AD HOC REVOLUTION. Modulo Document Management. Document Management

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1 AD HOC REVOLUTION Modulo Document Management Document Management

2 MODULO DOCUMENT MANAGEMENT Document Management COPYRIGHT by ZUCCHETTI S.p.A. Tutti i diritti sono riservati. Questa pubblicazione contiene informazioni protette da copyright. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta, trascritta o copiata senza il permesso dell autore. TRADEMARKS Tutti i marchi di fabbrica sono di proprietà dei rispettivi detentori e vengono riconosciuti in questa pubblicazione ZUCCHETTI S.p.A. Sede Operativa di Aulla Centro Nuova Filanda snc Aulla - MS market@zucchetti.it Sito Web:

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4 Sommario Introduzione 1 Processo Documentale 2 Struttura archivio Processo Documentale 4 Autorizzazioni Processo Documentale 6 Flusso Operativo Processo Documentale 7 Archiviazione Documentale 11 Associazioni del Documento 12 Classi Documentali 15 Autorizzazioni Classi Documentali 17 Indice Documenti 18 Stampe Archivi e Log 20 Stampa autorizzazioni per utente 21

5 Introduzione NOTA BENE La pubblicazione o diffusione del presente documento non costituisce garanzia che la procedura sia realizzata in maniera totalmente conforme a queste specifiche in quanto in fase implementativa sono possibili ampliamenti, modifiche e revisioni di quanto di seguito riportato. Quanto segue è quindi da considerarsi come analisi preimplementativa, soggetta a variazioni anche sostanziali senza necessità di preavviso. Le date di prevista realizzazione devono essere considerate, a tutti gli effetti, come delle previsioni. Come tali, possono subire delle variazioni a causa di fattori esterni dipendenti e non dipendenti dalla volontà di ZUCCHETTI SPA. Per questo tali date devono essere considerate puramente indicative. Il modulo Document Management si prefigge l obiettivo della completa gestione di vari tipi di documenti, generati direttamente dalla procedura oppure prodotti all esterno. Permette di archiviare i documenti, di effettuare ricerche (in base ad attribuiti definibili dall utente) e di inoltrarli ai destinatari in base a diversi sistemi di output: , Fax, Net-Folder e Postalite. Il modulo può essere logicamente diviso in due sottoparti:! Processo Documentale: ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni: Stampante, , Fax, Net-Folder, Postalite e memorizzazione su disco o supporto (Archiviazione);! Archiviazione Documentale: ha lo scopo di archiviare sia i documenti di produzione interna (generati dal Processo Documentale), sia quelli di produzione esterna, e di permetterne una facile ricerca. Nel modulo viene realizzata una soluzione minimale autonoma di archiviazione; per una soluzione più avanzata è prevista l interfaccia con il prodotto Archiweb di Zucchetti Spa. Vediamo come si configurano schematicamente le due funzioni: PROCESSO DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Print System Documenti Interni Stampante Archivio Indici Documenti PostaWeb FAX Net-Folder Documenti Esterni Ricerca Documenti 1

6 Processo Documentale La funzione di Processo Documentale ha lo scopo di automatizzare e rendere più rigido l inoltro dei documenti prodotti internamente dalla procedura (attraverso il processo di Stampa o Print System) verso tutte le possibili destinazioni indicate in precedenza. Il processo documentale deve avere le seguenti caratteristiche:! Associabile ai diversi documenti di produzione interna riscontrabili nella procedura;! Pilotabile in base a diversi criteri personalizzabili dall utente;! Azionabile in modo definitivo, al fine di evitarne la replica non voluta;! Più destinatari di inoltro per report;! Compilazione automatica oggetto e testo di inoltro. Criteri di definizione del processo È necessario innanzitutto decidere il criterio univoco per associare un processo di inoltro automatico ad una certa tipologia documentale prodotta dalla procedura, ovvero generata dalla funzione Print System. Questo pone anche la domanda su cosa possa essere definita Tipologia Documentale. Non è ovviamente ipotizzabile identificare una maschera di stampa o di caricamento (ovvero un programma), con la tipologia documentale. Tale soluzione non sarebbe adatta in molte circostanze: ad esempio, i documenti di vendita differenti possono utilizzare lo stesso programma di gestione. La strada più potente e flessibile (anche se abbastanza laboriosa in fase di impostazione) è quella di definire la Tipologia Documentale come insieme di report associati, ovvero elenco di file *.FRX. Mentre l insieme dei report va a definire la tipologia documentale, le attività del processo devono poter essere pilotabili in base ad alcuni criteri impostati dall utente. Ad esempio, l archiviazione delle fatture potrebbe essere eseguita solamente da un utente, od un gruppo di utenti. Ancora: vi potrebbero essere solo alcuni clienti che desiderino ricevere le fatture anche in formato elettronico via e/o Net-Folder. Sono identificabili due classi di criteri:! Criteri guidati dal login nella procedura: Utente, Gruppo, Azienda;! Criteri legati ai contenuto dei documenti: codice cliente, tipologia documento di vendita, codice agente, zona ecc. Questi criteri devono necessariamente essere letti direttamente dai campi del cursore di stampa, in quanto la maschera di stampa potrebbe non contenerli, oppure potrebbe contenere solo due codici di intervallo (ad esempio da cliente, a cliente; da articolo, a articolo ecc.). Vi possono essere processi che si desidera far eseguire solo una volta, in quanto prevedono archiviazioni definitive ed ufficiali dei documenti, oppure inoltri a clienti/fornitori (ad esempio l inoltro via delle fatture differite). È quindi necessario tenere traccia dei documenti per i quali è stato eseguito il processo documentale, ed eventualmente bloccare i tentativi di riesecuzione per determinati processi. Si 2

7 richiede, perciò, la memorizzazione di un codice univoco per ciascun documento appartenente ad una certa classe documentale. Il codice univoco da associare al documento deve necessariamente essere deciso dall utente in base ad una combinazione di campi del cursore di stampa. La memorizzazione dello stato definitivo (ovvero la traccia dell esecuzione del processo) deve avvenire all interno dell archivio Indice Documenti, andando a scrivere un record per il documento processato. Tale archivio viene utilizzato anche dalla funzione di Archiviazione per la memorizzazione dei nomi dei files e dei relativi attributi di ricerca. L inoltro automatico via Fax, o Net-Folder (così come anche l archiviazione documentale) deve essere indirizzato ai singoli intestatari dei documenti. Questa necessità è particolarmente sentita in molte stampe della procedura, tra le quali: Fatturazione Differita, Ristampa Documenti, Estratto Conto, Dichiarazioni di Intento a Fornitori, Avvisi di Bonifico, Note Provvigioni, Solleciti e Certificazioni a Percipienti. Si rende perciò necessario spezzare i report contenenti più destinatari creando tanti documenti quanti sono gli intestatari (ovvero clienti e fornitori), e quindi inoltrare tali documenti verso gli opportuni indirizzi memorizzati nelle anagrafiche Clienti e Fornitori: numero di fax, indirizzo di E- Mail e parametri per la compilazione del file ASCII descrittore della Net-Folder. Così come per i criteri di definizione del processo, anche i codici degli intestatari devono essere letti direttamente dal cursore di stampa; i relativi campi devono utilizzarsi come rottura per la creazione dei documenti. Dando per scontato, però, che il Campo Chiave Processo identifichi già i singoli documenti, si presuppone che non siano necessari ulteriori criteri da utilizzarsi come rottura del cursore di stampa. L inoltro contemporaneo di molti documenti, ad esempio nel caso della fatturazione differita, deve essere il più possibile automatizzato, al fine di velocizzare il processo documentale. Relativamente a ciascun processo documentale deve perciò essere impostabile un espressione per l Oggetto ed una per il Testo utilizzate per il frontespizio del Fax, l inoltro dell ed i parametri di archiviazione documentale. Tali espressioni devono contenere stringhe di caratteri, funzioni Visual FoxPro e richiami ai campi del cursore di stampa. 3

8 STRUTTURA ARCHIVIO PROCESSO DOCUMENTALE L archivio è costituto da una struttura Master/Detail con una tabella di Dettaglio figlia Master Processo Documentale Contiene i campi di Testata:! Codice del processo documentale;! Descrizione del processo documentale;! Classe Documentale: è il codice della classe documentale (presente nel relativo archivio) legata al Processo Documentale. Nel caso sia prevista l opzione di Archiviazione (check descritto sotto), il documento in formato PDF sarà memorizzato nella cartella specificata sulla classe, ed eventualmente associato ad una certa tabella, dopo la compilazione degli attributi di archiviazione definiti sulla classe stessa (ad esempio una fattura memorizzata può voler essere associata all anagrafica del relativo cliente, al fine di ricercarla in modo più celere, anche mediante un nuovo bottone nell anagrafica).! Check Stampante, Fax, , Netfolder, Postalite, Archiviazione: rappresentano le attività consentite all interno del processo. Messe assieme alle autorizzazioni specificate su utenti e gruppi (elencate nella pagina Autorizzazioni di seguito descritta) ed alle attività indicate su ciascun intestatario (nella anagrafica Clienti e Fornitori come di seguito descritto) determineranno le attività effettivamente eseguite sui documenti oggetto del processo. I documenti sono selezionati in base ai filtri sotto indicati (filtro avanzato sulla testata e sul dettaglio). In dettaglio le attività consistono nell inoltro del report verso la stampante predefinita (tenendo conto delle impostazioni nell archivio Associazione Report/Device), verso il Fax, , Net-Folder specifiche per ciascun intestatario dei documenti (definito dal Campo Intestatario del cursore di stampa, descritto nel dettaglio), verso un flusso Postalite e verso la cartella di archiviazione definita nella Classe Documentale.! Check Rilanciabile: se questo check è attivato il processo può essere eseguito più volte per lo stesso documento (identificato dal campo Chiave Documento);! Check Obbligatorio: se attivato, l utente avrà la possibilità di lanciare solamente il Processo Documentale oppure visionare l Anteprima di Stampa, mentre gli sarà precluso l accesso alla maschera Print System. In caso contrario sarà disponibile anche un bottone Annulla, con il quale si potrà accedere alla normale maschera di stampa;! Check Mantieni Log: se attivato, mantiene il log di ogni esecuzione del processo;! Max Allegati: per l inoltro di documenti al Net Folder stabilisce il numero massimo di allegati per ciascuna . Se tale numero è superato gli allegati vengono suddivisi su più messaggi; se viene lasciato il default (0), non ci sono limiti al numero di allegati. 4

9 Detail Processo Documentale Contiene i campi ripetuti relativi all insieme di Report Associati che vanno a definire la tipologia documentale, con la relativa descrizione (allo scopo di rendere maggiormente leggibile l associazione). Il Processo Documentale e la relativa Classe Documentale, vengono infatti definiti da un elenco di report che ne causano l esecuzione.! Nome report: è la chiave della tabella di dettaglio, al fine di evitare la presenza di più processi legati allo stesso report.! Descrizione: è la descrizione del report.! Campo Chiave Processo: indica il campo (o l insieme di campi, combinati con un espressione Visual FoxPro) del cursore di stampa da utilizzarsi come chiave del documento che viene processato. L esecuzione di un processo provoca la scrittura nell archivio Indice Documenti di un record con tale valore. Per i processi Non Rilanciabili verrà preventivamente eseguito un controllo sulla presenza di una chiave uguale nell Archivio Indice Documenti: se viene riscontrata l esistenza di un record con il campo Valore Chiave Processo uguale a quello del documento corrente, il processo sarà bypassato (e ne verrà data informazione all interno del report di resoconto prodotto al termine). Nel caso, invece, di processi Rilanciabili, tale record sarà semplicemente aggiornato (relativamente ai campi Oggetto, Descrizione, Data Archiviazione e Utente). Il campo chiave identifica univocamente un documento all interno di un certo processo documentale: rappresenta il codice di rottura per suddividere il cursore di stampa in sotto-cursori da processare separatamente. La combinazione: <Codice_Processo> + <Valore_Chiave_Processo>.PDF dovrà perciò essere utilizzata per attribuire il nome al file allegato a , Net-Folder o memorizzato nella cartella di Archiviazione.! Campo Intestatario: indica l insieme di campi, combinati con un espressione Visual FoxPro, del cursore di stampa che contiene la tipologia e il codice dell intestatario al quale può essere inoltrato il documento via Fax, o Net-Folder (tali indirizzi devono infatti essere letti dalla relativa anagrafica clienti o fornitori), ovvero C per cliente e F per fornitore. Si parte dal presupposto che l inoltro automatico possa avere senso solo per clienti o fornitori;! Oggetto e Testo Inoltro: sono espressioni Visual FoxPro contenenti stringhe di caratteri e campi del cursore di stampa, che saranno utilizzati dal processo per le attività relative al Fax (dovrà essere creata una pagina iniziale di frontespizio contenente il valore di tali espressioni), all (compilazione delle relative sezioni Oggetto e Testo) ed all Archiviazione Documentale (in questo caso vengono valorizzati automaticamente i parametri di archiviazione Oggetto e Descrizione specifici per ciascun file archiviato). 5

10 Autorizzazioni Processo Documentale Una volta definite le attività eseguibili nell intero processo è possibile differenziare in base all utente o gruppo le attività eseguite per i report presi in considerazione. E possibile inoltre modificare l insieme di documenti processati tramite un ulteriore filtro avanzato che è possibile combinare con il filtro riferito direttamente al report e presente nella maschera principale del processo. In ultimo, a livello dell anagrafica del cliente o fornitore è possibile scegliere le attività del processo da eseguire per quell intestatario esprimendo in questo la preferenza espressa dall intestatario stesso. A livello di gestione delle informazioni nella pagina Autorizzazioni sono presenti i campi sotto descritti:! Sequenza: ogni riga relativa a filtri ed attività del processo ha un numero di sequenza, al fine di indicare alla procedura l ordine di valutazione dei filtri: per un certo documento verrà eseguita solo una riga di attività, la prima in ordine di sequenza per la quale sono verificati i filtri. L elenco viene visualizzato in ordine di sequenza.! Soggetto: indicazione del tipo di soggetto per il quale attuare il filtro. Può contenere le seguenti opzioni: U : utente ; G : gruppo di utenti; N : nessuno;! Utente-Gruppo: identifica il numero dell utente o del gruppo (in base all impostazione del campo precedente) per il quale attuare il filtro;! Filtro Avanzato: questo campo Memo contiene un elenco di campi filtro (combinati con un espressione Visual FoxPro) per scegliere su quali documenti attivare le attività del processo. E presente una combo-box per indicare il rapporto tra questo filtro e la condizione indicata sulla prima pagina della definizione del processo documentale: le condizioni possono essere affiancate in modalità AND (devono essere valide entrambe), OR (almeno una delle due valida) o Sovrascrivi (la seconda condizione sostituisce la prima).! Checks Stampante, Fax, , Net-Folder, Postalite, Archiviazione: questi flag dettagliano le attività possibili per l intero processo documentale in base al singolo report ed all utente o gruppo che esegue l operazione. La logica seguita è quella della sicurezza procedure di ad hoc Enterprise: se non è presente nessuna autorizzazione tutti gli utenti eseguono tutte le operazioni previste; se si inserisce una sola riga di autorizzazione allora potranno eseguire le attività solo i soggetti esplicitamente autorizzati. Gli stessi flag di selezione sono riportati sulla anagrafica clienti e fornitore per poter differenziare le attività anche in base alle preferenze dell intestatario del documento L informazione sull intestatario è obbligatoria: se il flag non è presente l operazione non verrà eseguita, riportando eventualmente un messaggio di errore sul log delle operazioni. Per poter codificare rapidamente le informazioni su tutti i possibili intestatari è prevista una funzione di Abilitazione Intestatari che filtrando sull archivio clienti e fornitori in base a criteri quali tipo (C o F), mastro, codice, categoria commerciale, categoria contabile, agente, zona, nazione consentirà di attivare i flag delle singole attività come sulla maschera indicata: La maschera serve sia per aggiungere che per togliere l autorizzazione ad eseguire determinate attività. 6

11 Flusso Operativo Processo Documentale Il processo documentale deve rimanere il più possibile trasversale a tutta la procedura, perciò deve essere agganciato alla funzione di stampa standard (Print System, ovvero il programma CP_CHPRN). All interno di tale funzione deve esserci l attivazione del processo documentale e la possibilità di anteprima a video; il flusso del programma dovrà essere riportato alla Print System standard nel caso non siano riscontrati processi legati al report considerato, oppure nel caso il processo sia non obbligatorio e l utente desideri bypassarlo. Il processo documentale può essere molto lungo (ad esempio, in presenza di elaborazioni come la fatturazione differita o la ristampa documenti). Al termine è perciò necessario avvisare l utente su tutti i documenti che non sono stati processati (verso le varie destinazioni) ed i relativi motivi di errore. A tale scopo, dovrà essere creato un cursore contenente il Resoconto del Processo (ovvero le attività non effettuate ed i relativi motivi), che l utente potrà visionare e/o stampare alla fine del processo. Indirizzamento verso la Stampante e le Net-Folder L indirizzamento dei diversi documenti derivanti da un cursore di stampa deve tenere conto delle impostazioni della tabella Associazione Report/Stampante (stampante e numero copie di default) ed avviene al termine del processo: il ciclo documentale viene eseguito solamente per le altre attività ( , ecc.), eliminando man mano i record del cursore che risultassero non stampabili (a causa di un processo non rilanciabile, oppure dell attività di Stampa non definita per un certo filtro). Al termine del ciclo sarà utilizzato il cursore di stampa risultante per l effettivo inoltro vero la stampante. L inoltro dei documenti verso le Net-Folder di Zucchetti.com può essere attuato mediante due sistemi:! Simple Mail: il documento viene inserito come allegato in una inviata ad un particolare indirizzo (unico) associato ad una cartella di rete (Net-Folder), sulla quale sono definibili privilegi di accesso per utente, ovvero cliente/fornitore della procedura;! File Descrittore: questo metodo permette di stabilire in modo più accurato la Net-Folder di memorizzazione ed i privilegi di accesso mediante un File Descrittore (indice.wwp) da allegare all assieme ai documenti. Qualunque sia la strada che si decide di seguire, sembra opportuno inoltrare i documenti in modo singolo verso le Net-Folder (ovvero l inoltro dovrà avvenire all interno del ciclo documentale), al fine di evitare la costituzione di eccessivamente dimensionate. Vediamo di seguito una rappresentazione grafica del flusso completo del Processo Documentale, e quindi il dettaglio relativo alla fase di Archiviazione Documentale. 7

12 Schema di esecuzione del processo documentale: Inizio Lancio Processo Cursore di Stampa Sotto-Cursori Stampa Rottura: Chiave Processo Stampa Resoconto Processo Termine Ciclo Ciclo su ogni Documento Fine Processo Esiste almeno un filtro valido? NO Insert record in Indice Documenti - Seriale = autonumber - Oggetto = Processo.Oggetto Inoltro - Descrizione = Processo.Testo Inoltro - Data Archiviazione = data di sistema - Utente = utente di sistema - Valore Chiave Processo = Processo.Campo Processo Chiave NO SI Esiste Valore Chiave in Indice Documenti? SI Processo Rilanciabile? SI Update record in Indice Documenti Oggetto, Descrizione, Data Archiviazione, Utente NO Inserimento Errore in Cursore Resoconto Processo Creazione file PDF SI , Net-Folder, PostaLite, Archiviazione o Fax? Read tabella Conti Indirizzi di inoltro per , Net-F., Fax, PostaLite NO Inoltro , Net-Folder, Fax, PostaLite Stampante? NO ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE SI Stampa Documento 8

13 Schema delle attività di archiviazione documentale: Inizio Archiviazione Documentale Update record in Indice Documenti - Classe = Processo.Classe Documentale - Nome File = <Codice Processo> + <Valore Chiave Processo>.PDF - Tipo File = PDF - Tabella Riferimento = Classe.Tabella Rif. - Valore Chiave Rif. = Classe.Chiave Rif. - Tipo Campo [R] = Classe.Tipo Campo - Attributo [R] = Classe.Campo Attributo or Classe.Valore Predefinito Apertura maschera Manutenzione Indice Documenti (al fine di valorizzare/modificare i parametri di archiviazione) NO Archiviazione Automatica and Campi Obbligatori Pieni? SI Percorso di Archiviazione = Classe.Percorso Standard + \ + Classe.Periodo Raggruppamento + \ + Classe.Valore Attributo 1 + \ + Classe.Valore Attributo n Copia File/Collegamento nel Percorso di Archiviazione Fine Archiviazione: Torna al Processo 9

14 Log Processo Documentale Al termine della esecuzione del processo documentale, se è selezionato il flag Mantieni Log sull anagrafica del processo, è disponibile la funzione di consultazione del log, che evidenzia con diversa colorazione le operazioni non previste dal processo (bianco), quelle previste ed eseguite correttamente (in verde) e quelle eseguite con errori o avvertenze (rosso o giallo), con indicazione del codice di errore o di avvertenza. Tramite il bottone di Guida è possibile visualizzare il significato dei codici di errore presenti sulle attività del processo fallite o terminate con avvertenze. 10

15 Archiviazione Documentale Il processo di archiviazione documentale può essere scomposto genericamente nelle seguenti cinque parti:! Produzione File da archiviare! Definizione Attributi di archiviazione! Processo di Archiviazione del file! Associazioni del Documento! Ricerca Files archiviati Produzione File da archiviare I files oggetto di archiviazione possono avere due macro origini:! Files di Produzione Interna: vengono generati da un Processo Documentale (ovvero passano dalla Print System della procedura;! Files di Produzione Esterna: sono tutti quei files che non vengono originati direttamente dal processo documentale: documenti Word, PDF, grafici, immagini ecc. Questi files devono poter essere archiviati attraverso un apposita funzione della procedura (manutenzione Indice Documenti). I File di Produzione Esterna dovrebbero essere associabili direttamente a singoli record delle entità della procedura (soprattutto anagrafiche), alla stregua di quanto già avviene con GESTFILE. A tal fine si dovrebbe implementare una gestione simile a quella dei Post-In, ovvero bisognerebbe estendere l Application Bar della procedura con l inserimento di due nuovi bottoni: uno per la Cattura veloce dei documenti; l altro per l accesso alla funzione di Ricerca. Definizione Attributi di archiviazione Per ciascun file da archiviare è necessario definire gli attributi di archiviazione, allo scopo di identificare la classe documentale di riferimento ed i parametri per la successiva ricerca:! Classe Documentale: la classe documentale di riferimento determina il percorso di memorizzazione del file (deve esistere una cartella per classe documentale, eventualmente suddivisa in sottocartelle per periodo, settimana, mese ecc.) ed i parametri di ricerca.! Compilazione Parametri: i parametri di ricerca possono essere assegnati in modo automatico oppure manualmente da parte dell utente mediante un apposita maschera di imputazione (manutenzione Indice Documenti): a. Compilazione Automatica: per i file di produzione interna (originati da un processo documentale) i parametri vengono valorizzati automaticamente in base sia ad una associazione con i campi del cursore di stampa, sia a valori predefiniti impostati nella classe documentale; la compilazione sarà semi-automatica, richiedendo un imputazione manuale dell utente, solo nel caso le associazioni con i campi del cursore di stampa ed i valori predefiniti fossero insufficienti. b. Compilazione Manuale: i files di produzione esterna necessitano un imputazione manuale dei parametri di ricerca, con la sola esclusione di eventuali valori predefiniti impostati nella classe documentale (che rappresentano semplici default). 11

16 Per le aziende maggiormente strutturate è necessario prevedere la possibilità della compilazione totalmente automatica, senza possibilità per l utente di intervenire sulla definizione degli attributi di ricerca dei files. Processo di Archiviazione del file I files da archiviare devono essere memorizzati all interno di una cartella con un percorso definito sulla classe documentale. L utente può eventualmente decidere di memorizzare nel percorso solo un link al file, anziché una vera e propria copia. Il percorso di memorizzazione viene definito dalla classe documentale, componendo il Percorso Standard della classe (ad esempio C:\Documenti\Fatture) + l eventuale sottocartella relativa ad un periodo di raggruppamento (C:\Documenti\Fatture\2002). Contestualmente all archiviazione fisica del file dovrà essere registrato un nuovo record nell archivio Indice Documenti, nel quale memorizzare i parametri di archiviazione ed il nome del file. È bene memorizzare solo il nome del file (od il nome del link) e non l intero percorso, in modo da permettere un facile spostamento della cartella contenente i files archiviati (è infatti sufficiente modificare il percorso completo all interno della classe documentale). ASSOCIAZIONI DEL DOCUMENTO I documenti da archiviare, catalogati in base a diversi attributi, possono avere due tipologie di associazioni:! Associazione con un Processo Documentale: si tratta dei documenti di provenienza interna, per i quali, indipendentemente dall attività di archiviazione, viene memorizzata una chiave univoca identificativa (campo Valore Chiave Processo all interno dell archivio Indice Documenti) non appena l utente ha lanciato il processo documentale. Questa registrazione ha lo scopo di evitare una doppia esecuzione dei Processi Non Rilanciabili, e tiene comunque una traccia di tutti i processi eseguiti (l archivio Indice Documenti funge, in questo caso, da file di LOG).! Associazione con una Entità della procedura, ovvero un legame con un record di un certo archivio del database. Questa associazione, valevole sia per i documenti di provenienza interna, sia per quelli di provenienza esterna (cioè file selezionati direttamente dall utente), ha lo scopo di permettere una più facile ricerca dei documenti semplicemente posizionandosi su un particolare record nella maschera di manutenzione dell archivio di riferimento, alla stregua del funzionamento della libreria GESTFILE. Ad esempio, si può visionare l elenco dei documenti relativi ad un certo cliente, come fatture, estratti conto, lettere di sollecito ecc., semplicemente premendo un apposito bottone di Ricerca nell Application Bar, oppure, allo stesso modo, archiviare in modo veloce, evitando di reimputare il codice del cliente, una statistica di vendita del cliente prodotta separatamente con Excel. Associazione Documento con un Entità della procedura Il metodo più pulito per implementare questa associazione è, come detto, quello di modificare l Application Bar della procedura inserendovi due nuovi bottoni.! Archiviazione Rapida: permette di archiviare un nuovo documento di produzione esterna (quelli prodotti dalla procedura sono invece associabili in modo automatico, creando corrispondenze con i campi del cursore di stampa). Le fasi di questa tipologia di archiviazione sono essenzialmente le seguenti: a. Presupposti: l operazione di archiviazione parte da un maschera corrispondente ad una certa entità della procedura (ad esempio l anagrafica clienti), che risulta selezionata nel momento in cui l utente preme il bottone di Archiviazione Rapida nell Application Bar. b. Conferma/Annullamento: sarà dapprima proposta una maschera di conferma/annullamento dell operazione di archiviazione, nella quale l utente deve impostare obbligatoriamente una Classe Documentale (è ipotizzabile 12

17 una classe di default, per velocizzare il caricamento delle tipologie di documenti più utilizzate). c. Selezione File da Archiviare: premendo il bottone di conferma viene proposta la maschera standard di apertura file del sistema operativo. L utente può navigare nelle cartelle per l indicazione del file da archiviare. d. Compilazione Automatica Attributi di Archiviazione: a questo punto viene aperta la maschera di manutenzione Indice Documenti in caricamento, con i seguenti campi preimpostati: Seriale (autonumber), Classe Documentale (impostata nella maschera precedente), Nome File (selezionato dall utente), Data Archiviazione (data di sistema), Tipo File (estensione del nome file), Utente, Tabella Riferimento e Valore Chiave Riferimento (questi ultimi due campi derivati direttamente dall entità padre attiva). Gli altri attributi potranno avere impostazioni di default, nel caso siano stati definiti dei Valori Predefiniti nella classe documentale. e. Maschera manutenzione Indice Documenti: viene aperta solo nel caso vi siano alcuni attributi obbligatori non valorizzati correttamente, altrimenti l operazione di archiviazione ha luogo in modo trasparente all utente. Quest ultima eventualità permette di massimizzare la velocità di caricamento, in modo da assimilare il più possibile la funzione all opzione Cattura di GESTFILE! Visualizza Documenti Associati: questo bottone non fa altro che aprire la maschera di Ricerca Documenti archiviati, con la valorizzazione automatica dei campi di riferimento dell entità padre. La gestione di questa associazione potrebbe ispirarsi al funzionamento dei Post-In, che vengono associati mediante la combinazione della tabella di riferimento con il valore della sua chiave primaria. A tale scopo, perciò, è necessario definire due campi dell archivio Indice Documenti: la Tabella di Riferimento ed il Valore della Chiave di Riferimento. L associazione dei documenti con un entità della procedura può avere luogo solamente per quelli derivanti da un processo documentale (di produzione interna) o per quelli caricati mediante le estensioni dell Application Bar: bottone Archiviazione Rapida oppure bottone Carica all interno della maschera di Ricerca Documenti (ovviamente nel caso sia stata aperta con il bottone Visualizza Documenti ). In definitiva, nel caso di caricamento di un nuovo documento che non passi dalle funzioni dell Application Bar, l associazione con un entità della procedura non sarà effettuabile. La Tabella di Riferimento ed il Valore della Chiave di Riferimento sono definiti in modo differente a seconda della provenienza del documento:! Documenti di produzione Interna (derivanti da un processo documentale): sia la Tabella di Riferimento, sia il Valore della Chiave di Riferimento vengono letti dai campi del cursore di stampa definiti nella classe documentale.! Documenti di produzione Esterna (archiviati mediante funzioni dell Application Bar): in questo caso, invece, la lettura dei campi di riferimento parte direttamente dall entità attivata nel momento di invocazione delle funzioni di Archiviazione Rapida e Visualizza Documenti. Ricerca Files archiviati La ricerca dei files archiviati avviene mediante una maschera richiamabile da apposita voce di menu, oppure tramite il bottone Visualizza Documenti dell Application Bar una volta posizionati su un particolare record di una qualunque entità della procedura. In questo ultimo caso viene impostato il filtro sul record di riferimento dei files. 13

18 ! Filtri di Selezione: la maschera di ricerca contiene alcuni filtri di selezione fissi, validi per tutti i files, ed altri all interno di uno zoom editabile (quelli specifici della classe documentale). Affinché sia possibile utilizzare gli attributi dei files come filtri (ovvero affinché sia editabile lo zoom) è ovviamente necessario impostare una classe documentale: a. Filtri Fissi: Classe Documentale, Nome File, Oggetto, Descrizione, Da Data a Data di Archiviazione, Tipo File, Utente di generazione, Tabella di Riferimento, Valore Chiave di Riferimento (gli ultimi due filtri saranno preimpostati e non editabili nel caso la maschera di ricerca sia stata richiamata direttamente da un entità della procedura, premendo l apposito bottone Visualizza Documenti dell Application Bar). Nel caso la maschera di Ricerca Documenti venga richiamata direttamente dalla voce di menu sarà editabile (con zoom) solo il filtro relativo alla Tabella di Riferimento. b. Filtri nello Zoom: sono tutti i valori degli attributi specificati sulla classe documentale. c. Risultato della Ricerca: viene visualizzato all interno di uno zoom che riporta tutte le colonne corrispondenti ai filtri fissi. L elenco dei files presenti nello zoom, dettagliato con di tutti gli attributi, può essere stampato mediante un apposito bottone (Stampa Elenco); lo zoom è inoltre dotato di una colonna contenente il check di spunta, al fine di permettere selezioni dei files trovati. d. Preferenze visualizzazione: è possibile tramite una apposita gestione richiamabile da menù impostare per utente delle preferenze di visualizzazione che reimposteranno in tutto o in parte i filtri sulla maschera di ricerca. e. Operazioni sui Files trovati: attraverso il check di spunta l utente ha la possibilità di effettuare selezioni multiple dei files trovati, sulle quali possono essere effettuate le seguenti operazioni (attivabili con bottoni presenti sulla maschera): i. Apertura: tramite il programma associato nel sistema operativo (funzione attivabile mediante bottone Apri File o doppio-click sulla riga dello zoom). ii. Apertura Record di Riferimento: nel caso la maschera di ricerca documenti non sia stata richiamata direttamente da un entità della procedura (premendo l apposito bottone dell Application Bar), sarà attivo un bottone per aprire l eventuale record di riferimento (Apri Entità). iii. Stampa: sempre tramite l opzione di stampa del programma associato (bottone Stampa). iv. Caricamento Nuovi Documenti. La maschera di ricerca files archiviati permette di aprire la manutenzione Indice Documenti in caricamento con i campi preimpostati in base ai filtri valorizzati sulla maschera di ricerca padre (bottone Carica), nella quale si dovrà innanzitutto selezionare il file da archiviare (attraverso la classica maschera di apertura del sistema operativo, attivabile con un bottone). In questo modo è possibile associare molti documenti di produzione esterna che presentino attributi simili, ed eventualmente legati allo stesso record di riferimento. v. Manutenzione Indice Documenti: permette l apertura della maschera di manutenzione degli attributi legati ad un documento archiviato (bottone Modifica), ovvero rappresenta una manutenzione dell archivio Indice Documenti. In variazione non saranno comunque modificabili i campi relativi a Classe Documentale, Nome File e Utente. vi. Eliminazione: causa la cancellazione fisica del file (o del suo collegamento) all interno della cartella in cui è stato memorizzato, e contestualmente l eliminazione del relativo record dell archivio Indice Documenti (bottone Elimina). 14

19 Classi Documentali L archivio Classe Documentale è costituito da una struttura Master/Detail: Master Classe Documentale Contiene i seguenti campi di Testata:! Codice della classe documentale, da associare eventualmente ad uno o più processi documentali (come detto non deve invece essere possibile legare lo stesso report a più processi documentali).! Descrizione della classe documentale! Tipo Archiviazione: I parametri di testata dell archivio Indice Documenti, così come gli attributi di ricerca, possono risultare valorizzati automaticamente mediante un collegamento ai corrispondenti campi del cursore di stampa (nel caso di files di produzione interna), oppure tramite valori predefiniti (entrambi vengono definiti nel dettaglio della classe documentale, vedi sotto).! Con riferimento ai parametri di un documento archiviato, possiamo avere un archiviazione automatica oppure semi-automatica: a. Archiviazione Automatica: l archiviazione di un nuovo documento sarà confermata senza l apertura della maschera di manutenzione Indice Documenti, nel caso i parametri definiti come obbligatori siano tutti già valorizzati (tramite collegamento col cursore di stampa oppure mediante valori predefiniti). L unico dato di testata da considerarsi obbligatorio è la Classe Documentale: il Nome File è sempre presente (per definizione), la Data di Archiviazione è valorizzata a quella di sistema (se non diversamente indicato) ed il Tipo File è costituito dal suffisso o estensione del nome file. L apertura della maschera di manutenzione Indice Documenti potrà essere bypassata solo per i documenti di produzione interna, oppure premendo il bottone di Archiviazione Rapida nel caso sia stata impostata una classe documentale di default (nei Dati Azienda). b. Archiviazione Manuale: in questo caso la maschera di manutenzione Indice Documenti sarà sempre aperta per conferma, indipendentemente dalla valorizzazione degli attributi di archiviazione.! Percorso Standard: rappresenta il percorso di base associato alla classe (ad esempio C:\Documenti\Fatture), da integrarsi con le eventuali sottocartelle di raggruppamento per periodo e per attributo.! Periodo Raggruppamento: l utente può suddividere la cartella di archiviazione principale di una classe in sottocartelle per periodo di archiviazione. Il nome della sottocartella viene composto in questo modo: a. Settimana (S): S +<Numero Settimana>+ _ +<Anno> = S05_2002 ; b. Mese (M): M +<Numero Mese>+ _ +<Anno> = M02_2002 ; c. Trimestre (T): T +<Numero Trimestre>+ _ +<Anno> = T1_2002 ; d. Quadrimestre (Q): Q +<Numero Quadrimestre>+ _ +<Anno> = Q1_2002 ; e. Semestre (S): S +<Numero Semestre>+ _ +<Anno> = S1_2002 ; 15

20 f. Anno (A): <Anno> = 2002.! Campo Raggruppamento: il campo del cursore di stampa o della maschera che verrà utilizzato per individuare il periodo di raggruppamento, rispettivamente in caso di archiviazione da processo o archiviazione rapida.! Combo box Copia/Collegamento:a seconda della scelta effettuata, nella cartella del percorso di archiviazione verrà creato un collegamento al file selezionato (relativo alla sua cartella corrente e che perciò non viene fisicamente copiato) oppure una copia dello stesso.! Archiviazione rapida: definisce la funzione della classe documentale indicata durante l operazione di archiviazione rapida. Se è impostato a Non presente la classe è utilizzabile solo da processo documentale, se è Selezionabile la classe compare nell elenco sulla maschera di archiviazione rapida e l utente può selezionarla, se è Default questa classe è reimpostata sulla maschera di archiviazione rapida presentata all utente, se è Standard all utente non viene presentata alcuna maschera e l archiviazione rapida utilizza direttamente questa classe documentale.! Tabella per Archiviazione Rapida: rappresenta il nome della tabella del database a cui si riferiscono i valori Default e Standard per l operazione di archiviazione rapida. Questi valori possono essere attribuiti ad una sola classe per ogni tabella. Detail Classe Documentale Contiene i campi ripetuti relativi agli attributi di archiviazione definiti per la classe documentale:! Sequenza: progressivo che indica l ordinamento degli attributi sia per la ricerca che per l archiviazione manuale.! Attributo: codice identificativo dell attributo;! Descrizione dell attributo, che sarà visualizzata sia sulla maschera di ricerca, sia su quella di manutenzione Indice Documenti.! Tipo Campo: è il tipo del dato contenuto nell attributo. Le tipologie possibili sono Numerico (N), Carattere (C), Data (D) e Text (T).! Nome Campo/i: rappresenta l espressione Visual FoxPro che definisce i campi del cursore di stampa associati all attributo. Ha lo scopo di consentire una valorizzazione automatica degli attributi per i files di produzione interna.! Check Obbligatorio: se attivato, il campo sarà sempre richiesto in fase di caricamento di un nuovo documento. I campi obbligatori non valorizzati non consentono una procedura automatica di archiviazione.! Tabella Riferimento: rappresenta il nome della tabella del database a cui si desidera associare i documenti della classe allo scopo di permetterne una più facile ricerca: semplicemente posizionandosi su un particolare record nella relativa maschera di manutenzione (si veda il paragrafo Associazione dei Documenti con un Entità della procedura).! Picture Campo: è il formato di visualizzazione ed imputazione usato per rappresentare il contenuto del campo sulla maschera di ricerca e di manutenzione dei documenti (Display e Get Picture).! Valore Predefinito: rappresenta il default dell attributo. Se è stata impostata un archiviazione di tipo Automatico, i valori predefiniti sugli attributi obbligatori (assieme agli attributi legati ai campi del cursore di stampa, per i files di produzione interna) permettono di eseguire un processo di archiviazione senza previa apertura della manutenzione Indice Documenti. 16