Guida utente. Versione: Add-On Products Roms Hule Vejle Danimarca Telefono: Fax:

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1 Guida utente Versione: 3.03 Add-On Products Roms Hule Vejle Danimarca Telefono: Fax: info@add-on.com Internet: Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta in qualsiasi forma o con qualsiasi mezzo o usata per creare qualsiasi documentazione derivativa, quali traduzioni, trasformazioni o adattamenti, senza il permesso di Add-On Products.

2 CHAPTER 1 Introduzione 2 Introduzione Resource Central è sviluppato da Add-On Products e utilizzato per la gestione delle risorse tramite la sincronizzazione con Microsoft Outlook ed Exchange Server. Resource Central aiuta le aziende a definire, gestire e mantenere le proprie risorse in piccole organizzazioni in una singola località e nelle organizzazioni Enterprise con molte località geografiche. Fornisce inoltre una soluzione integrata agli utenti autorizzati, per organizzare incontri ed eventi, assieme a ordini di servizi aggiuntivi attraverso una interfaccia di facile uso, personalizzabile, che consente di monitorare lo stato degli ordini. Cordiali saluti, Il team di Resource Central

3 CHAPTER 1 Indice 3 Indice Introduzione... 2 Indice... 3 CHAPTER 1. Convocazione di una riunione con Outlook... 4 Prenotazione della sala:... 4 CHAPTER 2. Utilizzo di ResourceFinder per il reperimento di una sala riunioni... 5 CHAPTER 3. Completamento della convocazione... 6 CHAPTER 4. Ordinazione dei servizi per la riunione... 7 Modulo d'ordine... 7 Conferma dell'ordine... 8 CHAPTER 5. My Meetings... 9

4 CHAPTER 1 Convocazione di una riunione con Outlook 4 CHAPTER 1. Convocazione di una riunione con Outlook Utilizzo del calendario di Microsoft Outlook per prenotare le sale riunioni e ordinare servizi associati e catering per le riunioni: Prenotazione della sala: Creare una nuova convocazione di riunione nel calendario di Outlook e immettere le informazioni come di consueto, per esempio: Oggetto Orario Partecipanti Agenda Figure 1. Prenotazione della sala Fare clic sul pulsante ResourceFinder (RF) per individuare la sala che si desidera utilizzare per la riunione. RF consente inoltre di prenotare servizi associati alla riunione, come: catering disposizione dei tavoli dettagli visitatori definizione dei costi ecc.

5 CHAPTER 2 Utilizzo di ResourceFinder per il reperimento di una sala riunioni 5 CHAPTER 2. Utilizzo di ResourceFinder per il reperimento di una sala riunioni L'applicazione RF aiuta, in modo semplice e intuitivo, a individuare le sale riunioni in base alle proprie esigenze. Figure 2. Schermata principale di ResourceFinder 1. Utilizzare l'albero RF Località per reperire una sala riunioni in una delle sedi dell'organizzazione. Quando si fa clic su una località, tutte le sale riunioni nella località saranno elencate nella sezione principale della finestra. 2. Sarà inoltre visualizzata la disponibilità delle sale riunioni. 3. Per selezionare la sala, apporre un segno di spunta sulla risorsa desiderata. 4. Per finalizzare la prenotazione in RF, selezionare il pulsante [Salva e chiudi]. 5. Notare i simboli legenda presenti nella barra di stato.

6 CHAPTER 3 Completamento della convocazione 6 CHAPTER 3. Completamento della convocazione Dopo aver chiuso RF, tornare alla convocazione della riunione in Outlook. Qui, sarà necessario selezionare il pulsante [Invia] per finalizzare la convocazione della riunione. Figure 3. Convocazione della riunione Poco dopo, si riceveranno una o due di conferma della prenotazione. Una delle potrebbe provenire dall'ambiente di Outlook /Exchange e un'altra da Resource Central.

7 CHAPTER 4 Ordinazione dei servizi per la riunione 7 CHAPTER 4. Ordinazione dei servizi per la riunione Nella da Resource Central sarà incluso un riepilogo della prenotazione della sala riunioni e la fascia oraria selezionata. Sarà inoltre presente un link che permetterà di ordinare i servizi associati per la riunione. Il link sarà evidenziato tramite il collegamento ipertestuale Fare clic qui. Figure 4. dell'ordine Quando si fa clic sul collegamento, un modulo d'ordine appartenente alla sala riunioni selezionata sarà visualizzato. Nel modulo saranno elencati i servizi abilitati per la sala riunioni in questione. Modulo d'ordine Il modulo d'ordine è personalizzabile, in base alla sala riunioni, e per questo motivo l'immagine sotto è solo un esempio. Il modulo d'ordine conterrà tutti i servizi associati per la sala riunioni prenotata.

8 CHAPTER 4 Ordinazione dei servizi per la riunione 8 Figure 5. Modulo d'ordine Con questo modulo d'ordine campione è possibile prenotare i servizi di catering. Per ordinare, basta selezionare il numero di servizi desiderato e tutte le altre voci necessarie per la riunione. Altri servizi offerti possono comprendere la possibilità di iscrivere partecipanti esterni, ordinare apparecchiature AV / IT o utilizzare cartelli elettronici per la sala riunioni. Dopo aver compilato il modulo d'ordine, fare clic sul pulsante [Invia ordine]. Dopo l'elaborazione dell'ordine, verrà visualizzata una conferma online con un numero d'ordine univoco di riferimento. Dopodiché, Resource Central notificherà tutti i dipartimenti / persone interessati circa i servizi ordinati. Conferma dell'ordine Si riceverà inoltre un' di conferma con un riassunto dettagliato dell'ordine. Se si decide di disdire o spostare la riunione di Outlook a un altro orario, la sala riunioni selezionata e l'ordine saranno eliminati automaticamente (se la scadenza non è stata ancora raggiunta) o spostati (se la scadenza è compromessa). I dipartimenti / persona che forniscono i servizi saranno automaticamente informati del cambiamento. Se, in qualsiasi momento, si desidera modificare i servizi ordinati, è necessario selezionare nuovamente il collegamento ipertestuale [Fare clic qui].

9 CHAPTER 5 My Meetings 9 CHAPTER 5. My Meetings Nella barra degli strumenti di Outlook è presente un'altra barra degli strumenti: My Meetings. Anche questa applicazione fa parte di Resource Central, allo stesso modo di ResourceFinder. L'obiettivo di My Meetings è aiutare l'utente a monitorare tutti gli ordini per le riunioni future. Figure 6. My Meetings My Meetings è accessibile dal pannello principale di Outlook. Navigazione di My Meetings: Figure 7. Navigazione di My Meetings Sul lato sinistro della finestra, si trova l'area di selezione delle date; qui, tutte le date in cui una riunione è stata prenotata sono evidenziate in grassetto. Nella sezione principale della finestra, sono elencate tutte le riunioni per la data selezionata. Da qui un ordine può essere modificato, creato o eliminato facendo semplicemente clic su una delle riunioni elencate.

10 CHAPTER 5 My Meetings 10 Anche in questo caso, il modulo d'ordine sarà visualizzato e si potrà, come descritto in precedenza, selezionare i servizi o le modifiche desiderate per la riunione. Per eliminare un ordine, spuntare la casella accanto all'ordine nell'elenco e selezionare Elimina ordini nella barra degli strumenti. NOTA Il pulsante Elimina eliminerà l'ordine solo da Resource Central. Non eliminerà la prenotazione della riunione in Outlook.