Il miglioramento, il problem solving e gli strumenti per il lavoro di gruppo

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1 Il miglioramento, il problem solving e gli strumenti per il lavoro di gruppo UNIVERSITA DI PISA Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 1

2 Indice Il miglioramento: i diversi approcci I gruppi di lavoro La sequenza di Problem Solving Gli strumenti per il lavoro di gruppo Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 2

3 MIGLIORAMENTO DELLA QUALITÀ Le azioni intraprese nell ambito di un organizzazione per accrescere l efficienza e l efficacia delle attività e dei processi, a vantaggio sia dell organizzazione, sia dei clienti. Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 3

4 Il miglioramento MIGLIORAMENTO CONTINUO Kaizen MIGLIORAMENTO PER GRANDI INNOVAZIONI Kairyo Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 4

5 KAIZEN KAIRYO CULTURA Orientale Occidentale EFFETTO Di lungo termine Di breve termine VELOCITÀ A piccoli passi A grandi passi PERIODO DI TEMPO CAMBIA- MENTO COINVOL- GIMENTO Continuo e in aumento Graduale e costante Tutti Intermittente e non in aumento Improvviso e incostante Pochi individui scelti Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 5

6 APPROCCIO MODALITÀ CATALIZ- ZATORE ESIGENZE PRATICHE ORIENTAM. SFORZO CRITERI DI VALUTAZ. KAIZEN Collettivo Manutenzione e miglioramento Know-how convenzionale Pochi investimenti, ma grandi sforzi per progredire Alle persone Processo e sforzi per migliori risultati KAIRYO Individuale Smantellamento e (ri-) costruzione Progresso tecnologico Grandi investimenti, ma pochi sforzi per preservarli Alla tecnologia Risultati e Profitti diretti Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 6

7 MIGLIORAMENTO CONTINUO È un processo che si sviluppa con continuità, passo dopo passo, senza punti di arrivo definitivi È guidato dal management Opera sull esistente, consentendo progressi significativi anche in assenza di grandi innovazioni Ha come obiettivo sia la riduzione delle problematiche, sia l aumento delle prestazioni Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 7

8 MIGLIORAMENTO CONTINUO (segue) Può fornire risultati anche nel breve termine Aumenta la professionalità Deve coinvolgere tutto il personale Deve essere svolto in modo pianificato e sistematico Funziona al meglio ove si adotti un sistema premiante Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 8

9 MIGLIORAMENTO CONTINUO + - Prevenzione Attività continua Partecipazione Mentalità statistica Rapporti chiari con i fornitori Analisi dei dati di mercato Impegno orientato al mercato Reazione Attività per obiettivi Esecuzione ordini Gestione basata su sensazioni Fornitori avversari Valutazione interna delle esigenze del cliente Impegno orientato alle attività Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 9

10 IL RUOLO DEL MANAGEMENT Guidare in prima persona il miglioramento, stabilendo politiche, obiettivi, organizzazione, risorse e metodi di controllo Focalizzare l attenzione sul soddisfacimento dei clienti, sia interni che esterni Coinvolgere nel miglioramento l intera organizzazione Trasmettere, soprattutto con l esempio delle proprie azioni, l attitudine al miglioramento quale componente del lavoro di ognuno Facilitare la comunicazione e l accesso alle informazioni Promuovere il lavoro di gruppo ed il rispetto per la persona Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 10

11 Il cammino del Management verso il Consapevolezza e Delega Miglioramento Impegno e Coinvolgimento Partecipazione e Leadership Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 11

12 I GRUPPI DI LAVORO FORMALI sono istituzionalizzati INFORMALI esistono di fatto INTERFUNZIONALI ORIZZONTALI VERTICALI PERMANENTI TEMPORANEI i membri provengono da aree diverse i membri sono dello stesso livello gerarchico i membri sono di livelli gerarchici diversi esistono ed operano permanentemente esistono ed operano sino al raggiungimento dell obiettivo Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 12

13 GRUPPI TIPICI PER IL MIGLIORAMENTO CIRCOLI QUALITÀ COMITATI DIRETTIVI PER LA QUALITÀ E/O IL MIGLIORAMENTO ( QUALITY COMMITTEE ) GRUPPI DI MIGLIORAMENTO DI UN PROCESSO TASK-FORCE Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 13

14 REGOLE ESSENZIALI DI UN GRUPPO DI MIGLIORAMENTO All interno del gruppo non vi sono gerarchie Tutti i partecipanti devono conoscere e saper utilizzare in modo appropriato gli strumenti di Problem Solving I problemi affrontati devono essere compresi chiaramente da tutti i partecipanti Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 14

15 I GRUPPI DI LAVORO Un vero gruppo di lavoro si ha quando: i partecipanti operano in maniera interattiva gli obiettivi sono chiari e condivisi sono definite le relazioni tra i componenti del gruppo e tra questo e l esterno sono chiare le modalità di partecipazione al gruppo i metodi di lavoro sono chiari e definiti e tali da ottimizzare il contributo dei singoli tutti i partecipanti hanno un ruolo ed uno spazio per contribuire i partecipanti hanno reciproca fiducia Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 15

16 IL GRUPPO DI LAVORO EFFICACE Tipicamente formato da 5 fino ad un massimo di 12 persone Guidato da un facilitatore Caratterizzato da compatibilità di livello tecnico e culturale, linguaggio e strumenti dei partecipanti Rappresentativo delle aree e funzioni toccate dal problema affrontato Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 16

17 IL RUOLO DEL FACILITATORE Contribuire a creare un ambiente aperto e positivo Incoraggiare la manifestazione dei vari punti di vista Fare emergere il pensiero creativo Guidare il gruppo nell utilizzo delle metodologie e degli strumenti del Problem Solving Accompagnare il gruppo verso il raggiungimento degli obiettivi Aiutare il gruppo a definire le proprie regole di funzionamento Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 17

18 PROBLEM SOLVING Insieme di tecniche e di strumenti che, utilizzati in maniera sistematica nelle varie fasi del processo di miglioramento, permettono l efficace raggiungimento degli obiettivi, con un efficiente impiego delle risorse Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 18

19 Miglioramento Applicazione della sequenza PDCA P A D C Plan Do Stabilire gli obiettivi e pianificare le attività Attuare quanto pianificato Check Valutare i risultati rispetto agli obiettivi Act Standardizzare o ricominciare il ciclo Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 19

20 RISOLVERE UN PROBLEMA Confermare i risultati Attuazione Approvare il progetto Riconoscere i risultati Proporre una soluzione Individuare tutti i problemi Cercare le soluzioni Scegliere un problema Ricercare le cause potenziali Individuare le cause reali Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 20

21 SCELTA DEL PROBLEMA BRAINSTORMING BENCHMARKING STRUMENTI RACCOLTA DATI ISTOGRAMMA Individuare tutti i problemi Ottenere informazioni sui problemi Preselezione dei problemi Elenco problemi Informazioni sui problemi VOTO DIAGRAMMA DI PARETO Chiarire i problemi Scegliere il problema Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 21

22 LE CAUSE POTENZIALI DIAGRAMMA DI FLUSSO GRAFICI E DIAGRAMMI DIAGRAMMA POLARE 5We2H BRAINSTORMING DIAGRAMMA CAUSA-EFFETTO Comprendere il problema Definire il problema Ricercare le cause potenziali Raggruppare le cause potenziali Diagrammi del processo Diagramma causaeffetto Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 22

23 LE CAUSE REALI STRUMENTI RACCOLTA DATI ISTOGRAMMA Documentare le cause Diagrammi DIAGRAMMA DI CORRELAZIONE STRATIFICAZIONE DIAGRAMMA DI AFFINITÀ Analizzare le cause Diagrammi DIAGRAMMA DI PARETO Classificare le cause Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 23

24 LA SCELTA DELLA SOLUZIONE BRAINSTORMING VOTO MATRICE MULTI-CRITERI DIAGRAMMA DI AFFINITÀ DIAGRAMMA AD ALBERO Ricercare le soluzioni Preselezionare le migliori soluzioni Scegliere la soluzione Redigere e approvare il progetto Elenco delle soluzioni potenziali Il progetto Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 24

25 L ATTUAZIONE DELLA SOLUZIONE 5We2H DIAGRAMMA DI GANTT DIAGRAMMA DI FLUSSO DIAGRAMMA POLARE GRAFICI E DIAGRAMMI CARTE DI CONTROLLO STRUMENTI RACCOLTA DATI Pianificare l azione Preparare il piano Attuare il piano Verificare i progressi Confermare i risultati Misure temporanee Piano di azione Nuove direttive Università di Pisa Miglioramento continuo e Problem Solving 25

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