono riportate le tabelle di dettaglio riguardanti i singoli item i cui dati confermano la visione positiva che i beneficiari auditati hanno del modo in cui vengono gestite le attività di comunicazione da parte dell Autorità di Audit, Capacità di garantire agli interessati le informazioni rilevanti sugli aspetti procedurali dei controlli % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % 17

18 Per questa affermazione la percentuale di giudizi molto positivi (tra il 4 e il 5) si attesta al 83% e il 52% delle risposte risulta superiore alla media che è del 4,32. Capacità di utilizzare un linguaggio semplice e chiaro in tutte le comunicazioni % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % I Beneficiari intervistati hanno espresso un giudizio più che positivo per l 84%, con il 56% dei giudizi superiori alla media del 4,43 Capacità di comunicare in modo chiaro gli esiti dei controlli Risposta Numero risposte Percentuale % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % 18

19 Per questo item la percentuale dei voti tra il 4 e il 5 si attesta all 88% con una media del 4,44. Il Il 9% di risposte con giudizio 3 conferma la necessità di perseguire nell utilizzo di modalità comunicative sempre più chiare e semplici. Capacità di rispondere tempestivamente alle istanze e alle richieste di informazioni pervenute dagli utenti Risposta Numero risposte Percentuale % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Per questa domanda la percentuale di risposte tra il 4 e il 5 è del 86% con una media del 4,31 e il 50% di giudizi superiori alla media. 19

20 Le domande seguenti si riferiscono invece ad attività specifiche di comunicazione esterna tra le quali i Meeting con i beneficiari organizzati dall Autorità di audit successivamente al campionamento delle operazioni, per far conoscere gli aspetti procedurali dei controlli, la comunicazione scritta (Note di comunicazione riguardanti l avvio del controllo), le comunicazioni telefoniche, le note e le trasmissioni dei risultati dell audit. Di seguito sono riportate le tabelle di dettaglio riguardanti i singoli item, i cui dati confermano la visione positiva che i beneficiari dell Autorità di Audit hanno del modo in cui viene gestita la comunicazione esterna. Da sottolineare che per l item 1 (Meeting finalizzati a far conoscere ) e per il 6 il giudizio positivo si abbassa leggermente, probabilmente perché i beneficiari non hanno partecipato ai meeting di avvio delle attività di audit delle operazioni; tale dato può essere confermato da un congruo numero di risposte Non VALUTABILE. Meeting finalizzati a far conoscere le finalità, l oggetto e le procedure delle attività di audit % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % Questo item, oltre a confermare il 60% delle risposte molto positive (voti tra 4 e 5), registra anche il 18% di risposte NON VALUTABILE e un contenuto numero di risposte tra 2 e 3, probabilmente a causa della mancata partecipazione all iniziativa organizzata per i beneficiari all avvio degli audit delle operazioni campionate. 20

21 Note di comunicazione riguardanti l avvio del controllo % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % Per questo item la percentuale di giudizi molto positivi si attesta al 85%, mentre la media è del 4,42 e il 55% dei giudizi superiori alla media. Comunicazioni telefoniche % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 21

22 Questo item ha riportato una media del 4,35 con una percentuale di giudizi molto positivi del 87%. Comunicazioni via % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % Per questo item la media è del 4,44 e i giudizi molto positivi si attestano al 78%. Attenzione come per gli item precedenti va posta anche ai giudizi con voto 3 che ricordano la necessità di continuare a presidiare questo canale di comunicazione. 22

23 Trasmissione dei risultati dell audit % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % Per questo item si riporta una percentuale di giudizi molto positivi che è dell 82% e una media del 4,40. Qualche curiosità destano le risposte NON VALUTABILE che rivelerebbero una non comprensione della domanda, in quanto tutti coloro che hanno risposto al questionario hanno ricevuto i risultati dell audit. Pagine web dell Autorità di Audit ( % % % % 5 (moltissimo) % Non valutabile % Nessuna risposta % 23

24 La media per questo item è del 4,08 con una percentuale di giudizi molto positivi del 57%. Una considerazione particolare va fatta per l alto numero di giudizi NON VALUTABILE che rivelano una non conoscenza del sito dell Autorità di Audit, malgrado il mailing effettuato verso tutti i beneficiari, a più riprese, durante il 2012 per pubblicizzarlo. A tal riguardo l Autorità di Audit ha effettuato già nei meeting organizzati quest anno con beneficiari del PO FSE e FESR, dei focus all interno dell evento in cui sono state illustrate tutte le modalità e gli strumenti di comunicazione dell Autorità di Audit, tesaurizzando le indicazioni perventute da questa indagine di customer. 24

25 Aspetti di carattere generale Queste ultime domande rappresentano una sintesi di quanto precedentemente analizzato e riguardano la valutazione complessiva che i clienti esterni hanno dell Autorità di Audit e la percezione circa la capacità in capo all AdA di migliorare in termini di outcome (risultati, conseguenze) la gestione dei fondi strutturali che, come noto, rappresentano una grossa fonte di investimento per il territorio regionale in termini di risorse economiche e produttive. Appare evidente che il giudizio in merito, oltre alla valutazione che effettua sull operato dell AdA la Commissione europea periodicamente, ha un grosso valore per l AdA stessa. Il giudizio dei rispondenti riguardo a questi due aspetti rispecchia quanto precedentemente emerso ed è molto positivo con una media complessiva del 4,25%. Nel rafforzare le motivazioni nel perseguire i percorsi di miglioramento avviati, questa valutazione raccoglie, già nel presente, un buon successo circa la percezione esterna del valore della attività istituzionale dell Autorità di Audit. Di seguito sono riportate le tabelle di dettaglio riguardanti i singoli item i cui dati confermano la visione positiva espressa dai beneficiari dell attività dell AdA. L Autorità di Audit, con le sue attività, contribuisce a migliorare l efficacia della gestione dei fondi strutturali in Puglia % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % 25

26 Per questo item la percentuale di giudizi molto positivi (tra 4 e il 5) è dell 82% con il 47% di giudizi oltre la media che è il 4,18. L'immagine complessiva dell Autorità di audit è: Risposta Numero risposte Percentuale % % % % 5 (moltissimo) % Nessuna risposta % Dal grafico precedente emerge che i beneficiari dell Autorità di Audit hanno una percezione molto positiva dell Autorità di audit con una percentuale di voti tra il 4 e il 5 che è dell 83% e il 53% di risposte che superano la media di questo item che è del 4,31. Segnalazioni e proposte di miglioramento L ultimo gruppo di domande dell indagine ha riguardato la segnalazione di eventuali problemi riscontrati nei servizi erogati dall Autorità di audit e l elencazione di ogni altra informazione rilevante ed eventuali proposte di miglioramento per analoghe attività future. 26

27 Di seguito sono stati riportati le percentuali di risposte e l elenco integrale di segnalazioni e suggerimenti, depurati soltanto di elementi confliggenti con il diritto di privacy: Per favore, segnali eventuali problemi riscontrati nei servizi erogati dall Autorità di audit: Numero risposte Percentuale Risposta % Nessuna risposta % Risposte Non si segnalano problemi Nessun problema NON E' STATO RISCONTRATO ALCUN PROBLEMA. L'attivita' ha richiesto la produzione di fotocopie di buona parte del materiale cartaceo gia' archiviato, il che ha comportato tempi lunghi e fascicoli da riordinare Non evidenziati particolari problemi nulla da rilevare Nonostante numerose verifiche con esiti positivi e una corretta gestione Mirweb messa in atto da questa Istituzione scolastica i saldi non sono ancora pervenuti. Nei rapporti avuti con l'autorità di audit non si è verificato alcun problema, anzi vi è da segnalare la professionalità e la gentilezza che ha contraddistinto il team che ha effettuato la verifica in loco del progetto xxxxxxxxxx presso l'istituto Istruzione Superiore xxxxxxxxxxxxx. nessuno nessuno non abbiamo ancora ricevuto i risultati dell'audit nessun problema ma proficua collaborazione Nessun problema Necessità di maggiore interfaccialità tra Autorità di Gestione PON/Roma e Audit, soprattutto in riferimento alle informazioni "comuni" ( MIUR/AUDIT ). In tal modo, infatti, si garantirebbe più celerità nella gestione dati già inseriti in piattaforma,con la conseguente riduzione, della riproduzione cartacea della documentazione, decisamente corposa, fatta eccezione per gli atti di esclusiva necessità "formale" ( contratti, fatture in originale,...). Non chiarezza sulle risultanze di verifica e controllo nessun problema Nessun problema da segnalare Nessun problema da segnalare Occorrerebbe una maggiore elasticità nei rilievi relativi a differenze economiche nell'ordine di pochissimi (1-10) centesimi di Euro determinate, nella maggior parte dei casi, da arrotondamenti nei calcoli dei decimali Nessuna segnalazione nulla da rilevare. ci riteniamo soddisfatti della metodologia applicata e dell'informativa. Nessuno. nessun problema rilevato. nessun problema rilevato nel rapporto instaurato con l'autorità di AUDIT, in particolare con il dott. xxxxxxxxxxxx sempre disponibile e propositivo non vi sono stati problemi nessun problema Le problematiche riscontrate durante la verifica disponibilità, chiarezza ed imparzialità. Relativamente ai servizi erogati dall'autorità di Audit, non vi è alcun problema. Personalmente ho riscontrato poca conoscenza del settore da parte di auditor di II livello della Società XXXXXXXXXX s.p.a. Il rapporto è stato proficuo,lineare e celere. Nessun problema di rilievo 27

28 Per favore, elenchi ogni altra informazione che ritenga rilevante ed eventuali proposte di miglioramento per analoghe attività future Numero risposte Percentuale Risposta % Nessuna risposta % Risposte le istituzioni scolastiche hanno necessità di conoscere sin dall'inizio del progetto finanziato,tutta la documentazione necessaria per ottenere il positivo riscontro dell'audit. nessuna UN ELENCO PIU' DETTAGLIATO DELLA DOCUMENTAZIONE DA PRESENTARE. Per quanto detto al precedente punto, sarebbe preferibile che il controllo degli atti avvenisse interamente in loco, limitando le copie agli atti di maggiore rilevanza e a campione per tipologia. Controlli costanti su tutte le attività di competenza dell'audit e valutazioni finali con pubblicazione degli esiti. nulla da rilevare La continuità didattica del personale nominata sui progetti e l'anticipo delle procedure per l'avvio effettivo delle attività almeno entro la fine di ottobre, così da consentire una organizzazione più efficace per la scuola e le famiglie.si auspica una eventuale erogazione dei fondi. Considerata la professionalità e la gentilezza del team non vi è necessità di formulare ulteriori proposte migliorative. corsi di formazione sulla rendicontazione sulla ammissibilità della spesa. probabilmente occorre mantenere meglio i contatti via per un feed-back finale dell'audit effettuato Istituire un organo di consultazione a cui l'utente può fare riferimento durante la fase esecutiva del progetto La necessità di concordare con un maggior preavviso le attività di verifica per i soggetti con sede amministrativa in altra regione OK per massima attenzione alla verifica della regolarità degli atti relativi alla gestione contabile e finanziaria dei PON soggetti a controllo da parte AUDIT; necessaria maggiore flessibilità, invece, relativamente agli aspetti "formali" degli atti di diversa natura ( es. moduli,verbalizzazioni ripetute in cartaceo già presenti in piattaforma,...)spesso monitorati con "eccessivo" rigore. Meglio sarebbe, definire, con chiarezza e precisione,quali documentazioni, oltre quelle rend/cert, contabili/finanziari,considerate inderogabili per il buon esito delle procedure ispettive ( fatta eccezione per quelle già previste dalle linee guida), procedendo per oggettiva "priorità" e non per ulteriore aggiunta, facendo un razionale ricorso a supporti informatici per i report utili alle verifiche e controlli da parte AUDIT. Adottare un linguaggio semplice e chiaro nei verbali di verifica. Meeting per conoscere le procedure di attività dell'audit. Nella esplicitazione delle procedure per l'attuazione dei progetti si desiderebbero indicazioni più precise e circostanziate. Nessuna Sarebbe auspicabile che, all'avvio dei progetti, XXXXXXXX dispongano di dettagliati protocolli d'azione per la corretta gestione di tutte le fasi progettuali Nessuna segnalazione in particolare riteniamo utile poter definire nel rispetto delle informazioni sensibili, una sessione generale per evidenziare l'esito dei controlli ai partecipanti alle misure finanziate. nei controlli in loco essere più chiari e più disponibili alle spiegazioni. Nulla da segnalare. Ritengo che sia necessario informarsi e quindi avere buona conoscenza dell'azienda e del settore in cui opera, prima di effettuare controlli in loco. Le segnalazioni effettuate, seppur in numero minimo, riguardanti la disponibilità di tutta la documentazione in formato cartaceo al momento del controllo e una maggiore elasticità nei rilievi relativi a differenze economiche nell'ordine di pochissimi (1-10) centesimi di Euro determinate, nella 28

29 maggior parte dei casi, da arrotondamenti nei calcoli dei decimali, rappresentano osservazioni ricorrenti negli incontri con i beneficiari auditati. Queste occasioni vengono utilizzate dall AdA per far conoscere e comprendere il ruolo stesso dell AdA i cui compiti e funzioni rivengono da regolamenti comunitari e le varie fasi del processo di controllo, la cui struttura, a un primo impatto abbastanza rigida, è il risultato dell applicazione di norme, linee guida e raccomandazioni dei servizi competenti della Commissione europea. Sarebbe auspicabile una sempre maggiore partecipazione dei beneficiari ai momenti di incontro organizzati dall AdA, in cui sono fornite sempre le necessarie indicazioni per minimizzare l impatto del controllo sul beneficiario auditato e rappresentano una ulteriore occasione per organizzare operativamente il controllo stesso. Circa le proposte e eventuali iniziative di miglioramento segnalate, in molti casi, esse riguardano aspetti relativi alla gestione del progetto stesso, in capo all Autorità di Gestione e non all audit. Una segnalazione ha riguardato il controllo su campioni di documenti e si rimanda a quanto detto, circa le disposizioni rivenienti dai Regolamenti, Direttive e Note della Commissione, che prevedono un controllo sulla totalità della documentazione. Alcuni beneficiari rilevano, inoltre, con qualche frequenza, la necessità di conoscere esaustivamente tutta la documentazione da produrre durante il controllo in loco. L AdA provvede a comunicare, in fase di avvio dell audit un elenco di massima di tutti i documenti necessari per la tipologia di progetto, ma appare evidente che solo durante l audit stesso possono essere rilevate richieste di documentazione più specifica legata alla caratteristica del singolo progetto auditato. Si sottolinea che le segnalazioni e i suggerimenti, riportati nella loro integrità, confermano la necessità per l AdA di proseguire nell ottica di una informazione e comunicazione sempre più efficace e chiara nei confronti dei beneficiari dei propri servizi, focalizzata sui compiti e le funzioni dell audit, così come rivenienti dalla normativa comunitaria e sulle modalità di svolgimento degli audit stessi, le cui procedure sono descritte nel Manuale delle Procedure dell Autorità di Audit. Le indicazioni pervenute, prima dello svolgimento del Riesame della Direzione del 8 gennaio 2013, erano state già oggetto di una prima riflessione da parte della dirigenza ed erano stati già avviati durante i Meeting con i beneficiari del PO FSE e del PO FESR (marzo e maggio 2013), campionati per la nuova annualità, opportuni approfondimenti con i partecipanti. Durante gli incontri, infatti, sono state presentate alcune tra le segnalazioni più ricorrenti sopra riportate, fornendo contestualmente le indicazioni circa la documentazione da rendere disponibile per il controllo e i requisiti precisi a cui deve rispondere, nonché le modalità di svolgimento dell audit. Inoltre sono stati illustrati tutti gli strumenti predisposti per i beneficiari quali Infocenter, moduli di contatto, Manuali e quant altro utile a uno svolgimento ottimale dell attività di audit. La segnalazione Ritengo che sia necessario informarsi e quindi avere buona conoscenza dell'azienda e del settore in cui opera, prima di effettuare controlli in loco è stata trattata come reclamo e gestita secondo la procedura prevista dal Sistema di Gestione per la Qualità dell AdA, con le necessarie attenzioni e approfondimento da parte della Dirigenza. Nella convinzione che l attività istituzionale di un ente, tra cui rientra l attività di audit, sia un servizio a beneficio dei cittadini e del territorio, l AdA si adopera affinchè il proprio personale possa operare in termini di professionalità, cercando, attraverso il proprio piano di formazione annuale, di garantire una adeguata conoscenza e competenza su tematiche molto ampie da parte dei propri revisori, la cui 29

30 selezione era già avvenuta secondo criteri di evidenza pubblica e in rispondenza a precisi requisiti professionali. Bari, 3 giugno 2013 Il referente della comunicazione Annunziata Angiulli Firmato L Autorità di Audit Pasquale Bellomo 30

31 Allegati 31

32 Questionario di rilevazione della percezione degli Utenti sulle attività svolte dall Autorità di Audit della Regione Puglia Il focus group finalizzato alla rilevazione delle percezioni dei principali destinatari delle attività rientranti nella missione dell AdA, avviato nel secondo semestre 2011, ha evidenziato l'opportunità di realizzare un sistema continuativo di rilevazione della customer satisfaction, di cui la somministrazione on-line del Questionario di rilevazione della percezione degli Utenti sulle attività svolte dall Autorità di Audit della Regione Puglia è parte integrante. Gentile Signora / Gentile Signore, voglia cortesemente rispondere alle domande riportate di seguito, indicando il valore che meglio corrisponde alla sua opinione. I dati raccolti saranno considerati attentamente ai fini del miglioramento dei servizi erogati. Vi sono 8 domande all'interno di questa indagine. Aspetti riguardanti l Autorità di Audit Indicare il valore che meglio descrive la propria opinione riguardo l'autorità di Audit. 1 Come valuta i seguenti aspetti riguardanti, in generale, l Autorità di Audit: Scegli la risposta appropriata per ciascun item: Capacità di garantire la massima trasparenza nell esecuzione delle attività di propria competenza Capacità di assicurare la massima equità e imparzialità nello svolgimento dei controlli = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo 2 Come valuta i seguenti aspetti riguardanti le modalità di esecuzione delle attività da parte del personale dell Autorità di Audit addetto ai controlli: * Scegli la risposta appropriata per ciascun item: Gentilezza Puntualità

33 Disponibilità a fornire informazioni Esaustività delle informazioni fornite Capacità di instaurare un rapporto sereno e positivo durante lo svolgimento dei controlli = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo 3 Come valuta la capacità dell Autorità di Audit di gestire efficacemente i seguenti aspetti del processo di controllo e verifica * Scegli la risposta appropriata per ciascun item: Chiarezza delle Informazioni fornite riguardo alle fasi e alla tempistica del processo di controllo e verifica Rispetto della tempistica prevista Capacità di gestire gli imprevisti e le situazioni non codificate durante il processo di controllo e verifica Grado di equità e obiettività con cui sono valutate le controdeduzioni in sede di contraddittorio Gestione complessiva delle attività del processo di controllo e verifica Non valutabile 33

34 0 = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo Non valutabile= durante il processo di controllo non si sono verificati imprevisti 4 Come valuta i seguenti aspetti riguardanti, in generale, le attività di comunicazione dell Autorità di audit: * Scegli la risposta appropriata per ciascun item: Capacità di garantire agli interessati le informazioni rilevanti sugli aspetti procedurali dei controlli Capacità di utilizzare un linguaggio semplice e chiaro in tutte le comunicazioni Capacità di comunicare in modo chiaro gli esiti dei controlli Capacità di rispondere tempestivamente alle istanze e alle richieste di informazioni pervenute dagli utenti = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo 5 Come valuta, nello specifico, le seguenti attività di comunicazione messe in atto dall Autorità di Audit * Scegli la risposta appropriata per ciascun item: Meeting finalizzati a far conoscere le finalità, l oggetto e le procedure delle attività di audit Note di comunicazione riguardanti l avvio del controllo Comunicazioni telefoniche non valutabile 34

35 Comunicazioni via Trasmissione dei risultati dell audit Pagine web dell Autorità di Audit ( non valutabile 0 = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo; Non valutabile 6 Come valuta i seguenti aspetti di carattere generale: * Scegli la risposta appropriata per ciascun item: L Autorità di Audit, con le sue attività, contribuisce a migliorare l efficacia della gestione dei fondi strutturali in Puglia L'immagine complessiva dell Autorità di audit è: = questo valore indica un giudizio completamente negativo; 1,2,3,4 = questi valori indicano un giudizio intermedio più o meno positivo; 5 = questo valore indica un giudizio del tutto positivo 7 Per favore, segnali eventuali problemi riscontrati nei servizi erogati dall Autorità di audit: Scrivi le tue risposte qui: 8 Per favore, elenchi ogni altra informazione che ritenga rilevante ed eventuali proposte di miglioramento per analoghe attività future Scrivi le tue risposte qui: Grazie per la collaborazione. (Dott. Pasquale Bellomo - Autorità di Audit della Regione Puglia) 35

36 Invia il tuo questionario. Grazie per aver completato il questionario. 36