RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE E TRASPARENZA
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- Riccardo Meloni
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1 Ente pubblico non economico Sede Legale: Via Polvani, Varenna (LC) RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE E TRASPARENZA - ANNO 2013/2015-1
2 PREMESSA Questa relaziona rappresenta il momento di verifica della corretta applicazione da parte dell Ente nel periodo di riferimento delle disposizioni previste dal D. Lgs. n.150/2009 e dal Regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi. L Ente ha previsto nel proprio Regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi il Nucleo di valutazione in forma collegiale, presieduto dal Direttore del ente. Il componente esterno ha elaborato la presente relazione con il coinvolgimento della Direzione Generale coerentemente con quanto disposto dall art. 14, comma 4, lettera a) e lettera g) del D. Lgs. n. 150/2009 (d ora in avanti decreto ) e riferendosi alle linee guida di cui alla delibera CiVIT n.4/2012 e n. 23/2013. L ente ha avviato il ciclo di gestione della performance previa adozione del regolamento di adeguamento dell ente al D. Lgs. n.150/2009. FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE Il Sistema di Misurazione e valutazione della performance (di seguito Sistema ), in ossequio a quanto previsto dall art.7 del D. Lgs. n.150/2009 e dalla delibera n.89/2010 CiVIT e successive, risulta coerente con quanto previsto dal citato articolo. Il Sistema, coerentemente al sistema della direzione per obiettivi, permette di rappresentare le dinamiche gestionali delle amministrazione aggregati come segue: a. il grado di attuazione della strategia dichiarata con il Piano della performance; b. il portafoglio delle attività e dei servizi attraverso l individuazione di specifici indicatori di prodotto; c. lo stato di salute dell'amministrazione dal punto di vista economico-finanziario. Per gli anni 2013/2015 l ente ha adottato, coerentemente con il Sistema, il Piano della Performance. Si evidenzia comunque la necessità di favorire una maggiore propensione e attenzione alla costruzione di specifici indicatori di performance anche nella tipologia degli indicatori di impatto e di potenziare strutture organizzative e di memorizzazione evoluta di dati aziendali (prodotti e indicatori di outcome, di output, di efficienza, efficacia e qualità), che possono risultare di utilità per future, prevedibili, possibili analisi e/o applicazioni per il supporto ad attività decisionali dell Ente. IL RACCORDO TRA CICLO DI PROGRAMMAZIONE ECONOMICO-FINANZIARIA E CICLO DI GESTIONE DELLE PERFORMANCE Il ciclo di gestione delle performance è stato opportunamente raccordato con il ciclo di programmazione finanziaria dell ente. Si suggerisce in ogni caso di favorire la gestione della performance sviluppando ulteriormente le fasi costitutive del ciclo, i tempi e i ruoli per garantire un efficace processo di declinazione degli obiettivi, sia nel tempo (dagli obiettivi strategici di lungo periodo a quelli operativi di breve periodo), sia dai livelli organizzativi più elevati dell Ente fino alle singole unità organizzative ed agli individui, secondo l approccio comunemente definito a cascata (cascading). In linea generale gli obiettivi pianificati nel triennio 2013/2015 sono stati: a) definiti come parte dei risultati attesi dall organizzazione nel periodo di riferimento; b) riferiti anche alla normale operatività o a progetti o processi di lavoro specifici; c) selezionati in relazioni ai fini istituzionali dell Ente; d) concordati tra il valutatore e il valutato; e) adeguati alle risorse e al tempo a disposizione, e contemporaneamente generalmente sfidanti e orientati alla soluzione di problemi; f) sufficientemente chiari e precisi; 2
3 g) descritti in modo completo e esauriente; h) in grado di rappresentare gli aspetti più qualificanti della prestazione. PROCESSO DI ATTUAZIONE DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE Di seguito sono descritte nel dettaglio le fasi, i tempi e i soggetti coinvolti del sistema di misurazione e valutazione dell ente. FASE 0 Programmazione: La Fase 0 del sistema è costituita dalla programmazione finanziaria e gestionale. Una fase, dunque, esterna al sistema di misurazione e valutazione strettamente inteso e tuttavia fondante lo stesso per essere funzionale a definire gli obiettivi e la correlazione con il sistema di programmazione economico-finanziaria. Output della fase 0 sono il bilancio di previsione con tutti i suoi allegati e il Piano della performance. I Soggetti coinvolti nella fase 0 sono gli organi di indirizzo politico amministrativo e il Direttore dell ente. FASE 1 Setting della valutazione: La Fase 1 del sistema è funzionale all impostazione del monitoraggio e della valutazione della performance individuale. In altre parole la fase 1 deve favorire la corretta comunicazione dei contributi attesi da ciascun individuo dell organizzazione. Output della fase 1 sono le schede individuali di valutazione. I soggetti coinvolti nella fase 1 sono il Nucleo di valutazione, il Direttore ed il personale dipendente. Fase 2 Rendicontazione dei risultati e Valutazione: La rendicontazione e la valutazione finale conclude il ciclo di gestione della performance ed attiva il raccordo tra gli strumenti di monitoraggio e valutazione ed i sistemi di incentivazione. Output della fase 2 è la relazione sulla performance dell ente nella quale sono indicati i risultati conseguiti nel corso dell anno. I Soggetti coinvolti nella fase 2 sono: a) gli organi di indirizzo politico amministrativo, responsabili, per espressa previsione normativa, del monitoraggio intermedio e della valutazione finale della performance organizzativa ed individuale; b) il Nucleo di valutazione, per il presidio del processo di misurazione e valutazione della performance nel suo complesso e la proposta all'organo di indirizzo politico della valutazione individuale dei dirigenti; c) il Direttore e i responsabili degli uffici, responsabili della misurazione e valutazione della performance individuale del personale assegnato ai propri uffici. Degli output della fase 2 e in particolare della Relazione sulla Performance è assicurata la massima visibilità interna ed esterna, con il ricorso alla pubblicazione sul sito istituzionale dell amministrazione nella sezione Amministrazione trasparente sotto sezione Performance. Fase 3 Monitoraggio intermedio: il monitoraggio in corso d'anno è funzionale a rilevare eventuali scostamenti tra gli obiettivi programmati ed il risultato di performance allo stato raggiunto e attivare, ove necessario, interventi correttivi da inserire nel Piano della performance e negli altri documenti di programmazione economica e gestionale approvati. Output della Fase 3 è costituito da un report sugli andamenti gestionali e dalla elaborazione delle eventuali proposte di modifica del quadro della programmazione economica e gestionale vigente. I soggetti coinvolti in tale fase sono: a) gli organi di indirizzo politico amministrativo, responsabili per espressa previsione normativa del monitoraggio intermedio della performance organizzativa ed individuale; b) il Nucleo di valutazione, per il presidio del processo di misurazione e valutazione della performance; c) l Direttore e i responsabili degli uffici, responsabili della misurazione e valutazione della performance individuale del personale assegnato ai propri uffici. 3
4 Si suggerisce per il prossimo triennio di porre particolare attenzione proprio al monitoraggio intermedio. INFRASTRUTTURA DI SUPPORTO L ente ha potuto contare, nella gestione del ciclo di gestione della performance, sul presidio operativo garantito dal Direttore, il quale ha curato specificatamente le seguenti fasi del processo di controllo interno: a) fase di programmazione (con essa vengono definiti i principali programmi dell organizzazione; le decisioni assunte in questa fase si caratterizzano per essere declinazioni della pianificazione strategica, rappresentandone la traduzione gestionale da affidare al management); b) fase di formulazione del budget (con il termine budget intendiamo quel piano espresso in termini quantitativi, sia monetari che non, riferito ad un arco temporale ben definito, solitamente annuale, che rappresenta a sua volta la declinazione quantitativa di quanto specificato nella fase di programmazione); c) fase di attività e misurazione (con tale fase si procede, durante lo svolgimento dell attività, alla rilevazione delle risorse effettivamente impiegate ed ai risultati effettivamente ottenuti attraverso la misurazione delle performances erogate e dei prodotti ceduti); d) fase di reporting e valutazione (con tale fase si dà conto delle attività sostenute, tradotte in numero attraverso la generazione di supporti informativi per i differenti attori del sistema, in primis il management; i report effettuano il raffronto tra input ed output attesi ed effettivi; a seconda dei differenti potenziali destinatari possono essere costruiti in modo differente). ANTICORRUZIONE E TRASPARENZA Il Nucleo di valutazione ha preso atto che con specifici provvedimenti pubblicati nella sezione Amministrazione trasparente l ente ha approvato il Piano triennale di prevenzione della corruzione. Il responsabile è individuato nel Direttore dell ente. Il Nucleo di valutazione, in ottemperanza a quanto previsto nelle deliberazioni A.N.Ac. ha formalmente attestato la veridicità e l attendibilità di quanto riportato nelle griglie debitamente compilate e pubblicate in Amministrazione trasparente secondo quanto previsto dalle deliberazioni. Con specifici provvedimenti pubblicati nella sezione Amministrazione trasparente è stato adottato anche il Programma triennale sulla trasparenza e l integrità. Il responsabile è individuato nel Direttore dell ente. DESCRIZIONE DELLE MODALITÀ DI MONITORAGGIO DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE Ai fini della presente relazione e dell esame complessivo del funzionamento del Sistema, il Nucleo di valutazione ha garantito il monitoraggio dei diversi aspetti considerati mediante differenti modalità di indagine: a) raccolta di informazioni specifiche ed evidenze documentali, presso gli uffici coinvolti dai diversi processi, attraverso l operato della struttura tecnica permanente; b) indagini per il reperimento delle informazioni sui canali di comunicazione via web dell Amministrazione comunale, in modo da valutarne anche il grado di trasparenza e di coinvolgimento degli utenti esterni; c) interviste a diversi soggetti del processo di valutazione; d) resoconti sull attività svolta e verifica, a campione, delle dichiarazioni rese. 4
5 Si è cercato di fondare il giudizio su ciascuno degli elementi esaminati, ove possibile, sulla base anche di evidenze documentali o attraverso incontri. Occorre precisare che pur senza nascondere alcune difficoltà operative, si può affermare che il complesso dei processi si è svolto correttamente e compatibilmente con le risorse umane e tecniche attualmente a disposizione. PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO Nell ambito delle azioni di miglioramento del ciclo di gestione delle performance si suggerisce: 1) garantire costantemente il collegamento logico tra la pianificazione della performance e la programmazione economico-finanziaria. Si tratta di un principio di fondamentale importanza perché la direzione per obiettivi è effettivamente sostenibile solo se è garantita la congruità tra le risorse effettivamente disponibili e le azioni da porre in essere per raggiungere gli obiettivi fissati; 2) consolidare il processo di differenziazione tra obiettivi prioritari (individuati nelle linee strategiche) e attività istituzionali ordinarie, qualificati secondo il risultato atteso legato al miglioramento e/o allo sviluppo di attività e servizi nonché una distinzione tra obiettivi a carattere politico e amministrativo; 3) sviluppare un progressivo impiego di indicatori multidimensionali e una progressiva stabilizzazione di un sistema di indicatori delle prestazioni e dei livelli di servizio comprendenti aspetti di efficacia, efficienza, economicità e qualità; 4) introdurre indicatori di outcome tra gli indicatori relativi ad obiettivi che hanno un impatto su stakeholder esterni. Menaggio, 15 febbraio 2016 Per Il Nucleo di valutazione f.to Claudio Geniale (componente esterno) 5
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