Manuale posta elettronica Ecube

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1 2013 Manuale posta elettronica Ecube Sede Legale e Operativa: Corso Vittorio Emanuele II, 225/C Torino Tel Fax info@ecubecenter.it Codice Fiscale P.IVA Registro Imprese di Torino REA TO Capitale sociale ,00 interamente versato Revisione 2.0

2 Sommario 1.0 Introduzione Web Mail Ecube Accesso Posta in arrivo Calendario Contatti Note Attività Impostazioni SPAM Cos è lo spam Tecniche di protezione Cartella Spam Groupware Collaboration Condivisione Cartelle pubbliche Utilizzo del Groupware dal client di posta elettronica INSTALLAZIONE DEL CONNECTOR CONFIGURAZIONE DEL CONNECTOR PERSONALIZZAZIONE CARTELLE PUBBLICHE CONDIVISIONE CARTELLE Client di posta elettronica Dispositivi mobili Google Android Microsoft Windows 8 / RT Apple ios Microsoft Windows Phone SMTP FAQ Perché la data dei messaggi viene visualizzata in modo non corretto? Come posso recuperare la mia password di accesso alla Web Mail? Perché non posso inviare posta dal server Ecube?

3 9.4 Ho sbagliato molte volte la password di accesso e non riesco più ad accedere alla mia casella Quali client di posta elettronica sono supportati dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube? Quali browser posso utilizzare per accedere alla Web Mail Ecube? Perché è cambiato l indirizzo HTTP per accedere alla Web Mail? Il nostro provider di connessione internet non offre il servizio SMTP. Cosa possiamo fare? E possibile ampliare lo spazio a disposizione della casella di posta? Come posso selezionare più di un messaggio alla volta? E disponibile un sistema di real time collaboration? Come posso accedere alla mia casella di posta elettronica? Come posso visualizzare il codice sorgente dei messaggi ricevuti? Come posso visualizzare la vecchia Web Mail? Posso trascinare un allegato sul desktop e viceversa? E possibile trascinare un messaggio di posta elettronica per salvarlo sul proprio PC?

4 1.0 Introduzione Nel corso dei due anni appena trascorsi Ecube ha investito notevoli risorse al fine di implementare un nuovo sistema di posta elettronica moderno, sicuro e affidabile che rispondesse alle esigenze de propri clienti. Nell ottica di un continuo adeguamento della propria infrastruttura alle nuove tecnologie Ecube ha aggiornato nuovamente il proprio sistema di posta elettronica introducendo una nuova Web Mail più veloce, semplice e in grado, laddove necessario, di sostituire un tipico client di posta elettronica. E stato inoltre introdotto un completo sistema di Groupware in grado di soddisfare le esigenze di tutti gli utenti in ambito di condivisione delle informazioni e collaboration disponibile sia direttamente dalla Web Mail che dal client di posta elettronica Microsoft Outlook (nelle versioni 2007, 2010 e 2013). Il presente documento intende quindi illustrare nel dettaglio le principali funzionalità del nuovo sistema di posta elettronica Ecube e nello specifico del Groupware e della nuova Web Mail Ecube a partire dalle consuete operazioni di invio e ricezione della posta elettronica, di organizzazione dei contatti, del calendario e delle attività per giungere alla gestione delle procedure antispam e alla personalizzazione della visualizzazione dell interfaccia. Le nuove funzionalità di condivisione consentiranno agli utenti del medesimo dominio di sfruttare elementi di posta elettronica comuni, calendari aziendali e contatti condivisi e gestire in modo collaborativo la propria casella di posta elettronica. La nuova Web Mail Ecube è raggiungibile all indirizzo ed è totalmente compatibile con le più recenti versioni dei browser più comuni (Internet Explorer 8.0, 9.0 e 10.0, Firefox dalla 16.0 alla 22.0, Chrome dalla 20.0 alla 27.0 e Safari 5.0 e 6.0). L utilizzo della tecnologia Ajax e di un motore web 2.0 rende l esperienza di utilizzo decisamente più efficace e accattivante rispetto alla precedente versione della Web Mail nel continuo tentativo di semplificare e velocizzare le quotidiane operazioni. La continua evoluzione tecnologica ha consentito inoltre l aggiunta di nuove tecniche antispam al sistema già presente all interno della posta elettronica Ecube quali SMTP delay e il controllo del record SPF. La disponibilità di uno spazio predefinito (2 Gbytes) senza limiti temporali può consentire la predisposizione e l organizzazione delle cartelle e delle regole con una maggior facilità di utilizzo e i pacchetti aggiuntivi acquistabili separatamente supportano qualsiasi trend di crescita. Infine, grazie al supporto della tecnologia Microsoft ActiveSync, è possibile sincronizzare la propria casella di posta elettronica (compresi contatti e calendario) con i principali sistemi operativi per smartphone (ios di Apple, Android di Google e Windows Phone di Microsoft). 3

5 2.0 Web Mail Ecube In questo capitolo verranno illustrate le principali funzionalità della nuova Web Mail Ecube a partire dall utilizzo della cartella POSTA IN ARRIVO e alle normali operazioni di invio e ricezione della posta elettronica, del CALENDARIO, dei CONTATTI, delle ATTIVITA e delle NOTE fino ad arrivare ai settaggi della Web Mail al fine di ottimizzarne la visualizzazione e le funzionalità in base alle necessità del singolo utente. 2.1 Accesso L accesso alla nuova Web Mail ( avviene inserendo il proprio indirizzo mail completo (mail@dominio.it) e la relativa password assegnata dal personale tecnico Ecube (oppure alla password personalizzata dopo il primo accesso. E importante ricordare che nella nuova Web Mail Ecube il nome utente è l indirizzo completo di posta elettronica (nel formato mail@dominio.it) e non, come nella precedente versione, solo il testo davanti al Una volta superata la procedura di login sarà disponibile la seguente schermata: Lo schermo è suddiviso in quattro parti: la zona superiore è occupata dalla barra di ricerca e dalle icone utili per accedere velocemente alle varie sezioni (Posta, Calendario, Contatti, Attività e Note); sono inoltre presenti i link per tornare alla vecchia versione della Web Mail Ecube e delle Impostazioni, alle quali si può accedere cliccando con il mouse sul proprio nome. Questo link sarà disponibile fino a che tutte le funzionalità delle vecchia Web Mail Ecube non verranno migrate all interno della nuova versione. Nella parte sinistra dello schermo è presente l albero delle cartelle di posta della propria mailbox mentre nella parte centrale viene visualizzato il contenuto della cartella selezionata (di default Posta in arrivo). Nella parte destra è possibile visualizzare l anteprima del messaggio selezionato nella parte centrale dello schermo. La disposizione degli elementi ricorda molto da vicino quella delle versioni più recenti di Microsoft Outlook (nelle versioni 2010 e 2013): POSTA IN ARRIVO 4

6 INVIA (Posta Inviata) BOZZE SPAM (Posta indesiderata) CESTINO Sono presenti anche altri 3 elementi: CARTELLE CARTELLE PUBBLICHE CARTELLE ARCHIVIO All interno dell elemento CARTELLE è possibile creare delle cartelle di posta elettronica per suddividere i messaggi. Le cartelle create in questa posizione possono essere spostate semplicemente trascinandole con il mouse in qualsiasi altra posizione (es: sotto POSTA IN ARRIVO). E molto utile per mantenere semplice e razionale la visualizzazione della propria casella di posta e suddividendo le proprie mail in arrivo in molteplici cartelle sotto questa posizione. E possibile inoltre utilizzare i filtri per creare delle regole automatiche (vedere paragrafo Impostazioni) e condividere alcune cartelle con altri utenti (vedere paragrafo Condivisione). Le CARTELLE PUBBLICHE si differenziano dalle cartelle normali perché quando vengono create contengono già tutte le impostazioni di condivisione per tutti gli utenti del dominio di posta elettronica. Per ulteriori approfondimenti fare riferimento al paragrafo Cartelle pubbliche. Le CARTELLE ARCHIVIO sono parte di una funzionalità che Ecube ha deciso di non implementare all interno del proprio sistema di posta elettronica poiché fornisce già uno spazio di archiviazione di 2 Gbytes espandibile. 2.2 Posta in arrivo Tramite il pulsante, presente nella barra superiore, è possibile richiamare la schermata della Posta in arrivo. La visualizzazione di default porta a questa schermata in seguito alla procedura di login. La cartella POSTA IN ARRIVO contiene tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti dall account. Qualora fossero presenti nuovi messaggi, accanto alla cartella POSTA IN ARRIVO verrà visualizzato un numero che corrisponde ai messaggi non ancora letti: mentre nella barra superiore verrà visualizzato un numero in rosso sull icona della POSTA IN ARRIVO indicante il numero di elementi di posta non ancora letti: Come illustrato in precedenza è possibile creare un numero illimitato di cartelle contenenti elementi di posta elettronica in qualsiasi cartella, sia sotto la cartella POSTA IN ARRIVO sia direttamente al medesimo livello delle cartelle di sistema. Il personale tecnico Ecube consiglia però di creare cartelle di posta elettronica sotto l elemento CARTELLE, in modo da rendere più leggibile e pulito il layout della Web Mail. Non è stato comunque implementato nessun blocco nella creazione di cartelle di posta elettronica direttamente a livello della root delle Web Mail Ecube. 5

7 Per procedere alla creazione di una nuova cartella è sufficiente selezionare la cartella in cui si desidera inserirla e con il tasto sinistro sulla freccia scegliere la voce Nuova cartella. E possibile accedere al medesimo menù utilizzando il tasto destro del mouse. Per visualizzare un messaggio di posta elettronica è sufficiente posizionarsi con il mouse sul messaggio desiderato e nella parte destra dello schermo potrete effettuare tutte le operazioni necessarie sia utilizzando le icone presenti nella parte destra dello schermo sia utilizzando il tasto destro del mouse sul corpo del messaggio. Per aprire invece il messaggio di posta elettronica in una nuova finestra del browser è sufficiente effettuare un doppio click sulla mail e si aprirà una schermata simile alla seguente: Nella parte destra sono presenti i pulsanti per le normali attività: Rispondi Rispondi a tutti Ulteriori dettagli Il pulsante Rispondi consente di rispondere direttamente al mittente mentre il pulsante Rispondi a tutti consente di rispondere alla mail includendo sia il mittente che gli indirizzi di posta elettronica in CC. In Ulteriori dettagli sono disponibili le seguenti voci: Inoltra Modifica come nuovo Stampa Elimina 6

8 Nessuno di questi comandi richiede una spiegazione specifica poiché fanno parte delle normali operazioni inerenti l utilizzo dei client di posta elettronica. La creazione di una nuova mail è possibile tramite il pulsante Componi centrale delle pagina., presente nella parte Nella schermata che apparirà sono presenti i seguenti comandi: Invia: serve per inviare il messaggio dopo aver inserito almeno un destinatario, un oggetto e un testo nel corpo della mail; Salva: la mail verrà salvata nella cartella BOZZE; Allega: permette di inserire un file in allegato. La grandezza massima consentita degli allegati è di 30 Mbytes; Opzioni: consente di impostare alcune funzionalità avanzate relative esclusivamente al singolo messaggio, come la visualizzazione del campo CCN (Copia Conoscenza Nascosta), la Priorità alta e la Conferma di lettura che richiederà al destinatario di inviare una conferma una volta aperto il messaggio. Nella medesima schermata è possibile impostare la formattazione della mail tramite i consueti tasti (Grassetto (B), Italico (I), Sottolineato (U), Colore del carattere (A), Dimensione del carattere e Tipologia di elenco puntato). Inoltre agendo sui due pulsanti presenti in alto a destra si potrà aprire la schermata in una pagina indipendente del browser oppure chiudere la stessa definitivamente. Quando si riceve una mail con allegati il numero di allegati verrà visualizzato in alto a destra con il numero effettivo di file presenti nella mail mentre al fondo del corpo del messaggio sarà presente l elenco completo con il nome e la dimensione degli stessi. 7

9 Facendo click con il tasto sinistro del mouse sulla freccia di ogni allegato sarà possibile aprirlo direttamente in una nuova finestra del browser oppure salvarlo in una cartella sul proprio computer. Nel corpo di una nuova mail si possono inserire, a parte porzioni di testo, link a pagine testuali od oggetti quali immagini, file e documenti. A titolo esemplificativo, per incorporare il link dell immagine presente nel browser si dovrà copiare l indirizzo del collegamento: 8

10 e incollarlo nel corpo del messaggio. Il destinatario riceverà una mail con il link contestuale evidenziato in blu come in tutti i client di posta elettronica tradizionali. 9

11 2.3 Calendario La nuova Web Mail Ecube dispone anche di un CALENDARIO completamente integrato con le funzionalità di posta elettronica (come per Microsoft Outlook ) e di Groupware. Sarà quindi possibile inserire i propri appuntamenti differenziandoli per tipologia tramite il colore e invitare altri partecipanti tramite l inserimento dell indirizzo mail. L utilizzo di alcune funzionalità legate al CALENDARIO sono proprie del servizio di Groupware recentemente introdotto (per maggiori dettagli fare riferimento al capitolo Groupware). Selezionando il CALENDARIO, richiamabile tramite il pulsante, si otterrà l elenco degli appuntamenti inseriti in una schermata simile alla seguente: Nella parte sinistra dello schermo è presente il calendario del mese in corso con evidenziata in bianco la settimana selezionata per la visualizzazione degli appuntamenti. Il giorno corrente viene colorato in azzurro mentre tutti gli altri giorni in bianco. E possibile scorrere tra le settimane sia utilizzando i tasti freccia posti a fianco del pulsante Oggi sia selezionando con il mouse il giorno desiderato nel calendario a sinistra. Nella barra in alto oltre al tasto oggi e all identificazione del mese e dell anno selezionati sono presenti sulla destra il numero della settimana e tre pulsanti che consentono di variare la visualizzazione degli appuntamenti portando in evidenza il singolo giorno oppure fornendo una panoramica degli impegni del mese. E possibile inserire un nuovo appuntamento sia cliccando con il tasto destro del mouse sul giorno e sull ora desiderata (apparirà un menu a tendina con le opzioni Nuovo evento e Nuovo evento giornata intera ) oppure tramite un doppio click sempre sul giorno e sull ora desiderati: 10

12 I campi da compilare sono simili a quelli di Microsoft Outlook : è infatti possibile gestire i luoghi, assegnare una tipologia all evento con l Etichetta (Importante, Lavoro, Personale, ecc...), impostare un promemoria, optare per una determinata visualizzazione del tempo, inserire una descrizione particolareggiata dell evento e ancora più importante invitare e gestire i partecipanti. 11

13 Qualora fosse stata scelta l opzione di notifica di un appuntamento quest ultima comparirà nella barra in alto come evidenziato nell immagine sottostante: La gestione dei partecipanti è una feature specifica del nuovo sistema di Groupware e verrà illustrata nel dettaglio nell apposito paragrafo (Condivisione). 2.4 Contatti Nella cartella CONTATTI, accessibile tramite il pulsante, è presente l elenco degli indirizzi mail inseriti. E possibile aggiungere un nuovo contatto tramite il pulsante Nuovo. I dati associabili al singolo contatto sono numerosi è corrispondono a quelli presenti in Microsoft Outlook (nelle versioni 2010 e 2013). La seguente schermata illustra i campi di default presenti tra i quali spicca il campo foto. Per aggiungere una foto è sufficiente cliccare sul test Aggiungi foto e caricare l immagine. E importante ricordare che sono accettate solo immagini di tipi JPG e che le stesse immagini concorrono, insieme agli altri elementi presenti nella Web Mail (mail, allegati, calendario, note, ecc...) al raggiungimento dei 2 Gbytes di spazio complessivo. 12

14 E altresì possibile aggiungerne altri tramite il pulsante Aggiungi presente nella parte inferiore dello schermo: E anche possibile creare dei gruppi di contatto utili per non dover digitare sempre l intero indirizzo di una serie di persone con le quali si collabora e che devono partecipare a un medesimo progetto. E sufficiente selezionare l opzione Contatta gruppo e apparirà la seguente schermata: 13

15 E importante sottolineare come il numero massimo di utenti in A, CC e CCN sia di 20 e che non è consentito utilizzare la Web Mail Ecube per effettuare invii massivi o campagne di mass mailing. Laddove ve ne fosse l esigenza sarà sufficiente contattare Ecube tramite mail all indirizzo helpdesk@ecubecenter.it o via telefono al numero per contrattualizzare un servizio SMTP di invio massivo di posta. 2.5 Note Con il pulsante (NOTE) è possibile inserire qualsiasi tipologia di annotazione testuale (non sono previsti allegati o formattazioni particolari di alcun tipo). L inserimento avviene agendo sempre sul pulsante in alto Nuova nota. Una volta inserita la nota verrà visualizzata in un elenco il cui Oggetto viene estrapolato dal contenuto delle prime righe della nota stessa. E possibile personalizzare i colori dello sfondo per ogni singola nota in modo tale da poterle catalogare in base alla tipologia. La selezione del colore avviene tramite l utilizzo della barra posta al fondo della schermata: Accanto alla selezione dei colori viene inoltre riportata l ora alla quale la nota è stata salvata. La visualizzazione e di conseguenza la catalogazione delle note può avvenire in cartelle separate oppure direttamente dalla cartella NOTE principale utilizzando il colore riportato alla sinistra del titolo della nota, come illustrato nella seguente schermata: 14

16 Tramite il pulsante Invia come messaggio è possibile trasformare automaticamente una nota in una mail pronta per essere inviata, come mostra l immagine sottostante: 2.6 Attività Le ATTIVITÀ, richiamabili tramite il pulsante, consentono di inserire dei task da completare così come avviene in Microsoft Outlook : la logica ricalca in toto quanto visto sinora per gli altri elementi. Per aggiungere un attività è sufficiente digitarne il titolo nell apposita barra e premere il tasto Aggiungi. 15

17 Una volta creata l attività, agendo sul pulsante della modifica, identificato dalla matita posizionata a destra dell elemento, si potranno inserire le note e impostare eventualmente un promemoria. Si potrà completare l attività inserendo una spunta nell apposito riquadro che la sposterà tra le attività completate; da questa sezione si potrà decidere se eliminarla (con tutte le altre attività completate) oppure togliere nuovamente la spunta e riportarla così nel riquadro superiore. I remainder delle ATTIVITA, così come per quelli degli appuntamenti, saranno disponibili nella bara superiore, come illustrato nell immagine seguente: 16

18 Le ATTIVITA, così come tutti gli altri elementi analizzati fino a questo momento, possono essere sincronizzati nativamente con i propri dispositivi mobili (seguire le istruzioni riportate nel capitolo Dispositivi mobili per la configurazione). 17

19 3.0 Impostazioni E possibile configurare tutti i settaggi della nuova Web Mail Ecube dal menù Impostazioni, che compare cliccando sul proprio nome in alto a destra (nell immagine di seguito tutte le voci disponibili). Il menù contiene le seguenti voci: Impostazioni Fuori sede Integrazione con Windows Feedback Guida Logout La voce Impostazioni contiene tutte le voci personalizzabili della Web Mail Ecube suddivise per tab ( , Fuori sede, Filtri, Lingua e ora, Promemoria, La mia quota e Modifica Password). Nel tab è possibile inserire automaticamente la Firma in tutte le mail inviate, gestendo la sua formattazione. Inoltre nella sezione Scrittura , presente della stessa schermata, l utente può creare un alias, che non è altro che un indirizzo alternativo che rimanda all account vero. 18

20 Si potranno quindi inviare mail con gli alias creati, infatti nella preparazione di una nuova mail si vedrà il campo Da che comprenderà il nuovo Alias e l account vero. E importante ricordare che un alias di posta elettronica realizzato in questo modo consente di inviare da quell indirizzo specifico ma non di ricevere. Le risposte a tali mail verranno inviate all indirizzo identificato dalla dicitura Indirizzo speciale rispondi a. E possibile impostare un messaggio Fuori sede cliccando sul pulsante Impostazioni e poi Fuori sede all interno del quale è possibile inserire un messaggio che verrà recapitato a tutti coloro che inviano un messaggio di posta elettronica nel periodo indicato. 19

21 Un altra opzione presente nelle Impostazioni è la creazione di semplici regole, denominate Filtri che permette di effettuare operazioni automatiche sulle mail (spostamenti, cancellazioni e inoltro) in base ad alcuni parametri inseriti dall utente. L applicazione delle regole è molto simile a Microsoft Outlook : è quindi possibile scegliere le condizioni della regola (es: campi A o CC che contengono una determinata stringa) e l azione da applicare nel caso un messaggio di posta elettronica corrisponda alla regola precedentemente selezionata. Tramite il pulsante Nuovo filtro è possibile iniziare la creazione di una nuova regola: E possibile filtrare per i seguenti campi: Da CC A 20

22 Oggetto Nel campo contiene testo si dovrà inserire il testo che deve corrispondere al campo selezionato per identificare la mail per la quale si sta creando il filtro. Le azioni disponibili sono le seguenti: Sposta in Inoltra a Ignora Segna come già letto Infine sarà sufficiente selezionare la cartella di posta elettronica all interno della quale deve essere inserito il messaggio. Una volta salvato è possibile editare il filtro e tramite il pulsante Ulteriori dettagli impostare delle regole più complesse: In questa schermata sarà possibile creare un filtro complesso che contenga più regole con un numero di opzioni maggiore. Sarà possibile filtrare per i seguenti campi: Con specifiche regole: 21

23 E importante ricordare che la regola Inoltra a trasferisce tutti i messaggi all account indicato, non lasciando alcuna copia di questi sulla propria mailbox. Avendo a disposizione un numero maggiore di azioni: E quindi possibile creare regole molto complesse direttamente dalla propria Web Mail con semplicità e gestirne un numero virtualmente infinito. Nel tab Lingua e ora si possono modificare lingua e fuso orario e gestire la data e ora locali, personalizzando la visualizzazione della propria Web Mail. 22

24 Nel tab Promemoria è possibile configurare il proprio personal computer per ricevere un messaggio visivo e sonoro alla scadenza di Attività ed Eventi inseriti: necessita solamente del consenso da parte dell utente a far mostrare le notifiche sul dispositivo in utilizzo. Nel tab La mia quota l utente può visualizzare la quantità di spazio occupato dal proprio account e il numero di elementi presenti all interno della propria casella di posta elettronica. Lo spazio predefinito per l utilizzo della Web Mail è di 2 Gbytes per singola casella di posta elettronica. Tutti gli elementi concorrono al raggiungimento del limite di spazio anche se, ovviamente, sono gli allegati dei messaggi di posta i file più pesanti. Non esistono invece limiti per il numero di elementi (posta, contatti, calendari, attività e note). Poiché l accesso alla casella di posta elettronica è personale e riservato qualsiasi attività di pulizia è a carico dell utente e non del personale tecnico Ecube. E possibile ampliare il proprio spazio dedicato alla posta elettronica richiedendo a Ecube (via mail all indirizzo helpdesk@ecubecenter.it oppure telefonicamente al numero ) un preventivo per tagli da 1 Gb, 2 Gb, 5 Gb e 10 Gb. 23

25 Se la quota dovesse raggiunge il 90% dello spazio stabilito (2 Gb per default) l utente riceverà una notifica automatica via mail e non appena si raggiungerà il limite massimo (100%) la casella non riceverà più messaggi finché non sarà liberato spazio, eliminando alcuni elementi, svuotando il cestino o acquistando ulteriore spazio. E importante ricordare i Messaggi, gli Appuntamenti, le Note, i Contatti e le Attività contribuiscono alla saturazione dello spazio totale. Il limite di invio per un messaggio di posta elettronica dalla Web Mail è invece di 30 Mbytes. Il limite di utilizzo massimo della sessione web è di 24 ore mentre il time out è di 12 ore: questo significa che anche continuando a lavorare senza far intervenire il time out dopo 24 ore è necessario effettuare nuovamente il log on. Il time out invece è relativo a una sessione web senza attività. Il limite massimo di destinatari di un messaggio è pari a 20. Come ricordato in precedenza non è possibile effettuare alcuna campagna di mass-mailing o emarketing tramite il servizio di posta elettronica Ecube. Nel caso fosse necessario effettuare un attività di questo tipo sarà indispensabile contattare Ecube al fine di verificarne costi e modalità. Allo stesso modo non sarà possibile utilizzare newsletter o mailing list in uscita. Nel tab Modifica Password è possibile modificare in piena autonomia la propria Password: La sicurezza della Web Mail Ecube è garantita da un cluster di firewall perimetrali che controlla e verifica ogni singola comunicazione da e verso l esterno per bloccare i tentativi di intrusione. La tecnologia alla base della Web Mail inoltre è stata progettata per contrastare i tentativi di intrusione mediante brute force bloccando l IP di origine per 30 minuti e più in generale impedire l accesso non autorizzato ai propri dati mediante le più conosciute tecniche di hacking. E stato inoltre implementato un meccanismo di protezione che forza il log off al cambio dell indirizzo IP (per chi ha un provider che non fornisce indirizzi IP statici). Per cambiare la password è necessario conoscere la vecchia password e inserirla nel campo Vecchia password e procedere con l inserimento della nuova password nei due campi rimanenti. E fondamentale, al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato, di inserire Password complesse, caratterizzate dalla presenza di caratteri minuscoli, maiuscoli e alfanumerici e da una lunghezza minima di almeno 8 caratteri. 24

26 4.0 SPAM In questo capitolo verranno illustrate nel dettaglio tutte le tecnologie implementate nel nuovo sistema di posta elettronica Ecube al fine di garantire una migliore gestione dello spam. 4.1 Cos è lo spam Il termine spam, contrazione dei termini inglesi Spiced ed Ham, identificava inizialmente soltanto un tipo di carne in scatola molto famosa tra le famiglie americane, ben lontano quindi dal significato attuale. Successivamente è stato introdotto anche in ambito informatico per descrivere tutte quelle pratiche che ostacolano, in svariati modi, le proprie possibilità di comunicazione mediante l utilizzo della posta elettronica. Ma cosa c entra la carne in scatola? L utilizzo del termine spam per riferirsi alla posta elettronica indesiderata viene fatto derivare da uno sketch del programma Monty Python s Flying Circus (trasmesso dal 1969 al 1974) ambientato in una taverna: la cameriera propone allo sfortunato avventore solo ed esclusivamente cibi a base di spam; il cliente, che non gradisce la carne in scatola, viene però a trovarsi schiacciato dall insistenza della cameriera e dai cori innalzati da un gruppo di vichinghi seduti al tavolo accanto. Questi ultimi intonano cacofonici motivetti all interno dei quali ricorre la parola spam. Come nell episodio dei Monty Python, anche in informatica lo spam infastidisce e disturba: i messaggi di posta elettronica indesiderati sono gli esempi più comuni di spam. Le probabilità di ricevere posta indesiderata aumentano in modo esponenziale se il proprio indirizzo viene pubblicato sui newsgroup, sul web o in altre aree pubbliche della rete. Gli spammer (coloro che inviano spam), infatti, utilizzano degli strumenti (crawler simili a quelli dei più conosciuti motori di ricerca) che effettuano una scansione delle risorse disponibili in rete estraendo quanti più indirizzi Nei primi 3 mesi del 2013 il 66,5% del volume di mail circolanti è stato catalogato come SPAM. [Kaspersky Lab, aprile 2013] possibile. Una volta acquisiti, gli indirizzi vengono bersagliati con messaggi di ogni genere. Gli spammer, inoltre, sono collegati tra loro: può capitare quindi, che il vostro indirizzo di posta elettronica, sia trasmesso a decine di altri personaggi senza scrupoli. E palese come questo tipo di attività siano assolutamente illegali in Italia così come in molti altri Paesi: il nostro Garante, ad esempio, ha sancito come lo spam sia da considerarsi un illecito penale. Gli spammer, tuttavia, proseguono imperterriti i loro invii di posta indesiderata: la spedizione di milioni di ad account di tutto il mondo è un attività che ha costi assai limitati e che può portare facili profitti considerando che, purtroppo, sono molti a cadere nelle truffe spesso pubblicizzate nei messaggi di spam (presentazione di improbabili metodologie per far soldi facilmente basati su schemi multilivello, truffe legate all ambito della salute o delle diete, offerte di strumentazioni illegali, false proposte di lavoro retribuito, ecc..). Di contro, è invece molto alto il prezzo che gli spammer fanno scontare alla collettività: i provider Internet sono costretti ad aumentare la banda disponibile e implementare i sistemi di posta, le aziende e gli utenti devono adottare tecniche e metodologie per fronteggiare il fenomeno dello spam con inevitabili perdite di tempo e denaro. 25

27 4.2 Tecniche di protezione Durante la fase di progettazione del nuovo sistema di posta elettronica, di cui la Web Mail è parte preponderante, Ecube ha investito notevoli risorse nel definire una strategia che possa arginare il fenomeno dello spam senza incidere pesantemente sull utilizzo dello strumento di posta elettronica da parte dell utente. L approccio utilizzato viene definito multi-tier poiché si propone di combattere e arginare il fenomeno dello spam su differenti livelli fisici e logici. Il primo blocco è costituito da una soluzione in cluster dedicata all analisi delle in ingresso e che, grazie al potente sistema SpamBlocker, sviluppato da Commtouch società israeliana specializzata nella sicurezza dei contenuti, è in grado di identificare ed eliminare un altissima percentuale di spam. La tecnologia alla base di SpamBlocker è la RDP (Recurrent Pattern Detection) che analizza in tempo reale il traffico mail e riesce a classificare, con una precisione molto alta, il messaggio di posta elettronica in ingresso come spam, phising o pulito. Il secondo livello, posizionato direttamente sul mail server, è composto da un insieme di 10 filtri antispam combinati insieme che si basano principalmente su 3 differenti tecnologie: Blacklist online (DNSBL) Verifica del record SPF Filtri bayesiani SpamAssassin Filtri basati sulle parole contenute nei messaggi di posta ricevuti Le liste nere DNSBL si basano sull analisi del mittente dell l intestazione del messaggio viene confrontata con le informazioni raccolte dalle varie liste online. Se l appare come proveniente da indirizzi IP che hanno inviato o spediscono spesso spam, da open proxy od open-relay mail server, il messaggio viene classificato come indesiderato. Il Sender Policy Framework (SPF) definisce, tramite l implementazione di un record nel DNS del dominio di posta elettronica, quali indirizzi IP possano essere utilizzati dal mittente per spedire messaggi di posta elettronica. E quindi possibile, in funzione delle singole infrastrutture informatiche, indicare all interno del record DNS quali sono i server (e di conseguenza gli indirizzi IP) che sono autorizzati a spedire messaggi di posta elettronica del dominio. Qualora il server di Ecube riceva da un dominio con record SPF verificherà se il server del mittente è incluso all interno della lista di IP consentiti e in caso contrario provvederà a taggare il messaggio con un punteggio di spam. Se il record SPF non è presente il messaggio non verrà taggato in alcun modo e verrà esaminato dagli altri filtri antispam. I filtri bayesiani, invece, consistono in un complesso ed efficace sistema di classificazione dei messaggi in base al loro contenuto: alle varie parole che compongono ogni viene assegnato un punteggio specifico; quando il punteggio supera un certo valore di soglia, il messaggio viene immediatamente classificato come spam. Un altra fondamentale tecnologia implementata da Ecube all interno del nuovo sistema di posta elettronica è SpamAssassin : si tratta di un efficace soluzione antispam basata sull analisi del contenuto dei messaggi di posta elettronica ma che supporta anche l utilizzo di DNS blacklist ed il filtraggio effettuato su basi statistiche. I vantaggi dell implementazione di SpamAssassin consistono nel rapido apprendimento dello stesso infatti, sin dalla prima installazione, il filtro riesce a riconoscere correttamente un gran numero di indesiderate. Il funzionamento è decisamente semplice: se il testo di un riflette una o più delle espressioni presenti 26

28 nel suo database, al messaggio viene assegnato un punteggio specifico e nell intestazione possono essere inseriti degli elementi aggiuntivi liberamente personalizzabili (Ecube ha optato per anteporre a qualsiasi oggetto il testo [SPAM]). Quando il punteggio supera un certo valore limite, l viene trattata come spam. I filtri che Ecube ha aggiunto all implementazione di SpamAssassin supportano anche altre tecniche di filtraggio: l uso del DHA (Directory Harvest Attack protection), filtri basati su checksum come DCC e antiphising / anti-spoofing. L insieme di queste tecnologie implementate da Ecube ha come scopo ultimo la riduzione drastica del quantitativo di spam ricevuto dai Clienti e l integrazione della gestione dello spam stesso all interno della Web Mail. 4.3 Cartella Spam All interno della cartella SPAM vengono posizionati automaticamente, dal nuovo sistema di posta elettronica Ecube, tutti i messaggi ritenuti spam. E possibile visualizzarli, eliminarli o eventualmente segnalarli come falso positivo, cioè come messaggio di posta elettronica catalogato erroneamente come spam. Il pulsante Non SPAM è fondamentale per istruire il sistema antispam su quali mail devono essere considerate spam e quali no. E possibile selezionare una qualsiasi mail dalla cartella SPAM e decidere che non venga più catalogata come spam: successivamente potrà essere spostata in qualsiasi altra cartella. Così come avviene per lo SPAM con i falsi positivi possono essere gestiti i falsi negativi all interno della cartella POSTA IN ARRIVO. I falsi negativi sono quelle mail di spam che i vari filtri automatici non riescono a identificare e catalogare e di conseguenza vengono consegnate direttamente all interno della cartella principale (o in altre cartelle qualora siano presenti regole personalizzate specifiche). E possibile segnare come spam presenti nella cartella POSTA IN ARRIVO semplicemente premendo il pulsante Spam nella barra del menù. E fondamentale utilizzare i pulsanti SPAM e Non SPAM in quanto è l unico modo con il quale l utente può ottimizzare e rendere migliore il sistema antispam della propria casella di posta elettronica. 27

29 5.0 Groupware Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube è stato progettato per rendere disponibile a tutti gli utilizzatori un completo sistema di Groupware con le medesime funzionalità di Microsoft Exchange accessibile direttamente dalla Web Mail o tramite l installazione del Connector sul proprio client di posta elettronica (Microsoft Outlook 2007, 2010 o 2013). Il Groupware consente di condividere informazioni essenziali quali contatti, calendari, elementi di posta elettronica, note e attività con gli altri utenti del dominio di posta elettronica avendo come risultato un incremento nella diffusione delle informazioni e riuscendo nell intento di creare team di lavoro che focalizzino le proprie energie nello sviluppo di uno specifico progetto piuttosto che nel reperimento delle informazioni. Il termine groupware (dall'inglese group - gruppo e ware - suffisso di software e hardware) o software collaborativo si riferisce alle tecnologie, in genere basate su computer, pensate per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte di gruppi di persone. 5.1 Collaboration Il Web 2.0 ha aperto nuove prospettive nella costruzione e condivisione dei contenuti e nelle possibilità di gestire la comunicazione in modo agile e veloce. Da molti anni ogni azienda ha accesso a uno o più account di posta elettronica o un server tradizionali, ma in pochi sono ancora riusciti a evolvere il proprio sistema di gestione delle comunicazioni via posta elettronica in uno strumento di collaborazione. Questa mancanza può trasformarsi in una rilevante perdita di potenziale produttivo. La possibilità di comunicare velocemente e in maniera affidabile è importantissima per le Aziende ma la diffusione delle informazioni lo è ancora di più. Ecube, mediante l evoluzione del proprio sistema di posta elettronica, mette a disposizione di tutti i propri clienti uno strumento evoluto di Groupware che consente di organizzare e condividere le informazioni essenziali ottimizzando produttività e tempistiche. E quindi possibile organizzare elementi di posta all interno di cartelle specifiche e di condividere le stesse con utenti dello stesso dominio così come note, contatti e calendari. E possibile creare cartelle pubbliche automaticamente visibili a tutti gli utenti del dominio condividendo informazioni essenziali per l azienda ed è altresì possibile creare calendari e appuntamenti gestendo automaticamente la disponibilità delle varie risorse. Questi strumenti non solo consentono un aumento della produttività e una migliore condivisione delle informazioni all interno dell azienda (a livello globale o per specifico gruppo di lavoro) ma sono rese disponibili direttamente dall interfaccia della nuova Web Mail Ecube. 28

30 5.2 Condivisione La principale funzione di uno strumento di collaboration è rappresentata dalla possibilità di condividere le informazioni. Per CONDIVISIONE si intende la possibilità di permettere a uno o più utenti del medesimo dominio di posta elettronica l accesso in visualizzazione o in modifica di una o più cartelle presenti nella propria Web Mail. E possibile condividere una cartella agendo sulla freccia delle voci o utilizzando il tasto destro del mouse sulle cartelle POSTA IN ARRIVO e BOZZE (o su qualsiasi altra cartella creata dall utente) e selezionando la voce Condivisione. La CONDIVISIONE consente di gestire le autorizzazioni per singolo utente, per gruppi o per tutti gli utenti del dominio. Nonostante la funzionalità di condivisione sia disponibile per singola cartella è possibile propagare a tutte le sottocartelle i privilegi selezionati mediante l opzione Imposta anche le sottocartelle. Dopo aver abilitato la condivisione sarà possibile gestire i permessi degli utenti: Può visualizzare: visualizza solamente il contenuto della cartella; E il proprietario: può settare la condivisione, aggiungere, eliminare e modificare la cartella e gli elementi contenuti nella stessa; Può modificare: può aggiungere, eliminare e modificare la cartella e gli elementi contenuti nella stessa. 29

31 Successivamente all abilitazione della condivisione l utente che viene abilitato ad accedere a una o più cartelle vedrà all interno della propria Web Mail una struttura simile all immagine sottostante e potrà visionare le cartelle e gli elementi contenuti all interno con o senza le sottocartelle, a seconda delle opzioni scelte. E possibile condividere non solo cartelle di posta elettronica ma anche contatti, per creare rubriche aziendali o raggruppamenti speciali di contatti per progetti specifici, note e attività. Se l utilizzo di questi elementi in ambito di collaboration può definirsi semplice lo strumento che offre un maggior numero di possibilità è certamente il calendario. Come ampiamente illustrato nel paragrafo Calendario è possibile creare appuntamenti inserendo una serie di informazioni particolareggiate che ne consentono una più rapida individuazione all interno dello strumento di ricerca. E possibile sfruttare appieno tutte le funzionalità del sistema di Groupware solo all interno del medesimo dominio di posta elettronica. E però possibile utilizzare gli appuntamenti non solo nel proprio calendario personale ma anche creando una cartella pubblica: sarà quindi possibile condividere l accesso con gli altri utenti del dominio per consentire la visualizzazione e/o la modifica degli appuntamenti. E anche possibile utilizzare lo strumento Partecipanti per invitare le risorse che dovranno partecipare all appuntamento conoscendone in anticipo la disponibilità e proponendo così alternative automatiche in caso di sovrapposizione di appuntamenti: 30

32 Le funzionalità di verifica della disponibilità sono ovviamente legate all utilizzo, da parte degli utenti coinvolti nell appuntamento, del calendario della posta elettronica Ecube. Lo strumento Partecipanti è inoltre collegato con i propri contatti e andrà a sostituire in automatico l indirizzo di mail digitato con il nome e cognome associato all interno della sezione CONTATTI. 5.3 Cartelle pubbliche Le cartelle pubbliche rappresentano una valida alternativa alle cartelle private e successivamente condivise: il vantaggio delle prime è che ereditano già tutti i permessi di accesso per tutti gli utenti del dominio di posta elettronica. Mentre per le seconde è necessario specificare a mano i permessi per i singoli utenti. Inoltre le cartelle pubbliche sono visibili direttamente da tutti gli utenti all interno della propria Web Mail una volta create. 5.4 Utilizzo del Groupware dal client di posta elettronica Oltre alla visualizzazione della propria mailbox attraverso la Web Mail è possibile utilizzare un software specifico (connettore) per gestire il proprio account tramite Microsoft Outlook. Il software è un vero e proprio Outlook Connector (Offline Edition) e consente agli utenti di Microsoft Outlook di gestire il proprio account di posta elettronica anche quando non si è collegati a Internet, così come accade con un tipico account Microsoft Exchange. I sistemi operativi Microsoft supportati sono i seguenti: Windows XP SP3 Windows Vista SP2 Windows 7 Windows 8 Le versioni di Microsoft Outlook supportate con le relative Service Packs: Outlook XP SP3 Outlook 2003 SP3 31

33 Outlook 2007 SP1 Outlook 2010 INSTALLAZIONE DEL CONNECTOR E possibile scaricare il Connector direttamente dalla Web Mail Ecube: dopo aver eseguito l accesso cliccare sul link Integrazione con Windows, visibile accedendo al menù presente sotto il nome del proprio account, posizionato in alto a destra. Verrà visualizzata la seguente schermata dalla quale sarà disponibile il link per il download del Connector ( Download di Kerio Outlook Connector ). E bene sottolineare che il Connector, come indicato nel precedente paragrafo è disponibile solo per gli ambienti Microsoft supportati. I link presenti in alto a destra (Mac e Linux) fanno riferimento rispettivamente a un assistente di configurazione per i software di collaboration disponibili per MAC OSX e ai link di sottoscrizione dei feed per Linux). Il download del file del Connector dovrebbe richiedere pochi minuti (48 Mbytes circa) a seconda della velocità della propria connessione internet. Non appena sarà terminato il download cliccare su sul file per iniziare il processo di installazione: 32

34 Se l operazione di download è andata a buon fine dopo aver aperto il file verrà presentata la seguente schermata. E altamente consigliabile chiudere qualsiasi istanza di Microsoft Outlook prima di procedere. L intero processo di installazione è completamente automatizzato e semplice da gestire: Dopo la prima schermata premere Next : 33

35 E consigliabile lasciare inalterato il percorso di installazione a meno che non vi siano esigenze specifiche: Premere Install per iniziare il processo di installazione del Connector: 34

36 L intera procedura non dovrebbe impiegare più di qualche minuto al termine della quale comparirà la schermata che notifica la necessità di riavviare Microsoft Outlook (laddove fosse rimasto aperto il programma). Dopo aver completato il riavvio il Connector sarà a disposizione per la configurazione. CONFIGURAZIONE DEL CONNECTOR Successivamente alla procedura di installazione e al primo riavvio di Microsoft Outlook verranno presentate all utente una serie di schermate che consentiranno la configurazione e l eventuale personalizzazione del Connector. 35

37 Cliccando su Avanti verrà avviata la procedura di configurazione: 36

38 E importante selezionare l opzione Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi : 37

39 Scegliere come tipologia di servizio Altro e come tipologia di server Kerio Connect (KOC Offline Edition): Si aprirà la finestra in cui inserire i dati di configurazione: Nome server webmail01.ecubecenter.it Autenticazione manuale Nome account indirizzo completo nel formato (nome@dominio.it) Password la password della casella di posta elettronica Ecube 38

40 Se le informazioni inserite risultano corrette è possibile, mediante il pulsante Recupera info, compilare in automatico i campi nella sezione Informazioni utente recuperandoli direttamente dal server. E possibile richiedere al supporto Ecube la personalizzazione di quello che viene definito Username : questa opzione permette di controllare il nome del campo DA: di qualsiasi spedita dal proprio account di posta elettronica Ecube. Nel tab Dettagli server verificare l utilizzo di una connessione protetta mediante SSL e selezionare, laddove necessario, l utilizzo di un algoritmo di compressione dei dati spuntando la checkbox Utilizza compressione dati. Il tab Altre caselle consente di aggiungere eventualmente altre caselle di posta elettronica per le quali è necessario avere accesso a vari elementi (cartelle di posta elettronica, contatti, calendari, note o attività). In questa schermata è presente l opzione per abilitare la sincronizzazione delle cartelle pubbliche, opzione molto importante in quanto molti elementi di condivisione potranno risiedere all interno delle cartelle pubbliche anziché nelle caselle di posta elettronica dei singoli utenti. 39

41 PERSONALIZZAZIONE Dopo la configurazione del proprio account tramite il Connector sarà disponibile in Microsoft Outlook una struttura simile all immagine sottostante: 40

42 Tutti gli elementi presenti all interno della casella di posta elettronica saranno sincronizzati sul proprio client di posta elettronica così come le cartelle pubbliche. Tra i menù in alto verrà visualizzata una nuova voce chiamata Kerio Connect, che consente di controllare e modificare alcune impostazioni. Il menù da accesso a una serie di funzionalità avanzate medianti le quali sarà possibile gestire le opzioni per il Fuori Sede, la Posta Indesiderata (Spam), i Filtri delle regole e altre preferenze. E importante ricordare che tutte le opzioni sono sincronizzate con quelle presenti all interno della Web Mail Ecube. Nella sezione Fuori sede l utente può inserire un messaggio personalizzato, gestendo l inizio e la fine dell invio in automatico: il messaggio verrà inviato una sola volta per ciascun mittente che invierà una mail all indirizzo di posta elettronica dell utente. In pratica se verrà inviata una mail all utente in una certa data, il mittente riceverà in risposta una mail che informa che l utente non sarà disponibile per una risposta immediata notificando inoltre un messaggio personalizzato qualora venga compilato l apposito campo. 41

43 Nella sezione Regole filtri l utente può inserire filtri e regole a piacimento, così come è stato spiegato nel capitolo Impostazioni. Nella sezione Posta indesiderata (Spam) l utente può inserire direttamente tutti gli indirizzi da considerare attendibili e che di conseguenza non verranno considerati come spam dal filtro. Inoltre si potranno considerare affidabili tutti i contatti inseriti nella Rubrica, spuntando l opzione preposta. 42

44 Attraverso il pulsante Personalizza mittente l utente può inserire un alias del proprio account di posta elettronica e quindi mostrare nell invio un indirizzo di spedizione diverso dal proprio. Qualsiasi alias creato può inviare mail ma non può riceverne quindi è importante indicare nel campo indirizzo per risposta una mail fisica esistente. Per maggiori approfondimenti in merito si veda il capitolo dedicato alla Web Mail Ecube (Web Mail Ecube). CARTELLE PUBBLICHE Come precedentemente illustrato nel capitolo 5.3 Cartelle pubbliche il comportamento delle cartelle pubbliche mediante Connector riflette totalmente quello online. Si possono aggiungere nuove cartelle attraverso il tasto destro del mouse dopo aver selezionato la voce Cartelle pubbliche : il comando è Nuova cartella. 43

45 Si aprirà una finestra in cui si dovrà decidere il nome della cartella e la tipologia della stessa. E possibile infatti inserire elementi visibili a tutti gli utenti del proprio dominio di vario tipo: Attività Calendario Contatto Diario Posta e inserimenti (Cartelle semplici) Nota Modulo di InfoPath (utilizzabili tramite il software Microsoft InfoPath ) Dopo aver creato il nuovo elemento possiamo modificare le autorizzazioni dei singoli utenti: questo consente di controllare i privilegi di accesso all elemento appena creato: 44

46 I livelli di autorizzazione disponibili sono i seguenti: Lettore: l utente può solo visionare l elemento, non modificarlo né tantomeno eliminarlo o aggiungerne le informazioni; Editor: può inserire nuove note, nuovi contatti, nuove attività, ecc. nella cartella preposta; Amministratore: può creare nuove cartelle e gestirle, oltre ad amministrare in toto il singolo elemento. Inoltre gestisce le autorizzazioni per conto degli altri utenti. L amministratore delle cartelle allo stesso modo potrà modificare le singole autorizzazioni accedendo alle proprietà dell elemento inserito nell area preposta. Nel caso si dovessero modificare le autorizzazione per la cartella Contatti potrà quindi accedere a tutte le cartelle Contatti del suo profilo, tra le quali quella presente nelle Cartelle pubbliche. Da qui, dopo la selezione di tale cartella, con il tasto destro potrà selezionare le Proprietà. Accederà ad una finestra composta da vari tab tipica di Microsoft Outlook. Nel tab Condivisione cartelle potrà inserire le persone (Tutti, Gruppo, Utente singolo) che vedranno l elemento ed aggiungere le singole autorizzazioni. 45

47 Nel tab Sincronizzazione è possibile abilitare la sincronizzazione della singola cartella, stabilendone il comportamento: Sincronizza solo intestazione: scarica in locale solo l intestazione riducendo il consumo di banda internet ma limitandone pesantemente le funzionalità in caso di utilizzo offline; Sincronizza l intero messaggio: scarica in locale tutto il messaggio permettendo quindi, in mancanza di connettività (modalità offline) di visionare ugualmente l intero messaggio. 46

48 Il pulsante Reimposta sincronizzazione è stato creato per risolvere problemi di sincronizzazione che si posso verificare saltuariamente su account con un numero molto elevato di messaggi. CONDIVISIONE CARTELLE E possibile, così come avviene per la Web Mail, la condivisione delle proprie cartelle con altri utenti, in modo tale da permettere di visionare, eliminare o modificare elementi quali contatti, attività, note, messaggi di posta elettronica, appuntamenti e attività. Per condividere una cartella da Microsoft Outlook è necessario selezionare la cartella desiderata (tenendo conto che questa operazione è possibile accedendo alle cartelle tramite i pulsanti posti in basso a sinistra che gestiscono la Posta elettronica, il Calendario, i Contatti, le Attività e le Note). Selezionare la voce Proprietà dopo aver cliccato con il tasto destro su di essa: Si aprirà la medesima finestra vista in precedenza nelle Cartelle pubbliche e con le medesime opzioni: sarà quindi possibile decidere chi potrà vedere la cartella selezionata e con quali privilegi potrà agire sulla stessa. Allo stesso modo sarà possibile beneficiare delle nuove funzionalità di Groupware se un altro utente del medesimo dominio condividerà una cartella contenente qualsiasi tipologia di elementi. 47

49 Una struttura di cartelle simile a quella standard verrà aggiunta al di sotto delle Cartelle pubbliche con il nome dell utente che ha condiviso uno o più delle sue cartelle (nel caso preso in esame nell immagine precedente la cartella della Posta in arrivo). L utente potrà agire su questi elementi condivisi secondo le autorizzazioni che sono state assegnate. Accedendo alle varie sezioni (Posta elettronica, Contatti, Calendario, attività e Note) l utente vedrà, se autorizzato, gli elementi condivisi che potranno quindi essere oltre semplici cartelle (tra le quali Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata, Bozze), elementi quali Calendari, Contatti, Attività e Note. 48

50 6.0 Client di posta elettronica Il nuovo sistema di posta elettronica Ecube utilizza i più diffusi protocolli standard per garantire l accesso ai messaggi di posta elettronica: POP3: pop01.ecubecenter.it IMAP: imap01.ecubecenter.it HTTP: ActiveSync: webmail01.ecubecenter.it E importante usare il protocollo HTTPS per l accesso alla propria casella di posta elettronica dal browser e dal cellulare poiché tutte le comunicazioni vengono criptate e si aumenta il livello di sicurezza della propria . Tramite l inserimento dei dati sopra indicati negli appositi campi di un qualsiasi client di posta elettronica, palmare o browser in aggiunta alla corretta associazione nome utente e password (è importante ricordare che il nome utente è rappresentato dall intero indirizzo mail nel formato mail@dominio.it) è possibile effettuare l accesso alla propria casella di posta elettronica. Il personale tecnico Ecube garantisce il supporto ai seguenti client di posta elettronica: Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Windows Mail Microsoft Windows Live Mail 2012 Il supporto fornito consiste nel guidare l utente nella configurazione dell account di posta elettronica e nel garantire il funzionamento del nuovo sistema di posta elettronica con i client sopra indicati. Qualsiasi altro client, benché completamente funzionante, dovrà intendersi non direttamente supportato dal personale tecnico Ecube. 49

51 7.0 Dispositivi mobili Nei successivi paragrafi vengono illustrate le procedure passo-passo per la configurazione dell account di posta elettronica Ecube sui principali sistemi operativi per dispositivi mobili. 7.1 Google Android 4.0 Il sistema operativo Android è il sistema operativo più utilizzato su smartphone e tablet ma la sua frammentazione ha portato alla coesistenza sul mercato di un numero elevato di versioni (dalle 2.1 alle 4.2). Per la stesura di questa guida abbiamo utilizzato la versione di Android 4.0 ma, tranne alcuni passaggi, può essere utilizzata per qualsiasi altra versione. Per configurare l account di posta Ecube è necessario essere sulla schermata Applicazioni e selezionare l icona Impostazioni : 50

52 Selezionare quindi la voce del menu Account e Sincronizzazione : 51

53 Apparirà quindi la schermata con l elenco degli account da configurare. Scegliere la tipologia Aziendale. Laddove non fosse disponibile Aziendale optare per Microsoft Exchange o ActiveSync. 52

54 Inserire l indirizzo completo nel formato (nome@dominio.it) con la relativa password e premere il pulsante Avanti : 53

55 A questo punto viene richiesto l inserimento del server: digitare nell apposito campo webmail01.ecubecenter.it e premere il pulsante Avanti. E importante selezionare l opzione Utilizza connessione sicura (SSL) per aumentare la sicurezza delle comunicazioni tra il proprio dispositivo mobile e il server di posta elettronica Ecube. 54

56 Nella schermata successiva, tipica del sistema operativo Android, verrà richiesta conferma per la configurazione dell account e per l utilizzo di alcune funzionalità di sicurezza del proprio dispositivo: premere il pulsante OK se si vuole terminare la configurazione oppure il pulsante Annulla per annullarla. 55

57 Il sistema elencherà quali operazioni effettuerà in automatico e a quali funzionalità l applicazione Posta avrà accesso: premere il pulsante Attiva per terminare la configurazione e iniziare a utilizzare l account di posta elettronica Ecube sul proprio dispositivo oppure Annulla per annullare la configurazione. 56

58 7.2 Microsoft Windows 8 / RT Il rilascio da parte di Microsoft della nuova versione del sistema operativo Windows ha visto la nascita di numerosi tablet (es: Microsoft Surface ) che utilizzano Windows 8 nelle due versioni disponibili Windows 8 Professional e Windows 8 RT. La differenza sostanziale tra le due versioni è la tecnologia supportata: Windows 8 Professional funziona con i tradizionali processori Intel / AMD ed è a tutti gli effetti un sistema operativo desktop con interfaccia Modern UI ottimizzata per i dispositivi touch. E possibile installare qualsiasi programma compatibile con le precedenti versioni di Windows oltre che le app scaricate dal Windows Store. L hardware che viene proposto per questa piattaforma utilizza il più delle volte il fattore di forma dei tablet ma è a tutti gli effetti un PC di dimensioni molto ridotte e infatti molti produttori hanno rilasciato soluzioni ibride tra tablet, ultrabook e portatile. La versione RT di Windows è stata pensata per l utilizzo nei dispositivi tablet con processori ARM a basso consumo. E a tutti gli effetti una versione completa di Windows 8 che però può utilizzare solo le applicazioni scaricate dall app store di Microsoft. Poiché Microsoft Outlook RT 2013 non è incluso nella versione RT di Windows 8 (che include solamente Word, Excel, PowerPoint e OneNote ) questa sezione illustrerà la configurazione dell app Mail con l account di posta elettronica Ecube. Dalla schermata principale selezionare l app Mail: 57

59 L app Mail consente di ricevere in una sola posizione le mail di tutti gli account configurati all interno del dispositivo. E inoltre possibile gestire, in modo centralizzato, i Contatti, il Calendario ed i Messaggi inviati e ricevuti via chat tramite le apposite app gratuite Microsoft scaricabili direttamente dallo Store oppure già presenti all interno del sistema operativo. Per poter procedere con la configurazione del proprio account aziendale di posta elettronica è necessario avere a disposizione un account @hotmail.com, ecc ): è il medesimo account tramite il quale si scarica dal Windows Store. Eventualmente può essere creato seguendo la procedura disponibile al Ottieni un account Microsoft oppure collegandosi all indirizzo come illustrato nella seguente schermata: 58

60 Successivamente al login è possibile accedere alle configurazioni dell app Mail: sarà sufficiente spostarsi con il mouse nell angolo in alto o in basso a destra e selezionare la voce Impostazioni e poi Account. Scegliere l opzione Aggiungi un account : 59

61 La lista degli account che è possibile aggiungere comprende: Hotmail Outlook Google Altro account Scegliere la voce Altro Account : Selezionare IMAP nella seguente schermata: Le informazioni da inserire per tale tipologia sono le seguenti: Indirizzo indirizzo completo nel formato (nome@dominio.it) Nome utente: indirizzo completo nel formato (nome@dominio.it) Password: la password della casella di posta elettronica Ecube Server posta in arrivo (IMAP): imap01.ecubecenter.it Server posta in uscita (SMTP): fornito dal provider di connettività del Cliente 60

62 Deselezionare l opzione Il server in arrivo richiede SSL, mentre per la configurazione del server della posta in uscita fare riferimento alle indicazioni fornite dal provider di connettività. Dopo aver concluso la procedura cliccando sul pulsante Connetti sarà possibile accedere al client di posta elettronica che inizierà a sincronizzare la posta presente nella mailbox. 61

63 7.3 Apple ios 6.0 La procedura di configurazione di un account Ecube sul sistema operativo ios 6 di Apple è molto semplice e non comporta particolari difficoltà; inoltre la procedura è valida per iphone, ipod e ipad. Una volta acceso il dispositivo è sufficiente andare nel menù Impostazioni: 62

64 Selezionare la voce Posta, contatti e calendari e cliccare su Aggiungi account : 63

65 Si aprirà una schermata con l elenco degli account configurabili di default. A questo punto selezionare Microsoft Exchange : 64

66 Si aprirà un altra schermata all interno della quale dovranno essere compilati dei campi: Le informazioni da inserire sono le seguenti: indirizzo completo nel formato Domino: non deve essere inserito Nome utente: indirizzo completo nel formato Password: la password della casella di posta elettronica Descrizione: una descrizione dell account di posta (es: Ecube, ) A questo punto, premendo il tasto Successivo, comparirà una schermata molto simile alla precedente con tutti i campi già compilati tranne il server. Il tempo di elaborazione di questo passaggio può dipendere da molteplici fattori quali connettività (Wi-Fi o 3G), qualità del segnale, saturazione della rete o controlli che il dispositivo effettua. In ogni caso non cambiare schermata o annullare la procedura in corso prima di aver terminato la configurazione dell account. Il campo aggiuntivo da compilare è quello relativo al server che ospita l account di posta elettronica; poiché Ecube ha attivato un certificato SSL per l indirizzo webmail01.ecubecenter.it è opportuno fornire questo FQDN come server per il collegamento. 65

67 Nel campo Server inserire webmail01.ecubecenter.it e premere Successivo: 66

68 L ultima schermata consente di selezionare gli elementi che dovranno essere sincronizzati con il vostro dispositivo (Posta, Contatti, Calendari e Promemoria): Una volta terminata la scelta delle impostazioni di sincronizzazione sarà sufficiente premere il tasto Salva e il dispositivo Apple inizierà la sincronizzazione di tutti gli elementi selezionati con il server Ecube tramite protocollo SSL. 7.4 Microsoft Windows Phone 8 Il nuovo sistema operativo di Microsoft dedicato al mondo mobile, Windows Phone 8, sta lentamente guadagnando l attenzione degli utenti grazie a un interfaccia innovativa e a una notevole semplicità di utilizzo. E ovviamente lo strumento ideale per la gestione della posta elettronica poiché implementa nativamente il protocollo ActiveSync per la connessione ai sistemi di posta elettronica che lo supportano. La configurazione di un account di posta elettronica Ecube all interno dei device Windows Phone 8 è molto semplice. Se non è presente un account già configurato è sufficiente selezionare l icona dell applicazione di posta (nell immagine evidenziata in rosso). Laddove invece sia già presente un account di posta elettronica configurato all interno del dispositivo mobile è necessario andare nel menù impostazioni e selezionare l opzione di aggiunta e / o configurazione di un account di posta elettronica al dispositivo. 67