Document Management System e Conservazione Sostitutiva

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1 Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System e Conservazione Sostitutiva Opportunità per le Imprese

2 Menù del giorno DMS e Conservazione Sostitutiva Le aziende e: la carta le informazioni gli obblighi e le regole il business Come armonizzare tutto questo?

3 I Processi Documentali

4 La carta Obiettivo: Processi documentali Gli analisti: il 60% delle informazioni in un azienda è racchiusa nei documenti il documento tradizionale è un insieme di informazioni non strutturate I sistemi informativi possono gestire solo informazioni strutturate E necessario trasformare il documento in una fonte di informazione: ottimizzata: evitando inutili repliche accessibile: il documento disponibile ovunque Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia integra: preservata nel tempo

5 La carta Obiettivo: Processi documentali l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali La consuetudine alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera Le norme (civil Law) sono rigide, poco adattabili (controllo vs supporto) Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta All interno dell azienda Tra le aziende

6 La carta Obiettivo: Processi documentali l innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà privata ) Sistemi di gestione documentale Integrazione tecnologica e operativa: Internet, mail, ecc. Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc. L innovazione tra le aziende è più complessa (volontà sociale ) Norme Fiscalità Sistema tra comunità aziendali Stato: da controllo a supporto

7 La carta Tra ieri e domani Controllo Ieri Supporto Domani

8 Tra Ieri e Domani Strumenti per la Gestione dei Documenti Document Management Systems (DMS) Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, ) Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow) Integrazione con la rete (connector) Documenti multimediali

9 IBM Enterprise Content Management s, Business Letters, Outgoing Documents e-forms Adobe / IBM CM Forms Integration WWW Customer Services Solutions Websphere Portal Information Sources & existing Repositories Incoming paper, documents,letters Lotus Domino Information Integrator for Content Unified Portal API Set Ascent Capture CM module Exchange SAP Siebel Integration for CM CommonStore Central Repository: IBM Content Manager MessagePlus Open Multimedia objects Computer Output, Spools Lotus Workplace Web Content Management CM OnDemand Internally produced Office documents Records Manager TSM Document Manager

10 Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa sta facendo? Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici Certification Authority (Firma Digitale) Servizi di Marcatura Temporale (Time Stamping Authority) Carta Identità Elettronica (CIE) Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC) Processi Protocollo Informatico (per la PPAA) Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese Conservazione Sostitutiva ecc. ecc.

11 Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa c è ancora da fare? Innanzi tutto: Cultura La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione I processi cartacei sono quasi sempre non-razionali Frutto di tradizione, consuetudine, e orientata al controllo (Stato) I processi informatici disorientano sono neutri misurano l efficienza misurano l efficacia

12 Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa c è ancora da fare? Visione e strategia Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti? Processi critici : quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo? Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l impatto legislativo sull organizzazione? Tattica logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all innovazione) quali tecnologie per quali obiettivi diffondere motivazione al cambiamento.. Cos altro?: Proposte

13 Tra Ieri e Domani Lo Stato: cosa c è ancora da fare? Regole Dovrebbero essere chiare (poche, precise e ragionevoli ) Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa) Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business) La prassi non supporta le regole: le regole devono essere cambiate! La cultura del legislatore: Da controllo a supporto: quando? Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato Dalla norma specifica alla norma generale : semplificare!

14 Document Management System

15 Document Management System Che cos è Cosa si può fare con un Document Management System: Catalogare i documenti (protocollo) Creare associazioni logiche tra i documenti (folder) Definire eventi temporali (trigger) Definire processi (work flow) Definire ruoli e responsabilità (profili utente) Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output) Visualizzare documenti secondo le Permission Policy

16 DMS A cosa serve Catalogare i documenti: Identificare univocamente ogni singolo documento Facilitarne il reperimento e la consultazione Creare associazioni logiche tra i documenti (folder) Costruire pratiche per aggregazione logica di documenti Associare un documento a più pratiche e vice versa Definire eventi temporali (trigger) Sollecitare l effettuazione di azioni associate ai documenti Registrare chi ha agito e quando

17 DMS A cosa serve Definire processi (work flow) Creare percorsi di avanzamento delle pratiche Definire processi approvativi autorizzativi o informativi Definire ruoli e responsabilità (profili utente) Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,. Chi può accedere a dati sensibili Integrarsi con il sistema informativo (input/output) Acquisire documenti Fornire dati

18 DMS Quali vantaggi per le aziende Lo strumento anche se flessibile, potente, miracoloso è sufficiente? Siamo pronti per gestire i documenti senza carta? Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento? Come affrontare questo cambiamento? Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?

19 DMS Quali vantaggi per le aziende Gestire i documenti senza carta : Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti) Agire sugli ortodossismi consolidati Razionalizzare i processi e le procedure Coinvolgere il top management In sintesi: agire sulla cultura aziendale

20 DMS Quali vantaggi per le aziende Vantaggi del cambiamento: Ridurre i costi di gestione dei documenti Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei Aumentare l efficienza Evitare ritardi e omissioni Tracciare eventi e decisioni Aumentare la sicurezza sulle informazioni

21 DMS Quali vantaggi per le aziende Come affrontare il cambiamento: Valutare il vantaggio economico Valutare l impatto organizzativo Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale) Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale

22 Quali vantaggi?

23 DMS Quali vantaggi per le aziende Eliminazione della carta Gestione elettronica Archivio storico elettronico Scanner/Fax/Print Output: Invio e Stampa Integrazione Ambienti Legacy (Siebel, SAP,..) DBMS Conservazione Sostitutiva Documenti Elettronici Input: Acquisizione o Cattura DMS Indicizzazione, Organizzazione, Archiviazione, Ricerca e Consultazione

24 DMS Quanto costa gestire un documento Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra Euro 10,00 e 50,00* Costi fornitore: redazione della fattura invio della fattura archivio gestione degli incassi copie allegate dispute e controversie Costi cliente: ricevimento della fattura controllo e smistamento archivio gestione dei pagamenti copie allegate dispute e controversie *fonte: Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese di Umberto Zanin 09/12/03 e Studio Arthur D. Little 2001 e Studio BVA

25 DMS Quanto si risparmia nella gestione elettronica dei documenti Tipo di Gestione Documentale Tradizionale: completamente cartaceo Misto: Invio cartaceo conservazione sostitutiva (no DMS) Costo Complessivo (1 anno) (#) Costo Complessivo (dal 2 anno) (#) Efficienza (*) circa 96 circa 94 circa 65 Smaterializzato: DMS, fattura elettronica e conservazione (#) costo stimato sostitutiva per documento al netto degli investimenti (*) l efficienza è stimata su organizzazioni di media complessità. circa 30 circa 25 intorno a 90

26 In sintesi Paperless company Aumento dell efficacia/efficienza Processi razionalizzati e orientati al business Economia nell integrazione del business di scala e di filiera Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.) Relazioni con con la PPAA Solo se non in contrasto con i procsessi di business

27 Un caso concreto

28 Business needs Fast invoice tracking Improve document sharing Speed up invoice verification activities Eliminate low-added value activities Reduce paper storing to save space

29 Where we started.. 3 Purchasing department Invoice division 2 Gerardina To be paid Selection of Urgent Invoices Invoice to be approved(nn) Receipt missing Invoices with Differences (NP e AC) Annalisa Fiorella Simona Urgent Invoices registration 1 Invoices To be registered Incoming Mail Invoices To be stored Final archiving

30 Where we arrived.. Invoice scanning and archiving Internal workflows to address issues 3 Gerardina Invoices with issues are separated, regular invoices are registered. All remaining steps are performed in the system. Annalisa Fiorella 2 Simona 1 Incoming Mail Final archiving 4

31 Benefits achieved Process simplification On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system Complete traceability of invoices Speed up invoice verification activities Eliminate low-added value activities

32 Steps done for project completion Implementation of substitution archiving and elimination of paper Extension of content management to customer invoices and other legal documents

33 Project dimension and economic benefit Companies involved: Ducati Motors Ducati Corse Invoices handled per annum Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers) Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers) Break even: 9 months from go live Global project investment: about 70K Euro

34 Performance improvement (average) Document pass through: Before: 4 days After: 4 hours Efficiency index (estimated on reclaim document) Before: 4 hours After: 30 seconds

35 Domande

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