icq Miglioramento SETTIMANA EUROPEA DELLA QUALITÀ

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1 ENTE DI FORMAZIONE ACCREDITATO M.I.U.R. Progetto A icq Mi Co Mi Co icq Miglioramento Continuo NUCLEO SCUOLA AICQ ER E MARCHE I EDIZIONE SETTIMANA EUROPEA DELLA QUALITÀ Il progetto AMICO è una sfi che gli istituti scolastici possono raccogliere in questo particolare momento storico che può essere definito concordemente di sofferenza. AICQ settore Scuola sa bene che le scuole sono pervase di qualità frutto delle competenze, dittiche, organizzative e amministrative di chi nella scuola lavora. AICQ Settore Scuola ritiene utile al mondo della scuola il percorso verso la cultura e gli strumenti della Qualità che porti alla costruzione di un Sistema di gestione per la Qualità degli istituti scolastici costruito l basso, anche che non preve la certificazione ISO o altre. Ne sono prova le elaborazioni AICQ Scuola di questi ultimi anni: Alice nel paese della Qualità (studiare e fare la Qualità in classe con gli studenti), il marchio Saperi (un attestato di qualità elaborato ll Ufficio scolastico Regionale e AICQ Piemonte espressamente per gli istituti scolastici), i risultati della Ricerca Nell aula la scuola per il miglioramento continuo della dittica, l EQDL (patente Europea della Qualità per studenti, docenti e amministrativi), i premi Qualità Italia del Veneto, il Daform strumento della Regione Marche per l accreditamento degli istituti scolastici, il diffondersi del CAF in Piemonte, Veneto e Toscana. Il progetto AMICO è una sfi perché desidera valorizzare la qualità che già c è nelle scuole proponendo un autovalutazione guita un questionario-obiettivo, ove obiettivo sta ad indicare il cambiamento e il miglioramento. AMICO offre agli istituti scolastici la possibilità di confrontarsi con se stessi e con altri istituti, individuando punti forti e punti deboli per progettare azioni di miglioramento anche col supporto di punteggi per aree. Il progetto prevede l utilizzo di uno strumento elaborato l nucleo scuola AICQ Emilia Romagna, che semplifica e sintetizza i più diffusi modelli per l eccellenza presenti in letteratura, quali ISO, EFQM, CAF, denominato Questionario-obiettivo per indicare che all autovalutazione è intrinsecamente collegata la progettazione di azioni di miglioramento. AICQ Scuola Emilia Romagna e Marche mette a disposizione gratuitamente (salvo spese di viaggio) un pacchetto di 6 ore per assistenza agli istituti se scolastici che ne fanno eventualmente richiesta. SOMMARIO 1. Contenuto 2. Azioni 3. Partner 4. Percorso per gli istituti scolastici 5. Condizioni di partecipazione 6. Documenti di riferimento e strumenti di lavoro 7. Valutazione 8. Questionario obiettivo 1. CONTENUTO Attività di autovalutazione e azioni di miglioramento guite l questionario-obiettivo (eventuale assistenza AICQ) nelle seguenti aree: 1. Clima 2. Comunicazioni 3. Organizzazione 3.1 Staff, 3.2 Dirigente, 3.3 Gestione per processi, 3.4 Responsabilità, 3.5 Segreteria 4. Dittica 1

2 5. Coinvolgimento del personale 6. Formazione 7. Miglioramento continuo 7.1 Autovalutazione, 7.2 Reclami, 7.3 Azioni 8. Rapporti col territorio e le istituzioni 9. Acquisti e gestione degli spazi 10. Contratti e collaborazioni 2. AZIONI Seminario per il lancio di AMICO. Costituzione commissione di valutazione. Autovalutazione con questionario-obiettivo, individuazione di criticità progettazione di azioni di miglioramento. seminario di presentazione della valutazione dei risultati con individuazione delle pratiche migliori. 3. PARTNER Partecipano ad AMICO: - ASAER - Settore nazionale scuola AICQ - Università di Bologna. - Ufficio Scolastico Regionale Emilia Romagna 4. PERCORSO PER GLI ISITUTI SCOLASTICI Il percorso si struttura nelle seguenti fasi con autovalutazione guita l questionarioobiettivo e progettazione di azioni di miglioramento attuare nelle scuole, valutazione parte di una commissione formata esperti scolastici e della qualità: Fase Chi fa Tempo stimato Prodotto Intervento esterno Decisione di partecipazione al premio Collegio docenti Consiglio Istituto Gruppo Delibera - Lettera di adesione ad AICQ NO Risposta al questionario - obbiettivo Analisi dei punti di forza e di debolezza Progetto di miglioramento (*) qualità Gruppo qualità e personale interessato - Direzione Gruppo qualità e personale interessato - Direzione Gruppo qualità e personale interessato - Direzione Due ore ogni sezione del questionario Due ore Due ore Raccolta di documenti, materiali, testimonianze Punteggi analitici e sintetici Analisi delle cause; diagramma di Swot; individuazione criticità Progetto miglioramento Eventuale supporto AICQ Eventuale supporto AICQ Eventuale supporto AICQ Colloquio Tre membri della tre ore Compilazione Tre membri della 2

3 nell istituto con la commissione di valutazione commissione con gruppo qualità e DS istituto sche di valutazione commissione (*) Individuazione di una criticità Sulla base di quanto emerso l questionario, l istituto individua una criticità rilevante servendosi anche degli strumenti della qualità (ad esempio DIAGRAMMA DI ISHIKAWA, BRAINSTORMING, DIAGRAMMA SWOT, ecc.); la valutazione della commissione terrà anche conto della scelta degli strumenti, del loro utilizzo nell ambito del percorso previsto. Progetto di miglioramento Individuata in maniera condivisa la criticità su cui lavorare, l istituto predispone un progetto di miglioramento del processo critico individuato facendo uso di strumenti quali l analisi di processo. Dovranno inoltre essere individuati indicatori che possano essere in grado di misurare l efficacia del progetto di miglioramento, utilizzando strumenti quali: il PDCA, la tabella ali a 5 colonne, le procedure e le istruzioni operative, ecc.). Tutti gli strumenti della qualità utilizzabili sono scaricabili l sito 5. CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE La partecipazione al premio è aperta e gratuita per tutte le scuole. Alle scuole partecipanti è offerta l iscrizione gratuita senza rivista all AICQ e rilasciato un attestato AICQ-Qualità. Per le dieci scuole con punteggio più alto sono previsti premi consistenti in materiali utili, pubblicazioni e pacchetti orari di formazione per singole scuole o reti di scuole presso gli istituti (salvo le spese vive di trasporto). 6. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO E STRUMENTI DI LAVORO Documenti di riferimento: Nuova ISO 9004, Marchio SAPERI, CAF, INVALSI, Casi di studio AICQ. Strumenti di lavoro: PDCA, tabella ALI, funzionigramma, diagramma Swot e altri. Materiali e strumenti di lavoro si trovano sul sito e sono scaricabili con le relative istruzioni esibendo la password che si acquisisce con l iscrizione all AICQ. 7. VALUTAZIONE I lavori saranno valutati lla Commissione di valutazione composta 5 membri secondo questi criteri: - 1 ricercatore universitario; - 1 ispettore USR; - 1 membro del CDE; - 1 membro del consiglio direttivo di AICQ ER; - 1 membro del settore scuola di AICQ ER. I punteggi sono assegnati, insincabilmente, i membri della commissione di valutazione, sulla base della visita-colloquio prevista e dei documenti e dei progetti prodotti gli istituti: - Fase di autovalutazione, un mimino di 0 a un massimo di 520 punti; - Fase di individuazione di un criticità, un mimino di 0 a un massimo di 20 punti; - Fase di predisposizione di un progetto di miglioramento, un mimino di 0 a un massimo di 30 punti. Ogni membro della commissione avrà la possibilità di attribuire al massimo 1/20 dei punteggi massimi disponibili per ogni singola fase (autovalutazione 0 a 10, criticità 0 a 4, miglioramento 0 a 6). 8. QUESTIONARIO OBIETTIVO 3

4 Il questionario-obiettivo integra i diversi modelli autovalutativi per l eccellenza attualmente più diffusi nelle organizzazioni formative e nella la scuola: la Norma UNI EN ISO 9004:2000 per gli istituti scolastici, il Marchio Saperi dell USR e della rete SIRQ del Piemonte, il CAF e l EFQM semplificandone l utilizzo ai fini delle risposte fornire al questionario, secondo un approccio non normativo, ma culturale di una qualità sostanziale e sostenibile. La struttura concettuale e grafica del questionario prevede pertanto elementi di qualità riuniti in aree cui si aggiunge la richiesta di individuare le eventuali criticità ad essi afferenti. Sono previsti per ogni elemento di qualità quattro livelli di prestazione verso l eccellenza ( 1 a 4) con ognuno quattro situazioni tipo (a, b, c, d) in funzione di descrittori del livello di prestazione. E presente lo spazio per un quinto descrittore che la scuola si può attribuire per meglio descrivere l aspetto in analisi (e). Per ogni elemento di qualità esaminato il livello viene attribuito con punteggio dopo discussione della commissione di autovalutazione aperta a eventuali diretti responsabili delle situazioni valutate. La colonna documenti richiede di annotare i documenti che attestano il livello di prestazione assegnato all elemento di qualità. (Tali documenti saranno esibiti durante il colloquio di valutazione.) La colonna criticità invece richiede alla commissione dell istituto di individuare le criticità su cui intervenire. Punteggio Livello di prestazione Situazioni tipo 1 a. Si affrontano i problemi al momento vivendoli spesso come Situazione a macchia di emergenze leopardo b. C è poca pianificazione c. C è scarso controllo d. Le responsabilità e i ruoli non sono definiti 2 3 Situazione a macchia di leopardo Sensibilità al problema Situazione parzialmente sotto controllo e miglioramenti in atto 4 Situazione sotto controllo Buone pratiche diffuse Sistema Qualità e.. a. Sono avviati percorsi di miglioramento b. Si registrano e utilizzano ti c. Si utilizzano alcuni strumenti di pianificazione, gestione e misurazione d. C è una tradizione di questionari e... a. C è una pianificazione strutturata b. Il controllo è abbastanza sistematico c. E avviata l analisi dei ti. d. I compiti e i ruoli sono abbastanza definiti e.. a. La pianificazione è efficace b. Il controllo è sistematico c. Le decisioni sono basate sull analisi dei ti d. Si attua il miglioramento continuo e CLIMA 1.A L istituto ha adottato una Carta dei servizi che riporta le principali 4

5 condizioni di svolgimento, le caratteristiche, gli obiettivi dei servizi erogati e le molità per la presentazione dei reclami. 1. B L istituto effettua controlli e monitoraggi sugli stanrd previsti e rivede i contenuti della Carta dei servizi con periodicità definita. 1. C Le rilevazioni si estendono a ingini di gradimento, reclami e testimonianze dirette delle persone interessate 1. D La carta dei servizi è comunicata alle parti interessate, messa agli albi e riesaminata annualmente in rapporto ai risultati raggiunti. 1. E L istituto definisce le molità di identificazione e l abbigliamento per il personale ausiliario addetto all accoglienza e alla vigilanza e del personale amministrativo a contatto col pubblico. 1. F Qualità dei rapporti interpersonali. 1. G Livello di collaborazione. 2. COMUNICAZIONE 2. A L istituto cura gli aspetti della comunicazione interna. Sono individuate molità per la circolazione delle comunicazioni interne e la gestione dei registri, di libri e degli albi 2. B L istituto cura gli aspetti della comunicazione ll esterno verso l interno. Sono individuate molità per la gestione degli albi e delle comunicazioni con l esterno. 2. C L istituto garantisce che tutte le forme di comunicazione sulle attività della scuola verso l esterno (Pof, descrizione di progetti, circolari) siano rette in modo comprensibile. 2. D La scuola garantisce che le persone addette al contatto con i cittadini, ciascuna per la propria parte, abbiano una chiara conoscenza delle informazioni fornire e siano in grado di curarne la diffusione in modo completo e preciso. 2. E Sono individuati uno o più responsabili in grado di fornire informazioni corrette sulla scuola, di prendere nota delle richieste e di coordinare il flusso comunicativo. 2. F L accesso agli uffici parte del personale e delle parti interessate è consentito secondo un orario concorto all interno dell istituto, tiene conto delle esigenze di tutti gli interessati e favorisce l accesso. 3. ORGANIZZAZIONE 3.1 STAFF 3.1.A Lo Staff di Direzione si incontra almeno tre volte all anno per discutere dei problemi relativi all attuazione del POF 3.1.B Lo Staff di Direzione coinvolge sistematicamente il personale ATA nella gestione del plesso 3.1.C Lo Staff di Direzione ricerca sistematicamente suggerimenti e soluzioni i colleghi 3.1.D Lo Staff di Direzione propone suggerimenti e soluzioni sulla base dell analisi di ti 3.2 DIRIGENTE 5

6 3.2.A Il DS incontra sistematicamente lo Staff di Direzione per discutere dei problemi relativi all attuazione del POF 3.2.B Il DS ricerca sistematicamente suggerimenti e soluzioni llo Staff di Direzione e i docenti 3.2.C Il DS propone suggerimenti e soluzioni in base all analisi di ti 3.2.D Il DS pianifica incontri e/o momenti per sensibilizzare e coinvolgere maggiormente il personale scolastico nell attivare percorsi di miglioramento 3.3 GESTIONE PER PROCESSI 3.3.A Sono definiti i processi che permettono di gestire l IS 3.3.B Sono definiti i responsabili dei processi 3.3.C Sono definiti tutti gli attori all interno dei processi 3.3.D Sono definiti i momenti di monitoraggio dei processi 3.4 RESPONSABLITÀ 3.4.A È definito l organigramma dell IS 3.4.B È definito il funzionigramma dell IS 3.4.C Incarichi e mansioni dispongono dell elenco preciso delle azioni e dei carichi di lavoro 3.4.D Esistono strumenti di supporto e controllo all espletamento degli incarichi 3.4.ETutto il personale conosce il proprio ruolo per l attuazione del POF ///// ///// 3.5 SEGRETERIA 3.5.A La segreteria è un valido supporto per tutta la scuola? 3.5.B Le funzioni dell ufficio sono definite e conosciute? 3.5.C Sanno come il proprio lavoro condiziona le prestazioni dell IS e l apprendimento e la formazione? ///// ///// 4. DIDATTICA 4.A Gli obiettivi dittico - educativi generali sono conosciuti e condivisi 4.B Gli obiettivi dittico - educativi generali sono chiari e raggiungibili 4.C Gli obiettivi dittico - educativi generali sono misurabili 4.D Gli strumenti per progettare sono utili ed efficaci ///// ///// 6

7 4.E Sono calenrizzate in tempi utili riunioni finalizzate alla progettazione 4.F Le molità di comunicazione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della progettazione sono chiare 4.G Le molità di comunicazione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della progettazione sono conosciute 4.H Le molità di comunicazione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della progettazione sono efficaci 4.I Gli esiti della progettazione dittica educativa vengono valutati e misurati efficacemente 4.L Si monitorizzano sistematicamente, con opportuni strumenti, gli interventi dittico educativi di personale esterno a supporto del POF 4.M E stato adottato un modello di programmazione condiviso? 4.N E stato adottato un modello di valutazione condiviso? 4.O Esiste un chiaro patto formativo tra docenti e allievi? 4.P I laboratori sono attrezzati? 4.Q I locali sono sicuri? 4.R I risultati di apprendimento sono accettabili rispetto ai fini istituzionali? 5. COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE Tutto il personale è accolto, inserito e informato sul POF, sulle persone che rivestono incarichi specifici, sui compiti assegnati, sulle molità di svolgimento delle attività, sugli impegni, sugli orari e sulle scelte educative e formative dell istituto. Si attua una rilevazione sistematica delle esigenze del personale Nelle situazioni di conflitto si cercano soluzioni il più possibile condivise Le soluzioni adottate vengono spiegate ai soggetti coinvolti documenti Crticità 6 FORMAZIONE E stata effettuata la mappatura delle competenze del personale Sono state definite le competenze per l attuazione del POF Sono stati rilevati i bisogni di formazione/aggiornamento del personale scolastico La formazione e l aggiornamento del personale sono pianificati in funzione dell attuazione del POF Si effettua una rilevazione sul gradimento e sull utilità della formazione erogata 7. MIGLIORAMENTO CONTINUO 7.1 AUTOVALUTAZIONE 7

8 Si attuano percorsi di autovalutazione delle attività previste nel POF Si attuano percorsi di autovalutazione dell efficacia dell organizzazione: staff, FS, gruppi di lavoro, commissioni, ecc. Gli strumento di autovalutazione sono conosciuti, condivisi e usati sistematicamente Il personale è sensibilizzato sull importanza di utilizzare questi strumenti Si attuano correzioni in corso d opera, suggerite l personale, che diventano successivamente modello procedurale 7.2 RECLAMI I reclami vengono raccolti e riportati al responsabile dell attività I reclami vengono raccolti in modo formale Viene effettuata un analisi dei reclami L analisi dei reclami serve per trarre informazioni utili ed utilizzabili per attivare percorsi di miglioramento 7.3 AZIONI E in atto un sistema strutturato di monitoraggio e analisi dei ti L autovalutazione e l analisi dei ti è finalizzata all individuazione delle criticità I ti vengono utilizzati per attivare percorsi di miglioramento Si affrontano le criticità nell ambito di una pianificazione condivisa C è un rapporto fra gli investimenti di bilancio e i risultati dell autovalutazione L IS usufruisce di strumenti tecnici e procedurali condivisi per attuare i miglioramenti Esistono attività finalizzate al miglioramento degli apprendimenti Esistono attività finalizzate al miglioramento della lavoro individuale /// /// /// /// 8. RAPPORTO COL TERRITORIO E LE ISTITUZIONI Si effettua una rilevazione sistematica delle esigenze delle parti interessate (famiglie, alunni, ecc..) Si analizzano sistematicamente i ti ricavati Si redige sistematicamente una relazione presentare alle parti interessate Si propongono miglioramenti sulla base dei ti Si formulano ipotesi sulle esigenze non espresse ma latenti 9. ACQUISTO E GESTIONE DELLE RISORSE E DEGLI SPAZI 8

9 Gli acquisti di attrezzature e sussidi sono pianificati in funzione del POF Vengono stabilite delle priorità di acquisto in funzione delle necessità Le scelte vengono condivise e spiegate agli OO.CC. Esistono procedure per affrontare le emergenze Il sistema di utilizzo delle attrezzature è definito, conosciuto e applicato Il sistema di utilizzo degli spazi è efficace 10. CONTRATTI E COLLABORAZIONI Sono chiari e definiti i benefici dei contratti per entrambe le parti Si effettua un controllo sistematico e verbalizzato sulle attrezzature appena acquistate Si effettuano ingini sul territorio e presso altre scuole per comparare le offerte di fornitori Si effettua una analisi sistematica dei ti ricavati i monitoraggi /// //// 9