Presentazione MyMailing 3.0

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1 Prog. MyMailing Vers /11/2009 Presentazione MyMailing 3.0 Novità della versione 3.0 Lead : Ricerca unificata su tutti gli elenchi Inserimento di più referenti per ogni lead con area, , incarico, cellulare, n. diretto Gestione della struttura per gruppi aziendali Ricerca e navigazione tra i membri della struttura aziendale Area Marketing: Possibilità di raggruppare le azioni commerciali per Mailing-list Inviata Collegamento tra il Referente e l azione effettuata in tabella marketing Possibilità di inserire Allegati per riga nella tabella marketing Agenda appuntamenti Condivisa Pop-Up note da ricordare in scadenza Scheda Commerciale: Tabella storico del fatturato cliente Note per Fornitori abituali e/o concorrenti Mailing: visualizzare gli allegati inseriti nella mail collegamento della grafica per apertura automatica di una pagina web Introduzione La comunicazione e le informazioni sono un patrimonio indispensabile per ogni azienda che vuole essere attiva e presente nel mercato attuale. MyMailing e' uno strumento software pensato per fornire alle aziende un modo facile e voloce per mantenere stretto il legame con i propri clienti, e con chi potrebbe diventarlo... MyMailing permette di gestire una rubrica di migliaia di nominativi, direttamente collegati al gestionale aziendale, oppure provenienti da altre fonti. I nominativi possono essere raggruppati secondo diverse opportunità di classificazione per inviare mailing-list mirate per uno specifico target, personalizzando i messaggi, inserendo allegati specifici. Lo storico delle comunicazioni viene mantenuto e aggiornato automaticamente ed e' sempre disponibile per la consultazione.

2 Funzionalità Principali MyMailing ha una maschera di gestione molto semplice ed intuitiva, dalla videata principale è possibile accedere alle principali funzioni del programma. Lead: Apre la maschera per la gestione della rubrica dei nominativi Mailing : Apre la maschera per inserire,inviare e consultare una mailing list Select / Unselect All : Selezione o deseleziona tutto l elenco dei nominativi Buste: Stampa l intestazione delle buste per ogni nominativo selezionato Import Elenchi: Importazione dati da fogli excel Export: Creazione file elaborabili con excel dell elenco selezionato Agenda: Visualizza il planning dell Agenda settimanale Memo: Apre il pop-up con le note da ricordare

3 Gestione Rubriche Anagrafiche MyMaililg fornisce la possibilita di gestire una rubrica di nominativi, anche importati da svariate fonti, ed inserite nel database del programma. Ciascuna importazione può essere codificata in modo da mantenere distinte le differenti origini dei dati utilizzati. I dati così importati nel sistema possono essere integrati utilizzando i campi proposti, ed oltre ai dati anagrafici è possibile gestire una serire ulteriore di campi a tendina personalizzabili, per poter classificare e raggruppare i nominativi inseriti e ottimizzare le azioni svolte

4 In caso di collegamento con il gestionale Mexal / Pass3000, i dati anagrafici vengono prelevati direttamente dal gestionale ed e possibile integrarli con quelli aggiuntivi Anagrafiche e referenti. Per ciascun nominativo e possibile inserite più referenti, indicando l area di appartenenza all interno dell azienda, l indirizzo , il cellulare, l incarico ed il numero telefonico diretto. L area verrà successivamente utilizzata anche come filtro per linvio di specifiche mailing list. Struttura / Raggruppamento Nominativi I nominativi possono essere organizzati secondo una struttura gerarchica su due livelli per raggruppare aziende con piu sedi secondarie, la struttura viene rappresentata anche graficamente ed e possibile navigare tra i nominativi collegati.

5 Filtri e Ricerche E possibile analizzare ed utilizzare i dati memorizzati nella rubrica, ricercando i nominativi che rispettano determinti criteri, i risultati si possono filtrare anche per data del primo contatto indicando l intervallo di date, oppure per il campo richiamare, in moda da ottenere facilmente l elenco dei contatti da richiamare in un determinato intervallo di giorni. Ordinamento stabilito per i risultati Filtro delle ricerche DA data A data Le ricerche possono essere effettuate contemporaneamente su tutte le rubriche disponibili, oppure selezionandone una, I riultati possono anche essere ordinati a piacere. Numero di Nominativi trovati che rispettano le condizioni di filtro Ed e possibile scorrere i dati dell elenco visualizzandone tutti i dettagli semplicemente attraverso i tasti Avanti / Indietro

6 Sezione Marketing Nella sezione marketing e possibile inserire la storia di tutte le comunicazioni avute con il cliente, inserendo la data ed il tipo di comunicazione (mail, telefonata, fax etc.. personalizzabile ne menù a tendina ), l oggetto ed un eventuale riscontro avuto. Questa maschera viene automaticamente aggiornata dal programma con ogni mailing inviato attraverso il sistema stesso ed e possibile consultare tutte le mailing list inviate e gli eventuali risultati. Menù a tendina personalizzabile Riga inserita automaticamente durante l invio della mail da programma Per ciascuna riga di informazione memorizzata nella sezione marketing e possibile collegare un documento allegato selezionandolo direttamente tra i file presenti sul PC, Il file viene copiato sul server ed in seguito e possibile aprirlo in modo automatico su ciascun pc. E anche possibile collegare la singola linea ad uno dei referenti presenti nella tabella referenti del nominativo Possibilità di allegare documenti alla singola riga

7 Per ogni riga della tabella marketing, che rappresenta una azione svolta col cliente, e possibile inserire un eventuale riscontro ottenuto Finestra MEMO, riepilogativa delle azioni commerciali da ricordare Menù a tendina personalizzabile della tabella Riscontro Periodo di indagine selezionabile dall utente Quando viene inserita anche una data di prossimo contatto, questa informazione viene automaticamente proposta nella videata memo, Questa finestra produce un avviso sotto forma di finestra pop-up nel momento in cui si accede al programma per visualizzare le azioni con scadenza in data odierna. La stessa maschera e richiamabile in modo autonomo e consente ricerche su periodi diversi, selezionabili dall utente. E possibile anche fissare direttamente un appuntamento collegato alla gestione dell agenda condivisa. Menù a tendina personalizzabile della tabella Riscontro

8 Gli appuntamenti cosi inseriti sono immediatamente consultabili e modificabili dal planning settimanale condiviso e comune a tutti gli utenti, richiamabile direttamente dal menu principale del programma. Planning settimanale condiviso degli appuntamenti fissati Importazione dati E possibile importare automaticamente elenchi di nominativi in Mymailing prelevandoli direttamente da fogli excel che rispettano una definita struttura di colonne. Maschera per l importazione dati da foglio excel

9 Scheda dati commerciali E possibile gestire ulteriori dati commericiali collegati al nominativo inserito in MyMailing. Se installato in collegamento diretto con il gestionale, i dati vengono prelevati direttamente da Mexal e/o Pass3000 e a seconda e delle configurazioni possono essere aggiornati in tempo reale oppure attraverso operazioni di allineamento. I dati per i nominativi non codificati nel gestionale possono essere inseriti e gestiti manualmente. Tabella storico del Fatturato cliente Campo libero per l inserimento di fornitore e/o concorrenti

10 Integrazione con il gestionale MEXAL Oltre alla rubrica aggiuntiva MyMailing puo lavorare leggendo direttamente i dati dell anagrafica di Mexal replicata su database Mysql. E possibile filtrare i dati secondo una qualunque combinazione dei principali campi statistici, oppure attraverso una selezionde degli articoli e/o servizi acquistati o archiviati dal cliente Filtri per categorie statistiche di Mexal Per i clienti con attivo il modulo MDS di mexal, dall anagrafica della rubrica esterna e possibile codificare automaticamente il contatto ed il cliente negli archivi del gestionale semplicemente premendo un pulsante. Codice del Contatto/ Cliente memorizzato in Mexal che viene salvato Automaticamente

11 Invio Mailing Una volta stabilito l elenco dei nominative e/o clienti che si desidera contattare e possibile creare una mail che sarà inviata a tutti i nominativi selezionati dall elenco proposto. La mailing viene codificata e salvata, ed e successivamente consultabile con tutti i dati sia premendo il tasto cerca, sia dalla maschera del singolo contatto a cui e stata inviata la mail. Apre l elenco delle Mail inviate Visualizza l elenco dei nominativi a cui e stata inviata la mail L elenco delle mailing list puo essere visualizzato semplicemente cliccando sul tasto cerca. E possibile inserire allegati nell inviata, e visualizzarne il contenuto direttamente premento un tasto, Gli allegati vengono condivisi sul server di mymailing in modo da poter essere consultabili da tutti i terminali Un ulteriore possibilità e quella di inviare in formato grafico, collegandole direttamente ad una pagina web esistente, in modo da far accedere direttamente il destinatario dell ad un sito stabilito semplicemente ciccando il contenuto della . Le inviate attraverso questa funzione vengono automaticamente collegate nella sezione marketing del nominativo interessato.

12 Le mail spedite ai nominativi vengono archiviate ed e possibile consultarle e rispedirle a nuovi elenchi di nominativi prescelti, senza dover riscrivere nulla. Elenco delle mailing-list Archiviate Selezionando e Richiamando una mailing list gia esistente viene visualizzato il numero di contatti a cui la mail e stata inviata, e premendo il tasto lista viene visualizzato l elenco dettagliato dei nominativi con l indirizzo corrispondente. Dalla stessa videata è possibile inviare direttamente la stessa ad un nuovo elenco di nominativi.

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